Gesellschaft für Informatik Elektronische Langzeitarchivierung im Historischen Archiv der Stadt Köln s Paulo dos Santos

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1 Gesellschaft für Informatik Elektronische Langzeitarchivierung im Historischen Archiv der Stadt Köln s Paulo dos Santos

2 Übersicht 1. Elektronische Langzeitarchivierung - Basics 2. Archivische Anforderungen an die elektronische Langzeitarchivierung 3. Lösungsansätze im Rahmen der elektronischen Langzeitarchivierung 4. Das Historische Archiv digital 5. Ausblick Folie 2

3 1.Elektronische Langzeitarchivierung ier - Basics Folie 3

4 1.1 Was ist ein Archiv: Archiv: Übernimmt das Schrift- gut einer bestimmten Stelle (z.b. Historisches Archiv: Stadt Köln) daher: alles Unikate Bibliothek: Sammelt gedruckte und veröffentlichte Schriften wie Bücher und Zeitschriften (z.b. Stadtbibliothek) Dokumentationsstelle: Sammelt alles zu einem bestimmten Thema (z.b. EL-DE-Haus für den Bereich NS-Zeit) Folie 4

5 1.2 Das Historische Archiv der Stadt Köln Das Historische Archiv der Stadt Köln ist eines der größten Kommunalarchive. Seine Bestände umfassen über 32 Regalkilometer Archivgut: Urkunden ab dem Jahr Ratsprotokolle ( ) 210 Briefbücher Bände Rechnungen Handschriften Karten und Pläne Plakate Tonträger, Filme und Videos 780 Nachlässe und Sammlungen Fotos Folie 5

6 1.3 Der Einsturz: 03.März 2009 Folie 6

7 1.4 Elektronische Langzeitarchivierung: Warum? Rechtliche Verpflichtung: Archivgesetz [Grundgesetz: Rechtmäßigkeit der Verwaltung] Schriftgutordnung der Stadt Köln Archivsatzung des Historischen Archivs der Stadt Köln Kulturelle Verpflichtung: Dateien sind unsere schriftlichen Zeugnisse (Überlieferung der Informationsgesellschaft. UNESCO: daher Kulturgut => Erklärung über den Erhalt von elektronischem Schriftgut als Kulturgut. Finanzielle Verpflichtung: Einsparungsmöglichkeiten (Speicherbedarf) Bei Einführung eines DMS Einsparungen bei Personalund Sachkosten Folie 7

8 1.5 Probleme der Langzeitarchivierung Evangeliar von St. Panthaleon um 1140 Verbundbrief vom 14. September 1396 Folie 8

9 1.5 Probleme der Langzeitarchivierung Folie 9

10 2. Archivische i h Anforderungen an die elektronische Langzeitarchivierung Folie 10

11 2.1 Das OAIS-Modell DIN-ISO Referenzmodell Open Archival Information System beschreibt ein elektronisches Langzeitarchiv aus organisatorischer Sicht - erstellt durch die NASA Folie 11

12 2.2 Merkmale von Schriftgut DIN-ISO :2001: DIN-ISO :2001 legt die Merkmale von Schriftgut fest (in der Stadt Köln durch Schriftgutordnung verbindlich eingeführt) - Authentizität: Grundlage des Verwaltungshandelns ist die Schriftlichkeit; nur die Schriftlichkeit macht Prozesse beweisbar und nachvollziehbar - Zuverlässigkeit: Schriftgut als glaubwürdige Dokumentation von Geschäftsabläufen f - Integrität: Schutz des Schriftgutes gegen unbefugte Änderungen; Änderungshistorie - Benutzbarkeit: Schriftgut muß wieder auffindbar, darstellbar und lesbar sein Folie 12

13 2.3 Schriftgutverwaltung und Langzeitverfügbarkeit digitaler Informationsobjekte DIN-ISO (Entwurf): erstellt durch die ehemalige nestor Arbeitsgruppe Vertrauenswürdige digitale Archive Core Requirements for Digital Archives / Trusted Archive Ehemals 10 Grundsätze,,jetzt 34 Wichtigste Grundsätze: Personelle Ausstattung des Bereichs Langzeitarchivierung Finanzielle Ausstattung des Bereichs Langzeitarchivierung Folie 13

14 2.4 Life-Cycle-Konzept - das Historische Archiv der Stadt Köln begleitet im Rahmen des Records Management den gesamten Lebensweg einer elektronischen Akte von ihrer Anlegung (Vergabe des Aktenzeichens) bis zur Aussonderung - organisatorische Schlussfolgerung aus dem Life-Cycle-Konzept: Folie 14

15 2.5 Formate in der Langzeitarchivierung: Signifikante Eigenschaften Folie 15

16 2.6 Archivfachlicher Austausch Sächsisches Hauptstaatsarchiv Historisches Archiv der Stadt Köln Folie 16

17 3. Lösungsansätze im Rahmen der elektronischen Langzeitarchivierung Folie 17

18 Archivspeicher i h Dienststelle A Dienststelle B Dienststelle C Historisches Archiv Standort t 2 Standort t 1 Hochredundante Speicherung auf Plattensystem im Zwei-Standorte-Prinzip Sekundärsicherung Laserausbelichtung auf Mikrofilm? Folie 18

19 3.2 Archivformate Textbasierte Dokumente (eakten) Datenbanken pdf/a xml Bilder pdf/a Metadaten xml Folie 19

20 3.3 AIP-Modell Folie 20

21 3.4 Umsetzung OAIS Folie 21

22 4. Das Historische Archiv digital Folie 22

23 4.1 Historisches Archiv der Stadt Köln digital Folie 23

24 4.2 Digitalisierung der Mikrofilme Daten und Fakten (Stand Nov. 2010): - ca. 6,5 Mio. Digitalisate durch Dienstleister erzeugt - ca. 4,1 Mio. durch 44 qualitätsgesichert und ins DMS importiert - ca Digitalisate mit Findmittel online (Handschriftenbestände) - Vergleich: Bundesarchiv hat ca Bilder digitalisiert und online Anbindung der Digitalisate mittels METS-XML an die Erschließungssoftware ACTApro Digitaler Lesesaal unter: Folie 24

25 4.3 Retrokonversion der Findmittel Retrokonversion: Digitalisierung von Findmitteln Digitalisierung von ca Findbüchern Import in die Erschließungssoftware ACTApro Upload in die Portalen und Anknüpfung der Digitalisate Folie 25

26 4.4 Die eakte beim Historischen Archiv Nutzer (Fachamt) DMS 44 Erstellt Dokumente (beliebige SW) ela Nutzung durch und über 44 Nutzer (F Fachamt/Bürger Nutzung durch das Fachamt Erstellt Akten r ) eakte / DMS / Archiv archiviert Akten Bewertung nach Aktenplan Folie 26

27 5. Ausblick Folie 27

28 5.1 Archivwürdige Fachverfahren Elektronisches Einwohnermeldewesen (Meso / Archivo) Elektronisches Personenstandswesen (Autista) Elektronische Ratsvorlagen (Session) Elektronischer Pressespiegel Elektronische Aktenverwaltung einzelner Dienststellen (Feuerwehr, Unternehmensservice, ZVK, Rechtsamt) Folie 28

29 5.2 Ziele der Projektgruppe ela Beschaffung und Implementierung eines Ingesttools Pilotierung der elektronischen Akte im Historischen Archiv der Stadt Köln (danach im Organisationsamt) Verstetigung g des Projektes ela als Kernaufgabe (personelle e e und finanzielle Resourcen) Einrichtung eines digitalen Lesesaals zur Benutzung des digitalen Archivgutes Aufbau einer Datenbank zur Bestandserhaltung Folie 29

30 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit Historisches Archiv der Stadt Köln Manfred Huppertz Telefon: 0221/ Projektgruppe ela de Folie 30

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