Visualisierung von Unternehmensprozessen

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1 Titel Visualisierung von Unternehmensprozessen Beispiel: Baumit Baustoffe GmbH ein Projekt der MUT GmbH / 2004

2 Inhalt Prozesse und Prozessvisualisierung Anforderungen an Visualisierungssoftware Prozessmanagement bei Baumit Baustoffe GmbH Bad Ischl Zusammenfassung T.Pollak /

3 Was ist ein Prozess? Ein Satz von Tätigkeiten der Eingaben in Ergebnisse umwandelt (ISO 9001:2000) INPUT PROZESS OUTPUT T.Pollak /

4 Was ist Prozessmanagement? Gestaltung von Prozessen mit dem Ziel der Vereinfachung und Verbesserung Prozessorientierung im Qualitätsmanagement seit ISO 9001:2000 T.Pollak /

5 Was ist Prozessvisualisierung? Bildliche Darstellung der Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten eines Prozesses A B A C INPUT Schritt 1 Schritt 2 Ok? Schritt 3 OUTPUT Ende Report T.Pollak /

6 Unternehmensnutzen Festlegung von Abläufen (Effektivität) Prozessanalyse Prozessverbesserung (Effizienz) T.Pollak /

7 Unternehmensprozesse Marketing Planung Einkauf Entwicklung Produktion Vertrieb T.Pollak /

8 Anforderungen an Software Einfache Bedienung Allgemein gilt, dass Bedienungsfreundlichkeit den Vorrang vor Funktionalität haben sollte. Bei der Visualisierung der verschiedenen Prozesse kann der Aufwand erheblich sein. T.Pollak /

9 Anforderungen an Software Einfache Bedienung Verständlichkeit und Transparenz TIPP: Die Visualisierung eines Prozesses ist nicht dann abgeschlossen, wenn man keine Informationen mehr abbilden kann, sondern wenn keine Informationen mehr weggelassen werden können. In der Regel reichen einige wenige, dafür aber klare und gut unterscheidbare Symbole völlig aus. Eine umfangreiche Nomenklatur erschwert das Verständnis bei den Mitarbeitern beträchtlich. T.Pollak /

10 Anforderungen an Software Einfache Bedienung Verständlichkeit und Transparenz Kommunikations-/ Präsentationsfähigkeit Als vorteilhaft erweist sich eine stückweise Darstellung der Prozesshierarchie, um die Reduzierung der Aussagen auf das Wesentliche zu ermöglichen. Eine übersichtliche und schnelle Prozess-Navigation ist ein entscheidender Punkt bei der Kommunikations-/Präsentationsfähigkeit. T.Pollak /

11 Anforderungen an Software Einfache Bedienung Verständlichkeit und Transparenz Kommunikations-/ Präsentationsfähigkeit Ein Prozessmodellierungswerkzeug sollte viele Freiheitsgrade anbieten, um eine individuelle Modellierung zu ermöglichen. Freiheitsgrade T.Pollak /

12 Anforderungen an Software Einfache Bedienung Verständlichkeit und Transparenz Kommunikations-/ Präsentationsfähigkeit Freiheitsgrade Es gibt Werkzeuge, die Simulationen mit komplexen Beschreibungen durchführen. Meist jedoch steht das Simulationsergebnis in keinem vernünftigen Verhältnis zum geleisteten Aufwand. Berechnung/Simulation T.Pollak /

13 Anforderungen an Software» Tools zur Modellierung von Prozessen können nur eine unterstützende Funktion im Rahmen eines Managementsystems ausüben.» Wer aber ein Managementsystems schon einmal mit klassischen Werkzeugen (z.b. Word) aufgebaut hat, weiß um die Schwierigkeiten beim Aufbau und der Akzeptanz des Managementsystems und den damit verbundenen Aufwand/Pflegeaufwand. T.Pollak /

14 Die Visualisierungssoftware ViFlow Prozessmodellieru ng mit drag and drop T.Pollak /

15 Baumit Prozessmanagement Die Datenbank zur Visualisierung Die html Version für den Benutzer T.Pollak /

16 Prozessübersicht Prozessübersicht Baumit Baustoffe GmbH 1 Führungsprozesse Managementbewertung Budget und Controlling Organisation Strategie und Ziele Zertifizierungsaudit vom 25./ : Bericht über die Überprüfung der Managementunterlagen 3 externe Prozesse Absatzplanung Preisliste Rezepturentwicklung Vertrieb 4 Management- Handbuch Kundenanforderungen Gewinnung und Aufbereitung Planung Mischanlage und Perlitanlage Sandanlage Kalk RSO Perlitanlage Mischanlage Beschaffung Auftragsabwicklung Kundenzufriedenheit 5 Leistungserstellungsprozesse Unterstützungsprozesse Unternehmensleitbild Dokumentenlenkung Interne Audits Prüfmittelüberwachung Daten/Aufzeichnug/EDV Lenkung von internen Fehlern Lieferantenbewertung Personal und Qualifikation Reklamationsabwicklung Instandhaltung Maßnahmenmanagement Projekte 6 Messung/Analyse/ Verbesserung T.Pollak / Ersteller: Sima-Haider Erstelldatum: letzte Änderung: Datenbank: baumit-1.vdb

17 Interne Audits Interne Audits Baumit Baustoffe GmbH Geschäftsführung Technik GF Technik 2 Auditjahresplan freigeben 3 Auditschwerpunkte festlegen 11 Kenntnisnahme des Berichts Auditjahresplan Auditschwerpunkte Auditbericht Qualitätsmanagement QM 1 Auditjahresplan erstellen 4 Auditplan erstellen 5 Auditplan bekanntgeben 12 Maßnahmen management Maßnahme Auditor Auditor 6 Auditgespräch durchführen 7 Auditprotokoll erstellen 8 Vereinbarung von Maßnahmen 10 Erstellung des Auditberichts Auditprotokoll Kopie: Auditprotokoll Mitarbeiter MA 9Abzeichnen des Auditprotokoll s T.Pollak /

18 Baumit Prozessmanagement Viflow Datenbank (ein file) Dokumente (Formulare, Checklisten etc.) sind verlinkt Materialflüsse wurden integriert Benutzerzugriff über html Version Klare Darstellung von Abläufen Einfache Revisionen bzw. Änderungen Zertifiziert gem. ISO 9001:2000 T.Pollak /

19 Baumit Prozessmanagement Die Viflow Datenbank (ein file ca. 10 MB) T.Pollak /

20 Baumit Prozessmanagement Die Benutzeroberfläche (html-version) mit verlinkten Dokumenten T.Pollak /

21 Zusammenfassung Prozessmanagementsysteme (ISO 9000 ff) sind in Unternehmen heute Standard Visualisierung bedeutet mehr Klarheit und weniger Papier (nicht ob sondern wie) Visualisierung ist ein Optimierungswerkzeug Systeme müssen einfach nutzbar und mit geringem Aufwand verwaltbar sein T.Pollak /

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Glück auf! T.Pollak /

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