SEPA Umstellung Was Vereine jetzt tun müssen

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1 Olpe Drolshagen Wenden SEPA Umstellung Was Vereine jetzt tun müssen Der EU-Gesetzgeber schreibt die Abschaltung nationaler Euro-Zahlverfahren zum vor Ab dem 1. Februar 2014 verändert SEPA, der einheitliche Euro- Zahlungsverkehrsraum, den bargeldlosen Zahlungsverkehr auch hierzulande. Alle Überweisungen und Lastschriften in Euro auch innerhalb Deutschlands sind dann nach europaweit einheitlichen Verfahren vorzunehmen (SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift). Vor allem Lastschriften sind von den neuen Vorgaben betroffen, während bei Überweisungen lediglich die Kontonummer und die Bankleitzahl durch die IBAN (internationale Kontonummer) ersetzt werden.! Per Gesetz müssen zum 1. Februar 2014 alle* vorhandenen Zahlverfahren abgestellt werden. *Bis 2016 werden vielfach z. B. Kartenzahlungen von Einzelhändlern noch im alten DTA-Format abgewickelt werden und Verbraucher (nicht gleichzusetzen mit Vereinen) können anstelle von IBAN und BIC noch Kontonummer und Bankleitzahl etwa im Onlinebanking eintragen (Konvertierung). Olpe Drolshagen Wenden Seite 2 SEPA-Migration für Vereine Seite 1

2 Die SEPA-Überweisung Finanzgruppe Deutscher Sparkassen- und Giroverband Sparkasse Musterstadt Seite 3 Die SEPA-Überweisung ersetzt die klassische Überweisung 1 Zur eindeutigen Identifikation des Zahlungsempfängers muss bei der SEPA-Überweisung die IBAN und ggf. der BIC angegeben werden. 1 HOTEL DE PARIS BE Zahlungen in Euro auch über Euro hinaus. BANKBEBB 2 3 Der Kontoinhaber muss bei der SEPA-Überweisung ebenfalls seine IBAN angeben. 3 MAX MUSTERMANN ! Die SEPA-Überweisung kann sofort genutzt werden. Tipp: Onlinebanking bietet Komfortfunktionen wie Terminüberweisungen oder Vorlagen. Olpe Drolshagen Wenden Seite 4 SEPA-Migration für Vereine Seite 2

3 Die SEPA-Lastschrift Finanzgruppe Deutscher Sparkassen- und Giroverband Sparkasse Musterstadt Seite 5 Zur strukturierten Umsetzung der SEPA-Migration sollte rechtzeitig eine Bestandsaufnahme stattfinden Checkliste für die SEPA-Umstellung im Verein:! Sie nutzen SPG-Verein? Die aktuelle Version und einen SEPA- Umstellungsleitfaden finden Sie auf Olpe Drolshagen Wenden Seite 6 SEPA-Migration für Vereine Seite 3

4 Sofortmaßnahmen: Gläubiger-ID beantragen Wer Lastschriften einziehen möchte, benötigt eine Gläubiger- Identifikationsnummer (kurz Gläubiger-ID). Diese dient der Identifikation eines Lastschrifteinreichers (18 Stellen). ISO-Ländercode Prüfziffer Geschäftsbereichskennung Nationales Identifikationsmerkmal DE 02 ZZZ Quelle: Deutsche Bundesbank Olpe Drolshagen Wenden Infoabend SEPA-Umstellung Seite 7 Sofortmaßnahmen: Gläubiger-ID beantragen Siehe Unterlagen 3. Personenvereinigung (= nicht e. V.) bzw. e. V. Olpe Drolshagen Wenden Infoabend SEPA-Umstellung Seite 8 SEPA-Migration für Vereine Seite 4

5 Sofortmaßnahmen: Gläubiger-ID beantragen 4. Olpe Drolshagen Wenden Infoabend SEPA-Umstellung Seite 9 Sofortmaßnahmen: Gläubiger-ID beantragen 5. Vereinsregister-Nummer nicht zur Hand? Olpe Drolshagen Wenden Infoabend SEPA-Umstellung Seite 10 SEPA-Migration für Vereine Seite 5

6 Sofortmaßnahmen: Inkassovereinbarung abschließen Die Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA- Basis-Lastschrift (kurz Inkassovereinbarung) ist die vertragliche Grundlage mit uns, um Forderungen im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren einziehen zu können. Inkassovereinbarung abschließen: 1. Gläubiger-ID ergänzen (Seite 1)! 2. Unterschreiben (Seite 4, rechts unten) Vertretungsberechtigter des Vereins je nach Satzung 3. Vertrag zurückschicken Sie haben kürzlich eine vorgefertigte Vereinbarung von uns erhalten, damit auch nach dem Lastschrifteinzüge möglich sind. Olpe Drolshagen Wenden Seite 11 Der Ablauf einer SEPA-Basis-Lastschrift ähnelt grundsätzlich dem Ablauf im bisherigen Verfahren Die SEPA-Lastschriftverfahren ermöglichen inländische und grenzüberschreitende Lastschrifteinzüge in Euro auf Basis eines zuvor vom Zahlungspflichtigen erteilten SEPA-Lastschriftmandats. Festes Fälligkeitsdatum/ Vorlagefristen SEPA-Basis-Lastschrift Ja Fälligkeitsdatum./. 6 Geschäftstage bei Erst- /Einmal- und 3 Geschäftstage bei Folgelastschriften (Ziffer 8 Inkassovereinbarung) Einzugsermächtigung Nein (bei Sicht) Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen Eindeutige Identifikation des Mandats 8 Wochen ab Belastung (13 Monate bei fehlendem Mandat) Ja (Gläubiger-ID und Mandatsreferenz) 8 Wochen ab Belastung (ggf. 13 Monate ab Kenntnis)* Kundenkennung IBAN und ggf. BIC Kontonummer und BLZ Vorabinformation vor dem (ersten) Einzug Bestandteil des Verfahrens Nein empfehlenswert * Seit mit Änderung der Lastschriftbedingungen Olpe Drolshagen Wenden Seite 12 SEPA-Migration für Vereine Seite 6

7 Voraussetzungen zur Nutzung von SEPA-Lastschriften (Zahlungsempfänger) Ihre Mitglieder werden mindestens 14-Tage vor Fälligkeit über den Einzug mittels SEPA informiert? Damit der Zahlungspflichtige den Lastschrifteinzug planen kann, ist die (schriftliche) Ankündigung des Lastschrifteinzuges erforderlich (gesetzlich 14 Tage, kann verkürzt werden). Basis ist der Fälligkeitstag, den Sie eventuell bereits mit Ihren Mitgliedern vereinbart haben oder vereinbaren müssen.! Tipp: Sie können die Vorabankündigung in den Mitgliedsantrag integrieren. Lediglich bei Beitragsanpassungen ist dann eine Ankündigung nötig. Einreichung der Lastschrift (D-14 bis D-6/bzw. D-3) Eine Lastschrift kann frühestens 14 Tage und muss spätestens 6 Tage vor Fälligkeit (Erstlastschrift) bzw. 3 Tage vor Fälligkeit (Folgelastschrift) bei Ihrer Sparkasse eingehen. Olpe Drolshagen Wenden Seite 13 Das SEPA-Lastschriftmandat Olpe Drolshagen Wenden SEPA-Migration für Vereine Seite 7

8 Das SEPA-Lastschriftmandat Einfache Kontrolle durch neue Identifikationsmerkmale Das SEPA-Lastschriftmandat muss schriftlich eingeholt werden und beinhaltet neben einem einheitlichen Autorisierungstext folgende Angaben vom Zahlungsempfänger (Verein): Name und Adresse Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz (individuell vom Zahlungsempfänger für jedes SEPA- Mandat festzulegen) Kennzeichnung für wiederkehrende/einmalige Zahlungen vom Zahlungspflichtigen (Mitglied): Name und Anschrift des Kontoinhabers IBAN und ggf. BIC Unterschrift und Unterschriftsdatum auf neuem Mandat oder schriftlicher Einzugsermächtigung Olpe Drolshagen Wenden Seite 15 Bereits bestehende Einzugsermächtigungen können als SEPA-Basis-Lastschriftmandate weitergenutzt werden Sie müssen den Zahlungspflichtigen vor dem ersten Einzug lediglich die ihm fehlenden Angaben mitteilen: Künftige Lastschrifteinzüge nehmen wir per SEPA-Basis-Lastschrift vor. Unsere Gläubiger-ID: [Gläubiger-ID] Ihre Mandatsreferenz: [Mandatsreferenz, z. B. Mitgliedsnummer] Der nächste Einzug erfolgt am [Datum] jeweils zum 1. Werktag eines Monats.! Tipp: Für Neumitglieder können Sie übergangsweise das Kombimandat (Einzugsermächtigung und SEPA-Mandat) verwenden. - Formulare (rechter Bildschirmrand) Olpe Drolshagen Wenden Seite 16 SEPA-Migration für Vereine Seite 8

9 Unterstützung auf Formulare IBAN-Rechner SPG-Verein Gläubiger-ID Olpe Drolshagen Wenden Seite 17 Fazit Durch den gesetzlich vorgeschriebenen Migrations-Endtermin zum stehen insbesondere Sie als Vereine vor der Herausforderung, die SEPA-Umstellung erfolgreich und rechtzeitig zu meistern. Die Sparkasse Olpe- Drolshagen-Wenden begleitet Sie gern als zuverlässiger Partner bei Ihrer SEPA- Migration und hält zahlreiche Unterstützungsmöglichkeiten für Sie bereit. Olpe Drolshagen Wenden Seite 18 SEPA-Migration für Vereine Seite 9

10 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Olpe Drolshagen Wenden Seite 19 Die Einführung von SEPA aus Sicht eines Vereins SEPA-Migration für Vereine Seite 10

11 Sachstand vor der Umstellung Chor aus Freudenberg-Alchen ist Kunde der dortigen Sparkasse Verein mit ca. 100 Mitgliedern Gemischte Beitragszahlerstruktur: Lastschrift, Überweisung, Barzahlung Unterschiedliche Beitragshöhen und Fälligkeitstage Eigene Funktion im Verein: Vorsitzender Aber auch: SEPA-Projektleiter in der Sparkasse Sachstand vor der Umstellung 91 Lastschrifteinzüge und 25 Überweisungen pro Jahr Vereinsverwaltung SPG-Verein (Zahlungsverkehr: nur DTA, Version -fähig) Upload der DTA-Dateien über Internet-Banking der Sparkasse Schriftliche Einzugsermächtigungen liegen nicht von allen Mitgliedern vor SEPA-Migration für Vereine Seite 11

12 Sachstand vor der Umstellung Erwähnung unserer Bankverbindung nur im Internet (Wie ist es bei Ihnen? Briefe? Formulare?) Sachstand vor der Umstellung Erwähnung unserer Bankverbindung nur im Internet (Wie ist es bei Ihnen? Briefe? Formulare?) Online-Spende per Lastschrift birgt ein gewisses Risiko SEPA-Migration für Vereine Seite 12

13 Technische Vorbereitungen SPG-Verein: Upgrade auf Version Umstellungs-Leitfaden Download unter: Reiter Vereine SPG-Verein SEPA-Migration für Vereine Seite 13

14 Technische Vorbereitungen Neuinstallation ins vorhandene Programmverzeichnis Falls das Programm nach der Installation noch Updates anbietet, empfiehlt es sich, diese zu installieren. Weitere Vorbereitungen Gläubiger-ID bei Bundesbank beantragt: DE08ZZZ Vertrag mit der Sparkasse (Lastschrifteinzug) Ergänzung des Mitgliedsantrags um Lastschriftmandat Anleitungen und Formulare auch unter: erhältlich SEPA-Migration für Vereine Seite 14

15 Umstellungsphase Der Text ist als Kombimandat abgefasst (SEPA+DTA) auf erhältlich Fehlende Einzugsermächtigungen bei passiven Mitgliedern holen wir nicht ein Bestehende Einzugsermächtigungen werden ordentlich archiviert Umwidmung der Einzugsermächtigungen mittels Verwendungszweck-Mitteilung SEPA-Migration für Vereine Seite 15

16 Beantragung Gläubiger-ID: Gläubiger-ID SEPA-Migration für Vereine Seite 16

17 SEPA-Migration für Vereine Seite 17

18 Direkt nach Absenden des Antrags kommt eine SEPA-Migration für Vereine Seite 18

19 Zwischen der Antragsbestätigung und der Zuteilung vergehen zwischen 3 und 24 Stunden Vorbereitungen in SPG-Verein Anstelle von SPG-Verein können auch andere Programme oder die Internet-Filiale für den Einzug genutzt werden, aber in jedem Fall online! (keine Belege, Disketten o. ä.) SEPA-Migration für Vereine Seite 19

20 Eintragen der Gläubiger-ID Ergänzen der Bankverbindungen mittels Massenänderung SEPA-Migration für Vereine Seite 20

21 Schritt für Schritt: 1. BIC aufbauen SEPA-Migration für Vereine Seite 21

22 2. IBAN aufbauen 3. SEPA-Mandatsreferenz aufbauen SEPA-Migration für Vereine Seite 22

23 4. Datum Mandatsreferenz aufbauen Umwidmung der Einzugsermächtigungen in Mandate Beitrag 2013 Umwidmung Ihrer vorhandenen Einzugsermaechtigung in ein SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat zum Kuenftige Einzuege im SEPA-Format. <Gläubiger-ID> <Mandatsref> SEPA-Migration für Vereine Seite 23

24 Noch ein paar Worte zur Umwidmung Wenn Sie den Beitragseinzug für dieses Jahr schon hinter sich haben: Einzug im Januar 2014 oder Schaukasten oder Kommunales Amtsblatt oder Vereinszeitung oder Briefe (besser nicht) oder es einfach sein lassen hier ist weniger mehr! Endgültige Umstellung auf SEPA SEPA-Migration für Vereine Seite 24

25 Endgültige Umstellung auf SEPA Erst anwenden, wenn vor dem keine Lastschriften mehr fällig sind! Beitragseinzug mit SEPA SEPA-Migration für Vereine Seite 25

26 Beitragseinzug mit SEPA Beitragseinzug mit SEPA Erster SEPA-Einzug Wenn später neue Mitglieder hinzugekommen sind, sind deren Beiträge separat als Erst- Lastschriften einzuziehen. Die anderen Mitgliedsbeiträge werden ab dem zweiten SEPA- Einzug als Folgelastschriften eingezogen. SEPA-Migration für Vereine Seite 26

27 Zweiter Beitragseinzug mit SEPA Wichtig: Bei der Ausführung als Erst-Lastschrift werden nur Mitglieder berücksichtigt, bei denen noch keine SEPA- Lastschrift gezogen wurde! Nach der Umstellung Neue SEPA-Mandate nur noch schriftlich einholen Die Vorabinformation (Ankündigung des nächsten Einzugs) lassen wir weg Weniger ist mehr! Wahlweise Angabe von BIC/IBAN und KTO/BLZ gibt die Möglichkeit intern umzurechnen (SPG-Verein). Die Mitgliedsnummer (Mandatsreferenz) wird nach dem Eintritt (vorzugsweise) per übermittelt. SEPA-Migration für Vereine Seite 27

28 Wir sind bereit SEPA kann kommen!!! Gläubiger-ID Lastschriftvereinbarung Programm-Update Mitgliederinformation Technische Umstellung Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Zeit für Ihre Fragen SEPA-Migration für Vereine Seite 28

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