Erfolgreiches Facility Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung

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1 Erfolgreiches Facility Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung Erfahrungen aus dem Neubauprojekt des Bundesministerium des Innern Oliver Ullrich (BMI), Sebastian van Deel (BearingPoint GmbH) Frankfurt,

2 Agenda Bauprojekt für das BMI Eckpunkte zum Neubau Allgemeines zum Facility Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung Weitere Aktivtäten Maßnahmen zur Optimierung des Datenmanagements zum Bauprojekt des BMI Begleitaktivitäten und Erkenntnisse zum Bauprojekt des BMI Oliver Ullrich, Sebastian van Deel Erfolgreiches Facility Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung Seite 1

3 Bauprojekt für das BMI

4 Eckpunkte zum Neubau für das Bundesministerium des Innern Zeitverlauf April Haushaltsausschuss beschließt Errichtung des neuen BMI-Gebäudes Dezember Spatenstich zum Neubau Dezember Abschluss der Bauausführung Frühjahr Übergabe des Neubaus an das BMI Eckdaten Bruttogrundfläche (BGF) des Neubaus: ca m² Grundstücksfläche: ca m² Beschäftigte des BMI: ca Baukosten: ca. 208 Mio. Euro Oliver Ullrich, Sebastian van Deel Erfolgreiches Facility Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung Seite 3

5 Zahlen, Daten, Fakten zum Facility Management des BMI Eckpunkte zum Datenmanagement Anzahl Hochbauobjekte: Anzahl Technikobjekte: Anzahl DWG-Pläne: 12 Wesentliche Herausforderungen Unterschiedliche Prozessbeteiligte und abzustimmende Prozesse Dezentrale Datenhaltung mit einheitlichen Daten / einheitlichen Identifikatoren in unterschiedlichen Systemen Dateninkonsistenzen Kontinuierliche und konsistente Datenpflege Oliver Ullrich, Sebastian van Deel Erfolgreiches Facility Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung Seite 4

6 Einheitlicher Datenstamm für unterschiedliche Anwendungsschwerpunkte Anwendungs- und Datenschwerpunkt BMI Datengrundlage für alle Prozesse des Inneren Dienstes sowie Asset Management (IT und TK) Vertragsmanagement Beschaffungswesen Anwendungsschwerpunkt Betrieb Infrastrukturelles Gebäudemanagement Reinigung, Pflege, Instandhaltung Technisches Gebäudemanagement Anlagenbetrieb & Betreiberverantwortung Energiemanagement Gemeinsame Wartung und Instandhaltung Oliver Ullrich, Sebastian van Deel Erfolgreiches Facility Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung Seite 5

7 Allgemeine Erkenntnisse zum Facility Datenmanagement Es bestätigt sich, dass ein wesentlicher Anteil der CAFM-Einführung und -Qualität von den Daten abhängt. aktuelle und inhaltlich richtige Datenbestände eine reibungslose Übergabe/Übernahme, Inbetriebnahme und einen effizienten Gebäudebetrieb fördern. nachträgliche Datenerhebungen aufwändig sind. unzureichende Datenbestände zu Planungs- und Ausführungsfehlern führen. Aktuelle und inhaltlich richtige Datenbestände führen zu operativen und strategischen Gewinnen im Facility Management! Oliver Ullrich, Sebastian van Deel Erfolgreiches Facility Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung Seite 4

8 Grundlagen für das Facility Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung Weitere relevante Vorgaben und Standards: BFR Verm Energiebetrieben-Produkte- Gesetzt (EBPG) Bauproduktenverordnung Brandschutzverordnung HOAI REACH Genehmigungen Aktenplan Weitere Gesetze/ Verordnungen: EBPG, EEWärmeG EnEG, EDL-G, EEG, ElektroG, EVPG, EnEV, Oliver Ullrich, Sebastian van Deel Erfolgreiches Facility Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung Seite 7

9 Herausforderungen im Facility Datenmanagement der öffentlichen Verwaltung Eine Konkretisierung der FM-Datenanforderungen erfolgt teilweise in der RBBau, der BFR GBestand (und der BBR-Dokumentationsrichtlinie) -> Der Umsetzungsspielraum ist jedoch weiterhin groß Die IT-Landschaften zwischen Bauverwaltungen, Betreiber (BImA) und Nutzern sind nicht aufeinander abgestimmt Strukturierte Facility Management-Datenstandards für die öffentliche Verwaltung (wie z.b. XÖV) existieren nicht -> Diese sind jedoch erforderlich für heute und für die Zukunft -> u.a. für die Themen Betreiberverantwortung, Smart Office, Nachhaltiges Bauen und Energieeffizienz Der heterogene Datenbestand auf den Bundesliegenschaften, auch im Zuständigkeitsbereich des BMI, führt zu einem ineffizienten Einsatz von Ressourcen -> Kapital, Personal und Energie Oliver Ullrich, Sebastian van Deel Erfolgreiches Facility Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung Seite 8

10 Maßnahmen zur Optimierung des Datenmanagements zum Bauprojekt des BMI Frühzeitige und enge Abstimmung zum Datenmanagement und zu IT-Systemen Frühzeitige Analyse und Konkretisierung der Datenanforderungen Analyse und Modellierung von Datenmanagementprozessen Organisation Datenbeschaffung - Vereinbarung von Lieferumfang und -terminen Frühzeitige Prüfung von Datenumfang und Datenqualität im Bauprozess Enge Abstimmung zu Software-Customizing und Schnittstellen Oliver Ullrich, Sebastian van Deel Erfolgreiches Facility Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung Seite 9

11 Weitere Aktivitäten

12 Datenmanagementprozesse und Systemlandschaft zum Bauprojekt des BMI Liegenschaftsmanagement Vorgabe für Hochbau- und Technikdaten Übermittlung der Daten und Pläne Übernahme alphanumerischer Daten Übernahme von geometrischen Daten (Pläne) Datenpflege Datenabruf BauV (Bauverwaltungen) Qualitätssicherungssoftware Weitergabe der Datenvorgaben Lieferung der Daten Zulieferer Architektenbüros, Elektro- und Sanitärfirmen, technische Dienstleister Übernahme alphanumerischer Daten (Hochbau- und Technikdaten) Zentrales IT-System Datenpflege Datenabruf BauV / Zulieferer CAFM-System (BMI) Oliver Ullrich, Sebastian van Deel Erfolgreiches Facility Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung Seite 11

13 Begleitaktivitäten zum Bauprojekt des BMI Aufbauend auf der Analyse der Datenmanagementprozesse des BMI entstanden folgende Begleitaktivitäten: Der GEFMA-Gebäudelebenszyklus wurde hinsichtlich Datenmanagement analysiert Rechtliche Vorgaben/Standards wurden bzgl. Datenanforderungen geprüft Datenmodelle und Datenstrukturen für Hochbau- und Technikdaten wurden erweitert und hinsichtlich einer Wiederverwendbarkeit angepasst CAD-Plananforderungen wurden in Abstimmung mit Bauverwaltung konkretisiert Schnittstellen zwischen CAFM- und Vor-Systemen wurden aufeinander abgestimmt Datenaustauschprozesse wurden detailliert abgestimmt Darüber hinaus wurde in der BImA eine Datenmanagementorganisation aufgebaut Oliver Ullrich, Sebastian van Deel Erfolgreiches Facility Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung Seite 12

14 BMI/BImA-Datenmodell Hochbau Oliver Ullrich, Sebastian van Deel Erfolgreiches Facility Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung Seite 13

15 BMI/BImA-Datenmodell Technik Oliver Ullrich, Sebastian van Deel Erfolgreiches Facility Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung Seite 14

16 CAD-Plananforderungen aus BFR GBestand wurden konkretisiert Oliver Ullrich, Sebastian van Deel Erfolgreiches Facility Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung Seite 15

17 Erkenntnisse aus dem Bauprojekt des BMI Ein standardisiertes Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung fördert eine nachhaltigen Aufwandsreduktion in der Datenbeschaffung und erhebung, eine Erhöhung der Datenqualität, das nachhaltige Bauen und den effizienten Ressourceneinsatz, eine effiziente Inbetriebnahme und einen effizienten Betrieb der Bundesliegenschaften. Daten sind unser Vermögenswert unser Asset! Unser Ziel und Wunsch ist es: Facility Managementdaten in der öffentlichen Verwaltung noch konkreter abzustimmen Oliver Ullrich, Sebastian van Deel Erfolgreiches Facility Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung Seite 16

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

19 Ansprechpartner Oliver Ullrich Bundesministerium des Innern Referat Z II 3 - HR 2101 T +49 (0) Wolfgang Schneider Bundesanstalt für Immobilienaufgaben T + 49 (0) C + 49 (0) E E Muryel Calmet Bundesanstalt für Immobilienaufgaben Fachgebiet BEFN8 T +49 (30) E Sebastian van Deel BearingPoint GmbH T + 49 (0) C + 49 (0) E Oliver Ullrich, Sebastian van Deel Erfolgreiches Facility Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung Seite 18

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