Interne Optimierung der Bundeswehr - Prozessorientierung als nachhaltige Verankerung der Wirtschaftlichkeit in der Bundeswehr

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1 Interne Optimierung der Bundeswehr - Prozessorientierung als nachhaltige Verankerung der Wirtschaftlichkeit in der Bundeswehr Berlin, 5. September 2003 Brigadegeneral Hans-Herbert Schulz, Beauftragter für die Prozessorientierung SASPF der Bundeswehr, Bundesministerium der Verteidigung 1

2 2 Inhalt A B C D E Bisherige Erkenntnisse aus der Bundeswehrreform Von der Funktions- zur Prozessorientierung der Bundeswehr Was gewinnt die Bundeswehr durch Prozessorientierung? SASPF - eine prozessorientierte Unternehmensgestaltung? Zusammenfassende Betrachtung

3 3 Inhalt A B C D E Bisherige Erkenntnisse aus der Bundeswehrreform Von der Funktions- zur Prozessorientierung der Bundeswehr Was gewinnt die Bundeswehr durch Prozessorientierung? SASPF - eine prozessorientierte Unternehmensgestaltung? Zusammenfassende Betrachtung

4 4 Erneuerung der Bundeswehr von Grund auf (1) Die Reform der Bundeswehr Eckpfeiler der Neuausrichtung vom 14. Juni 2000 Investition in Material Investition in Menschen Verbesserung der Wirtschaftlichkeit Effizienz von Beschaffung und Betrieb Fähigkeiten und Zukunftsaussichten Effizienz von Beschaffung und Betrieb

5 5 Erneuerung der Bundeswehr von Grund auf (2) Zusammenarbeit mit der Wirtschaft: Ziel: Betriebskosten dauerhaft senken - Investitionen deutlich erhöhen! Problem: Es gibt viel zu tun..., dabei unzureichende Transparenz und fehlende Kenntnisse über den Markt Bundeswehr Erfolgsfaktoren: Konzentration auf die militärischen Kernaufgaben; Einführung neuer Technologie; strategische Partnerschaft zwischen Bundeswehr und Wirtschaft; strikte Orientierung der Organisation, Verfahren und des Betriebs an den Kriterien der Wirtschaftlichkeit und Effizienz; begleitendes tiefgreifendes Change Management.

6 Spannungsfeld Bundeswehrreform politische Sensibilität Einsatz - Ausrüstung - Rolle 6 Interne Regeln Vergaberecht Haushaltsrecht Beamtenrecht

7 7 Inhalt A B C D E Bisherige Erkenntnisse aus der Bundeswehrreform Von der Funktions- zur Prozessorientierung der Bundeswehr Was gewinnt die Bundeswehr durch Prozessorientierung? SASPF - eine prozessorientierte Unternehmensgestaltung? Zusammenfassende Betrachtung

8 8 Warum Geschäftsprozess-Management? Unternehmen ohne Geschäftsprozesse gibt es nicht! Qualität und Innovation der Geschäftsprozesse bestimmen den Unternehmenserfolg! Kein Unternehmen kann sich ineffiziente Geschäftsprozesse erlauben! Der Druck auf die Geschäftsprozesse ist kontinuierlich!

9 9 Systemgrundlagen von SASPF Sts Dr. Stützle :...keine Softwareänderungen aufgrund von Strukturvorgaben.. Ursprüngliches Ziel: Ersatz der zahllosen DV Inseln Entscheidung: SAP mit Best Practice der Industrie Best Practice Betriebswirtschaftlich optimierte Prozesse Zielkongruenz: Optimierung der Bw Erneuerung IT StandardSoftware Kostengünstig Modernste Verfahren Einfacher Versionswechsel Flexibilität durch: Customizing im Standard Strategic Development Projekte Bw Sonderlösung (teuer) Identifikation und Wegfall unnötiger Funktionen Bundeswehr der Zukunft Intern wo militärisch möglich betriebswirtschaftlich optimiert Lead Nation im Defense Projekt für neuen SAP Standard In der Prozesskette mit Industrie und internationalen Partner

10 10 Beispiel Fertigungsindustrie - Makroperspektive Supply Chain Management Auftrag Kunden Unterlieferant Lieferant Unterlieferant Lieferant Kompetenz-Partner Jeder Prozess - Partner erfährt sofort den aktuellen Bedarf. Jeder Partner bremst und beschleunigt gleichzeitig in synchronisierten Prozessen. Informationsfluss Materialfluss

11 Prozesse queren traditionelle Funktionen BWB Streitkräftebasis-Logistik 1) Industrie Teilstreitkraft- Einsatzlogistik Segmentierung/Gestaltg 2) Beschaffung MatBew MatErh V/T Heer Kriterien: Geschwindigkeit Prozesszyklen Durchlaufzeiten Flexibilität Kundenorientierung Lieferservice Reaktionsfähigkeit Kundenzufriedenheit Nutzen Kapitalbindung Produktivität Effizienz Versorgung mit Betriebstoff Luftwaffe Instandsetzung Tornado Marine Agenturverträge Ausland San Sanitätsversorgung im Einsatz 1) Verwertung als weiterer logistischer Hauptprozess relevant nach Abschluss der Nutzungsphase 2) Abstimmung mit Fü S IV 2 11

12 12 Die neun definierten Hauptprozesse der Bundeswehr Bundeswehrplanung Führungsstab Streitkräfte Rechnungswesen Controlling Personal Leitungs-Controlling/Haushalt Leitungs-Controlling Abt. für Pers.-, Sozial- und Zentr.angel. Organisation Führungsstab Streitkräfte Rüstung/Logistik Rüstung/Führungsstab Streitkräfte Infrastruktur/Umwelt Individualausbildung Gesundheitsversorgung Wehrverwaltung Führungsstab Streitkräfte Führungsstab Sanitätsdienst Hauptprozess Führung/Koordination

13 A B C D E ARIS - 3- Ebenen-Architektur 13

14 - - Prozess Systeme Organisation Projekt Organisation Wertschöpfungskette als Basis Machbarkeit Standardisierung Y-Match Fachkonzept... Ablauforganisation Prozessmodell BW Datenfluss Prozesse D St 1 Ber.A Projekt- Management D St 1 D St 1 Ber.B Abnahmeprodukte D St 2 D St 4 Input Wirkverbund SAP/ SinN Output D St 3 Wertschöpfungskette D St 2 Ber.C Ereignis Funktion Ereignis Rolle Geschäftsvorfall D St 5 D St 3 Ber.A Wertschöpfungsarchitektur Kommunikation Controlling Test/QS Planung Realisierung SD MM PP QA PMHR HR R/3 FI COAM AM PS WF IS Anforderungsdefinition Change- Management Realisierungsumfang Scope Supply Chains Geschäftsvorfälle... Dienststellen Grafisches Medium... Ausbildung Information Organisation/Rollen Bundeswehr 14

15 15 Inhalt A B C D E Bisherige Erkenntnisse aus der Bundeswehrreform Von der Funktions- zur Prozessorientierung der Bundeswehr Was gewinnt die Bundeswehr durch Prozessorientierung? SASPF - eine prozessorientierte Unternehmensgestaltung? Zusammenfassende Betrachtung

16 16 Gewinn der Bw durch die Prozessorientierung Bessere Zielorientierung der Kern- / Supportprozesse Effizienterer Ressourceneinsatz Realistisches Markt - d.h. Lagebild Höhere Markt - Effizienz (Operativ / Support) Einfache Schnittstellen zu Industrie / NATO /... Ersatz der mehreren 100 alten IT-Inseln

17 17 Inhalt A B C D E Bisherige Erkenntnisse aus der Bundeswehrreform Von der Funktions- zur Prozessorientierung der Bundeswehr Was gewinnt die Bundeswehr durch Prozessorientierung? SASPF - eine prozessorientierte Unternehmensgestaltung? Zusammenfassende Betrachtung

18 18 Aufgabe Prozessorientierung der Bundeswehr (BWL) SAP Organisation HERKULES

19 19 Problem: Komplexitätsfalle Vision Einzelprojekte Probleme der Komplexität Ideen Definition der Zielvorgaben Verifizieren des tatsächlichen Projektfortschritts Exponentiell steigender Entscheidungsbedarf Hilfe für Einzelprojekte Mangelnde Transparenz Verteilte Zuständigkeiten Steuerungsdefizite Zersplitterte Ergebnisverantwortung

20 20 Ergebnisse der Fokussierungsphase Die bisherige Vorgehensweise zur Realisierung von SASPF führte wegen des gewählten breiten Entwicklungsansatzes bei gleichzeitig fehlenden Personalressourcen sowie mangels einer übergreifenden Koordinierungsund Steuerungsverantwortung und trotz einer Vielzahl von externen Beratern nicht zu den erwarteten Erfolgen.

21 21 Was ist zu tun? SASPF...eine mächtige Aufgabe...

22 22 Neuausrichtung des Projekts SASPF Reduzierung der Komplexitätsfalle durch: Anpassen der Vorgehensweise an die verfügbaren Ressourcen, insbesondere Sicherstellung personeller Ressourcen, Realisierung SASPF durch sequenzielles Umsetzen in Form von überschaubaren Teilprojekten unter Wahrung des integrativen Ansatzes, Stärkung des Projektmanagements, Aufbau leistungsfähiger Organisationsstrukturen, Einrichtung einer Sonderorganisation SASPF.

23 23 Sonderorganisation IT Direktor Ltr OrgStab (Haupt-)Abt/Fü-/Stäbe BMVg SonderOrg SASPF mit PLA Steuergruppe SASPF AG Einführung AG Prozesse IT- AmtBw - Zentrale IT- Aufgaben - technische Realisierung Berichtslinie Projekt Ltr Technik Koord Prozesse Projekt Ltr Prozesse/ Einführung Koord Einführung CM,Ausb. Abstimmung OrgBer-Ämter Einführung, CM, Ausbildung Prozessämter (Prozessmanager) Modellieren / Optimieren (mit Kenntnis SAP) Fachl.Wsg Recht Realisierung Steuerung

24 24 Vorgehen / Aufgaben der Sonderorganisation Ziele definieren / Strategien entwickeln / Vorgaben (Balanced Scorecard) Kooperationsprojekte / Externe Schnittstellen wahrnehmen Gestaltung des Veränderungsprozesses / Change Management Einführung in die Organisationsbereiche Vorgaben für die Prozessentwicklung erarbeiten Entwicklung Hauptprozesse harmonisieren Prozessmodell Bw weiterentwickeln

25 25 Verknüpfungen Wirtschaftlichkeit Steuerung Prozessorientierung der Bundeswehr (BWL) Integration Software SAP Organisation VP-Richtlinien Strukturen AblaufOrg HERKULES LAN WAN Rechenzentren

26 26 A B C D E Verbindliche ROADMAP für Projektabläufe Projektantrag / Leistungsvereinbarung Kick-Off- Sitzung Projektabschlusssitzung Abnahme der Ergebnisse

27 27 Phasen und Organisationselemente Konzeptionsphase Realisierungssphase Einführungssphase Prozesse gestalten Prozesse optimieren Einbringen in SAP Customizing Einführen in die Dienststellen Produktivbetrieb Prozessorganisation (PZO) Projektorganisation (PJO) Einführungsorganisation (EFO) Teilprojekte 1...n

28 Umfang für die Realisierungsstufe 1 Zentrale Disposition mit ortsfester Logistik Instandhaltung Materialversorgung Beschaffung Innerbetriebl.Transport Operatives Facility Management Umweltschutz Kosten-/Leistungsrechnung ReWe (Anteile Logistikverbund) Distributionslogistik Disposition Lagerverwaltung Umweltschutz Umweltschutz Gefahrartikelmanagement ReWe / Infrastruktur Rechnungswesen zentrale Anteile Infrastruktur Strategisches Facility Management Sanitätslogistik Waffensystemlogistik Marine Instandhaltung WaSys (anteilig) Ersatzteilmanagement WaSys (anteilig) Waffensystemlogistik Drehflügler Instandhaltung WaSys Ersatzteilmanagement WaSys Drehflügler Versorgung SanMat IH NVG San Beschaffung 28

29 29 Identifizierte Teilprojekte erster Priorität Instandhaltungslogistik Instandhaltung Materialversorgung Beschaffung Innerbetriebl.Transport Operatives Facility Management Umweltschutz Kosten-/Leistungsrechnung ReWe (Anteile Logistikverbund) ReWe Rechnungswesen zentrale Anteile integrativer Ansatz Business Warehouse Information (BW) Personal Controlling Bw-Planung Nutzungsmanagement Technisch logistisches Management Personaladministration Sicherstellung des Betriebs Personalwirtschaft Fortsetzung des vorgezogenen Rollouts Personelles Meldewesen Entwicklung von Personalgewinnung, Personalentwicklung, Veranstaltungsmanagement

30 30 Inhalt A B C D E Bisherige Erkenntnisse aus der Bundeswehrreform Von der Funktions- zur Prozessorientierung der Bundeswehr Was gewinnt die Bundeswehr durch Prozessorientierung? SASPF - eine prozessorientierte Unternehmensgestaltung? Zusammenfassende Betrachtung

31 31 Risiken HERKULES kommt nicht? Lücken in SAP R / 3? Fehlende HH - Mittel? Personal (Gewinnungs-, Förderungs-, Erhaltungskonzept)?

32 SASPF - eine neue Bundeswehr entsteht! IRM BWL IT mit SAP Org / Prozesse 32 Fundiertere Finanzplanung Wirtschaftlichkeit Jointness Combinedness Industriepartnerschaft Handeln mit begrenztem Risiko Transparenz

33 33 Habe ich das vermittelt?

34 34 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie Fragen