Finanzordnung (FiO) der Studierendenschaft der Fachhochschule Braunschweig/Wolfenbüttel (FH BS/WF) (Aktualisierte Fassung vom

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1 Finanzordnung (FiO) der Studierendenschaft der Fachhochschule Braunschweig/Wolfenbüttel (FH BS/WF) (Aktualisierte Fassung vom ) 1. Abschnitt Aufstellung des Haushaltsplanes 1 Aufstellung und vorläufige Haushaltsführung (1) Der Finanzreferent/die Finanzreferentin (im Folgenden der/die FR) des Allgemeinen Studierendenausschusses (im folgenden AStA genannt) hat rechtzeitig vor Beginn des Haushaltsjahres ( 5), ersatzweise in angemessener Zeit nach der konstituierenden Studierendenparlamentssitzung (im Folgenden StuPa genannt) einen Haushaltsplan aufzustellen, der nach Annahme (Feststellung) durch das StuPa, sowie nach hochschulinterner Bekanntmachung in Kraft tritt. Eine Ausfertigung ist nach seinem Inkrafttreten der Leitung der Hochschule der FH BS/WF zuzuleiten. (2) Soll der Haushaltsplan gemäß 20 Abs. 3 Satz 1 NHG für ein Semester ( 5 Abs. 2) aufgestellt werden, ist sinngemäß nach Abs. 1 zu verfahren. (3) Solange der Haushaltsplan nicht in Kraft getreten ist, findet der Haushaltsplan des Vorjahres unter der Maßgabe weitere Anwendung, dass nur die rechtlich begründeten Verpflichtungen erfüllt und nur solche Ausgaben geleistet werden dürfen, die zur Erfüllung der Aufgabe der Studierendenschaft unabweisbar notwendig (siehe Anhang) sind. Die oberste Grenze der Ermächtigung im Rahmen der vorläufigen Haushaltsführung bilden die Ansätze bei den einzelnen Titeln des Vorjahres. Sind dort keine Ansätze ausgebracht, dürfen Ausgaben nur nach vorheriger Zustimmung des StuPas geleistet werden. (4) Zur Vorbereitung seiner Beschlüsse über den Haushaltsplan und über die Entlastung des AStAs ( 25) sowie zur näheren Unterrichtung über den Haushaltsvollzug bildet das StuPa nach Maßgabe des 13 Abs. 1 der Satzung der Studierendenschaft einen Haushaltsausschuss. 1

2 2 Form des Haushaltsplanes (1) Der Haushaltsplan gliedert sich in Einnahme- und Ausgabetiteln mit verbindlicher Zweckbestimmung. Die Einteilung in Titel richtet sich nach dem Gruppierungsplan der Verwaltungsvorschriften zur Haushaltssystematik des Landes (VV-H Nds). (2) Die Titel sind mit einem Betrag (Ansatz) auszubringen. Die Ansätze sind in ihrer voraussichtlichen Höhe nach den Unterlagen zu errechnen oder - soweit dies nicht möglich ist gewissenhaft und sorgfältig (siehe Anlage) zu schätzen. Alle Ansätze sind auf volle 10,- zu runden. Sofern ein Ansatz auch nicht ungefähr zu schätzen ist, ist der Titel ohne Ansatz auszubringen (Leertitel). Neben dem Ansatz für das Haushaltsjahr, für das der Haushaltsplan gilt, sind auch der Ansatz des Vorjahres und das Ist-Ergebnis des letzten abgeschlossenen Haushaltsjahres in den Haushalt aufzunehmen. 3 Einnahmen und Ausgaben (1) Der Haushaltsplan muss alle im Haushaltsjahr zu erwartenden Einnahmen und der voraussichtlich zu leistenden Ausgaben enthalten und ist in Einnahmen und Ausgaben auszugleichen. In den Haushaltsplan dürfen nur die Ausgaben eingestellt werden, die bei sparsamer und wirtschaftlicher Verwaltung zur Erfüllung der Aufgabe der Studierendenschaft (siehe Anlage) notwendig sind. (2) Die Einnahmen und Ausgaben sind in voller Höhe und getrennt voneinander zu veranschlagen. Die Einnahmen sind nach dem Entstehungsgrund, die Ausgaben nach Zwecken getrennt anzusetzen und, soweit erforderlich, zu erläutern. (3) Für denselben Zweck sollen Ausgaben nicht bei verschiedenen Titeln veranschlagt werden. 4 Gegenseitige Deckungsfähigkeit (1) Ausgabetitel können im Haushaltsplan für gegenseitig oder einseitig deckungsfähig erklärt werden, wenn ein verwaltungsmäßiger oder sachlicher Zusammenhang besteht. Ausgaben, die ohne nähere Angaben des Verwendungszwecks veranschlagt sind, dürfen nicht für gegenseitig deckungsfähig erklärt werden (siehe Anlage). (2) Im Haushaltsplan kann ferner bestimmt werden, dass Einnahmen, die in sachlichem Zusammenhang mit bestimmten Ausgaben stehen, die betreffenden Ausgabenansätze erhöhen. 5 Haushaltsjahr (1) Das Haushaltsjahr ist der Zeitraum vom 01. März bis zum 28./29. Februar des folgenden Jahres. Es wird bezeichnet nach dem Kalenderjahr, in dem es beginnt. (2) Ist das Haushaltsjahr gemäß 1 Abs. 2 für ein Semester definiert, beginnt es im Sommersemester am und endet am , das Wintersemester beginnt am und endet am 28./

3 6 Überschüsse und Fehlbeträge Ein voraussichtlicher Ist-Überschuss des abgelaufenen Haushaltsjahres ist in dem folgenden Haushaltsplan als Einnahme, ein voraussichtlicher Ist-Fehlbetrag als Ausgabe einzustellen (vgl. auch 21 Abs. 3). 7 Änderungen des Haushaltsplanes (Nachtragshaushalt) Änderungen des Haushaltsplans sind, soweit es sich nicht um Fälle nach 11 Abs. 2 Satz 1 handelt, nur durch Nachtragshaushalte möglich. Die 1 bis 6 sind entsprechend anzuwenden. 2. Abschnitt Ausführung des Haushaltsplanes 8 Wirtschafts- und Kassenführung (Verantwortung des/der FR) (1) Der/die FR des AStAs ist für die Wirtschaftsführung verantwortlich und überwacht die Kassenführung. Im Rahmen einer straffen und jederzeit übersichtlichen Wirtschaftsführung können mit Genehmigung des StuPas Angehörige des AStAs, Referentinnen oder Referenten und Angestellte mit der Wahrnehmung einzelner Befugnisse schriftlich beauftragt werden. Die/der FR hat die, von der Kassenwärtin oder dem Kassenwart der Gesamtstudierendenschaft, vorgelegten Haushaltsübersichten monatlich gegenzuzeichnen ( 19 Abs. 6). (2) Hält die/der FR einen Beschluss des AStAs oder des StuPas für rechtswidrig oder durch dessen finanzielle Auswirkung das Wohl der Studierendenschaft für gefährdet, so muss sie oder er unverzüglich nach Bekanntgabe des Beschlusses Einspruch einlegen. Der Beschluss ist daraufhin vom AStA oder StuPa neu zu beraten. Gegen den zweiten Beschluss besteht kein Einspruchsrecht. Hält die/der FR jedoch auch diesen Beschluss für rechtswidrig oder durch dessen finanzielle Auswirkung das Wohl der Studierendenschaft für gefährdet, muss sie oder er der Leitung der Hochschule der FH BS/WF unverzüglich darüber Kenntnis geben. (3) Die in Absatz 2 festgelegten Rechte und Pflichten der/des FR gelten sinngemäß in gleicher Weise für Beschlüsse der Organe der einzelnen Fachschaften. 9 Erhebung der Einnahmen, Bewirtschaftung der Ausgaben und Deckungsfähigkeit (1) Einnahmen sind rechtzeitig und vollständig zu erheben. (2) Ausgaben dürfen nur insoweit und nicht eher geleistet werden, als sie zur wirtschaftlichen und sparsamen Verwaltung erforderlich sind. Die Ausgabemittel sind so zu bewirtschaften, dass sie zur Deckung aller Ausgaben ausreichen, die unter die einzelne Zweckbestimmung fallen. (3) Deckungsfähige Ausgaben ( 4) dürfen, solange sie verfügbar sind, nach Maßgabe des Deckungsvermerkes zugunsten einer anderen Ausgabe verwendet werden. 3

4 10 Titel Alle Einnahmen und Ausgaben sind mit ihrem vollen Betrag bei dem hierfür vorgesehenen Titel zu buchen. Lediglich die Rückzahlung zu viel erhobener Einnahmen ist bei dem Eingabetitel und zuviel geleistete Ausgaben bei dem Ausgabetitel abzusetzen, wenn sie in demselben Haushaltsjahr vorgenommen wird und die Empfängerin / der Empfänger der Überzahlung die Beiträge zurückzahlt. 11 Überschreitung eines Titels (1) Ausgaben, die über einen Ansatz eines Titels hinausgehen oder die unter keine Zweckbestimmung des Haushaltsplans fallen, dürfen erst geleistet werden, nachdem das StuPa den Haushaltsplan durch einen Nachtragshaushalt ( 7) geändert hat. (2) Absatz 1 gilt nicht für Ausgaben, die zur sparsamen Fortführung der Verwaltung erforderlich sind, sofern die Mehrausgaben an anderer Stelle des Haushaltsplans eingespart werden. Der AStA hat dem StuPa hiervon unverzüglich, spätestens jedoch rechtzeitig vor Ablauf des Haushaltsjahres schriftlich Kenntnis zu geben. Bei Aufstellung eines Nachtragshaushaltsplans haben diese Ausgaben Vorrang. (3) Der/die FR hat spätestens bis 6 Wochen vor Semesterende eine Übersicht an die jeweiligen Referate und Fachschaften über deren Haushalte in schriftlicher oder elektronischer Form zu senden. (4) Auf Antrag des/der FR kann das StuPa den/der FR für nicht deckungsfähige Ausgabentitel eine begrenzte (auf maximal ein Haushaltsjahr) Verfügungsermächtigung über den Haushaltsansatz erteilen, sofern der Gesamthaushalt nicht dabei überschritten wird. 12 Sachliche und zeitliche Bindung Ausgaben dürfen nur zu dem im Haushaltsplan bezeichneten Zweck und nur bis zum Ende des Haushaltsjahres geleistet werden. 13 Langfristige Verpflichtungen Maßnahmen der Studierendenschaft (z. B. Erklärungen gegenüber Dritten), die die Studierendenschaft zur Leistung von Ausgaben in künftigen Haushaltsjahren verpflichten können, sind nur zulässig, wenn das StuPa vorher mit Zweidrittelmehrheit der anwesenden Mitglieder zugestimmt hat. Dies gilt nicht für Verpflichtungen im Rahmen der laufenden Verwaltung, die ihrer Natur nach regelmäßig wiederkehren und deren finanzielle Auswirkung gering ist. 4

5 14 Kredite und Bürgschaften (1) Kredite - mit Ausnahme von Kassenverstärkungskrediten - dürfen nicht aufgenommen werden. (2) Kassenverstärkungskredite dürfen nur aufgenommen werden, wenn in dem Beschluss über die Feststellung des Haushaltsplans der Höchstbetrag festgesetzt ist. Insoweit bedarf der Haushaltsplan der Genehmigung durch die Leitung der Hochschule. (3) Bürgschaften oder Verpflichtungen in Garantie- oder ähnlichen Verträgen dürfen nicht übernommen werden. 15 Vorschüsse und Darlehen (1) Vorschüsse und Darlehen sind als Ausgaben, Darlehensrückzahlungen als Einnahmen bei dementsprechenden Titeln zu buchen. Als Verwahrungen sind lediglich zu Unrecht oder irrtümlich an die Studierendenschaft gezahlte Beiträge zu behandeln und abzuwickeln. (2) Vorschüsse sind spätestens 3 Monate nach Auszahlungsdatum auf das Girokonto der Studierendenschaft zurück zu überweisen. Gleichzeitig muss die Abrechnung des Vorschusses bis zu diesem Zeitpunkt eingereicht sein. Ist dies nicht der Fall, behält sich der/die FR das Recht auf Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens vor. 16 Rücklagen (1) Die Studierendenschaft ist zur Ansammlung von Rücklagen verpflichtet. Sie hat eine Betriebsmittelrücklage und eine allgemeine Ausgleichsrücklage anzusammeln. Falls erforderlich, sind fernerhin Erneuerungsrücklagen und Sonderrücklagen für Zwecke, die aus anderen Mitteln nicht bestritten werden können, anzusammeln. (2) Die Betriebsmittelrücklage muss eine ordnungsgemäße Kassenwirtschaft ohne Inanspruchnahme von Krediten gewährleisten. Sie beträgt mindestens 5 v. H., höchstens jedoch 20 v. H. des Einnahmesolls nach dem Durchschnitt der jeweils letzten 5 Jahre. Die Einnahmen für das Semesterticket bleiben unberücksichtigt. (3) Die Ausgleichsrücklage soll verhindern, dass allzu große Schwankungen in der Haushaltsführung für mehrere Jahre auftreten, die sich aus der Zahl der Beitragspflichtigen und ihrer Leistungsfähigkeit ergeben können. (4) Für Vermögensgegenstände von größerem Wert, die nach Alter, Verbrauch oder sonstigen Gründen jeweils ersetzt werden, müssen besondere Erneuerungsrücklagen angesammelt werden. (5) Für Vermögensgegenstände, die nach wachsendem Bedarf erweitert werden müssen, sowie für besondere Vorhaben sollen Erweiterungs- und Sonderrücklagen angesammelt werden, wenn die Ausgaben aus Mitteln des Haushaltes nicht bestritten werden können. (6) Der Gesamtbetrag der Rücklagen darf 50 v. H. des Einnahmesolls nach dem Durchschnitt der jeweils letzten 5 Jahre nicht überschreiten, Abs. 2 Satz 3 gilt entsprechend. (7) Die Zuführung zu Rücklagen und die Entnahme aus Rücklagen sind im Haushalt zu veranschlagen und rechnungsmäßig nachzuweisen. 5

6 (8) Die Rücklagen sind so anzulegen, dass ein Verlust ausgeschlossen erscheint, ein angemessener Ertrag erzielt wird und die Liquidität gewährleistet ist. Neben Sparkonten und Festgeldkonten kommen auch die in 83 Abs. 1 Nr. 1 bis 5 des Sozialgesetzbuches IV/1 genannten Anlageformen in Betracht. Die Zinsen sind im Haushaltsplan zu veranschlagen und in laufender Rechnung zu vereinnahmen. 17 Erwerb und Veräußerung von Vermögensgegenständen (1) Vermögensgegenstände dürfen nur erworben werden, soweit sie zur Erfüllung der Aufgaben der Studierendenschaft (siehe Anhang) in absehbarer Zeit erforderlich sind. (2) Vermögensgegenstände dürfen nur veräußert werden, wenn sie zur Erfüllung der Aufgaben der Studierendenschaft in absehbarer Zeit nicht mehr benötigt werden. Die Veräußerung ist nur in ihrem vollen Wert zulässig. Der volle Wert wird durch den Preis bestimmt, der im gewöhnlichen Geschäftsverkehr nach der Beschaffenheit des Gegenstandes bei der Veräußerung zu erzielen wäre; dabei sind alle Umstände, die den Preis beeinflussen, nicht jedoch ungewöhnliche oder persönliche Verhältnisse zu berücksichtigen. Ist ein Marktpreis feststellbar, bedarf es keiner besonderen Wertermittlung. Ausnahmen von Satz 2 bedürfen der Einwilligung des StuPas. Die Durchführung der Wertermittlung und Veräußerung obliegt der/dem FR. (3) Für die Überlassung der Nutzung eines Vermögensgegenstandes gilt Absatz 2 Satz 1 und 2 entsprechend. 18 Inventar Alle Geräte und Ausstattungsgegenstände im Anschaffungswert von mehr als 150,- (netto), Bücher im Anschaffungswert von mehr als 0,- sowie eventuell vorhandene Fahrzeuge und Grundstücke sind in Bestandsverzeichnissen nachzuweisen. Die Kassenwärtin/der Kassenwart legt die Inventarverzeichnisse an und legt sie der/dem FR quartalsweise zur Überprüfung und Gegenzeichnung vor. 3. Abschnitt Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung 19 Zahlungen, Belegpflicht und Kassensicherheit (1) Zahlungen dürfen nur von der Kassenwärtin oder dem Kassenwart und nur aufgrund einer schriftlichen Kassenanordnung, die von der Finanzreferentin / dem Finanzreferenten zu unterschreiben ist, angenommen oder geleistet werden. Entsprechendes gilt für Umbuchungen. (2) Die Anordnungsbefugten dürfen Kassenanordnungen in Angelegenheiten, die ihre eigene Person betreffen, nicht unterschreiben. Die Anordnung trifft in diesen Fällen die Vorsitzende oder der Vorsitzende des Haushaltsausschusses oder eine andere vom StuPa zu wählende Person oder der/die FR. (3) Die Anordnungsbefugten dürfen in der Kassenanordnung nicht zugleich die rechnerische Richtigkeit ( 20) bescheinigen. 6

7 (4) Einzahlungen, die durch Übergabe von Zahlungsmitteln entrichtet werden, sind auch dann anzunehmen, wenn keine schriftliche Anordnung nach Absatz 1 Satz 1 vorliegt. Die Anordnung ist in diesem Fall nachträglich zu erteilen, ersatzweise kann ein Eigenbeleg erstellt werden. Das Gleiche gilt auch für Überweisung von Zahlungsmitteln im Giroverkehr. (5) Mit der Unterschrift der Kassenanweisung übernimmt der Anordnungsbefugte die Verantwortung dafür, dass: a) in ihr keine offensichtlich erkennbaren Fehler enthalten sind b) die Bescheinigungen der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit von den dazu befugten Personen abgegeben worden ist c) bei Ausgaben Haushaltsmittel in der vorgesehenen Höhe zur Verfügung stehen und bei dem angegebenen Titel ausgezahlt werden dürfen. (6) Das StuPa bestellt die Kassenwartin oder den Kassenwart und gleichzeitig deren oder dessen Vertreterin oder Vertreter. Die/der FR und die zur Mitunterzeichnung bestellte Person, dürfen an Zahlungen und Buchungen nicht beteiligt sein. Die Kassenwartin oder der Kassenwart hat der/dem FR monatliche Haushaltsübersichten vorzulegen ( 8 Abs. 1). (7) Alle Einnahmen und Ausgaben sind zu belegen. Jede Kassenanordnung muss grundsätzlich mit einer zahlungsbegründenden Unterlage im Original den Zweck und Anlass einer Zahlung belegen und eine Prüfung ohne Rückfragen jederzeit ermöglichen. (8) Einzahlungen aus Einnahmen sind per Überweisung über das Girokonto der Studierendenschaft zu tätigen. (9) Die Rechnungsbelege sind fortlaufend zu nummerieren und zu ordnen. 20 Sachliche und rechnerische Feststellung (1) Alle eine Einnahme oder Ausgabe begründenden Teile eines Rechnungsbelegs bedürfen der Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit. (2) Die Feststellung der sachlichen Richtigkeit obliegt der/dem FR, soweit sie das StuPa nicht während der Amtsperiode des AStA den einzelnen Mitgliedern des AStA jeweils für ihren Zuständigkeitsbereich schriftlich überträgt. Die rechnerische Feststellung auf Kassenanordnungen darf nicht von Personen vorgenommen werden, die die Zahlung angeordnet haben ( 19 Abs. 3). Mit der rechnerischen Feststellung kann auch eine im Angestelltenverhältnis beschäftigte Person beauftragt werden, die nicht zugleich mit der Kassenwartung ( 19 Abs. 6) betraut sein darf. (3) Mit der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit bestätigt die Feststellerin oder der Feststeller, dass: a) die in der Kassenanordnung ( 19 Abs. 1) und ihren Anlagen enthaltenden Angaben richtig sind, soweit deren Richtigkeit nicht von der Feststellerin oder dem Feststeller der rechnerischen Richtigkeit (Abs. 4) zu bescheinigen ist. b) nach den bestehenden Bestimmungen und den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist. c) die Lieferung oder Leistung sowohl als solche, als auch hinsichtlich der Art ihrer Ausführung geboten war und entsprechend der zugrundeliegenden Vereinbarung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist. d) Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen ggf. Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind. Liegt der Einnahme oder Ausgabe ein Vertrag oder eine sonstige Maßnahme zugrunde, so erstreckt sich die Bescheinigung auch auf den Inhalt des Vertrages oder der Maßnahme. 7

8 (4) Der/die FR hat eine aktuelle Liste über die Zeichnungsberechtigten der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit zu führen. (5) Mit der Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit bestätigt die Feststellerin oder der Feststeller, dass alle auf eine Berechnung sich begründenden Angaben in der Kassenanweisung in ihren Anlagen richtig sind. Die Feststellung erstreckt sich auch auf die Richtigkeit der den Berechnungen zugrunde liegenden Ansätzen nach den Berechnungsgrundlagen (Bestimmungen, Verträge, Tarife). (6) Die Feststellungsvermerke lauten Sachlich richtig" bei sachlicher Feststellung, Rechnerisch richtig" bei rechnerischer Feststellung, oder Rechnerisch richtig mit... EUR... Cent" wenn die Schlusszahlen geändert worden sind. Werden die sachliche und rechnerische Feststellung von der selben Person gleichzeitig vorgenommen, so lautet die Feststellung Sachlich und rechnerisch richtig mit... EUR... Cent. 21 Buchführungspflicht (1) Über alle Zahlungen ist sowohl nach der Zeitfolge als auch nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung Buch zu führen. Die Buchungen nach der Zeitfolge müssen zeitnah vorgenommen werden. (2) Alle Zahlungen sind für das Haushaltsjahr zu buchen, in dem sie eingegangen sind oder geleistet worden sind. Abweichend davon sind Semesterbeiträge für das Haushaltsjahr zu buchen, für das sie bestimmt sind. Die Kassenbücher werden jährlich am 28./29. Februar abgeschlossen. (3) Bleibt am Ende des Haushaltsjahres der Gesamtbetrag der Einnahmen hinter dem Gesamtbetrag der Ausgaben zurück, so ist der Fehlbetrag im nächsten Haushaltsjahr als Ausgabe vorzutragen. Ein Einnahmeüberschuss ist im nächsten Haushaltsjahr als Einnahme zu buchen (siehe auch 6). 22 Abwicklung des Zahlungsverkehrs (Girokonto und Bargeldkassen) (1) Der Zahlungsverkehr wird über ein Girokonto abgewickelt. In Ausnahmefällen kann mit Einwilligung der/des FR eine Bargeldkasse ausschließlich an den Stellen eingerichtet werden, wo Barzahlungen absolut notwendig sind. Diese Barkasse muss monatlich durch Überweisung auf das Girokonto der Studierendenschaft abgerechnet werden. (2) Für die Führung einer Bargeldkasse wird ausschließlich eine Person bestimmt, die sich schriftlich dazu verpflichtet, die Kasse gewissenhaft und ordnungsgemäß zu führen. (3) Übersteigt das Guthaben auf dem Girokonto den für die laufende Haushaltsführung erforderlichen Mittelbedarf von ,00, ist der übersteigende Betrag der Betriebsmittelrücklage ( 16 Abs. 2) zuzuführen. (4) Soweit von den Studierendenschaften in Ausnahmefällen eigene Verkaufseinrichtungen (Kopierzentren, Lehrmittelverkaufsstände u. ä.) betrieben werden, muss diese eine Anschreibliste führen, in die die Einzahlungen sofort einzeln einzutragen sind. Die vereinnahmten Beiträge sind regelmäßig, mindestens einmal in jedem Monat, auf das Girokonto einzuzahlen. Ausnahmen bei der Anschreibliste bestehen bei Partys und Großveranstaltungen, wo der Aufwand solch einer Liste den Nutzen und die Kontrollfunktion dieser übersteigt. Solche ein Sonderregelung ist vom/von der FR zu genehmigen. 8

9 (5) Die Überweisungs- und Scheckhefte, die Sparbücher und andere Dokumente sind von der Kassenwartin oder dem Kassenwart unter Verschluss zu halten. (6) Über die Konten bei Geldanstalten darf die Kassenwartin oder der Kassenwart nur gemeinsam mit einer weiteren vom StuPa zu bestimmenden unterschriftsberechtigten Person verfügen. (7) Der Kassenbestand ist mindestens einmal im Monat zu ermitteln (Kassenbestandsaufnahme) und dem Kassensollstand gegenüberzustellen. Es ist ersichtlich zu machen, wie sich der Kassenbestand aus Zahlungsmitteln und Guthaben auf Girokonto und Sparbuch und in anderen Geldanlagen (z.b. festverzinsliche Schuldverschreibungen) zusammensetzt. Der Kassensollbestand ist der Unterschiedsbetrag zwischen den gebuchten Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben. (8) Belege, Kassenbücher, Kontoauszüge und Quittungsblöcke sind nach Abschluss des Haushaltsjahres 7 Jahre lang sicher aufzubewahren. 23 Jahresrechnung Innerhalb von einem Monat nach Ende des Haushaltsjahres stellt die Finanzreferentin / der Finanzreferent die Jahresabrechnung auf. Sie besteht aus einer Gegenüberstellung der Ist-Einnahmen und der Ist-Ausgaben im Haushaltsjahr nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung der Ansätze des Haushaltsplans einschließlich etwaiger Nachtragshaushalte. Ferner sind der Gesamtbetrag der Ist-Einnahmen und der Ist-Ausgaben sowie der kassenmäßige Überschuss oder Fehlbetrag auszuweisen. Wesentliche Mehrausgaben und Mindereinnahmen gegenüber dem Haushaltsplan sind zu begründen. Außerdem ist ein Vermögensverzeichnis gemäß 18 beizufügen. 4. Abschnitt Organe der Fachschaften 24 Haushaltsführung der Fachschaften (1) Die Organe der Fachschaften verwalten die von ihnen vom StuPa nach Maßgabe des Haushalts bewilligten Mittel selbst. Die Fachschaftsräte sind dem StuPa und der/dem FR für die sachgemäße Verwendung der Mittel Rechenschaft schuldig. Hierzu legen die Fachschaften spätestens einen Monat vor Jahresabschluss dem/der FR einen Rechenschaftsbericht in Textform vor (siehe Anhang). (2) Die Bestimmungen dieser Finanzordnung sind hinsichtlich der Kontoführung, des Zahlungsnachweises und der Rechnungsbelegung sinngemäß auf die Fachschaften anzuwenden. 9

10 5. Abschnitt Aufwandsentschädigungen der Gremien 25 Sitzungsgelder Jedem StuPa-Mitglied stehen 10 Sitzungsgeld je teilgenommener Sitzung zu. Die Teilnahme wird durch Unterschrift auf der ausliegenden Liste der jeweiligen Sitzung bestätigt. Die Auszahlung des Sitzungsgeldes erfolgt am Ende der Legislaturperiode des StuPas. 26 Aufwandsentschädigungen des AStAs und der Fachschaften (1) Die Vorstandsmitglieder des AStAs erhalten unter Berücksichtigung des Absatz 5 eine Aufwandsentschädigung in Höhe von 500 pro Semester. (2) Der/die FR erhält eine Aufwandsentschädigung in Höhe von 600 pro Semester. Abweichend von Absatz 5 hat er/sie seinen Tätigkeitsbericht dem Vorsitzenden/der Vorsitzenden des Haushaltsausschusses vorzulegen. (3) Die AStA-Referate erhalten eine Aufwandsentschädigung nach den Vorgaben des Absatz 5 in Höhe von 400 pro Semester. (4) Die Fachschaften erhalten eine Aufwandsentschädigung nach den Vorgaben des Absatz 5 in Höhe von 600 pro Semester. (5) Der/die FR zahlt Aufwandsentschädigungen nur gegen Vorlage eines Tätigkeitsberichtes (bei Fachschaftsräten nur gegen Rechenschaftsbericht, siehe Anhang) sowie zum Ende eines Haushaltsjahres nur gegen zusätzliche Vorlage einer Inventarliste aus, soweit ihm keine gegenteiligen Beschlüsse bekannt sind oder bekannt sein müssten. Liegt ein Antrag gemäß 11 Abs. 1k der Satzung Studierendenschaft vor, wird die Auszahlung der Aufwandsentschädigung solange aufgeschoben, bis das StuPa über den Antrag entschieden hat. 27 Fahrtkosten und Exkursionen (1) Fahrtkosten zur Erfüllung von Aufgaben der Studierendenschaft werden nach Maßgabe der Finanzordnung erstattet. Die Höhe der Erstattung richtet sich nach den im Anhang festgeschrieben Werten. (2) Bei Exkursionen über 500 Gesamtsumme ist ein Beschluss des StuPas mit einfacher Mehrheit beizulegen. Übernachtungspauschalen und weitere Zuschüsse richten sich nach der Anlage dieser Finanzordnung. 10

11 6. Abschnitt Rechnungsprüfung und Entlastung 28 Rechnungsprüfung (1) Die Jahresrechnung prüfen zwei Prüferinnen oder Prüfer. Die Prüfung soll innerhalb von drei Monaten nach Ende des Haushaltsjahres abgeschlossen sein. (2) Dieselben Prüferinnen oder Prüfer nehmen außerdem mindestens einmal im Jahr eine unvermutete Kassenprüfung vor. (3) Die Prüfungen erstrecken sich auf die Einhaltung der für die Haushalts- und Wirtschaftsführung geltenden Vorschriften und Grundsätze, insbesondere darauf, ob: a) der Haushaltsplan eingehalten worden ist, b) die Einnahmen und Ausgaben begründet und belegt und die Jahresabrechnung, der Jahreskassenabschluss und das Vermögensverzeichnis ordnungsgemäß aufgestellt sind, c) wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und d) die Aufgabe mit geringem Personal und Sachaufwand oder auf andere Weise erfüllt werden kann, insbesondere, ob Einrichtungen unterhalten oder Stellen aufrechterhalten werden, die eingeschränkt werden oder entfallen können. (4) Die Prüferinnen oder Prüfer, die im laufenden und in dem zu prüfenden Haushaltsjahr nicht dem AStA oder dem Haushaltsausschuss angehören dürfen, werden zu Beginn jedes Haushaltsjahres vom StuPa berufen. Sie erstatten über ihre Prüfungen schriftlich Bericht. Der AStA kann dazu Stellung nehmen. 29 Entlastung (1) Die Entlastung erteilt das StuPa aufgrund der Berichte der Prüferinnen oder Prüfer, der Empfehlung des Haushaltsauschusses und ggf. der Stellungnahme des AStA. (2) Der Entlastungsbeschluss ist mit der Jahresabrechnung und den Berichten der Prüferinnen oder Prüfer, sowie der Empfehlung des Haushaltsausschusses und ggf. der Stellungnahme des AStA der Hochschulleitung mitzuteilen. 7. Abschnitt Schlussbestimmungen 30 Anhang Der Anhang ist nicht Bestandteil dieser Finanzordnung. Er kann durch Beschluss des StuPas mit Zweidrittelmehrheit der anwesenden Mitglieder geändert werden. Hierzu bedarf es keiner Genehmigung der Hochschulleitung, es besteht aber auf Seiten der Studierendenschaft eine Mitteilungspflicht. 11

12 31 Verweise Die Verweise auf andere Ordnungen und Gesetze richten sich nach deren jeweils gültigen Fassungen. Sollten Änderungen an diesen Stellen eintreten, gelten die Änderungen entsprechend. 32 Inkrafttreten Diese Finanzordnung tritt nach hochschulöffentlicher Bekanntmachung sowie dem rechtsgültigen Beschluss des StuPas und der Genehmigung durch die Hochschulleitung in Kraft. Sie ersetzt die bisher gültige Finanzordnung der Studierendenschaft der FH BS/WF. 12

13 Anhang: Zu 1 Abs. 3 Satz 1: Beispiele für die unabweisbare Notwendigkeit: - Kosten der laufenden Verwaltungstätigkeit: o Papier o Druckerpatronen o Porto o Erstsemesterveranstaltungen o Etc. Zu 2 Abs. 2 Satz 2: Definition von sorgfältig und gewissenhaft : Sorgfältig und gewissenhaft heißt, dass die Studierendenschaft sich im Voraus Gedanken über realistische Anschaffungskosten seiner Positionen im Haushaltsantrag macht. Diese müssen immer im Verhältnis zur Nutzung der Gremientätigkeit stehen. Hierbei ist insbesondere auf die wirtschaftliche Seite zu achten, dies umfasst z.b. die Höhe des Anschaffungspreises zur reellen Nutzungsdauer der Sache. Zu 3 Abs. 1 Satz 2: Definition Erfüllung der Aufgabe der Studierendenschaft : Die Aufgabe der Studierendenschaft ist das Wohl der Studierenden und nicht das der Gremien. Die Ansätze in den Haushalten sind unter diesem Gesichtspunkt aufzustellen. Die kostenlose Abgabe von Verpflegung, Alkohol und sonstigen Positionen dienen nicht dem Wohle der Studierenden, sondern allenfalls kleinen Gruppen hieraus. Deswegen sind diese Posten mindestens kostendeckend an andere abzugeben. Zu 4 Abs. 1: Deckungsfähigkeit: Gegenseitig deckungsfähig sind die Positionen bis im Haushaltsplan des AStA-Vorstandes, die Positionen bis der AStA-Referate und die Positionen bis der Fachschaften. Im Ausnahmefall kann durch einen Beschluss des StuPas mit Zweidrittelmehrheit der anwesenden Mitglieder die gegenseitige Deckungsfähigkeit der Positionen bis und der Positionen bis beschlossen werden. Zu 7 Abs. 1: Vermögen: Vermögen ist alles, was einen Wert, darunter auch einen immateriellen Wert, hat. Dieses muss, genau wie in 3 grundsätzlich dem Wohl der Studierenden dienen. 13

14 Zu 24 Abs. 1 Satz 2: Rechenschaftsberichte der Fachschaftsräte: Der Rechenschaftsbericht der Fachschaftsräte betrifft nur deren Mittelverwendung. Zu 27 Abs. 1: Fahrtkosten: Kilometersätze für: - Gremienfahrten: 0,30 - Exkursionen: 0,15 - Mitfahrer: 0,05 Zu 27 Abs. 2: Exkursionen: Ausgaben ohne Belege können nicht erstattet werden. Verpflegungskosten sind von der Erstattung ganz ausgeschlossen, hierzu zählen auch Getränke. Nicht abgestempelte Fahrkarten gelten als nicht genutzt und sind auch nicht erstattungsfähig, genauso wie selbst erstellte Belege. Die Übernachtungspauschale beträgt maximal 22,00 pro Person und Nacht. Beträge hierüber hinaus sind auch nicht zu erstatten. Diese Regelungen sind analog zu anderen Veranstaltungen oder Bewirtungen anzuwenden. 14