Betriebskosten- Abrechnung Schnell rechtssicher centgenau

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1 Betriebskosten- Abrechnung 2014 Schnell rechtssicher centgenau

2 Übersicht: Was sind eigentlich Betriebskosten? Was sind Nebenkosten? Was gehört alles zu den Betriebskosten? Wann muss ein Mieter Betriebskosten zahlen? An welche Fristen muss ich mich halten? Was muss alles in eine Betriebskostenabrechnung hinein? Was ist, wenn mir nachträglich neue Betriebskosten entstehen? Darf ich auch Eigenleistungen auf den Mieter umlegen? Welcher Umlageschlüssel gilt? Bis wann muss der Mieter seine Betriebskosten nachzahlen? Wie führe ich eine Betriebskostenerhöhung durch? Was mach ich, wenn der Mieter die höheren Vorauszahlungen nicht zahlt? Was tun, wenn der Mieter seine Betriebskosten nicht zahlt? Wie lange kann sich der Mieter noch über seine Abrechnung beschweren? Welche Unterlagen muss ich dem Mieter zeigen? Abrechnungsmuster: So könnte Ihre Abrechnung aussehen 2 Betriebskostenabrechnung

3 Warum Sie unbedingt abrechnen sollten Alle Jahre wieder so beginnt nicht nur ein beliebtes Weihnachtslied, sondern auch eine weniger beliebte Tätigkeit eines jeden Vermieters, die ebenfalls jedes Jahr ansteht: Die Betriebskostenabrechnung. Muss so eine Betriebskostenabrechnung eigentlich jedes Jahr sein? Ja unbedingt, wenn Sie zumindest kostendeckend vermieten und nicht zu den drei Millionen Vermietern gehören wollen, die mit ihren Immobilien nichts verdienen oder zu den rund Vermietern, die mit Ihrer Immobilie sogar Verluste machen. Dann sollten Sie nicht alle Nebenkosten aus Ihrer eigenen Tasche zahlen, sondern die Betriebskosten auf den Mieter umlegen, die Sie laut Gesetz und Mietvertrag umlegen dürfen. Um es gleich einmal vorweg zu nehmen: Entgegen vielen anders lautenden Meinungen verdienen Sie als Vermieter mit einer Betriebskostenabrechnung kein Geld, sondern Sie holen sich nur einen gesetzlich erlaubten und (hoffentlich) vertraglich vereinbarten Teil Ihrer Nebenkosten nämlich die laufenden Betriebskosten vom Mieter zurück. Mit der Betriebskostenrückzahlung oder Nachzahlung ist etwa so wie bei Ihrer Steuererklärung fürs Finanzamt: Das Finanzamt schenkt Ihnen mit der Rückzahlung auch kein Geld, sondern Sie bekommen vom Finanzamt lediglich einen Teil der von Ihnen übers Jahr vorausgezahlten Steuer zurück. Schlimmstenfalls müssen Sie so wie Ihr Mieter bei den Betriebskosten beim Finanzamt etwas nachzahlen, wenn Ihre über Jahr gezahlten Vorauszahlungen nicht ausreichen, um Ihre Steuerschulden zu begleichen. Dennoch haben gerade Mieter, die viele Betriebskosten nachzahlen müssen, häufig das Gefühl, bei der Betriebskostenabrechnung von ihrem Vermieter über den Tisch gezogen zu werden. Wie Sie Ihrem Mieter dieses Gefühl nehmen? Eine klare und nachvollziehbare Abrechnung ist dabei nur das Tüpfelchen auf dem berühmten i. Denn eigentlich beginnt das gute Gefühl beim Abrechnen schon viel weiter vorne: Bei Ihrem Mietvertrag! 3 Betriebskostenabrechnung

4 Was sind eigentlich Betriebskosten? Was Betriebskosten sind, steht zum Glück jedenfalls ungefähr im Gesetz. Darunter fallen die Kosten, die dem Eigentümer (oder Erbbauberechtigten) durch das Eigentum (oder das Erbbaurecht) am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstanden sind ( 1 Abs. 1 Betriebskostenverordnung). Grob gesagt handelt es sich bei Ihrer Rechnung immer dann um umlegbare Betriebskosten, wenn die folgenden 3 Voraussetzungen zutreffen:» Die Kosten sind objektbezogen, also durch das Eigentum hervorgerufen und betriebsdienlich,» die Kosten sind Ihnen tatsächlich entstanden,» es handelt sich um regelmäßig entstehende Kosten. Weil das alles recht abstrakt ist, hat der Gesetzgeber zum Glück in 2 Betriebskostenverordnung praktischerweise allen Vermietern und Mietern einen Betriebskostenkatalog mit 17 umlegbaren Betriebskosten mit an die Hand gegeben. Dazu zählen z.b. die Grundsteuer, die Heizkosten und das Wasser. Wichtig: Der Betriebskostenkatalog in 2 Betriebskostenverordnung ist für Wohnraum-Mieter abschließend. Zu den nicht umlagefähigen Betriebskosten zählen:» Instandsetzungskosten» Verwaltungskosten» Kapitalkosten Ebenso fallen nur einmalig oder in nicht voraussehbaren Zeitabständen anfallende Kosten nicht unter den Begriff der Betriebskosten. Typisches Beispiel: Die Kosten für eine einmalige Sperrmüllabfuhr gehören nicht zu den Kosten der Müllabfuhr. 4 Betriebskostenabrechnung

5 Was sind Nebenkosten? Wer wissen will, was Nebenkosten sind und was der Unterschied zu den umlegbaren Betriebskosten ist, blättert vergeblich im Gesetz bei den Mietrechtsvorschriften. Dagegen ist den Betriebskosten gleich ein komplettes Gesetz gewidmet: Die Betriebskostenverordnung, die grundsätzlich jedoch nur für die Wohnungsmiete gilt. Der Begriff Nebenkosten" geht weiter als der Begriff der Betriebskosten : Damit sind nicht nur die in der Betriebskostenverordnung aufgeführten umlagefähigen Betriebskostenpositionen gemeint, sondern alle weiteren Kosten, die sonst noch beim Bewirtschaften Ihrer Immobilie entstehen können, aber leider nicht auf Wohnungsmieter umlegbar sind. Beispiel: Verwaltungskosten sind zwar Nebenkosten, jedoch keine umlagefähigen Betriebskosten! Auf den Begriff Nebenkosten" werden Sie deswegen häufig im Zusammenhang mit Gewerberaum stoßen. Vereinbaren Sie in einem Geschäftsraum- Mietvertrag nur", dass Sie Betriebskosten umlegen dürfen, schließen Sie damit weitere Nebenkosten, die Sie als Gewerberaum-Vermieter noch zusätzlich umlegen dürften, aus! 5 Betriebskostenabrechnung

6 Was gehört alles zu den Betriebskosten? Wenn Sie wissen wollen, welche Betriebskosten Sie umlegen dürfen, müssen Sie als Wohnungsvermieter eine Blick in die, seit dem geltende Betriebskostenverordnung (abgekürzt BetrKV) werfen. Ein Hinweis auf die Betriebskostenverordnung oder besser noch eine Kopie oder Abschrift des nachfolgenden Betriebskostenkatalogs des 2 Betriebskostenverordnung, gehört in jeden guten Mietvertrag: 1. Die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks Hierzu gehört namentlich die Grundsteuer. 2. Die Kosten der Wasserversorgung Hierzu gehören die Kosten des Wasserverbrauchs, die Grundgebühren, die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung von Wasserzählern sowie die Kosten ihrer Verwendung einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Berechnung und Aufteilungen, die Kosten der Wartung von Wassermengenreglern, die Kosten des Betriebs einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage einschließlich der Aufbereitungsstoffe. 3. Die Kosten der Entwässerung Hierzu gehören die Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung, die Kosten des Betriebs einer entsprechenden nicht öffentlichen Anlage und die Kosten des Betriebs einer Entwässerungspumpe. 4. Die Kosten a) des Betriebs der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage; hierzu gehören die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft, der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums, die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz, die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung sowie die Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Kosten der Berechnung und Aufteilung; oder b) des Betriebs der zentralen Brennstoffversorgungsanlage; hierzu gehören die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten des Betriebsstroms und die Kosten der Überwachung sowie die Kosten der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums; 6 Betriebskostenabrechnung

7 oder c) der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme, auch aus Anlagen im Sinn des Buchstabens a); hierzu gehören das Entgelt für die Wärmelieferung und die Kosten des Betriebs der dazugehörigen Hausanlagen entsprechend Buchstabe a); oder d) der Reinigung und Wartung von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten; hierzu gehören die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen in der Anlage, die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz; 5. Die Kosten a) des Betriebs der zentralen Wasserversorgungsanlage; hierzu gehören die Kosten der Wasserversorgung entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind, und die Kosten der Wassererwärmung entsprechend Nummer 4 Buchstabe a); oder b) der eigenständig gewerblichen Lieferung von Warmwasser, auch aus Anlagen im Sinn des Buchstabens a, hierzu gehören das Entgelt für die Lieferung des Warmwassers und die Kosten des Betriebs der dazugehörigen Hausanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe a); oder c) der Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten; hierzu gehören die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen im Innern der Geräte sowie die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch eine Fachkraft. 6. Die Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen a) bei zentralen Heizungsanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe a) und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind; oder b) bei der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme entsprechend Nummer 4 Buchstabe c) und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind; oder c) bei verbundenen Etagenheizungen und Warmwasserversorgungsanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe d) und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind; 7 Betriebskostenabrechnung

8 7. Die Kosten des Betriebs des maschinellen Personen- oder Lastenaufzugs Hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Beaufsichtigung, der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Kosten der Reinigung der Anlage; 8. Die Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung Zu den Kosten der Straßenreinigung gehören die für die öffentliche Straßenreinigung zu entrichtenden Gebühren und die Kosten entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen; zu den Kosten der Müllbeseitigung gehören namentlich die für die Müllabfuhr zu entrichtenden Gebühren, die Kosten entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen, die Kosten des Betriebs von Müllkompressoren, Müllschluckern, Müllabsauganlagen sowie des Betriebs von Müllmengenerfassungsanlagen einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung; 9. Die Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung Zu den Kosten der Gebäudereinigung gehören die Kosten für die Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen, Fahrkorb des Aufzugs; 10. Die Kosten der Gartenpflege Hierzu gehören die Kosten der Pflege gärtnerisch angelegter Flächen einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, der Pflege von Spielplätzen einschließlich der Erneuerung von Sand und der Pflege von Plätzen, Zugängen und Zufahrten, die dem nicht öffentlichen Verkehr dienen; 11. Die Kosten der Beleuchtung Hierzu gehören die Kosten des Stroms für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen; 12. Die Kosten der Schornsteinreinigung Hierzu gehören die Kehrgebühren nach der maßgebenden Gebührenordnung, soweit sie nicht bereits als Kosten nach Nummer 4 Buchstabe a) berücksichtigt sind; 13. Die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung Hierzu gehören namentlich die Kosten der Versicherung des Gebäudes gegen Feuer-, Sturm- und Wasserschäden sowie sonstige Elementarschäden, der Glasversicherung, der Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank und den Aufzug; 8 Betriebskostenabrechnung

9 14. Die Kosten für den Hauswart Hierzu gehören die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft. Soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht angesetzt werden; 15. Die Kosten a) des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage; hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms und die Kosten der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft oder das Nutzungsentgelt für eine nicht zu dem Gebäude gehörende Antennenanlage sowie die Gebühren, die nach dem Urheberrechtsgesetz für die Kabelweitersendung entstehen; oder b) des Betriebs der mit einem Breitbandkabelnetz verbundenen privaten Verteilanlage; hierzu gehören die Kosten entsprechend Buchstabe a), ferner die laufenden monatlichen Grundgebühren für Breitbandkabelanschlüsse; 16. Die Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege Hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Überwachung, Pflege und Reinigung der Einrichtungen, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit sowie die Kosten der Wasserversorgung entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind; 17. Sonstige Betriebskosten Hierzu gehören Betriebskosten im Sinn des 1, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind. 9 Betriebskostenabrechnung

10 Wann muss ein Mieter Betriebskosten zahlen? Allein die Tatsache, dass ein Gesetz wie das Bürgerliche Gesetzbuch regelt, dass Sie Betriebskosten auf den Mieter umlegen dürfen oder die Betriebskostenverordnung aufzählt, was Sie alles umlegen dürfen, heißt leider noch gar nichts. Sie können nur dann auf monatliche Betriebskostenvorauszahlungen oder eine Betriebskostennachzahlung bestehen, wenn Sie das zusätzlich in Ihrem Mietvertrag auch ausdrücklich so vereinbart haben. Fehlt eine entsprechende vertragliche Vereinbarung, sind die Betriebskosten bereits in der Miete enthalten. Sie können dann weder auf die Vorauszahlung bestehen, noch zusätzlich etwas nachfordern, wenn am Jahresende die Vorauszahlungen nicht die tatsächlich entstandenen Kosten decken. Betriebskosten: Wer nichts vereinbart hat, geht leer aus! Wichtig: Haben Sie keine oder keine wirksame Betriebskostenvereinbarung im Mietvertrag, können Sie nachträglich einseitig (also ohne Ihren Mieter!) daran nichts ändern: Sie haben keinen Rechtsanspruch darauf, dass Ihr Mieter einer entsprechenden Vertragsänderung nachträglich zustimmt bzw. mit Ihnen eine entsprechende Vereinbarung abschließt. 10 Betriebskostenabrechnung

11 An welche Fristen muss ich mich halten? Bei den Betriebskosten gibt es einige zwingende Fristen, an die Sie sich als Vermieter unbedingt halten müssen, denn sonst verlieren Sie Ihren Nachzahlungsanspruch. Da ist zunächst der Abrechnungszeitraum. Mit dem legen Sie fest, von wann bis wann Sie über die Betriebskosten abrechnen. Er darf maximal 12 Monate betragen. Die meisten Vermieter rechnen von Januar bis Dezember desselben Jahres (= kalenderjährliche Abrechnung) ab. Ihr Abrechnungszeitraum muss aber nicht zwingend über ein volles Kalenderjahr laufen, sondern Sie können beispielsweise auch von April bis März über die Heizoder Betriebskosten abrechnen. Beispiel: Die Abrechnung von Januar 2014 bis Dezember 2014 muss bis spätestens bei Ihrem Mieter sein. Rechnen Sie immer von April bis März ab, muss Ihre Abrechnung von April 2014 bis März 2015 bis spätestens bei Ihrem Mieter sein. Sie können sogar für die Heizkosten einen anderen Abrechnungszeitraum vereinbaren als für die übrigen Betriebskosten. Zwei unterschiedliche Abrechnungszeiträume sind nämlich erlaubt. Längere Abrechnungszeiträume sind dagegen nicht erlaubt! Ein kürzerer Abrechnungszeitraum (= Rumpfzeitraum) ist nur ausnahmsweise erlaubt, beispielsweise wenn Sie bisher zwei unterschiedlichen Abrechnungszeiträume für die Heiz- und Betriebskosten hatten und die jetzt vereinheitlichen wollen (LG Berlin, Urteil v , 67 S 475/08, GE 2009, S. 780). Dafür dürfen Sie einmalig einen sogenannten Rumpfzeitraum (= ein kürzerer Abrechnungszeitraum als 12 Monate) erstellen. Ebenso wichtig wie der Abrechnungszeitraum ist die Abrechnungsfrist. Das ist der Zeitraum, innerhalb dem Sie über Ihre Betriebskosten abrechnen müssen. Sie beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums und beträgt 1 Jahr ( 556 Abs. 3 BGB). Um die Frist einzuhalten, muss Ihre Abrechnung bis spätestens zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums im Briefkasten Ihres Mieters liegen (BGH, Urteil v , VIII ZR 107/08). 11 Betriebskostenabrechnung

12 Vorsicht, Ausschlussfrist: Wer nicht schnell abrechnet, darf nichts mehr nachfordern! Beispiel Die Abrechnung für den Zeitraum Januar bis Dezember 2014 muss bis spätestens zum bei Ihrem Mieter sein. Die einjährige Abrechnungsfrist ist für Sie als Wohnungsvermieter eine Ausschlussfrist. Das bedeutet: Versäumen Sie diese Frist, dürfen Sie keine Betriebskosten mehr nachfordern! Entdecken Sie oder Ihr Mieter lediglich einen inhaltlichen Fehler wie beispielsweise einen falschen Umlageschlüssel oder einen Rechenfehler in Ihrer Abrechnung, dürfen Sie die Abrechnung auch noch nach Ablauf der Jahresfrist korrigieren (BGH, Urteil v , VIII ZR 115/04). Allerdings: Kommt nach der Korrektur ein höherer Nachzahlungsbetrag heraus, bleibt es bei dem niedrigeren, zuerst berechneten Nachzahlungsbetrag! Wichtig: Zahlt Ihr Mieter auf eine verspätete Abrechnung, müssen Sie ihm das Geld wieder zurückzahlen (BGH, Urteil v , VIII ZR 94/05)! 12 Betriebskostenabrechnung

13 Was muss alles in eine Betriebskostenabrechnung hinein? Geht es nach dem Bundesgerichtshof (Urteil v , VIII ZR 295/07, Urteil v , WM 1982, S. 207) muss Ihre Betriebskostenabrechnung diese Punkte enthalten:» Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten pro Betriebskostenposition,» Angaben und Erläuterungen (z.b. Wohnfläche und Gesamtwohnfläche der Wohnung und des Gebäudes) um jeweiligen zugrunde gelegten Verteilungsschlüssel,» wie sich der Anteil Ihres Mieters berechnet und» die bereits gezahlten Vorauszahlungen und was nach deren Abzug übrig bleibt. Von wegen unverständlich: Schreiben Sie lieber einen Satz zu viel als zu wenig dazu Stolpern Sie auch nur über eine dieser Positionen, ist Ihre Abrechnung formell unwirksam. Sie können sie dann nur noch so lange nachbessern, wie die Abrechnungsfrist noch läuft. Achten Sie darauf, dass auch ein durchschnittlich gebildeter, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulter Mieter Ihre Abrechnung verstehen und nachvollziehen kann. Bemühen Sie sich also um eine übersichtliche, klare und widerspruchsfreie Abrechnung, sonst wird Ihr Nachzahlungsbetrag gar nicht erst fällig. Sortieren Sie die einzelnen Rechnungen so, dass sie diese gleich der richtigen Betriebskostenart von 2 der BetriebsKV zuzuordnen können. Erläutern Sie Ihre Abrechnung, wenn Sie das Gefühl haben, Ihr Mieter könnte Ihre Abrechnung ohne weitere Erläuterung nicht verstehen. Am besten Sie stellen jeden Rechenschritt, der nötig ist, um auf den Zahlungsbetrag des Mieters zu kommen, rechnerisch nachvollziehbar dar. 13 Betriebskostenabrechnung

14 Was ist, wenn mir nachträglich neue Betriebskosten entstehen? Stellen Sie einen Hauswart ein, weil Sie den Hof nicht mehr selbst fegen wollen, können Sie die Kosten auf die Mieter umlegen, sofern die Hauswartkosten ohnehin in Ihrem Betriebskostenkatalog bereits enthalten sind. Werden nachträglich beispielsweise öffentliche Abgaben wie z.b. die Trinkwasserprüfung oder die Rauchmelderwartung eingeführt, dürfen Sie die nur dann anteilig auf den Mieter umlegen, wenn die sich» einer bereits bestehenden und auch vereinbarten Betriebskostenposition entsprechend 2 BetrKV zuordnen lassen oder» Sie dafür eine entsprechende ausdrückliche Vereinbarung im Mietvertrag haben. Die Juristen sprechen hier von einer Öffnungsklausel. Beispiel Werden öffentliche Abgaben neu eingeführt oder entstehen Betriebskosten neu, so können diese vom Vermieter im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften umgelegt und angemessene Vorauszahlungen festgesetzt werden. Eine solche Öffnungsklausel ist wirksam, weil sie dem Mieter klar und verständlich aufgezeigt, dass er mit neu hinzutretenden Betriebskosten rechnen muss. Daher ist es auch völlig in Ordnung, wenn der Mieter erst mit dem Erhalt der Betriebskostenabrechnung von den neu eingeführten Betriebskosten bzw. den neuen öffentlichen Abgaben erfährt. Mit dem kleinen Zusatz im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften in der Öffnungsklausel, stellen Sie sicher, dass Sie die Umlage nur auf grundsätzlich umlagefähige Betriebskosten beschränken. Beispiel Die Prüfung nach der Trinkwasserverordnung fällt unter 2 Nr. 2 BetrKV unter die "Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage". Dagegen können Sie die Wartung des Rauchmelders nur umlegen, wenn Sie die unter 2 Nr. 17 BetrKV bei den Sonstigen Betriebskosten ausdrücklich erwähnt haben. 14 Betriebskostenabrechnung

15 Darf ich auch Eigenleistungen auf den Mieter umlegen? Sie fegen den Hof, mähen den Rasen oder putzen auch das Treppenhaus in Ihrem Mietshaus selbst. Erbringen Sie solche umlagefähigen Hausmeister- oder Hausreinigungskosten selbst, dürfen Sie nach 1 Abs. 1 Satz 2 der Betriebskostenverordnung Ihre Sach- und Arbeitsleistungen mit dem Betrag ansetzen, den Ihnen z. B. auch ein Unternehmen für die gleiche Arbeit in Rechnung stellen würde (BGH, Urteil v , VIII ZR 41/12). Lassen Sie die Arbeiten stattdessen unentgeltlich (ohne Arbeitsvertrag) z. B. von Ihrem Ehemann erbringen, dürfen Sie für ihn keine fiktiven Kosten ansetzen, schließlich haben Sie diese Gefälligkeitsdienste ja auch nichts gekostet (LG Berlin, Urteil v , 63 S 122/11). Sie dürfen auf den Mieter nur Arbeiten entsprechend dem Betriebskostenkatalog und auch nur in Höhe des tatsächlich nachweisbaren Aufwands umlegen. Außerdem dürfen Sie für Ihre Eigenleistungen nicht noch zusätzlich Umsatzsteuer von Ihrem Mieter verlangen. Wie hoch Sie Ihre Eigenleistungen ansetzen dürfen, orientiert sich daran, wieviel ein Dritter für die gleichwertige Leistung verlangen würde. Bevor Sie also Ihre Kosten zu günstig umlegen, sollten Sie zuvor verschiedene Angebote z. B. bei Reinigungs-, Gartenbau- und Hausmeisterfirmen einholen und Ihre Eigenleistungen entsprechend dem günstigsten Angebot ansetzen. Praxis TiPP Sorgen Sie für einen handfesten Nachweis Ihres Aufwands Da Eigenleistungen des Vermieters in der Betriebskostenabrechnung ein häufiger Streitpunkt sind, sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihren Aufwand im Ernstfall auch nachweisen können. Führen Sie deswegen so etwas wie ein Fahrtenbuch für Ihre Eigenleistungen: Schreiben Sie sich auf, wann Sie welche Arbeiten (nur umlegbare!) erbracht haben. Notieren Sie sich zudem Ihren Zeitaufwand. 15 Betriebskostenabrechnung

16 Welcher Umlageschlüssel gilt? Wasser, Grundsteuer, Aufzug, Treppenhausreinigung: Wie legen Sie die Kosten am besten auf den Mieter um? Die einfache Antwort lautet: So, wie Sie es im Mietvertrag vereinbart haben! Steht dort nichts, müssen Sie die Kosten anteilig nach der Wohnfläche auf die Mieter verteilen es sei denn, Sie haben den Verbrauch erfasst und können verbrauchsabhängig abrechnen. Dann hat die verbrauchsabhängige Abrechnung Vorrang vor dem Umlageschlüssel nach der Wohnfläche. Abrechnungsfehler lassen sich korrigieren: Wenn Sie schnell genug sind! Haben Sie dagegen bereits im Mietvertrag einen Umlageschlüssel festgelegt, ist der für beide Seiten verbindlich. An diesem Verteilungsschlüssel können Sie als Wohnungsvermieter nur noch rütteln, wenn Sie künftig verbrauchsabhängig abrechnen wollen. Ansonsten können Sie einen einmal vereinbarten Umlageschlüssel nur wieder mit Einverständnis Ihres Mieters ändern. Halten Sie sich bei Ihrer Abrechnung nicht an den vertraglich vereinbarten Umlageschlüssel bei Ihrer Abrechnung, gilt das "nur" als materieller Fehler Ihrer Abrechnung (BGH, Urteil v , VIII ZR 115/04). Das bedeutet: Sie können Ihre Abrechnung noch korrigieren! Tun Sie das jedoch erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist, und kommt nach der Korrektur ein höherer Nachzahlungsbetrag für Sie raus, bleiben Sie dennoch auf dem bisher errechneten Betrag sitzen. 16 Betriebskostenabrechnung

17 Bis wann muss der Mieter seine Betriebskosten nachzahlen? Der Idealfall sieht so aus: Sie schicken Ihrem Mieter die Betriebskostenabrechnung und der bezahlt die Nachzahlung innerhalb von 2 Wochen. Die Realität sieht leider jedoch oft anders aus. Rechtlich ist es so: Ihr Betriebskostennachzahlungsanspruch ist zu dem Zeitpunkt fällig, an dem Ihre Abrechnung dem Mieter zugeht. Allerdings müssen Sie dem Mieter dann noch eine angemessene Prüffrist einräumen. Die endet entsprechend 560 Abs. 2 Satz 1 BGB mit dem übernächsten Monatsbeginn, nachdem ihm Ihre Abrechnung zugegangen ist. Erst dann muss Ihr Mieter zahlen! Beispiel Ihr Mieter erhält Mitte Oktober Ihre Betriebskostenabrechnung. Die endet mit einer Nachzahlung. Die muss Ihr Mieter bis spätestens zum 1. Dezember zahlen. 17 Betriebskostenabrechnung

18 Wie führe ich eine Betriebskostenerhöhung durch? Muss der Mieter Betriebskosten nachzahlen, gibt es meist einen tiefen Stoßseufzer. Wohlgemerkt beim Mieter. Dabei hätten auch Sie als Vermieter allen Grund, auch einmal tief Luft zu holen. Schließlich haben Sie ja Ihrem Mieter beispielsweise das warme Badewasser oder das helle Licht im Treppenhaus vorfinanziert. Bei nur einem einzigen Mieter mag das ja vielleicht nicht so schwer zu Buche schlagen, aber bei mehreren Mietern wird's kostspielig. Dennoch: Das lässt sich ändern! Dafür genügt schon ein einziger Satz unter Ihrer Betriebskostenabrechnung: Ihre neue, monatliche Vorauszahlung beträgt ab dem EUR. Was Sie wissen müssen: Die Vorauszahlungen können Sie immer nur zusammen mit einer Abrechnung und auch nur für die Zukunft anpassen also nicht rückwirkend (BGH, Urteil v , VIII ZR 271/10). Bevor Sie Ihre Vorauszahlungen anpassen können, müssen Sie erst einmal eine formell und inhaltlich korrekte Abrechnung erstellt haben (BGH Urteil v , VIII ZR 246/11). Praxis TiPP Erst wenn Sie korrekt abgerechnet haben, dürfen Sie die Vorauszahlungen erhöhen Der BGH hat auch entschieden, wie hoch Sie beim Erhöhen Ihrer Vorauszahlungen greifen dürfen: Orientieren Sie sich beim Berechnen Ihrer künftigen Vorschüsse einfach am bisherigen Abrechnungsergebnis. Teilen Sie den Nachzahlungsbetrag exakt durch 12 Monate, dann erhalten Sie die monatliche Erhöhung der Betriebs- und Heizkostenvorauszahlung. Der Monatsbetrag ist dann Ihr Erhöhungsbetrag. Mehr Spielraum steht Ihnen nicht zu (BGH, Urteil v , VIII ZR 294/10). Beispiel: Ihr Mieter hat 2014 jeden Monat 140 EUR an Heiz- und Betriebskosten für seine 4-Zimmer-Wohnung vorausbezahlt. Seine Abrechnung endet trotz der Vorauszahlungen mit einer Nachzahlung von EUR. Pro Monat könnten Sie also die Vorauszahlung um 100 EUR anheben. Der Mieter müsste dann eine monatliche Vorauszahlung an Heiz- und Betriebskosten in Höhe von 240 EUR zahlen. 18 Betriebskostenabrechnung

19 Lediglich bei konkret zu erwartenden Entwicklungen (z.b., weil Sie erstmalig die Hausmeisterkosten abrechnen oder den Einbau eines Aufzugs planen), dürfen Sie einen Zuschlag" bei den Vorauszahlungen machen. Ein allgemeiner Sicherheitszuschlag" in Höhe von z. B. 10 % ist dagegen nicht erlaubt! 19 Betriebskostenabrechnung

20 Was mache ich, wenn der Mieter die erhöhte Vorauszahlung nicht zahlt? Haben Sie zwar Ihre Vorauszahlungen erhöht, zahlt der Mieter ab nach wie vor nur die bisherige Summe, sollten Sie ihm zunächst einmal ein freundliches Erinnerungsschreiben schicken vielleicht hat er Ihre Erhöhung ja schlicht und einfach nur übersehen, weil er seine Abrechnung nicht so genau angeschaut hat. Ignoriert Ihr Mieter auch Ihr freundliches Erinnerungsschreiben, gefährdet er damit sein Mietverhältnis. Gerät Ihr Mieter nämlich mit der erhöhten Vorauszahlungssumme in Verzug, können Sie ihm wegen dieses Zahlungsrückstands fristlos nach 543 Abs. 2 Nr. 3b BGB kündigen und zwar ohne, dass Sie ihn vorher erst auf Zahlung des Differenzbetrags verklagt haben müssen (BGH Urteil v , VIII ZR 1/11). Wichtig: Das Kündigungsrecht setzt voraus, dass der Mietrückstand» sich über einen Zeitraum von mehr als 2 Terminen erstreckt und» eine Höhe erreicht hat, der 2 Monatsmieten (inklusive Vorauszahlungen!) erreicht hat. 20 Betriebskostenabrechnung

21 Was tun, wenn der Mieter seine Betriebskosten nicht zahlt? Haben Sie Ihre Abrechnung verschickt, hören Sie daraufhin aber nichts von Ihrem Mieter und findet sich auch keine Nachzahlung auf Ihrem Konto, heißt es aufgepasst: Haken Sie spätestens 3 Monate vor Ablauf der Abrechnungsfrist beim Mieter nach und fragen Sie ihn, warum er bis jetzt noch nichts nachgezahlt hat. Besonders ausgebuffte Mieter, die sich um ihre Nachzahlung drücken wollen, antworten darauf: Was für eine Abrechnung? Ich habe nichts bekommen!" Vorsicht, denn nur wenn Ihre Abrechnung nachweisbar dem Mieter zugegangen ist, wird der Nachzahlungsbetrag auch fällig! Praxis TiPP Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Abrechnung richtig adressieren. Adressieren Sie die Abrechnung beispielsweise versehentlich nur an den Ehemann und nicht auch an die Ehefrau, die ebenfalls den Mietvertrag unterschrieben hatte, können Sie die Nachzahlung auch nur vom Ehemann fordern (BGH, Urteil v , VIII ZR 263/09). Deswegen müssen Sie sofort, nachdem Sie vom angeblichen Nichtzugang der Abrechnung erfahren haben, dem Mieter nochmals Ihre Abrechnung zukommen lassen (AG Berlin-Neukölln, Urteil v , 7 C 418/05, GE 2007 S. 727). Folgendes hat sich bewährt: Schicken Sie Ihrem Mieter rechtzeitig nach Ablauf der Prüffrist (= der übernächste Monatsbeginn, nachdem Ihrem Mieter die Abrechnung zugegangen ist), aber vor Ablauf der Abrechnungsfrist (12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums) nochmals eine Mahnung. Hängen Sie unbedingt die ursprüngliche Abrechnung in Kopie an. Zahlt der Mieter daraufhin immer noch nicht, können Sie einen Mahnbescheid gegen ihn erlassen bzw. eine Zahlungsklage erheben. Dagegen ist eine unbezahlte Abrechnung kein Kündigungsgrund! 21 Betriebskostenabrechnung

22 Wie lange kann sich der Mieter noch über seine Abrechnung beschweren? Seit dem gibt es eine gesetzliche Frist, innerhalb der Ihr Mieter gegen Ihre Betriebskostenabrechnung seine Einwände vorbringen kann. Diese steht in 556 Abs. 3 BGB und beträgt 1 Jahr, gerechnet ab dem Zugang der Abrechnung. Die Frist beginnt jedoch erst ab dem Zeitpunkt zu laufen, ab dem Ihr Mieter eine formell korrekte Abrechnung in Händen hält (BGH, Urteil v , VIII ZR 27/10). Die 12-monatige Meckerfrist gilt auch für solche Beschwerden, die der Mieter schon einmal bei einer früheren Betriebskostenabrechnung vorgebracht hat (BGH, Urteil v , VIII ZR 185/09). Versäumt Ihr Mieter diese Mecker-Frist, gilt Ihre Abrechnung als anerkannt. Spätere Einwendungen kann er dann nur vorbringen, wenn er die Frist schuldlos versäumt hat. Abrechnungszeitraum Zugang der Abrechnung Zahlung fällig am Ende der Einwendungsfrist Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember ab Januar 2016 Nachforderung ausgeschlossen frühestens * *abhängig davon, in welchem Monat die Abrechnung im Jahr 2016 zugeht. 22 Betriebskostenabrechnung

23 Welche Unterlagen muss ich dem Mieter zeigen? Sie schicken Ihrem Mieter die Abrechnung. Wohlgemerkt. NUR die Abrechnung. Was passiert mit den dazugehörigen Rechnungen? Die müssen Sie zwar am besten sortiert nach den einzelnen Betriebskostenpositionen aufbewahren, jedoch nicht Ihrer Betriebskostenabrechnung beifügen. Auch dann nicht, wenn Sie Ihr Mieter nach Erhalt der Abrechnung darum bittet, dass Sie ihm die Belege zusenden (BGH, Urteil v , VIII ZR 78/05). Das Prüfrecht Ihres Mieters beinhaltet zunächst nur das Einsichtsrecht in die zugrunde liegenden Rechnungen und Verträge (z.b. Hausmeister- und Versicherungsvertrag). Das bedeutet: Sie müssen Ihrem Mieter nur alle Originalbelege sowie alle Dokumente, die Einfluss auf das Abrechnungsergebnis haben, vorlegen. Dazu gehören beispielsweise:» Rechnungen» Verträge z. B. vom Hausmeister, der Versicherung, von Reinigungskräften oder auch Wartungsverträge» Ablese-Protokolle» Berechnungsgrundlage für den Vorwegabzug» Schätzgrundlagen» Wohnflächenberechnungen» Quittungen Sie müssen die Rechnungen nur am Ort der Wohnung (nicht in der Mieterwohnung!) vorlegen. Zumutbar ist noch ein Anfahrtsweg bis 30 km Luftlinie. Beispiel Wenn Sie in Hamburg wohnen und eine Wohnung in Berlin vermieten, müssen Sie Ihrem Mieter die Belege in Berlin vorlegen. Ist Ihnen der Weg zu weit oder scheuen Sie ein Zusammentreffen mit dem Mieter, können Sie ihm auch anbieten, die Belegkopien zuzusenden. Neu ist: Der Mieter darf die Belege mit dem Handy bzw. einer Kamera abfotografieren (AG München, Urteil v , 412 C 34593/08; AG Charlottenburg, Beschluss v , 216 C 111/10). 23 Betriebskostenabrechnung

24 Praxis TiPP Schlagen Sie Ihrem Mieter im Abrechnungsschreiben gleich einen Termin zur Einsichtnahme vor Wichtig: Verweigern oder erschweren Sie Ihrem Mieter das Einsichtsrecht, wird Ihr Nachzahlungsanspruch nicht fällig (OLG Düsseldorf, Schlussurteil v , 10 U 160/97, GE 2000 S. 602). Bieten Sie Ihrem Mieter gleich im Abrechnungsschreiben an, die Belege einzusehen. Am besten Sie teilen ihm gleich mit, wo und in welchem Zeitraum er die Abrechnungsbelege einsehen kann. Nehmen Sie bei der Terminierung auf berufstätige Mieter Rücksicht. 24 Betriebskostenabrechnung

25 Abrechnungsmuster: So könnte Ihre Abrechnung aussehen Kostenart gemäß Gesamt- Nicht Umlage- Umlage- Gesamt- Ihre Monate Ihr 2 Betriebskosten- rech- umlage- fähige schlüssel einheiten Einheiten Anteil verordnung nungs- fähiger Beträge (EUR) betrag Betrag EUR EUR EUR 1. Grundsteuer, lfd. öffentl. Lasten 2. Wasser- versorgung und Entwässerung 3. Heizung, Warmwasser 4. Aufzug 5. Straßenreinigung 6. Müllbeseitigung 7. Gebäudereinigung, Ungezieferbekämpfung 8. Gartenpflege 9. Beleuchtung 10. Schornstein- reinigung, Immissi- onsschutzmessun- gen (soweit nicht in Ziff. 3 enthalten) 11. Gebäude-, Sach- und Haftpflichtversicherung 12. Hauswart 13. Gemeinschaftsantenne, Satellitenanlage, Breitbandkabelanschluss 25 Betriebskostenabrechnung

26 Kostenart gemäß Gesamt- Nicht Umlage- Umlage- Gesamt- Ihre Monate Ihr 2 Betriebskosten- rech- umlage- fähige schlüssel einheiten Einheiten Anteil verordnung nungs- fähiger Beträge (EUR) betrag Betrag EUR EUR EUR 14. Einrichtungen für Wäschepflege 15. Sonstige Betriebskosten gem. 2 Ziff. 17 BetrKV EUR EUR Gesamt Bereits durch Vorauszahlung beglichen Restzahlung / Guthaben Ihre neue, monatliche Vorauszahlung ab...:... EUR... EUR... EUR... EUR Bitte überweisen Sie den Zahlungsbetrag innerhalb von 2 Wochen auf das Konto bei der IBAN:..., BIC:.... Ein Guthaben wird Ihnen erstattet. Wichtiger Hinweis: Sie haben nach vorheriger Anmeldung das Recht, die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege einzusehen. Bitte überprüfen Sie Ihre Abrechnung unverzüglich und teilen Sie mir entsprechende Einwendungen sofort mit. Informieren Sie mich bitte stets sofort, falls sich während des Abrechnungszeitraums die Personenzahl in der Mietsache ändert...., den (Vermieter/in) 26 Betriebskostenabrechnung

27 Impressum Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Small Business & Consumer M. Reinert Munzinger Straße Freiburg ebook@lexware.de Web: verantwortlich für den redaktionellen Inhalt: Rechtsanwältin Heidi Schnurr 27 Betriebskostenabrechnung