Workflow. Stand : September 2005

Transkript

1 Workflow Stand : September 2005

2 Gliederung Definition Vorteile Merkmale Bestandteile Modellierung Arten Beispiele

3 Workflow - Definition Ein Workflow bezeichnet mehrere dynamische, abteilungsübergreifende aber fachlich zusammenhängende, arbeitsteilige Aktivitäten, die in logischer oder zeitlicher Abhängigkeit zueinander stehen. Ein Workflow ist die informationstechnische Realisierung eines Geschäftsprozesses.

4 Beispiel Rechnungseingang (vorher) Abteilungsleiter Kontrolle Rückfrage Freigabe Fachabteilung Rechnungserfassung Klärung Hauspost Rechnungs eingang Transport Transport Transport Transport Transport Buchhaltung Zahlung Quelle: Keil, Hans-Werner: Von der Geschäftsprozeßgestaltung zum Workflow. Folie 13

5 Beispiel Rechnungseingang (nachher) Abteilungsleiter Kontrolle Rückfrage Freigabe Fachabteilung Hauspost Buchhaltung Rechnungseingang EDI, Imaging Rechnungsbearbeitung Klärung Zahlung Datenbank Quelle: Keil, Hans-Werner: Von der Geschäftsprozeßgestaltung zum Workflow. Folie 14

6 Workflow - Voraussetzungen die einzelnen Vorgangsschritte sind klar gegeneinander abgegrenzt, der Ablauf eines Vorgangs ist eindeutig, nach klaren Regeln definiert, den an der Vorgangsbearbeitung beteiligten Mitarbeitern lassen sich Funktionen, Rollen und Kompetenzen zuweisen, die Informationsbearbeitung- und bereitstellung ist automatisierbar, so daß der gesamte Arbeitsprozeß vom Dokumentenzugriff bis zur Archivierung weitgehend planbar ist. Der Workflow also muß einen hohen Strukturierungsgrad aufweisen, arbeitsteilig erfolgen, wiederholt auftreten und modellierbar sein.

7 Workflow-Management - Definition

8 Workflow-Management - Definition Workflow-Management ist die IT-basierte Unterstützung von Geschäftsprozessen. Dazu zählt: das Spezifizieren (Geschäftsprozessmodellierung) das Optimieren (Business Process Reengineering) durch Simulation, Analyse und Reorganisation das Implementieren (Workflow-Modellierung) das Ausführen (Workflow-Management-System)

9 Workflow-Management - Sichten

10 Ziel Dem richtigen Bearbeiter zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Informationen und die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stellen.

11 Vorteile 1 Optimierung von Bearbeitungsprozessen Reduzierung von Durchlauf- und Liegezeiten höhere Transparenz Entlastung der Mitarbeiter von zeitraubenden Nachforschungen Vermeidung von mehrfacher Datenerfassung

12 Vorteile 2 Automatisierung von Geschäftsprozessen Schnellerer und einfacherer Zugang zu Informationen Wegfall des Transport- und Verteilaufwandes Aktueller Überblick über relevante Unternehmensdaten Arbeitsprozesse und Mitarbeiterorganisation flexibel änderbar Handhabung von Ausnahmen

13 Ergebnis Verbesserung interner Ablaufstrukturen Erhöhung der Mitarbeitermotivation Reduzierung der Bearbeitungskosten

14 Gliederung Definition Vorteile Merkmale Bestandteile Modellierung Arten Beispiele

15 Workflow - Merkmale Ein Workflow hat einem Auslöser (Trigger) besteht aus Vorgangsschritten (Aktionen, Aktivitäten, Tätigkeiten) kann weiter zerlegt werden, kann an Bedingungen geknüpft sein, kann parallel ausgeführte Vorgangsschritte (Nebenläufigkeit) enthalten, hat einen Abschluß.

16 Workflow Merkmale 2 klare Abgrenzung der einzelnen Vorgangsschritte Definition des Ablauf nach eindeutigen Regeln Zuweisung von Rolle und Kompetenzen an die an der Vorgangsbearbeitung beteiligten Mitarbeiter Automatisierung der Informationsbearbeitung- und -bereitstellung Planbarkeit des gesamten Geschäftsprozesses vom Dokumentenzugriff bis zur Archivierung

17 Workflow - Zusammenhänge

18 Workflow-Management - Funktionen

19 Workflowmanagement - Aufgaben Workflow-Management-Systeme unterstützen Aufgaben mit einer bestimmten Ablaufstruktur etwa Abwicklung einer Schadensmeldung in Versicherung Wiederkehrende, gut strukturierte Vorgänge Vorgangssteuerung steht im Vordergrund, die Kooperation bei der Bearbeitung von Geschäftsprozessen erzwingt Die beteiligten Mitarbeiter müssen dabei nicht notwendigerweise in einer Gruppe arbeiten

20 Workflow - Bestandteile Aktivitäten:Was soll gemacht werden? Organisatorische Einheiten: Wer soll etwas machen? Informationsobjekte / Dokumente: (1)Welche Informationen sind zur Ausführung der Aktivität notwendig? (2)Welche Informationen werden bei der Durchführung der Aktivität erzeugt? Werkzeuge / Anwendungssysteme: Welche Technik bzw. Werkzeuge und DV-Anwendungen kommen bei der Durchführung der Aktivität zum Einsatz? Quelle : COI

21 Workflow - Funktionen Historie aufzeichnen Bedingungen auswerten Aufgabe erzeugen Engine Engine Bearbeiter zuordnen Zeitvorgaben überwachen Datenfluß organisieren Ereignisse verarbeiten Quelle : Seidel SAP

22 Workflow - Logik Was wird Aufgabe Wie von Prozeßlogik Wem und Aufgabenträger Womit bearbeitet? Werkzeuge & Daten

23 Workflow - Architektur ORGANISATIONS- DATENBANK zentrale Verwaltung übersichtliche Information einfache Pflege MODELLLIERUNG starre und flexible Prozesse intuitive und flexible Modellierung Übernahme der Modelle per Knopfdruck Workflowmanagement SIMULATION schnelle Überprüfung der Modelle unterschiedliche Rahmenbedingungen Zeit- und Kostenkontrolle WORKFLOW-ENGINE zentraler Überblick durch Vorgangsleitstand (Monitoring) Auslastungskontrolle Erkennung von Problemstellen

24 Gliederung Definition Vorteile Merkmale Bestandteile Modellierung Arten Beispiele

25 Workflow - Lifecycle

26 Workflow - Modellierung Da Workflow Management einen automatisierten Ablauf von Prozessen (Vorgängen) anstrebt, indem u.a. die einzelnen Aktivitäten (Bearbeitungsschritte), deren Voraussetzungen und deren Reihenfolge im Rahmen des Vorgangs vorgegeben werden, ist eine Formalisierung der Vorgänge notwendig. Diese Formalisierung wird als Modellierung bezeichnet.

27 Workflow - Modellierung Der Nutzen: einfach per Mausklick Schnelle und graphische Modellierung von Prozessen Keine Programmierkenntnisse erforderlich Anpassung und Erfassung von neuen und bestehenden Prozessen mit geringstem Aufwand. Schnelle Reaktion auf sich verändernde Prozessabläufe

28 Workflow - Modellierung Aktivität Parallele Abschnitte Alternative Abschnitte IF Schleife Aktivität mit Terminierung

29 Workflow - Modellierung cont. Workflows werden modelliert, um eine Grundlage für die Ausführung durch ein Workflow- Management-System zu erarbeiten, die automatische Zuweisung von Aktivitäten an Mitarbeiter zu ermöglichen und die leichte Änderbarkeit des Software-Systems zu gewährleisten.

30 Workflow - Modellierungsbereiche Abläufe: Modellierung der Aktivitäten und ihrer Reihenfolge im Prozess. Informationen und Informationsfluss: Modellierung der Objekte und Dokumente, die im Rahmen eines Workflow erzeugt werden bzw. für die Aufgabe genutzt und evtl. bearbeitet werden. Organisation: Modellierung der Akteure, Rollen, Verantwortlichkeiten und Berechtigungen, Vertretungen.

31 Modellierungsbereiche - Beispiel

32 Workflow - Organisation Gebäude Abteilung COI-M Kostenstelle 0815 Rechte/ Rollen Der Nutzen: Einbeziehung aller relevanten Organisationsdaten Verwaltung bis auf Kostenstellenebene Zugriffsvergabe für Dokumente Abbildung der Organisation in elektronischer Form inklusive der einzelnen Rechte und Rollender Mitarbeiter Zentraler Überblick und schnelle Änderung von Zuordnungen

33 Workflow Organisation cont. Einstellungen Gruppe Organisationsmodell = Aufbaustruktur des Unternehmens Urlaub Krankheit Quelle : Seidel SAP Sonder- aufgaben Ausscheiden

34 Workflow und Rollenkonzept

35 Workflow und Rollenauflösung Rolle Einschränkung der möglichen Bearbeiter durch "Organisations-Filter" Aufgabe (Definition) Beleg buchen Verknüpft mit Stelle Sachbearbeiter FI Rolle (Bearbeiter) Buchungssachbearbeiter Parameter der Rolle Kundenname Rechnungshöhe Aktivität zur Laufzeit Quelle : Seidel SAP Beleg 4712 buchen Kunde H. Müller KG Rechnungshöhe 250,000,-- DM Kundenname A - G Kundenname O - Z Sachbearbieter FI Kundenname H - N Rechnungshöhe: < ,-- DM Rechnungshöhe: > ,-- DM

36 Workflow - Simulation Kosten Zeit Auslastung Ablauf Engpässe kritischer Pfad Der Nutzen: Simulation der Prozesse mit verschiedenen Rahmenbedingungen Zeit- und Kostenaufwand Engpassermittlung.

37 Modell der Workflow Management Coalition Dokumentensicht ROOT Buildtime Modellierung Document Document Data Element Data Element Workflow-Steuerung Runtime Ausführung Überwachung

38 WfMC Referenzmodell

39 Gliederung Definition Vorteile Merkmale Bestandteile Modellierung Arten Beispiele

40 Workflowarten Ad-hoc-Workflow z.b. bei allen Mailsystemen durch einfaches Versenden einer Nachricht, weiterer Ablauf ist nicht direkt beeinflussbar. Flexibler Workflow Vor Prozessbeginn Definition des Ablaufes, aber mit der Möglichkeit, während der Laufzeit noch Prozesse und deren Modelle zu verändern. Strukturierter Workflow Definition von festgelegten Prozessen in reaktiv unveränderbaren Umgebungen, Prozessmodelle können nur gesamt und nicht für einzelne laufende Prozesse verändert werden.

41 Workflowarten - Vergleich

42 Workflow - Klassifizierung Quelle: Martens, Humboldt-UNI, Berlin

43 Workflow - Klassifizierung cont. Quelle: Martens, Humboldt-UNI, Berlin

44 Geschäftsprozess versus Workflow Quelle: Martens, Humboldt-UNI, Berlin

45 Workflow - flexibler Workflow Wiederholfaktor Modifizierbarkeit Prozeßkomplexität Automatische Weiterleitung Planbarkeit von Varianten Quelle : COI

46 Workflow - Ad-Hoc Workflow Wiederholfaktor Modifizierbarkeit Prozeßkomplexität Automatische Weiterleitung Planbarkeit von Varianten Quelle : COI

47 Ad-Hoc Workflow - Merkmale keine Modellierungsphase reine Versendung von Nachrichten an nächste Bearbeiter/innen einfache Konfiguration schnelle Reaktions- und Umsetzungsfähigkeit auf Änderungen keine direkte Kontrolle des weiteren Ablaufes keine Kapazitätsplanung (Zeiten, Kosten, etc.) keine Statusanzeige/ -meldung keine direkten Überwachungs- und Eingriffsmöglichkeiten

48 Workflow - Strukturierter Workflow Wiederholfaktor Modifizierbarkeit Prozeßkomplexität Automatische Weiterleitung Planbarkeit von Varianten Quelle : COI

49 Strukturierter vs. flexibler Workflow Prozeßorientiert Stark strukturiert Projektorientiert Aktivität Aktivität Teilstrukturiert Änderung zur Laufzeit Aktivität Aktivität Teamorientiert Unstrukturiert Checklisten Teilvorgang 1 Teilvorgang 2 Checkliste Checkliste Aktivität 1.3 Aktivität 1.3 Checkliste Aktivität Aktivität Checkliste Aktivität Aktivität Checkliste Aktivität 2.3 Aktivität 2.3 Checkliste strkturierter Workflow flexibler Workflow

50 Strukturierter vs. flexibler Workflow cont Strukturierter Workflow Flexibler Workflow Ein Geschäftsprozessmodell für alle zugehörigen Vorgänge Basismodelle im Workflow- Repository Änderung des Modells wirkt sich auf alle zugehörigen Vorgänge aus Jeder Vorgang besitzt sein eigenes Geschäftsprozessmodell Vorgänge können zur Laufzeit nicht geändert werden Änderungen des Basismodells wirken sich nicht auf Vorgänge aus Sehr komplexe Workflows modellierbar (u.a. automatische Entscheidungen) Vorgänge können zur Laufzeit geändert werden

51 Workflowarten - Vergleich Ad-Hoc Strukturiert Flexibel Kombination

52 Ausnahmensituationen Das Zurückgeben/Rückfragen an den vorherigen Sachbearbeiter Das Erklären der Nichtzuständigkeit Das Umleiten eines Vorganges Das Zurücksetzen und der Neustart eines Vorganges Das Überspringen eines Bearbeitungsschrittes

53 Gliederung Definition Vorteile Merkmale Bestandteile Modellierung Arten Beispiele

54 Rechnungsprüfung Unkoordinierter Rechnungslauf Hoher Transport- und Verteilungsaufwand Keine zeitnahe Informationsbereitstellung Redundante Datenhaltung Keine einheitlichen Bearbeitungsstände Papierdatenhaltung ressourcenintensiv

55 Verknüpfung von Anwendungen PPS Buchhaltung Datenbank Workflow System Office-System Optisches Archiv Quelle : FH Deggendorf

56 Kundenstatusänderung Besuch vereinbaren Vertriebsleitung Kreditlimit anpassen Auslöser Kredit-SB Kundenbetreuer Produktionsplan ändern Kunde wird Großkunde Produktmanager Quelle : FH Deggendorf

57 Gesamte Prozesskette Anfrage Angebot Auftrag Versand Faktura Buchung CRM ERP Produktion Angebotserstellung Auftragsannahme Rechnungserstellung Rechnungsprüfung Quelle : IDS Scheer

58 Serviceprovider Handy- Antrag Fax-Antrag Brief-Antrag Scannen Barcode- Entschlüsselung ja Antrag Kreditversicherungsauskunft Aktivierung nein Kundendaten Abrechnungssystem Freischaltung D1/D2 Archiv

59 Literatur-Demos Workflow-Demo : und auf entsprechender CD Workflow-Tool : und Info-CD