u ProjectCity n Mit ProjectCity die richtigen Projekte richtig machen

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1 n Mit ProjectCity die richtigen Projekte richtig machen

2 Der Projektlebenszyklus nach dem M-Modell ProjectCity unterstützt den gesamten Projektlebenszyklus. Durch flexible Strukturen kann die Anwendung mit der Weiterentwicklung des Projektmanagements mitwachsen. 2 Uni Osnabrück

3

4 Komponenten Externe Berichtsdatenbank n Statusberichte n Haushaltsberichte Zentrale Projektdatenbank n Übersicht Statusberichte, Risiken, Entscheidungsbedarfe n Freigabe Statusberichte n Projektideen n Erstellung Haushaltsberichte n Portfoliodarstellungen Berichtsmanagement n Projektstatusbericht Projektsteuerung n Stammdaten n Antrag / Änderungsantrag n Steckbrief n n n n Ressourcen Phasen Meilensteinen Arbeitspaket n Risikobericht Maßnahmenmanagement n Auftrag / Fremdauftrag n Aktivität Risikomanagement n Risikodokumentation n Risikoreport n Ad-hoc-Meldung n Entscheidungsbedarfe n Entscheidung n Beschluss Meeting-Management n Meeting Agenda n Meeting Protokoll Historie n Zugriffsprotokoll n Versionierung n Logbuch Add-ons n Dokumentenmanagement n SAP-Anbindung n MS-Project- Schnittstelle n Projektübergreifende Ressourcenauslastung n Individuelle Ergänzungen 4 Basismodul n Vorhabenkonfiguration und Rollenzuordnungen n Personenbezogene Basisdaten n Portal zur Anwendungsintegration n Persönlicher Schreibtisch

5 Funktionsumfang Portfolioplanung Projektideen n Erfassung von Projektideen n Bewertung nach strategischem Nutzen und operativer Dringlichkeit auf 2 Ebenen Projektportfolio n Visualisierung des Projektportfolios zur Entscheidungsunterstützung 5 Ressourcenmanagement n Projektübergreifende Ressourcenauslastung

6 - Multiprojektsichten Projektideen 6

7 - Multiprojektsichten Projektideen 7

8 - Ressourcensichten Projektübergreifende Ressourcenplanung 8

9 Basisdaten Konfig- DB Stammdaten Phasen Arbeitspakete Aktivitäten Die Basisdaten bestehen aus n Stammdaten 9 Steckbrief Ressourcen Meilensteine n Steckbrief n Phasen n Meilensteinen n Arbeitspaketen n Aktivitäten n Ressourcen

10 Übersicht Basisdaten 10

11 u Ressourcen Abbildung der Aufbauorganisation in den Stammdaten 11

12 Aufgabenmanagement am Beispiel der Aktivität Arbeitspakete Meeting- tbd Protokoll Egal wodurch eine Aufgabe entsteht: Der Mitarbeiter und der Projektleiter haben immer einen Überblick über die in Bearbeitung befindlichen Themen. 12 Ohne Kontext Aktivitäten Sicht für den Mitarbeiter n Meine Aufgaben Sicht für den Projektleiter n Aktivitäten nach Status

13 Meeting Management Aufträge Aktivitäten Beschlüsse Entscheidungsbedarfe Meeting- Agenda Meeting- Protokoll Abstimmung Im Bereich des Meeting-Managements werden n Agenden für Meetings erstellt und abgestimmt n Meetings protokolliert n Protokolle abgestimmt und verteilt n Aufträge und Aktivitäten zur Weiterverfolgung festgehalten n Entscheidungsbedarfe adressiert n Beschlüsse dokumentiert 13

14 Meeting Management 14

15 Risikomanagement Risikokataloge Projektspezifische Risiko- Dokumente Maßnahmen Ad-hoc Meldungen Projekt-Statusberichte Aufträge Aktivitäten Beschlüsse Entscheidungsbedarfe 15

16 Risikocheckliste 16

17 Risikodokument 17

18 Plan-, Ist- und Prognosewerte Stammdaten Phasen Arbeitspakete Tätigkeitsberichte n Eine Top-Down-Planung und eine Bottom-Up- Planung werden gleichermaßen unterstützt. 18 Aktivitäten Statusbericht Plan Ist Prognose n Ist-Werte können in Tätigkeitsberichten, Prognosewerte in Aktivitäten erfasst werden. n Alle Informationen zu Aufwänden sind auf jeder Ebene abrufbar.

19 Zeiterfassung 19

20 Erfassung der Prognose-Werte in der Aktivität 20

21 Darstellung der Ist- und Prognosewerte auf allen Ebenen 21

22 Projektstatusbericht - Der Schlüssel zum erfolgreichen Projektcontrolling Jedes Berichtswesen setzt auf konsistenten Basisdaten auf. Eine integrierte Umgebung zur Unterstützung des gesamten Projektmanagementprozesses ist die Basis. Grundansatz n Schaffe Nutzen für das Projektteam n Unterstütze die tägliche Projektarbeit n Integriere, was vorhanden ist n Berichte sind ein Nebenprodukt 22

23 Projektstatusbericht - Datenherkunft Risikodokumente Stammdaten Einschätzung PL Prognose PL Phasen Projektstatusbericht Entscheidungsbedarfe 23 SAP Meilensteine Vorherieger Bericht

24 Projektstatusbericht 24

25 Schreibtisch Alle Aufgaben auf einen Blick 25

26 Funktionsumfang Multi-Projektsteuerungswerkzeug Projektstatusberichte n Informationen für das Multiprojekt-Management Risikomanagement n Unternehmensweite Darstellung von Projektrisiken n Anknüpfung an das Unternehmens-Risikomanagement Entscheidungsmanagement n Unternehmensweite Darstellung von Entscheidungsbedarfen 26 Portfolioberichte n Projekt- und Programm-übergreifende Portfolioberichte

27 - Multiprojektsichten Veränderungen der Projektsituation 27

28 - Multiprojektsichten Projektrisiken nach Beobachtungsbereichen 28

29 - Multiprojektsichten Portfoliobericht (1/3) 29

30 - Multiprojektsichten Portfoliobericht (2/3) 30

31 - Multiprojektsichten Portfoliobericht (3/3) 31

32 Das Projektsteuerungswerkzeug ProjectCity n... bildet verschiedenste Projekt-, Programm-, oder Vorhaben- Strukturen ab. n ist ein flexibles Werkzeug zur Projektsteuerung. n... vereinfacht die Administration und Dokumentation in Projekten durch vorgegebene Strukturen und Abläufe. n... integriert bestehende Notes-basierende Anwendungen. n... kann mit der Weiterentwicklung des Projektmanagements mitwachsen. n... unterstützt Projekte an verteilten Standorten durch die Replikaktionsfähigkeit. n sorgt durch die Unterstützung von Einzelprojekten für eine solide Datenbasis für das Multiprojektmanagement. 32 ProjectCity - Machen Sie Projekterfolg reproduzierbar!

33 u Kontakt n Projekt- und Prozessmanagement n Softwarelösungen n IT-Beratung Decisio Unternehmensberatung GmbH Rotenburger Str Hanover Tel / Fax 0511 /

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