Bereichskonzept Dienste und Logistik

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Achim Bachmeier
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1 Bereichskonzept Dienste und Logistik Inhaltsverzeichnis Menschenbild und Auftrag...2 Organisation und Standort... 2 Ziele und Zielgruppe... 3 Angebote und Instrumente... 3 Mitarbeitende und Kommunikation... 4 Finanzen und Wirtschaftlichkeit... 5 Die Vision, das Leitbild und das Betriebskonzept der wohnstätten zwyssig sind Grundlage für das Bereichskonzept Dienste und Logistik. Eugen-Huber-Strasse 19a Postfach 8048 Zürich Telefon info@wohnstaetten.ch

2 2 Menschenbild und Auftrag Menschenbild Jeder Mensch hat als individuelle Persönlichkeit ein Recht auf persönliche Entfaltung und grösstmögliche Selbstbestimmung in einem angemessenen sozialen Rahmen. Alle Menschen haben das Bedürfnis nach Geborgenheit, Sicherheit und sozialer Anerkennung sowie nach einem sinnerfüllten Leben. Sie sind lern- und entwicklungsfähig und verfügen über Fähigkeiten und Ressourcen. Organisation und Standort Kontrollstelle Auftrag Der Bereich Dienste und Logistik erbringt administrative, hauswirtschaftliche und technische Dienstleistungen, die zur Erfüllung des Kernauftrages der Gesamtinstitution notwendig sind. Der Bereich bietet auch Arbeits- und Ausbildungsplätze für Menschen mit einer Beeinträchtigung in allen Teams an. Mitgliederversammlung Vorstand wohnstätten zwyssig PVK Sekretariat GF / Verein Geschäftsführer * wohnstätten zwyssig Wohnstättenbeirat Teams Bereiche Leitung * Arbeit & Integration Atelier Leitung * Wohnen WoG1/NW Hausdienst/Wäscherei WoG2/WoL1 Gastronomie WoG3/WoL2 Technischer Dienst WoG4/WoL3 Legende: PVK = Personalvorsorgekommission WoQ = Wohnen im Quartier WoG = Wohnen im Glättli WoL = Wohnen im Loogarten NW = Nachtwache * = Mitglied der Geschäftsleitung WoQ1 WoQ2/WoQ3 WoQ4 WoQ5 WoQ6 Im Sommer 2008 entstand der Bereich Dienste und Logistik aus der Zusammenlegung der, dem Hausdienst und der Technik. Der Hausdienst und die Technik waren vorher dem aufgelösten Bereich Betriebswirtschaft zugeordnet. Die Büros der befinden sich an der Eugen-Huber-Strasse 19a, zusammen mit den Büros der Leitung Wohnstätten und dem Sekretariat des Vorstandes und der Leitung. Die besteht aus 6 Mitarbeitenden mit 390 Stellenprozenten, zwei davon sind Mitarbeitende in geschützten Arbeitsplätzen. Mit der Inbetriebnahme des Neubaus Loogarten im Jahre 2012 werden die Stellenprozente der geringfügig erhöht.

Sie sind lern- und entwicklungsfähig und verfügen über Fähigkeiten und Ressourcen.

3 3 Hausdienst Der Hausdienst (Wäscherei, Putzmateriallager und Büro) befindet sich in den Untergeschossen an der Glättlistrasse 40. Mit dem Neubau Loogarten entsteht neu eine Betriebswäscherei. Die Aufgaben und Dienstleistungen der Wäscherei werden im Konzept Betriebswäscherei beschrieben. Im Hausdienst sind 14 Mitarbeitende mit 1150 Stellenprozenten tätig, davon sind 11 Mitarbeitende mit 960 Stellenprozenten Menschen mit einer Beeinträchtigung. Mit der Eröffnung des Loogarten werden zusätzliche 8 bis 9 Arbeitsstellen für Menschen mit einer Beeinträchtigung und eine Stelle für eine Arbeitsagogin oder einen Arbeitsagogen geschaffen. Technik Das Büro, die Werkstatt und das Materiallager befinden sich in den Untergeschossen im Gebäude an der Glättlistrasse 40. Das Team besteht aus drei Mitarbeitenden mit 260 Stellenprozenten, inklusive einem Mitarbeitenden mit einer Beeinträchtigung zu 80 Stellenprozenten. Ziele und Zielgruppe Der Bereich Dienste und Logistik unterstützt die anderen Bereiche der Institution in den zugewiesenen administrativen und organisatorischen Belangen. In Ausnahmefällen und wo Kapazität und Infrastruktur vorhanden sind, sind auch externe Dienstleistungen möglich, z.b. in der Wäscherei. Der Bereich Dienste und Logistik ist bestrebt, möglichst viele Arbeitsabläufe so zu gestalten, dass sie von Menschen mit einer Beeinträchtigung bearbeitet werden können. Angebote und Instrumente Führung Die Führung des Bereichs stellt die Leitung Dienste und Logistik sicher. Sie koordiniert, überwacht und optimiert die internen Abläufe, unterstützt die Mitarbeitenden in fachlichen wie organisatorischen Belangen und trägt die Verantwortung im Rahmen der Aufgabenstellung und Kompetenzen. Die Mitarbeitenden in der decken folgende Arbeitsbereiche ab: IT-Support, Buchhaltung, Personal- und Bewohneradministration: IT-Support: Bietet für die Mitarbeitenden den First-Level-Support bei allen Problemen bei Hard- und Software. Im Weiteren wird die gesamte Informatikinfrastruktur unterhalten und aktualisiert. Buchhaltung: Führt alle relevanten Buchungen durch. Nebst der Betriebsbuchhaltung wird auch eine.. Debitoren-, Kreditorenbuchhaltung und eine Kassabuchhaltung geführt. Personaladministration: Führt alle relevanten Aufgaben einer Personaladministration wie Ein-, Austritt und Mutationen durch. Ebenfalls wird die Lohnbuchhaltung mit der Berücksichtigung der monatlichen Änderungen und Dienstzulagen durchgeführt. Bewohneradministration: Führt alle relevanten Aufgaben im Bereich der Bewohnerinnen und Bewohner wie Ein-, Austritt und Mutationen durch, stellt die Rechnungen der Bewohnerinnen und Bewohner an die gesetzlichen Vertretungen und führt die Präsenz- resp. Absenzabrechnung durch. Die Bewohneradministration ist ausserdem zuständig für die korrekte Abrechnung mit den ausserkantonalen Sozialämtern gemäss den Interkantonalen Vereinbarungen für soziale Einrichtungen (IVSE).

Im Hausdienst sind 14 Mitarbeitende mit 1150 Stellenprozenten tätig, davon sind 11 Mitarbeitende mit 960 Stellenprozenten Menschen mit einer Beeinträchtigung.

4 4 Hausdienst Die Aufgaben des Hausdienstes bestehen aus zwei Hauptgebieten: 1. Reinigung in folgenden Gebäuden oder Räumen: Reinigung Glättli und Wohnhaus Zwyssigstrasse 2: das Restaurant, alle Nasszellen, alle allgemeinen Räume wie Flure, Treppen, Pausen- und Büroräume, Wohnzimmer, Küche in den Gruppen etc. mindestens einmal im Jahr wird in jedem Zimmer eine Grundreinigung durchgeführt. Reinigung aller Büroräumlichkeiten der und der Teams WoQ1, 4-6 sowie des Ateliers. Nach der Inbetriebnahme des Neubaus werden die dortigen Räume ebenfalls durch den Hausdienst gereinigt. 2. Wäscherei Sortieren, waschen, trocknen und mangeln resp. bügeln folgender Wäsche: Betriebswäsche der Gastronomie (Küche, Café) Personalwäsche Bewohnerwäsche der Gruppen WoQ2+3 und WoG1-4 für Bewohnerinnen und Bewohner, sofern diese nicht fähig sind, selber zu waschen. Nach Inbetriebnahme des Neubaus Loogarten wird die gesamte Betriebs-, Personal- und Bewohnerwäsche der Häuser Zwyssigstrasse, Glättli und Loogarten in der Betriebswäscherei sortiert, gewaschen, getrocknet und gemangelt resp. gebügelt. Details sind im Konzept Betriebswäscherei festgehalten. Technik Folgende Dienstleistungen werden vom Team Technik erledigt: Unterhalt der Immobilien an der Zwyssigstrasse, Glättlistrasse und ab 2012 an der Loogartenstrasse, inkl. Garten Unterhalt und Verwaltung der Fahrzeuge. Zurzeit sind es 4 Busse und ein kleiner Lieferwagen kleinere Reparaturen und Anpassungsarbeiten bei den ca. 30 zugemieteten Wohnungen, sowie Atelier und Büros Unterhalt der Sicherheitsanlagen wie Brandmeldeanlage oder Lichtrufanlage Unterhalt der technischen Anlagen wie z.b. Heizungs-, Lüftungs- und Telefonanlage, Maschinenpark der Wäscherei und Küche Ansprechperson für Arbeits- und Betriebssicherheit Mitarbeiterschulung in Arbeitssicherheit Organisation von Zügelaktionen Möbellager- und Bilderverwaltung Bereitstellung der Infrastruktur bei Veranstaltungen Mitarbeitende und Kommunikation Eine optimale Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden im Team und den internen und externen Stellen gewährleistet, dass Anliegen und Anträge effektiv eingebracht und behandelt werden. Dazu braucht es Mitarbeitende, die sowohl Fachwissen besitzen als auch gewillt sind, gesamtheitlich und prozessorientiert zu denken. Als ein Führungsinstrument, um die oben genannten Ziele zu erreichen, werden folgende Sitzungen durchgeführt: Im Bereich der findet mindestens 14-tägig eine Teamsitzung statt, die von der Leitung... Bereich geführt wird. Es wird ein Sitzungsprotokoll geführt. Mit den Leitungen der Teams Hausdienst und Technik findet mindestens 14-tägig ein Liniengespräch statt. Die Leitungen der Teams haben mit ihren Teams mindestens monatlich eine Teamsitzung. Es werden mindestens Gesprächnotizen geführt. Sitzungsthemen ergeben sich aus dem Funktionendiagramm und der Kompetenzregelung, z.b. Sicherstellung der gesamtbetrieblichen Information an die Mitarbeitenden Austauschung von teaminternen Informationen Optimierung von Präsenz- und Arbeitszeiten Förderung der Zusammenarbeit im Team Optimierung der Arbeitsabläufe Mit allen Mitarbeitenden findet mindestens einmal jährlich ein Mitarbeitergespräch statt.

Wohnzimmer, Küche in den Gruppen etc. mindestens einmal im Jahr wird in jedem Zimmer eine Grundreinigung durchgeführt.

5 5 Finanzen und Wirtschaftlichkeit Jeder Franken, der für die Dienstleistung zuviel ausgegeben wird, wird in den Bereichen, die den Kernauftrag erfüllen, fehlen. Ziel ist es deshalb, einen effizienten und effektiven Dienstleistungsbereich zu führen. Alle Arbeiten werden durch interne Mitarbeitende und durch geeignete Massnahmen geprüft und kontrolliert. Die Buchhaltung wird durch einen externen Treuhänder zwei Mal im Jahr überprüft. Er erstellt mit dem Jahresabschluss einen Revisionsbericht. Eine Zertifizierungsstelle überprüft jährlich die Einhaltung der kantonalen Richtlinien, ebenfalls wird die Einhaltung der Richtlinien für das Erlangen des ZEWO-Zertifikats überprüft.

Alle Arbeiten werden durch interne Mitarbeitende und durch geeignete Massnahmen geprüft und kontrolliert.

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