Navision 2009 im Wirtschaftsunterricht

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1 Navision 2009 im Wirtschaftsunterricht Skript: Beschaffung und Absatz (Verfasser: Günter Hellmers, Januar 2015) Inhalt: Beschaffungsvorgang: Von der Anfrage zum Zahlungsausgang 2 Fallerweiterung: Einen neuen Artikel bei einem neuen Lieferanten erfasssen 3 Verkaufsvorgang: Vom Angebot bis zum Zahlungseingang 6 1

2 Beschaffungsvorgang: Von der Anfrage bis zum Zahlungsausgang (Datenbestand: NBueroV00.fbk) Im Folgenden ist am Beispiel des Beschaffungsprozesses der NordBüro KG, Hannover, beispielhaft dargestellt, wie die Belege für einen Einkaufsvorgang erstellt werden. Übersicht: Einkaufsanfrage nach 500 Paketen Kopierpapier naturweiß an den Lieferanten Brandler KG Bestellen der Ware (Angebot entspricht dem Datenstand) Erfassen des Wareneingangs, Buchen der Eingangsrechnung Buchen des Zahlungsausgangs Einstellen Arbeitsdatum (Extras / Arbeitsdatum): Einkaufsanfrage Am 10. Jan werden 500 Pakete (5 Kartons zu jeweils 100 Stück) des Kopierpapiers angefragt (Einkauf / Bestellabwicklung / Anfragen): Anfrage : Kreditor : Belegdatum: Gewünschtes Wareneingangsdatum: Art: Artikel Nummer: Menge: 500 Bestellung Die Brandler KG teilt mit, dass das Kopierpapier zu unveränderten Konditionen verkauft wird und der gewünschte Liefertermin möglich ist. Am 12. Jan wird die Anfrage in eine Bestellung umgewandet (Anfrage aufrufen / Bestellung erstellen) Anschließend steht die Bestellung Nr zur Verfügung. Bestell-, Belegdatum: Die Artikelkarte ist aktualisiert. ( Menge in Bestellung ) Wareneingang und Buchung Eingangsrechnung Am 15. Jan werden die 500 Pakete geliefert. Lieferschein und Rechnung der Brandler KG liegen vor. Die vorliegende Bestellung wird gebucht. Buchungsdatum: Kred.-Rechnungsnr: 6656 Über Buchen / Buchen Liefern und Fakturieren werden der Lagerbestand und die Eingangsrechnung gebucht (Aufwand: 6000, 2600 an 4400, Bestand: 2000 an 6000). (Mögliche Anzeige: Artikelkarte, Kreditor, Gebuchte Einkaufsrechnung und Lieferungsschein über Historie, Kontenplan, Fibujournal) Zahlungsausgang buchen Die Überweisung an die Brandler AG wird auf dem Kontoauszug vom 10. Februar ausgewiesen. Die folgende Buchung wird erfasst: Finanzmanagement / Finanzbuchhaltung / Fibu Buch.-Blätter / ALLGEMEIN Buch.- datum Beleg- Konto-Art Konto- Gegenkonto-Art Gegenkonto-Nr Ausgleich- Belegnr Betrag Beschreibung Kred Sach ,55 ZAusgang 2

3 Fallerweiterung: Einen neuen Artikel bei einem neuen Lieferanten beschaffen Die Jansen OHG, ein Kunde der NordBüro KG aus Wittmund, fragt per an, ob recycling plus -Kopierpapier lieferbar ist und bittet um ein Angebot für die Lieferung von 300 Paketen. Nach einer Internet-Recherche wird die Agnesia AG aus Cloppenburg als potentieller Lieferant ermittelt. Lieferbarkeit und der Listenpreis sowie die Artikelnummer des Lieferanten werden zunächst telefonisch erfragt. Übersicht: Erfassen des neuen Lieferanten Agnesia AG Erfassen des neuen Artikels Kopierpapier naturweiß recycling plus Erstellen einer Einkaufsanfrage bei der Agnesia AG Erzeugen einer Bestellung aus der Einkaufsanfrage Erfassen des Wareneingangs (Lagerbuchung) Buchen der Eingangsrechnung (Finanzbuchhaltung) Buchen des Zahlungsausgangs (Finanzbuchhaltung) Datenbestand: NBueroV00.fbk (nach Beschaffung bei Brandler) Einstellen Arbeitsdatum (Extras / Arbeitsdatum): Erfassen eines neuen Lieferanten (Einkauf / Bestellabwicklung / Kreditoren / F3): (Ohne Kommunikationsdaten. Alle nicht aufgeführten Daten werden aus übernommen.) Kreditorennummer: Name, Adresse: Agnesia KG, Museumstraße 14, Cloppenburg Zahlungsbedingungscode: Lieferbedingungscode: AB WERK Erfassen eines neuen Artikels (Lager / Artikel / F3): Bitte alle nicht aufgeführten Daten aus übernehmen. Artikelnummer: Beschreibung: Kopierpapier naturweiß recycling plus Basiseinheitencode: Paket Lagerabgangsmethode: Durchschnitt EK-Preis (neuester): 4,00 Einstandspreis: 4,00 VK-Preis: 5,00 Einkauf bei Kreditorennummer: (Agnesia AG) Kreditoren-Artikelnummer: Wiederbeschaffungsverfahren: Bestellpunkt Bedarfszusammenfassung: 1W Meldebestand: 300 Sicherheitsbestand: 50 Optimale Bestellmenge: 500 3

4 Einkaufsanfrage Am 12. Feb werden 300 Pakete des Kopierpapiers recycling plus angefragt (Einkauf / Bestellabwicklung / Anfragen): Anfrage : (wird automatisch vergeben) Kreditor : Belegdatum: Gewünschtes Wareneingangsdatum: Art: Artikel Nummer: Menge: 300 Welche Beträge enthält der Beleg? Welchen Betreff hat das Schreiben? Erläutern Sie die rechtliche Bedeutung dieses Beleges. Bestellung Die Agnesia AG teilt nach Eingang der Anfrage und telefonischer Rücksprache mit, dass ein Rabattsatz von 10 % angeboten wird, alle anderen Konditionen unverändert bleiben und der gewünschte Liefertermin möglich ist. Am 20. Feb wird die Anfrage in eine Bestellung umgewandelt (Anfrage aufrufen / Bestellung erstellen) Anschließend steht die Bestellung Nr zur Verfügung. Bestell-, Belegdatum: Liefertermin: Rabattsatz des Artikels: 10 Wie hoch ist der Gesamtbetrag der Bestellung? Sind die Adressen, der Liefertermin und die Zahlungs- und Lieferungsbedingungen korrekt? Wo finden Sie jetzt die Anfrage 40002? Welche Bestände werden in der Artikelkarte angezeigt? Buchen des Wareneingangs Die Agnesia AG liefert vereinbarungsgemäß. Rufen Sie zunächst wieder die Bestellung auf. Buchungs-/Belegdatum: Dann Buchen / Buchen Nur Liefern: Ja Unter Historie / Gebuchte Lieferungen werden die Daten angezeigt. Erzeugen Sie anschließend den Lieferungsschein: Drucken / Seitenansicht Welche Lieferungsnummer wird vergeben? Welche Mengen weist der Beleg aus? Mit welchem externen Beleg muss der Lieferungsschein verglichen werden? Welche Bestände werden in den Artikelkarten jeweils angezeigt? Welche Buchungen sind in der Finanzbuchhaltung automatisch erzeugt worden? Erläutern Sie die Buchungen. 4

5 Buchen der Eingangsrechnung Die Rechnung für den Wareneingang vom 25. Februar geht am 28. Februar ein. Rufen Sie zunächst wieder die Bestellung auf. Buchungs-/Belegdatum Kred.-Rechnungsnr: Dann Buchen / Buchen Nur Fakturieren: Ja Unter Historie / Gebuchte Rechnungen werden die Daten angezeigt. Erzeugen Sie anschließend die Interne Eingangsrechnung mit Drucken / Seitenansicht. Welche Rechnungsnummer ist für den internen Beleg vergeben? Welchen Bruttobetrag weist der Beleg aus? Mit welchem externen Beleg muss der interne Beleg übereinstimmen? Wann ist die Zahlung fällig? Wie hoch sind die Verbindlichkeiten insgesamt beim Lieferanten 44004? Wie hoch sind die gesamten Verbindlichkeiten der NordBüro KG? Welche Buchungen sind in der Finanzbuchhaltung automatisch erzeugt worden? Erläutern Sie die Buchungen. Buchen des Zahlungsausgangs Die Überweisung des Rechnungsbetrages wird am 26. März veranlasst. Auf dem Bank- Kontoauszug vom 28. März ist die Buchung der Bank ausgewiesen. Rufen Sie Finanzmanagement / Finanzbuchhaltung / Fibu Buch.-Blätter auf und erfassen Sie die folgende Buchung: Buch.- datum Beleg- Konto- Art Konto- Gegen- konto- Art Gegenkonto-Nr Ausgleich- Belegnr Betrag Beschreibung Kred Sach ZahlAusgang Buchungserfassung am PC: Erfassung bis Gegenkontonummer, dann im Feld Ausgleichs-Belegnr die offene Rechnung des Lieferanten anwählen. Nach Klicken auf ok wird der Betrag des offenen Postens übernommen. Über Buchen / Buchen wird die Buchung ins Journal übertragen. 5

6 Verkaufsvorgang: Vom Angebot bis zum Zahlungseingang (Datenbestand: NBueroV10.fbk) Im Folgenden ist am Beispiel der Auftragsbearbeitung der NordBüro KG, Hannover, beispielhaft dargestellt, wie die Belege für einen Verkaufsvorgang erstellt werden. Übersicht: Erstellen Angebot an die Office AG Erfassen Auftrag der Office AG, Erstellen der Auftragsbestätigung Erstellen Lieferschein und Rechnung Buchen Zahlungseingang Einstellen Arbeitsdatum (Extras / Arbeitsdatum): Erstellen Angebot: Die Office AG fragt telefonisch an, ob Rollcontainer (Artikelnummer 21013) kurzfristig lieferbar sind und bitten um ein Angebot für die Lieferung von 6 Stück. Am 5. Januar werden der Office AG die Rollcontainer zum gespeicherten Verkaufspreis angeboten (Verkauf / Auftragsabwicklung / Angebot): Angebot : Debitor : Auftrags-, Belegdatum: Art: Artikel, Nummer: 21013, Menge: 6 Auftragsbestätigung: Am 10. Januar bestellt die Office AG 6 Rollcontainer dem Angebot entsprechend. Aufruf Angebot: Über Auftrag erstellen wird das Angebot in einen Auftrag umgewandelt, Auftragsnummer Danach ist das Angebot in der Angebotsübersicht nicht mehr vorhanden. Die Artikelkarte ist aktualisiert. ( Menge in Auftrag ) Aufruf Auftrag (Verkauf / Auftragsabwicklung / Aufträge): Auftrag : 22002, Buchungs-/Belegdatum: , Liefertermin: Lieferschein und Rechnung: Am 14. Januar liefert die NordBüro vereinbarungsgemäß. Aufruf Auftrag (Verkauf / Auftragsabwicklung / Aufträge), Auftrag : Buchungs-/Belegdatum: Über Buchen / Buchen Liefern und Fakturieren werden der Lagerabgang und die Rechnung gebucht. Die Artikelkarte ist angepasst. Danach ist der Auftrag in der Auftragsübersicht nicht mehr vorhanden. Über Verkauf / Historie / Gebuchte Verkaufslieferungen wird der Lieferschein bzw. über Gebuchte Rechnungen wird die Ausgangsrechnung angezeigt. Über Finanzmanagement / Finanzbuchhaltung / Berichte / Fibujournal / Seitenansicht lassen sich die Buchungen anzeigen (Umsatzerlöse: 2400 an 5100, 4800, Bestand: 6080 an 2280). Zahlungseingang buchen Der Zahlungseingang von der Office AG wird auf dem Kontoauszug vom 28. Januar ausgewiesen. Die folgende Buchung wird erfasst: Finanzmanagement / Finanzbuchhaltung / Fibu Buch.-Blätter / ALLGEMEIN Buch.- datum Beleg- Konto-Art Konto- Gegenkonto-Art Gegenkonto-Nr Ausgleich- Belegnr Betrag Beschreibung Sach 2800 Deb ,11 ZEingang 6

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