Vom Werkzeug über die Wirklichkeit zur Methode. praktische Erfahrungen in der Anwendung von Projektmanagement-Software

Transkript

1 Vom Werkzeug über die Wirklichkeit zur Methode praktische Erfahrungen in der Anwendung von Projektmanagement-Software

2 Agenda Ausgangslage Vision Realität Lösungsansätze Diskussion Zeitrahmen ca. 2h 50% Folien/50% Diskussion Folie 2

3 zur Person 1. Kontakte zu Projektmanagement-Software ca Beratungsleistungen für Microsoft Project und Erfahrungen in der Praxis Aufbau eines IT-Beratungsunternehmens Sammeln von Erfahrungen Folie 3

4 Capability Maturity Model Integration Level Charakteristik Benefit 5 Optimizing 4 Quantitatively Managed 3 Defined 2 Managed 1 Initial Management der Prozeßveränderung Fehlervermeidungsprozeß Management technologischer Veränderungen Quantitative Ziele für Produkt & Prozeß Verfolgung der Zielerreichung durch Metriken und statistische Analyse Prozeßeigentümer ist die Organisation Organisationsweiter Standardprozeß etabliert Projekte leiten daraus ihren Prozeß ab Prozeßeigentümer ist der Projektleiter Diszipliniertes Projektmanagement Prozeß variiert von Projekt zu Projekt Prozeß undefiniert, Ad-hoc Arbeitsweise Wenige Einzelkönner erfolgsentscheidend Termin, Qualität u. Kosten nicht vorhersagbar Risiko Qualität Reifegrad nach CMMI Folie 4

5 Ausgangslage Aktuelle Situation im Werkzeug-gestützten Projektmanagement?

6 Ausgangslage im Projektmanagement Projektmanagement ist ein permanenter Optimierungsprozess, in welchem versucht wird, mit möglichst geringen Kosten in kürzester Zeit ein Maximum an Qualität und Leistung zu erzeugen. Eine schwierige Aufgabe bekommen Zu wenig Mitarbeiter haben... Fast kein Geld zur Verfügung zu haben Keine ausreichende Zeit zu haben... Und trotzdem fertig werden!. Arbeitsorganisation unter Druck in einer Mangelwirtschaft Folie 6

7 Projektitis Keine Unterscheidung zwischen Aufträgen, Aufgaben und Projekten. Die Zahl der Projektleiter übersteigt 10% der Belegschaft. Das Projektbüro verwendet die meiste Arbeitszeit auf die Entwicklung von Vorgehensmodellen anstatt darauf, die laufenden Projekte zu unterstützen. Es wird ein komplexes Bewertungsverfahren für Projektqualität entwickelt, das aber nie zum Einsatz kommt. Die Standardwerke wie der PMBOK oder der PM-Fachmann werden entweder vollständig ignoriert oder ungelesen zur Rechtfertigung der eigenen Vorstellungen von Projektmanagement verwendet. Es wird ein unternehmenseigenes Projekt gestartet, das Projektmanagement von Grund auf neu definiert. Die Begründung hierfür lautet, dass wegen branchenund firmenspezifischer Besonderheiten die allgemeinen Methoden nicht anwendbar sind. Projektitis beruht auf Parkinsons Gesetz und dem Peter-Prinzip. Bisher ist kein Mittel gegen sie bekannt. Dr. Georg Angermeier Folie 7

8 Microsoft Project? Die Wunderlösung! Phase 1 Enorme Begeisterung Einfache Installation des Programms/sieht aus wie Microsoft Office Phase 2 Allmähliche Ernüchterung Software ist ja doch recht komplex Phase 3 Panik Irgendwie stimmen die Termine nicht mehr Phase 4 Flucht in Nebensächlichkeiten Balkenpläne lassen sich schön malen Phase 5 Bestrafung Unschuldiger Praktikanten helfen bei der Pflege der Pläne Phase 6 Vernichtung der Microsoft Project-Pläne Plan wird in Microsoft Excel neu erstellt! Folie 8

9 Vision

10 Vision Nachhaltiger Einsatz der Lösung und Investionssicherung Messbarer Erfolg im Projektmanagement der Organisation Akzeptanz für die eingesetzte Lösung von allen Beteiligten Unternehmensweite Projekttransparenz Effizienter Einsatz von Ressourcen Stets aktuelle Informationen für die Projektsteuerung Folie 10

11 Aktueller Projektstatus Folie 11

12 Aktueller Ressourcenstatus Folie 12

13 Realität

14 Die Konsequenz Es wird ein vernetztes Projektmanagement-Werkzeug angeschafft, um alle Probleme des Projektmanagements zu lösen Alle Projektpläne sollen zentral auf einem Server abgelegt werden Alle Mitarbeiter mit allen dazugehörigen Informationen werden zentral in einer Datenbank verwaltet Es wird ein vollständiger Rückmeldeprozess eingeführt Folie 14

15 Die Umsetzung Das DV-gestützte Werkzeug für das Projektmanagement wird von der IT-Abteilung installiert Die Mitarbeiter erhalten per Mail ihre Zugangsdaten und los geht es mit der schönen Welt des Projektmanagements Folie 15

16 Das Problem Folie 16

17 Erfahrung Die rein technische Einführung eines Projektmanagement-Werkzeugs bringt noch keinen Erfolg Anwender sind mit der Vielzahl der Funktionen oftmals überfordert Die Anwendung des Werkzeugs ist Mehrarbeit Es wird viel über den Sinn und Unsinn des Werkzeugs diskutiert Bis ich den Projektplan erstellt habe, ist das Haus fertig gebaut Folie 17

18 Folie 18

19 Das Problem Warum stellt sich kein Verbesserungspotential ein? Warum sind die Projektübersichten nicht aktuell? Warum arbeitet kaum jemand mit der eingesetzten Lösung? Prozesse sind nicht klar definiert Begrifflichkeiten sind nicht vereinbart Keine Verantwortlichen, keine Ansprechpartner Anwendung zu allgemein und nicht verbindlich Vorherige Prozesse sind nicht vollständig abgelöst Folie 19

20 Womit muss man rechnen? Ausmaß der Veränderung hoch wahrgenommene Kompetenz Information/ Wissen/ Einsicht 2. Verneinung Organisation 3. Einsicht 6. Erkenntnis 5. Ausprobieren 7. Integration 1. Schock 4. Akzeptanz niedrig Verhalten/ Einstellungen Unternehmenskultur Zeit Zeit (ca. 2 7 Jahre) Folie 20

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22 Lösungsansätze

23 Prozess und Werkzeug Variante 1: Schrittweise Einführung Einführung eines unternehmenseinheitlichen Projektmanagement-Standards Einführung eines DVgestützten Projektmanagement- Werkzeugs Variante 2: Parallele Einführung Einführung eines unternehmenseinheitlichen Projektmanagement-Standards Einführung eines DV-gestützten Projektmanagement-Werkzeugs Folie 23

24 Basis für erfolgreiches Werkzeuggestütztes Projektmanagement Grundlagen Ein einheitliches Modell für die Projektorganisation Gelebte und akzeptierte Standards Transparente und messbare Prozesse Einheitliche Begrifflichkeiten und Verständnis Optimale Kommunikation, aktuelle Daten und transparente Bewertungskriterien Folie 24

25 Auswahl des richtigen Werkzeugs Lizenzkosten Vorhandenes KnowHow Bedienung Schnittstellenkompatibilität Standardlösung Anpassungsfähigkeit Erweiterungen und Lösungen Folie 25

26 Basis für erfolgreiches Werkzeuggestütztes Projektmanagement Werkzeuganforderungen Skalierbarkeit und Anpassbarkeit Leicht zu Erlernen/optimale Oberfläche Hohe Konnektivität zu Drittsystemen Folie 26

27 Ideen und Anforderungen Abbildung des vollständigen Projektlebenszyklus Initiierung Planung Ausführung Abschluss Start Projektantragswesen Projektauswahl Antragswesen Genehmigungsprozesse Terminplanung Ressourcenplanung Budgetplanung Projektrealisierung Ressourcensteuerung Change Management Arbeitszeittabellen Soll-Ist-Vergleich Lessons Learned Abrechnung Auswertung Dokumentation Archivierung Produktphase Pflege Weiterentwicklung Folie 27

28 Funktionen im Projektlebenszyklus Aufnehmen von Ideen Aufnehmen von Anforderungen Bewerten von Projektideen und Anforderungen Auswahl von Projekten und Initiierung Planen und Vermarkten von Projekten Projektlebenszyklus Bereitstellung von Stundenzetteln Operative Steuerung von Projekten Geregelter Projektabschluss Folie 28

29 Projektkollaboration Aufgabenbereiche Kommunikation Dokumentenmanagement Operatives Projektmanagement Ausschreibung und Vergabe Controlling Bauplattform für intern und extern Beteiligte Auftraggeber Generalunternehmer Subunternehmen Architekt Projektmanager Projekträume/Projektakte

30 Funktionen der Projektkollaboration Eine Plattform für alle Projektbeteiligten Projektbegleitendes Dokumentenmanagement Vorgangsbezogenes Risikomanagement Vorgangsbezogenes Problemmanagement Zuordnung von Lieferumfängen und Arbeitspaketbeschreibungen Kommunikation Informationsaustausch Verwaltung von offenen Posten Folie 30

31 SAP SD SAP MM Auftrag kommt aus PS und wird zur operativen Bearbeitung an Microsoft Project Server übergeben Microsoft Project Server Schnittstellen und Module Referenz LVR Köln SAP PS SAP CO Bereitstellung der Auftragsdaten (PSP- Elemente) zur Gegenvalidierung Arbeitspaketzuordnung von Microsoft Project Server an TrackTimesheet Übergabe der Daten zur Entlastung der Kostenstellen und zur Faktura Übergabe der Rückmeldewerte externer Mitarbeiter TrackTimesheet SAP CATS Übergabe der Rückmeldewerte interner Mitarbeiter TrackTimesheet Aufträge werden in SAP MM übergeben und für die operative Bearbeitung nach Microsoft Project übertragen. In Microsoft Project werden den Aufträgen unter anderem Ressourcen zugeordnet und Termine geplant. TrackTimesheet erhält die Arbeitspaketzuordnungen von dem Microsoft Project Server und validiert die Daten direkt mit SAP PS und läßt so nur widerspruchsfreie Rückmeldungen zu. Rückmeldungen von externen Mitarbeitern werden von TrackTimesheet nach SAP CO übertragen. Rückmeldungen von internen Mitarbeitern werden zunächst nach SAP CATS übertragen. Zur Entlastung der Kostenstellen und für die Faktura, erfolgt die Übergabe der Daten von SAP CATS nach SAP CO.

32 Einsatzmöglichkeiten für Schnittstellen Datenübernahme aus Vertrieb Projektdaten aus Projektantragswesen Anbindung an unternehmensweite Zeiterfassung Austausch von Abwesenheitsdaten Weitergabe von Daten an interne Leistungsverrechnung/Faktura PM-System Datenaustausch mit Controlling und Berichtswesen Einbeziehung von Kunden, z.b. Bauprojektplattformen Bereitstellung von Daten für Dashboard und Projektportfolio Folie 32

33 Aufwandsdokumentation

34 Funktionen der Aufwandsdokumentation Aktueller Projektstatus als Entscheidungs- und Steuerungsgrundlage Informationen für Projektbeteiligte Grundlage für interne Leistungsverrechnung/Faktura Arbeitsorganisation für Projektmitarbeiter Erkennen von Projektverzögerungen Aktuelle Daten Bereitstellung von Stundenzetteln Einbeziehung von allen Beteiligten zur Bewusstseinserweiterung Folie 34

35 Dynamische Berichterstellung Auswertung von aktueller Arbeit und fakturierter Arbeit nach TrackTimesheet und Microsoft Project Kategorisierungen (Aktivitätskategorie, RSP, usw.) Dynamische Berichterstellung per Drag&Drop (Pivottabelle Technik) Online Bereitstellung in Microsoft Project Web Access oder Bearbeitung direkt in Excel Folie 35

36 Team Report

37 Anwendungsbereiche für Berichtswesen Termin- und Projektstatus Informationen für Projektbeteiligte Projektmarketing Status von Verfügbarkeit/Überlastung/Zuordnung von Ressourcen Grundlage für interne Leistungsverrechnung und Faktura Projekt- Controlling Folie 37

38 Schrittweise Implementierung Define Requirements System Design Prototype Pilot System Roll Out Assess & Refine Aufnahme der ersten Anforderungen an das zukünftige System Definition des zukünftigen Systemdesign Aufbau eines Prototypen für den ersten Systemtest Pilotierung in einem teilproduktiven Umfeld Ausrollen des Projektsystems und produktiver Einsatz Weiterentwicklung des Systems Support Start der nächsten Iteration Gate 1 Freigabe der Anforderungen Gate 2 Freigabe Design Gate 3 Freigabe des Prototypen Gate 4 Freigabe des Piloten Gate 5 Abnahme & Ende 1. Iteration Gate 6 Übergabe Folgeiteration 1. Iteration Pilotsystem 2. Iteration Implementierung des Gesamtsystems 3. Iteration Weiterentwicklung des Gesamtsystems 38

39 Abholen der Beteiligten Mögliche Vorgehensweise Vorhandene Planungs- und Steuerungsprozesse analysieren Prüfung von Bewährtem und Feststellen von Optimierungspotentialen Projektpläne sichten und bewerten Einführung erster Standards Marketing Werkzeug Definition von einheitlichen Begrifflichkeiten Erstellung von standardisierten Projektvorlagen Aufbau eines Kommunikationskonzepts Information über das Vorhaben Aufzeigen des Mehrwerts und der Vision Unterstützung der Beteiligten in Fragen der praktischen Umsetzung Überschaubarer und verträglicher Einsatz von Funktionen Verknüpfung von Methoden mit Funktionen des Werkzeugs Verbindlicher Einsatz und Pflicht zur Aktualität Folie 39

40 Wirtschaftliche Messgrößen Vereinfachte Projekterstellung Projekte werden auf Basis von serverbasierten Projektvorlagen erstellt. Tabellen, Ansichten, Filter, Gruppierungen etc. werden zentral nach Kundenvorgaben bereitgestellt. Der Projektleiter kann sich auf die wesentlichen Tätigkeiten der Projekterstellung und bearbeitung konzentrieren. Erhöhte Vergleichbarkeit Vereinfachte von Projektplänen Projekterstellung Durch den Einsatz von Vorlagen können einheitliche Vorgehensmodelle bereitgestellt werden. Projekte werden so in ähnlicher und vorgegebener Struktur erstellt. Eine Vergleichbarkeit von Projekten ist möglich. Projekte können auch von nicht direkt beteiligten Personen besser analysiert werden Mehr Transparenz im Projektgeschäft und höher Aktualität Da Projekte Erhöhte auf einem zentralen Vergleichbarkeit Server gespeichert werden, von ist verbesserter Projektplänen Zugang zu den Projektdaten möglich. Daten sind direkt von Projektbeteiligten rechteabhängig abfragbar. Durch die webbasierte Bereitstellung kann auch an verteilten Standorten per Intranet jederzeit auf die Daten zugegriffen werden Transparenz im Ressourcenmanagement Da alle Projektressourcen über einen zentralen Enterprise Ressourcenpool verwaltet und den einzelnen Projekte zugeordnet werden, ist ein organisationsweites Controlling über Verfügbarkeit und Auslastung von möglich. Diese Daten unterstützen den Projektleiter bereits bei der ersten Ressourcenzuordnung im Rahmen der Transparenz Vermeidung von Überlastungen im Ressourcenmanagement Optimiertes Berichtswesen Alle projektbezogenen Termin- und Ressourcendaten können auf Knopfdruck einfach und schnell per Microsoft Project Web Access, Microsoft Excel oder Microsoft Visio analysiert werden. Für das erweiterte Berichtswesen stehen leistungsstarke Berichtsgeneratoren bereit, mit dem die Daten z.b. mit Pivot-Tabellen und Ansichten ausgewertet werden können. Ein manuelles Zusammentragen von Daten entfällt. Optimiertes Berichtswesen Folgende Aufzählung soll als einfache Anregung einer weiteren wirtschaftlichen Betrachtung dienen: Beispielhafte Messgrößen Reduzierung des Verwaltungsaufwand pro Projekten Reduzierter Verwaltungsaufwand Verwaltungsaufwand zur Kapazitätsplanung/Ressourcenmanagement Verbesserung der Termintreue von Projekten durch mehr Transparenz Unternehmensweites Projektcontrolling durch zentrale Datenbereitstellung Zufriedenheit der Kunden durch höhere Projektqualität (Mehr Transparenz und Aktualität ist Basis für schnelleres Reagieren auf Projektänderungen und Einflussfaktoren) Bessere Zufriedenheit der Planungsqualität Mitarbeiter durch vereinfachte Erstellung und Bearbeitung von Projekten, sowie erleichterten Informationsaustausch Weitere Faktoren Umsetzung Projektmanagement-Standards Ressourceneinsatzplanung/Kapazitätsplanung Bessere Verbesserte Projektkommunikation Durchsetzbarkeit bei allen Projektbeteiligten von Standards Einsparpotenziale unter anderem im Projekt-Controlling durch vorgefertigte Berichte und Analysen Reduktion des Abstimmungsaufwands während der Planungsphase und damit bessere Planungssicherheit und geringerer Anpassungsaufwand Transparenz und Aktualität der Projektdaten und damit weniger Rechercheaufwand Lizenzkosten enthalten alle Funktionen und sind frei von Datenmengenbegrenzungen Folie 40

41 Vielen Dank!

42 SOLVIN - Kurzvorstellung Gegründet 1996 in Hamburg Standorte in Hamburg, Berlin, Stuttgart und Essen Beratungsunternehmen mit Schwerpunkt auf IT-gestütztem Projekt- und Innovationsmanagement Nachhaltige Einführung von Prozessen und Werkzeugen Beratung Implementierung Betrieb Lösungen - Strategieberatung - Prozessmodelle -PM-Training -Risikomanagement/ Balance Scorecard -Microsoft Project Server -Microsoft SharePoint -Microsoft Portfolio Server - Support -Trainings - Anwendungsentwicklung - TrackProject -Erweiterungen - Anpassungen SOLVIN Spezialisten für Projekt- und Innovationsmanagement Folie 42

43 SOLVIN-Kontakt SOLVIN information management GmbH Ziethenstr. 14a D Hamburg Fon / Fax / info@solvin.com SOLVIN information management GmbH Niederlassung Berlin Bülowstraße 66 D Berlin Fon / Fax / SOLVIN information management GmbH Niederlassung Stuttgart Industriestr. 28 D Stuttgart Fon +49 / Fax +49 / SOLVIN information management GmbH Projektbüro Essen Heinrich-Held-Str. 16 D Essen Fon / Fax / j.rosenstock@solvin.com 43