INFOS & TEILNAHMEBEDINGUNGEN

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1 INFOS & TEILNAHMEBEDINGUNGEN Worum geht es beim XAVER-Award? Mit dem XAVER-Award animiert und prämiert der organisierende Expo-Event.Live Communication Verband Schweiz und der Co-Partner Event Management Circle (EMC) am 28. April 2015 Eventagenturen, Messeunternehmen, Promotionsagenturen, Supplier, Messeplätze, Locations sowie ihre Kunden zu qualitativen Höchstleistungen. Ziel ist es mit dem XAVER-Award den Erfolg der Live-Kommunikationsmassnahmen einer breiteren Öffentlichkeit bekannt zu machen und herausragende Leistungen der Branchenvertreter zu würdigen. Die internationale Fachjury setzt sich aus Vertretern unterschiedlichster Branchen aus der Industrie, Dienstleistung und Wissenschaft zusammen, um so eine vielschichtige, unabhängige und transparente Bewertung der Einreichungen nach verschiedenen Kriterien sicherzustellen. Wann und wo findet der XAVER statt? Datum: 28. April 2015 Zeit: Türöffnung Uhr Ort: Messe Zürich, Halle 7 Wer kann am XAVER-Award teilnehmen? Teilnehmen können alle Unternehmen, die als Auftragnehmer Projekte realisiert haben oder auftraggebende Unternehmen (Kunden) sind. Die Projekte können in der Schweiz oder im Ausland realisiert worden sein. Teilnehmen können auch ausländische Unternehmen, deren Projekte in der Schweiz für einen Schweizer oder ausländischen Kunden realisiert wurden. Prämiert werden der Auftragnehmer (Live Communication Partner) wie auch der Auftraggeber (Kundenseite). Welche Projekte können für den XAVER eingereicht werden? Es können Projekte eingereicht werden, welche im Zeitraum vom 01. Januar 2014 bis 31. Dezember 2014 umgesetzt wurden. Jedes Unternehmen kann beliebig viele Projekte zur Beurteilung einreichen. Dasselbe Projekt kann nur einmal und in nur einer Kategorie eingereicht werden.

2 In welchen Kategorien werden XAVER vergeben? Best Expo Project (Markenkommunikation im Raum & Shop Gestaltung) Erlebnisorientierte Konzepte / Umsetzungen rund um Messebeteiligungen, Markenwelten, Museale Ausstellungen sowie Unternehmens- / NPO-initiierte temporäre Ausstellungen. Themenpavillons, Ideenparks, Messeinszenierungen, Flagshipstores, Brandworlds etc. Best Event Project Corporate-Events (Produkteinführungen, Hauptversammlungen, Jubiläen), Mitarbeiter- Events (Kick-Off, Jubiläen, Schulungsveranstaltung, Verkaufstrainings und Motivationsveranstaltungen), Consumer-Events (Roadshows, Produktlaunches, Promotions), Charity-, Socialand Cultural-Events. Best Public Event & Show Entertainment Öffentliche Grossveranstaltungen wie Open Air Konzerte, Eigenproduktionen im Bereich Showentertainment, Kultur- und Sportveranstaltungen. Best Cross Media Project 360 Ganzheitliche Live-Kommunikationsmassnahmen, die mittels einer Mehrzahl von verfügbaren Kommunikationsformen wie Werbung, Verkaufsförderung, Public Relations oder Online Marketing durchgeführt wurden und bei denen die Vernetzung der verschiedenen Medien & Kanäle ein entscheidender Erfolgsfaktor waren. Best Supplier Services Unter Best Supplier Services werden Teilleistungen eines Markenerlebnisses bewertet, die im Rahmen der Gesamt-Massnahme besonders hervorzuheben sind und massgeblich dazu beigetragen haben, eine Live Kommunikationsmassnahme zu einem Markenerlebnis zu machen. Beispiele sind eine aussergewöhnliche bauliche Leistung, eine herausragende Medienbespielung, beeindruckendes Licht- und Sounddesign, hervorragendes Showentertainment, bester Venueservice oder bestes Cateringkonzept. Public XAVER Publikumspreis nach erfolgter Präsentation der nominierten Projekte im Rahmen der Verleihung am XAVER-Award durch Mehrheitsentscheid der vor Ort anwesenden Besucher. XAVER OF THE YEAR Ehrenpreis vergeben durch den Verband für herausragende, persönliche Leistungen innerhalb der Live Kommunikations Branche Schweiz. Pro Kategorie müssen der Jury mindestens fünf Projekte zur Bewertung vorliegen, damit in der jeweiligen Kategorie ein XAVER vergeben werden kann. Die Jury behält sich das Recht vor innerhalb der einzelnen Kategorien mehrere XAVER-Awards in Gold zu vergeben. Der Jury ist zudem die Vergabe eines oder mehrerer Sonderpreise über alle Kategorien hinweg möglich.

3 Was sind die Bewertungskriterien der Jury? Idee/Konzept Originalität Innovation Authentizität Umsetzung und begleitende Massnahmen Umsetzung / Strategietreue Kommunikationsmassnahmen Einbezug Ziele / Zielgruppe Controlling / Nachbearbeitung Nachbearbeitung Erfolgsnachweis / Zielerreichung Kosten-/ Nutzenverhältnis Was gewinnt man mit einem XAVER-Award? Anerkennung der herausragenden Leistungen in der Schweizer Live Communication Branche. Alle nominierten Projekte werden in den Kommunikationskanälen des Verbandes und seinen Medienpartnern bekannt gemacht (Internet, Fachzeitschriften, etc.). Referenz für die Akquisitions- und PR-Arbeit. Präsentation des nominierten Projektes im Rahmen der XAVER-Awardverleihung gegenüber Branchenvertretern, Kunden und Interessierten. Präsentation aller eingereichten Projekte im Walk of Fame am XAVER-Award am 28. April Wie erfolgt die Nomination für den XAVER? Die Entscheidungsfindung der Jury findet in zwei Stufen statt: 1. Stufe Die Jury beurteilt die Einreichungen nach allgemeinen, nicht disziplinspezifischen Messpunkten, die vom Expo-Event.Live Communication Verband Schweiz festgelegt wurden. In der Folge wird eine Shortlist erstellt mit den Projekten, welche die Jury detaillierter beurteilen möchte. 2. Stufe Alle Einreichenden, deren Projekt auf der Shortlist stehen, erhalten die Gelegenheit, ihr Projekt im Rahmen einer 10-minütigen Präsentation vor der Jury vorzustellen. Die Jury hinterfragt disziplinenspezifische Kriterien, welche von der Fachjury honoriert werden. Die Gewich-

4 tung der einzelnen Kriterien liegt im Ermessen der Jury. Am Ende aller Präsentationen werden die Nominierten bekannt gegeben. Am selben Tag werden seitens der Jury die Gewinner ermittelt, welche selbstverständlich bis zur Verleihung unter Verschluss bleiben. Bis wann und wie reichen Sie ein? Eingabefrist Start Projekteingabe: Ende Projekteingabe: Melden Sie Ihr Interesse an einer Projekteinreichung der Geschäftsstelle per 2. Sie erhalten ein persönliches Login von der Geschäftsstelle zugeschickt. 3. Gehen Sie auf auf den Menüpunkt Projekteinreichung und dort finden Sie den Link zum Webserver. Loggen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort ein. 4. Füllen Sie das Anmeldeformular aus und laden Sie Ihre Fotos und Videos (optional) herauf. 5. Sie erhalten umgehend ein Bestätigungsmail zugeschickt. 6. Schicken Sie die Fotos und Filme zusätzlich per Post an die Geschäftsstelle. 7. Per Post erhalten Sie die Rechnung für die Teilnahmegebühr, welche sofort bezahlt werden muss (Wichtig: Nur bezahlte Einreichungen werden bewertet). Wie hoch ist die Teilnahmegebühr für den XAVER? Early Bird vom bis pro Einreichung CHF (exkl. MwSt.) Alle komplett erhaltenen und bestätigten Einreichungen von Mitgliedern/Nichtmitgliedern Einreichungen vom bis Mitglieder pro Einreichung CHF (exkl. MwSt.) Expo-Event.Live Communication Verband Schweiz & Event Management Circle Schweiz Nichtmitglieder pro Einreichung CHF (exkl. MwSt.) Pro eingereichtes Projekt werden 4 kostenlose Eintrittstickets zur XAVER Awardverleihung am 28. April 2015 gestellt.

5 Welche Unterlagen werden zur Einreichung vorausgesetzt? Konzept / Teilnahmebogen online Die Jury beurteilt die Einreichungen nach allgemeinen, nicht disziplinspezifischen Messpunkten. Der vollständig ausgefüllte Teilnahmebogen muss die folgenden Punkte behandeln: Ausgangssituation und Aufgabenstellung des Kunden Zielgruppe und Zielsetzung Massnahmen zur Zielerreichung Beschreibung des Projekts, Zeitpunkt, Zeitrahmen und Ort Anzahl der anvisierten und realen Teilnehmer Beschreibung von Begleitmassnahmen und Einbindung ins Unternehmensmarketing Budget, Effizienznachweis Logistik und organisatorische Leistung Weitere Bemerkungen Wichtig: Überprüfen Sie genauestens alle Angaben, denn nach der Eingabe Ihres Projektes können keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Bildmaterial Das Bildmaterial wird für die Dokumentation auf der Webseite, für die Jury, die begleitende Pressearbeit sowie für den Event selbst verwendet. Bitte reichen Sie nur aussagekräftige und qualitativ gute Bilder ein. Online dient zur Onlinedarstellung Ihres Projektes max. 5 Fotos JPG-Format Auflösung mind. 3000x2000 Pixel Grösse max. 5MB pro Bild Postalisch Fotos auf USB-Stick oder CD/DVD max. 5 Fotos JPG-Format Auflösung mind. 3000x2000 Pixel Grösse max. 5MB pro Bild Versand an Geschäftsstelle Expo-Event Verband

6 Filmmaterial (optional) Das Einreichen einer filmischen Dokumentation ist optional. Der Film dient der Jury zur Beurteilung Ihres Projektes und wird im Falle einer Nomination im Internet publiziert sowie ggf. während der Awardverleihung in Sequenzen abgespielt. Online max. 3 Minuten Grösse max. 30MB Upload im.flv-format Postalisch Film auf USB-Stick oder CD/DVD DV-Formate als Quicktime,.avi oder.dv Versand an Geschäftsstelle Expo-Event Verband Versand der Unterlagen an: Expo-Event.Live Communication Verband Schweiz c/o Centre Patronal Postfach 5236 Kapellenstrasse 14 CH Bern Mit welchen Bedingungen muss man einverstanden sein? Durch die fristgerechte Einreichung sowie Bezahlung der Teilnahmegebühr erklären sich alle teilnehmenden Unternehmungen (Nichtmitglieder wie auch teilnehmende Verbandsmitglieder) automatisch und ausdrücklich mit den nachstehenden Teilnahmebedingungen einverstanden und leisten für die daraus entstehenden Verpflichtungen nachfolgende Rechtsgewähr: Die teilnehmenden Unternehmungen leisten dafür Gewähr, dass Sie mit Zustimmung der involvierten und dokumentierten Rechteinhabern über die Daten verfügen und diese der Jury und dem Verband zur Kenntnis geben dürfen. Diese Daten dürfen in der Folge auch in der Berichterstattung über den Wettbewerb und später auch über die Branche verwendet werden. Weiter leisten die teilnehmenden Unternehmungen dafür Gewähr, dass sie den Organisatoren vom XAVER und dem Expo-Event. Live Communication Verband Schweiz die zeitlich, räumlich und sachlich unbeschränkten, jedoch nicht exklusiven Verwendungsrechte an den zur Verfügung gestellten digitalen und analogen Daten von sämtlichen Texten, Bildern, Kennzeichen und Illustrationen übertragen dürfen und bei allen beteiligten Rechteinhabern die entsprechenden Verwendungsrechte eingeholt haben. Die Entscheidungen der Jury sind nicht anfechtbar. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Weder der organisierende Expo-Event.Live Communication Verband Schweiz noch einzelne Exponenten des Verbandes oder der Jury können im Zusammenhang mit dem XAVER-Award und die den Award begleitende Kommunikation beklagt werden. Vorbehalten bleiben die zwingenden gesetzlichen Vorschriften, insbesondere bei deliktischem Handeln von Exponenten.

7 Die Jury behält sich vor, von den teilnehmenden Unternehmungen zusätzliche Informationen einzuholen. Ausschluss vom Verfahren bzw. Nichtnominierungen müssen nicht begründet werden. Ein Anspruch auf Rückerstattung der Teilnahmegebühren besteht auch im Falle einer Nichtnomination nicht. Kontaktadresse bis : Expo-Event. Live Communication Verband Schweiz Lindenbachstrasse 56 CH Zürich xaver@xaver-award.ch Kontaktadresse ab : Expo-Event.Live Communication Verband Schweiz c/o Centre Patronal Postfach 5236 Kapellenstrasse 14 CH Bern T: xaver@xaver-award.ch