Regionale Fortbildung. Einführung in. Autoren: Friedrich Heckmann Holger Horak Bernhard Sautter

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1 Einführung in Autoren: Friedrich Heckmann Holger Horak Bernhard Sautter

2 Einführung GroupWise Basiskurs Inhaltsverzeichnis 0 Vorbereitungen Groupwise Einrichtung von Groupwise Zugriff von Aussen Übung Adressbücher Ändern der Anzeige Erstellen eines Freigegebenen Adressbuches Eigenschaften des Primäradressbuchs Übung Empfangen und senden von s Empfangen von s Senden von s Übung Ordner verwenden und freigeben Persönliche Ordner Freigegebene Ordner Import von Dateien Aus der Sicht der Zugriffberechtigten Vorgänge Automatisieren Regeln erstellen Arbeiten mit Ressourcen (Unterrichtsräume, Digitalkamera, etc.) Anhang Globale Änderung zum Dokumentenimport mit Console One Importieren und Exportieren von -Adressen und Adressbüchern Anlegen einer Ressource z.b. Digicam

3 Groupwise 0 Vorbereitungen Voraussetzung für diese Fortbildung ist die Version 2 bis 2.5. Auf den Clients sollte der GroupWise-Client installiert sein. Zur Fortbildung werden die Standard-Benutzer der verwendet. 1 Groupwise 1.1 Einrichtung von Groupwise über Werkzeuge Optionen erreichen Sie das Menü Tagen Sie unter Sicherheit Ihr Groupwise Passwort ein. Erst nachdem Sie dieses Passwort vergeben haben, können Sie von außerhalb über eine Internetverbindung auf Ihre Mails an der Schule zugreifen (Groupwise Web-access). Bei den Standard-Benutzer der ist das GroupWise-Passwort gleich dem Novell-Passwort. Setzen Sie bei Kein Passwort für edirectory erforderlich einen Haken. Damit werden Sie im laufenden Be- trieb an Ihrer Schule nicht jedes Mal beim Start von Groupwise nach dem Passwort gefragt. (Gilt nur nach Anmeldung im Netz) Als Administrator sollten Sie für den Benutzer Admin noch eine Vertre- zu müssen, tungsfunktion einrichten. So können Sie als normaler Benutzer die Admin Post lesen ohne sich extra als Admin anzumelden. Um sich beim Präsentieren nicht mehrmals neu anmelden können Sie Admin und SpechtB gegenseitig als Vertreter einrichten. Vertreter werden wie folgt eingerichtet

4 Einführung GroupWise Basiskurs Öffnen Sie den Menüpunkt Sicherheit und dort Vertretungszugriff. Wählen Sie über das Adressbuch die zugriffsberechtigten Personen aus. Vergeben Sie die entsprechenden Zugriffsrechte für die eingerichteten Vertreter. Wählen Sie als nächstes den Menüpunkt Umgebung. Tragen Sie unter Pfad zu den Dateien einen Archivierungspfad und Auslagerungspfad ein (jeweils das Homeverzeichnis). Automatisieren Sie unter Löschoptionen das Archivieren und Löschen Ihrer s

5 Groupwise Tragen Sie eine Signatur Ihrer ausgehenden s ein. Wechsel Sie zum Menüpunkt Dokumente. Damit der Dokumentenimport für die Standarddokumente (Word, Excel;..) ohne Fehlermeldungen durchgeführt wird, überprüfen Sie folgende Einstellungen. Sollte hier Dokument mit c erscheinen führen Sie die im Anhang 2.1 beschriebene Änderung durch. Um andere Dateitypen Bilder, Sound, etc) zu importieren, müssen Sie andere Dokumententypen wählen. Der Menüpunkt Datum/Uhrzeit ermöglicht Ihnen Darstellung im Kalender (Arbeitstage, Mindesttermindauer...) und die Darstellung der Zeit beim Posteingang einzustellen

6 Einführung GroupWise Basiskurs 1.2 Zugriff von Aussen Der Standardzugriff für Schüler und Lehrer) erfolgt über Webaccess. (Groupwise-Passwort erforderlich). Benutzername und Groupwise Passwort Prinzipiell ist auch ein Zugriff über Groupwise (Windows Standardinstallation auf dem heimischen Rechner) und eine beliebige Internetverbindung möglich. Dazu sind aber Änderungen in der Firewall erforderlich. Anstelle der privaten IP ( ) geben Sie dann den Domainnamen Ihrer Schule ein Übung Richten Sie den Lehrer SpechtB als Vertreter vom Admin ein, der auch dessen Mails lesen und beantworten kann. Testen Sie den Zugriff über WebAccess. 1.3 Adressbücher Grundlage für das Arbeiten mit Groupwise sind die Adressbücher. Folgende Adressbücher stehen zur Auswahl: Systemadressbuch: Hierin befinden sich alle im Groupwise-System bekannten Nutzer und von Ihnen erzeugte Listen und Verteiler

7 Groupwise Primärbuch. Im Primärbuch werden alle Ihre Kontakte festgehalten. Damit haben Sie schnellen Zugriff auf die am Häufigsten, oder in letzter Zeit, verwendeten Adressen. Die Einträge erfolgen durch das System. Persönliches Adressbuch. Hier können Sie Ihre privaten Adressen ablegen. LDAP Adressbücher. Sie können Sie über LDAP-Anbieter (Lightweight Directory Access Protocol) auf Adressbücher im Internet zugreifen. Freigegebene Adressbücher sind von Ihnen erstellt Adressbücher, deren Nutzung Sie anderen Personen erlauben. Hinweis: Nach Aktualisierung einer adresse ist der Eintrag mal vorhanden und muss manuell gelöscht werden Ändern der Anzeige Beim Benutzerimport kann die Klasse als Abteilungsname beim einzelnen Schüler gesetzt werden. Dies kann in Groupwise gut genutzt werden um alle Schüler einer Klasse schnell zu finden. Voraussetzung: Beim Importieren der Benutzer muss der Haken Abteilung gesetzt sein erst dann wird diese Information beim Import der Benutzer in die NDS übertragen. Um die Abteilung im Adressbuch anzuzeigen machen Sie ihrem Groupwise Adressbuch folgende Änderung. Rechtsklick Hinweis: Erst nach dem Neustart von GroupWise sind die zusätzlichen Felder verfügbar! Sortieren Sie anschließend nach diesem zusätzlichen Feld

8 Einführung GroupWise Basiskurs Zusätzlich lassen sich die Felder Name und Vorname einfügen, die dann auch zur Suche von Groupwise-Benutzern herangezogen werden können. (Die Suche nach Fritz Müller würde sich dann so gestalten) Erstellen eines Freigegebenen Adressbuches. Erzeugen Sie im Fenster Adressbuch über Datei Neues Adressbuch z.b. das Adressbuch der Klasse1b. Kopieren Sie mittels Drag and Drop alle Schüler der Klasse1a in das gerade erstellte Adressbuch. Erzeugen Sie in der Klasse 1b 2Gruppen

9 Groupwise Ziehen Sie anschließend die Gruppenmitglieder in die jeweilige Gruppe. Geben Sie danach das erstellte Klassenadressbuch für Ihre Kollegen frei (Eigenschaften). Rechtsklick auf das gerade erstellte Adressbuch Freigabe Freigeben für. Auswahl der entsprechenden Kollegen. Festlegen der Berechtigungen am freigegebenen Adressbuch. Ändern Sie hier ggf. die Benachrichtigung ab. Zur Kontrolle wählen Sie entweder die Vertreterfunktion oder Sie melden sich per Web-Access als entsprechender Lehrer an

10 Einführung GroupWise Basiskurs Eigenschaften des Primäradressbuchs Für Ihren Primärordner können Sie Eigenschaften definieren unter denen neue Adressen hinzugefügt werden. Importieren und Exportieren von -Adressen siehe Anhang Übung Richten Sie ein Adressbuch ein für die Klasse 1a und geben Sie es für die Lehrer Specht und Adler frei. Adler soll nur lesend zugreifen können, Specht soll alle Rechte erhalten Testen Sie die Berechtigungen. 1.4 Empfangen und senden von s Empfangen von s In GroupWise werden alle empfangenen Mails, Termine usw. im Posteingang (Mailbox) angezeigt. Ein Doppelklick auf eine E- Mail öffnet diese

11 Groupwise Im Mailfenster wird die E- Mail angezeigt. Ein weiterer Doppelklick auf den Anhang öffnet diesen in der entsprechenden Anwendung. Alternativ kann der Mailinhalt und der Anhang in der Blitzvorschau angezeigt werden. Zum Aktivieren und Deaktivieren der Blitzvorschau hier klicken. Im unteren Teil des Fensters ist nun die Blitzvorschau zu sehen. Ein Klick auf den Anhang stellt auch diesen in der Blitzvorschau dar Senden von s Um eine zu erstellen wählen Sie Neue Mail

12 Einführung GroupWise Basiskurs Im folgenden Fenster erstellen Sie Ihre neue Mail. Geben Sie Empfänger (alt. aus Adressbuch wählen), Betreff und Nachricht ein. Fügen Sie ggf. einen Anhang an. Der angefügte Anhang wird im unteren Fenster angezeigt. Senden Sie die ab. Die gerade verschickte E- Mail finden Sie unter Ausgangsnachrichten. Dort können Sie die nochmals anschauen Übung Senden Sie als Admin eine mit Anhang (Word-Datei) an B. Specht. Öffnen Sie als B. Specht die ohne Blitzvorschau. Aktivieren Sie nun die Blitzvorschau und klicken Sie die nur einfach an. Versuchen Sie in beiden Fällen den Anhang mit Word oder WordPad zu öffnen. Hinweis: Auch bei aktivierter Blitzvorschau kann die mit einem Doppelklick in einem eigenen Fenster geöffnet werden (gilt auch für den Anhang)

13 Groupwise 1.5 Ordner verwenden und freigeben Persönliche Ordner Wie im Dateisystem dienen bei Groupwise die Ordner dazu Informationen zu bestimmten Themen zu sammeln. Neue Ordner können an beliebiger Stelle erzeugt werden. Eben je nachdem was in diesem Ordner gesammelt werden soll. Erzeugen Sie unterhalb von Aktenschrank einen neuen Ordner. Rechtsklick auf Aktenschrank Neuer Ordner. Wählen Sie Persönlicher Orden. Vergeben Sie einen Namen. Evtl. eine Beschreibung für den Ordner. Und entscheiden Sie, wo der Ordner platziert werden soll. Nach rechts bedeutet es wird ein Unterordner von Aktenschrank

14 Einführung GroupWise Basiskurs Übernehmen Sie die vorgeschlagenen Einstellungen. Damit kann Ihr Ordner alle Arten von Informationen aufnehmen Freigegebene Ordner Freigegebene Ordner dienen dem Datenaustausch. In der Regel handelt es sich dabei um einen Austausch von Dateien Um einen Freigegebenen Ordner zu erstellen, verfahren Sie wie oben beschrieben. Statt Persönlicher Ordner wählen Sie Freigegebener Ordner. Danach wählen Sie den Personenkreis in Ihren Adressbüchern aus, der auf diesen Ordner zugreifen darf. Standardrechte für den freigegebenen Ordner sind zunächst lesen und hinzufügen (die Rechte beziehen sich auf die Aktionen im Ordner - nicht auf den Inhalt des Ordners). Die Rechte können anschließend individuell abgeändert werden

15 Groupwise Mitglieder der Klasse 1b können nun Dokumente im Ordner lesen und eigene Dokumente hinzufügen. Weitere Rechte wären Bearbeiten und Löschen Import von Dateien Auf Dateien, die sich in einem Groupwise Ordner befinden, können Sie über das Internet zugreifen ebenso Ihre Kollegen oder Schüler, falls es sich um einen freigegebenen Ordner handelt. Genauso kann im Intranet auf einen solchen Ordner zugegriffen werden. Zugriffe und Veränderung von Dokumente werden registriert, so dass sich ein freigegebener Ordner auch für die Pflege von Dokumenten eignet. Ein freigegebener Ordner ist weit mehr als ein Tauschverzeichnis. Die Benutzer entscheiden selbst, wer zugreifen darf und mit welchen erweiterten Rechten. Dateien in freigegeben Ordnern liegen in einer Datenbank und können nicht ohne weiteres vom Lehrer eingesehen werden (Aufsichtspflicht). 1 Über den Menüpunkt Datei Dokumente importieren gelangen Sie in das Dateiauswahlfenster. 2 Wählen Sie über Einzelne Datei Ihre zu importierende Datei aus

16 Einführung GroupWise Basiskurs 3 Weiter 4 Markieren Sie den gewünschten Ordner mit einem Haken. Fertig stellen 5 Sobald Sie ein Dokument in einen freigegebenen Ordner einstellen erhalten alle zugriffsberechtigten Personen das Leserecht auf diese Datei. 6 Die Zugriffsrechte können individuell angepasst werden. Lesen ist das Minimalrecht Übung Erstellen Sie für die Klasse1a einen freigegebenen Ordner mit nur lesendem Zugriff. Erstellen Sie einen ten Ordner, in den die Schüler Dateien einfügen können. Stellen Sie eine Aufgabe in diesen Ordner. Melden Sie sich als AmselB an und lösen Sie die Aufgabe. Stellen Sie die Lösung in den Ordner

17 Groupwise Aus der Sicht der Zugriffberechtigten. 1 Sobald sich der Berechtigte anmeldet, erhält er eine Nachricht über den freigegebenen Ordner. Wird die Nachricht geöffnet beginnt der Installationsprozess für den freigegebenen Ordner. 2 In dessen Verlauf der Benutzer nur auf Weiter klicken muss. 3 Neuen Ordner benennen und Position in der Ordnerliste festlegen. 4 Nachdem der Ordner eingerichtet ist, hat der Benutzer Zugriff auf die Freigegebenen Dokumente

18 Einführung GroupWise Basiskurs 5 Hinweis auf den Umfang der Dokumentenfreigabe (nur lesen). 6 Dieser Hinweis ist nur von Bedeutung, falls Sie weitergehende Rechte auf das Dokument haben (ändern). 7 Das Dokument wird geöffnet, bearbeitet und unter einem anderen Dateinamen abgespeichert. 8 Anschließend wieder in den freigegebenen Orden zurückgestellt

19 Groupwise 1.6 Vorgänge Automatisieren Regeln erstellen Über Regeln lassen sich Vorgänge automatisieren (Antwortmails bei Abwesenheit, Benachrichtigung dass die Mail eingegangen ist, ) Regeln können aber auch dazu genutzt werden Ordnung in die Flut der s zu bringen. 1 Öffnen Sie Werkzeuge Regeln Neu. 2 Vergeben Sie einen Namen für die neue Regel. Wählen Sie die betroffenen Nachrichtenkategorie aus (Mail). 3 Erstellen Sie unter Bedingungen Definieren eine Regel, die beschreibt welche Mail betroffen ist (z.b. Betreff enthält den Begriff NwMuster) und was mit dieser Mail geschehen soll (z.b. Verschieben in Ordner). 4 Entscheiden Sie dann, was unter den oben definierten Bedingungen mit dieser Mail geschehen soll. (In Ordner verschieben..) Aktion hinzufügen

20 Einführung GroupWise Basiskurs 5 Wählen Sie den gewünschten Ordner aus Übung Erstellen Sie eine Regel, die eingehende s automatisch beantworten soll, die nach dem erstellt worden sind Arbeiten mit Ressourcen (Unterrichtsräume, Digitalkamera, etc.) Mit Ressourcen können Belegungen von Räumen, Ausleihe von Geräten usw. automatisiert werden. Das Anlegen einer Ressource (z.b. Digicam) finden Sie im Anhang 2.3. Mit der Ressource EDV1 wird ein Besprechungstermin geplant

21 Groupwise Die Adresse wird aus dem Adressbuch übernommen. Danach kann der gewünschte Termin (Anfangsdatum Beginn und Ende) eingetragen werden. Alternativ dazu zeigt der Klick auf Terminzeitensuche die bereits belegten oder noch freien Termine der Ressource an. Admin belegt die Ressource von 11:00 bis 15: Übung Belegen Sie als BSpecht den Computerraum EDV1 am heutigen Nachmittag von 14:30 17:00. Belegen Sie als Admin den Computerraum EDV1 ebenfalls am heutigen Nachmittag von 16:00 18:00. Beobachten Sie die Meldungen

22 Einführung GroupWise Basiskurs 2 Anhang 2.1 Globale Änderung zum Dokumentenimport mit Console One Markieren Sie im Kontext Dienste unter Mail das Objekt GWPOL. Starten Sie über Werkzeuge, GroupWise- Dienstprogramme die Dokumenteneigenschaftswartung Unter Document Type ändern Sie den Eintrag Document in Dokument. 2.2 Importieren und Exportieren von -Adressen und Adressbüchern Es können -Adressen bzw. Adressbücher z.b. aus Outlook im vcard- Format oder im Novell Adressbuch Format importiert/exportiert werden

23 Groupwise Vorgehensweise: Nach dem Start von Groupwise öffnet man das Adressbuch. Im Menü Datei Importieren wählen. Das entsprechende Format (Dateityp) wählen und Funktion ausführen. Umgekehrt kann das Adressbuch aus Groupwise nach Outlook exportiert werden. Auch hierbei wird das vcard-format verwendet. Im Menü Datei Exportieren wählen. Das entsprechende Format (Dateityp) wählen und Funktion ausführen

24 Einführung GroupWise Basiskurs 2.3 Anlegen einer Ressource z.b. Digicam Erzeugen Sie dazu in demjenigen Postoffice, in dem die Ressource später zur Verfügung stehen soll, ein neues Objekt Groupwise- System GWDOM GWPOL Neu Ressource Sie finden das neu erstellt Objekt unter Dienste Mail

25 Groupwise Geben Sie der Ressource einen Namen. Tragen Sie den Container ein und benennen Sie den Eigentümer der Ressource. Der Eigentümer hat administrativen Zugriff auf die Ressource. Er kann weitere Vertreter benennen, die die Ressource verwalten können. Tragen Sie unter Sichtbarkeit ein, in welchen Adressbüchern die Ressource erscheinen soll. Damit ist die Ressource nur im Postoffice Lehrer zu sehen Im nächsten Schritt geht es nun darum die Verwaltung der Ressource zu automatisieren. Dazu werden Regeln erstellt die dem Benutzer mitteilen, ob die Ressource verfügbar ist und falls ja, ihm rückmelden, dass die Ressource zum geplanten Zeitraum verfügbar ist. Der Administrator als Eigentümer der Ressource hat Vertretungszugriff und kann damit die Regeln erstellen. Sind mehrer Regeln vorhanden, so werden die Regeln in der Reihenfolge ihrer Auflistung abgearbeitet. Die Regel tritt immer nur in Kraft, wenn die Ü- berprüfung der Bedingung WAHR ergibt

26 Einführung GroupWise Basiskurs Erzeugen Sie eine Regel Akzeptieren für die Nachrichtenkategorie Termin. Gilt für die Prüfung Terminüberschneidung nein, dann werden die nachfolgenden Aktionen ausgeführt. 1 der Termin wird akzeptiert und im Terminkalender der Kamera vermerkt 2 Der Schreiber erhält eine Mail. z.b

27 Groupwise In einer ten Regel werden jetzt die Fälle erfasst, die bei der ersten Ü- berprüfung der Terminüberschneidung als Ergebnis FALSCH hatten. Die Regel lautet Ablehnen und führt jetzt für den Fall der Terminüberschneidung ebenfalls Aktionen durch. 1 Ablehnen 2 Mail an Absender mit dem Hinweis, die Terminzeitenplanung zu Hilfe zu nehmen

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