Nutzerhilfe Excel-Produkte

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1 Nutzerhilfe zur Arbeit in Microsoft Excel-basierten Produkten der Statistik der BA am Beispiel der Übergangsanalysen erwerbsfähiger Hilfebedürftiger bzw. Arbeitsloser - Excel-Version Seite 1

2 Impressum Titel: Herausgeber: Nutzerhilfe zur Arbeit in Microsoft Excelbasierten Produkten der Statistik der BA am Beispiel der Übergangsanalysen erwerbsfähiger Hilfebedürftiger bzw. Arbeitsloser - Excel- Version 2007 Bundesagentur für Arbeit Statistik Nürnberg Erstellungsdatum: Februar 2011 Statistik der Bundesagentur für Arbeit, Nürnberg, 2011 Seite 2

3 Inhalt 1. Filterfunktion nutzen Sortierfunktion nutzen Suchfunktion nutzen Kombinierte Anwendungsmöglichkeiten Seite 3

4 1. Filterfunktion nutzen Microsoft Excel ermöglicht es dem Anwender, Listen anhand bestimmter Kriterien zu filtern. Mit dieser Funktion lässt sich die Auswertung bzw. Analyse größerer Tabellen beschleunigen bzw. vereinfachen. Im Folgenden wird die Anwendung der Filterfunktion auf die Datentabellen zu den Übergangsanalysen erwerbsfähiger Hilfebedürftiger bzw. Arbeitsloser im SGB II schrittweise veranschaulicht. Zum Beispiel soll eine bestimmte Reihe von Trägern ausgewählt werden. Um die Ansicht auf die gewünschten Träger einzuschränken können folgende Einstellungen vorgenommen werden: 1. Im Menü Daten auswählen. 2. Icon Filtern auswählen. In der ersten Zeile erscheint jeweils am rechten Rand der Kopfspalte (Zelle mit der Spaltenüberschrift) ein Dreieck mit der Spitze nach unten. Dieses kann für jede Spalte angeklickt werden, um eine Auswahl der anzuzeigenden Merkmalsträger vorzunehmen. Seite 4

5 3. Dreieck in der 3. Kopfspalte (C) anklicken. 4. Das Häkchen ganz oben (Alles auswählen) in der Liste der dargestellten Träger durch Klick entfernen. Seite 5

6 5. Den oder die gewünschten Träger in der Liste auswählen. 6. Auswahl mit Klick auf den OK -Knopf bestätigen. Microsoft Excel blendet nun alle anderen Träger aus und weist nur noch den bzw. die ausgewählten Träger aus. Mit der Filterfunktion lassen sich große Tabellen, die Merkmale z. B. für unterschiedliche Regionen oder Monate auflisten, ohne besonderen Bearbeitungsaufwand auf die interessierenden Merkmalsträger reduzieren. Aufwändiges manuelles Suchen, Kopieren oder Scrollen innerhalb der Excel-Mappe entfällt. Seite 6

7 2. Sortierfunktion nutzen Neben dem Ausblenden von unerwünschten Tabellenelementen bietet Microsoft Excel die Möglichkeit der Sortierung. Mit dieser Funktion lassen sich komplexe Tabellen alphabetisch, numerisch oder nach individuellen Bedürfnissen sortieren. Bei der Betrachtung der Übergangsanalysen lassen sich mit diesem Werkzeug etwa die Werte der verschiedenen Monate für einzelne Trägerbezirke untereinander sortieren. Auf diese Weise werden - ähnlich wie bei der Filterfunktion - alle vorliegenden Informationen zu einem Träger auf einen Blick geliefert. Im Gegensatz zum Filter blendet die Sortieren-Funktion jedoch keine Zeilen bzw. Träger aus und reduziert somit den Umfang der Tabelle nicht. 1. Im Menü Daten auswählen. 2. Icon Sortieren auswählen. 3. Im Sortier-Fenster unter Spalte die Spalte auswählen, nach der sortiert werden soll (im Beispiel die Spalte tr_name (C)). 4. Unter Reihenfolge Benutzerdefinierte Liste auswählen. Hier können Kriterien nach den eigenen Vorstellungen (z. B. eigener Träger ganz oben in der Tabelle, danach Träger im eigenen Vergleichstyp) definiert werden. Seite 7

8 5. In den Bereich "Listeneinträge" klicken und die gewünschten Träger in der Reihenfolge eintragen, wie sie sortiert werden sollen. 6. Die Aufnahme der neuen Liste in die Sortierfunktion durch Klick auf den Hinzufügen -Knopf bestätigen. 7. Eingegebene Liste mit Klick auf den OK -Knopf bestätigen. Seite 8

9 3. Suchfunktion nutzen Neben der bereits beschriebenen Filter- und Sortierfunktion bietet Microsoft Excel dem Anwender ein Instrument zur Suche nach bestimmten Elementen in einer Tabelle. Diese Funktion ermöglicht es, in umfangreichen Tabellen direkt nach bestimmten Inhalten zu suchen und erleichtert auf diese Weise den Umgang mit großen und teilweise unübersichtlichen Tabellenblättern. Struktur und Aufbau der Tabelle bleiben von der Suchfunktion unangetastet. Aus diesem Grund bietet sich eine Anwendung an, wenn nur ein schneller Abruf von einzelnen Informationen ohne systematische Aufbereitung der Daten gewünscht ist. Im vorliegenden Fall wird am Beispiel der Übergangsanalyse gezeigt, wie in kürzester Zeit über die Suchfunktion ein bestimmter Träger gefunden werden kann. Dazu sind zunächst folgende Einstellungen vorzunehmen: 1. In der Menüleiste Start auswählen. 2. Icon Suchen und Auswählen auswählen. 3. Eintrag Suchen anklicken. Seite 9

10 4. Im Suchen und Ersetzen -Fenster unter Suchen nach: den Suchbegriff eingeben, nach dem gesucht werden soll. Im konkreten Fall soll Microsoft Excel die Tabelle nach allen Einträgen durchsuchen, die den Inhalt Parchim aufweisen. 5. Mit Weitersuchen bestätigen. Excel springt nun zur ersten Zelle, die den gewünschten Eintrag enthält. Ein erneuter Klick auf die Weitersuchen -Schaltfläche zeigt dann den nächsten Eintrag an. Seite 10

11 4. Kombinierte Anwendungsmöglichkeiten Nachdem in den vorangegangenen Kapiteln einige ausgewählte Funktion von Microsoft Excel isoliert angewandt worden sind, werden nun Kombinationsmöglichkeiten der verschiedenen Funktionen gezeigt. Die gleichzeitige Anwendung der bereits beschriebenen Werkzeuge bietet sich vor allem bei der Aufbereitung bzw. Analyse von umfangreichen Tabellen an, die eine Vielzahl von unterschiedlichen Variablen und Merkmalen aufweisen. Eine Kombination der verschiedenen Hilfen ermöglicht dem Anwender dabei umfangreiche Gestaltungs- und Anpassungsmöglichkeiten. Am konkreten Beispiel wird demonstriert, wie eine kurze Gegenüberstellung von fünf Trägern gelingt. 1. Im Menu Daten anklicken. 2. Icon Filtern auswählen. 3. In der ersten Zeile des Tabellenblatts erscheint jeweils am rechten Rand der Kopfspalte (Zelle mit der Spaltenüberschrift) ein Dreieck mit der Spitze nach unten. Dieses kann für jede Spalte angeklickt werden, um eine Auswahl der anzuzeigenden Merkmalsträger vorzunehmen. Im konkreten Fall soll die Auswahl auf die Träger Aachen, Altenkirchen, Amberg-Sulzbach, Ansbach und Aschaffenburg eingeschränkt werden. Seite 11

12 4. Dreieck in der 3. Kopfspalte (C) anklicken. 5. Das Häkchen ganz oben (Alles auswählen) in der Liste der dargestellten Träger durch Klick entfernen. 6. Die gewünschten Träger aus der Liste auswählen. 7. Auswahl mit Klick auf den OK -Knopf bestätigen. Seite 12

13 Zwischenbetrachtung: Excel blendet nun alle anderen Träger aus und weist nur noch die ausgewählten Träger aus. Der Umfang der Tabelle ist damit bereits deutlich reduziert und zeigt nur noch Regionen an, die auch vom Anwender gewünscht sind. Warum bietet sich nun die Anwendung der Sortier-Funktion an? Die Anwendung der Filter-Funktion hat die Zahl der ausgewiesenen Regionen zwar reduziert, Form und Struktur der Tabelle jedoch nicht verändert. Diese ist nach wie vor nicht sonderlich gut strukturiert und noch nicht für den gewünschten Vergleich von Trägern geeignet, da die Sortierung nach Berichtsmonat und nicht nach Träger erfolgt ist. Durch die Sortier- Funktion kann eine entsprechende Umstrukturierung erfolgen. Seite 13

14 7. In der Menüleiste Start auswählen. 8. Icon Sortieren auswählen. 9. Im Sortier-Fenster unter Spalte die Spalte auswählen, nach der sortiert werden soll (im Beispiel die Spalte tr_name (C)). 10. Mit OK bestätigen. Seite 14

15 Zwischenbetrachtung: Zunächst ist im Rückgriff auf die Filter-Funktion der Umfang der Tabelle auf ausgewählte Träger beschränkt worden. Damit sind zwar weniger Daten ausgewiesen worden, die Übersichtlichkeit der Tabelle hat sich allerdings nicht verbessert. Mit der Sortier-Funktion ist im nächsten Schritt eine alphabetische Sortierung nach Trägern realisiert worden. Konkret hat der Anwender durch die Kombination der beiden Hilfen also Umfang und Sortierung des Tabellenblattes seinen individuellen Bedürfnissen anpassen können. Warum bietet sich trotz der bereits realisierten Umformungen die Anwendung der Such- Funktion an? Obwohl das Tabellenblatt nun weitgehend vom Nutzer optimiert worden ist, muss er in der Tabelle scrollen, will er bestimmte Regionen und Merkmale betrachten, da nicht alle Elemente auf den ersten Blick ersichtlich sind. Die Suche vereinfacht das Finden dieser Merkmale. Seite 15

16 11. In der Menüleiste Start auswählen. 12. Icon Suchen und Auswählen auswählen. 13. Registerkarte Suchen... anklicken 14. Im Suchen und Ersetzen -Fenster unter Suchen nach: den Suchbegriff eingeben, nach dem gesucht werden soll. Im konkreten Fall soll Microsoft Excel die Tabelle nach allen Zellen durchsuchen, die den Inhalt Aschaffenburg haben. 15. Mit Weitersuchen bestätigen. Excel springt nun zur ersten Zelle, die den gewünschten Eintrag enthält. Ein erneuter Klick auf die Weitersuchen -Schaltfläche zeigt den nächsten Eintrag an. In der Beispieltabelle mit lediglich fünf ausgewiesenen Trägern ist die Nutzung der Suchfunktion nicht unbedingt nötig. In größeren Vergleichstabellen beschleunigt die Suchfunktion das Auffinden von bestimmten Informationen allerdings stark. Seite 16

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