Lexware - Fortbildung

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1 Einführung in Lexware E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

2 Inhalte (Ohne Zeitvorgabe, soweit wir wollen)! Programmstart Programmvorstellung Module Datenrücksicherung Begründung Einrichten einer neuen Firma auf Basis einer bestehenden Firma mit Übernahme des Kontenrahmens/ -plans Einfache Buchungssätze, Ansichten und Berichte, eventuell Anlegen eines neuen Kontos o Übung Aufgabe 41 im Schmolke-Deitermann (grün) Zusammengesetzte Buchungssätze Splittbuchungen im SOLL und im HABEN Buchungen auf Erfolgskonten GuV, Bestandsveränderungen etc. o Übung Aufgabe 51 im Schmolke-Deitermann (grün) Umsatzsteuer Ein- und Verkauf o Übung 79 im Schmolke-Deitermann (grün) Die Offene Posten-Buchhaltung Verknüpfung von den Modulen Buchhalter und Warenwirtschaft o Übung Aufgabe 104 im Schmolke-Deitermann (grün) Der Höhepunkt: Aufgabe 415 im Schmolke-Deitermann (grün) Vorstellen von geeigneten Unterlagen Möglichkeiten des Einsatzes von LEXWARE im regulären Rechnungswesenunterricht Ausblick Entwicklung eines Curriculums Rechnungswesen mit LEXWARE E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

3 Gestartet wird LEXWARE wie folgt: Im sich öffnenden Fenster wird als Kennwort hier im Raum eingegeben und mit ENTER bzw. bestätigt: E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

4 Beim folgenden Bildschirm wählt man (nur beim Erststart von LEXWARE erforderlich) die Musterfirma aus! Ansonsten wird LEXWARE mit der letzten bearbeiteten Firma gestartet! Es öffnet sich das LEXWARE - Hauptfenster: E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

5 Zum Beginn der Arbeit muss eine Datenrücksicherung vorgenommen werden. Diese liegt im Verzeichnis und hat den Namen Erklärung: LXOffice-Datum-Uhrzeit.Packformat! Je nach Packprogramm kann das Icon auch anders aussehen, hier ein Icon von ZIP-Star! Die Datensicherung wird wie folgt durchgeführt: auf klicken und dem Assistenten folgen E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

6 Die benötigte Datensicherung befindet sich im untenstehenden Ordner: Und wird mit Klick auf ausgewählt angezeigt und wiederum mit einem Klick auf E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

7 E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

8 Das folgende Fenster wird mit Klicken auf geschlossen und die ausgewählte Sicherung wird nun in die Sicherungsliste aufgenommen: Klicken auf und die Optionsschaltfläche so eingestellt lassen und mit Klicken auf den Vorgang fortsetzen. Im nächsten Fenster auf klicken, die Datenrücksicherung beginnt und wird hoffentlich mit dem folgenden Hinwies abgeschlossen: mit einem Klick auf und im folgenden Fenster auf ist die Datenrücksicherung abgeschlossen und es erscheint wieder das Startfenster (s. o.) E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

9 Der LEXWARE Bildschirm hat sich dahingehend verändert, dass in der Titelleiste nun die Firmenbezeichnung der aktiven Firma der Datenrücksicherung erscheint: Warum dieser Vorgang: Hinter der Firma mit der Bezeichnung SD-BASIS wurde von mir ein Kontenrahmen, LEXWARE spricht nie vom Kontenplan hinterlegt, der geeignet ist, die meisten Aufgaben des Schmolke- Deitermanns zu lösen (allerdings bestandsorientierte Beschaffung der Werkstoffe). Auf Grundlage der Firma SD-BASIS wird nun mithilfe des Firmenassistenten eine neue Firma angelegt: Das Fenster wird mit Kicken auf geschlossen! Es startet der Firmenassistent: Don t hang around, denn nun geht es los! E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

10 Einstieg: Hans-Karl Schmidt macht sich zum selbständig und gründet das Unternehmen Stahlbau, Hans-Karl Schmidt e. Kfm. Das Unternehmen hat seinen Firmensitz in der Alsfelder Strasse 23, Darmstadt. Das Unternehmen ist von der Umsatzsteuerpflicht befreit! Betriebszweck ist die Produktion von Fahrradrahmen. Hans-Karl Schmidt zahlt auf das Bankkonto seines Unternehmens ,00 ein. 1. Legen Sie die neue Firma Stahlbau, Hans-Karl Schmidt e. Kfm. an. Mit folgenden Angaben: a. Allgemeine Firmendaten s. o. die übrigen Einträge sind optional und für die Funktionsfähigkeit des Programms ohne Relevanz. b. In der Übersicht Finanzamt Umsatzsteuer werden keine Einträge vorgenommen, aber der Haken bei Umsatzsteuerpflicht muss deaktiviert werden! c. Ohne Eintrag bleibt das Firmenassistent Fenster Finanzamt Lohnsteuer E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

11 d. Im Firmenassistent Fenster Rechnungswesen muss zunächst die folgende Optionsschaltfläche aktiviert werden: die drei Haken werden deaktiviert, Nachfragen werden mit bestätigt. Es wird mit 5 Zeichen bei den Kontennummer gearbeitet im Hinblick auf das Buchen mit Personenkonten (Debitoren und Kreditoren)! Das Wirtschaftsjahr entspricht dem Kalenderjahr! Mit wird das Fenster Rechnungswesen verlassen!! Hinweis: Der einmal ausgewählte Kontenrahmen kann nachträglich NICHT mehr geändert werden! E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

12 e. Im Firmenassistent werden die Punkte Mahnwesen, Warenwirtschaft und DATEV übersprungen, es wird sofort zum f. Fenster Buchalter-Einstellungen gewechselt: Zwingende Einstellungen Optionale Einstellungen! Das Bild muss anschließend wie OBEN aussehen, der Hinweis ist mit Ja zu bestätigen! Hinweis: Die einmal ausgewählte Gewinnermittlungsart kann nachträglich NICHT mehr geändert werden (Häufiger, frustrierender Fehler!)! g. Nach dem Anklicken der Schaltfläche schließt sich der Assistent und der Startbildschirm erscheint wieder. Es kann losgehen! Sollten wesentliche An- oder Eingaben fehlen, meldet sich Lexware und verweigert die Arbeit bis alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Netterweise zeigt das Programm auch an, welche Angaben es noch benötigt! E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

13 2. Jetzt wird das Programmmodul Buchhaltung aktiviert (Klicken), Das Hauptfenster, die Menü- und Symbolleiste verändern ihr Aussehen, in der Titelleiste steht nun Die Teile des Fensters können beliebig verschoben werden, durch kann der Kontenplan auf der rechten Seite ein- bzw. ausgeblendet werden. Alternativ: STRG + K! 3. Stapelbuchen Gebucht wird der Gründungsgeschäftsfall zunächst im Stapel, ein einem Schmierzettel vergleichbarer Programmpunkt, denn hier können Fehler jederzeit korrigiert werden, ohne dass die Buchungssätze storniert werden müssen. E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

14 So sieht die Buchungsmaske in LEXWARE aus: Man muss auf alle Fälle das Datum dem ersten Buchungsjahr (siehe 1 f) anpassen, sonst gibt LEXWARE eine Fehlermeldung aus! Standardmäßig ist in diesem Feld immer das Systemdatum gesetzt! Der Buchungssatz für den Gründungsgeschäftsfall lautet: SOLL HABEN 2800 Bank ,00 an 3000 Eigenkapital 50000,00 In der Maske sieht das so aus: E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

15 Nach Eingabe der Kontennummer wird die entsprechende Kontenbezeichnung automatisch von LEXWARE zugeordnet! Selbstverständlich kann man das Konto auch über den Kontenplan (rechtes Fenster) suchen und mit Doppelklick in die Buchungsmaske übernehmen. E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

16 Nach dem Bestätigen der Schaltfläche ändert sich das Bild, die Buchungsmaske wird geleert, eine neue Belegnummer wird vergeben: Noch kann man den Buchungssatz gegebenenfalls korrigieren. Klickt der Anwender auf den Buchungssatz, wird er in die Buchungsvorlage wieder übernommen und kann verändert werden! Beispiel: H-K Schmidt zahlt die ,00 bar in die Geschäftskasse ein: E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

17 Mit dem Klicken auf wird des Fenster Stapelbuchen geschlossen. Der Buchungssatz ist noch NICHT in das Hauptbuch dem Journal übertragen worden! Dies geschieht über das Menü Sollte jetzt fehlerhaft gebucht worden sein, muss der Buchungssatz storniert und entsprechend korrigiert werden (später)! Ansonsten kann man sein Ergebnis auf verschieden Art überprüfen! Will man z. B. überprüfen, ob die Bilanz in der Waage ist (!!!!) wählt man Folgendes: E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

18 Die Einstellung sollte wie oben vorgenommen werden und anschließend der Button angeklickt werden, dann sieht man das Ergebnis der Arbeit: Wechseln zwischen den Seiten, also AKTIV und PASSIV Zwei Seiten-Ansicht E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

19 Hans-Karl Schmidt tätig am folgende Geschäftsvorfälle: Kauf einer Stanze im Wert auf Ziel ,00 Kauf von Walzblech gegen Banküberweisung ,00 Aufnahme eines Darlehens ,00 Abhebung vom Bankkonto für private Zwecke: 2.000,00 Buchen Sie wie gehabt! Mit Klicken auf beschrieben ausgebucht. wird das Fenster geschlossen und der Stapel wird wie oben Die Bilanzvorschau sieht dann wie folgt aus, sie entwickelt sich: E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

20 Storno Buchung Sollte jetzt festgestellt werden, dass sich eine Falschbuchung eingeschlichen hat muss man diese wie folgt beheben: Falschen Buchungssatz markieren und dem Assistenten folgen: E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

21 Es öffnet sich wieder das Fenster Dialogbuchen und der zu stornierende Buchungssatz wird in der Buchungsmaske angezeigt: Er kann nun korrigiert werden! Übung: 4 Lösen Sie die Aufgabe Nr 41 ( Seite 40 ) im Schmolke-Deitermann vollständig! 4 Probieren Sie, machen Sie Fehler! 4 Lassen Sie sich verschieden Berichte ausdrucken! E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

22 4. Zusammengesetzte Buchungssätze und die Erfolgsrechnung, die Splittbuchung! Hans-Karl Schmidt kauft gegen Rechnung folgende Werkstoffe: Rohstoffe im Wert von ,- Hilfsstoffe im Wert von 5.000,- Kauf eines LKWs: Bankscheck 1.000,- Und auf Ziel ,- Im Stapelbuchungsfenster wir nun nur der erste Teil des Geschäftvorfalls eingetragen, und anschließend auf die Schaltfläche Splitten geklickt, dann mit Cursor oder Maus auf SOLL: Im nächsten Fenster wird der Text vervollständigt und nach der Eingabe der Kontonummer und betätigen der Schaltfläche der Betrag in die Zeile in der unteren Fensterhälfte übernommen, nach Eingabe der letzten Sollbuchung wird das Fenster mit Klicken auf geschlossen. E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

23 Das Haupt-Fenster Stapelbuchen hat dann das folgende Aussehen: Es muss nur noch das Gegenkonto hier 4400 eingegeben werden und mit einem Klick auf wird der Buchungssatz im Stapel abgelegt: Beim Haben-Splitt ist das analog zu handhaben, zunächst wird das SOLL-Konto, allerdings OHNE den Gesamtbetrag angesprochen, dann werden die Konten, auf denen im Haben zu buchen ist eingetragen, LEXWARE addiert die Teilbeträge und übernimmt die Gesamtsumme im Stapelbuchen Fenster! Anschließend wird das Fenster wie gewohnt verlassen und der Buchungsstapel ausgebucht, Berichte anzeigen lassen und sehen, wie sich die Bilanz erweiter. Interessant ist auch der Bericht Journal: E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

24 5. Erfolgsrechnung: Selbstverständlich funktioniert das Buchen auf den Erfolgskonten genauso wie das Buchen auf den Bestandskonten, bei der Auswertung wird aber zusätzlich die Gewinn- und Verlustrechnung angezeigt Verbrauch von Rohstoffen lt. ME 1.000,- H-K Schmidt verkauft 200 Fahrradrahmen auf Ziel 2.000,- Zweiter Geschäftvorfall noch nicht gebucht, Schaltfläche noch aktiv! Die Auswertung wir durch folgende Seite ergänzt: Aber Achtung, vorher in der Auswertungseinstellung diesen Haken setzen! E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

25 6. Die Mehrwertsteuer Vorsteuer Umsatzsteuer Man kann die Umsatzsteuer bzw. die Vorsteuer klassisch als zusammengesetzten Buchungssatz, also als SOLL- bzw. Haben-Splittbuchung verbuchen und die Zahllast am Jahresende manuell errechnen und als Forderung bzw. Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt aktivieren bzw. passivieren ( am Jahresende ), ansonsten ist die Überweisung der Zahllast ein ganznormaler Buchungssatz. Aus pädagogischer Sicht macht dieses Vorgehen durchaus Sinn. Will man aber das Programm Lexware möglichst praxisnah einsetzen, sollte man die Möglichkeiten, die das Programm bietet, durchaus nutzen. So geht s: Zunächst muss man in dem Menüpunkt aktivieren und im folgenden Fenster den Firmenassistent den Haken wieder setzen. In den Buchungsmasken ändert sich das Bild Vor dem Buchungsbetrag erscheint eine kleine Schaltfläche, d.h., man kann nun im Eingabefeld Betrag den Brutto- oder den Nettobetrag eingeben und muss lediglich die Schaltfläche entsprechend einstellen, das Programm ermittelt den entsprechenden Umsatzsteuerbetrag. Am Jahresende wird bei der Durchführung des Jahresabschlusses die korrekte Zahllast bzw. Forderung ermittelt. Den Anwendern macht es Anfang immer wieder Probleme, auf die richtige Schalterstellung zu achten, das dauert seine Zeit. Lexware verwendet standardmäßig für die Vorsteuer das Konto 2650 und für die Umsatzsteuer das Konto 4850, wichtig bei Aufgaben mit Saldovortrag auf den beiden Konten, sonst stimmt das Ergebnis nicht! E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

26 Bsp.: a. Hans-Karl Schmidt kauft Rohstoffe im Wert von 1.160,00, brutto auf Ziel b. Hans-Karl Schmitt verkauft eigene Erzeugnisse im Bruttowert von 2.320,00 Variante Bruttobuchung : Der Betrag wird brutto eingegeben, der Schalter bleibt in der standardmäßigen Bruttoeinstellung, das System rechnet die Mehrwertsteuer heraus! Variante Nettobuchung : Der Betrag wird netto eingegeben, der Schalter wird auf N umgestellt, das System rechnet die Mehrwertsteuer dazu! Am Jahresende wird die Zahllast automatisch errechnet, man muss dem Programm nur mitteilen, auf welches Konto die Verbindlichkeit zu passivieren ist. Bei einer entstehenden Zahllast: Bei einem entstehenden Vorsteuerüberh.: 4830 Verbindlichk. gegenüber Finanzbeh Forderungen gegenüber Finanzbeh. E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

27 Probleme mit der Vor- bzw. Umsatzsteuer können beim Jahresabschluss entstehen, wenn das Programm bei Jahresabschlussarbeiten, z. B. bei der Bildung von Rückstellungen für unterlassenen Instandhaltungsaufwendungen, die Vorsteuer heraus, bzw. hinzurechnet, dies aber steuerrechtlich nicht zulässig ist. Dies liegt an der Steuerautomatik, die z.b. bei dem Konto 6160 Fremdinstandhaltung hinterlegt ist, also Vorsicht! E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

28 7. Die Buchung mit Personenkonten, die Offene-Posten-Buchhaltung In der Praxis ist es wenig sinnvoll, die Forderungen, bzw. die Verbindlichkeiten auf die entsprechenden Konten 2400 bzw direkt zu buchen! Dies würde zu einem nicht unerheblichen Chaos führen. Daher werden alle Ausgangsrechnungen und alle Eingangsrechnungen auf entsprechenden Personenkonten - Debitoren für Forderungen und Kreditoren für Verbindlichkeiten - erfasst, jeder Kunde und jeder Lieferant erhält ein eigenes Konto, auf dem die Rechnungen ein- und ausgebucht werden, inklusiver eventuelle Skonti, Boni und sonstiger Preisnachlässe (später mehr dazu). Hans-Karl Schmitt möchte seine Lieferanten- und Kundenbeziehungen effizient mit Kreditorenund Debitorenkonten pflegen und überwachen. Er legt deshalb folgende Personenkonten an: Kunde Lieferant: Fahrradmanufaktur Darmstadt Hermannstraße Darmstadt Debitorenkonto Donges Stahlbau GmbH Mainzer Str Darmstadt Kreditorenkonto Die relevanten Personenkonten werden im Modul Warenwirtschaft angelegt und können dann im Modul Buchhalter angesprochen werden! E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

29 Es ist sinnvoll als Kundennummer die vorgesehene Kontennummer zu wählen, das verhindert Missverständnisse! Definition des Begriffes Matchcode: Teil, bzw. Auszug aus einer Adresse mit dessen Hilfe unter Zugrundelegung einfacher Methoden die Mehrfachspeicherung derselben Adresse verhindert werden kann. Nach Bestätigen mit öffnet sich der folgende Bildschirm: Nach dem Klicken auf öffnet sich der folgende Bildschirm E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

30 E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

31 In das Feld Debitorenkonto wird die vorgesehene Kontennummer eingetragen! Im folgenden Fenster wird das Konto mit Klicken auf angelegt! Nach ist der Vorgang Kundeanlegung vollständig! Beim Lieferanten Donges-Stahlbau wird genauso vorgegangen!, die Bildschirme sind genauso aufgebaut! E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

32 Nach dem Wechsel zum Modul werden die angelegten Debitoren und Kreditorenkonten angezeigt! Wichtig! In den sollte in der Übersicht das Sammelkonto für die Debitoren bzw. Kreditoren auf die gebräuchlichen Konten der Literatur umgestellt werden (s. u.) Nach dem sind diese Konten nicht mehr direkt buchbar, sie sind nun ausschließlich Sammelkonten, die die Salden der Personenkonten am Jahresende aufnehmen, es erscheint beim Buchen auf diesen Konten folgende Meldung: E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

33 E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

34 Bsp.: a. Hans-Karl-Schmidt liefert Stahlrahmen an die Fahrradmanufaktur, netto: 4000,00 b. Kauf von 1000 Meter Stahlrohr von der Donges-Stahlbau, netto: 2000,00 In dem Menüpunkt sieht man in der zusammengefassten Salden: nicht mehr die Personenkonten, sondern nur die E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

35 Das Arbeiten mit Offenen-Posten Jede aus- und eingehende Rechnung wird beim Buchen mit Personenkonten zu einem Offenen-Posten, d.h., jeder Ausgleich einer Lieferanten- bzw. Kundenrechnung kann diesem Offenen-Posten zugeordnet und damit kontrolliert werden. Allerdings müssen die ein- und ausgehenden Rechnungen erst aus dem Stapel ausgebucht werden, sonst werden sie nicht als Offene-Posten erkannt und können dementsprechend nicht verwaltet werden! Daher müssen jetzt die beiden Geschäftsvorfälle ausgebucht werden. Im Stapelbuchenfenster auf und anschließend c. Die Fahrradmanufaktur überweist an Hans-Karl Schmidt den ausstehenden Rechnungsbetrag vollständig. Die Schaltfläche wird aktiv und das folgende Fenster öffnet sich:! E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

36 Es wird der ausstehende Rechnungsbetrag angezeigt und nach folgendes Fenster: und erscheint Da der Überweisungsbetrag mit dem Rechnungsbetrag übereinstimmt schließt sich das Fenster nach Bestätigung mit Etwas anders verhält es sich mit folgender Situation: d. Hans Karl Schmidt überweist an Donges-Stahlbau die ausstehende Rechnung vertragsgemäß in zwei Tranchen: Zunächst, alles wie gehabt: Auch das nächste Fenster ist bekannt: E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

37 Doch nach Bestätigung mit ändert sich das nächste Fenster: In unserem Fall soll muss die erste Optionsschaltfläche aktiviert werden. Nach Klicken auf ist der Vorgang abgeschlossen! Auch hier gilt, dass die Geschäftsvorfälle ausgebucht werden müssen, um überprüfen zu können, ob die Buchungen ordnungsgemäß auch in der Offenen Posten Verwaltung erfasst worden sind. E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

38 Anschließend geht man zu Und sieht folgendes Fenster: So hat man seine Aus- und Einzahlungen immer unter Kontrolle! Ähnlich verhält es mit Erlösschmälerungen auf der Verkaufsseite und Preisnachlässe auf der Einkaufsseite! Hier muss beim Rechnungsausgleich die Optionsschaltfläche aktiviert werden. (später mehr davon). E:\01 schule\lexware\lexwareschulung\dokumente\handreichung\lexware_handreichung.doc

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