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5 Dieses Buch ist meinem Mann, Kapitän Oguz Tosuner, Ocean Going Master, und unserem Sohn Bernd gewidmet. 5

6 Das Handbuch haben wir für erfahrene MitarbeiterInnen der Vorstands- und Chefetagen erstellt, die Schritt halten möchten mit dem global ausgerichteten Weg unserer Wirtschaft. Voraussetzung hierfür: Exzellentes Wissen um das gesamte Sekretariat/Office. FIM-Team FIM Fachinstitut für Management Bärbel Wedmann-Tosuner QUAMAWED Ahornstraße Penzberg/Oberbayern Tel.: Mobil: wedmann-tosuner@t-online.de 6

7 Kapitel Der Weg nach oben... 8 In wirtschaftlichen Zusammenhängen denken Management-Assistenz eine neue Herausforderung! Lebenslanges Lernen! Vorwort von Bärbel Wedmann-Tosuner (FIM) DANKE Management-Assistenz: Die (Re-)Evolution Persönliche und soziale Kompetenz Psychologische und soziologische Kompetenz Fachliche Kompetenzen Schriftliche Kommunikation Mündliche Kommunikation BWL Investition und Finanzierung Marketing Führung und Organisation Arbeitsrecht Personalmanagement Steuerrecht Aufbau und Gliederung einer Präsentation Zertifikat Schlusswort Literaturhinweise Index

8 Der Weg nach oben Wir befinden uns in einer Zeit des Wandels. Wohin wir auch immer blicken, sind wir mit Veränderungen konfrontiert: In Osteuropa wachsen junge Demokratien und Marktwirtschaften heran, jedoch auch Konflikte und wirtschaftliche Probleme. Nach der Verwirklichung des Binnenmarktes schreitet Europa mit bald 28 Mitgliedsstaaten in der Europäischen Union voran und gleichzeitig erreicht der Wettbewerb auf globaler Ebene völlig neue Dimensionen. Die großen Unternehmen sind längst Global Player, die in allen Märkten der Triade Europa - USA - Asien zu Hause sind. Die neuen Kommunikationsmedien bereiten der weltweiten Vernetzung keine Probleme mehr. Der Weg zur globalen Informationsgesellschaft ist geebnet. Es versteht sich von selbst, dass in einem derart dynamischen Umfeld auch die beruflichen Anforderungen ständig steigen. Die Bereitschaft und Befähigung zur ständigen Anpassung an neue Gegebenheiten wird zu einem grundlegenden Erfordernis in allen qualifizierten Berufen, ganz besonders aber in den Chefetagen der Wirtschaft. Dabei reicht es heute längst nicht mehr, einmal im Leben eine Berufsausbildung zu absolvieren. Vielmehr ist lebenslanges Lernen heute unabdingbar, um eine einmal erworbene Qualifikation im Wandel der Zeit aufrechtzuerhalten und den veränderten Anforderungen anzupassen. Neues wird heute in nahezu allen Bereichen verlangt. Führungsmethoden im Zuge des Lean Managements erfordern erweitertes Führungswissen. Neben der fachlichen spielt die psychologische Kompetenz eine wachsende Rolle im Management. Veränderungen in der Organisation, die mit der Abflachung und Dezentralisierung von Hierarchien einhergehen, stellen erhöhte Anforderungen an jeden Mitarbeiter. Und schließlich eröffnet die moderne EDV- und Kommunikationstechnik völlig neue Möglichkeiten der Organisation und Zusammenarbeit, die nur durch zeitgemäßes Wissen optimal ausgeschöpft werden können. 8

9 Das neue Buch Qualifizierte/r, Zertifizierte/r Management-Assistent/in von Bärbel Wedmann-Tosuner und ihrem Team gibt Antwort auf all diese Herausforderungen, die sich im Bereich der Unternehmensführung in der heutigen dynamischen Wirtschaftswelt stellen. Praktische Anleitungen bilden hier - gepaart mit anspruchsvollem theoretischem Hintergrundwissen - eine umfassende und zuverlässige Basis, um den Herausforderungen im Managementalltag souverän begegnen zu können. Prof. Dr. h. c. Lothar Späth Ministerpräsident a. D. ehem. Vorstandsvorsitzender der JenOptik, Jena 9

10 In wirtschaftlichen Zusammenhängen denken Diese Erkenntnis ist zwar nicht neu, aber in einem globalen Wettbewerbsumfeld, getrieben von laufenden kommunikationstechnischen Neuerungen, nicht nur Managern, Controllern und Vertriebsbeauftragten vorbehalten, sondern inzwischen essenziell für den Wirkungsgrad von Management-Assistenten. Deren Kompetenz und Effizienz entscheiden heute wesentlich mit, wenn es um den persönlichen Erfolg eines hochrangigen Managers eines Unternehmens geht. Effizienz beginnt mit der anspruchsvollen Funktion, ankommende Informationen und Aufgabenstellungen gezielt zu selektieren im Hinblick auf das wirtschaftliche und unternehmenspolitische Ziel der Firma und des Vorgesetzten. Sie setzt sich fort mit der Entwicklung eines angemessenen Gefühls für Abwägung und Priorisierung von Anfragen diverser Kunden und Geschäftspartner unter Marketing- und Controllinggesichtspunkten. Und nicht zuletzt ist es eine der vornehmsten Aufgaben, das Gesicht des Vorgesetzten nach innen und außen zu profilieren und mit zu vertreten. Dazu gehört eine hohe Sozialkompetenz bei der Annahme von Telefonaten sowie der Beantwortung von s und Korrespondenz unter wesentlicher Berücksichtigung der Unternehmensphilosophie und ihres Wertegerüsts. Denn an kaum einer anderen Stelle im Unternehmen wird so über seinen glaubwürdigen Auftritt und damit die Voraussetzung für erfolgreiches Marketing entschieden wie im Büro des Unternehmenslenkers. All diese anspruchsvollen Erfolgsfaktoren behandelt Frau Wedmann- Tosuner auf vorbildliche und differenzierte Weise und ermöglicht damit den Management-Assistenten ihre Arbeit in den Dienst des ganzheitlichen Denkens zu stellen. Daneben zeigt sie auf, wie man die entsprechenden Fähigkeiten optimal akquirieren und einsetzen kann. Mithin ge- 10

11 lingt es ihr, damit wirtschaftliches Denken auf einer Ebene zu vermitteln, die entscheidenden Einfluss auf die Wirksamkeit der Managementebenen eines Unternehmens hat. Abschließend ist es der Autorin ein berechtigtes Anliegen, dezidiert darauf hinzuweisen, dass eine enge Verfolgung der sich rasant verändernden kommunikationstechnischen Mittel conditio sine qua non ist, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dazu stellt sie klar, dass ohne kontinuierliche persönliche und wissensmäßige Weiterentwicklung die Grundlage für künftigen Erfolg fehlt. Mit diesem Werk hat Frau Wedmann-Tosuner eine dringend notwendige Grundlage für diese Art der Persönlichkeitsentwicklung von Management- Assistenten geschaffen, die idealerweise durch persönliches Training und Kommunikationsschulung unterstützt werden sollte. Peter Gatti Ehemaliger persönlich haftender Gesellschafter Hauck & Aufhäuser Privatbankiers Frankfurt 11

12 Management-Assistenz eine neue Herausforderung! Das Profil Qualifizierte Management-Assistenz, so wie von Bärbel Wedmann-Tosuner hier wissenschaftlich beschrieben, ist eine professionelle Darstellung der heutigen Anforderungen im Qualitätsmanagement an das Berufsbild mit dem Wissen um Grundlagen der Betriebswirtschaft, Marketing, Personalmanagement, Arbeitsrecht, schriftlicher und mündlicher Kommunikation, Präsentation und Psychologie. Dieses Handbuch ist ein Leitfaden für alle Mitarbeiter/innen der Führungsspitze. Für die heutige Chefgeneration ein absolutes Muss. Daher wünsche ich diesem Buchprojekt und dem dazugehörigen Zertifikats-Lehrgang mit allen wesentlichen Aspekten aus der Praxis viel Erfolg. Denn Qualifizierungen wie diese, mit Unterstützung der Vorgesetzen, sind motivierend und erfolgversprechend für die Umsetzung nach dem Motto: Mit Qualität in die Offensive! Dr. Horst Schrage Hauptgeschäftsführer der Industrie- und Handelskammer Hannover 12

13 Lebenslanges Lernen! Lebenslanges Lernen das sind Schlagworte, die eine entscheidende Rolle spielen werden, wenn es darum geht, dem aufkommenden Fachkräftemangel wirksam zu begegnen. Und bei immer mehr Unternehmen hat die Erkenntnis eingesetzt, dass Investitionen in Weiterbildung eine hohe Rendite bringen. Zugleich nehmen Mitarbeiter/innen zunehmend Angebote zur Fortbildung wahr, und die Politik fördert mit verschiedenen Maßnahmen insbesondere kleine und mittlere Betriebe sowie Arbeitnehmer/innen bei der zielgerichteten Weiterbildung. Doch der Schwerpunkt der wachsenden Weiterbildungsaktivitäten liegt oft im technischen und administrativen Bereich: spezielle EDV-Schulungen, Anwendungen im Betrieb, neue Produkte und vieles mehr. Besonders erfolgreich erweisen sich aber die Schulungen, die helfen, nachhaltig die tägliche Arbeit zu optimieren. Die Qualifizierte Management-Assistenz ist ein besonders gelungenes Beispiel dieser Art von Weiterbildung. Alle wesentlichen Aspekte aus der Praxis der Assistenz werden behandelt. Die Rückmeldungen der Teilnehmer/innen sind entsprechend positiv. Vorgesetzte sind also gut beraten, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern diese Form von Weiterbildung zu ermöglichen. Denn Qualifizierungen, die eine konkrete Umsetzung (und Verbesserung) im eigenen Arbeitsumfeld fördern und fordern, sind besonders motivierend. Dazu trägt auch die Aufteilung in mehrere Blöcke bei. Schließlich ist der Austausch unter den Teilnehmer/innen gewinnbringend. Und ein weiteres Argument spricht für die Weiterbildung zur Qualifizierten Management- Assistenz: Beim Tätigkeitsfeld der Teilnehmer/innen handelt es sich um eine zentrale Schnittstelle im Unternehmen, die wie wohl unsere Arbeitswelt insgesamt parallel immer mehr und immer komplexere Vorgänge umfasst. Bei diesen zentralen Schnittstellen ist eine quantitative Verbesserung (also mehr Personal) nur selten möglich. Deshalb brau- 13

14 chen wir mehr Qualität. Diesen Qualitätssprung kann Weiterbildung bewirken. Dr. Dirk Lüerßen Timo Weise Geschäftsführer ab Aus- und Weiterbildung IHK Leiter Aus- und Weiterfür Ostfriesland und Papenburg bildung IHK für Ostfriesland und Papenburg Sprecher für Weiterbildung Niedersächsischer Industrieund Handelskammertag ab Geschäftsführer Wachstumsregion Ems-Achse Ems-Achse GmbH, Papenburg 14

15 Vorwort von Bärbel Wedmann-Tosuner (FIM) Mit Einführung des Qualitätsmanagements um 1990 veränderte sich das Berufsbild der Sekretariats-/Vorzimmer-Mitarbeiterinnen der Chefetagen. Nicht nur Produkte wurden zum Stichwort Qualität herangezogen, sondern auch Tätigkeiten, Dienstleistungen und Verwaltungsarbeit sollten nach bestimmten Qualitätsanforderungen beurteilt werden. Einer der Grundsätze: Do it right the first time! Anlass genug, zum Thema Chef-Sekretariat/Chef-Vorzimmer ein Weiterbildungskonzept zu entwickeln, um den hohen Ansprüchen der neuen Generation von Führungskräften zu genügen. Mit Unterstützung von Dr. Barbara Klein vom Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation sowie in Zusammenarbeit mit den Dozenten der Lehrstühle für Betriebswirtschaft, Marketing, Psychologie und Pädagogik der Universitäten Münster, Bielefeld und Duisburg-Essen entstand ab 1992 das Konzept, welches ständig weiter entwickelt wird, angepasst an die Erfordernisse der heutigen dynamischen Wirtschaftswelt. Ermutigt durch Wissenschaft und Forschung und unterstützt von kompetenten Führungskräften der Wirtschaft auf internationaler Ebene konnte sich dieses Weiterbildungskonzept durchsetzen: Kooperationen mit Industrie- und Handelskammern, u. a. IHK Projekte GmbH, Hannover, IHK München, Weiterbildungszentrum Westerham, IHK für Ostfriesland und Papenburg, Emden sowie Kooperationen mit Bank-/Sparkassen- und Wirtschaftsakademien, u. a. RWGV-Akademie in Köln und Münster. Somit entstand auch der Wunsch, ein erweitertes Buch zu bundesweit angebotenen Lehrgängen wie Qualifizierte/r und Zertifizierte/r Management-Assistent/in auf den Markt zu bringen. Das Handbuch spiegelt die wesentlichen Inhalte der Lehrgänge wieder. Nicht so ausführlich, sonst müsste das Werk 1000 Seiten beinhalten. Lassen Sie sich von dem Handbuch überzeugen und besuchen Sie den Lehrgang ( um anschließend Ihre erworbenen zertifizierten Kompetenzen in Ihrer Tätigkeit als Assistenz umzusetzen, den 15