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1 sycat IMS GmbH Business Process Management Fon (0511) Fax (0511) Mail 1 sycat IMS GmbH Business Process Management Software

2 Business Process Management Software Business Process Management Software Effizienz durch Einsatz eines BPM- Tools für INTEGRIERTES PROZESSMANAGEMENT sycat IMS GmbH Business Process Management Fon (0511) Fax (0511) Mail 2 sycat IMS GmbH Business Process Management Software

3 Business Process Management Unternehmensdaten sycat IMS bietet eine Standard Software für die Prozessmodellierung, Optimierung und Web-Publikation für das gesamte Unternehmen Wir unterstützen unsere Kunden seit mehr als 20 Jahren bei dem Aufbau und/oder Optimierung von Prozess,- Qualitätsmanagementsystems Nur wer seine Prozesse beschrieben hat kann sie auch verbessern und leben! sycat IMS GmbH Business Process Management Fon (0511) Fax (0511) Mail 3 sycat IMS GmbH Business Process Management Software

4 Qualitätsmanagement Analyse und Bewertung des aktuellen QM-Systems Defizite aktueller QM-Systeme (z.b. DIN EN ISO ) QM ist nicht in allen Unterbereichen etabliert Akzeptanz der QM-Abteilung nicht durchgängig positiv QM wird meist nicht in die Optimierungs,- und IT - Projekte involviert Oft wird die Philosophie der Prozessorientierung nicht durchgängig verstanden und umgesetzt QM-Handbuch meist sehr klassisch nach Kapiteln aufgebaut Prozessbeschreibung oft noch Flussdiagramme oder Fließtexte Zu wenig Integration der Prozessverantwortlichen in Prozess-Redesign, Design, Bewertung, Steuerung 4

5 Integriertes Prozessmanagementsystem Defizite aktueller Organisationsstruktur Eingeschränkte Nutzung von Software zur Prozessmodellierung mit unterschiedlichen Ansätzen zu Gestaltungskonventionen Oft nur als Mal-Tool in der Anwendung Das Potenzial von Software für Prozessmanagement wird nicht ausreichend genutzt Prozessanalysen und Bewertung auf Zeiten und Kosten wird nicht standardisiert durchgeführt Kein Standard bei der Beschreibung von Prozessen und Abläufen Fehlende Akzeptanz des Qualitätsmanagementsystems (nur Pflichtdoku für den TÜV) Geringe Akzeptanz der Belegschaft aufgrund unzureichender Transparenz der Zusammenhänge Kein einheitliches Werkzeug und Vorgehen zum Aufbau eines Managementsystems 5

6 Für wen ist das Qualitätsmanagementsystem? Unternehmen QM Handbuch? QM Handbuch Auditor Lotus Notes? QMB 6

7 Etabliert oder ausgesondert im Gesamtunternehmen PRODUKTION VERWALTUNG QMB PROZESSMODELLIERUNG LAGER DISTRIBUTION TÜV AUDIT / ZERTIFIKAT 4 5 7

8 Ausgangssituation QM-Dokumentation QM Handbuch Qualitätsmanagement Word document QM Handbuch IT-Anwenderhandbuch sycat Document Manager Anwender/Mitarbeiter/ interne Kunde Flowchart Arbeitsanweisungen im Lotus Notes Flussdiagramm 8

9 Qualitätsmanagement von der klassischen Dokumentation / Verwaltung zum Portal QM Dokumentation Handbuch QM Portal Dokumentenmanagement System QM Hauptablage File Server Ablage Verwaltung Objekte Dokumente Anweisungen Ablage ohne Bezug, subjektiv Ablage ohne Bezug, subjektiv Ablage ohne Bezug, subjektiv QM Defizite Hoher Aufwand bei Auffindbarkeit Keine zentrale Datenhaltung Geringe Transparenz Keine Revisionsüberwachung Hoher manueller Pflegeaufwand Vorteile Stets aktuelle und verbindliche Ablage Schnelle Auffindbarkeit, hohe Transparenz Prozesse und Dokumenten in Wechselbeziehung Userspezifische Darstellung von Inhalten Gute Übersichtlichkeit und Bedienbarkeit 9

10 Qualitätsmanagement versus Prozessmanagement RESTRUKTURIERUNGSPROZESS QUALITÄTSMANAGEMENT (aktuell) prozessorientiertes QMH Prozessvisualisierung mit Unterstützung von datenbankorientierten Werkzeugen Prozessmodellierung wird als zentrale Dienstleistung für andere Unternehmensbereiche durchgeführtt, d.h. der QMB: erstellt, ändert und pflegt die Dokumentation (Prozesse, VA, AA, etc.) ist meist der Alleinverantwortliche für das System FRAGE: Wer ist bei Ihnen fürs Prozessmanagement im Unternehmen zuständig? ANTWORT: das macht glaube ich das Qualitätsmanagement INTEGRIERTES PROZESSMANAGEMENTSYSTEM übernimmt die zentrale Überwachung des Systems ist verantwortlich für Aufbau Prozesslandschaft und Dokumentenstruktur Schafft die Rahmenbedingungen, Tool, Vorgehen, sowie Modellierungskonventionen die für eine dezentrale verantwortlich für die Integration der normative Anforderungen Ermittlung von Schulungsbedarfe im Umfeld Prozessmanagement entwickelt und pflegt die Methoden und Vorgehensmodell Dezentrale Prozessmodellierung, d.h. es obliegt dem Verantwortungsbereich des PV wie zum Beispiel: Prozessdesign, -analyse und -optimierung Soll-Prozessentwicklung und Freigabe durch PV gesteuert QM ist interne Betreuung, Coaching für alle OE QM hat mehr Zeit für KVP Ansätzen und Umsetzungen von Verbesserungen 10

11 10 Bausteine zum erfolgreichen Prozessmanagement Bausteinkonzept von sycat IMS Prozessmanagement einfach und nachhaltig 10 praxiserprobte Bausteine IST Analyse, gezielte Weiterentwicklung und Erfolgsmessung im Prozessmanagement 11

12 Soll-Zustand der Vorgabedokumentation Repository SAP sycat Document Manager Portal ZENTRALES DOKUMENTENMANAGEMENT sycat Document Manager Wikipedia Erstellung Alles in einem zentralem System Prüfung Freigabe 12

13 Ziel PRODUKTION VERWALTUNG QMB PROZESSMODELLIERUNG LAGER BPM DISTRIBUTION TÜV AUDIT / ZERTIFIKAT

14 Geschäftsprozessmanagement Erfolgsfaktoren Erfolgsfaktoren Schlüsselfunktion für Verständnis, Akzeptanz und Anwendung Übersichtlichkeit Visualisierung (wenig Prosa ) Darstellung von Verantwortlichkeiten und Kompetenzen Nutzerorientierte Detaillierungsgrade Darstellung von Schnittstellen Darstellung von Ressourcen und Hilfsmitteln 14

15 Einheitliche Prozessbeschreibung 15

16 Optimierung Prozessvisualisierung sollte auch schon Grundlage für eine kurze Bewertung von IST Prozesse ermöglichen Aus der Swimlane - Darstellung ersichtliche Verbesserungen wie: Standards einführen Änderungshäufigkeit reduzieren Informationsverfügbarkeit sicherstellen Doppelarbeit verhindern historisch gewachsene Prozesse vereinfachen Schnittstellen auflösen Rücksprünge vermeiden Parallelisierungen hinterfragen vereinfachen (simplifizieren) Beschleunigung eliminieren parallelisieren Wartezeit abbauen zusammenfassen Out-Sourcing (Auslagern) Schnittstellen reduzieren 16

17 Den Prozess als Mittelpunkt für alle Anforderungen und Methoden interpretieren In dem Hauptfokus steht der Prozess (die Unternehmensprozesslandschaft) Normative Anforderungen integrieren (9001) TS DIN Schnittstellen und Wechselbeziehungen der Prozessbeteiligten Aufbau einer Wissensdatenbank Zuordnung von Vorgabedokumenten (AA; VA; Formulare; etc) Zuordnung und Steuerung geeigneter Prozesskennzahlen Einarbeitung neuer Mitarbeiter anhand der Prozesse Integration von: ITIL- Anforderungen Arbeitsschutz Risikomanagement Integration von SAP- Transaktionen Überprüfung der verwendeten IT- Systeme 17

18 Qualitätsmanagement Dokumentenmanagement Portal 18

19 Verbesserung Prozessmanagement als Anker für die Umsetzung einer KVP-Philosophie Plan Act Do Check Verankern PZM Zeit 19

20 Integriertes Prozessmanagementsystem Schlüsselfaktoren, Mehrwerte eines Integrierten Prozessmanagementsystem Bessere Organisation bestehender Arbeitsabläufe Erhöhte Transparenz, schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter Standardisierung von Prozessabläufen für die Einhaltung von Qualitätsstandards Optimale Basis für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter Geringer Aufwand bei der Erstellung von prozessorientierten Anforderung für IT Systemeinführungen Grundlage für die Einführung der Prozessorientierung in der Gesamtorganisation Vergleichbarkeit von Prozesse sichergestellt durch Gleiche Beschreibung/Visualisierung Grundlage für die Optimierung von Prozessabläufen 20

21 sycat Software für Business Process Management Produktportfolio 21

22 Weltweiter Einsatz von sycat Auszug unserer internationalen Referenzkunden 22

23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie Fragen? 23

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