Tipps und Stolpersteine im EU-Projektmanagement Präsentation: Veronika Kauert, Otto-von-Guericke-Universität, TTZ

Transkript

1 1 Tipps und Stolpersteine im EU-Projektmanagement Präsentation: Veronika Kauert, Otto-von-Guericke-Universität, TTZ

2 2 Überblick 1. Erfolgreiches Projektmanagement 2. Aufgaben eines EU-Projektmanagers 3. Zeitlicher Ablauf eines EU-Projektes 4. Tipps und Hinweise im Tagesgeschäft eines EU-Projektmanagers 5. Konkrete Unterstützung durch die OVGU

3 3 1. Erfolgreiches Projektmanagement (1/2) besteht zwar auf dem Papier aus simplen Komponenten, scheitert aber in der Praxis oft an der Konsequenz in der Umsetzung dieser simplen Dinge. Führung und Kommunikation Teamarbeit und Organisation Planung Realisierung Controlling und Steuerung

4 4 1. Erfolgreiches Projektmanagement (2/2) Wann sollte der Projektmanager hellhörig werden? Zeitnot, Überstunden Hektik Keine Qualitätssicherung Fachliche Nichtübereinstimmung Fehlende Ressourcen Einzelgänge der Projektpartner Kosten überzogen Fehlende Kommunikation Fluktuation der Projektpartner Permanente Infragestellung der Ergebnisse Termine werden nicht eingehalten Keine Aussprache von Kritik Zunehmender Fremdeinfluss auf das Projekt Nörgeln, permanente Fehlersuche, statt Lösungsvorschläge Keine gemeinsame Zielorientierung mehr Notwendige Entscheidungen werden hinausgezögert

5 5 2. Aufgaben eines EU-Projektmanagers Verhandeln Verantwortung und Krisenbewältigung Koordinieren Verbreitung und Verwertung der Ergebnisse Kommunizieren Projekttreffen und Konferenzen Berichterstattung Vertragsmanagement Finanzabwicklung

6 6 3. Zeitlicher Ablauf eines EU-Projektes (1/2) Projektlaufzeit: /02/ /06/ /06/ /06/2013 Pre-financing Cost reimbursement Cost reimbursement Cost reimbursement 45 days 105 days 105 days M M M M D D D D D D D D Period 1 Period 2 Period days 12 months 12 months 60 days 60 days 12 months 60 days 01/03/ /02/ /03/2013 Periodic reports Periodic reports Periodic reports 01/01/ /12/ /12/ /12/2012 Start End

7 7 3. Zeitlicher Ablauf eines EU-Projektes (2/2) Berichterstattung an die EU Zwischenbericht 1. Wird max. 60 Tage nach dem Ende der Berichtsperiode fällig Bericht zum Stand des Projektes (Fortschritt, Zielerreichung) Bericht zur Mittelverwendung Finanzaufstellung (Form C) 2. Erfolgreiche Beurteilung des Zwischenberichtes durch die Kommission innerhalb von 105 Tagen nach Einreichung des Berichtes. Abschlussbericht 1. Wird max. 60 Tage nach Projektende übermittelt Ergebnisse, Schlussfolgerungen und sozioökonomische Auswirkungen des Projektes Gesellschaftliche Auswirkungen (gender equality actions, ethical issues, ) inklusive eines Plans zur Nutzung und Verbreitung der Erkenntnisse 2. Nach 105 Tagen Bericht von der Kommission -> Schlusszahlung 3. Bericht des Koordinators zur Aufteilung der Schlusszahlung unter den Zuschussempfängern bis 30 Tage nach Erhalt der Schlusszahlung durch die Kommission

8 8 4. Tipps und Hinweise im Tagesgeschäft eines EU-Projektmanagers (1/2) Projektmanagement Kenntnis der Dokumente Überwachen des Zeitplans Überwachen der Kosten Berichterstellung Projektmanager von Anfang an mit einbeziehen, schon bei Antragstellung Genaues Lesen aller EU Dokumente, auch die Fußnoten! Kennen des Grant Agreements Kennen des Consortium Agreements Ableiten der Termine aus dem Grant Agreement und dem Workplan (Annex I) Ableiten der zur Verfügung stehenden Mittel Aufsplittung der Mittel in die einzelnen Kostenkategorien Zeitliches Management - Puffer planen

9 9 4. Tipps und Hinweise im Tagesgeschäft eines EU-Projektmanagers (2/2) Kommunikation zwischen den Akteuren sicherstellen Ansprechpartner kennen Vor Ort treffen planen und wahrnehmen Verantwortlichkeiten festlegen Terminkontrolle Kostenüberwachung Berichterstellung rechtzeitig anfangen Timesheets kontinuierlich führen Bei Problemen Bei Problemen, im Zusammenhang nicht bis zur mit letzten dem EU-Projekt, Sekunde warten! Unterstützung anfordern! Sofort Kontakt zu den Forschungsreferenten suchen, sie helfen gerne weiter!

10 10 5. Konkrete Unterstützung durch die OVGU (1/5) Beratung zu Fördermöglichkeiten und Unterstützung in der Antragstellung Vorbereitung des Antrages Antragstellung Vertragsverhandlung Projektdurchführung Projektabschluss Übernahme von Projektmanagementaufgaben

11 11 5. Konkrete Unterstützung durch die OVGU (2/5) Übernahme von Projektmanagementaufgaben 1/3 Verhandeln Verhandeln der Budgets während der Antragsphase und den Vertragsverhandlungen Regelungen im Consortium Agreement Koordinieren Koordinieren der administrativen Aktivitäten Einhaltung von Fristen und Terminen Fortschrittskontrolle Abstimmung mit anderen Bereichen und Projektpartnern Management des Konsortiums Kommunizieren Ansprechpartner für Projektpartner, Koordinator und wissenschaftliche Kollegen Austausch mit der EU und den Nationalen Kontaktstellen Erstellen von Beiträgen zur Projekt-Website

12 12 5. Konkrete Unterstützung durch die OVGU (3/5) Übernahme von Projektmanagementaufgaben 2/3 Berichterstattung Beiträge zu den periodischen Berichten schreiben (administrative Aspekte) für pünktliche Abgabe sorgen Koordinieren der Partnerzuarbeiten Finanzabwicklung Budgetberechnungen (sowohl für das gesamte Konsortium als auch intern) Kostenkontrolle Übernahme der Mittelverteilung und die finanzielle Abwicklung Unterstützung bei der Erstellung des Financial Statements und der Beschaffung des Audit Zertifikats Erstellen, Führen und Sammeln von Timesheets

13 13 5. Konkrete Unterstützung durch die OVGU (4/5) Übernahme von Projektmanagementaufgaben 3/3 Vertragsmanagement Pünktliche Abgabe des Formblatt A (Beitritt zum Vertrag) Korrespondenz mit Rechtsabteilung und dem Koordinator Projekttreffen und Konferenzen Organisation von / Teilnahme an Projektmeetings und Konferenzen Vorbereitung eigener Beiträge

14 15 5. Konkrete Unterstützung durch die OVGU (5/5) Beispiel timesheet-vorlage nach EU-Richtlinien Project Number: Participant Number in this project: Otto-von-Guericke-University Magdeburg Project Acronym: Legal Name: Duration: Organisation short name: OvGU Actual Periode: Mo Tu We Th Fr Sa Su Mo Tu We Th Fr Sa Su Mo Tu We Th Fr Sa Su Mo Tu We Th Fr Sa Su Total Type of Activity WP/Task Activity RTD WP01 0 WP02 0 WP03 Arbeitszeitnachweise müssen enthalten: 0 Demo WP04 0 Management WP05 0 Other WP06 0 Other Project name 0 Illness 0 Holidays 0 Unpaid Absence Month : February 10 date & signature of the worker Date & signature of the head of department Worker: Name des Zuwendungsempfängers Name des Projektmitarbeiters Bezeichnung des Projektes Nummer des Projektkontos Hours worked on (Project the EU project RTDaccount Summary Month: 0 Demo 0 number should be indicated.) Management 0 Other 0 Total Zeitraum 0 Absence (Sick leave, Holidays..) 0 Hours worked on other projects 0 Anzahl der Stunden Unpaid Absence 0 Productive hours worked in the month 0 Name und Unterschrift des Mitarbeiters und des Vorgesetzten (Projektleiters)

15 16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dipl.-Kffr. Veronika Kauert Technologie-Transfer-Zentrum EU-Projektmanagement +49 (0)

16 17 6. Wichtige Dokumente zur Projektdurchführung Beteiligungsregeln (=Rules for Participation) z.b. Definition Kostenarten, Entscheidungshilfe zur Berechnungsart der indirekten Kosten Leitfaden zur Finanzabwicklung (= Guide to Financial Issues) z.b. detaillierte Interpretation der Muster- Finanzhilfevereinbarung, Modellrechnungen Anleitungen zu den Änderungen für RP7-Finanzhilfevereinbarung (= AmendmentsGuide) Musterbriefe für Vertragsänderungen Konsortialvertrag (= Consortium Agreement) z.b. genauer Anteil der EU-Finanzbeihilfe, Zahlungsmodalitäten, - bedingungen

17 18 6. Wichtige Dokumente zur Projektdurchführung Finanzhilfevereinbarung (= Grant Agreement) Core Grant Agreement, z.b. Pre-financing, Anteilsfinanzierung, Berichtszeiträume Annex I : Description of Work Annex II: General conditions Annex III: Specific provisions for funding scheme Annex IV: Form A Accession to the GA Annex V: Form B Request for accession of a new beneficiary Annex VI: Form C Financial statement Annex VII: Form D ToR for the certificate on the financial statement Form E ToR for the certificate on the methodology Sonderregelungen (= Special Clauses)

18 19 6. Wichtige Dokumente zur Projektdurchführung Leitfaden zur Auditzertifizierung (=GuidanceNotes on AuditCertification) z.b. Erklärungen zu Methodenzertifikaten Leitfaden zur Berichterstattung (=Reporting Guide) Beachten Sie, dass Marie Curie Actions, ERC und JTIs jeweils eigene Leitfäden haben! Bei Marie Curie Projekten zusätzlich das Arbeitsprogramm für das jeweilige Jahr, in dem das Projekt beantragt wurde

19 20 7. Nützliche Links