Benutzerhandbuch Encryptor

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1 Benutzerhandbuch Encryptor Verschlüsselter Versand von vertraulichen Daten an Hauck & Aufhäuser Der Encryptor ist ausschließlich für den Verkehr mit Hauck & Aufhäuser anzuwenden. Wir weisen darauf hin, dass hiermit nur Anhänge verschlüsselt werden können. Aus diesem Grund dürfen keine vertraulichen Daten im eigentlichen Text verschickt werden. Nachfolgend soll Ihnen die Funktionsweise des Encryptors anhand einer Verschlüsselung erläutert werden. Die in den Abbildungen benutzte Verzeichnisstruktur und auch die Dateinamen entsprechen nicht denen auf Ihrem lokalen Rechner. Die Abbildungen in dieser Dokumentation dienen lediglich zur Veranschaulichung. Verschlüsselungsprozess Der Ablauf für die erste Anwendung ist in 6 Phasen unterteilt. Für jede weitere Nutzung können die Schritte Download und Entpacken weggelassen werden, da die Anwendung durch Ihre erstmalige Anwendung bereits auf Ihrem System vorhanden ist. Seite 2 Download aus dem Internet und speichern Seite 3 Entpacken der Anwendung Seite 4 Encrypter aufrufen/starten Seite 5 Dateien hinzufügen Seite 5 Dateien verschlüsseln Seite 6 Mail mit verschlüsselten Dateien verschicken Hauck & Aufhäuser Privatbankiers KGaA Sitz: Frankfurt am Main Frankfurt HRB München HRB Vorsitzender des Aufsichtsrates: Prof. Dr. Dr. h.c. mult. Hans Tietmeyer Persönlich haftende Gesellschafter: Dr. Volker van Rüth Michael Schramm Bankleitzahl S.W.I.F.T./BIC HAUK DE FF USt-IdNr. DE Kaiserstraße Frankfurt am Main Telefon Fax

2 - 2 - Download aus dem Internet und speichern Im ersten Schritt gehen Sie per Internetbrowser auf unsere Homepage. Dort klicken Sie dann bitte auf die Rubrik Bankhaus Auf der sich nun öffnenden Seite finden Sie in der linken Rubrikleiste relativ weit unten den Eintrag Abb. 1 - Internetseite "Gesicherter Datenaustausch Gesicherter Datenaustausch Sobald Sie auf den Eintrag klicken wechselt die Ansicht in der Mitte der Seite und es erscheinen die Informationen und der Downloadbereich für den Encryptor (s. Abb. 1). Hier klicken Sie auf die Links: Encryptor Version 1.0 bzw. Benutzerhandbuch Encryptor 1.0 um die Dateien herunterzuladen. Beim Encryptor erscheint nach dem Klick ein Dialogfenster mit Hinweisen, die Sie bitte durchlesen und im Nachgang dann per Klick Bestätigen. Abb. 2 - Speichern des Downloads Sowohl beim Handbuch als auch beim Encryptor klicken Sie auf Speichern (s. Abb. 2) und wählen anschließend ein Verzeichnis auf Ihrer lokalen Festplatte aus, in dem Sie die Dateien speichern wollen (s. Abb. 3). Abb. 3 - Speicherort auswählen

3 - 3 - Entpacken der Anwendung Nachdem Sie den Encryptor heruntergeladen haben, starten Sie den Windows Explorer und wechseln dort in das Verzeichnis, in dem Sie die Datei gespeichert haben. Dort sollte folgende Datei vorhanden sein (s. Abb. 4). HAEncryptorV10.exe Abb. 4 Encryptor Download Mit einem Doppelklick auf die Datei starten Sie das automatische Entpacken. Im sich nun öffnenden Fenster wird Ihnen ein Standardzielverzeichnis angeboten (HA- Encryptor-V1.0), das beim Extrahieren angelegt wird (s. Abb. 5). Sie haben aber auch die Möglichkeit über die Schaltfläche Durchsuchen ein anderes Verzeichnis anzugeben. Über die Schaltfläche Extrahieren starten Sie das Entpacken der Dateien in das Zielverzeichnis. Nach dem Entpacken können Sie den Vorgang über die Schaltfläche Schließen beenden. Abb. 5 Entpacken der Datei Sofern Sie das Standardzielverzeichnis gewählt haben wurde ein zusätzliches Verzeichnis am Standort der EXE-Datei angelegt (s. Abb. 6). Sollten Sie ein anderes Zielverzeichnis ausgewählt haben, dann gehen Sie im Explorer bitte dort hin. Öffnen Sie nun den Ordner per Doppelklick. Abb. 6 - Zielverzeichnis

4 - 4 - Encryptor aufrufen/starten Nachdem Sie den Download entpackt haben, sollten in dem Zielverzeichnis folgende Dateien vorhanden sein (s. Abb. 7). Abb. 7 Inhalt im Zielverzeichnis Ein Doppelklick auf die Encryptor.exe startet die Anwendung. Nach einem kurzen Augenblick sollte das Anwendungsfenster (s. Abb. 8) auf Ihrem Monitor erscheinen. Das Anwendungsfenster ist wie folgt aufgebaut: Oben Menüleiste mit dem Eintrag Datei Mitte Listenfeld (große weiße Fläche) in dem die bereits eingefügten Dateien angezeigt werden Unten Befehlsschaltflächen zum Löschen des Listenfeldes und zum Verschlüsseln der Dateien. Abb. 8 - Anwendungsfenster

5 - 5 - Dateien hinzufügen Im nächsten Schritt fügen Sie nun die Dateien in das Listenfeld ein, die per verschlüsselt an einen Empfänger bei Hauck & Aufhäuser versendet werden soll. Wählen Sie über den Eintrag Datei in der Menüleiste die Option Hinzufügen aus (s. Abb. 9). Es öffnet sich im Anschluss ein Explorer Fenster (s. Abb. 10), in dem Sie die Datei suchen und auswählen. Nachdem Sie die Datei markiert haben klicken Sie auf Öffnen um sie in das Listenfeld einzufügen. Wenn Sie mehrere Dateien mit dem Encryptor verschlüsseln möchten, dann wiederholen Sie den beschriebenen Vorgang solange, bis Sie alle Dateien ausgewählt haben. Bitte fügen Sie nur Standard Office-Dokumente hinzu wie z.b.: Word-Dokument Excel-Tabellen Powerpoint-Präsentationen Text Dateien PDF-Dateien Sollten mehrere Dateien in einem Verzeichnis stehen, so können Sie diese mit gedrückter Strg- Taste markieren (s. Abb. 8) und dann zusammen in das Listenfeld einfügen. Abb. 9 - Datei hinzufügen Abb. 10 Dateien zum Verschlüsseln auswählen Dateien verschlüsseln Nachdem Sie alle Dateien zum Verschlüsseln ausgewählt haben und diese im Listenfeld angezeigt werden (s. Abb. 11), kann die Verschlüsselung durchgeführt werden. Hierfür klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Verschlüsseln! unten rechts. Abb. 11 Liste mit ausgewählten Dateien

6 - 6 - Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das Zielverzeichnis für die verschlüsselte Datei auswählen (s. Abb. 12). Hinweis: Sie können diese Datei im gleichen Verzeichnis wie die ursprünglichen Dateien speichern, ein beliebiges anderes wählen oder dafür ein spezielles neues Verzeichnis anlegen. Über die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen legen Sie einen zusätzlichen Ordner neu an. Nach der Auswahl des Ordners bestätigen Sie dies über die Schaltfläche OK. Abb Speichern der verschlüsselten Datei Daraufhin erstellt der Encryptor in dem ausgewählten Verzeichnis für jede in der Liste aufgeführten Dateien eine verschlüsselte Datei mit der Dateiendung *.pkcs7. Nach der Verschlüsselung erhalten Sie eine Information, ob der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde (s. Abb. 13). Diese Meldung kann über die Schaltfläche OK geschlossen werden. Abb Abschlussmeldung Mail mit verschlüsselter Datei verschicken Im letzten Schritt öffnen Sie Ihr Mailprogramm und erstellen die Mail für unser Haus. Bitte achten Sie darauf, dass keine vertraulichen Daten im Text eingefügt werden, da dieser nicht verschlüsselt wird. Anschließend fügen Sie die verschlüsselten pkcs7-dateien als Anlage in die Mail ein und versenden diese an den entsprechenden Empfänger in unserem Haus. Wichtige Hinweis: Verwenden Sie die Verschlüsselung ausschließlich für Mails, die nur an unser Unternehmen geschickt werden. Verschlüsseln Sie ausschließlich Dokumente Achten Sie darauf, dass keine vertraulichen Informationen im Text stehen

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