Aufbau eines Computer Aided Facility Management (CAFM) für die Technische Abteilung auf Basis des bestehenden SAP-Systems

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1 Anwenderhandbuch Instandhaltung Projekt: Dokument: Aufbau eines Computer Aided Facility Management (CAFM) für die Technische Abteilung auf Basis des bestehenden SAP-Systems _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Version: 1.0 Stand: Status: Bearbeitung: vorgelegt CONET Business Consultants GmbH

2 Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG STAMMDATEN IN DER INSTANDHALTUNG Einleitung Technische Plätze Einzelbearbeitung Listbearbeitung Equipments Einzelbearbeitung Klassen & Merkmale Merkmalverwaltung Klassenverwaltung Instandhaltungsstücklisten Einzelbearbeitung Materialstämme Einzelbearbeitung Arbeitsplätze Einzelbearbeitung Berichte Strukturdarstellung eines Technischen Platzes Anlagenblatt Gebäudezuständigkeitsliste PROZESSE IN DER INSTANDHALTUNG Störungsbeseitigung Meldung anlegen Meldung ändern Periodische Wartung Wartungsplan anlegen Wartungsplan terminieren Meldungsabschluss Erzeugung eines Muster-Leistungsverzeichnisses Berichte _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite ii

3 3.3.1 Liste der Meldungen Liste der Wartungspläne Liste der Wartungstermine _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite iii

4 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Integration Technische Objekte Architektonische Sicht Abbildung 2: Strukturkennzeichen Technischer Platz Abbildung 3: Einstieg Technischer Platz anlegen Abbildung 4: Detaildaten Technischer Platz (Übersicht) Abbildung 5: Detaildaten Technischer Platz (Kontierung) Abbildung 6: Listbearbeitung Technischer Plätze Abbildung 7: Einstieg Equipment anlegen Abbildung 8: Detaildaten Equipment (Datenblatt) Abbildung 9: Klassenart Abbildung 10: Zuordnung der Klasse zum Equipment Abbildung 11: Klassifizierungsmerkmale Abbildung 12: Equipment mit Klassifizierungsdaten Abbildung 13: Detaildaten Equipment (Sonstiges) Abbildung 14: Zuordnung Equipment zum Technischen Platz Abbildung 15: Detaildaten Equipment (Sonstiges) Abbildung 16: Einstieg Merkmal anlegen Abbildung 17: Merkmal anlegen (Basisdaten) Abbildung 18: Vordefinierte Werte eines Merkmals Abbildung 19: Einstieg Klasse anlegen Abbildung 20: Detaildaten Klasse (Basisdaten) Abbildung 21: Zuordnung Merkmale zur Klasse Abbildung 22: Einstieg Equipmentstückliste anlegen Abbildung 23: Detaildaten Equipmentstückliste Abbildung 24: Einstieg Material anlegen Abbildung 25: Sichtenauswahl Materialstamm Abbildung 26: Detaildaten Materialstamm (Grunddaten 1) Abbildung 27: Klassifizierung Materialstamm Abbildung 28: Klassifizierung Materialstamm (2) Abbildung 29: Einstieg Arbeitsplatz anlegen Abbildung 30: Detaildaten Arbeitsplatz (Grunddaten) Abbildung 31: Einstieg Strukturdarstellung Technischer Platz Abbildung 32: Strukturdarstellung Technischer Platz Abbildung 33: Feldauswahl Strukturdarstellung Technischer Platz _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite iv

5 Abbildung 34: Einstieg Anlagenblatt (Selektion 1) Abbildung 35: Einstieg Anlagenblatt (Selektion 2) Abbildung 36: Einstieg Anlagenblatt (Selektion 3) Abbildung 37: Mehrfachauswahl Equipment Abbildung 38: Auswahl der Suchhilfe Abbildung 39: Selektion über Objektart Abbildung 40: Trefferliste Equipment Abbildung 41: Mehrfachselektion Equipment (2) Abbildung 42: Einstieg Anlagenblatt (Selektion 3) (2) Abbildung 43: Auswahl des Druckers Abbildung 44: Bericht Anlageblatt Abbildung 45: Beispiel Gebäudezuständigkeiten Abbildung 46: Aufruf Liste Gebäudezuständigkeiten Abbildung 47: Selektionsbild Liste Gebäudezuständigkeiten Abbildung 48: Wertehilfe öffnen Abbildung 49: Wertehilfe Auswahl Abbildung 50: Wertehilfe Arch. Objekt über Anschrift Abbildung 51: Auswahlliste Objekte Abbildung 52: Selektionsbild mit Gebäudeschlüssel Abbildung 53: Mehrfachselektion Abbildung 54: Gefülltes Selektionsbild Abbildung 55: Liste Gebäudeverantwortliche Abbildung 56: Struktur einer Meldung Abbildung 57: Einstieg Meldung anlegen Abbildung 58: Meldung anlegen Detaildaten Abbildung 59: Meldungsnummer Abbildung 60: Einstieg Meldungsliste Abbildung 61: Meldungsliste Abbildung 62: Meldung anzeigen Detaildaten Abbildung 63: Anhängen einer Datei Abbildung 64: Anhängen einer URL Abbildung 65: Erfassung von Zwischenständen Abbildung 66: von Zwischenständen Abbildung 67: Zwischenstand an den Meldenden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite v

6 Abbildung 68: Abschlussmail an den Meldenden Abbildung 69: Einstieg Wartungsplan anlegen Abbildung 70: Detaildaten - Wartungsplankopf (Zyklen) Abbildung 71: Detaildaten - Wartungsplankopf (Terminierungsparameter) Abbildung 72: Detaildaten - Wartungsplankopf (Zusatzdaten) Abbildung 73: Detaildaten Wartungsposition Abbildung 74: Einstieg Wartungsplan terminieren Abbildung 75: Detaildaten Wartungsplan terminieren Abbildung 76: Eingabe des Startdatums Abbildung 77: Terminierungsergebnis Abbildung 78: Setzen des Abschlussdatums (Einzelbearbeitung) Abbildung 79: Setzen des Abschlussdatums (Sammelbearbeitung) Abbildung 80: Einstieg LV-Erzeugung Abbildung 81: Selektion über Objektart Abbildung 82: Erweiterung der Selektion Abbildung 83: Mehrfachselektion Sortierfeld Abbildung 84: Positionstext anzeigen/ ändern Abbildung 85: Vollständiger Selektionsbildschirm Abbildung 86: Leistungsverzeichnis Kopf Abbildung 87: Leistungsverzeichnis Leistungszeilen Abbildung 88: Leistungsverzeichnis Leistungszeilen (2) Abbildung 89: Leistungslangtext Abbildung 90: Löschen des Leistungsverzeichnisses Abbildung 91: Selektionsbildschirm Meldungsliste Abbildung 92: Meldungsliste Abbildung 93: Layout anpassen Abbildung 94: Selektionsbildschirm Wartungsplanliste Abbildung 95: Wartungsplanliste Abbildung 96: Selektionsbildschirm Wartungsterminliste Abbildung 97: Wartungsterminliste _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite vi

7 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Strukturierung der Technischen Plätze Tabelle 2: vorhandene Arbeitsplätze Tabelle 3: vorhandene Arbeitsplätze Tabelle 4: Rollen für Gebäudezuständigkeiten Tabelle 5: Terminierungsparameter Änderungshistorie Version Datum Bearbeiter Kap. Änderungen Martin Winkelmeier alle Erstellung J. Adamski Ergänzung Martin Winkelmeier alle Fertigstellung _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite vii

8 Abkürzungsverzeichnis Abkürzung/ Wort AO BK BP CA CAD CAFM CO DIS DVS ET FB FI FK FUB GE GE GP KRK LG LIS LV MA ME Beschreibung Architektonisches Objekt Buchungskreis Komponente Business Partner in SAP ERP (= GP) Campus (AO-Typ) Computer Aided Design Computer Aided Facility Management Komponente Controlling in SAP ERP Dokumenten-Infosatz (DVS-Objekt) Komponente Dokumentverwaltung in SAP ERP Etage (AO-Typ) Fachbereich Komponente Finanzwesen in SAP ERP Finanzkreis Freie Universität Berlin Gebäude (AO-Typ) Gebäude (Nutzungssichtobjekt) Geschäftspartner (siehe BP) Kostenrechnungskreis Liegenschaft (AO-Typ) Logistikinformationssystem Leistungsverzeichnis Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Mieteinheit (Mietobjekttyp, Nutzungssichtobjekt) _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite viii

9 Abkürzung/ Wort MO MS PM PM-IS PS PSM RA RE-FX RO RU SAP WE Beschreibung Mietobjekt Meilenstein Komponente Instandhaltung in SAP ERP Instandhaltungsinformationssystem Komponente Projektsystem in SAP ERP Komponente Haushaltsmanagement in SAP ERP Raum (AO-Typ) Komponente Immobilienmanagement in SAP ERP Reservierungsobjekt Rental Unit (s. ME Mieteinheit) Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung (Firmenname) Wirtschaftseinheit (Nutzungssichtobjekt) _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite ix

10 Kapitel 1 - Einleitung 1 Einleitung Dieses Anwenderhandbuch beschreibt die Inhalte des SAP-Module PM (Plant Maintenance\ Instandhaltung), so wie sie bei der Freien Universität Berlin im Bereich der Betriebstechnik genutzt werden. Dabei wird weitestgehend der SAP Standard verwendet. Zu Beginn des Anwenderhandbuchs wird in Kapitel 2 "Stammdaten in der Instandhaltung" auf die Stammdaten, wie z. B. Technische Plätze und Equipments, eingegangen. Diese Stammdaten sind die Grundlage für die in Kapitel 3 "Prozesse in der Instandhaltung" dargestellten Prozesse Störungsbeseitigung und Periodische Wartung. Des Weiteren werden nachstehend grundsätzlich nur die für den Anwender relevanten Felder beschrieben. Informationen zu allen anderen Feldern können der SAP-Hilfe entnommen werden. So ist beispielsweise für jedes Feld durch Betätigen der Taste F1 eine Beschreibung des jeweiligen Feldes verfügbar _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 10 von 115

11 2 Stammdaten in der Instandhaltung 2.1 Einleitung Für die Abwicklung von Instandhaltungsmaßnahmen und deren Dokumentation und Auswertung werden technische Objekte definiert. Diese sollen sowohl kaufmännischen als auch technischen Kriterien genügen. Die Technischen Objekte stellen jeweils das Bezugsobjekt von PM-Aufträgen und Meldungen dar. Dadurch können je Objekt die angefallenen Kosten gesammelt und ausgewertet werden. Außerdem wird dadurch eine objektspezifische Instandhaltungshistorie aufgebaut. Für Technische Objekte gilt: Für jedes Technische Objekt wird ein Stammsatz angelegt Für jedes Technische Objekt wird eine individuelle Instandhaltungshistorie aufgebaut Als Instandhaltungsobjekte können folgende Objekte in SAP verwendet werden: Technische Plätze Equipments Material mit Serialnummer (bei FUB nicht verwendet) Technische Objekte können durch die Verwendung von Material-Stücklisten und Baugruppen weiter strukturiert werden. Stücklisten werden bei der FUB momentan nur für die Abbildung von Filtern und Keilriemen von RLT-Anlagen verwendet. Technische Plätze und Equipments können einem als Materialstammsatz abgebildeten Bautyp zugeordnet werden für Auswertungen und um die Ersatzteilbeschaffung zu vereinfachen. Materialstammsätze werden im Bereich der Instandhaltung bei der FUB nur für Filter und Keilriemen von RLT-Anlagen verwendet. Für die Unterstützung der Instandhaltungsprozesse notwendige technische Hilfsmittel können als Fertigungshilfsmittel abgebildet werden (z.b. Fahrzeuge, Geräte, Maschinen usw.). Eine solche Abbildung ist für den Bereich der Instandhaltung bei der FUB nicht vorgesehen. Technische Objekte sind keine Kontierungselemente, d.h. auf Technischen Plätzen o- der Equipments können direkt keine Kosten erfasst werden. Eine Kostenauswertung ist nur möglich über die Zuordnung von Technischen Objekten zu Kontierungselementen (z.b. PM-Aufträge, Immobilienobjekte). PM-Aufträge werden derzeit bei der FUB nicht verwendet _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 11 von 115

12 2.2 Technische Plätze Technische Plätze sind ein organisatorisches Element der Instandhaltung und repräsentieren den Ort, an dem eine Instandhaltungsmaßnahme durchgeführt werden soll. Technische Plätze haben eine hierarchische Struktur und bilden in der Regel ortsunveränderliche Objekte ab. Bei der FUB werden Campus, Liegenschaften, Gebäude und Grundstücke, die in RE- FX als Architektonische Objekte abgebildet sind, als Technische Plätze angelegt. Die Anlage dieser Technischen Plätze erfolgt automatisch, sobald ein entsprechendes Architektonisches Objekt angelegt wurde. Unterhalb von Gebäuden werden Technische Plätze zur Abbildung der in der Liegenschaft vorhandenen Anlagen/ Einrichtungen entsprechend der DIN276 verwendet. Für die Betriebstechnik wird dabei die Kostengruppe 400 bis zur 2. Ebene (bspw. 430 Lüftungsanlagen) abgebildet. Die zum Produktivstart vorhandenen Technischen Plätze der unteren Ebenen sollen über die Migration ins System übernommen werden. Neue Technische Plätze müssen manuell im System gepflegt werden Abbildung 1: Integration Technische Objekte Architektonische Sicht Struktur der Technischen Plätze Die Struktur der Technischen Plätze wird über ein Strukturkennzeichen bestimmt. Es bildet die Logik zur alphanumerischen Benennung eines Technischen Platzes ab und dient der eindeutigen Identifizierung. N = nur Zahlen erlaubt _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 12 von 115

13 A = nur Buchstaben erlaubt X = sowohl Buchstaben als auch Zahlen erlaubt Außerdem wird über das Strukturkennzeichen definiert, wie die Hierarchieebenen der Struktur gestaltet sind. Abbildung 2: Strukturkennzeichen Technischer Platz Die Struktur der Technischen Plätze stellt sich folgendermaßen dar: Gliederungsebene 1 Organisation Gliederungsebene 2 Campus Gliederungsebene 3 Liegenschaft Gliederungsebene 4 Gebäude/ Grundstück Gliederungsebene 5 DIN 276, Ebene 1 Gliederungsebene 6 DIN 276, Ebene 2 Gliederungsebene 7 DIN 276, Ebene 3 (derzeit nicht verwendet) _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 13 von 115

14 Bezeichnung Technischer Name Bezeichnung Organisation Campus 1 1-stellig, externe Vergabe, nach dem ersten Sichern nicht mehr änderbar. Trennzeichen <leer> kein Trennzeichen 2-stellig, externe Vergabe, nach dem ersten Sichern nicht mehr änderbar Folgende Numerik ist für die Objekte vom Typ Campus vorgesehen: DA für Campus Dahlem DU für Campus Düppel MI für Campus Mitte LA für Campus Lankwitz Trennzeichen <leer> kein Trennzeichen Liegenschaft 3-stellig, laufende Nummer mit 001 beginnend, externe Vergabe, nach dem ersten Sichern nicht mehr änderbar. Trennzeichen: - keine manuelle Pflege (Customizing) Gebäude Grundstück 7-stellig, externe Vergabe, nach dem ersten Sichern nicht mehr änderbar Numerik: 1-2. Stelle: GE 3-7. Stelle: entspricht den letzten fünf Stellen der Gebäudekostenstelle (Bsp.: A) (bzw. der GID aus der Raum- DB) Bsp.: GE1234A Trennzeichen: / keine manuelle Pflege (Customizing) 7-stellig, externe Vergabe, nach dem ersten Sichern nicht mehr änderbar Numerik: 1-2. Stelle: GR 3-7. Stelle: entspricht den letzten fünf Stellen der Gebäude- Freie Universität Berlin Freitextfeld Freitextfeld Folgende Bezeichnungen sind vorgesehen: Campus Dahlem Campus Düppel Campus Mitte Campus Lankwitz Freitextfeld Freitextfeld Status quo: Straßenname und Hausnummer Bsp.: Rüdesheimer Straße Freitextfeld Straßenname und Hausnummer Bsp.: Rüdesheimer Straße _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 14 von 115

15 DIN276, Ebene 1 DIN276, Ebene 2 DIN276, Ebene 3 kostenstelle (Bsp.: A) Bsp.: GR1234A Trennzeichen: / keine manuelle Pflege (Customizing) 3-stellig, numerisch, externe Vergabe, nach dem ersten Sichern nicht mehr änderbar Trennzeichen: - keine manuelle Pflege (Customizing) 3-stellig, numerisch, externe Vergabe, nach dem ersten Sichern nicht mehr änderbar Trennzeichen: - keine manuelle Pflege (Customizing) 3-stellig, numerisch, externe Vergabe, nach dem ersten Sichern nicht mehr änderbar (derzeit nicht verwendet) Tabelle 1: Strukturierung der Technischen Plätze Freitextfeld -> DIN276, Ebene 1 Bsp.: "Bauwerk - Technische Anlagen" Freitextfeld -> DIN276, Ebene 2 Bsp.: "Lufttechnische Anlagen" Freitextfeld -> DIN276, Ebene 3 Bsp.: "Kälteanlagen" (derzeit nicht verwendet) _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 15 von 115

16 2.2.1 Einzelbearbeitung Pfad und Transaktion: Logistik Instandhaltung Verwaltung technischer Objekte Technischer Platz Anlegen IL01 HINWEIS In der Regel werden Sie Technische Plätze dann neu anlegen, wenn Sie neue Liegenschaften oder Gebäude im SAP abbilden. Wie bereits erläutert, werden die ersten beiden Ebenen der Technischen Platz Struktur (Liegenschaft; Gebäude, Grundstück) automatisiert durch die Anlage der entsprechenden Architektonischen Objekte in RE-FX angelegt. Die weiteren Ebenen entsprechend der DIN276 sind dann von Ihnen manuell anzulegen. Abbildung 3: Einstieg Technischer Platz anlegen _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 16 von 115

17 Um einen Technischen Platz anzulegen muss in das entsprechende Feld die Nummer des Technischen Platz eingegeben werden. Es wird immer das Strukturkennzeichen "FEST" und der Typ "I" verwendet. Mit Symbol (ENTER) gelangen Sie in die Details des Technischen Platzes Abbildung 4: Detaildaten Technischer Platz (Übersicht) _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 17 von 115

18 Die Bezeichnung ist auszufüllen. Die übrigen Feldern werden sofern dort gepflegt vom übergeordneten Technischen Platz (hier: das Gebäude) übernommen. Folgende Felder sollten auf dem Reiter "Übersicht" gefüllt sein: Standortwerk -> immer "FUB" Planergruppe -> immer "C2" Verantwortlicher Arbeitsplatz Adresse Der verantwortliche Arbeitsplatz ist die Organisationeinheit, die für die Instandhaltung dieses Technischen Platzes verantwortlich ist. Bei der FU Berlin wird der verantwortliche Arbeitsplatz auf Gebäudeebene angegeben und wird automatisch in alle untergeordneten Technischen Plätze und Equipments übernommen. Er orientiert sich an der Spalte "Betriebstechnik" der alten Gebäudezuständigkeitsliste ("gebäude_zuständig.xls"). Folgende Arbeitsplätze werden ausgeprägt: Werk Arbeitsplatz Bezeichnung FUB III C 22 III C 22 Telefonnummer FUB III C 23 III C 23 Telefonnummer FUB III C 3 III C 3 Telefonnummer FUB III C 32 III C 32 Telefonnummer FUB III C 4 III C 4 Telefonnummer FUB III C 41 III C 41 Telefonnummer Tabelle 2: vorhandene Arbeitsplätze Die Adresse ist ebenfalls auf Gebäudeebene zu pflegen. Der übergeordnete Technische Platz wird aufgrund des Strukturkennzeichens automatisch ermittelt _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 18 von 115

19 Abbildung 5: Detaildaten Technischer Platz (Kontierung) Auf dem Reiter "Kontierung" sollten folgende Felder befüllt werden: Buchungskreis -> wird automatisch aufgrund des Standortwerks gesetzt Geschäftsbereich Kostenstelle Diese Felder werden i. d. R. ebenfalls auf Gebäudeebene gepflegt und dann bei der Anlage von untergeordneten Technischen Plätzen oder Equipments von dort übernommen. Geschäftsbereich und Kostenstelle sind hier optional, da der integrative Instandhaltungsprozess über einen PM-Auftrag nicht genutzt wird. Über das Symbol (Sichern) kann der Technische Platz gesichert werden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 19 von 115

20 HINWEIS Änderungen an Technischen Plätzen können mit der Transaktion IL02 (Logistik Instandhaltung Verwaltung technischer Objekte Technischer Platz IL02 Ändern) vorgenommen werden. Mit der Transaktion IL03 (Logistik Instandhaltung Verwaltung technischer Objekte Technischer Platz IL03 Anzeigen) kann ein Technischer Platz angezeigt werden. Im Einstiegsbildschirm ist die Nummer des Technischen Platzes einzugeben. Falls diese nicht bekannt ist, kann nach dieser mit der F4-Hilfe gesucht werden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 20 von 115

21 2.2.2 Listbearbeitung Pfad und Transaktion: Logistik Instandhaltung Verwaltung technischer Objekte Technischer Platz Listebearbeitung -> Anlegen IL04 Um mehrere Technische Plätze gesammelt anzulegen, eignet sich das Anlegen über die Listbearbeitung. Dazu werden die Nummer und die Bezeichnung jedes anzulegenden Technischen Platzes eingegeben. Abbildung 6: Listbearbeitung Technischer Plätze HINWEIS Folgende Daten werden beim Anlegen standardmäßig vom übergeordneten Technischen Platz übernommen: Adresse, Standortwerk, Buchungskreis, Geschäftsbereich, Kostenstelle, Planungswerk, Planergruppe, Verantwortlicher Arbeitsplatz. Soll ein bestimmtes Feld nicht übernommen werden, so ist es in dem jeweiligen Technischen Platz durch Betätigen der Drucktaste manuell zu pflegen _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 21 von 115

22 Über das Symbol (Sichern) werden die Technischen Plätze dann angelegt _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 22 von 115

23 2.3 Equipments Equipments sind eigenständig instand zu haltende Objekte, welche zu Technischen Plätzen oder auch Equipments zugeordnet werden können. Equipments werden in eigenen Nummernkreisen verwaltet und durch Ein- und Ausbau in die Struktur der Technischen Plätze eingebunden. Anlagen oder Einrichtungsgegenstände, welche z.b. zum Zwecke der Wartung/ Prüfung einzeln verfolgt werden müssen (z. B. Aufzugsanlagen), werden bei der FUB als Equipment abgebildet Einzelbearbeitung Pfad und Transaktion: Logistik Instandhaltung Verwaltung technischer Objekte Equipment Anlegen allgemein IE01 Abbildung 7: Einstieg Equipment anlegen Das Feld Equipment bleibt leer, da die Nummer des Equipments bei der Anlage automatisch vergeben wird. Der Equipmenttyp ist immer Y ("Gebäudeausstattung") und als Gültigkeitsdatum ist das Datum einzutragen, ab dem das Equipment im System gültig sein soll (z. B. das Anschaffungs- oder Inbetriebnahme-Datum) _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 23 von 115

24 Mit Symbol (ENTER) gelangen Sie in die Detaildaten des Equipments Abbildung 8: Detaildaten Equipment (Datenblatt) Auf dem Reiter Datenblatt sind die technischen Daten der Anlage einzutragen. Die passende Objektart kann über die F4-Hilfe gewählt werden. Um die anlagenspezifischen Daten zu pflegen, muss die entsprechende Klasse zugeordnet werden. Dazu betätigen Sie die Drucktaste _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 24 von 115

25 Abbildung 9: Klassenart Doppelklicken Sie auf Equipmentklasse. Abbildung 10: Zuordnung der Klasse zum Equipment Tragen Sie die entsprechende Anlagenklasse ein (ermittelbar über F4-Hilfe) und drücken Sie ENTER _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 25 von 115

26 Abbildung 11: Klassifizierungsmerkmale Befüllen Sie die entsprechenden Felder. Für manche Felder (hier Kältemittelart) sind nur bestimme Werte möglich. Die möglichen Werte erhalten Sie über die F4-Hilfe. Klicken Sie dann auf das Symbol kehren. (Zurück), um in die Equipmentdetails zurück zu _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 26 von 115

27 Abbildung 12: Equipment mit Klassifizierungsdaten Die Klassifizierungsdaten werden nun auf dem Reiter Datenblatt mit angezeigt. Zusätzlich sind sie auf dem neu hinzugekommenen Reiter Klassifizierung sichtbar _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 27 von 115

28 Abbildung 13: Detaildaten Equipment (Sonstiges) Auf dem Reiter Sonstiges ist das Equipment dem jeweiligen Technischen Platz zuzuordnen. Dazu tragen Sie das Standortwerk FUB ein betätigen die Drucktaste _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 28 von 115

29 Abbildung 14: Zuordnung Equipment zum Technischen Platz Hier tragen Sie den entsprechenden Technischen Platz ein oder suchen ihn über die F4-Hilfe. Anschließend betätigen die Drucktaste (Return) _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 29 von 115

30 Abbildung 15: Detaildaten Equipment (Sonstiges) Die Planergruppe und der verantwortliche Arbeitsplatz des Technischen Platzes werden übernommen. Speichern Sie das Equipment über das Symbol (Sichern). Es erscheint die automatisch vergebende Nummer des Equipments. Die Nummer ist eindeutig und identifiziert das Equipment _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 30 von 115

31 HINWEIS Änderungen an Equipments können mit der Transaktion IE02 (Logistik Instandhaltung Verwaltung technischer Objekte Equipment IE02 Ändern) vorgenommen werden. Mit der Transaktion IE03 (Logistik Instandhaltung Verwaltung technischer Objekte Equipment IE03 Anzeigen) kann ein Equipment angezeigt werden. Im Einstiegsbildschirm ist die Nummer des Equipments einzugeben. Falls diese nicht bekannt ist, kann nach dieser mit der F4-Hilfe gesucht werden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 31 von 115

32 2.4 Klassen & Merkmale Ein Klassensystem hat die Aufgabe, beliebige Objekte mit Hilfe von Merkmalen zu beschreiben und ähnliche Objekte in Klassen zu gruppieren, also zu klassifizieren, um sie anschließend leichter finden zu können. Die Suche nach Objekten erfolgt mit Hilfe der Klassen und der in der Klasse definierten Merkmale, die bei der Objektsuche als Suchkriterien dienen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass aus der Sicht der Merkmale identische oder ähnliche Objekte möglichst schnell wiedergefunden werden können. Im Klassensystem dienen Merkmale dazu, die Eigenschaften von Objekten zu beschreiben. Die einzelnen Ausprägungen eines Merkmals werden über Merkmalwerte abgebildet. BEISPIEL Das Merkmal Farbe hat die Werte rot, grün und blau. Über das Merkmal wird bei der Klassifizierung die Farbe eines Objekts angegeben. Merkmale werden zentral angelegt und anschließend Klassen zugewiesen. Dabei können Merkmale klassenspezifisch angepasst (überschrieben) werden. Bei der Zuordnung von Objekten zu einer Klasse werden die Merkmale bewertet. Bei der FUB werden im Bereich der Instandhaltung Equipments und Materialstämme zu einer Klasse zugeordnet _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 32 von 115

33 2.4.1 Merkmalverwaltung Pfad und Transaktion: Logistik Instandhaltung Verwaltung technischer Objekte Umfeld Klassen Stammdaten Merkmalverwaltung CT04 Der erste Schritt ein Klassensystem aufzubauen, ist das Anlegen von Merkmalen. Abbildung 16: Einstieg Merkmal anlegen Zum Anlegen eines Merkmals geben Sie den Merkmalsnamen ein und klicken auf die Drucktaste (Anlegen) _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 33 von 115

34 Abbildung 17: Merkmal anlegen (Basisdaten) Nachdem Sie die Bezeichnung eingegeben haben, müssen Sie den Datentyp auswählen. Der Datentyp charakterisiert ein Merkmal und gibt an, in welchem Format Merkmalwerte eingegeben werden müssen. Folgende vordefinierte Datentypen stehen Ihnen zur Verfügung, die Sie über die Eingabehilfe auswählen können (in Klammern sehen Sie die im Customizing verwendeten Abkürzungen): Zeichenformat (CHAR): für Merkmalwerte, die aus einer Zeichenfolge bestehen, Numerisches Format (NUM): für numerische Merkmalwerte, Datumsformat (DATE): für Merkmalwerte, die ein Datum angeben, Zeitformat (TIME): für Merkmalwerte, die eine Zeit angeben, Währungsformat (CURR): für Merkmalwerte, die in einer Währung angegeben werden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 34 von 115

35 Abhängig vom Datentyp sind unterschiedliche Felder ausfüllbar: Zeichenformat: Anzahl Stellen, Groß-/ Kleinschreibung, Einwertig/ Mehrwertig, Einschränkung, Eingabe erforderlich Numerisches Format: Anzahl Stellen, Dezimalstellen, Maßeinheit, Exponentendarstellung, Einwertig/ Mehrwertig, Intervallwerte erlaubt, Negative Werte erlaubt, Einschränkbar, Eingabe erforderlich Währungsformat: Anzahl Stellen, Dezimalstellen, Währung, Einwertig/ Mehrwertig, Intervallwerte erlaubt, Negative Werte erlaubt, Einschränkbar, Eingabe erforderlich Datumsformat: Einwertig/ Mehrwertig, Intervallwerte erlaubt, Einschränkbar, Eingabe erforderlich Zeitformat: Einwertig/ Mehrwertig, Intervallwerte erlaubt, Einschränkbar, Eingabe erforderlich Nachfolgend sind die verschiedenen Felder beschrieben: Anzahl Stellen Gesamtanzahl der Stellen, die bei der Bewertung des Merkmals eingegeben werden können. Diese Zahl schließt die Anzahl der Nachkommastellen ein. Vorzeichen und Dezimaltrennzeichen werden nicht gezählt. Bei Merkmalen des Datentyps Zeichenformat (CHAR) kann bei den Werten eine sprachabhängige Bezeichnung gepflegt werden. Diese Bezeichnung kann unabhängig von diesen Angaben bis zu 30 Zeichen lang sein. Dezimalstellen Anzahl der Dezimalstellen, die bei der Bewertung des Merkmals zur Verfügung stehen. Die Anzahl der Dezimalstellen muss kleiner als die Anzahl der Stellen sein _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 35 von 115

36 Maßeinheit Einheit, in der ein numerischer Merkmalwert angegeben wird. Bei der Bewertung des Merkmals können Sie eine abweichende Einheit angeben, wenn sie in die in der Merkmalpflege angegebene Einheit umrechenbar ist. Die Dimension (Länge, Volumen etc.) entscheidet, in welche anderen Einheiten eine Maßeinheit umrechenbar ist Währung Schlüssel der Währung, in der die Beträge im System geführt werden. Groß-/ Kleinschreibung Kennzeichen, das steuert, ob bei den Merkmalwerten auch Kleinbuchstaben eingegeben werden dürfen. Ist das Feld nicht markiert, erfolgt eine automatische Umsetzung des eingegebenen Merkmalwertes in Großbuchstaben. Exp. Darstellung Darstellungsform des numerischen Wertes eines Merkmals mit Exponenten. Einwertig Kennzeichen, das steuert, ob dieses Merkmal nur mit einem einzelnen Wert bewertet werden darf. Mehrwertig Ist dieses Feld markiert, können bei der Bewertung eines Merkmals mehrere Werte angegeben werden. Die angegebenen Werte stehen in einer Oder- Beziehung zueinander. Wenn das Merkmal für ein Objekt mit mehreren Werten bewertet wurde, genügt es, dass bei der Objektsuche einer dieser Werte angegeben wird, damit die Suche erfolgreich ist. Intervallwerte erlaubt Kennzeichen, das festlegt, ob für ein numerisches Merkmal auch ein Intervall als Wert eingegeben werden darf. Negative Werte erlaubt Legt fest, ob bei der Bewertung des Merkmals auch negative Werte eingegeben werden dürfen. Eingabe erforderlich Legt fest, ob das Merkmal bewertet werden muss _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 36 von 115

37 Abbildung 18: Vordefinierte Werte eines Merkmals Bei Merkmalen vom Datentyp Zeichenformat können Sie auf dieser Registerkarte bestimmte Werte pflegen. Wenn Sie hier bestimmte Werte pflegen, können später bei der Zuordnung zum Technischen Platz oder zum Equipment nur diese Werte ausgewählt werden. Damit werden Fehleingaben ausgeschlossen. Wenn zu den hier angegebenen Werten zusätzliche freie Eingaben gemacht werden können sollen, ist der Haken bei "Zusätzliche Werte" zu setzen. Das Befüllen der Registerkarten "Zusatzdaten" und "Einschränkungen" ist nicht zwingend erforderlich. Über das Symbol (Sichern) wird das Merkmal dann angelegt. HINWEIS Das Ändern und Anzeigen von Merkmalen kann ebenfalls mit dieser Transaktion erfolgen. Dazu sind im Einstiegsbild die Drucktasten (Ändern) oder (Anzeigen) zu verwenden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 37 von 115

38 2.4.2 Klassenverwaltung Pfad und Transaktion: Logistik Instandhaltung Verwaltung technischer Objekte Umfeld Klassen Stammdaten Klassenverwaltung CL02 Der zweite Schritt beim Aufbau eines Klassensystems ist das Anlegen einer Klasse und das Zuordnen von Merkmalen zu dieser Klasse. Abbildung 19: Einstieg Klasse anlegen Zum Anlegen einer Klasse geben Sie den Klassennamen und die Klassenart 002 (für Equipmentklasse) oder 001 (für Materialklasse) ein und klicken auf die Drucktaste (Anlegen) _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 38 von 115

39 Abbildung 20: Detaildaten Klasse (Basisdaten) Geben Sie die Bezeichnung der Klasse an und achten Sie darauf, dass der Status auf "Freigegeben" steht, sonst kann die Klasse keinen Objekten zugeordnet werden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 39 von 115

40 Abbildung 21: Zuordnung Merkmale zur Klasse Auf dem Reiter Merkmale können Sie nun die zuvor angelegten Merkmale der Klasse zuordnen. Über das Symbol (Sichern) wird die Klasse dann angelegt. HINWEIS Das Zuordnen einer Klasse zum Equipment und das anschließende Befüllen der Merkmale am Equipment ist in Kapitel Equipments - Einzelbearbeitung beschrieben HINWEIS Das Ändern und Anzeigen von Klassen kann ebenfalls mit dieser Transaktion erfolgen. Dazu sind im Einstiegsbild die Drucktasten (Ändern) oder (Anzeigen) zu verwenden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 40 von 115

41 2.5 Instandhaltungsstücklisten Eine Instandhaltungsstückliste (IH-Stückliste) ist ein vollständiges, formal aufgebautes Verzeichnis aller Komponenten, die zu einem technischen Objekt oder einer Baugruppe gehören. Sie enthält die Objektnummern der einzelnen Komponenten sowie ihre Menge und die Mengeneinheit. Bei der FU Berlin werden IH-Stücklisten verwendet, um wichtige Komponenten einer Anlage, die selbst als Equipment dargestellt wird, abzubilden. Derzeit wird eine solche IH-Stückliste nur für die Abbildung von Filtern und Keilriemen einer RLT-Anlage genutzt. Dabei wird für jede RLT-Anlage, also für jedes Equipment, eine eigene Stückliste angelegt, so dass man in SAP von einer Equipmentstückliste spricht. Die einzelnen Komponenten (hier: die Filter und Keilriemen), werden als Materialstamm abgebildet. HINWEIS Das Anlegen von Materialstämmen ist in Kapitel Materialstämme beschrieben Einzelbearbeitung Pfad und Transaktion: Logistik Instandhaltung Verwaltung technischer Objekte Stückliste Equipmentstückliste Anlegen IB01 Abbildung 22: Einstieg Equipmentstückliste anlegen _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 41 von 115

42 Im Einstiegsbildschirm ist die Equipmentnummer zu pflegen, zu der die Stückliste angelegt werden soll. Falls die Equipmentnummer nicht bekannt sein sollte, kann diese über die F4-Hilfe ermittelt werden. Weiterhin sind das Werk "FUB" sowie die Verwendung "4" (für Instandhaltung) zu verwenden. Über Symbol (ENTER) gelangen Sie zu den Detaildaten der Equipmentstückliste. Abbildung 23: Detaildaten Equipmentstückliste Hier tragen Sie die einzelnen Komponenten des Equipments ein. Jede Komponente (zurzeit nur verschiedene Filter und verschiedene Keilriemen) hat eine eindeutige Nummer hinter der sich der Materialstamm verbirgt. Falls Sie die Nummer nicht wissen, können Sie diese über die F4-Hilfe ermitteln. Geben Sie zusätzlich die Menge ein. Die Mengeneinheit wird automatisch eingetragen, da sie am Materialstamm hinterlegt ist. ACHTUNG Verwenden Sie immer den Positionstyp I (IH-Strukturelement) Über das Symbol (Sichern) wird die Stückliste gespeichert _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 42 von 115

43 HINWEIS Änderungen an Equipmentstücklisten können mit der Transaktion IB02 (Logistik Instandhaltung Verwaltung technischer Objekte Stückliste Equipmentstückliste IB02 Ändern) vorgenommen werden. Mit der Transaktion IB03 (Logistik Instandhaltung Verwaltung technischer Objekte Stückliste Equipmentstückliste IB03 Anzeigen) kann eine Equipmentstückliste angezeigt werden. Im Einstiegsbildschirm ist die Nummer des Equipments (zusammen mit dem Werk "FUB" und der Verwendung "4") einzugeben. Falls die Equipmentnummer nicht bekannt ist, kann nach dieser mit der F4-Hilfe gesucht werden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 43 von 115

44 2.6 Materialstämme Produkte, Material, Ersatzteile usw. werden in SAP unter dem Begriff Material zusammengefasst. Alle Informationen, die zur Verwaltung eines Materials und seiner Bestände sowie seines Einsatzes notwendig sind, werden im Materialstammsatz gepflegt. Materialstammsätze können für den Einkauf und Verkauf von weitgehend standardisierten Artikeln verwendet werden. Es können z.b. je Lieferant und Materialnummer vereinbarte Preise gepflegt werden. Für eine artikelgenaue Verbrauchserfassung sind zwingend Materialstammsätze notwendig. Bei der FUB werden im Bereich der Instandhaltung zurzeit Materialstämme nur für die Abbildung der verschiedenen Filter und Keilriemen einer RLT-Anlage benutzt. Die Nutzung von Materialstämmen ist nötig, weil die Anforderung besteht die Anzahl eines bestimmten Filtertyps/ Keilriementyps über alle RLT-Anlagen hinweg auszuwerten. Ebenso ist hier eine übersichtliche rechtssichere Darstellung, welcher Filtertyp/ Keilriementyp (mit seinen jeweiligen Attributen, bspw. Größe) in welcher Anzahl pro RLT-Anlage vorkommt, nötig. Weiterhin besteht die Anforderung, dass sich die Typbezeichnung des Filters bzw. Keilriemens so ändern lassen muss, dass nicht jeder einzelne Filter bzw. Keilriemen dieses Typs einzeln geändert werden muss. Diese Anforderungen lassen sich mit der Verwendung von Klassen und Merkmalen allein nicht optimal umsetzen, so dass Filter und Keilriemen mit Hilfe von Materialstämmen abgebildet werden müssen. Je Filter-/ Keilriementyp wird es einen Materialstamm geben. Der Materialstamm wird dann über Klassen und Merkmale mit den nötigen Attributen versehen. Jede RLT-Anlage, welche als Equipment abgebildet wird, bekommt eine Stückliste in der die jeweiligen Filter-/Keilriementypen mit ihrer Anzahl enthalten sind _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 44 von 115

45 2.6.1 Einzelbearbeitung Pfad und Transaktion: Logistik Materialwirtschaft Materialstamm Material Anlegen allgemein Sofort MM01 Abbildung 24: Einstieg Material anlegen Das Feld Material ist leer zu lassen, da die Materialnummer automatisch vergeben wird. Als Branche ist "H" für "Hochschule und als Materialart "IBAU" für "Instandhaltungsbaugruppe" zu verwenden. Nach Betätigen des Symbols (ENTER) gelangen Sie zur Sichtenauswahl _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 45 von 115

46 Abbildung 25: Sichtenauswahl Materialstamm Dort markieren Sie die Sicht "Grunddaten 1" und betätigen die Drucktaste Sie gelangen in die Detaildaten des Materials. (Return). Abbildung 26: Detaildaten Materialstamm (Grunddaten 1) Dort pflegen Sie den Kurztext des Materials sowie die Basismengeneinheit _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 46 von 115

47 Abbildung 27: Klassifizierung Materialstamm Sofern Sie an dem Materialstamm zusätzliche materialspezifische Merkmale pflegen wollen, wechseln Sie auf die Sicht "Klassifizierung". Dort pflegen Sie die entsprechende Klasse. Wenn Sie die Klasse nicht kennen, können Sie diese über die F4-Hilfe suchen. Nach Eingabe der Klasse betätigen Sie das Symbol (ENTER) _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 47 von 115

48 Abbildung 28: Klassifizierung Materialstamm (2) Nehmen Sie nun die entsprechenden Merkmalsbewertungen vor. HINWEIS Derzeit werden Materialstämme nur für Keilriemen und Filter von RLT-Anlagen im Rahmen der Instandhaltung genutzt. Die Klassifizierung des Materialstamms wird derzeit nur für Filter genutzt. Betätigen Sie das Symbol (Sichern), um den Materialstamm anzulegen _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 48 von 115

49 HINWEIS Änderungen an Materialstämmen können mit der Transaktion MM02 (Logistik Materialwirtschaft Materialstamm Material Ändern MM02 Sofort) vorgenommen werden. Mit der Transaktion MM03 (Logistik Materialwirtschaft Materialstamm Material Anzeigen MM03 Anzeigen akt. Stand) kann ein Materialstamm angezeigt werden. Im Einstiegsbildschirm ist die Nummer des Materials einzugeben. Falls die Materialnummer nicht bekannt ist, kann nach dieser mit der F4-Hilfe gesucht werden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 49 von 115

50 2.7 Arbeitsplätze Ein Arbeitsplatz ist eine achtstellige werksabhängige Organisationseinheit, die beschreibt von wem ein Vorgang ausgeführt werden soll bzw. aufgeführt wurde (Ausführender Arbeitsplatz) wer für die Bearbeitung eines PM-Auftrags verantwortlich ist (Verantwortlicher Arbeitsplatz) Sollen die vom (ausführenden) Arbeitsplatz erbrachten Leistungen intern verrechnet werden, so werden sie mit Verrechnungssätzen bewertet, die durch die Kostenstellen und Leistungsarten bestimmt werden. Dafür wird die zu jedem Arbeitsplatz zu pflegende Kostenstelle verwendet. Bei der FUB ist derzeit keine interne Leistungsverrechnung vorgesehen. Da bei der FUB derzeit der PM-Auftrag nicht verwendet wird, tritt der Arbeitsplatz nur in der Rolle des verantwortlichen Arbeitsplatzes auf. Der verantwortliche Arbeitsplatz ist die Organisationeinheit, die für die Instandhaltung verantwortlich ist. Bei der FUB wird der verantwortliche Arbeitsplatz auf Gebäudeebene am Technischen Platz gepflegt. Von dort wird er automatisch in alle untergeordneten Technischen Plätze und Equipments übernommen. Der verantwortliche Arbeitsplatz orientiert sich an der Spalte "Betriebstechnik" der alten Gebäudezuständigkeitsliste ("gebäude_zuständig.xls"). Folgende Arbeitsplätze werden ausgeprägt: Werk Arbeitsplatz Bezeichnung FUB III C 22 III C 22 Telefonnummer FUB III C 23 III C 23 Telefonnummer FUB III C 3 III C 3 Telefonnummer FUB III C 32 III C 32 Telefonnummer FUB III C 4 III C 4 Telefonnummer FUB III C 41 III C 41 Telefonnummer Tabelle 3: vorhandene Arbeitsplätze _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 50 von 115

51 2.7.1 Einzelbearbeitung Pfad und Transaktion: Logistik Instandhaltung Verwaltung technischer Objekte Umfeld Arbeitsplätze Arbeitsplatz Anlegen IR01 Abbildung 29: Einstieg Arbeitsplatz anlegen Im Einstiegsbild geben Sie das Kürzel des anzulegenden Arbeitsplatzes ein. Da Arbeitsplätze werksabhängig in SAP verwaltet werden, ist zusätzlich das Werk FUB einzugeben. Als Arbeitsplatz wählen Sie "0005" für "Instandhaltung". Nachdem Betätigen des Symbols Arbeitsplatzes. (ENTER), gelangen Sie zu den Detaildaten des _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 51 von 115

52 Abbildung 30: Detaildaten Arbeitsplatz (Grunddaten) In den Grunddaten des Arbeitsplatzes sind folgende Felder auszufüllen: Kurztext (gemäß Festlegung im Pflichtenheft immer Bezeichnung und Telefonnummer der Organisationseinheit) Planverwendung: 009 (damit kann der Arbeitsplatz in allen Arbeitsplänen verwendet werden) Vorgabewertschl.: SAP0 (Es werden keine Vorgabewerte benötigt.) Da der Arbeitsplatz nicht als ausführender Arbeitsplatz innerhalb eines PM-Auftrages verwendet wird und damit auch keine Kapazitätsplanung, Terminierung und Leistungsverrechnung möglich ist, ist keine Befüllung weiterer Felder nötig _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 52 von 115

53 Über das Symbol (Sichern) wird der Arbeitsplatz angelegt. HINWEIS Änderungen an Arbeitsplätzen können mit der Transaktion IR02 (Logistik Instandhaltung Verwaltung technischer Objekte Umfeld Arbeitsplätze Arbeitsplatz IR02 Ändern) vorgenommen werden. Mit der Transaktion IR03 (Logistik Instandhaltung Verwaltung technischer Objekte Umfeld Arbeitsplätze Arbeitsplatz IR03 Anzeigen) kann ein Arbeitsplatz angezeigt werden. Im Einstiegsbildschirm ist das Kürzel des Arbeitsplatzes (zusammen mit dem Werk "FUB") einzugeben. Falls das Arbeitsplatzkürzel nicht bekannt ist, kann nach diesem mit der F4-Hilfe gesucht werden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 53 von 115

54 2.8 Berichte Das Instandhaltungsinformationssystem (PM-IS) ist Teil des Logistikinformationssystems (LIS). In diesem Informationssystem befinden sich eine Reihe von Auswertungsund Berichtsmöglichkeiten für die Stammdaten und Prozesse der Instandhaltung. Nachfolgend wird ein zentraler sowie zwei kundeneigene Berichte zum Kapitel 2 "Stammdaten in der Instandhaltung" vorgestellt. Dokumentationen zu den vielen weiteren Berichten zu dem Thema entnehmen Sie bitte der offiziellen SAP-Hilfe unter help.sap.com _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 54 von 115

55 2.8.1 Strukturdarstellung eines Technischen Platzes Pfad und Transaktion: Logistik Instandhaltung Verwaltung technischer Objekte Technischer Platz Strukturdarstellung IH01 Abbildung 31: Einstieg Strukturdarstellung Technischer Platz Als Technischen Platz geben Sie bspw. ein Gebäude ein, um im Bericht die komplette Struktur dieses Gebäudes zu sehen. Die oben abgebildeten Einstellungen sollten Sie so _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 55 von 115

56 übernehmen, damit Sie in dem Bericht neben den Technischen Plätzen (Platzhierarchie) auch die eingebauten Equipments sowie eine etwaige vorhandene Stückliste zu sehen. Durch Betätigen der Drucktaste gelangen Sie in den Bericht. Abbildung 32: Strukturdarstellung Technischer Platz Nach Betätigung der Drucktaste "Aufriss gesamt" sehen Sie den gesamten Aufriss des Technischen Platzes. Technische Plätze sind blau, Equipments grün und Stücklistenpositionen gelb dargestellt. Über den Menüpfad Einstellungen -> Feldauswahl können Sie die angezeigten Felder der einzelnen Objekte bestimmen _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 56 von 115

57 Abbildung 33: Feldauswahl Strukturdarstellung Technischer Platz _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 57 von 115

58 2.8.2 Anlagenblatt Pfad und Transaktion: entfällt ZPM_ANLAGENBLATT Das Anlagenblatt ist ein kundeneigener Bericht, der sämtliche Daten einer Anlage anzeigt. Die einzelnen Anlagen sind als Equipments in SAP abgebildet. Der Bericht gruppiert die Equipments nach Technischen Plätzen und zeigt die Daten des Equipments an. Die Daten können dabei direkt aus dem Equipment, aus der Klassifizierung oder aus einer Stückliste stammen. Der Bericht wird in einer ausdruckbaren Form angezeigt und lässt sich entweder ausdrucken oder in der Druckansicht am Bildschirm anzeigen. Im Folgenden sollen verschiedene Selektionsmöglichkeiten dargestellt werden: Abbildung 34: Einstieg Anlagenblatt (Selektion 1) Auf diese Art lassen sich alle Anlagen eines Gebäudes zu einem Stichtag anzeigen _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 58 von 115

59 Abbildung 35: Einstieg Anlagenblatt (Selektion 2) Auf diese Art werden alle Anlagen einer bestimmen Kostengruppe (hier Kostengruppe 430) angezeigt. Es ist auch möglich alle Anlagen eines Anlagentyps anzuzeigen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn unter einer Kostengruppe mehrere Anlagentypen vorhanden sind (z. B. unter Kostengruppe 430: RLT-Anlagen und Kälteanlagen) und daher obige Selektion nicht zum Erfolg führt. Dazu müssen alle Equipments einer Objektart selektiert werden. Abbildung 36: Einstieg Anlagenblatt (Selektion 3) Klicken Sie auf die Mehrfachauswahl des Equipments _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 59 von 115

60 Abbildung 37: Mehrfachauswahl Equipment Klicken Sie auf. Abbildung 38: Auswahl der Suchhilfe Wechseln Sie ggf. zur Suchhilfe "Equipments über Equipmentliste" _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 60 von 115

61 Abbildung 39: Selektion über Objektart Wählen Sie die gewünschte Objektart und starten Sie die Selektion über die Drucktaste. Abbildung 40: Trefferliste Equipment _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 61 von 115

62 Es werden Ihnen nun alle Equipments mit dieser Objektart angezeigt. Markieren Sie alle Equipments über die Drucktaste und übernehmen sie die Trefferliste über die Drucktaste. Abbildung 41: Mehrfachselektion Equipment (2) Die Equipments wurden nun in die Mehrfachselektion übernommen. Betätigen Sie die Drucktaste, um diese Equipments in den Einstiegsbildschirm zu übernehmen. Abbildung 42: Einstieg Anlagenblatt (Selektion 3) (2) _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 62 von 115

63 Nun haben Sie alle Equipments eines Anlagentyps (einer Objektart) in den Selektionsbildschirm übernommen. Das mehrere Equipments selektiert wurden erkennen Sie an dem grünen Strich in der Drucktaste. Durch Betätigen der Drucktaste rufen Sie den Bericht aus. Abbildung 43: Auswahl des Druckers Wählen Sie den Drucker aus, auf dem der Bericht gedruckt werden soll. Um den Windows-Standard-Drucker des lokalen PC's zu nehmen, tragen Sie das Kürzel "LOCL" ein. Betätigen Sie die Drucktaste, um den Bericht auszudrucken. Um den Bericht sich vorher anzeigen zu lassen, betätigen Sie die Drucktaste _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 63 von 115

64 Abbildung 44: Bericht Anlageblatt Nun bekommen Sie die entsprechenden Equipments mit sämtlichen Daten angezeigt. Die Equipments sind nach Technischen Plätzen gruppiert. Um von einer Seite zur anderen zu wechseln, nutzen Sie bitte folgende Symbole: _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 64 von 115

65 2.8.3 Gebäudezuständigkeitsliste Pfad und Transaktion: entfällt ZPM_GEB_VERANTW Die Abbildung von Gebäudezuständigkeiten erfolgt bei der FU Berlin in der Form, dass den Gebäuden im SAP-Modul RE-FX Geschäftspartner in Rollen zugeordnet werden, die die Art der Zuständigkeit beschreiben. Derzeit sind folgende Rollen im System eingerichtet: Rolle ZR0900 ZR0901 ZR0910 ZR0911 ZR0912 ZR0913 ZR0914 ZR0915 Rollenbezeichnung Ersthelfer Sicherheitsbeauftragte Hochbauleiter(in) HLS-bauleiter(in)IST Elektrotechnikbauleiter Sicherheitstechnikbauleit Betriebstechnik ZEDAT Tabelle 4: Rollen für Gebäudezuständigkeiten Die Zuordnung der Partner erfolgt zeitabhängig, so dass im System nachvollzogen werden kann, wer wann zuständig war. Zur Nutzung der beschriebenen Liste müssen demnach folgende Voraussetzungen erfüllt sein: die erforderlichen Geschäftspartner sind im System angelegt und den Gebäuden der Architektonischen Sicht in der entspr. Rolle zugeordnet. Die nachfolgende Abbildung zeigt dies an einem Beispiel: _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 65 von 115

66 Abbildung 45: Beispiel Gebäudezuständigkeiten Geben Sie zum Start der Auswertung die o.g. Transaktion ZPM_GEB_VERANTW ein oder doppelklicken Sie auf den ggf. eingerichteten Favoriten. Abbildung 46: Aufruf Liste Gebäudezuständigkeiten Sie erhalten nun das folgende Selektionsbild _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 66 von 115

67 Abbildung 47: Selektionsbild Liste Gebäudezuständigkeiten Das Feld Stichtag wird beim Aufruf stets mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt, kann aber beliebig geändert werden. Die weiteren Felder sind standardmäßig leer, können aber aus vorherigen Transaktionsaufrufen deren Daten übernehmen. Wählen Sie nun zunächst das oder die Gebäude aus, die Sie auswerten wollen. Der hier einzugebende Schlüssel entspricht dem Schlüssel des zugehörigen Technischen Platzes. Der Schlüssel 1DA073-GE65290 repräsentiert also sowohl den Technischen Platz des Moduls PM als auch das Gebäude des Moduls RE-FX. Zur Erleichterung der Suche können Sie unterschiedliche Suchhilfen verwenden. Klicken Sie dazu zunächst in das Feld und öffnen Sie anschließend die Werthilfe. Abbildung 48: Wertehilfe öffnen _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 67 von 115

68 Abbildung 49: Wertehilfe Auswahl Sie können nun die für Sie geeignete Suchhilfe aktivieren. Folgende Suchhilfen bieten sich an: Arch. Objekt über Anschrift Arch. Objekt zum Technischen Platz Geben Sie nun möglichst kurze und eindeutige Suchbegriffe ein, z.b. *rüdesh* im Feld Straße, und den Archit. Objekttyp 40GE und bestätigen Sie mit Enter. Abbildung 50: Wertehilfe Arch. Objekt über Anschrift Sie erhalten nun eine Liste aller Gebäude, die Ihren Suchkriterien entsprechen und können das gewünschte Objekt per Doppelklick auswählen _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 68 von 115

69 Abbildung 51: Auswahlliste Objekte Der Schlüssel des Gebäudes erscheint nun im Selektionsfeld. Abbildung 52: Selektionsbild mit Gebäudeschlüssel Wollen Sie weitere, aber nicht alle Gebäude auswählen, klicken Sie auf die Schaltfläche zum Start der Mehrfachselektion. Abbildung 53: Mehrfachselektion _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 69 von 115

70 Klicken Sie in die erste freie Zeile und wiederholen Sie die zuvor beschriebenen Arbeitsschritte und klicken Sie abschließend auf um alle Objekte zu übernehmen. Dass eine Mehrfachselektion ausgeführt wurde, erkennen Sie an der geänderten Färbung der Schaltfläche Mehrfachselektion. Wenn Sie, wie bisher beschrieben, konkrete Gebäude auswählen, kann das Feld zur Auswahl des Architektonischen Objekttyps leer bleiben. Sie müssen es nur füllen, wenn Sie keine spezifischen Gebäude angeben, sondern entweder den ganzen Bestand (kein Objekt angegeben) oder Teile davon (z.b. 1DA*). Tragen Sie hier dann stets 40GE ein. Geben Sie schließlich noch die Rollen ein, die Sie auswerten wollen. Um alle relevanten Zuordnungen aufzulisten, sind dies derzeit die Rollen ZR0900 ZR0915. Das vollständig gefüllte Selektionsbild sieht dann wie folgt aus: Abbildung 54: Gefülltes Selektionsbild Führen Sie nun den Bericht aus, indem Sie die in Abbildung 54: Gefülltes Selektionsbild markierte Schaltfläche anklicken. Sie erhalten nun die Liste der Gebäudeverantwortlichen: _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 70 von 115

71 Abbildung 55: Liste Gebäudeverantwortliche Sie können die Liste nun mit den in der Symbolleiste angezeigten Werkzeugen in SAP bearbeiten (sortieren, filtern, drucken usw.) oder sie zur weiteren Verwendung nach Excel exportieren. Des Weiteren können Sie mit einem Doppelklick auf eine Zeile in die Anzeige des betroffenen Gebäudes abspringen (wenn Sie über die erforderlichen Berechtigung verfügen) _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 71 von 115

72 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung 3 Prozesse in der Instandhaltung Für die Betriebstechnik werden die folgenden beiden Prozesse abgebildet: Störungsbeseitigung Periodische Wartung 3.1 Störungsbeseitigung Der Prozess der Störungsbeseitigung beinhaltet die Dokumentation einer Störung in SAP in Form einer Instandhaltungsmeldung (mit der Meldungsart Z1) und deren Beseitigung. Die Störungsbeseitigung kann durch Eigen- und/ oder Fremdbearbeitung erfolgen. Die Erfassung der Störmeldung erfolgt innerhalb einer Web-Oberfläche. Meldungen sind in der Instandhaltungsabwicklung das Mittel, mit dem Sie bei Störungen oder betrieblichen Ausnahmesituationen den technischen Ausnahmezustand an einem Objekt beschreiben, in der Instandhaltungsabteilung eine erforderliche Maßnahme anfordern, durchgeführte Arbeiten dokumentieren. Instandhaltungsmeldungen (IH-Meldungen) dokumentieren Instandhaltungsmaßnahmen lückenlos und machen sie langfristig auswertbar. Mit ihnen können Sie Maßnahmen grob planen und ausführen. Eine Instandhaltungsmeldung besteht aus einem Meldungskopf und einer oder mehrerer Positionen. Die Meldungskopfdaten sind Informationen, die zur Identifizierung und Verwaltung der Meldung dienen. Sie gelten für die gesamte Meldung. Die Meldungspositionen enthalten je nach Meldungsart Daten zur näheren Bestimmung des aufgetretenen Problems oder Schadens oder zur ausgeführten Aktion _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 72 von 115

73 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Abbildung 56: Struktur einer Meldung _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 73 von 115

74 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Meldung anlegen Um die gemeldete Störung zu erfassen, wird eine Meldung innerhalb der Web- Oberfläche angelegt. Die Web-Oberfläche soll in das bei der FUB vorhandene Portal eingebunden werden. Derzeit ist die Web-Oberfläche über folgenden Link zu erreichen: Abbildung 57: Einstieg Meldung anlegen Die Meldung wird i. d. R. von der zentralen Warte angelegt werden. Um dies zu tun, ist zu betä- nach Auswahl der Meldungsart Z1 (ist vorbelegt), die Drucktaste tigen. Sie gelangen in die Meldungsdetails _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 74 von 115

75 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Abbildung 58: Meldung anlegen Detaildaten Folgende Felder sind mindestens auszufüllen: Beschreibung Gebäude (als Technischer Platz) Störungsort Erfasser (vorbelegt mit entsprechendem SAP-Benutzernamen) Name des Meldenden Institut Mindestens eine Telefonnummer des Meldenden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 75 von 115

76 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung In den Feldern Straße und Hausnummer ist eine Suche hinterlegt. Nach Eingabe der ersten Buchstaben und anschließendem Betätigen der ENTER-Taste, werden die jeweiligen Treffer angezeigt. Sollte es nur einen Treffer geben, wird dieser direkt als Gebäude übernommen. Eine kombinierte Suche nach Straße und Hausnummer ist möglich. Der verantwortliche Arbeitsplatz, der am Technischen Platz des Gebäudes hinterlegt ist, wird automatisch übernommen. Damit ist die verantwortliche Organisationseinheit für die Meldungsbearbeitung festgelegt. Sollte als Dringlichkeit "EILT" ausgewählt sein, wird eine mit dem Meldungsinhalt automatisch an die am verantwortlichen Arbeitsplatz hinterlegte -Adresse gesendet. Die -Adresse des verantwortlichen Arbeitsplatzes kann mittels der Transaktion SM30 in der Tabelle "ZPM_T_ARBL_ " gepflegt werden. Als Meldungsdatum wird das Tagesdatum eingetragen. Dieses kann nicht geändert werden. Als Datum des gewünschten Endes wird automatisch das Tagesdatum zzgl. 7 Tage eingetragen. Dieser Wert kann angepasst werden. Für Meldungen, deren gewünschtes Ende mehr als 14 Tage in der Vergangenheit liegt, wird eine Erinnerungsmail an die im verantwortlichen Arbeitsplatz hinterlegte -Adresse gesendet. Dafür ist das Programm "ZPM_QMEL_ERINNERUNG_SENDEN" einzuplanen. Für das Feld Name (des Meldenden) existiert ebenfalls eine Suche über den Anfangsbuchstaben wie bei den Feldern Straße und Hausnummern. Die Suche geht auf die SAP-Geschäftspartner. Entsprechende Daten werden vom Geschäftspartner übernommen. Natürlich ist es ebenfalls möglich die Felder des Meldenden manuell zu füllen, falls kein Geschäftspartner existiert bzw. vom Geschäftspartner übernommene Felder zu überschreiben. Durch Betätigen der Drucktaste wird die Meldung angelegt. Abbildung 59: Meldungsnummer Es erscheint die Nummer der angelegten Meldung _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 76 von 115

77 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Meldung ändern Um angelegte Meldungen in der Folge bearbeiten zu können, ist eine Suche der Meldungen nötig. Abbildung 60: Einstieg Meldungsliste Um Meldungen zu suchen, steht die Meldungsliste zur Verfügung. Dort können Sie nach verschiedensten Kriterien suchen. Vorbelegt sind die Felder Meldungsart gleich Z1 und Status ungleich MMAB. Damit werden alle nicht abgeschlossenen Meldungen der Meldungsart Z1 ("Störmeldung FUB") gefunden. Eine Übersicht über die vorhandenen Status erhalten sie über Betätigen der F4-Hilfe HINWEIS Da die FUB keine PM-Aufträge verwendet, sind im Prinzip nur die Status MOFN "Meldung offen" und MMAB "Meldung abgeschlossen" relevant. Derzeit werden nur die Meldungsarten Z1 "Störmeldung FUB" und Z2 "Wartungsmeldung" FUB genutzt. Das Thema Wartung wird im Kapitel 3.2 "Periodische Wartung" behandelt _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 77 von 115

78 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Nach Eingabe der entsprechenden Suchkriterien gelangen Sie zu der entsprechenden Ergebnisliste, in dem Sie die Drucktaste betätigen. Abbildung 61: Meldungsliste Nachdem Sie die gewünschte Meldung markiert haben, gelangen Sie durch Betätigen der Drucktaste in die Meldungsdetails _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 78 von 115

79 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Abbildung 62: Meldung anzeigen Detaildaten Hier stehen Ihnen verschiedene Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung: Über Betätigen der Drucktasten und können Sie eine Datei (bspw. eine technische Zeichnung oder ein Foto) oder einen Link auf eine Datei der Meldung hinzufügen. Abbildung 63: Anhängen einer Datei _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 79 von 115

80 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Abbildung 64: Anhängen einer URL Über die Drucktaste wird eine an die im verantwortlichen Arbeitsplatz hinterlegte -Adresse gesendet, mit dem Hinweis, dass dieser Sachverhalt zu prüfen ist. Ebenso wird der Status BLMP "Bereichsleiter muss prüfen" gesetzt, über den der Bereichsleiter wiederum die entsprechenden Meldungen selektieren kann. Über die Drucktaste können einige Meldungsdaten bearbeitet werden. So z. B. der verantwortliche Arbeitsplatz oder das gewünschte Endedatum. Ebenso können im Bearbeitungsmodus Zwischenstände in Textform erfasst werden. Abbildung 65: Erfassung von Zwischenständen Zwischenstände können auch per an die -Adressen des Meldenden gesendet werden, um diesen über den aktuellen Bearbeitungsstand zu informieren. Hierfür stehen Ihnen 3 Auswahlmöglichkeiten hinter der Drucktaste zur Verfügung _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 80 von 115

81 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Abbildung 66: von Zwischenständen Es öffnet sich ein Fenster mit einem entsprechenden Standardtext. Dieser kann nach Belieben abgeändert werden. Abbildung 67: Zwischenstand an den Meldenden Durch Betätigen der Drucktaste wird die entsprechende an alle in der Meldung angegebenen -Adressen des Meldenden gesendet _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 81 von 115

82 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Nachdem die Störung behoben wurde, wird die Meldung abgeschlossen. Dazu betätigen Sie die Drucktaste. Der Meldende wird über den Meldungsabschluss per informiert. Hierzu öffnet sich ein Fenster, in dem bereits ein vorgefertigter Text vorgegeben ist. Diesen Text können Sie nach Belieben verändern. Abbildung 68: Abschlussmail an den Meldenden Durch Betätigen der Drucktaste wird die entsprechende an alle in der Meldung angegebenen -Adressen des Meldenden gesendet. ACHTUNG Diese Meldungsliste innerhalb der Web-Oberfläche ist für Störmeldungen der Meldungsart Z1 konfiguriert. Wartungsmeldungen der Meldungsart Z2 sollten hierüber nicht bearbeitet werden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 82 von 115

83 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung 3.2 Periodische Wartung Der Prozess der periodischen Wartung betrifft regelmäßige Wartungen und Prüfungen von Anlagen, für dessen Durchführung die Betriebstechnik verantwortlich ist. Er beginnt mit der Ausschreibung der zu wartenden Anlagen. Nach Eingang von Angeboten erfolgt die Beauftragung/en der Fremdfirma/firmen mittels Bestellung über SAP MM (Materialwirtschaft). Die eingehende Rechnung wird über die logistische Rechnungsprüfung in SAP verbucht. Die Erinnerung an eine bevorstehende Wartung erfolgt in SAP über eine Meldung, die durch einen Wartungsplan erzeugt wird. Diese Meldung hat keinen direkten Bezug zur Bestellung. Der Ausschreibungsprozess inklusive des Versendens der Anfragen und der Eingang und die Auswertung der Angebote findet außerhalb von SAP statt. Grundlage der Ausschreibung ist ein Leistungsverzeichnis (LV), welches die zu wartenden Anlagen samt ihrer technischen Daten enthält. Ein derartiges Leistungsverzeichnis wird in SAP aufgrund der vorhandenen Daten automatisiert erstellt. Diese automatische Erstellung ist in Kapitel "Erzeugung eines Muster-Leistungsverzeichnisses" beschrieben. Nachfolgend ist neben der LV-Erzeugung das Anlegen und Terminieren eines Wartungsplans beschrieben. Bezüglich der Erzeugung von Bestellungen und der Abwicklungen innerhalb der logistischen Rechnungsprüfung sei auf die entsprechenden Handbücher verwiesen _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 83 von 115

84 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Wartungsplan anlegen Mit Hilfe der Wartungsplanung können Sie die Termine und den Umfang der planbaren Wartungs- und Inspektionstätigkeiten an technischen Objekten beschreiben. Sie können sicherstellen, dass Ihre technischen Objekte (Technische Plätze und Equipments) immer rechtzeitig gewartet werden und somit optimal funktionieren. Ein Wartungsplan besteht aus einem Wartungsplankopf und einer oder mehreren Wartungspositionen. Im Wartungsplankopf ist u. a. der Zyklus, in dem die Wartung durchgeführt werden soll, enthalten. Eine Wartungsposition beschreibt, welche vorbeugenden Instandhaltungsmaßnahmen an einem technischen Objekt oder an einer Gruppe von technischen Objekten in regelmäßigen Abständen stattfinden sollen. Ein Wartungsplan enthält automatisch immer eine Wartungsposition. Bei der FUB ist es vorgesehen, dass Wartungspläne immer nur genau eine Wartungsposition enthalten. Pro Wartungsposition wird durch die Terminierung in einem regelbaren Abstand zum jeweiligen Fälligkeitstermin ein Abrufobjekt erzeugt. Bei der FUB wird als Erinnerung an zu erfolgende Wartungen/ Prüfungen generell das Abrufobjekt "Meldung" verwendet werden. Pfad und Transaktion: Logistik Instandhaltung Planmäßige Instandhaltung Wartungsplanung Wartungspläne Anlegen Einzelzyklusplan IP41 Abbildung 69: Einstieg Wartungsplan anlegen Wählen Sie als Wartungsplantyp "ME Wartungsplan Meldung", da zur Erinnerung an eine Prüfung immer eine Meldung angelegt werden soll. Das Feld Wartungsplan ist leer zu lassen, da die Nummer des Wartungsplans automatisch vergeben wird. Über das Symbol (ENTER) gelangen Sie in die Detaildaten des Wartungsplans _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 84 von 115

85 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Abbildung 70: Detaildaten - Wartungsplankopf (Zyklen) Neben dem Kurztext des Wartungsplans tragen Sie auf dem Reiter "Zyklen Wartungsplan" den Zyklus ein, in dem die jeweilige Wartung stattfinden soll. Ein Offset kann dazu verwendet werden, wenn der erste Zyklus anders als die restlichen Zyklen sein soll. Wird kein Offset angegeben wie in diesem Beispiel ist auch der erste Zyklus so wie alle folgenden Zyklen. Das Feld Zähler wird bei der FUB nicht genutzt, da nur zeitabhängige und keine leistungsabhängigen Wartungspläne genutzt werden. Abbildung 71: Detaildaten - Wartungsplankopf (Terminierungsparameter) Auf diesem Reiter können verschiedene Parameter für die Terminierung angegeben werden, die nachfolgend erläutert werden: _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 85 von 115

86 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Feldname Beschreibung Bemerkung Terminierungskennzeichen Eröffnungshorizont (in %) Gibt an, wie der nächste Termin ermittelt werden soll. Beispiel: Intervall = 1 Monat (= 30 Tage), letzter Termin am Stichtagsgenau: nächster Termin = Zeit: nächster Termin = Tage Fabrikkalender: nächster Termin = Arbeitstage gemäß Fabrikkalender Gibt an, ob Abrufobjekte (=Meldungen/ PM-Aufträge) zum Termin oder bereits vor dem Termin erzeugt werden sollen. Die Angabe erfolgt in %. BEISPIEL Bei 100 % wird das Abrufobjekt genau zum Plantermin erzeugt. Bei 80 % wird das Abrufobjekt nach Ablauf von 80 % der Zyklusdauer (also 20 % vor dem Plantermin) erzeugt Verschiebefaktor bei verspäteter Erledigung (in %) Gibt an, ob und wie sich der nächste Plantermin verschiebt, wenn der vorige Termin erst nach Plandatum erledigt wurde. Bei der FUB wird immer ein Verschiebefaktor von 100 % gewählt, da damit gewährleistet ist, dass immer die volle Zyklusdauer verwendet wird _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 86 von 115

87 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Feldname Beschreibung Bemerkung Toleranz bei verspäteter Erledigung (in %) Gibt an, bis zu welcher Toleranzgrenze eine Terminabweichung keine Terminverschiebung zur Folge haben soll. Verschiebefaktor bei verfrühter Erledigung (in %) Toleranz bei verfrühter Erledigung (in %) Fabrikkalender BEISPIEL Intervall = 30 Tage, Toleranz = 10% Bei Terminabweichungen bis zu 3 Tagen erfolgt keine Verschiebung des nächsten Plantermins. Gibt an, ob und wie sich der nächste Plantermin verschiebt, wenn der vorige Termin bereits vor Plandatum erledigt wurde. Siehe Toleranz bei verspäteter Erledigung. Nummer des Fabrikkalenders, der Basis für die Terminermittlung ist. Im Fabrikkalender ist festgelegt, welche Tage Arbeitstage und welche Feiertage sind. Bei der FUB wird immer ein Verschiebefaktor von 100 % gewählt, da damit gewährleistet ist, dass immer die volle Zyklusdauer verwendet wird _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 87 von 115

88 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Feldname Beschreibung Bemerkung Abrufintervall Erledigungspflicht Mit dem Abrufintervall können Sie den Zeitraum bestimmen, für den das System bei der Wartungsplanterminierung Wartungsabrufe erzeugt. Wenn Sie ein Abrufintervall angeben, werden für diesen Zeitraum wartende Abrufe erzeugt. Daher sollten Sie das Abrufintervall nur setzen, wenn Sie langfristig planen möchten. Bei einem Neustart oder Start im Zyklus wird jedoch trotz Abrufintervall sichergestellt, dass zumindest ein Termin (entweder im Status "wartend" oder "abgerufen") erzeugt wird. Auch wenn das Abrufintervall kleiner als der verwendete Zyklus ist. Wenn Sie kein Abrufintervall angeben, stellt das System sicher, dass mindestens ein wartender Abruf vorhanden ist. Wenn Sie diese Kennzeichen setzen, erzeugt das System das nächste Abrufobjekt erst dann, wenn das vorhergehende Abrufobjekt erledigt wurde. Konkret bedeutet dies: Die nächste Meldung wird erst angelegt, wenn die vorhergehende Meldung abgeschlossen ist. HINWEIS Bei der FUB wird die Erledigungspflicht ausdrücklich nicht verwendet _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 88 von 115

89 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Feldname Beschreibung Bemerkung Zyklusstart Datum, zu dem das System den Wartungsplan starten soll. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, müssen Sie bei der Terminierung den Zyklusstart angeben. Dieses Feld sollte vor allem dann ausgefüllt werden, wenn Sie mehrere Wartungspläne erstmalig in einem Sammellauf terminieren wollen. Tabelle 5: Terminierungsparameter Abbildung 72: Detaildaten - Wartungsplankopf (Zusatzdaten) Auf dem Reiter Zusatzdaten muss das Sortierfeld gepflegt werden. Das Sortierfeld gibt an um welche Art der Prüfung/ Wartung es sich handelt. HINWEIS Die Angabe des Sortierfeldes ist wichtig, damit das Programm zur automatischen LV-Erzeugung die relevanten Wartungspläne ermitteln kann _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 89 von 115

90 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Abbildung 73: Detaildaten Wartungsposition Als Bezugsobjekt für den Wartungsplan tragen Sie entweder einen Technischen Platz oder ein Equipment ein. Wenn Sie ein Equipment eintragen, wird der zum Equipment zugehörige Technische Platz automatisch übernommen. Folgende Logik wurde für die Zuordnung eines Bezugsobjekts bei der FUB getroffen: Wartungspläne sollen zu einem Technischen Platz (der Anlagengruppe) angelegt werden, wenn die jeweilige Prüfung und deren Zyklus für eine Gruppe von Anlagen eines Gebäudes gleich ist und diese Anlagen gemeinsam (z. B. im selben Monat) gewartet werden. Wartungspläne werden zu einem Equipment (der einzelnen Anlage) angelegt, wenn eines der folgenden Kriterien zutrifft: Die Prüfung findet nicht bei allen Anlagen der jeweiligen Anlagengruppe des Gebäudes statt. Der Zyklus der jeweiligen Prüfung ist nicht gleich dem Zyklus der restlichen Anlagen der Anlagengruppe des Gebäudes. Die Prüfung findet nicht gemeinsam (z. B. im selben Monat) mit allen anderen Anlagen der Anlagengruppe des Gebäudes statt _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 90 von 115

91 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Nach Eingabe des Bezugsobjekts werden die Felder Planungswerk, Planergruppe und verantwortlicher Arbeitsplatz automatisch (mit den im Bezugsobjekt hinterlegten Daten) gefüllt. Der verantwortliche Arbeitsplatz ist wichtig, da er die Organisationseinheit darstellt, die für die Wartungsdurchführung verantwortlich ist. Diese Daten werden in die Meldung, die für die jeweilige Prüfung erzeugt wird, geschrieben. Als Meldungsart ist Z2 zu verwenden, da die Meldungen, die über einen Wartungsplan angelegt werden, diese Meldungsart besitzen. Die übrigen Felder müssen nicht befüllt werden. Arbeitspläne werden im Rahmen der Instandhaltung bei der FUB nicht verwendet. Durch Betätigen des Symbols (Sichern) wird der Wartungsplan angelegt. HINWEIS Bei der FUB werden zwei Meldungsarten verwendet. Meldungsart Z1 für Störmeldungen, die i. d. R. von der zentralen Warte angelegt werden und Meldungsart Z2 für Wartungsmeldungen, die zum entsprechenden Termin automatisch durch einen Wartungsplan angelegt werden. HINWEIS Änderungen an Wartungsplänen können mit der Transaktion IP02 (Logistik Instandhaltung Planmäßige Instandhaltung Wartungsplanung Wartungspläne IP02 Ändern) vorgenommen werden. Mit der Transaktion IP03 (Logistik Instandhaltung Planmäßige Instandhaltung Wartungsplanung Wartungspläne IP03 Anzeigen) kann ein Wartungsplan angezeigt werden. Im Einstiegsbildschirm ist die Nummer des Wartungsplans einzugeben. Falls das diese Nummer nicht bekannt ist, kann nach dieser mit der F4-Hilfe gesucht werden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 91 von 115

92 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Wartungsplan terminieren Durch das Terminieren eines Wartungsplans werden die Plantermine neu berechnet und entsprechend der Vorgaben im Wartungsplan die Meldungen zu anstehenden Terminen generiert. Die Meldung stellt die Erinnerung an eine bevorstehende Prüfung dar. Die Meldung selbst hat keine direkte Beziehung zur Bestellung, welche die Beauftragung des Dienstleisters darstellt. Die Meldung wird nicht an den Dienstleister gesendet. Nach erfolgter Wartung/ Prüfung wird die Meldung abgeschlossen. Das Abschlussdatum der Meldung bestimmt abhängig vom gewählten Verschiebefaktor, den Plantermin der nächsten Prüfung. Die Terminierung sollte nach der Neuanlage des Wartungsplans einmalig manuell erfolgen, um das gewünschte Ergebnis kontrollieren zu können. Die manuelle Terminierung eines einzelnen Wartungsplans erfolgt in SAP PM über die Transaktion IP10, die nachfolgend beschrieben wird. In der Praxis werden die Wartungspläne nach der erstmaligen Terminierung automatisch über einen eingeplanten Job in einem Sammellauf terminiert. Dieser Job kann bspw. täglich nachts ausgeführt werden. In diesem Job wird der Report RISTRA20 verwendet, der die Transaktion IP30 Terminüberwachung ausführt. Pfad und Transaktion: Logistik Instandhaltung Planmäßige Instandhaltung Wartungsplanung Terminplanung für Wartungspläne Terminieren IP10 Abbildung 74: Einstieg Wartungsplan terminieren Geben Sie die Nummer des Wartungsplans ein und betätigen Sie das Symbol (EN- TER). Die Nummer des Wartungsplans können Sie über die F4-Hilfe ermitteln. Alternativ können Sie auch in einem 2. Modus die Wartungsplannummer über die Wartungsplanliste, welche in Kapitel "Liste der Wartungspläne" beschrieben ist, ermitteln _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 92 von 115

93 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Abbildung 75: Detaildaten Wartungsplan terminieren Betätigen Sie die Drucktaste, um die Terminierung zu starten. Abbildung 76: Eingabe des Startdatums Im erscheinenden Pop-Up pflegen Sie das Datum, von dem aus die Terminierung beginnen soll. Dies ist im Normalfall das Datum, an dem die letzte Prüfung stattfand _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 93 von 115

94 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Abbildung 77: Terminierungsergebnis Es erscheint das Terminierungsergebnis. Das System errechnet ausgehend vom Startdatum, wann die nächsten Prüfungen fällig sind. Dieses ist das Plandatum. Das Abrufdatum gibt, wann die entsprechende Meldung erzeugt wird. Dieser "Vorlauf" wird durch den Eröffnungshorizont bestimmt. Die Anzahl der Termine, welche das System im Vorhinein errechnet, richtet sich nach dem Abrufintervall. Da in der Folge sämtliche Wartungspläne periodisch über einen Hintergrund-Job terminiert werden, ist sichergestellt, das auch nachfolgende Termine erzeugt werden bzw. bestehende Termine angepasst werden. Das Anpassen von nachfolgenden Terminen kann dann erfolgen, wenn eine Meldung vor oder nach dem Plandatum abgeschlossen wird und ein entsprechender Verschiebefaktor in den Terminierungsparametern angegeben ist. Der Terminierungsstatus "Abruf durch Sichern" bedeutet, dass durch Sichern dieser Terminierung sofort eine Meldung erzeugt wird. Dies geschieht deshalb, weil das Abrufdatum schon erreicht ist. Die Termine im Status "wartet", bleiben so lange in diesem Status, bis das entsprechende Abrufdatum erreicht ist. Dann wird durch die automatische Terminierung über den eingeplanten Job die jeweilige Meldung erzeugt _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 94 von 115

95 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Über die Drucktaste (Abruf freigeben) kann ein Termin im Status "wartet" sofort freigeben werden, wodurch durch anschließendes Sichern der Terminierung die entsprechende Meldung erzeugt wird. Über die Drucktaste (Abruf fixieren) kann das Plandatum eines Termins angepasst und fixiert werden. Durch das Fixieren wird dieses Datum durch die automatische Terminierung nicht mehr angepasst. Über die Drucktaste (Abruf übergehen) kann ein Termin im Status "wartet" oder "fixiert" übergangen werden. Dies bedeutet, dass hierfür keine Meldung erzeugt wird. Über die Drucktaste kann ein zusätzlicher Termin mit einer zusätzlichen Meldung erzeugt werden. Hierbei handelt es sich also um einen "ungeplanten" Termin. Durch Betätigen des Symbols (Sichern), wird die Terminierung gesichert und je nach Status der Termine eine Meldung erzeugt _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 95 von 115

96 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Meldungsabschluss Nachdem die jeweilige Wartung durchgeführt wurde, wird die entsprechende Meldung abgeschlossen. Dies kann über die Meldungsliste (bspw. über Selektion der entsprechenden Meldungsart oder des verantwortlichen Arbeitsplatzes) durchgeführt werden. Die Meldungsliste ist detailliert in Kapitel "Liste der Meldungen" beschrieben in der jeweiligen Meldung (Einzelbearbeitung) er- Durch Betätigung der Drucktaste scheint folgendes Pop-Up: Abbildung 78: Setzen des Abschlussdatums (Einzelbearbeitung) Hier wird links der Bezugszeitpunkt für den Meldungsabschluss angegeben. Unter diesem Zeitpunkt wird die jeweilige Meldung in der Instandhaltungshistorie abgelegt. Rechts kann ein abweichender Erledigungszeitpunkt angegeben werden. Dieser Zeitpunkt wird in den Wartungsplan fortgeschrieben und bestimmt abhängig vom Verschiebefaktor den Plantermin für den nächsten Wartungsabruf. Da bei der FUB zur Zeit immer ein Verschiebefaktor von 100 % verwendet wird, ist das Plandatum für den nächsten Wartungsabruf (die nächste Meldung) das Erledigungsdatum plus den jeweiligen Zyklus. Werden Wartungsmeldungen über die Meldungsliste gesammelt abgeschlossen (Sammelbearbeitung), erscheint folgendes Pop Up: _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 96 von 115

97 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Abbildung 79: Setzen des Abschlussdatums (Sammelbearbeitung) Hier kann nur ein abweichender Erledigungszeitpunkt für die markierten Wartungsmeldungen gewählt werden, daher ist diese Sammelbearbeitung mit Vorsicht zu genießen und sollte eher nicht verwendet werden. ACHTUNG Die hier beschriebenen Funktionalitäten sind nur in der Meldungsliste der Transaktionen IW28 und IW29 möglich. Sie sind nicht in der Meldungsliste der Web- Oberfläche möglich. Daher sollten Wartungsmeldungen ausschließlich über diese Meldungsliste und nicht in der Meldungsliste innerhalb der Web-Oberfläche abgeschlossen werden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 97 von 115

98 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Erzeugung eines Muster-Leistungsverzeichnisses Grundlage der Ausschreibung für die periodische Wartung ist ein Leistungsverzeichnis (LV), welches die zu wartenden Anlagen samt ihrer technischen Daten enthält. Ein derartiges Leistungsverzeichnis wird in SAP aufgrund der vorhandenen Daten automatisiert erstellt. Pfad und Transaktion: entfällt ZPM_MUSTERLV Abbildung 80: Einstieg LV-Erzeugung Im ersten Schritt müssen die für das Leistungsverzeichnis relevanten Anlagen (Equipments) selektiert werden. Ein sinnvolle Selektion wäre beispielsweise, dass ein _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 98 von 115

99 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Leistungsverzeichnis für alle Anlagen einer Anlagenart (z. B. Kälteanlagen) erzeugt werden soll. Dazu eignet sich die Selektion über die entsprechende Objektart Abbildung 81: Selektion über Objektart Zusätzlich ist anzugeben, welche Prüfungsarten (Lose) im Leistungsverzeichnis berücksichtigt werden sollen. Die Prüfungsart wird über das Sortierfeld des Wartungsplans abgebildet. In diesem Beispiel soll ein Leistungsverzeichnis für alle Kälteanlagen und für die Prüfarten "Wartung Kälteanlagen" und "Dichtheitsprüfung Kälteanlagen" erzeugt werden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 99 von 115

100 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Um mehrere Einträge im Sortierfeld pflegen zu können, muss die Mehrfachselektion über die Drucktaste aufgerufen werden. Bevor dies möglich ist, müssen zunächst die Mussfelder gepflegt werden. Dies ist zum einen die Nummer des Muster-LV's und zum anderen eben das Sortierfeld. Die Nummer des Muster-LV's kann frei vergeben werden, es empfiehlt sich jedoch eine Nummer mit einer gewissen Logik zu verwenden. Der erste Eintrag für das Sortierfeld, in diesem Beispiel "KAELTE_WARTUNG", kann über die F4-Hilfe ausgewählt werden. Abbildung 82: Erweiterung der Selektion Nun kann die Mehrfachselektion des Sortierfeldes über die Drucktaste aufgerufen werden und der zweite Eintrag, in diesem Beispiel "KAELTE DICHTHEIT" über die F4- Hilfe eingepflegt werden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 100 von 115

101 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Abbildung 83: Mehrfachselektion Sortierfeld Durch Betätigen der Drucktaste übernommen. werden die Einträge in den Selektionsbildschirm Durch Betätigen der Drucktaste kann der vorbelegte Positionstext bei Bedarf geändert werden. Dieser Text wird an jede Leistungszeile angehangen _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 101 von 115

102 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Abbildung 84: Positionstext anzeigen/ ändern Durch Betätigen der Drucktaste wird der Positionstext bestätigt _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 102 von 115

103 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Abbildung 85: Vollständiger Selektionsbildschirm Nun ist die Selektion vollständig und das LV kann durch Betätigen der Drucktaste erzeugt werden. Optional kann man sich vor der Erzeugung die ermittelten Daten in einer Liste (ALV-Liste) anzeigen lassen, worauf an dieser Stelle verzichtet wird _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 103 von 115

104 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Abbildung 86: Leistungsverzeichnis Kopf Das Leistungsverzeichnis wird angelegt und man gelangt in den Kopf des Leistungsverzeichnisses. Über die Drucktaste gelangt man zu den einzelnen Leistungszeilen des LV's und kann das erzeugte Ergebnis kontrollieren _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 104 von 115

105 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Abbildung 87: Leistungsverzeichnis Leistungszeilen Links wird die Hierarchie des Leistungsverzeichnisses angezeigt. Die erste Ebene ist die jeweilige Prüfungsart (Los), welche sich über das gewählte Sortierfeld ableitet. In der 2. Ebene wird die entsprechende Organisationseinheit angezeigt. Diese wird durch den im Equipment hinterlegten verantwortlichen Arbeitsplatz bestimmt. Die 3. Ebene ist dann das jeweilige Gebäude, welches sich über den Technischen Platz des Equipments ableitet. Auf der 3. Ebene befinden sich dann die jeweiligen Leistungszeilen. Für jedes Equipment (jede Anlage) wird pro Prüfungsart eine Leistungszeile für die jeweilige Prüfung erzeugt. Der Kurztext der Leistungszeile setzt sich aus dem Kurztext des Wartungsplans und dem Kurztext des Equipments zusammen. Er ist auf 40 Zeichen begrenzt, so dass entsprechend abgeschnitten wird. Die Menge gibt an wie häufig die Prüfung, bezogen auf ein Jahr, durchgeführt werden muss. In diesem Beispiel ist also die Wartung des Splitklimagerätes zweimal pro Jahr und die Wartung des Klimagerätes einmal pro Jahr durchzuführen. Abbildung 88: Leistungsverzeichnis Leistungszeilen (2) den Lang- Scrollt man nach rechts, kann man sich durch Betätigen der Drucktaste text der Leistungszeile ansehen _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 105 von 115

106 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Abbildung 89: Leistungslangtext Neben dem Standardtext, der auf dem Selektionsbildschirm angepasst werden kann, werden die Attribute des jeweiligen Equipments in den Langtext der Leistungszeile übernommen. Damit sind die Daten der Anlage, die für die Ausschreibung benötigt werden im Leistungsverzeichnis hinterlegt. Bei Bedarf kann der Leistungslangtext an dieser Stelle auch noch geändert werden. Wenn das Leistungsverzeichnis korrekt erstellt wurde, kann man die Transaktion einfach beenden, da das Leistungsverzeichnis bereits gespeichert wurde. Sollte man Änderungen vorgenommen haben, sind diese natürlich zu speichern _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 106 von 115

107 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Sollte das erzeugte Leistungsverzeichnis nicht den Wünschen entsprechen, kann dieses auch gelöscht werden. Dazu muss man zurück den Kopf des LV's durch Betätigen des Symbols (Zurück). Abbildung 90: Löschen des Leistungsverzeichnisses Über den Pfad Muster-LV->Löschen kann das Leistungsverzeichnis gelöscht werden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 107 von 115

108 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung HINWEIS Änderungen an Leistungsverzeichnissen können mit der Transaktion ML11 (Logistik Materialwirtschaft Leistungsstamm Muster-LV ML11 Ändern) vorgenommen werden. Mit der Transaktion ML12 (Logistik Materialwirtschaft Leistungsstamm Muster-LV ML12 Anzeigen) kann ein Leistungsverzeichnis angezeigt werden. Im Einstiegsbildschirm ist die Nummer des Leistungsverzeichnisses einzugeben. Falls das diese Nummer nicht bekannt ist, kann nach dieser mit der F4-Hilfe gesucht werden. Eine Liste von Leistungsverzeichnissen kann mit der Transaktion ML15 (Logistik Materialwirtschaft Leistungsstamm Muster-LV ML15 Listanzeige) generiert werden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 108 von 115

109 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung 3.3 Berichte Liste der Meldungen Pfad und Transaktion: Logistik Instandhaltung Instandhaltungsabwicklung Meldung Listbearbeitung Ändern/ Anzeigen IW28/ IW29 Abbildung 91: Selektionsbildschirm Meldungsliste _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 109 von 115

110 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Hier können Sie mit sehr vielen Kriterien die gewünschten Meldungen selektieren. Zentrales Selektionskriterium bei der FUB ist der verantwortliche Arbeitsplatz, da über diesen die verschiedenen verantwortlichen Bereiche abgebildet sind. Über die Meldungsart (Z1, Z2) kann gezielt nach Stör- oder Wartungsmeldungen gesucht werden. Ebenso kann nach dem Technischen Platz selektiert werden, um bspw. alle Meldungen eines Gebäudes oder alle Meldungen zu einer Kostengruppe der DIN276 angezeigt zu bekommen. Weiterhin können Sie die Meldungen nach dem Meldungsstatus (offen, zurückgestellt, in Arbeit oder abgeschlossen) selektieren. Eine Einschränkung nach dem Meldungsdatum ist auch oftmals sinnvoll. Durch Betätigen der Drucktaste gelangen Sie in den Bericht. Abbildung 92: Meldungsliste Per Doppelklick auf die Meldungsnummer können Sie in die Detaildaten einer Meldung verzweigen. Über die Drucktaste können Sie zwischen dem Änderungs- und Anzeigemodus hin und her schalten. So können Sie die jeweilige Meldung entweder im Änderungs- oder im Anzeigemodus öffnen. Über die Drucktasten ist es möglich die Liste zu auf- oder absteigend zu sortieren. Markieren Sie dazu vorher die Spalte, nach der sortiert werden soll. Über die Drucktaste kann ein Filter auf eine Spalte gesetzt werden. Markieren Sie dafür vorher die gewünschte Spalte. Über die Drucktaste kann das Layout der Meldungsliste verändert werden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 110 von 115

111 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Abbildung 93: Layout anpassen Hier können Sie nun die gewünschten Spalten über die Pfeiltasten ein- und ausblenden. Zum Sichern des Layouts betätigen Sie das Symbol (Sichern). Ein Standard-Layout mit den wichtigsten Spalten ist bereits voreingestellt. Wie beschrieben ist es für den jeweiligen Benutzer möglich ein eigenes Layout zu erstellen. ACHTUNG Wartungsmeldungen der Meldungsart Z2 sind vorzugsweise über diese Meldungsliste zu bearbeiten. Störmeldungen der Meldungsart Z1 sollten, über die Meldungsliste innerhalb der Web-Oberfläche (beschrieben in Kapitel "Meldung ändern") bearbeitet werden, da nur dort Funktionen wie beispielsweise das Versenden von s an den Meldenden möglich sind _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 111 von 115

112 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Liste der Wartungspläne Pfad und Transaktion: Logistik Instandhaltung Planmäßige Instandhaltung Wartungsplanung Wartungspläne Wartungspositionen Listbearbeitung Ändern/ Anzeigen IP17/ IP18 Abbildung 94: Selektionsbildschirm Wartungsplanliste Hier können Sie die Wartungspläne nach verschiedenen Kriterien auswählen. Sie können sich beispielsweise, wie dargestellt, über den Technischen Platz alle Wartungspläne einer Kostengruppe der DIN276 für einen bestimmten verantwortlichen Arbeitsplatz anzeigen lassen _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 112 von 115

113 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Durch Betätigen der Drucktaste gelangen Sie in den Bericht. Abbildung 95: Wartungsplanliste Durch einen Doppelklick auf die Wartungsplannummer gelangen Sie in die Detaildaten des jeweiligen Wartungsplans. Auch in diesem Bericht ist es möglich zu sortieren, einen Filter zu setzen oder das Layout benutzerspezifisch anzupassen. Ein Standard-Layout mit den wichtigsten Spalten ist bereits voreingestellt _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 113 von 115

114 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Liste der Wartungstermine Mit Hilfe der Liste der Wartungstermine können Sie sich einen Überblick über anstehende Wartungstermine verschaffen. Dieser Bericht kann der Ausschreibung in ausgedruckter oder digitaler Form (z. B. als Excel-Liste) beigelegt werden, damit der Dienstleister weiß, wann welche Anlage gewartet werden muss. Pfad und Transaktion: Logistik Instandhaltung Planmäßige Instandhaltung Wartungsplanung Terminplanung für Wartungspläne WartTerminübersicht Listanzeige IP24 Abbildung 96: Selektionsbildschirm Wartungsterminliste _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 114 von 115

115 Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung Auch für diesen Bericht stehen verschiedene Selektionskriterien zur Verfügung. Auch hier ist eine Einschränkung über den Technischen Platz oder den verantwortlichen Arbeitsplatz sinnvoll. Über die dargestellte Selektion bekommt man alle Wartungstermine für die Kostengruppe 430 angezeigt. Abbildung 97: Wartungsterminliste Auch in diesem Bericht ist es möglich zu sortieren, einen Filter zu setzen oder das Layout benutzerspezifisch anzupassen. Ein Standard-Layout mit den wichtigsten Spalten ist bereits voreingestellt. Um nur Termine für einen bestimmten Zeitraum angezeigt zu bekommen, empfiehlt es sich einen entsprechenden Filter auf die Spalte Plandatum zu setzen. In diesem Beispiel bekäme man neben den Terminen für Kälteanlagen auch Termine für RLT-Anlagen angezeigt, da beide Anlagenarten zur Kostengruppe 430 gehören. Um hier nur Termine für eine Anlagenart anzuzeigen, wäre ein Filter auf das Sortierfeld denkbar. Das Sortierfeld gibt die Prüfungsart wieder. Es müsste dann gewährleistet sein, dass über das Sortierfeld die Anlagenart eindeutig identifiziert werden kann. Dies wäre z. B. möglich, wenn das Sortierfeld mit dieser beginnt, wie in der obigen Abbildung zu sehen ist. Eine Einschränkung über die Objektart ist hier nicht möglich. Durch Betätigen der Drucktaste, kann der Bericht nach MS-Excel exportiert werden _Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx Seite 115 von 115