Mobile Zeiterfassung. Timetracker

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1 Mobile Zeiterfassung Timetracker

2 Das Problem Prozessabbruch Verteilte Organisationen stehen vor der Herausforderung für die Erfassung von Arbeits- und Einsatzzeiten, über die Zuordnung der Zeiten zu Kunden, Aufträgen oder Objekten oder Baustellen, bis hin zur endgültigen Verarbeitung der Daten für Kundenrechnungen, Projektkalkulationsprüfungen oder Lohnabrechnungen einen durchgängigen Prozess zu definieren. Während die Erfassung der Zeiten draußen vor Ort durch den Mitarbeiter geschehen muss, erfolgt die Verarbeitung der Daten in der Zentrale des Unternehmens. Hierzu stehen im Unternehmen verschiedene Tools wie z.b. ERP Systeme, SAP, Microsoft Excel zur Verarbeitung der Daten für jeden Teilprozess zur Verfügung. Vom Mitarbeiter vor Ort werden die Daten oft auf Papier, z.b. Stundenzettel, Kundenauftrag oder Arbeitsanweisung erfasst und der Zentrale übergeben. Dort müssen die Daten konsolidiert und in die weiterverarbeitenden Systeme eingegeben werden. Dieser Prozess funktioniert, ist jedoch nur sehr aufwändig zu betreiben. Die Daten müssen vor Ort eingesammelt werden. Zeiten müssen von Hand den Projekten, Kunden, Baustellen zugeordnet und die Summen ausgerechnet werden. Alle erfassten Zeiten müssen in elektronische Systeme übernommen und für spätere Behördenzwecke aufbewahrt werden. Erst wenn die Daten in den elektronischen Systemen angekommen sind, kann eine Weiterverarbeitung beginnen. Fehlerhafte Datensätze, unleserlich ausgefüllte Stundenzettel oder zu spät gelieferte Daten erschweren die effiziente Datenverarbeitung zusätzlich. Letztendlich ist auch das Ergebnis jeglicher Weiterverarbeitung in den verschiedenen Teilprozessen wie Lohnabrechnung oder Rechnungsstellung von der Qualität der gelieferten Daten abhängig.

3 Mobile Benefits Der durchgängige Prozess erfasst die Daten durch den einzelnen Mitarbeiter vor Ort und stellt diese automatisch den weiterführenden Systemen zur Verfügung. Auch eine Zuweisung der Zeiten zu Objekten, Kunden oder Auftragsnummer kann vor Ort erfolgen und automatisiert verarbeitet werden. Die Aufwände der Weiterverarbeitung reduzieren sich signifikant. Gleichzeitig erzielen sie vollkommene Konformität in Bezug auf Aufbewahrungspflichten oder Behördenanfragen z.b. Arbeitnehmerentsendegesetz. Der gesamte Prozess kann ohne Medienbrüche durchlaufen werden. Durch mobile Endgeräte, mit für Ihr Unternehmen angepassten und ausgewählten Funktionalitäten, werden die Daten vor Ort erfasst und stehen mittels moderner Übertragungstechnologien unmittelbar zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Einführung Investitionsfrei Die einfache Zeit- und Datenerfassung funktioniert mit jedem handelsüblichen Handy und kann dadurch vollkommen investitionsfrei eingeführt werden. Durch den vollumfänglichen Servicedienst benötigen Sie keine Software oder Server zum Installieren. Alles was Sie benötigen ist ein Webbrowser mit Internetzugang. Durch die Möglichkeit der Unterscheidung von privaten Handys, Unternehmenshandys, Gruppenhandys sowie den unterschiedlichen Übertragungswegen wie z.b. SMS oder UMTS entsteht die Flexibilität die Ihr Unternehmen braucht, um sich den stetig ändernden Rahmenbedingungen schnell und effizient anzupassen. Fullservice, mit allem Drum und Dran.

4 einfach SMS oder APP Die einfache Zeiterfassung kann durch das Senden einer SMS an eine festgelegte Nummer erfolgen. Nachdem die Handys bei Motec-Data registriert und freigeschaltet sind, reicht das einfache Übermitteln einer SMS mit speziellem Inhalt, um einen Zeitstempel zu erfassen. Dabei können auch die optionalen Informationen wie Auftragsnummer, etc. per SMS übermittelt werden. Die Einführung einer Zeiterfassung kann durch die SMS-Funktionalität innerhalb weniger Minuten mit jedem vorhandenen Handy realisiert werden. Diese Art der Zeit- und Datenerfassung funktioniert mit jedem handelsüblichen Handy. Die Daten stehen wenige Sekunden nach Absenden der SMS im Webportal zur Verfügung. Analysieren Optimieren Messen zielt auf die Optimierung vorhandenem. Bestehende Prozesse schneller und einfacher in ihrer Durchlaufzeit steigern die Flexibilität eines Unternehmens und reduzieren dabei gleichzeitig Kosten. Das Bedürfnis hierfür ist nicht mangelndes Vertrauen, sondern einfaches Businessorientiertes Unternehmerdenken. Aufwände zu reduzieren, Medienbrüche zu vermeiden und erfolgskritische Faktoren wie Kostentreiber zu identifizieren sind die Motivatoren des Messenden. Die Zeiterfassung dient dazu die Richtigkeit zu prüfen von Kalkulationen, Margen der Gewerke exakt zu berechnen, Nachweise zu erbringen für Kunden, Lieferanten, Behörden. Revisionssicher zu archivieren. Fahrtwege zu optimieren.

5 Optional Ortung und Kompfort Wenn Sie deutlich mehr Komfort bei der Erfassung Ihrer Daten wünschen oder die Verbindung der Zeiten zum Ort der Erfassung für Sie wichtig ist, steht Ihnen eine Handy App zur Verfügung. Die Handy App steht neben iphone und Android Geräten auch für klassische JAVA ME Handys, wie Nokia, Sony Ericsson, Samsung zur Verfügung. Um einen Zeitrequest mit GPS-Koordinaten zu versehen, ist ein Endgerät mit GPS Funktionalität zwingend erforderlich. Sowohl die Anzahl der Buttons, Ihre Funktionalität, als auch die Beschriftung der Buttons und Datenfelder bestimmen Sie selbst.

6 Webportal Die Daten im Griff Alle erfassten Daten stehen Ihnen in Ihrem Webportal zur Verfügung. Alles was Sie benötigen ist ein Webbrowser wie Internet Explorer, Firefox oder Google Chrome. Sie können Ihre Mitarbeiter in Gruppen zuweisen. Durch GPS Ortung erfasste Standorte editieren und z.b. mit Projekt- oder Kundennamen versehen. Alle Daten werden revisionssicher abgelegt und über 10 Jahre archiviert. Erstellen Sie sich Ihre eigene Auswertung und exportieren Sie die Daten in Ihre Unternehmenssoftware zur Weiterverarbeitung.

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