Einführung der E-Akte in der Bundesverwaltung

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1 Einführung der E-Akte in der Bundesverwaltung

2 Gliederung 1. Digitale Verwaltung 2020: Grundlagen und Zusammenhänge 2. E-Akte: Ausgangssituation und Bedarf 3. E-Akte im Programm Digitale Verwaltung 2020 Aktionsplan E-Akte Ressortübergreifende Zusammenarbeit, E-Gesetzgebung

3 Digitale Verwaltung 2020: Grundlagen Koalitionsvertrag: Deutschlands Zukunft gestalten S. 152 f.: zur Wir wollen ein bürgerfreundliches digitales Deutschland. Ein Programm Digitale Verwaltung 2020 für verbindliche Standards flächendeckenden Digitalisierung der Verwaltung soll dazu auf den Weg gebracht werden. und die 100 wichtigsten und am häufigsten genutzten Verwaltungsleistungen innerhalb der nächsten vier Jahre bundesweit einheitlich online anbieten. E-Government-Gesetz des Bundes (EGovG) Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung; in Kraft seit 1. August 2013

4 Digitale Verwaltung 2020: Zusammenhänge Regierungsprogramm zur Verwaltungsmodernisierung der 18. LP (Kabinettbeschluss vom 17. September 2014) Bestandteil der Digitalen Agenda (Kabinettbeschluss vom 20. August 2014) dort im Handlungsfeld Innovativer Staat Schwerpunktthema im IT-PLR unter Vorsitz Bund und Berlin 2015 Grundsätze des Programms: gemeinsames, koordiniertes Vorgehen vernetzte, arbeitsteilige Prozesse harmonisierte, standardisierte, interoperable IT

5 Gliederung 1. Digitale Verwaltung 2020: Grundlagen und Zusammenhänge 2. E-Akte: Ausgangssituation und Bedarf 3. E-Akte im Programm Digitale Verwaltung 2020 Aktionsplan E-Akte Ressortübergreifende Zusammenarbeit, E-Gesetzgebung

6 Moderne und effiziente Verwaltung braucht die E-Akte Effizienz und Wirtschaftlichkeit Wissensmanagement E-Zusammenarbeit Medienbruchfreie Prozesse Demografischer Wandel Verteilte Standorte Mobiler Zugriff Attraktiver Arbeitgeber Verwaltung Flexible Ressourcenverteilung Regulatorischer Rahmen Rechtsstaatlichkeit Nachvollziehbarkeit E-Government Gesetz

7 Status quo: Papierakte oder E-Akte? Ressortumfrage Digitale Verwaltung 2020 E-Akte in den Bundesbehörden Welches System ist das Führende? (Antworten von 123 Behörden) Absender Titel Seite 7

8 Kulturwandel Veränderungen auf mehreren Ebenen: Medium (digitales Dokument statt Papier) Kommunikationskanal ( & Web statt Brief) Einfluss auf Arbeitsweise / Prozesse Notwendig: Digitale Kompetenz (Fachwissen, Verständnis, Fertigkeiten) Kulturwandel (Akzeptanz, Mitgestaltung) Wissensträger aus allen relevanten Bereichen einbinden und in die Verantwortung nehmen Seite 8

9 Gliederung 1. Digitale Verwaltung 2020: Grundlagen und Zusammenhänge 2. E-Akte: Ausgangssituation und Bedarf 3. E-Akte im Programm Digitale Verwaltung 2020 Aktionsplan E-Akte Ressortübergreifende Zusammenarbeit, E-Gesetzgebung

10 Programm Digitale Verwaltung 2020 Mit dem Programm Digitale Verwaltung 2020 soll die Umsetzung des E-Government-Gesetzes (EGovG) im Bund ressortübergreifend koordiniert werden. Eine wichtige Maßnahme ist dabei, die Einführung der elektronischen Aktenführung in der Bundesverwaltung im Rahmen eines ressortübergreifenden Aktionsplans E-Akte zu unterstützen. Der Aktionsplan E-Akte soll die organisatorischen und fachlichen Aspekte sowie technische Angebote aber auch Vorschläge für Maßnahmen zum Kulturwandel hin zu einer noch bürgernäheren und effizienteren digitalen Verwaltung bündeln. Für die Umsetzung der E-Akte sollen im Rahmen des Programms Gemeinsame IT des Bundes wichtige technische Grundlagen erarbeitet werden. (Eckpunkte zum Programm Digitale Verwaltung 2020)

11 E-Akte in der Digitalen Verwaltung 2020 Effektivität und Effizienz erfordern: Zusammenarbeit der Bundesverwaltung (horizontal, vertikal) gemeinsame Infrastruktur Harmonisierung, Standardisierung (auch föderal) Seite 11

12 Maßnahme E-Akte/DMS Gemeinsame IT des Bundes Bereitstellung eines zentralen Basisdienstes E-Akte/DMS für die Bundesverwaltung, der: auf einem erprobten DMS-Standardprodukt basiert, gemeinsame Kernanforderungen der E-Verwaltungsarbeit erfüllt, über z. B. webbasierte Standardschnittstellen eine Integration weiterer IT-Anwendungen und Fachverfahren ermöglicht und in weiteren Ausbaustufen behördenspezifische Anpassungen erlaubt Seite 12

13 Funktionalität des Basisdienstes Einordnung in die Systemlandschaft der Behörden Anwendersicht Portal Massenverfahren Kollaboration Fachverfahren Explorer Office Dienste / Infrastruktur Scan-Dienste Assistenzdienste (z.b. Identitätsmanagement) Vorgangs- Bearbeitungs- System E-Akte-konforme Ablage (DMS) Langzeitspeicher (z.b. Zwischenarchiv) Seite 13

14 Maßnahme E-Akte - Organisation Organisatorische Unterstützung bei der Konzeption, Planung und Umsetzung der E-Akte: Organisationskonzept E-Verwaltung Optimierte und nutzerorientierte Prozesse zur E-Akte Informations- und Wissensmanagement E-Verwaltung Aufbau von Expertise, zentrale Beratung

15 Führungskräfteleitfaden Projektleitfaden Organisationskonzept E-Verwaltung: Basis-Vorgehen für die E-Akte Grundlagen + Bedarfsanalyse E-Akte Grundbausteine Begleitung und Unterstützung E-Fachverfahren Erstellung Bedarfsgerechte Sollkonzeption Bausteine zu spezifischen Fragestellungen E-Vorgangsbearbeitung E-Zusammenarbeit Scanprozess E-Poststelle Ergänzung E-Langzeitspeicherung Datenschutz, Personaldaten

16 Elektronisches Gesetzgebungsverfahren (egesetz) ein Angebot für alle schrittweiser Ausbau modularer Aufbau, um Bestehendes zu integrieren interoperabel Schaffung eines vollständigen elektronischen Normenbestandes Seite 16

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt Bundesministerium des Innern Alt-Moabit 101D Ministerialdirektorin Beate Lohmann Seite 17

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