Der Grundsatz der Gesamtverantwortung. Haften alle immer gemeinsam?

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1 Friederike Spaniol Versicherungspraxis, April 2014 Managerhaftung Der Grundsatz der Gesamtverantwortung des Vorstands Haften alle immer gemeinsam? 1. EINLEITUNG Vorstandsmitglieder sind hohen Haftungsrisiken wegen vermeintlicher Verletzung ihrer Vorstandspflichten ausgesetzt. Die möglichen Forderungen übersteigen regelmäßig das Privatvermögen der Vorstandsmitglieder. Das Haftungsrisiko eines jeden Vorstandsmitglieds richtet sich nicht ausschließlich nach seiner Ressortzuständigkeit. Die Haftung geht nach dem Grundsatz der Gesamtverantwortung weit darüber hinaus. Mit den Anforderungen an Vorstandsmitglieder im Hinblick auf die Gesamtverantwortung des Vorstands und die einzelnen Ressortzuständigkeiten beschäftigt sich der nachfolgende Beitrag. 2. DER GRUNDSATZ DER GESAMTVERANTWORTUNG Der Grundsatz der Gesamtverantwortung besagt, dass jedes Vorstandsmitglied die Pflicht für die Geschäftsleitung im Ganzen trägt und dass dieser Allzuständigkeit eine umfassende Verantwortung für die Belange der Gesellschaft gegenübersteht 1. 1 BGH NJW 2001, 969, 971; BGH NJW 1997, 130, 132; BGH NJW 1990, 2560, PARTNERSCHAFT VON RECHTSANWÄLTEN MBB SITZ: DÜSSELDORF AG ESSEN PR 1597

2 - 2 - Daraus folgen eine allgemeine Aufsichtspflicht für jedes Vorstandsmitglied gegenüber der Gesellschaft und gegenüber seinen Vorstandskollegen 2. Dieser Grundsatz der umfassenden Gesamtzuständigkeit kann eingeschränkt werden durch eine vorstandsinternen Geschäftsverteilung in Ressorts. Eine vorstandsinterne Zuständigkeitsregelung durch Schaffung verschiedener Ressorts verändert die konkrete Pflichtenstellung der Vorstandsmitglieder. Durch die Aufteilung der Geschäfte in die jeweiligen Ressorts werden die Pflichten der einzelnen Vorstandsmitglieder zweigeteilt: Die Vorstandsmitglieder übernehmen die volle Handlungsverantwortung für die ihnen zugewiesenen Ressorts. Gleichzeitig bleibt das jeweilige Vorstandsmitglied hinsichtlich der Ressorts der anderen Vorstandsmitglieder aber kontroll- und überwachungspflichtig. Einer bloßen faktische Geschäftsverteilung ohne Grundlage in der Satzung oder der Geschäftsordnung des Vorstands kommt jedoch keine haftungsbeschränkende Wirkung für die ressortfremden Vorstandsmitglieder zu. Die Aufteilung muss für ihre haftungsrechtliche Wirksamkeit bestimmte formale Mindestanforderungen erfüllen. Voraussetzung für eine zulässige Aufteilung in Ressorts ist eine klare schriftliche Regelung der vorstandsinternen Zuständigkeitsverteilung in der Geschäftsordnung des Vorstands, in einer Satzung oder durch einen förmlichen Vorstandsbeschluss 3. Die einzelnen Ressorts müssen zudem dergestalt aufgeteilt werden, dass sie trennscharf voneinander abgrenzbar sind. Die Gesamtverantwortung der Vorstandsmitglieder ist demnach zwingend. Ein Vorstandsmitglied kann sich der Gesamtverantwortung für jegliche Handlungen und Entscheidungen des Vorstandes nicht durch Delegation entziehen. Die Eigenverantwortlichkeit des Vorstandsmitglieds lässt sich nicht vollständig durch vorstandsinterne Zuständigkeitsregelungen (horizontale Delegation) oder Übertragung von Aufgaben an Mitarbeiter oder Externe (vertikale Delegation) auslöschen 4. Das Vorstandsmitglied behält aufgrund seiner Aufsichtspflicht immer eine Restverantwortung gegenüber der Gesellschaft und bleibt trotz Delegation weiterhin haftbar. 2 Hüffer, Kommentar zum AktG, 10. Auflage 2012, 77 Rn OLG Koblenz NZG 1988, 953; BFH ZIP 1984, BGH NJW 2001, 969, 971; BGH NJW 1997, 130, 132.

3 VERANTWORTUNG DES EINZELNEN VORSTANDSMITGLIEDS Die Verantwortlichkeit des einzelnen Vorstandsmitglieds ist demnach davon abhängig, wessen Zuständigkeitsbereich die jeweilige Handlung oder Entscheidung angehört. Die konkrete Pflichtenstellung des einzelnen Vorstandmitglieds richtet sich danach, ob die Handlung in die Zuständigkeit des eigenen Ressorts, in die Zuständigkeit des Gesamtvorstands oder in die Zuständigkeit des Ressorts eines anderen Vorstandsmitglieds fällt. 3.1 Für das eigene Ressort Eine unmittelbare Verantwortung trifft jedes Vorstandsmitglied auch innerhalb seines Ressorts. Mit der internen Geschäftsverteilung delegiert der Vorstand die Wahrnehmung der ressortspezifischen Aufgaben des Gesamtvorstands wie Finanzen, Personal oder Recht an ein einzelnes Vorstandsmitglied. Das einzelne Vorstandsmitglied trägt daraufhin für sein eigenes Ressort die volle Handlungsverantwortung. Diese Handlungsverantwortung teilt sich in Aufsichts-, Organisations- und Berichtspflichten auf Aufsichtspflichten Das ressortverantwortliche Vorstandsmitglied nimmt die Aufgaben des eigenen Ressorts in der Regel nicht selbst wahr, sondern delegiert diese an nachgeordnete Mitarbeiter. Die Handlungsverantwortung des ressortverantwortlichen Vorstandsmitglieds besteht daher hauptsächlich aus der Aufsichtspflicht gegenüber den nachgeordneten Mitarbeitern. Die Aufsichtspflicht des ressortverantwortlichen Vorstandsmitglieds umfasst die sorgfältige Auswahl des Mitarbeiters im Hinblick auf seine fachliche Qualifikation und persönliche Verlässlichkeit, die Einweisung des Mitarbeiters durch Einarbeitung und Fortbildung, die Überwachung des Mitarbeiters durch regelmäßiges Einfordern von Berichterstattung und besonderer Aufklärung bei Unregelmäßigkeiten Organisationspflichten Daneben muss das ressortverantwortliche Vorstandsmitglied den organisatorischen Ablauf des Betriebes sicherstellen, ausreichende personelle und sachliche Ressourcen zur

4 - 4 - Verfügung stellen sowie bei Unregelmäßigkeiten rechtzeitig eingreifen. Das ressortverantwortliche Vorstandsmitglied muss beispielsweise auch innerhalb seines Ressorts eine genaue Zuständigkeitsverteilung vornehmen und bei Unregelmäßigkeiten konkrete Anordnungen im Einzelfall aussprechen Berichtspflichten Gegenüber den anderen Vorstandsmitgliedern triff das ressortverantwortliche Vorstandsmitglied zudem eine Berichts- und Informationspflicht hinsichtlich der wesentlichen Vorgänge in dem eigenen Ressort. Das Vorstandsmitglied erstattet diese Berichte über sein Ressort regelmäßig im Rahmen der Vorstandssitzungen. 3.2 Für Entscheidungen und Handlungen des Gesamtvorstands Der Aufteilung der Zuständigkeiten des Gesamtvorstands in verschiedene Ressorts sind Grenzen gesetzt. Nicht alle Organisations- und Aufgabenbereiche des Vorstands dürfen delegiert und einem bestimmten Ressort zugeordnet werden. Ein Kernbereich der Vorstandstätigkeit müssen vom Gesamtvorstand wahrgenommen werden und sind nicht delegierbar. Zu dem nicht delegierbaren Kernbereich der Vorstandstätigkeit gehören insbesondere die Unternehmensleitung im Sinne des 76 Absatz 1 AktG sowie die dem Gesamtvorstand von Gesetzes wegen übertragenen zwingende Zuständigkeiten. Die Aufgaben der Unternehmensleitung umfassen die Unternehmensplanung und - kontrolle, die Festlegung der Unternehmensstrategie, wesentliche Organisationsentscheidungen wie Erwerb und Veräußerung von Unternehmensteilen oder größere Finanzierungsgeschäfte sowie die Auswahl und Überwachung der obersten, dem Vorstand unmittelbar nachgeordneten Personalebene. Die dem Gesamtvorstand von Gesetzes wegen obliegenden Aufgaben beinhalten beispielsweise die Berichterstattung an den Aufsichtsrat gem. 90 AktG, die Buchführung gem. 91 Absatz 1 AktG oder die Verlustanzeige und der Insolvenzantrag gem. 92 AktG. Für die Erfüllung der nicht delegierbaren Pflichten des Gesamtvorstandes sind alle Vorstandsmitglieder gemeinsam verantwortlich. Jedes Vorstandsmitglied hat aufgrund seiner unmittelbaren Handlungspflicht dafür Sorge zu tragen, dass die nicht delegierbaren Vorstandspflichten ordnungsgemäß erfüllt werden. 3.3 Kontroll- und Überwachungspflichten Für das Ressort anderer Vorstandsmitglieder trifft das einzelne Vorstandsmitglied keine Handlungspflicht, sondern eine Kontroll- und Überwachungspflicht. Die ressortfremden

5 - 5 - Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, den Gang der Geschäfte in den fremden Ressorts zu beobachten 5. Vorstandsmitglieder haften für Fehler in fremden Ressorts im Falle einer Verletzung ihrer Kontroll- und Überwachungspflichten. Vorstandsmitglieder haften nicht für fremdes Verschulden des ressortverantwortlichen Vorstandsmitglieds 6. Die Kontroll- und Überwachungspflicht für fremde Ressortmitglieder beinhaltet in erster Linie aus einer Informationspflicht, welche sich bei Unregelmäßigkeiten innerhalb des fremden Ressort zu einer Überwachungs- bis hin zu einer Handlungspflicht in Krisenzeiten steigern kann: Grundsatz: Informationspflicht Die Kontroll- und Überwachungspflicht der ressortfremden Vorstandsmitglieder umfasst grundsätzlich eine Informationspflicht. Spiegelbildlich zu der Berichtspflicht des ressortverantwortlichen Vorstandsmitglieds sind die ressortfremden Vorstandsmitglieder dazu verpflichtet, sich über die Vorgänge in dem fremden Ressort zu informieren. Das genaue Ausmaß der Informationspflicht ist von verschiedenen Faktoren wie Bedeutung des Ressorts, Art, Größe und Organisation des Unternehmens sowie der Erfahrung des ressortverantwortlichen Vorstandsmitglieds abhängig. Grundsätzlich dürfte es in der Praxis ausreichen, dass die Vorstandsmitglieder in den Vorstandssitzungen über die wesentlichen Vorgänge in ihrem Ressort berichten, die ressortfremden Vorstandsmitglieder diese Informationen entgegennehmen und bei Unklarheiten Rückfragen stellen. Es besteht keine generelle Misstrauenspflicht gegenüber den Vorstandskollegen 7. Sind den Berichten des ressortverantwortlichen Vorstandsmitglieds keine Unregelmäßigkeiten zu entnehmen, dürfen die ressortfremden Vorstandsmitglieder auf einen ordnungsgemäßen Lauf der Geschäfte vertrauen Gesteigerte Überwachungspflichten bei Unregelmäßigkeiten Die Pflichten der ressortfremden Vorstandsmitglieder erweitern sich jedoch, wenn Anhaltspunkte für Unregelmäßigkeiten in dem fremden Ressort vorliegen. Die ressortfremden Vorstandsmitglieder sind bei Hinweisen auf Fehlentwicklungen oder Unregel- 5 Hüffer, Kommentar zum AktG, 10. Auflage 2012, 77 Rn Schmidt-Husson, in: Hauschka, Corporate Compliance, 1. Auflage 2007, 7 Rn Hüffer, Kommentar zum AktG, 10. Auflage 2012, 93 Rn. 13a. 8 BGH NJW 2000, 2364, 2366.

6 - 6 - mäßigkeiten verpflichtet, diesen Hinweisen nachzugehen und bei Bestätigung des Verdachts einzuschreiten 9. Liegen Anhaltspunkte dafür vor, dass ein Vorstandskollege sein Ressort pflichtwidrig führt, sind die anderen Vorstandsmitglieder dazu angehalten, sich durch Befragen der Mitarbeiter oder stichprobenartige Kontrollen Gewissheit zu verschaffen und den etwaigen Missstand durch geeignete Maßnahmen zu beseitigen Finanzielle Krisen Insbesondere in finanziellen Krisenzeiten nimmt die Rechtsprechung eine gesteigerte Überwachungspflicht durch intensivere Aufsichtsmaßnahmen gegenüber den Vorstandskollegen an 11. Ist die Erfüllung laufender Verbindlichkeiten nicht mehr gewährleistet, sind Unregelmäßigkeiten bei der Zahlung von Sozialversicherungsabgaben und Steuerschulden zu befürchten. Die von der Rechtsprechung geforderten intensiven Aufsichtsmaßnahmen in Krisenzeiten haben faktisch eine Aufhebung der Ressortgrenzen zur Folge und es gilt faktisch der Grundsatz der Gesamtverantwortung. Die Kontrollund Überwachungspflichten der ressortfremden Vorstandskollegen kehren sich in finanziellen Krisenzeiten damit in volle Handlungsverantwortung um. Alle Vorstandsmitglieder und nicht nur der Finanzvorstand tragen damit die Verantwortung dafür, dass die Verbindlichkeiten der Gesellschaft erfüllt werden. Eine Verletzung der allen Vorstandsmitgliedern obliegenden Handlungspflichten kann nicht nur eine zivilrechtliche, sondern auch eine strafrechtliche Haftung zur Folge haben. Sichtbar wird die Gesamtverantwortung des Vorstands in Krisenzeiten in 15a InsO. Danach ist der Vorstand verpflichtet, bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung der Gesellschaft unverzüglich, spätestens aber nach drei Wochen den Insolvenzantrag zu stellen. Diese Verpflichtung trifft jedes einzelne Vorstandsmitglied. Aufgrund der Gesamtverantwortung bedeutet die Verpflichtung zur Stellung des Insolvenzantrags, dass jedes Vorstandsmitglied sich in Krisenzeiten aktiv über die finanzielle Lage der Gesellschaft von sich aus informieren muss, um durch rechtzeitige Stellung des Insolvenzantrags eine persönliche zivil- und strafrechtliche Haftung zu vermeiden. Eine interne Ressortaufteilung ist hinfällig. 9 BGH NJW 1997, 130, 132; BGH NJW 1986, 54, 55; BGH NJW-RR 1986, 1293, BGH NJW.1986, 1293, BGH DStR 2001, 632, 633.

7 - 7 - Eine für das einzelne Vorstandsmitglied kaum zu überwindende Hürde ist es, die (finanzielle) Krise der Gesellschaft rechtzeitig und damit seine erweitere Pflichtenstellung zu erkennen. Die Beurteilung der Haftung des Vorstandsmitglieds erfolgt aus einer ex-post- Betrachtung. Durch eine nachträgliche Analyse sämtlicher Geschäftsunterlagen und Befragung der verantwortlichen Führungspersonen erscheint die Krise des Unternehmens aus einer ex-post-betrachtung fast immer offensichtlich. Aus der für die Bewertung der Pflichten maßgeblichen ex-ante-sicht der Vorstandsmitglieder ist eine Krise jedoch schwer vorhersehbar, zumal es sich bei dem Begriff der Krise nicht um einen trennscharfen Begriff handelt. 4. FAZIT Aus dem Grundsatz der Gesamtverantwortung folgt eine umfassende Haftung der einzelnen Vorstandsmitglieder. Auch durch Delegation einzelner Pflichten und Aufteilung der Zuständigkeiten in Ressorts kann keine vollständige Haftungsentlastung erzielt werden. Eine Haftung für eigenes Verschulden wegen Verletzung der Kontroll- und Überwachungspflichten fremder Ressorts bleibt trotz Delegation der Handlungspflichten bestehen. Eine wie in Ziffer des Corporate Governance Index empfohlene schriftliche und klare Aufteilung der Zuständigkeiten ist auch unter Haftungsgesichtspunkten unumgänglich. Jedem einzelnen Vorstandsmitglied muss klar ersichtlich sein, welche Zuständigkeiten der Gesamtvorstand und welche Zuständigkeiten einzelne Vorstandsmitglieder innehaben. Nur so kann jedes Vorstandsmitglied seine Pflichten einschätzen und seine Haftungsrisiken minimieren. Daneben ist jedes Vorstandsmitglied gehalten, sich über die Geschäfte in fremden Ressorts zu informieren und Anhaltspunkten für Unregelmäßigkeiten rechtzeitig und gründlich nachzugehen. Nur wer auch im Hinblick auf fremde Ressorts achtsam bleibt, kann seinen Kontroll- und Überwachungspflichten genügen und eine Haftung vermeiden. Besondere Achtsamkeit ist in Krisenzeiten des Unternehmens von jedem Vorstandsmitglied gefordert. In Krisenzeiten ist die interne Geschäftsaufteilung in Ressorts nach der Rechtsprechung faktisch hinfällig. Jedes Vorstandsmitglied trägt (wieder) die volle Handlungsverantwortung und kann sich nicht auf seine Unzuständigkeit berufen. Dementsprechend sollte jedes Vorstandsmitglied in Krisenzeiten die Erfüllung der bestehenden Verbindlichkeiten wie Sozialabgaben oder Steuerschulden durch die Gesellschaft selbständig sorgfältig prüfen.

8 - 8 - Vorgenannte Haftungsrisiken können die Unternehmen für ihre Vorstandsmitglieder durch eine D&O-Versicherung größtenteils abwenden. Der Abschluss einer privaten D&O-Versicherung ermöglicht den Vorstandsmitgliedern darüber hinaus, das Selbstbehaltsrisiko nach 93 Absatz 3 Satz 2 AktG zu minimieren. Friederike Spaniol Rechtsanwältin Wilhelm Rechtsanwälte Partnerschaft von Rechtsanwälten mbb Reichsstraße Düsseldorf Telefon: + 49 (0) Telefax: + 49 (0) friederike.spaniol@wilhelm-rae.de