Benutzerleitfaden für SAP Cloud for Planning Benutzerleitfaden

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1 CUSTOMER SAP Cloud for Analytics Dokumentversion: Benutzerleitfaden für SAP Cloud for Planning Benutzerleitfaden

2 Inhalt 1 Willkommen bei SAP Cloud for Planning! Dokumentation und Ressourcen Benutzerunterstützung Mobile App SAP Cloud for Planning...8 Erste Schritte mit der mobilen App Startseite Die Startseite Dashboards Dashboards Dashboard-Verwaltung Arbeit mit einem Dashboard Modellierung Modelle Analysemodelle Planungsmodelle Währungsumrechnung Modelle erstellen Perspektiven Formeln Modell löschen Datenimport Informationen zum Importieren von Daten aus Dateien Informationen zum Importieren von Modellen aus Dateien Informationen zum Importieren von Daten aus anderen Systemen Datenexport Berichte Berichte Berichtsverwaltung Erste Schritte mit Berichten Visualisieren KPIs Allokationen Allokationen vorbehalten. Inhalt

3 6.2 Allokationen erkunden Allokationsmodelle Rollen und Berechtigungen für Allokationen Verteilung erkunden Beispiel: Verteilung in Berichten Strukturierte Allokationen erkunden Pools erkunden Allokationsprozesse, -schritte und -regeln Allokationsschritte ausführen Storys Die Storys Story-Verwaltung Arbeiten mit einer Story Dateien Dateien Hochladen und Veröffentlichen von Dateien Freigeben einer Datei Zuweisen von Berechtigungen Verwalten von Dateien Zusammenarbeit Collaboration Der Collaboration-Prozess Themen und Inhalte einer Diskussion Ereignisse Ereignisse Erstellen von Ereignissen Erstellen von Aufgaben Überwachungspläne Erinnerungen Zusammenarbeit bei Ereignissen und Aufgaben Exportieren und Importieren von Kalenderereignissen Exportieren von Ereignissen Importieren von Ereignissen Benutzer Die Benutzerverwaltung Informationen zu Berechtigungen Abhängigkeiten zwischen Rollen, Benutzern und Berechtigungen Tools für die Benutzerverwaltung Inhalt vorbehalten. 3

4 Standardanwendungsrollen Berechtigungsebenen Berechtigungen für die Aktivitätsstufe Berechtigungen für Daten Berechtigungen für Ressourcen Erstellen von Geschäftsbenutzern Importieren von Benutzern Exportieren von Benutzern Erstellen von Rollen Anfordern von Rollen Infos zum Benutzerprofil Erstellen eines neuen Kennworts Audits Datenaudit Aktivitätsaudit Deployment Deployment Exportoptionen Importoptionen Verbindungen Verbindungen Erstellen einer Verbindung Systemauslastung Dashboard zur Systemauslastung Wofür steht dieses Symbol? FAQs Glossar vorbehalten. Inhalt

5 1 Willkommen bei SAP Cloud for Planning! Willkommen bei SAP Cloud for Planning. Dieser Abschnitt des Benutzerleitfadens bietet Ihnen eine kurze Einführung in die Anwendung, in der Sie erfahren, wie die Anwendung Sie bei der Verwaltung Ihrer Planungsprozesse unterstützen kann. SAP Cloud for Planning wurde als benutzerorientierte Cloud-Anwendung konzipiert, die Ihre mit der Finanzplanung, Prognose und Geschäftsanalyse verbundenen Aufgaben vereinfacht und benutzerfreundlicher gestaltet. Hierbei handelt es sich um eine umfassende Lösung mit integrierten Planungs- und Analysefunktionen sowie Funktionen für die Zusammenarbeit (Collaboration), durch die sich der Einsatz anderer Anwendungen für die Tabellenkalkulation oder Kommunikation erübrigt. Die Funktionen zur Zusammenarbeit für die Kommunikation und die Freigabe von arbeitsbezogenen Informationen bilden einen festen Bestandteil der Anwendung. SAP Cloud for Planning ist auch als Lightweight-App für ipad und iphone erhältlich, sodass Kollegen hinsichtlich der Entwicklungen in der Planung stets auf dem neuesten Stand bleiben selbst wenn sie unterwegs sind. Die Anwendung zeichnet sich durch ihren hohen Visualisierungsgrad aus und ist dadurch besonders benutzerfreundlich: Sie stellt Funktionen für die Konzeption von Datenmodellen sowie zahlreiche Tools bereit, mit denen sich Daten in ansprechender Form als Diagramme und Storys darstellen lassen. SAP Cloud for Planning wurde auf der Grundlage der fortschrittlichen und leistungsfähigen SAP HANA Cloud Platform entwickelt, damit Sie Ihre Planungsaufgaben schneller denn je ausführen können. Darüber hinaus bietet SAP Cloud for Planning eine enge Integration mit bestehenden Plänen, die in der Anwendung SAP Business Planning and Consolidation erstellt wurden. Vorteile Zu den wichtigsten Vorteilen der Anwendung zählen: Ein natürlicher Ablauf zwischen der Planung und Analyse, der Ihnen die Möglichkeit bietet, auf jeder Detailebene und mit einer beliebigen Anzahl von Benutzern ohne Verzögerung zu planen und Simulationen durchzuführen. Integrierte Analyse- und Allokationsfunktionen sowie Funktionen zur Zusammenarbeit, die Ihnen die Ausarbeitung von Plänen sowie die Analyse und Besprechung von Plänen mit Kollegen ermöglichen, ohne in ein anderes Bild oder in eine andere Anwendung wechseln zu müssen. Umfangreiche Reporting-Funktionen in einem vertrauten Format (ähnlich einer Tabellenkalkulation), die direkt in die Anwendung integriert sind. Benutzungsoberfläche Das Design von SAP Cloud for Planning basiert auf der neuen SAP Fiori-Benutzungsoberfläche, sodass die Dashboards und Visualisierungen mit einem zeitgemäßen Erscheinungsbild aufwarten. Bei der Entwicklung der Anwendung stand insbesondere die Benutzerfreundlichkeit im Mittelpunkt. Daher verfügt sie über intuitive Bildfunktionen, die die Arbeit erleichtern. So nutzt die Anwendung Symbole mit einem hohen Willkommen bei SAP Cloud for Planning! vorbehalten. 5

6 Wiedererkennungsgrad sowie Bildschirm-Meldungen und QuickInfo-Texte mit nützlichen Informationen, die Sie durch die Anwendung führen. Die Anwendung bietet außerdem eine umfassende Benutzerunterstützung, zum einen in Form von erläuternden QuickInfo-Texten (Seitentipps), die Sie aktivieren können, um sich mit der Anwendung vertraut zu machen, und zum anderen in Form einer ausführlichen Online-Hilfe, in der sämtliche Inhalte dieses Benutzerleitfadens enthalten sind. Vorschau Die folgende Abbildung bietet eine kurze Übersicht über die integrierte und dynamische Arbeitsumgebung und veranschaulicht ein typisches Szenario zu der Arbeit mit einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Die Visualisierungen, die Funktionen zur Zusammenarbeit und das Datenblatt sind zusammen in ein Bild eingebettet. 1.1 Dokumentation und Ressourcen Neben diesem Benutzerleitfaden stehen weitere Supportinformationen für Sie bereit. In diesem Abschnitt werden die zur Verfügung stehenden Ressourcen zusammengefasst. Dieser Benutzerleitfaden beginnt mit einem allgemeinen Kapitel ( Erste Schritte ), das eine Einführung in die Standardfunktionen von SAP Cloud for Planning bietet, die in der gesamten Anwendung verwendet werden. Darauf folgen ausführlichere Abschnitte zu den einzelnen Funktionsbereichen. In der folgenden Liste sind die zusätzlichen verfügbaren Ressourcen zusammengefasst und die entsprechenden Links aufgeführt: Das SAP Help Portal für Cloud for Planning stellt den zentralen Zugriffspunkt für sämtliche Dokumentationsressourcen dar. Derzeit finden Sie im SAP Help Portal Links zu der HTML- oder PDF-Version 6 vorbehalten. Willkommen bei SAP Cloud for Planning!

7 dieses Benutzerleitfadens. Künftig werden Schulungsvideos sowie die zugehörigen Links im SAP Help Portal bereitgestellt, sobald sie verfügbar sind. Release-Informationen werden aktuell als SAP-Hinweise veröffentlicht, z. B.: SAP-Hinweis (13. April). Bekannte Einschränkungen von Cloud for Planning sind in SAP-Hinweis dokumentiert. Unter SAP Cloud for Planning Jam Group können Sie die neuesten Beiträge der Diskussionsgruppen für die Anwendung lesen und sie um Ihre eigenen Beiträge ergänzen. Hier finden Sie Blogs und Informationen zu der aktuellen Entwicklung und Einführung der Anwendung. SAP Term ist die Standardreferenz für SAP-Terminologie und kann im öffentlichen Internet über sapterm.com aufgerufen werden. Der vorliegende Benutzerleitfaden umfasst außerdem ein Glossar mit den wichtigsten Begriffen im Zusammenhang mit SAP Cloud for Planning. 1.2 Benutzerunterstützung Die Online-Hilfe ist ein fester Bestandteil der Anwendung SAP Cloud for Planning. Über das Hilfe-Symbol in der Hauptsymbolleiste können Sie zwei Arten der kontextabhängigen Unterstützung aufrufen: Seitentipps und die Online-Hilfe, die den vollständigen Text des Benutzerleitfadens enthält. Seitentipps Wenn Sie die Anwendung zum ersten Mal verwenden, kann die Aktivierung von Seitentipps hilfreich sein. Wählen Sie hierfür die entsprechende Option im Hilfemenü. Wenn Seitentipps aktiviert sind, werden Popup-Sprechblasen anzeigt, wenn Sie Ihren Zeiger auf Funktionen des Bildes halten. Beispiel Aktivieren Sie die Seitentipps, indem Sie das Symbol? in der Hauptsymbolleiste (Hilfemenü) auswählen. Bewegen Sie die Maus, um das Hauptmenü zu öffnen. Während Sie den Mauszeiger über die Liste der Menüelemente bewegen, werden kurze Erläuterungen der jeweiligen Funktion eingeblendet. Deaktivieren Sie die Seitentipps, indem Sie die entsprechende Option im Hilfemenü auswählen. Verwendung der integrierten Hilfe Für den Fall, dass Sie bei der Arbeit mit der Anwendung weitere Unterstützung benötigen, wurde eine ausführlichere Benutzerunterstützung integriert. Diese können Sie über das Symbol? auf der Hauptsymbolleiste (Hilfemenü) aufrufen. Wählen Sie die Hilfe-Option, um das Fenster für die Online-Hilfe zu öffnen. Nach dem Öffnen des Hilfe-Fensters können Sie: vom Navigationspfad im oberen Bereich des Fensters aus durch die Hierarchieinformationen navigieren. Auf diese Weise können Sie das gesamte Dokument durchsuchen. die Suchfunktion in der Symbolleiste des Hilfe-Fensters verwenden, um nach spezifischen Informationen zu suchen Willkommen bei SAP Cloud for Planning! vorbehalten. 7

8 den Modus für die kontextabhängige Hilfe aktivieren, indem Sie das Eulensymbol in der Symbolleiste des Hilfe-Fensters auswählen. Wenn dieser Modus aktiviert ist, wird das Hilfetext-Fenster automatisch aktualisiert und zeigt den Text für die jeweilige Funktion an, auf die Sie den Mauszeiger halten. Beispiel Öffnen Sie Hilfe, indem Sie das?-symbol in der Hauptsymbolleiste wählen. Wählen Sie in der Symbolleiste des Hilfe-Fensters das Eulensymbol. Anschließend wird das Symbol in Blau angezeigt, um darauf hinzuweisen, dass die Funktion aktiviert ist. Bewegen Sie nun die Maus, um das Hauptmenü zu öffnen. Während Sie die Maus über die Liste der Menüelemente nach unten bewegen, ändert sich der Inhalt des Hilfe-Fensters und zeigt die Hilfe für die Funktion an, auf die Sie den Zeiger halten. Deaktivieren Sie den Modus für die kontextabhängige Hilfe, indem Sie erneut das Eulensymbol auswählen. 1.3 Mobile App SAP Cloud for Planning Mit der mobilen App SAP Cloud for Planning erhalten Sie Zugriff auf Planungs- und Analyse-Tools jederzeit und überall. Diese App stellt eine Verbindung zu der Webanwendung SAP Cloud for Planning her und bietet Ihnen die Möglichkeit, mit Ihren Kollegen einfach über Ihr iphone oder ipad per Chat zu kommunizieren, Benachrichtigungen zu empfangen und Aufgabenerinnerungen zu erhalten. Hinweis Um Ihre Geschäftsdaten in der mobilen App SAP Cloud for Planning nutzen zu können, müssen Sie die webbasierte Lösung SAP Cloud for Planning nutzen. Hierfür ist die Aktivierung der mobilen Dienste durch Ihre IT-Abteilung erforderlich. Wenn Sie die mobile App testen möchten, können Sie die bereitgestellten Beispieldaten verwenden. Vorteile für Ihr Unternehmen Einfache Zusammenarbeit und Kommunikation mit Kollegen per Chat, z. B.: Screenshots für das Team freigeben und besprechen Mit einem anderen Benutzer einen privaten Chat zur Besprechung einer vertraulichen Angelegenheit starten Ereignisse und Aufgaben in einem Kalender anzeigen Empfang von Benachrichtigungen, z. B.: Einladung zu einer Diskussion Zuweisung einer Aufgabe Zuweisung eines Ereignisses Bearbeitung des Benutzerprofils, z. B. durch Hochladen eines Fotos 8 vorbehalten. Willkommen bei SAP Cloud for Planning!

9 Hinweis Sie können Benachrichtigungen entweder über die mobile App oder die ios-mitteilungszentrale empfangen und verwalten. In den Einstellungen der mobilen App können Sie SAP Cloud for Planning zusätzlich den Zugriff auf Ihren Standort und Ihre Fotos sowie die Kennworteingabe durch Gesten erlauben. Systemanforderungen Unterstütztes Betriebssystem ios 7.1 oder höher Unterstützte Geräte: iphone 4s oder höher ipad 2 oder höher Erste Schritte mit der mobilen App Beim Starten der mobilen App SAP Cloud for Planningwerden Sie über Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort mit dem Web Application Server verbunden. Kontext Bei der Ersteinrichtung der mobilen App sind die folgenden Angaben zur Webanwendung erforderlich: Serveradresse Benutzername Kennwort für die Anwendung Vorgehensweise Installation 1. Laden Sie die mobile App SAP Cloud for Planning über den App-Store herunter. Erstmalige Verwendung 2. Um die mobile App auf Ihrem Mobilgerät zu starten, wählen Sie das Symbol Cloud4Plan. Verwalten von Benachrichtigungen 3. Beim ersten Starten der App werden Sie gefragt, ob Sie möchten, dass die mobile App Ihnen Benachrichtigungen (u. a. Alerts, Töne und Banner) sendet. Um Benachrichtigungen zuzulassen, wählen Sie OK. Sie können Ihre Einstellungen jederzeit über die allgemeinen Einstellungen auf Ihrem Mobilgerät ändern. Erste Anmeldung Willkommen bei SAP Cloud for Planning! vorbehalten. 9

10 4. Wenn Sie sich das erste Mal an der App anmelden, werden Sie aufgefordert, zum Schutz Ihrer Daten ein Kennwort festzulegen. Falls Sie bereits als Benutzer der Webanwendung registriert sind, können Sie sich über Ihr Kennwort für die Webanwendung anmelden. Bestätigen Sie Ihr Kennwort, um es für die mobile App zu übernehmen. Herstellen einer Verbindung zur Webanwendung 5. Bei der ersten Anmeldung (oder nach dem Rücksetzen eines vergessenen Kennworts) müssen Sie die Verbindung zwischen der mobilen App und der Webanwendung konfigurieren. Geben Sie zu diesem Zweck die Serveradresse der Webanwendung (z. B. https://<sap HANA SERVER>.neo.ondemand.com), Ihren Benutzernamen sowie Ihr Kennwort für die Webanwendung ein. Kennwortverwaltung 6. Sie haben folgende Möglichkeiten: Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben und es zurücksetzen möchten, wählen Sie auf der Startseite Kennwort vergessen. Öffnen Sie zum Ändern Ihres Kennworts Ihr Benutzerprofil, und wählen Sie Bearbeiten und anschließend Anwendungskennwort ändern. Ergebnisse Nach der Einrichtung des Kennworts und der Verbindung müssen Sie nur noch Ihr Kennwort eingeben, um sich an der Anwendung anzumelden. 10 vorbehalten. Willkommen bei SAP Cloud for Planning!

11 2 Startseite 2.1 Die Startseite Die Start-Seite ist ein Dashboard, ein Container, in dem Sie andere visuelle Objekte wie Notizen und Kacheln mit Diagrammen, Berichten und Ereignissen zusammenstellen können. So wie an Ihre anderen Dashboards können Sie auch an Ihre Start-Seite Inhalt anheften. Ebenso lassen sich Notizen erstellen und der Startseite hinzufügen. Allerdings ist Ihre Start-Seite privat, d. h., Sie können sie nicht für andere Benutzer freigeben und sie keinen Diskussionen hinzufügen. Gleiches gilt für die Notizen und Kacheln, die Sie an die Start-Seite anheften. Weitere Informationen darüber, welche Dashboard-Aufgaben Sie auf der Start-Seite ausführen können, liefert die folgende Tabelle. Tabelle 1: Dashboard-Aufgabe Weitere Informationen Eine Notiz erstellen Erstellen einer neuen Notiz [Seite 16] Die Startseite in ein neues Dashboard kopieren Kopieren eines Dashboards [Seite 14] Notizen und Kacheln bearbeiten oder löschen Ändern von Kacheleinstellungen [Seite 17] Verwendung von Kacheln und Notizen [Seite 16] Hinweis Sie können auf der Startseite keine Kachel freigeben. Weitere Informationen Dashboards [Seite 12] Startseite vorbehalten. 11

12 3 Dashboards 3.1 Dashboards Ein Dashboard ist ein Container, der verschiedene visuelle Objekte, die unterschiedliche Daten anzeigen, auf einer Benutzungsoberfläche zusammenfasst. Mithilfe eines Dashboards können Sie z. B. Notizen, Diagramme, Storys und Berichte zu einem bestimmten Thema in einem Container zusammenfassen, um die jeweiligen Inhalte für andere Benutzern freizugeben. Die visuellen Objekte auf einem Dashboard sind Kacheln; dabei handelt es sich um rechteckige Elemente, die Inhalte wie Notizen, Ereignisse, Sichten und Diagramme anzeigen. Nachdem Sie ein Dashboard erstellt haben, können Sie diesem im Fenster Dashboards Notizen hinzufügen oder Inhalte aus verschiedenen Anwendungsfenstern, wie z. B. Berichte oder Ereignisse anheften. Sie können einem Dashboard auch eine Story anheften. (Wenn Sie ein Dashboard erstellt haben, ist dieses unter den Optionen zum Anheften in Fenstern wie Berichte und Aufgaben verfügbar). Sie haben auch die Möglichkeit, ein Dashboard direkt zum Anheften Ihrer Inhalte zu erstellen. Hinweis Das Anheften und das Kopieren sind unterschiedliche Funktionen. Wenn Sie ein Element anheften, entspricht dies dem Erstellen eines Links zum Original oder einer Verknüpfung mit diesem. Wenn Sie das ursprüngliche Element aktualisieren, wird auch die angeheftete Version aktualisiert. Wenn Sie ein Element kopieren, wird eine neue, gesonderte Instanz erstellt, und die Kopie bleibt von Änderungen an der Originalversion unberührt. Sie können auch Dashboards zu Diskussionen hinzufügen. Weitere Informationen Dashboard-Verwaltung [Seite 12] Arbeit mit einem Dashboard [Seite 15] Dashboard-Verwaltung In diesem Fenster können Sie Ihre eigenen und die für Sie freigegebenen Dashboards anzeigen. Die Liste der Dashboards enthält auch die Angaben dazu, wann das Dashboard erstellt wurde und wann die letzte Änderung vorgenommen wurde. Darüber hinaus können Sie folgende Aufgaben ausführen: Aufgabe Weitere Informationen Neues Dashboard erstellen Neues Dashboard erstellen [Seite 13] 12 vorbehalten. Dashboards

13 Aufgabe Weitere Informationen Vorhandenes Dashboard bearbeiten Dashboard bearbeiten [Seite 14] Dashboard löschen Aktivieren Sie im Fenster für die Verwaltung das Kontrollkästchen für das entsprechende Dashboard, und wählen Sie das Symbol Löschen (Papierkorb). Dashboard freigeben Freigabe eines Dashboards [Seite 15] Dashboard kopieren Kopieren eines Dashboards [Seite 14] Weitere Informationen Alle, Meine und Freigegebene Dashboards [Seite 13] Auswählen eines zu verwaltenden Dashboards [Seite 13] Alle, Meine und Freigegebene Dashboards Mit diesen Optionen in der Registerleiste können Sie die Anzeige zwischen einer Liste aller Dashboards, Ihren eigenen Dashboards und der für Sie freigegebenen Dashboards umschalten Auswählen eines zu verwaltenden Dashboards Wenn Sie den Namen oder die Beschreibung eines Dashboards ändern oder dessen Inhalte kopieren, löschen oder freigeben möchten, aktivieren Sie zunächst das entsprechende Kontrollkästchen im Fenster für die Verwaltung, und wählen dann das entsprechende Symbol oben rechts im Fenster. Wenn Sie ein Dashboard öffnen möchten, klicken Sie auf seinen Namen Neues Dashboard erstellen Erstellen Sie ein neues Dashboard, um diesem Inhalte anzuheften, die Sie für Teams oder einzelne Kollegen freigeben möchten. Vorgehensweise 1. Wählen Sie im Fenster zur Dashboard-Verwaltung das Symbol Neu (Pluszeichen). 2. Nehmen Sie im Popup-Menü Neues Dashboard erstellen die Einstellungen für den Datenschutz vor. Dazu öffnen Sie das neben Pfad befindliche Menü und treffen Ihre Auswahl aus den folgenden Optionen: Dashboards vorbehalten. 13

14 Option Privat Teams Öffentlich Bezeichnung Nur der Ersteller (Sie) kann das Dashboard anzeigen. Nur die Mitglieder Ihrer Teams können das Dashboard anzeigen. Alle Benutzer können das Dashboard anzeigen. 3. Geben Sie einen eindeutigen Titel und eine optionale Beschreibung für das Dashboard ein. Gültige Zeichen für den Namen sind alphanumerische Zeichen und Unterstriche. Die Verwendung von Leerzeichen ist möglich, jedoch nicht am Anfang oder Ende eines Namens. 4. Wählen Sie Erstellen. Ergebnisse Das neue Dashboard wird erstellt und der im Fenster zur Dashboard-Verwaltung angezeigten Liste hinzugefügt Dashboard bearbeiten Rufen Sie das Bearbeitungs-Popup-Menü auf, um den Titel oder den Untertitel für ein Dashboard zu ändern. Vorgehensweise 1. Aufrufen des Popup-Menüs Dashboard bearbeiten: Aktivieren Sie im Fenster für die Dashboard-Verwaltung das Kontrollkästchen für das entsprechende Dashboard, und wählen Sie das Symbol Bearbeiten (Bleistift). Öffnen Sie auf dem Dashboard das Menü Einstellungen (Schraubenschlüssel), und wählen Sie Bearbeiten. 2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an Titel und Beschreibung vor, und wählen Sie OK Kopieren eines Dashboards Mit dem Befehl In Dashboard kopieren können Sie ein vollständiges Dashboard (d. h. dessen gesamten Inhalt) in ein neues Dashboard kopieren. Führen Sie im Fenster für die Dashboard-Verwaltung die folgenden Schritte aus: 1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für das Dashboard, das Sie kopieren möchten, und wählen Sie das Symbol Ausgewählte Dashboards kopieren. 2. Geben Sie im Popup-Menü In Dashboard kopieren an, ob das neue Dashboard Öffentlich oder Privat sein soll. 3. Geben Sie einen eindeutigen Namen für das neue Dashboard ein. 14 vorbehalten. Dashboards

15 Hinweis Gültige Zeichen sind alphanumerische Zeichen und Unterstriche. Die Verwendung von Leerzeichen ist möglich, jedoch nicht am Anfang oder Ende eines Namens. 4. Geben Sie eine optionale Beschreibung ein. 5. Speichern Sie Ihre Einstellungen. Wählen Sie auf einem Dashboard im Dashboard-Menü die Option In Dashboard kopieren, und führen Sie dann die Schritte 2-5 aus Freigabe eines Dashboards Rufen Sie das Popup-Menü Freigabeeinstellungen ändern auf, um anzugeben, für welche Benutzer Sie Ihr Dashboard freigeben möchten. Führen Sie im Fenster für die Dashboard-Verwaltung die folgenden Schritte aus: 1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für das Dashboard, das Sie freigeben möchten, und wählen Sie das Symbol Freigeben. 2. Aktivieren oder deaktivieren Sie die entsprechenden Optionen im Popup-Menü, um festzulegen, ob Sie die Dashboards für alle Benutzer freigeben möchten, oder rufen Sie die Benutzerliste auf, um die Freigabe für bestimmte Personen zu aktivieren oder zu deaktivieren. 3. Speichern Sie nach der Auswahl Ihre Einstellungen. Wählen Sie auf einem Dashboard im Dashboard-Menü die Option Freigeben, und führen Sie dann die Schritte 2-3 aus Arbeit mit einem Dashboard Wenn Sie ein Dashboard öffnen, können Sie seine Objekte nach Wunsch vergrößern, verkleinern und umstellen. Sie können einzelne Objekte verwalten und freigeben sowie verschiedene Verwaltungsaufgaben zum eigentlichen Dashboard ausführen. Sie können auch Notizen hinzufügen, löschen und freigeben. Sie können u. a. die folgenden Aufgaben ausführen: Aufgabe Weitere Informationen Dashboard bearbeiten Dashboard bearbeiten [Seite 14] Dashboard freigeben Freigabe eines Dashboards [Seite 15] Einer Diskussion ein Dashboard hinzufügen Hinzufügen von Dashboards zu Diskussionen [Seite 16] Eine neue Notiz erstellen, die dem Dashboard hinzugefügt wird Erstellen einer neuen Notiz [Seite 16] Dashboard kopieren Kopieren eines Dashboards [Seite 14] Dashboard löschen Wählen Sie im Dashboard-Menü die Option Löschen, um das Dashboard zu entfernen. Dashboards vorbehalten. 15

16 Aufgabe Einen Fokus anwenden Weitere Informationen Mit der Option Fokus können Sie die für Kacheln gesetzten Filter anzeigen und ändern.fokus [Seite 63] Kacheleinstellungen anpassen Ändern von Kacheleinstellungen [Seite 17] Kacheln mit Tags versehen Funktion TagIt verwenden [Seite 18] Hinzufügen von Dashboards zu Diskussionen Mit der Menüoption Neue Diskussion oder den im Bereich Collaboration und im Menü Kacheleinstellungen verfügbaren Optionen können Sie das aktuelle Dashboard einer Diskussion hinzufügen. Tabelle 2: Option/Aktion Wählen Sie Neue Diskussion im Dashboard-Menü. Wählen Sie auf einem Dashboard das Pluszeichen (+) im Bereich Collaboration. Wählen Sie in einer Kachel auf dem Dashboard das Symbol Diskussionen. Öffnen Sie in einem Dashboard im Bereich Collaboration eine vorhandene Diskussion, und wählen Sie das Symbol Verknüpfen (Büroklammer). Ergebnis Eine neue Diskussion wird erstellt. Der Titel und die Beschreibung werden automatisch anhand des Dashboard-Namens erstellt. Wählen Sie Teilnehmer aus, und wählen Sie OK, um die Diskussion zu erstellen. Das Dashboard wird der vorhandenen Diskussion hinzugefügt. Hinweis Um ein Dashboard von einer Diskussion zu entfernen, wählen Sie das Symbol Verknüpfen (Büroklammer) Erstellen einer neuen Notiz Sie können ein textbasiertes visuelles Objekt, das als Notiz bezeichnet wird, erstellen und Ihrem Dashboard hinzufügen. Führen Sie dazu folgende Schritte aus: 1. Wählen Sie die Option Neue Notiz, um das Popup-Menü zum Erstellen von Notizen aufzurufen. 2. Geben Sie einen Titel und den Text für die Notiz ein. 3. Speichern Sie Ihre Einstellungen Verwendung von Kacheln und Notizen Mit der Option Kacheleinstellungen können Sie Kacheln und Notizen verwalten und Dashboards zu Diskussionen hinzufügen. 16 vorbehalten. Dashboards

17 In den Kacheleinstellungen können Sie Folgendes vornehmen: Tabelle 3: Aufgabe Weitere Informationen Eine Kachel bearbeiten Ändern von Kacheleinstellungen [Seite 17] Einer Diskussion ein Dashboard hinzufügen Hinzufügen von Dashboards zu Diskussionen [Seite 16] Eine Kachel löschen Die Kachel im Vollbild-Modus anzeigen Die Skalierung für eine Vollbildsicht aktivieren, in der alle aktivierten Kacheln auf dem verfügbaren Platz nebeneinander angezeigt werden Wählen Sie die Option Löschen, um eine Kachel vom Dashboard zu entfernen. Wählen Sie das Vollbild-Symbol, um den Präsentationsmodus aufzurufen. In diesem Modus können Sie mithilfe des Symbols Galeriemodus unten rechts zwischen den Vollbildversionen aller Kacheln und Notizen auf einem Dashboard wechseln. Wählen Sie das Symbol Vollbildmodus beenden, um zurück zum Dashboard zu gelangen. Skalierung aktivieren [Seite 18] Wenn eine Kachel ein Diagramm enthält, gehört dazu auch eine Filteroption, mit der Sie die zugrunde liegenden Daten filtern können. Wählen Sie das entsprechende Symbol, um das Popup-Menü Filter festlegen aufzurufen, in dem Sie die angewandten Filter anpassen können. Das in der Kachel enthaltene Diagramm wird an die Filteränderungen angepasst; so kann z. B. das Blättern durch verschiedene Versionen oder Konten verfügbar werden. Sie können Filter auch über die Option Fokus im Menü für die Dashboard-Einstellungen anzeigen und festlegen. Weitere Information finden Sie in den Erläuterungen zum Thema Fokus. Weitere Informationen Hinzufügen von Referenzlinien [Seite 86] Fokus [Seite 63] Ändern von Kacheleinstellungen Über die Option Kacheleinstellungen können Sie ein Popup-Menü zur Bearbeitung von Kacheln aufrufen, wo Sie die Möglichkeit haben, Änderungen an den Inhalten von Kacheln vorzunehmen, Verknüpfungen zu anderen Dashboards herzustellen oder Visualisierungen zu ändern. In dem Bearbeitungs-Popup-Menü können Sie auch den Titel und den Untertitel einer Kachel ändern. Falls es sich bei der Kachel um eine Notiz handelt, können Sie auch deren Text bearbeiten. Darüber hinaus können Sie eine Kachel mit einem anderen Dashboard verknüpfen. Daraufhin wird die Kachel auf dem verknüpften Dashboard angezeigt, und Sie können mittels der Option Dashboard <Name> aufrufen im Menü Einstellungen zwischen den verknüpften Dashboards navigieren. Wenn der Kachel ein Bericht oder eine Visualisierung zugrunde liegt, können Sie den Bericht vom Dashboard aus öffnen, indem Sie im Menü Kacheleinstellungen die Option Bericht aufrufen wählen. Dashboards vorbehalten. 17

18 Wenn die Kachel eine Visualisierung des entsprechenden Typs enthält, können Sie der Visualisierung mit der Option Referenzlinie hinzufügen im Menü Kacheleinstellungen eine Referenzlinie hinzufügen. Weitere Information finden Sie in den Erläuterungen zum Thema Hinzufügen von Referenzlinien Skalierung aktivieren Wählen Sie die Kacheln aus, die in einer Vollbildsicht gleichzeitig angezeigt werden sollen. Vorgehensweise 1. Aktivieren Sie auf dem Dashboard das Kontrollkästchen für jede Kachel, für die Sie die Skalierung aktivieren möchten. 2. Wählen Sie im Menü Einstellungen des Dashboards die Option Skalierung aktivieren. Ergebnisse Die ausgewählten Kacheln werden in einer Vollbildsicht nebeneinander angezeigt. Schließen Sie die Sicht über das Symbol Schließen (X), um zurück zum Dashboard zu gelangen Funktion TagIt verwenden Mit der Funktion TagIt können Sie Tags anwenden, die die Suche nach Kacheln auf einem Dashboard ermöglichen. Vorgehensweise 1. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Kacheln, die Sie mit Tags versehen möchten. 2. Wählen Sie TagIt im Menü Einstellungen des Dashboards. 3. Geben Sie im Popup-Menü TagIt im Feld Titel ein Tag für die ausgewählten Kacheln ein, und wählen Sie OK. Es sind nur alphanumerische Zeichen und Unterstriche (_) zulässig. 4. Wiederholen Sie die Schritte 1-3, um mehrere Tags für eine oder mehrere Kacheln einzugeben. 5. Um die mit Tags versehenen Kacheln anzuzeigen, klicken Sie auf das Feld Suchen des Dashboards und geben eine Raute (#) und dann den Suchbegriff (das Tag) ein. Drücken Sie die Eingabetaste. Auf dem Dashboard werden nur die mit dem Tag für den Suchbegriff versehenen Kacheln angezeigt. Um wieder alle Kacheln anzuzeigen, löschen Sie den Suchbegriff, indem Sie im Feld Suchen auf das Löschsymbol (X) klicken. 18 vorbehalten. Dashboards

19 4 Modellierung 4.1 Modelle Ein Modell repräsentiert die Geschäftsdaten, die die Beziehungen, Berechnungen und Daten einer Organisation oder eines Geschäftssegments definieren. Sie erstellen Modelle im Bereich Modelle als Grundlage für Berichte. Ein Modell besteht aus verschiedenen Perspektiven, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Daten aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten, z. B. organisatorische oder Kontenperspektiven. Weitere Informationen finden Sie unter Perspektiven [Seite 25]. Für Modelle können Sie folgende Aufgaben ausführen: Tabelle 4: Aufgabe Weitere Informationen Neue Modelle erstellen Modelle erstellen [Seite 21] Modelle mit Istdaten füllen Perspektiven hinzufügen Währungsumrechnungstabellen pflegen, um eine Planung mit mehreren Währungen zu ermöglichen Sicherheits-, Datenaudit- und Währungsumrechnungseinstellungen für ein Modell konfigurieren Sie können Modelle füllen, indem Sie Daten aus Tabellenkalkulationen kopieren und einfügen oder aus Dateien oder anderen Systemen importieren. Weitere Informationen finden Sie unter Datenimport [Seite 36]. Sie können Perspektiven einem Modell hinzufügen, das noch nicht gespeichert wurde. Sie können eine vorhandene Perspektive auswählen oder eine neue Perspektive erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Perspektiven erstellen [Seite 26]. Währungsumrechnung [Seite 20] Modelleinstellungen [Seite 22] Analysemodelle Im Unterschied zur Planungsmodellen stellen Analysemodelle keine zusätzlichen Funktionen wie die Versionsverwaltung für Berichte zur Verfügung. Hinweis Wenn Sie ein Analysemodell erstellen, können Sie die Zeit- und die Kategorieperspektive nicht definieren diese Perspektiven stehen überhaupt nicht zur Verfügung. Modellierung vorbehalten. 19

20 Weitere Informationen Modelle erstellen [Seite 21] Perspektiven [Seite 25] Planungsmodelle Für die Planung aktivierte Modelle bieten zusätzliche Funktionen, z. B. Versionsverwaltung für Berichte. Mit der Versionsverwaltung für Berichte können Sie verschiedene Versionen von Daten erstellen und kopieren, z. B. Ist- oder Prognoseversionen, und Sie können steuern, wer diese Version anzeigen kann. Für Planungsmodelle sind noch weitere Funktionen verfügbar, die eine Versionsverwaltung erfordern, z. B.: Eingabeaufforderung. Sie aktivieren ein Modell für die Planung wie folgt: Wenn Sie ein neues Modell erstellen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Planung aktivieren. Wenn Sie ein vorhandenes Modell aus einer Datei oder aus BPC importieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Planung aktivieren. Geben Sie in jedem Fall auf der entsprechenden Registerkarte des Modells die Daten für die Zeit- und die Kategorieperspektive an. Weitere Informationen Die Versionsverwaltung [Seite 74] Informationen zur Eingabeaufforderung [Seite 78] Informationen zum Importieren von Daten aus BPC [Seite 46] Informationen zum Importieren von Modellen aus Dateien [Seite 40] Informationen zum Importieren von Modellen aus Dateien [Seite 40] Modelle erstellen [Seite 21] Perspektiven [Seite 25] Währungsumrechnung Internationale Unternehmen tätigen Geschäfte in verschiedenen Währungen. Um konsistente Berichte zu erstellen und die Planung zu vereinfachen, müssen sie in der Lage sein, Währungen umzurechnen.mit SAP Cloud for Planning können Sie mehrere Währungsumrechnungstabellen pflegen. Im Bereich Modelle wählen Sie die Seite Währungsumrechnung und pflegen eine oder mehrere Währungsumrechnungstabellen. In einer Umrechnungstabelle geben Sie folgende Informationen an: 20 vorbehalten. Modellierung

21 Tabelle 5: Währungsumrechnungstabelle Tabelleneinträge Quellwährung Zielwährung Wechselkurs Gültigkeitsdatum Weitere Informationen Währung, aus der ein Betrag in eine andere Währung umgerechnet wird Währung, in die ein Betrag aus einer anderen Währung umgerechnet wird Kurs, der zur Umrechnung einer Währung in eine andere verwendet wird Datum, ab dem die angegebene Währungsumrechnung gültig ist. Sie aktivieren die Währungsumrechnung für ein Modell, während Sie das Modell erstellen. Bevor Sie das Modell zum ersten Mal speichern, öffnen Sie den Dialog Einstellungen des Modells und schalten Währungsumrechnung ein. Hinweis Diese Einstellung kann nach dem Speichern des Modells nicht mehr geändert werden. Weitere Informationen Modelle [Seite 19] Modelleinstellungen [Seite 22] Modelle erstellen Modelle werden auf der Seite Modelle erstellt. Kontext Angenommen, Sie möchten ein neues Modell erstellen und mit Daten versehen. Vorgehensweise 1. Um die Seite Modelle aufzurufen, öffnen Sie das Hauptmenü und wählen Modelle. 2. Wählen Sie Neues Modell. 3. Geben Sie im angezeigten Dialogfenster einen Namen und eine optionale Beschreibung für das neue Modell ein. 4. Um ein Planungsmodell zu erstellen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Planung aktiviert. Modellierung vorbehalten. 21

22 5. Nun müssen Sie einige Grundeinstellungen vornehmen: a. Stellen Sie den Zeitraum ein, auf den die Daten in dem Modell aufzuschlüsseln sind, z. B. Jahr, Quartal, Monat oder Tag. b. Wählen Sie ein Start- und ein Enddatum für das Modell. c. Wählen Sie die Häufigkeit, mit der die Daten in den unterschiedlichen Kategorien des Modells zu berechnen sind. Die Kategorien können beispielsweise Ist, Budget, Planung, Prognose oder Rollierende Prognose sein. 6. Wählen Sie im Menü mit dem Schraubenschlüsselsymbol die Option Einstellungen und aktivieren Sie alle Funktionen, die Sie benötigen, wie z. B. die Datenprüfung. Sobald Sie das Modell gespeichert haben, können Sie nur noch die Beschreibung ändern. 7. Wählen Sie eine vorhandene Konto-Perspektive für Ihr Modell aus, oder erstellen Sie eine neue. 8. Sie haben die Möglichkeit, generische und organisatorische Perspektiven für Ihr Modell zu erstellen. 9. Nachdem Sie alle erforderlichen Perspektiven für Ihr Modell erstellt haben, können Sie den Zugriff auf die Modelldaten kontrollieren. Weitere Informationen Modelle [Seite 19] Planungsmodelle [Seite 20] Modelleinstellungen [Seite 22] Zugriff auf Modelldaten kontrollieren [Seite 24] Perspektiven [Seite 25] Modelleinstellungen Sie können für jedes Modell individuelle Einstellungen konfigurieren. Sie können zum Beispiel das Datenaudit aktivieren, um alle Änderungen nachzuverfolgen, die an dem Modell vorgenommen werden. Sie bearbeiten die Einstellungen für ein Modell, während Sie dieses erstellen. Hinweis Bevor Sie das Modell zum ersten Mal speichern, öffnen Sie über das Schraubenschlüsselsymbol den Dialog Einstellungen des Modells und schalten die gewünschte Funktion ein. Sobald Sie das Modell gespeichert haben, können Sie nur noch die Beschreibung des Modells ändern. Grundlegende Informationen Sie können die Beschreibung hinzufügen oder ändern, um beispielsweise zu erläutern, wofür das Modell verwendet wird. Sie können die Standardwährung auswählen, die für den Bericht verwendet wird, den Sie anhand des Modells erstellen. 22 vorbehalten. Modellierung

23 Datenaudit Wenn Sie Auditinformationen darüber erfassen möchten, wer Bewegungsdaten des Modells geändert hat, schalten Sie die Funktion Datenaudit ein. Währungsumrechnung Wenn Sie für ein Modell Planungen in verschiedenen Währungen vornehmen und Beträge aus einer Quellwährung in eine Zielwährung umrechnen möchten, schalten Sie die Funktion Währungsumrechnung ein. Hinweis Vergewissern Sie sich, dass alle erforderlichen Währungen in der Währungsumrechnungstabelle gepflegt sind. Datenschutz Wenn Sie den Schalter Datenschutz aktivieren, kann nur der Eigentümer des Modells den zugehörigen Bericht anzeigen. Wenn Sie möchten, dass andere Benutzer auf dem Modell basierende Berichte anzeigen können, müssen Sie den Schalter Datenschutz deaktivieren. Weitere Informationen Währungsumrechnung [Seite 20] Modelle erstellen [Seite 21] Berichte [Seite 50] Datenaudit Nachdem Sie die Datenauditeinstellungen im Dialog Einstellungen eines Modells aktiviert haben,protokolliert SAP Cloud for Planning alle Änderungen an den Bewegungsdaten dieses Modells. Auditumfang Protokolliert alle Änderungen an den Bewegungsdaten in allen Modellen, die das Datenaudit unterstützen. Die Auditdaten werden protokolliert, wenn Daten aus einer privaten Version heraus veröffentlicht werden. Alle Modellierung vorbehalten. 23

24 geänderten Zellen in der veröffentlichten Version werden geprüft. Zu den Auditinformationen zu jeder geänderten Zelle zählt Folgendes: Datum und Uhrzeit der Änderung Änderer Alter Wert Neuer Wert Auditbericht Sie können multidimensionale Berichte erstellen, um alle Datenänderungen in einem beliebigen Datenbereich zu prüfen. Wenn der Datenbereich einen aggregierten Knoten enthält, führt das System die Aggregation im Bericht durch. Um den Report anzeigen zu können, muss Ihrer Benutzer-ID eine Rolle zugeordnet sein, die über eine Berechtigung zum Lesen des Datenänderungsprotokolls verfügt. Weitere Informationen Modelleinstellungen [Seite 22] Zugriff auf Modelldaten kontrollieren Sie können den Datenzugriff für ein Modell auf der Perspektivebene kontrollieren. Voraussetzungen Sie erstellen gerade ein Modell und haben mindestens eine Perspektive hinzugefügt. Kontext Sie können ausgewählten Benutzern Lese- oder Schreibberechtigungen für den Zugriff auf Ihre Modelldaten gewähren. Sie definieren diese Berechtigungen für jeden Eintrag einer Modellperspektive. Hinweis Den Zugriff auf Konto-Perspektiven können Sie nicht kontrollieren. Nach dem Speichern des Modells können Sie die Einstellungen für den Datenzugriff nicht mehr festlegen. 24 vorbehalten. Modellierung

25 Vorgehensweise 1. Sie erstellen ein neues Modell im Bereich Modelle. 2. Wählen Sie das Schraubenschlüssel-Symbol, und wählen Sie dann aus der Liste den Eintrag Datenzugriff. 3. Markieren Sie im angezeigten Dialogfenster alle Modellperspektiven, für die Sie die Berechtigungen festlegen möchten, und wählen Sie OK. 4. Navigieren Sie auf der Seite Modelle zu der Perspektive, für die Sie die Berechtigungen festlegen möchten. In der Perspektiventabelle finden Sie zwei neue Spalten: Lesen und Schreiben. Um die Berechtigung Lesen für einen Wert einer Perspektive zu gewähren, navigieren Sie zu dem entsprechenden Eintrag der Tabellenzeile in der Spalte Lesen und geben einen Benutzernamen ein. Um die Berechtigung Schreiben für einen Wert einer Perspektive zu gewähren, navigieren Sie zu dem entsprechenden Eintrag der Tabellenzeile in der Spalte Schreiben und geben einen Benutzernamen ein oder wählen den Benutzer im Dialogfenster aus. Sie haben auch die Möglichkeit, einen oder mehrere Benutzer im über die Schaltfläche Benutzer angezeigten Dialogfenster auszuwählen Perspektiven Eine Perspektive ist ein Aufriss der Informationen, die definieren, wonach ein Modell analysiert wird, zum Beispiel nach Produkt oder geographischer Region. Eine Perspektive setzt sich aus Attributen, Hierarchien und sicherheitsbezogenen Einstellungen zusammen. Perspektiven können modellspezifisch oder modellübergreifend sein. In der Regel werden folgende Typen von Perspektiven verwendet: Tabelle 6: Perspektiventyp Beschreibung Nur Planungsmodelle Zeit Kategorie Gibt den kleinsten Zeitraum an, der auf das Modell angewendet wird. Sie können ein Jahr, ein Quartal, einen Monat oder einen Tag verwenden. Die Zeitperspektive wird automatisch erstellt, wenn Sie ein Modell erstellen. Repräsentiert die Szenarios, in denen Daten nachverfolgt werden können. Folgende Kategorien werden ausgeliefert: X X Ist Budget Plan Prognose Rollierende Prognose Konto Repräsentiert die Kontenstruktur Ihres Unternehmens. Jedes Modell kann nur eine Perspektive dieses Typs aufweisen. Modellierung vorbehalten. 25

26 Perspektiventyp Beschreibung Nur Planungsmodelle Organisatorisch Generisch Repräsentiert die Geschäftseinheiten, die für Ihr Unternehmen von zentraler Bedeutung sind. Je nach Unternehmen können dies operative oder geographische Einheiten, Kostenstellen usw. sein. Jedes Modell kann nur eine Perspektive dieses Typs aufweisen. Jede Art von Geschäftsperspektive, die keine organisatorische Perspektive ist. Dazu können Produkte, Kanäle oder Vertriebsbeauftragte gehören. Sie können einem Modell mehrere Perspektiven dieses Typs hinzufügen. Wenn Sie ein neues Modell erstellen, können Sie entweder eine vorhandene Perspektive auswählen oder eine neue Perspektive erstellen. Ein Attribut ist ein Merkmal eines Perspektivenelements, z. B. die ID oder der Eigentümer. Attribute können in Rastern angezeigt werden. Weitere Informationen Planungsmodelle [Seite 20] Perspektiven erstellen Beim Erstellen eines Modells können Sie eine neue Perspektive erstellen. Kontext Sie arbeiten im Modellbereich und erstellen ein neues Modell. Vorgehensweise 1. Abhängig vom Typ der Perspektive, die Sie erstellen möchten, führen Sie einen der folgenden Vorgänge aus. Um eine Konto-Perspektive zu erstellen, wählen Sie Konten Neue Perspektive erstellen. Um eine Perspektive eines anderen Typs zu erstellen, wählen Sie das Symbol für Hinzufügen (das Pluszeichen) und wählen dann Neue Perspektive erstellen. 2. Abhängig vom Typ der Perspektive, die Sie erstellen möchten, führen Sie im Dialogfenster Neue Perspektive erstellen einen der folgenden Vorgänge aus: Für eine Konto-Perspektive geben Sie einen Namen und eine optionale Beschreibung ein, geben an, ob Sie die Datenzugriffskontrolle aktivieren möchten, und wählen dann Erstellen. 26 vorbehalten. Modellierung

27 Für eine generische Perspektive wählen Sie Generisch in der Typen-Liste, geben einen Namen und eine optionale Beschreibung ein, geben an, ob Sie die Datenzugriffskontrolle aktivieren möchten, und wählen dann Erstellen. Für eine Organisations-Perspektive wählen Sie Organisation in der Typen-Liste, geben einen Namen und eine optionale Beschreibung ein und geben an, ob Sie die Datenzugriffskontrolle aktivieren möchten. Wählen Sie Bereichs-ID verwenden, um die Geolokationsdaten für die Elemente der Organisation anzugeben, und wählen Sie dann Erstellen. Für eine Pool-Perspektive wählen Sie Pool in der Typen-Liste, geben einen Namen und eine optionale Beschreibung ein und geben an, ob Sie die Datenzugriffskontrolle aktivieren möchten. Standardmäßig wird die Konto-Perspektive als zugeordnete Perspektive gewählt. Wählen Sie weitere Perspektiven aus, die Sie zuordnen möchten, und wählen Sie dann Erstellen. Geben Sie einen Namen ein, der mit einem Buchstaben beginnt, worauf weitere Zeichen (Buchstaben A-Z, a- z, Ziffern 0-9, Unterstrich _) folgen können. Die Groß- und Kleinschreibung muss beim Perspektivennamen nicht berücksichtigt werden. Ein Perspektivenname darf maximal 20 Zeichen lang sein. Die optionale Beschreibung kann bis zu 255 Zeichen lang sein. Ergebnisse Dem Modell wird eine neue Registerkarte mit dem Namen Ihrer Perspektive hinzugefügt. Sie können nun die Perspektivenattribute im Raster festlegen, z. B. Elemente, Beschreibung und Hierarchie Perspektiven bearbeiten Hinweis Wenn Sie zwischen den Registerkarten wechseln, wird Ihre Perspektive automatisch gespeichert. Wenn eine generische Perspektive gespeichert wurde, kann die Struktur nicht geändert werden; Sie können aber die Beschreibung der Perspektive ändern und in der Elementeverwaltung ein Element hinzufügen, ändern oder löschen. Um den Namen und die Beschreibung der Perspektive zu ändern, wählen Sie Optionen Einstellungen. Um eine Perspektive zu löschen, markieren Sie diese auf der Perspektiven-Seite und wählen Ausgewählte Perspektive löschen. Bestätigen Sie die angezeigte Meldung. Hinweis Vergewissern Sie sich vor dem Löschen einer Perspektive, dass sie von keinem Modell verwendet wird. Solange diese Perspektive von einem Modell verwendet wird, kann sie nicht gelöscht werden. Durch das Löschen des Modells werden die zugehörigen Perspektiven nicht gelöscht, da sie in der Perspektivenliste abgelegt sind. Modellierung vorbehalten. 27

28 Weitere Informationen Modell löschen [Seite 35] Perspektivenattribute bearbeiten Sie können Perspektivenattribute im Raster folgendermaßen definieren: Für alle Eigenschaften können Sie Werte aus einer externen Datenquelle kopieren und einfügen. Für alle nicht-technischen Eigenschaften und die Eigenschaft Einheit können Sie Ihre Daten direkt eingeben. Um eine neue Zeile hinzuzufügen, wählen Sie das Plus-Symbol (+) und die Option Zeile hinzufügen. In der letzten Zeile können Sie die Daten direkt in die Rasterzellen eingeben. Um eine Zeile zu kopieren, wählen Sie Zeile kopieren. Um eine Zeile zu löschen, wählen Sie das Papierkorb-Symbol und wählen dann Zeile löschen. Zum Ändern der Perspektivenstruktur können Sie optionale Eigenschaften hinzufügen oder entfernen: Um ein neues Attribut hinzuzufügen, wählen Sie das Plus-Symbol (+) und die Option Spalte hinzufügen. Beim letzten Attribut können Sie die Daten direkt in die Rasterzellen unterhalb des ersten leeren Spaltenkopfes eingeben. Um ein Attribut zu löschen, wählen Sie das Papierkorb-Symbol und wählen dann Spalte löschen Hierarchien bearbeiten Eine Hierarchie ist durch die Beziehung zwischen einem über- und einem untergeordneten Element definiert. Raster: Sie können die Hierarchie bearbeiten, indem Sie den übergeordneten Knoten in der Spalte Hierarchie jedes Elements eingeben. Vorschau: Im Seitenbereich können Sie die Hierarchie mit Drag & Drop ändern Attribute einer generischen Perspektive Wenn Sie eine neue Perspektive erstellen, wird dem Modell eine neue Registerkarte mit dem Namen Ihrer Perspektive hinzugefügt. Sie können Perspektivenattribute im Raster definieren: Tabelle 7: Feld Weitere Informationen 28 vorbehalten. Modellierung

29 ID Obligatorisch Bei den IDs wird die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt, und sie müssen eindeutig sein. IDs dürfen maximal 30 Zeichen lang sein. Die folgenden Zeichen dürfen nicht verwendet werden: $ ( ) * +, : ;? \ [ ] / Beschreibung Name des angezeigten Elements Beschreibungen dürfen maximal 127 Zeichen lang sein. Hierarchie Speichert die übergeordnete ID Attribute einer organisatorischen Perspektive Wenn Sie eine neue Perspektive erstellen, wird dem Modell eine neue Registerkarte mit dem Namen Ihrer Perspektive hinzugefügt. Sie können Perspektivenattribute im Raster definieren: Tabelle 8: Feld ID Weitere Informationen Obligatorisch Bei den IDs wird die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt, und sie müssen eindeutig sein. IDs dürfen maximal 30 Zeichen lang sein. Die folgenden Zeichen dürfen nicht verwendet werden: $ ( ) * +, : ;? \ [ ] / Beschreibung Name des angezeigten Elements Beschreibungen dürfen maximal 127 Zeichen lang sein. Hierarchie Währung Verantwortlich Bereichs-ID Speichert die übergeordnete ID Die von dem organisatorischen Element verwendete Währung Wählen Sie den Verantwortlichen für das organisatorische Element. Wird nur angezeigt, wenn Sie beim Erstellen der Perspektive das Kennzeichen Bereichs-ID verwenden gesetzt haben Gibt die Geolokationsdaten für die Elemente der Organisation an Wird in Diagrammen zum Anzeigen der Daten in einer Karte verwendet Verwenden Sie die Suchfunktion, um die entsprechende Bereichs-ID für Ihre Organisations-IDs zu finden. Modellierung vorbehalten. 29

30 Attribute einer Konto-Perspektive Wenn Sie eine neue Perspektive erstellen, wird dem Modell eine neue Registerkarte mit dem Namen Ihrer Perspektive hinzugefügt. Sie können Perspektivenattribute im Raster definieren: Tabelle 9: Feld ID Weitere Informationen Obligatorisch Bei den IDs wird die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt, und sie müssen eindeutig sein. IDs dürfen maximal 30 Zeichen lang sein. Die folgenden Zeichen dürfen nicht verwendet werden: $ ( ) * +, : ;? \ [ ] / Beschreibung Name des angezeigten Elements Beschreibungen dürfen maximal 127 Zeichen lang sein. Kontentyp Wird nur für die Standardkontentypen unterstützt: AST (Aktiva) LEQ (Passiva und Eigenkapital) INC (Ertrag) EXP (Aufwendung) NFIN (Nichtfinanziell) Hierarchie Einheit Speichert die übergeordnete Konten-ID Werte für die Mengeneinheit: %: Die Skala wird standardmäßig auf Prozent eingestellt. Betrag: Die Anzahl der Dezimalstellen wird standardmäßig auf 2 eingestellt. Aggregationstyp Werte: SUM (Standard): Addiert alle Werte LAST: Geben Sie eine Aggregations-Perspektive an. Bei dieser Perspektive handelt es sich um eine Zeitperspektive, z. B. die Anzahl der Mitarbeiter am letzten Tag eines Monats. KEINEN: Für den Dummy-Knoten (kein Blatt), der nur zur Gruppierung erforderlich ist, z. B. Konten-KPI (Key Performance Indicator), müssen Sie den Aggregationstyp auf KEINEN setzen. Das Backend-System generiert eine spezielle Formel dafür. Ansonsten wird der Aggregationswert der zugehörigen untergeordneten Elemente in dem Bericht angezeigt. 30 vorbehalten. Modellierung

31 Maßstab Legt die Zahlenverschiebung der Berichtsdaten fest: Million (-6) Tausend (-3) Prozent (2) Wenn Sie z. B ein Element A mit dem Maßstab Million definieren und die Bewegungsdaten von A im Backend wären , würde im Bericht 10 M angezeigt werden. Dezimalstellen Formel Legt die Anzahl der Stellen nach dem Komma fest. Werte: 0-7 Die Formel der Perspektive. Weitere Informationen Formeln [Seite 31] Formeln Lernen Sie Formeln kennen, die Sie in Modellen mit Kontoperspektiven verwenden können. Elemente einer Formel Eine Formel kann alle oder eine beliebige Auswahl der folgenden Elemente enthalten: Elemente Funktionen Operatoren Konstanten Wenn Sie Daten in Berichten abrufen, berechnet das System Formeln. Um eine Konstante von einem Element zu unterscheiden, müssen Sie das Element in [] einschließen. Beispiel ist eine Konstante, und [10000] ist ein Element. Modellierung vorbehalten. 31

32 Syntax einer Formel Beispiel IF([A1000]>1000,INT([A1000]),[A2000]) A1000 und A2000 sind Elemente. IF(,,) und INT() sind Funktionen ist eine Konstante. > ist ein Operator. Beispiel Formel einer Perspektive vom Typ Konto Nehmen wir an, eine Kontoperspektive enthält die Elemente A1000, A2000 und A3000. Wir können die Formel für A3000 wie folgt definieren: Tabelle 10: Elemente Beschreibung [A1000]+1000 A3000 entspricht Element A1000 plus Konstante [A1000]-[A2000] A3000 entspricht Element A1000 minus Element A2000. INT([A1000]) IF([A1000]>100,[A1000],[A2000]) A3000 entspricht dem Wert von A1000 umgewandelt in eine Ganzzahl. Wenn der Wert von A1000 größer ist als 100, ist A3000 gleich A1000; anderenfalls ist A3000 gleich A Formeln erstellen Sie können Formeln in Konto-Perspektiven erstellen, um die Elemente eines Modells zu berechnen, wenn eine Konto-Perspektive verwendet wird. Voraussetzungen Sie haben ein Modell mit einer Konto-Perspektive erstellt. Kontext 32 vorbehalten. Modellierung

33 Vorgehensweise 1. Navigieren Sie zu der Konto-Perspektive, in der Sie die Formel definieren möchten: Öffnen Sie das Modell, und gehen Sie zu der entsprechenden Konto-Perspektive. Öffnen Sie auf der Seite Perspektive die entsprechende Perspektive. 2. Wählen Sie oben links in der Tabelle Konto die Schaltfläche T, um in den Formelmodus zu wechseln. Bearbeiten Sie die Formel in der Tabelle und drücken Sie Enter, oder verlassen Sie die Formelleiste, um die Formelbearbeitung zu beenden. Für eine komplexe Formel wählen Sie das Bleistift-Symbol, um den Formel-Editor zu öffnen. Wählen Sie die entsprechende Funktion oder Bedingung oder den entsprechenden Operator, und der Editor leitet Sie zur Eingabe der erforderlichen Informationen an. Wählen Sie Formatieren, um Ihre Formel zu formatieren und gleichzeitig zu validieren Formelfunktionen, -bedingungen und -operatoren Auch wenn Sie den Formeleditor nicht verwenden, sollten Sie sich mit den Hauptfunktionen, -bedingungen und - operatoren vertraut machen. Konstanten Eine Konstante ist ein Wert, der nicht berechnet wird. Beispiel 1000, 2000 Klammern Um die Reihenfolge der Berechnung zu bestimmen, setzen Sie denjenigen Teil der Formel, der zuerst berechnet werden soll, in Klammern. Beispiel [A1000]*([A2000]+2) [A2000]+2 wird zuerst berechnet. Modellierung vorbehalten. 33

34 Operatoren Tabelle 11: Arithmetische Operatoren Beschreibung Beispiel + Plus: Addition [A1000] +3: Element A1000 plus 3 Minus: Subtraktion Negation [A1000]- 3: Element A1000 minus * Sternchen: Multiplikation [A1000]* 3: Element A1000 multipliziert mit 3 / Schrägstrich Division [A1000]/3: Element A1000 dividiert durch 3 Bedingungen Tabelle 12: Bedingungsoperatoren Bedeutung Beispiel AND OR Logischer Ausdruck AND: Das Ergebnis ist TRUE oder FALSE. Logischer Ausdruck OR: Das Ergebnis ist TRUE oder FALSE. [A1 000]>[B1000] AND [A2000]>[B2000] [A1000]>[B1000] = Gleich [A1 000] = [B1000] > Größer als [A1 000]>[B1000] < Kleiner als [A1 000]<[B1000] >= Größer als oder gleich [A1 000]> = [B1000] <= Kleiner als oder gleich [A1 000]< = [B1000]!= Ungleich [A1 000]! = 0 Funktionen Tabelle 13: Funktionen Bedeutung Beispiel IF(logic_express,value1,value2) Die IF-Funktion gibt einen bestimmten Wert aus, wenn eine von Ihnen festgelegte Bedingung TRUE ist, und einen anderen Wert, wenn sie FALSE ist. Die Formel IF([UMSATZ)>100, [UM SATZ], [UMSATZ]+10) ergibt [UM SATZ], wenn [UMSATZ] größer ist als 100, und [UMSATZ]+10, wenn [UM SATZ] kleiner als gleich 100 ist. LOG(Zahl) Natürlicher Logarithmus LOG(1000), LOG([A1000]) 34 vorbehalten. Modellierung

35 Funktionen Bedeutung Beispiel LOG10(Zahl) Zehnerlogarithmus LOG10(1000), LOG10([A1000]) INT(Zahl) FLOAT(Arg) DOUBLE(Arg) Rundet eine Zahl auf die nächste ganze Zahl Wandelt Arg in eine Zahl mit Gleitkomma um Wandelt Arg in eine doppelt genaue Zahl mit Gleitkomma um INT(100,5), INT([A1000]) FLOAT(1000), FLOAT([A1000]) DOUBLE(1000), DOUBLE([A1000]) Modell löschen Es kann erforderlich werden, ein Modell zu löschen. Bezüglich der Voraussetzungen des Löschens und dessen Auswirkungen ist Folgendes zu beachten: Voraussetzungen Kontext Hinweis Wenn ein Modell gelöscht wurde, werden alle zugehörigen Zeit- und Kategorie-Perspektiven automatisch gelöscht. Die anderen von diesem Modell verwendeten Perspektiven bleiben bestehen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie im Bereich Modelle auf der Seite Modelle das Modell aus, das Sie aus der Liste löschen möchten. 2. Wählen Sie oben rechts Löschen. 3. Bestätigen Sie die Warnmeldung, um das Modell und alle zugehörigen Daten zu löschen. Weitere Informationen Perspektiven bearbeiten [Seite 27] Modellierung vorbehalten. 35

36 4.2 Datenimport Sie können Modelle mit Daten füllen, indem Sie Daten aus Dateien oder anderen Systemen importieren. Sie können Daten aus TXT- oder CSV-Dateien in Modelle importieren. Excel-Dateien, die als XLSX- oder CSV- Dateien gespeichert wurden, werden ebenfalls unterstützt. Außerdem können Sie Daten aus anderen Systemen importieren, z. B. aus SAP Business Planning and Consolidation (BPC) und SAP HANA. Sie können ein Modell auch gleichzeitig mit dem Datenimport erstellen, denn Textdateien können einfache Modellmetadaten enthalten, und BPC-Daten enthalten bereits alle Metadaten, die zum Erstellen eines Modells erforderlich sind. In der folgenden Tabelle sind die verfügbaren Datenimportoptionen aufgelistet: Importoption Weitere Informationen Modell aus Datei importieren Informationen zum Importieren von Modellen aus Dateien [Seite 40] Modell aus Datei importieren [Seite 41] Daten aus Datei importieren Informationen zum Importieren von Daten aus Dateien [Seite 36] Daten aus Dateien importieren [Seite 38] Modell aus BPC importieren Informationen zum Importieren von Daten aus anderen Systemen [Seite 43] Informationen zum Importieren von Modellen aus BPC [Seite 43] Modell aus BPC importieren [Seite 45] Daten aus BPC importieren Daten aus BPC importieren [Seite 47] Informationen zum Importieren von Daten aus BPC [Seite 46] Informationen zum Importieren von Daten aus Dateien Um Modelle zu erstellen oder zu füllen, können Sie in Tabellenkalkulationen oder Textdateien gespeicherte Daten importieren. Dazu müssen Sie die Importdaten den entsprechenden Perspektiven im Modell zuordnen und entscheiden, wie vorhandene Daten behandelt werden sollen. Um Daten aus einer Datei in ein Modell zu kopieren, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie eine Quelldatei aus. 2. Wählen Sie ein Zielmodell aus 3. Ordnen Sie die Daten zu. Auswählen einer Quelldatei Wählen Sie die Quelldatei in Ihrem lokalen System aus. Microsoft-Excel-Dateien (.xlsx) sowie.txt- und.csv- Dateien sind zulässig. 36 vorbehalten. Modellierung

37 Auswählen eines Zielmodells Wählen Sie aus den vorhandenen Modellen ein Zielmodell aus. Zuordnen von Daten Um Daten zuzuordnen, öffnen Sie das Popup-Fenster für die Zuordnung und füllen folgende Bereiche aus: Zuordnungsoptionen: Versionsinformationen: Wenn die Daten Versionsnformationen enthalten, können Sie dies angeben und dann die Spalte in der Quelldatei, die die Versionsinformationen enthält, der Kategorieperspektive im Modell zuordnen. Anderenfalls müssen Sie eine Kategorie und ein einzelnes Element (eine Version) auswählen, die beim Datenimport festgelegt werden sollen, z. B. die Istkategorie und die Istversion. CSV-Kopfzeile: Sie müssen angeben, ob es sich bei der ersten Datenzeile in der Quelldatei um eine Kopfzeile handelt oder nicht. Datenformat: Sie müssen angeben, um welche der folgenden Varianten es sich beim Zielmodell handelt: Kontobasiertes Modell: Das kontobasierte Modell ist das Standarddatenformat. Jede Spalte in den Quelldaten wird einer eigenen Perspektive zugeordnet, und eine der Spalten enthält Werte (signierte Daten). Kennzahlenmodell: Ein Kennzahlenmodell stammt in der Regel aus SAP Enterprise Resource Planning (ERP). Dieser Modelltyp unterscheidet sich vom kontobasierten Modell dadurch, dass mehrere Spalten in der Quelldatei Werte (signierte Daten) enthalten, die sich auf Elemente der Kontoperspektive beziehen. Sie müssen also diese Spalten dem entsprechenden Element der Kontoperspektive zuordnen. Zeitformat Sie müssen das in der Quelldatei verwendete Zeitformat angeben, zum Beispiel JJJJMM (wie in ) oder JJJJ-MM-TT (wie in ). Damit stellen Sie sicher, dass die Anwendung die Zeitdaten beim Import der Daten korrekt parst. Importmethode auswählen: Wählen Sie eine der folgenden Methoden: Bereinigen und ersetzen Ersetzen Anhängen Löscht die vorhandenen Daten und fügt dem Zielmodell neue Einträge hinzu. Aktualisiert die vorhandenen Daten und fügt dem Zielmodell neue Einträge hinzu. Behält die vorhandenen Daten unverändert bei und fügt dem Zielmodell neue Einträge hinzu. Quellspalten: Hier ordnen Sie die Spalten in den Quelldaten den entsprechenden Perspektiven im Modell zu. Die Zuordnungsmatrix besteht aus folgenden Spalten: Umfang ersetzen: Wenn Sie die Importmethode Bereinigen und ersetzen verwenden, geben Sie an, welche Spalten sich in dem zu ersetzenden Umfang befinden, indem Sie für diese Spalte das Kontrollkästchen Umfang ersetzen aktivieren. Quellspalte: Hier werden die Spalten in den Quelldaten aufgeführt. Unter dem Namen der Spalte sehen Sie einige Elementnamen. Anhand dieser Namen können Sie den Typ der Daten in jeder Spalte leichter identifizieren, falls die Kopfdaten nicht hilfreich sind. Zielperspektive: Hier wählen Sie die Perspektive aus, der Sie die Spalte der Quelldaten zuordnen möchten. Filter: Sie können einen Filter setzen, um die Menge der importierten Daten zu begrenzen. Modellierung vorbehalten. 37

38 Qualität: Wenn Sie Daten in ein vorhandenes Modell importieren, führt das System eine Qualitätsprüfung durch, indem es die Quelldaten mit den vorhandenen Daten im Modell vergleicht. Wie gut die Quelldaten übereinstimmen, wird von einem farbigen Balken und einer Prozentangabe für die jeweilige Spalte angezeigt. Bei 100 % Übereinstimmung für alle Daten wird zum Beispiel ein durchgehender grüner Balken angezeigt. Wenn die Quelldaten für eine Perspektive ungültige Elemente enthalten, wird dies dadurch angezeigt, dass ein Teil des Qualitätsbalkens rot gefärbt und ein niedrigerer Prozentsatz angezeigt wird. Sie können auf den Qualitätsbalken klicken, um ein Popup-Fenster zu öffnen, in dem Sie die Möglichkeit haben, ungültige Elemente in gültige Elemente umzuwandeln oder sie zu verwerfen; so vermeiden Sie den Import ungültiger Daten in die Anwendung. Wenn Sie die Elemente korrekt umwandeln, werden Sie sehen, dass sich der Qualitätsprozentsatz erhöht. Sobald Sie die Daten zugeordnet haben, können Sie den Import starten. Wenn während des Imports ungültige Datenelemente abgelehnt wurden, bietet Ihnen das System die Option an, eine Liste der abgelehnten Elemente herunterzuladen, sobald der Import abgeschlossen ist Daten aus Dateien importieren Um Modelle zu importieren oder zu füllen, können Sie in Tabellenkalkulationen oder Textdateien gespeicherte Daten importieren. Dazu müssen Sie die Importdaten den entsprechenden Perspektiven im Modell zuordnen und entscheiden, wie vorhandene Daten zu behandeln sind. Voraussetzungen Sie haben eine CSV-, XLSX- oder TXT-Datei, die die erforderlichen Perspektiven des Modells als Spaltenköpfe wie auch, wenn gewünscht, die entsprechenden faktischen Daten enthält. Vorgehensweise 1. Wählen Sie im Hauptmenü Modelle. 2. Wählen Sie auf der Seite Modelle das Symbol Daten importieren, und wählen Sie Daten aus Datei importieren im Menü. 3. Wählen Sie im Popup-Menü Datendatei importieren die Option Quelldatei auswählen. 4. Suchen Sie die Datei, die Sie hochladen möchten, und wählen Sie Öffnen. Der Name der Datei wird nun rechts neben Quelldatei auswählen angezeigt. Sie können das Lösch-Symbol (X) wählen, um die Datei zu löschen und eine andere zu wählen. 5. Wählen Sie im Abschnitt Zielmodell ein vorhandenes Modell aus der Liste Modellname aus. Geben Sie eine Beschreibung ein (optional). 6. Wählen Sie im Bereich Zuordnung die Option Zuordnung bearbeiten, um die eingehenden Daten dem Modell zuzuordnen. 7. Vervollständigen Sie die Versionsinformationen im Popup-Menü Zuordnung: Wenn die Daten Versionsinformationen enthalten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten enthalten Versionsinformationen. 38 vorbehalten. Modellierung

39 Wenn die Daten kein Versionsinformationen enthalten, wählen Sie eine Kategorie und eine Version, die während des Imports festzulegen sind. 8. Wenn die erste Datenzeile als Kopfzeile verwendet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erste Zeile als Kopf verwenden. 9. Um den Bereich Datenformat zu vervollständigen, geben Sie an, ob es sich bei dem Modell um ein Kontobasiertes Modell oder ein Kennzahlenmodell handelt, und wählen Sie dann ein Zeitformat aus der Liste. 10. Wählen Sie eine Importmethode aus den folgenden Optionen: Bereinigen und ersetzen Ersetzen Anhängen 11. Führen Sie in der Zuordnungsmatrix (Quellspalten) Folgendes für jede Quellspalte aus: a. Wenn Sie Bereinigen und ersetzen als Importmethode gewählt haben, wählen Sie Umfang ersetzen, wenn Sie die Spalte in den zu ersetzenden Umfang einbeziehen möchten. b. Prüfen Sie die vom System vorgeschlagene Zielperspektive. Wenn diese nicht korrekt ist, wählen Sie aus der Liste Zielperspektive eine andere Perspektive aus. c. Zum Filtern von Daten wählen Sie das Filter-Symbol und wählen dann im Filter-Popup-Menü die zu filternden Elemente aus. d. Um die Qualität des Datenimports zu erhöhen, wählen Sie die Qualitätsleiste, um das Popup-Menü Ungültige Elemente zu öffnen. Im Popup-Menü können Sie ungültige Datenelemente in gültige Modellelemente konvertieren oder verwerfen. Sie können ggf. auch neue Elemente erstellen. e. Wählen Sie Daten zuordnen, um die Zuordnung abzuschließen, und gehen Sie zum Popup-Menü Datendatei importieren zurück. 12. Wählen Sie Importieren. Ergebnisse Die Daten werden in das Modell importiert. Das System gibt eine Meldung darüber aus, ob der Import erfolgreich ausgeführt wurde und ob Daten zurückgewiesen wurden. Wählen Sie in der Meldung Mehr anzeigen, um die Option zum Herunterladen einer Liste der zurückgewiesenen Datenelemente zu erhalten. Weitere Informationen Datenimport [Seite 36] Daten aus Dateien importieren [Seite 38] Modellierung vorbehalten. 39

40 4.2.2 Informationen zum Importieren von Modellen aus Dateien Da Textdateien einfache Metadaten enthalten können, die zum Erstellen von Modellen erforderlich sind, können Sie Modelle erstellen, indem Sie eine TXT- oder CSV-Datei importieren. Dazu müssen Sie die Importdaten den entsprechenden Perspektiven im Modell zuordnen und Attribute und Typen für die Perspektiven angeben. Um ein Modell aus einer Datei zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie eine Quelldatei aus. 2. Benennen und beschreiben Sie das Modell. 3. Ordnen Sie die Daten zu. Auswählen einer Quelldatei Wählen Sie die Quelldatei in Ihrem lokalen System aus. Nur.txt-,.xlsx- und.csv-dateien sind zulässig. Benennen des Modells Sie müssen für das Modell einen Namen angeben. Sie können außerdem eine Beschreibung eingeben (optional). Sie müssen außerdem angeben, ob das Modell für die Planung aktiviert ist. Für Planungsmodelle können Sie die Versionsverwaltungsfunktion nutzen und Versionen erstellen, z. B. Ist- oder Prognoseversionen. Planungsmodelle müssen außerdem über eine Zeitperspektive verfügen. Modelle, die nicht für die Planung aktiviert sind (Analysemodelle), benötigen keine Zeitperspektive, und die Versionsverwaltungsfunktion ist für diese Modelle nicht verfügbar. Zuordnen von Daten Um Daten zuzuordnen, öffnen Sie das Popup-Fenster für die Zuordnung und füllen folgende Bereiche aus: Zuordnungsoptionen: CSV-Kopfzeile: Sie müssen angeben, ob es sich bei der ersten Datenzeile in der Quelldatei um eine Kopfzeile handelt oder nicht. Datenformat: Sie müssen angeben, um welche der folgenden Varianten es sich beim Zielmodell handelt: Kontobasiertes Modell: Das kontobasierte Modell ist das Standarddatenformat. Jede Spalte in den Quelldaten wird einer eigenen Perspektive zugeordnet, und eine der Spalten enthält Werte (signierte Daten). Kennzahlenmodell: Ein Kennzahlenmodell stammt in der Regel aus SAP Enterprise Resource Planning (ERP). Dieser Modelltyp unterscheidet sich vom kontobasierten Modell dadurch, dass mehrere Spalten in der Quelldatei Werte (signierte Daten) enthalten, die sich auf Elemente der Kontoperspektive beziehen. Sie müssen also diese Spalten dem entsprechenden Element der Kontoperspektive zuordnen. 40 vorbehalten. Modellierung

41 Zeitformat: Sie müssen das in der Quelldatei verwendete Zeitformat angeben, zum Beispiel JJJJMM (wie in ) oder JJJJ-MM-TT (wie in ). Damit stellen Sie sicher, dass die Anwendung die Zeitdaten beim Import der Daten korrekt parst. Quellspalten: Hier ordnen Sie die Spalten in den Quelldaten den entsprechenden Perspektiven im Modell zu. Die Zuordnungsmatrix besteht aus folgenden Spalten: Quellspalte: Hier werden die Spalten in den Quelldaten aufgeführt. Unter dem Namen der Spalte sehen Sie einige Elementnamen. Anhand dieser Namen können Sie den Typ der Daten in jeder Spalte leichter identifizieren, falls die Kopfdaten nicht hilfreich sind. Attributtyp: Sie müssen für die Spalte den Attributtyp angeben. Hierbei stehen folgende Optionen zur Verfügung: ID: Diese Spalte wird die ID-Spalte der Perspektive des erstellten Modells sein. Beschreibung: Diese Spalte enthält die Beschreibungen für die Elemente der ausgewählten Perspektive. Hierarchie : Diese Spalte enthält die Hierarchieinformationen der ausgewählten Perspektive. Diese Spalte enthält Informationen zum übergeordneten Element und den Wert in dessen ID-Spalte. Eigenschaft: Diese Spalte enthält Beschreibungen für die Elemente der ausgewählten Perspektive. Kennzahl: Diese Spalte ist die Kennzahlenspalte; sie enthält ausschließlich numerische Werte. Bei kontobasierten Modellen wird diese Spalte signierten Daten zugeordnet, bei Kennzahlenmodellen Kontoelementen. Name der Perspektive: Das System erstellt automatisch einen Namen für die neue Perspektive, den Sie bearbeiten können. Perspektiventyp: Wählen Sie den Typ der Perspektive unter folgenden Optionen aus: Konto: Diese Perspektive repräsentiert die Kontenstruktur Ihres Unternehmens. Jedes Modell kann nur eine Perspektive dieses Typs aufweisen. Generisch: Jede Art von Geschäftsperspektive, die keine organisatorische Perspektive ist. Dazu können Produkte, Kanäle oder Vertriebsbeauftragte gehören. Sie können einem Modell mehrere Perspektiven dieses Typs hinzufügen. Organisation: Dieser Perspektive repräsentiert die Geschäftseinheiten, die für Ihr Unternehmen von zentraler Bedeutung sind. Je nach Unternehmen können dies operative oder geographische Einheiten, Kostenstellen usw. sein. Jedes Modell kann nur eine Perspektive dieses Typs aufweisen. Zeit: Gibt den kleinsten Zeitraum an, der auf das Modell angewendet wird. Sie können ein Jahr, ein Quartal, einen Monat oder einen Tag verwenden. Die Zeitperspektive wird automatisch erstellt, wenn Sie ein Modell erstellen. SignedData: Diese Spalte sollte den signierten Daten des Modells zugeordnet werden. Sie darf nur numerische Werte enthalten. Filter: Sie können einen Filter setzen, um die Menge der importierten Daten zu begrenzen. Sobald Sie die Daten zugeordnet haben, können Sie den Import starten Modell aus Datei importieren Um ein Modell aus einer Datei zu importieren, wählen Sie die Datei, geben einen Namen und eine Beschreibung für das Modell ein und legen dann fest, wie die eingehenden Daten den Modellperspektiven zuzuordnen sind. Modellierung vorbehalten. 41

42 Voraussetzungen Sie haben eine *.csv- oder *.txt-datei, die die erforderlichen Metadaten für den Aufbau des Modells wie auch, wenn gewünscht, die entsprechenden faktischen Daten enthält. Vorgehensweise 1. Wählen Sie im Hauptmenü Modelle. 2. Wählen Sie auf der Seite Modelle das Symbol Daten importieren, und wählen Sie Modell aus Datei importieren im Menü. 3. Wählen Sie im Popup-Menü Modell aus Datei importieren die Option Quelldatei auswählen. 4. Suchen Sie die Datei, die Sie hochladen möchten, und wählen Sie Öffnen. Der Name der Datei wird nun rechts neben Quelldatei auswählen angezeigt. Sie können das Lösch-Symbol (X) wählen, um die Datei zu löschen und eine andere zu wählen. 5. Geben Sie im Bereich Zielmodell einen Modellnamen und eine optionale Beschreibung ein. 6. Legen Sie fest, ob das Modell für die Planung aktiviert sein soll, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren. 7. Wählen Sie im Bereich Zuordnung die Option Zuordnung bearbeiten, um die eingehenden Daten dem Modell zuzuordnen. 8. Wenn die erste Datenzeile als Kopfzeile verwendet werden soll, aktivieren Sie im Popup-Menü Zuordnung das Kontrollkästchen Erste Zeile als Kopf verwenden. 9. Um den Bereich Datenformat zu vervollständigen, geben Sie an, ob es sich bei dem Modell um ein Kontobasiertes Modell oder ein Kennzahlenmodell handelt, und wählen Sie dann ein Zeitformat aus der Liste. 10. Führen Sie in der Zuordnungsmatrix (Quellspalten) Folgendes für jede Quellspalte aus: a. Wählen Sie ein geeignetes Attribut aus der Attribut-Liste aus. b. Bearbeiten Sie in der Spalte Name der Perspektive ggf. den vom System generierten Namen der neuen Perspektive. c. Wählen Sie in der Liste Perspektiventyp einen Typ für die Perspektive aus. d. Zum Filtern von Daten wählen Sie das Filter-Symbol und wählen dann im Filter-Popup-Menü die zu filternden Elemente aus. e. Wählen Sie Daten zuordnen, um die Zuordnung abzuschließen, und gehen Sie zum Popup-Menü Modell aus Datei importieren zurück. 11. Wählen Sie Importieren. Ergebnisse Nach dem erfolgreichen Import der Daten wird das neue Modell auf der Seite Modelle aufgelistet. 42 vorbehalten. Modellierung

43 4.2.3 Informationen zum Importieren von Daten aus anderen Systemen Sie können Modelle importieren oder füllen, indem Sie Daten aus anderen Systemen hochladen. Importe aus folgenden Systemen werden unterstützt: SAP Business Planning and Consolidation 10.0, Version für die Microsoft-Plattform (BPC for Microsoft) SAP Business Planning and Consolidation 10.1, Version für die Microsoft-Plattform SAP Business Planning and Consolidation 10.0, Version für SAP NetWeaver (BPC for NW) SAP Business Planning and Consolidation 10.1, Version für SAP NetWeaver Um Daten aus einem BPC-System importieren zu können, muss das On-Premise-BPC-System speziell dafür eingerichtet sein, eine Verbindung mit der Anwendung herzustellen. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem SAP-Berater. Bevor Sie mit dem Import aus BPC beginnen können, müssen Sie Verbindungen zum BPC-System eingerichtet haben. Dazu nutzen Sie das Fenster Verbindungen. Weitere Informationen finden Sie unter Verbindungen. Sie können ein Analysemodell aus einer HANA-Instanz importieren. Weitere Informationen Verbindungen [Seite 159] Informationen zum Importieren von Modellen aus BPC Sie können Modelle aus SAP Business Planning and Consolidation (BPC) importieren. Um ein Modell aus BPC zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Geben Sie Informationen zum Quellmodell an. 2. Geben Sie Informationen zum Zielmodell an. 3. Ordnen Sie dem neuen Modell Quelldaten zu. Angeben von Informationen zum Quellmodell Zuerst müssen Sie die Verbindung zum BPC-System auswählen. Dabei kann es sich um eine vorhandene Verbindung handeln oder eine Verbindung, die Sie direkt während des Imports neu erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen von Verbindungen finden Sie im Abschnitt Verbindungen der Benutzerhilfe. Danach müssen Sie die Umgebung angeben, bei der es sich um eine Gruppe von Modellen handelt, und aus dieser Gruppe wählen Sie dann das zu importierende Modell aus. (In BPC-Begriffen ist ein Modell ein Cube, und der Cube ist das Objekt des Imports.) Modellierung vorbehalten. 43

44 Angeben von Informationen zum Zielmodell Sie müssen für das Zielmodell einen Namen und eine Beschreibung (optional) angeben. Der Name des Modells darf nicht mit einer Ziffer oder einem anderen nicht alphabetischen Symbol, zum Beispiel einem Leerzeichen, beginnen. Sie müssen außerdem angeben, ob das Modell schreibgeschützt ist. Wenn Sie ein Modell auf schreibgeschützt festlegen, können Sie es in der Anwendung nicht bearbeiten und gehört weiterhin zu BPC. Zuordnen von Quelldaten Sie erstellen Zuordnungen zwischen den Quelldaten und dem Zielmodell im Zuordnungsfenster. In den folgenden Spalten ist die Zuordnungsmatrix dargestellt: Spalte aus Quelle: Hier werden die Spalten des Quellmodells aufgeführt. Filterwert: Sie können für jede Spalte einen Filter setzen, um die Menge der importierten Daten zu kontrollieren. Da Modelldaten aus BPC sehr umfangreich sein können, müssen Sie Filter für Zeit- und Versionsdaten setzen. Name der Perspektive: Diese Spalte enthält die Namen der Perspektiven für das neue Modell, denen die Quellspalten zugeordnet werden. Perspektiventyp: Diese Spalte enthält den Typ für jede Perspektive. Das System schlägt für einige Perspektiven automatisch einen Typ vor, aber Sie können den Typ ändern oder festlegen, indem Sie eine der folgenden Optionen aus der Liste auswählen: Konto: Diese Perspektive repräsentiert die Kontenstruktur Ihres Unternehmens. Jedes Modell kann nur eine Perspektive dieses Typs aufweisen. Generisch: Jede Art von Geschäftsperspektive, die keine organisatorische Perspektive ist. Dazu können Produkte, Kanäle oder Vertriebsbeauftragte gehören. Sie können einem Modell mehrere Perspektiven dieses Typs hinzufügen. Organisation: Diese Perspektive repräsentiert die Geschäftseinheiten, die für Ihr Unternehmen von zentraler Bedeutung sind. Je nach Unternehmen können dies operative oder geographische Einheiten, Kostenstellen usw. sein. Jedes Modell kann nur eine Perspektive dieses Typs aufweisen. Zeit: Gibt den kleinsten Zeitraum an, der auf das Modell angewendet wird. Sie können ein Jahr, ein Quartal, einen Monat oder einen Tag verwenden. Die Zeitperspektive wird automatisch erstellt, wenn Sie ein Modell erstellen. Version: Diese ist für die Kategorieperspektive vorgesehen. Sobald die Zuordnung abgeschlossen ist, können Sie den Import starten. Wenn der Import abgeschlossen ist, können Sie das Modell öffnen, um die Modellstruktur zu prüfen. An dieser Stelle können Sie dem Modell weitere Perspektiven hinzufügen. Wenn Sie weitere Perspektiven hinzufügen, sollten Sie ein Standardelement für den Datenimport festlegen. Weitere Informationen Verbindungen [Seite 159] Erstellen einer Verbindung [Seite 159] 44 vorbehalten. Modellierung

45 Modell aus BPC importieren Um ein Modell aus SAP Business Planning and Consolidation (BPC) zu importieren, geben Sie das Quellmodell an, geben einen Namen und eine Beschreibung für das neue Modell ein und ordnen der neuen Modellstruktur dann die importierten Daten zu. Voraussetzungen Eine Verbindung zu einem BPC-System ist vorhanden. Der SAP HANA Cloud Connector ist verfügbar. Vorgehensweise 1. Wählen Sie im Hauptmenü Modelle. 2. Wählen Sie im Menü für den Datenimport die Option Modell aus BPC importieren. 3. Wählen Sie im Popup-Menü Modell aus BPC importieren ein BPC-System aus der Liste der Verbindungen aus. Sie können auch direkt eine neue Verbindung erstellen, indem Sie Neue Verbindung wählen und den unter Verbindung erstellen gegebenen Anweisungen folgen. 4. Falls erforderlich, geben Sie im Popup-Menü Anmeldeinformation einen Benutzernamen und ein Kennwort ein und wählen dann OK. 5. Wählen Sie eine Umgebung und ein Modell aus. 6. Geben Sie einen Namen und eine optionale Beschreibung für das neue Modell ein. 7. Wenn das Modell schreibgeschützt sein soll, wählen Sie Schreibgeschützt (zu SAP Business Planning and Consolidation gehörend). 8. Um der neuen Modellstruktur Quelldaten zuzuordnen, wählen Sie Zuordnung bearbeiten. 9. Vervollständigen Sie die Zuordnungsmatrix im Popup-Menü Zuordnung: a. Um einen Filter zu setzen, wählen Sie das Filtersymbol für eine Quellspalte, um das Filter-Popup-Menü zu öffnen, wählen die zu filternden Elemente aus und wählen dann OK. Hinweis Um die Menge der zu importierenden Daten zu reduzieren, müssen Sie Filter für die Versions- und Zeitdaten setzen. b. Bearbeiten Sie in der Spalte Name der Perspektive ggf. den vom System generierten Namen der neuen Perspektive. c. Wählen Sie in der Liste Perspektiventyp einen Typ für die Perspektive aus. d. Wenn Sie die Zuordnung abgeschlossen haben, wählen Sie Daten zuordnen. 10. Wählen Sie Importieren im Popup-Menü Modell aus BPC importieren. Das neue Modell wird auf der Seite Modelle geöffnet. 11. Speichern Sie Ihr Modell. Modellierung vorbehalten. 45

46 Informationen zum Importieren von Daten aus BPC Sie können Modelle füllen, indem Sie Daten aus SAP Business Planning and Consolidation (BPC) importieren. Um ein Modell aus BPC zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Geben Sie Informationen zum Quellmodell an. 2. Geben Sie Informationen zum Zielmodell an. 3. Ordnen Sie der vorhandenen Modellstruktur Quelldaten zu. Angeben von Informationen zum Quellmodell Zuerst müssen Sie die Verbindung zum BPC-System auswählen. Dabei kann es sich um eine vorhandene Verbindung handeln oder eine Verbindung, die Sie direkt während des Imports neu erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen von Verbindungen finden Sie im Abschnitt Verbindungen der Benutzerhilfe. Danach müssen Sie die Umgebung angeben, bei der es sich um eine Gruppe von Modellen handelt, und aus dieser Gruppe wählen Sie dann das zu importierende Modell aus. (In BPC-Begriffen ist ein Modell ein Cube, und der Cube ist das Objekt des Imports.) Angeben von Informationen zum Zielmodell Sie wählen das Zielmodell aus einer Liste der vorhandenen Modelle aus. Sie müssen angeben, ob das Modell planungsfähig ist. Für Planungsmodelle können Sie die Versionsverwaltungsfunktion nutzen und Versionen erstellen, z. B. Ist- oder Prognoseversionen. Planungsmodelle müssen außerdem über eine Zeitperspektive verfügen. Modelle, die nicht für die Planung aktiviert sind (Analysemodelle), benötigen keine Zeitperspektive, und die Versionsverwaltungsfunktion ist für diese Modelle nicht verfügbar. Sie müssen außerdem angeben, ob das Modell schreibgeschützt ist. Wenn Sie ein Modell auf schreibgeschützt setzen, können Sie es in der Anwendung nicht bearbeiten und gehört weiterhin zu BPC. Zuordnen von Quelldaten Sie müssen angeben, wie vorhandene Daten im Modell behandelt werden sollen, indem Sie eine der folgenden Importoptionen auswählen: Bereinigen und ersetzen Ersetzen Anhängen Löscht die vorhandenen Daten und fügt dem Zielmodell neue Einträge hinzu. Aktualisiert die vorhandenen Daten und fügt dem Zielmodell neue Einträge hinzu. Behält die vorhandenen Daten unverändert bei und fügt dem Zielmodell neue Einträge hinzu. 46 vorbehalten. Modellierung

47 Sie erstellen Zuordnungen zwischen den Quelldaten und den vorhandenen Modellperspektiven in der Zuordnungsmatrix, die in den folgenden Spalten enthalten ist: Spalte aus Quelle: Hier werden die Spalten des Quellmodells aufgeführt. Filterwert: Sie können für jede Spalte einen Filter setzen, um die Menge der importierten Daten zu steuern. Da Modelldaten aus BPC sehr umfangreich sein können, müssen Sie Filter für Zeit- und Versionsdaten setzen. Name der Perspektive: Diese Spalte enthält die Namen der Perspektiven für das neue Modell, denen die Quellspalten zugeordnet werden. Perspektiventyp: Diese Spalte enthält den Typ für jede Perspektive. Das System schlägt für einige Perspektiven automatisch einen Typ vor, aber Sie können den Typ ändern oder festlegen, indem Sie eine der folgenden Optionen aus der Liste auswählen: Konto: Diese Perspektive repräsentiert die Kontenstruktur Ihres Unternehmens. Jedes Modell kann nur eine Perspektive dieses Typs aufweisen. Generisch: Jede Art von Geschäftsperspektive, die keine organisatorische Perspektive ist. Dazu können Produkte, Kanäle oder Vertriebsbeauftragte gehören. Sie können einem Modell mehrere Perspektiven dieses Typs hinzufügen. Organisation: Dieser Perspektive repräsentiert die Geschäftseinheiten, die für Ihr Unternehmen von zentraler Bedeutung sind. Je nach Unternehmen können dies operative oder geographische Einheiten, Kostenstellen usw. sein. Jedes Modell kann nur eine Perspektive dieses Typs aufweisen. Zeit: Gibt den kleinsten Zeitraum an, der auf das Modell angewendet wird. Sie können ein Jahr, ein Quartal, einen Monat oder einen Tag verwenden. Die Zeitperspektive wird automatisch erstellt, wenn Sie ein Modell erstellen. Version: Diese ist für die Kategorieperspektive vorgesehen. Sobald die Zuordnung abgeschlossen ist, können Sie den Import starten. Wenn der Import abgeschlossen ist, können Sie das Modell öffnen, um die Modellstruktur zu prüfen. An dieser Stelle können Sie dem Modell weitere Perspektiven hinzufügen. Wenn Sie weitere Perspektiven hinzufügen, sollten Sie ein Standardelement für den Datenimport festlegen Daten aus BPC importieren Um Modelle durch das Hochladen von Daten aus SAP Business Planning and Consolidation (BPC) mit Daten zu versehen, müssen Sie die Importdaten den entsprechenden Perspektiven im Modell zuordnen und entscheiden, wie vorhandene Daten zu behandeln sind. Voraussetzungen Eine Verbindung zu einem SAP-BPC-System ist vorhanden. Der SAP HANA Cloud Connector ist verfügbar. Vorgehensweise 1. Wählen Sie im Hauptmenü Modelle. Modellierung vorbehalten. 47

48 2. Wählen Sie im Menü für den Datenimport die Option Modell aus BPC importieren. 3. Wählen Sie im Popup-Menü Modell aus BPC importieren ein BPC-System aus der Liste der Verbindungen aus. Sie können auch direkt eine neue Verbindung erstellen, indem Sie Neue Verbindung wählen und den unter Verbindung erstellen gegebenen Anweisungen folgen. 4. Falls erforderlich, geben Sie im Popup-Menü Anmeldeinformation einen Benutzernamen und ein Kennwort ein und wählen dann OK. 5. Wählen Sie eine Umgebung und ein Modell aus. 6. Geben Sie einen Namen und eine optionale Beschreibung für das neue Modell ein. 7. Wenn das Modell schreibgeschützt sein soll, wählen Sie Schreibgeschützt (zu SAP Business Planning and Consolidation gehörend). 8. Um der neuen Modellstruktur Quelldaten zuzuordnen, wählen Sie Zuordnung bearbeiten. 9. Vervollständigen Sie die Zuordnungsmatrix im Popup-Menü Zuordnung: a. Wählen Sie eine Importmethode aus. b. Um einen Filter zu setzen, wählen Sie das Filtersymbol für eine Quellspalte, um das Filter-Popup-Menü zu öffnen, wählen die zu filternden Elemente aus und wählen dann OK. Hinweis Um die Menge der zu importierenden Daten zu reduzieren, müssen Sie Filter für die Versions- und Zeitdaten setzen. c. Bearbeiten Sie in der Spalte Name der Perspektive ggf. den vom System generierten Namen der neuen Perspektive. d. Wählen Sie in der Liste Perspektiventyp einen Typ für die Perspektive aus. e. Wenn Sie die Zuordnung abgeschlossen haben, wählen Sie Daten zuordnen. 10. Wählen Sie Importieren im Popup-Menü Modell aus BPC importieren. 11. Speichern Sie Ihr Modell. Weitere Informationen Datenimport [Seite 36] 4.3 Datenexport Sie können ein Modell in der Anwendung aktualisieren und es dann in ein Zielmodell in einem SAP-Business- Planning-and-Consolidation-(BPC-)System exportieren. Die Anwendung unterstützt den Export in ein BPC-System für folgende Versionen: SAP Business Planning and Consolidation 10.0, Version für die Microsoft-Plattform (BPC for Microsoft) SAP Business Planning and Consolidation 10.1, Version für die Microsoft-Plattform SAP Business Planning and Consolidation 10.0, Version für SAP NetWeaver (BPC for NW) SAP Business Planning and Consolidation 10.1, Version für SAP NetWeaver 48 vorbehalten. Modellierung

49 Das heißt, dass Sie beispielsweise ein Modell aus BPC importieren, Planungsaktivitäten und Aktualisierungen am Modell durchführen und dann die Planungsdaten zurück in das ursprüngliche Modell in BPC exportieren können. Wie beim Import muss das System korrekt für die Verbindung mit BPC eingerichtet sein, um Exporte durchführen zu können, und Sie müssen Verbindungen anhand der Funktion Verbindungen erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Verbindungen. Der Workflow für einen Export ist dem für einen Import ebenfalls sehr ähnlich: 1. Geben Sie Informationen zum Quellmodell an. 2. Geben Sie Informationen zum Zielmodell an. 3. Ordnen Sie der Zielmodellstruktur Quelldaten zu. Angeben von Informationen zum Quellmodell Sie wählen das Quellmodell aus einer Liste der vorhandenen Modelle aus. Angeben von Informationen zum Zielmodell Zuerst müssen Sie die Verbindung zum BPC-System auswählen. Dabei kann es sich um eine vorhandene Verbindung handeln oder eine Verbindung, die Sie direkt während des Exports neu erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen von Verbindungen finden Sie im Abschnitt Verbindungen der Benutzerhilfe. Sie müssen die Umgebung angeben und dann das zu importierende Modell auswählen. Bei einem Export sind die bzw. das für den Import des Quellmodells verwendete Umgebung und Modell an dieser Stelle vorausgewählt. Zuordnen von Daten Sie ordnen die Daten des Quellmodells den Daten des Zielmodells im Popup-Fenster für die Zuordnung zu. In den folgenden Spalten ist die Zuordnungsmatrix dargestellt: Quellperspektive: Hier werden die Perspektiven des Quellmodells aufgeführt. Filter: Sie können für jede Spalte einen Filter setzen, um die Menge der exportierten Daten zu steuern. Filter für Zeit- und Versionsdaten sind obligatorisch. Zieldimension: In dieser Spalte können Sie die Zieldimensionen in BPC auswählen, denen die Quellperspektiven zugeordnet werden sollen. Treffer werden vom System automatisch vorgeschlagen, können aber geändert werden. Weitere Informationen Verbindungen [Seite 159] Modellierung vorbehalten. 49

50 5 Berichte 5.1 Berichte Ein Bericht ist eine strukturierte Darstellung von Daten, die verschiedene Typen mehrdimensionaler Datenansichten umfasst, z. B. Diagramme, Raster und textbasierte Übersichten zu Analyse-, Reporting- und Planungszwecken. Sie erstellen Berichte aus Modelldaten im Bereich Berichte. In Berichten haben Sie folgende Möglichkeiten: Aufgabe Weitere Informationen Berichtskomponenten erstellen Berichtsblätter [Seite 52] Berichte verwalten Berichtsverwaltung [Seite 51] Key Performance Indicators (KPIs) definieren KPIs [Seite 90] KPIs verwalten Der Bereich Details für KPIs [Seite 91] Versionen verwalten Die Versionsverwaltung [Seite 74] Diagramme erstellen Visualisierungen [Seite 85] Berichte und Diagramme an Dashboards anheften Collaboration bei Berichten [Seite 77] Berichte zu Diskussionen hinzufügen Collaboration [Seite 126] Eingabeaufforderung Informationen zur Eingabeaufforderung [Seite 78] Anzeigewährung festlegen Währungen in Berichten [Seite 60] Anhand der folgenden Datenschutzeinstellungen können Sie steuern, wer Ihre Berichte sieht: Privat Private Berichte können nur von ihren Erstellern angezeigt werden. Öffentlich Ein öffentlicher Bericht kann von jedem Benutzer angezeigt werden. Hinweis Obwohl diese beiden Einstellungen die wichtigsten Zugriffseinstellungen für Berichte sind, haben auch andere Einstellungen Einfluss darauf, wer auf einen Bericht zugreifen kann. Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Benutzer und Bibliothek. Weitere Informationen Erstellen einer einfachen Berichtsansicht [Seite 54] Infos zum Benutzerprofil [Seite 149] Dateien [Seite 122] 50 vorbehalten. Berichte

51 5.1.1 Berichtsverwaltung Sie können Berichte auf der ersten Seite des Bereichs Berichte verwalten. Hier können Sie Berichte öffnen, erstellen, bearbeiten und löschen. Auf dieser Seite können Sie Ihre eigenen Berichte, alle Berichte oder die für Sie freigegebenen Berichte anzeigen. Blenden Sie die Anzeige ein oder aus, indem Sie die entsprechende Option in der Registerkartenleiste wählen. Um einen Bericht zu erstellen, wählen Sie das Symbol Hinzufügen (das Pluszeichen). Um einen Namen und eine optionale Beschreibung einzugeben, wählen Sie Erstellen. Tipp Für jedes neue Modell wird ein initialer Bericht erstellt, der denselben Namen trägt wie das Modell. Um auf Grundlage dieses Modells einen Bericht zu erstellen, öffnen Sie den Bericht und speichern ihn unter einem anderen Namen Bearbeiten oder Löschen von Berichten Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für einen Bericht, und wählen Sie dann das Symbol Bearbeiten oder Löschen, um den Bericht zu ändern oder zu entfernen. Wenn Sie das Kontrollkästchen nicht aktivieren können, verfügen Sie möglicherweise nicht über die erforderlichen UPDATE- oder DELETE-Berechtigungen Suche nach Berichten Um einen Bericht zu lokalisieren, beginnen Sie mit der Eingabe im Feld Suchen. Während Sie tippen, schlägt das System Treffer aus der Berichtsliste vor. Wählen Sie einen Treffer aus, um den Bericht zu öffnen, oder wählen Sie das Symbol Löschen (X), um den Suchbegriff zu löschen Erste Schritte mit Berichten Sobald Sie einen Bericht geöffnet haben, können Sie damit beginnen, ihn aufzubauen, indem Sie Blätter hinzufügen entweder Ansichten oder Übersichten. Um zu beginnen, wählen Sie in der Registerkartenleiste das Symbol Hinzufügen (das Pluszeichen) und wählen entweder Übersicht hinzufügen oder Ansicht hinzufügen aus. Alternativ dazu können Sie das Menü Einstellungen(das Schraubenschlüsselsymbol) öffnen und die Optionen im Bereich Pflegen zum Erstellen von Ansichten und Übersichten verwenden. Berichte vorbehalten. 51

52 Nicht vergessen Wenn es sich um einen initialen Bericht handelt, erhält dieser den Namen des Modells, für das er erstellt wurde. Sie müssen ihn unter einem neuen Namen speichern, um die Änderungen beizubehalten. Das Fenster Berichte enthält zahlreiche Funktionen, mit denen Sie verschiedene Aufgaben für Berichte und Diagramme durchführen können, zum Beispiel folgende: Tabelle 14: Berichtsaufgabe Berichte erstellen, die aus Ansichten und Übersichten bestehen Weitere Informationen Berichtsblätter [Seite 52] Der Designer-Bereich [Seite 53] Ansichten [Seite 58] Übersichten [Seite 62] Visualisierungen von Berichten erstellen Visualisieren [Seite 84] KPIs für Berichte definieren KPIs [Seite 90] Versionen von Daten für Berichte erstellen Die Versionsverwaltung [Seite 74] Gemeinsam mit Kollegen an Berichten arbeiten Collaboration bei Berichten [Seite 77] Berichtsblätter Berichte bestehen aus Blättern. Ein solches Blatt kann eine Ansicht oder eine Übersicht sein. Ansicht: Eine Ansicht ist ein Datenraster, in dem Sie mit den Modelldaten arbeiten. Auf den Achsen des Rasters befinden sich Modellperspektiven, und in den Zellen des Rasters werden die Werte für die Modellkennzahlen und die Kontoelemente angezeigt. In einer Ansicht haben Sie folgende Möglichkeiten: Formeln für berechnete Konten anzeigen und bearbeiten Perspektivenelemente filtern Elementattribute anzeigen die Kopieren-Funktion anwenden Key Performance Indicators (KPIs) definieren Diagramme erstellen Hinweis In einem initialen Bericht dem Bericht, der vom System erstellt wird, wenn ein Modell zuerst angelegt wird wird die erste Ansicht standardmäßig erstellt. Sie trägt denselben Namen wie der initiale Bericht und das Modell, auf dem dieser basiert. Übersichten: Eine Übersicht ist eine Berichtskomponente, die Text mit zahlreichen Formatierungsoptionen enthält, darunter: Schriftgröße und -farbe Schriftartoptionen wie fett, unterstrichen und durchgestrichen verbundene und geteilte Zellen Zellenfüllfarbe 52 vorbehalten. Berichte

53 Eine Übersicht kann auch Zellenreferenzen enthalten. Sie können anhand einer Übersicht beispielsweise die Einblicke und Erkenntnisse präsentieren, die Sie aus den Berichtsblättern gewonnen haben. Weitere Informationen Die Kopierfunktion [Seite 74] Der Designer-Bereich Mit dem Designer-Bereich erstellen Sie Ansichten und Übersichten. Wenn es sich bei dem Berichtsblatt um eine Ansicht handelt, weist der Designer-Bereich die Registerkarten Perspektiven und Layouts auf. Mit dem Erstellen einer Ansicht beginnen Sie in Perspektiven. Positionieren Sie Perspektiven auf den Achsen des Rasters, indem Sie Elemente aus der Liste Perspektive entweder in die Liste Zeile oder die Liste Spalte ziehen. Sie können dann die Hierarchie im Raster auf- bzw. zuklappen, um die Ansicht anzupassen. Sie können auch Filter anwenden und Attribute anzeigen. Außerdem können Sie Zellenwerte ändern und die Formeln für berechnete Konten bearbeiten. Auf der Registerkarte Layouts können Sie ein bestimmtes vordefiniertes Layout für Ihren Bericht auswählen, z. B. Prognose oder Rollierende Prognose. Wenn es sich bei dem Berichtsblatt um eine Übersicht handelt, weist der Designer-Bereich die Registerkarten Format und Filter auf. Weitere Informationen Hinzufügen von Attributen zu einem Berichtsblatt [Seite 55] Filtern von Perspektivenelementen in einem Berichtsblatt [Seite 56] Erstellen einer einfachen Berichtsansicht [Seite 54] Die Rasterformelleiste [Seite 63] Formatieren im Designer-Bereich [Seite 53] Layouts [Seite 58] Formatieren im Designer-Bereich Wenn es sich bei dem aktuellen Berichtsblatt um eine Übersicht handelt, bietet die Registerkarte Format des Designer-Bereichs eine Reihe von Optionen, mit denen Sie Zellen und Zellentext formatieren, Formatvorlagen erstellen und Zellen für die Eingabe aktivieren können. Auf der Registerkarte Format haben Sie folgende Möglichkeiten: Berichte vorbehalten. 53

54 Schriftart: Sie können die Schriftgröße, -art und -farbe festlegen. Sie können festlegen, ob die Schrift fett oder unterstrichen angezeigt werden soll, und Sie können für den Text die horizontale Ausrichtung festlegen. Zelle: Mit den Optionen unter Zelle können Sie Zellen zusammenführen und aufteilen, eine Füllfarbe für eine Zelle auswählen sowie Zeilen und Spalten zu einem Übersichtsraster hinzufügen bzw. sie daraus entfernen. Formatvorlage: Mit den Optionen unter Formatvorlage können Sie eine benutzerdefinierte Formatvorlage erstellen, die auf die Zellen angewendet wird. Eingabe: Schalten Sie diese Option ein oder aus, um Zellen für die Dateneingabe zu aktivieren bzw. zu deaktivieren Erstellen einer einfachen Berichtsansicht Sie erstellen eine einfache Ansicht in einem Bericht, indem Sie im Designer-Bereich mittels der Registerkarte Perspektiven den Achsen eines Datenrasters Modellperspektiven hinzufügen. Kontext Sie haben ein Modell erstellt und mit Daten gefüllt. Nun möchten Sie für das neue Modell einen Bericht erstellen. Vorgehensweise 1. Um die Seite Berichte aufzurufen, öffnen Sie das Hauptmenü und wählen Berichte. Auf der Berichte-Einstiegsseite sind die verfügbaren Berichte aufgeführt. Für neue Modelle wird ein initialer Bericht erstellt, der denselben Namen trägt wie das Modell. 2. Finden und öffnen Sie den initialen Bericht für das Modell, für das Sie einen Bericht erstellen wollen. Um einen Bericht zu finden, können Sie die Funktion Suchen verwenden. Das Regenerieren der Liste kann auch über das Symbol Regenerieren erfolgen. Beim Öffnen des Berichts wird links der Designer-Bereich und rechts das Datenraster angezeigt. Standardmäßig trägt die erste Ansicht des Berichts denselben Namen wie das Modell und wird oberhalb des Designer-Bereichs angezeigt. In der initialen Ansicht liegt die Konto-Perspektive auf der ersten Zeilenachse des Rasters, die Kennzahlen und die Zeit-Perspektive liegen auf den Spaltenachsen. Dies lässt sich ändern, wenn Sie Ihren eigenen Bericht erstellen. Tipp Sie können den Designer-Bereich mit dem Symbol Designer oben rechts über dem Raster ein- und ausschalten. 3. Um den Bericht speichern zu können, müssen Sie ihn zuvor umbenennen. Wählen Sie Speichern unter. 4. Geben Sie im Dialogfeld Bericht speichern an, ob der Bericht Öffentlich oder Privat sein soll, geben Sie einen neuen Namen und (optional) eine neue Beschreibung für Ihren Bericht ein, und wählen anschließend OK. 5. Um Ihre erste Ansicht zu erstellen, können Sie die initiale Ansicht umbenennen. Öffnen Sie dazu das Menü Einstellungen links des Modellnamens (Zangensymbol) und wählen Ansichten. 54 vorbehalten. Berichte

55 6. Um die Ansicht umzubenennen, markieren Sie im Dialogfeld Ansichten den Standardansichtsnamen und überschreiben den hervorgehobenen Text. Wählen Sie anschließend OK. Um eine andere Ansicht als die Standardansicht hinzuzufügen, wählen Sie das Symbol Hinzufügen (Pluszeichen) und benennen anschließend die Ansicht um. Der neue Name wird nun oberhalb des Designer-Bereichs angezeigt. 7. Um eine Berichtsansicht zu erstellen, ziehen Sie auf der Registerkarte Perspektiven des Designer-Bereichs per Drag-and-Drop Perspektiven aus der Liste Perspektive entweder in die Liste Zeile oder in die Liste Spalte. 8. Bei Bedarf können Sie Filter anwenden oder Attribute für Ihre ausgewählten Perspektiven anzeigen. Sie können außerdem Formeln bearbeiten, die der Berechnung von Konten aus anderen Konten dienen, oder Key Performance Indicators (KPIs) definieren. Informationen über das Anwenden von Filtern sowie über das Anzeigen von Attributen, Formeln oder KPIs finden Sie in den zugehörigen Themenabschnitten. 9. Speichern Sie den Bericht. Weitere Informationen Filtern von Perspektivenelementen in einem Berichtsblatt [Seite 56] Hinzufügen von Attributen zu einem Berichtsblatt [Seite 55] Hinzufügen von Attributen zu einem Berichtsblatt Mithilfe des Designer-Bereichs lassen sich die Attribute von Perspektivenelementen in Berichtsblätter aufnehmen. Kontext Ein Attribut ist ein vordefiniertes Merkmal bzw. eine vordefinierte Eigenschaft eines Perspektivenelements, z. B. eine übergeordnete ID, ein Kontotyp, ein Eigentümer oder eine Produktkategorie. Es kann nützlich sein, diese Attribute in Rastern anzuzeigen. Vorgehensweise 1. Suchen Sie im Designer-Bereich die Perspektive, für die Sie Attribute anzeigen wollen, und wählen Attribute verwalten (Beschriftungssymbol). 2. Wählen Sie im Dialogfenster Sichtbare Attribute festlegen die anzuzeigenden Attribute aus und klicken auf OK. Wenn Sie Attribute aus dem Raster entfernen wollen, heben Sie die Auswahl der Attribute auf und klicken auf OK. Elemente der entsprechenden Perspektiven zeigen die Werte der ausgewählten Attribute an. Berichte vorbehalten. 55

56 Informationen zu Filtern Ein Filter ist ein Satz von Kriterien, die bei Anwendung auf ein Berichtsblatt die angezeigten Informationen auf eine Teilmenge der Daten eines Modells einschränken. Auf der Seite Berichte können Sie Filter im Designer-Bereich einrichten. Sie können folgende Filter setzen: Elementfilter: Sie können nach einem einzelnen Element oder mehreren Elementen einer Perspektive filtern. Nur gebuchte Daten: Wählen Sie Nur gebuchte Daten, um nur die Zellen anzuzeigen, die Daten enthalten. Wenn Sie z. B. einem Modell eine neue Periode hinzufügen und dieser keine Daten zuordnen, werden diese Zellen nicht angezeigt, wenn der Filter Nur gebuchte Daten auf EIN gesetzt ist. Dynam. Zeitfilter: Dieser ist nur für die Zeitperspektive verfügbar. Wenn Sie den Dynam. Zeitfilter im Filter- Popup auf EIN setzen, werden alle ausgewählten Elemente der Periode angezeigt und ihr Zeitumfang wird mit der aktuellen Systemzeit verglichen z. B (letztes Jahr) oder Januar (vor 6 Monaten). Oberste N: Sie können auswählen, nach den Kontoelementen zu filtern, die ganz oben oder ganz unten in der Rangfolge stehen. Sie können z. B. nach den drei Verkaufsabteilungen mit den höchsten Umsätzen in Ihrem Unternehmen filtern. Weitere Informationen Filtern von Perspektivenelementen in einem Berichtsblatt [Seite 56] Setzen eines Top-N-Filters [Seite 57] Filtern von Perspektivenelementen in einem Berichtsblatt Im Designer-Bereich können Sie mithilfe eines Filters steuern, welche Perspektivenelemente in einem Raster angezeigt werden. Kontext Vorgehensweise 1. Suchen Sie im Designer-Bereich die Perspektive, auf die Sie den Filter anwenden möchten, und wählen Sie das Symbol Filter. 2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Elementfilter. Im Dialogfeld Filter festlegen sind die verfügbaren Elemente im linken Raster und die derzeit im rechten Raster angezeigten Elemente aufgelistet. 56 vorbehalten. Berichte

57 3. Legen Sie bei Bedarf den Filter Nur erfasste Daten auf EIN fest. Dies stellt sicher, dass nur Zellen mit Daten im Berichtsraster angezeigt werden. 4. Wenn es sich bei der Perspektive um eine Zeitperspektive handelt, können Sie den Filter Dynam. Zeitfilter auf EIN setzen. Jegliche Zeitelemente, die Sie auswählen, werden mit der aktuellen Zeit verglichen und in der Liste Ausgewählte Elemente entsprechend beschriftet. 5. Um einen Elementfilter einzurichten, wählen Sie Elemente in der Liste Verfügbare Elemente aus bzw. heben Sie deren Auswahl auf, und klicken Sie auf OK. Sie können Elemente in ihren Hierarchien (Übergeordnete ID) oder in einer nicht hierarchischen Liste (Flache Ansicht) anzeigen. Sie können auch sowohl die IDs als auch die Beschreibungen der Elemente oder nur die IDs oder Beschreibungen allein. 6. Um einen Filter aufzuheben, wählen Sie das entsprechende Mülltonnensymbol aus, um das betreffende Element aus der Liste Ausgewählte Elemente zu löschen, oder wählen Sie Alles löschen, um den gesamten Filter zu entfernen. 7. Wählen Sie OK. Der Filter wird auf das Raster angewendet Setzen eines Top-N-Filters Sie können eine Perspektive nach einer festgelegten Anzahl der am niedrigsten oder am höchsten eingestuften Elemente eines Kontos filtern. Vorgehensweise 1. Markieren Sie im Ansichtsraster die Spalte, auf die Sie den Top-N-Filter anwenden möchten. 2. Wählen Sie in der Symbolleiste das Symbol Top-N-Filter. 3. Wählen Sie im Popup-Fenster Top N erstellen eine der folgenden Optionen für den Modus: None - Standardoption Top Bottom 4. Wählen Sie ein Konto aus der Liste, und geben Sie einen Wert für die Anzahl der Top- oder Bottom- Kontoelemente ein, nach denen gefiltert werden soll. 5. Wählen Sie Top N festlegen, um den Filter anzuwenden. Der Filter wird auf das Raster angewendet. Wenn Sie den Mauszeiger auf das Dreieckssymbol in der Spaltenüberschrift halten, werden in einem Popup-Fenster die Details zum Top-N-Filter angezeigt. Beim Bewegen des Mauszeigers über die Filterdetails werden für diesen Filter die Symbole Löschen (Papierkorb) und Bearbeiten (Bleistift) angezeigt. Berichte vorbehalten. 57

58 Layouts Auf der Registerkarte Layouts können Sie ein vordefiniertes Layout für Ihren Bericht auswählen. Die folgenden Layouts stehen zur Auswahl: Keines Prognose Rollierende Prognose Um eins der Layouts zu verwenden, führen Sie folgende Schritte aus: 1. Vergewissern Sie sich, dass das Modell über eine Version des jeweiligen Typs verfügt entweder Prognose oder Rollierende Prognose. 2. Wählen Sie den Layouttyp. 3. Filtern Sie nach der erforderlichen Version. Sobald Sie den Filter setzen, ändert sich das Layout des Berichts in das ausgewählte Format. Das Layout spiegelt die zeitliche Auflösung des Modells wider. Wenn nach Monaten aufgelöst wird, verfügt das Layout über zwölf Spalten für die Monate des Jahres. Wenn nach Quartalen aufgelöst wird, verfügt das Layout über Spalten für jedes Quartal. 4. Legen Sie das Wechseldatum für den Bericht in den Ansichtseinstellungen fest. Sie legen ein Wechseldatum fest, um zwischen Ist- und Prognosedaten im Bericht zu unterscheiden. Standardmäßig wird das aktuelle Datum verwendet. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen des Wechseldatums. Der Bericht zur Prognose oder rollierenden Prognose spiegelt nun das Wechseldatum wider. Angenommen, Sie wählen ein Prognoselayout für das Jahr 2015, und das aktuelle Datum ist März Wenn Sie das aktuelle Datum und das Wechseldatum wählen, werden im Prognoselayout Januar bis März als Istdaten angezeigt und April bis Dezember als Prognosedaten. Wenn Sie zur Registerkarte Perspektiven zurückkehren, sehen Sie, dass sich die Zeitperspektive bei den Spalten befindet und Sie die Zeit- und Kategorie(Versions-)perspektiven nicht mehr ändern können. Weitere Informationen Festlegen des Wechseldatums [Seite 60] Das Menü Einstellungen Mit den Optionen im Menü Einstellungen können Sie Ansichten und Übersichten erstellen und verwalten Ansichten Eine Ansicht ist ein Berichtsblatt, das eine Ansicht der Modelldaten enthält. Sie verwalten Ansichten im Popup- Fenster Ansichten pflegen. In diesem Popup-Fenster haben Sie folgende Möglichkeiten: 58 vorbehalten. Berichte

59 Ansichten erstellen und löschen Ansichten ein- und ausblenden Ansichtseinstellungen festlegen Weitere Informationen Erstellen einer neuen Ansicht [Seite 59] Berichtsblätter [Seite 52] Informationen zu Ansichtseinstellungen [Seite 59] Erstellen einer neuen Ansicht Sie können einem Bericht in wenigen Schritten eine neue Ansicht hinzufügen. Es gibt zwei Möglichkeiten zum Erstellen einer neuen Ansicht: Über das Symbol Neu (das Pluszeichen) in der Leiste oben links: 1. Wählen Sie Ansicht hinzufügen. 2. Geben Sie im Popup-Fenster einen Namen für die neue Ansicht ein. 3. Wählen Sie ein Modell aus, auf dem die neue Ansicht basieren soll. 4. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen. Über die Option Ansichten pflegen im Menü Einstellungen: 1. Öffnen Sie das Popup-Fenster Ansichten erstellen und verwalten. 2. Wählen Sie die Option zum Erstellen einer neuen Ansicht. 3. Ersetzen Sie den Standardnamen bei Bedarf durch einen aussagekräftigeren. 4. Wählen Sie ein Modell, auf dem die Ansicht basieren soll. 5. Geben Sie an, ob die Ansicht ein- oder ausgeblendet werden soll. 6. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen. Hinweis Der Name des neuen Blattes wird in der Leiste oberhalb des Rasters angezeigt. Übersichten werden immer auf der linken Seite der Trennlinie hinzugefügt und Ansichten auf der rechten Informationen zu Ansichtseinstellungen Unter Ansichtseinstellungen können Sie die Währung oder Variablen für einen Bericht festlegen und das Wechseldatum für das Layout einer Prognose oder Rollierenden Prognose angeben. Berichte vorbehalten. 59

60 Weitere Informationen Währungen in Berichten [Seite 60] Festlegen des Wechseldatums [Seite 60] Währungen in Berichten Sie können mit wenigen Schritten die Anzeigewährung für einen Bericht festlegen. 1. Rufen Sie das Popup-Fenster Anzeigewähr. festl. auf: 1. Öffnen Sie das Popup-Fenster Ansichten pflegen. 2. Öffnen Sie das Menü Ansichtseinstellungen. 3. Wählen Sie Währung festlegen aus. 2. Wählen Sie eine Währung, z. B. US-Dollar. 3. Wählen Sie das Datum, ab dem Ihre Einstellungen wirksam sein sollen. 4. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen. Sobald Sie die Währung festlegen, werden die im Modell in verschiedenen Währungen gespeicherten Daten direkt in die gewählte Zielwährung umgerechnet. Das System schlägt die Kurse für das angegebene Datum nach. Hinweis Währungen sind für alle Modelle aktiviert. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zur Modellierung. Ein Modell, für das Währungen aktiviert sind, besitzt auch eine definierte Standardwährung, die als Zielwährung verwendet wird, wenn der Benutzer der Berichtsansicht keine andere Zielwährung auswählt. Wenn ein Benutzer eine private Version erstellt, enthält diese Version die Daten in der aktuellen Zielwährung. Auf private Versionen wird die Währungsumrechnung nicht angewendet. Wenn eine private Version veröffentlicht wird, werden die Daten zurück in die Hauswährung der jeweiligen Organisation umgerechnet Festlegen des Wechseldatums Um zwischen den Istdaten und den Prognosedaten in Ihrem Bericht besser unterscheiden zu können, legen Sie das Wechseldatum für ein Layout vom Typ Prognose oder Rollierende Prognose fest. Kontext Nachdem Sie ein Layout vom Typ Prognose oder Rollierende Prognose ausgewählt haben und nach der entsprechenden Version gefiltert haben, möchten Sie einen Wechseltermin für Ihr Layout festlegen. 60 vorbehalten. Berichte

61 Vorgehensweise 1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen (das Schraubenschlüsselsymbol) in der Registerkartenleiste Berichte, und wählen Sie dann Ansichten pflegen. 2. Öffnen Sie im Popupfenster Ansichten pflegen das Menü Einstellungen (das Schraubenschlüsselsymbol), und wählen Sie Wechseldat. festl.. 3. Wählen Sie im Popup-Fenster Wechseldatum festlegen eine der folgenden Optionen: Spezifisches Datum: Geben Sie ein Datum im Format MMM t, j ein, oder wählen Sie ein Datum im Kalender aus. Aktuelles Datum: Dies ist die Standardauswahl. Zuletzt gebuchte Istwerte: Das heißt, das letzte Datum der Dateneingabe für die Istversionen. Sie können grundsätzlich kein Wechseldatum eingeben, das nach dem aktuellen Datum liegt. Wenn Sie jedoch die Option Zuletzt gebuchte Istwerte ausgewählt haben und die Daten in Ihrem Modell sich auf ein späteres Datum als das aktuelle Datum beziehen, wird eine Ausnahme gemacht und ein zukünftiges Wechseldatum festgelegt. 4. Wählen Sie Festlegen Festlegen von Variablen Beim Erstellen eines Modells aus der HANA-Ansicht müssen Sie eventuell Variablen für einen Bericht festlegen, damit in der Ansicht Daten zurückgegeben werden. Kontext In HANA definiert eine Variable einen Filter für ein Attribut der Ansicht. Es handelt sich dabei um eine Anweisung an den Nutzer der Ansicht, in diesem Fall die Planungs- oder Analyseanwendung, bestimmte Spalten zu filtern. Als Variable kann beispielsweise ein Filter, ein Faktor oder eine Berechnung dienen. Manche Variablen haben Standardwerte, das bedeutet, die HANA-Ansicht gibt auch dann Werte zurück, wenn die Variable nicht festgelegt ist. Andere Variablen tun dies nicht, darum müssen Sie die Variable festlegen, bevor die Ansicht Daten zurückgibt. Die Anwendung erkennt, ob Variablen festgelegt werden müssen, wenn Sie eine Ansicht erstellen, und zeigt das Popup-Fenster Variablen festlegen an. Alternativ können Sie Variablen auch über das Menü Ansichtseinstellungen festlegen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie in der Registerkartenleiste Berichte das Einstellungen-Symbol (das Schraubenschlüsselsymbol). 2. Wählen Sie den Menüeintrag Ansichten pflegen. 3. Wählen Sie im Popup-Fenster Ansichten pflegen das Symbol Einstellungen und anschließend den Menüeintrag Variablen festlegen. 4. Geben Sie im Popup-Fenster Variablen festlegen Werte für die Variablen ein, und wählen Sie Festlegen. Berichte vorbehalten. 61

62 Übersichten Eine Übersicht ist ein Berichtsblatt, das Zahlen enthält, auf die von Zellen einer Ansicht verwiesen wird, sowie Text oder Zahlen, die dem Übersichtsblatt direkt hinzugefügt werden können. Alle Zellen in einer Übersicht können hinsichtlich Schriftart, -schnitt und -größe, Schriftfarbe, Hintergrundfarbe und horizontaler Textausrichtung formatiert werden. Sie verwalten Übersichten im Popup-Fenster Übersichten pflegen. In diesem Popup-Fenster haben Sie folgende Möglichkeiten: Übersichten erstellen und löschen Übersichten ein- und ausblenden Weitere Informationen Erstellen einer neuen Übersicht [Seite 62] Berichtsblätter [Seite 52] Formatieren im Designer-Bereich [Seite 53] Erstellen einer neuen Übersicht Sie können einem Bericht mit wenigen Schritten eine neue Übersicht hinzufügen. Es gibt zwei Möglichkeiten zum Erstellen einer neuen Übersicht: Über das Symbol Neu (Pluszeichen) in der Leiste oben links: 1. Wählen Sie Übersicht hinzufügen. 2. Geben Sie im Popup-Fenster einen Namen für die neue Übersicht ein. 3. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen. Über die Option Übersichten pflegen im Menü Einstellungen: 1. Öffnen Sie das Popup-Fenster Übersichten erstellen und verwalten. 2. Wählen Sie die Option zum Erstellen einer neuen Übersicht. 3. Ersetzen Sie den Standardnamen bei Bedarf durch einen aussagekräftigeren. 4. Geben Sie an, ob die Übersicht ein- oder ausgeblendet werden soll. 5. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen. Hinweis Der Name des neuen Blattes wird in der Leiste oberhalb des Rasters angezeigt. Übersichten werden immer auf der linken Seite der Trennlinie hinzugefügt und Ansichten auf der rechten. Sobald Sie die Übersicht erstellt haben, können Sie auf der Registerkarte Format des Designer-Bereichs die Formatierung von Zellen und Zellentext anpassen. Mit der Funktion Übersicht aus Ansicht erstellen können Sie Übersichten auch aus Ansichten heraus erstellen. Dabei werden das Rasterlayout und die Zellenreferenzen aus einer Ansicht in eine neue Übersicht kopiert. 62 vorbehalten. Berichte

63 Fokus Mit der Fokus-Funktion können Sie in Berichten auf einen Blick alle Filter anzeigen, die für eine Ansicht gesetzt sind, und Sie können weitere, eigene Filter anwenden. Wenn Sie über die notwendigen Berechtigungen zum Erstellen und Bearbeiten von Berichten verfügen, können Sie Filter für Perspektiven im Designer-Bereich oder unter Fokus einrichten. Fokus ist deshalb sinnvoll, weil bei Auswahl von Fokus alle aktuell ausgewählten Perspektiven und Elemente für einen Bericht über dem Raster angezeigt werden, z. B.: Zeit:2015, Version:Ist, Konto:Betriebsergebnis, Produkte: Alle Produkte. Wenn ein Perspektivenelement in einer anderen Farbe (blau) hervorgehoben ist, wird ein Popup-Fenster mit weiteren Informationen geöffnet, wenn Sie dieses Element wählen. Um einen Filter einzurichten, wählen Sie das Filtersymbol neben der Perspektive und führen die gleichen Schritte wie beim Einrichten von Filtern im Designer-Bereich aus. Sobald Sie einen Filter gesetzt haben, ändert sich die Farbe des Filtersymbols. Wenn Sie nicht über die Berechtigung zum Erstellen oder Bearbeiten von Berichten verfügen, ist der Designer- Bereich nicht verfügbar, wenn Sie den Bericht öffnen. Wenn Sie Fokus wählen, werden die Filter angezeigt, die der Berichtsdesigner für eine Ansicht eingerichtet hat. Sie können die vom Berichtsdesigner gesetzten Filter nicht ändern. Sie können jedoch für die Perspektiven, die noch nicht gefiltert werden, zusätzliche Filter setzen. Für die Perspektiven, die Sie filtern können, wird ein Filtersymbol angezeigt. Wählen Sie dieses Symbol, um auf das Filter- Setup zuzugreifen. Anders als der Berichtsdesigner können Sie Ihre Filtereinstellungen nicht speichern, wenn Sie nicht über die notwendigen Berechtigungen verfügen. Fokus ist auch in Dashboards verfügbar, wenn Berichte oder Visualisierungen an diese angeheftet sind. Weitere Informationen Filtern von Perspektivenelementen in einem Berichtsblatt [Seite 56] Informationen zu Filtern [Seite 56] Die Rasterformelleiste Formeln werden nur für Elemente der Kontoperspektive unterstützt. Wählen Sie ein Konto und dann die Symbole in der Formelleiste ( oder ), um zwischen der Anzeige des Textwertes in einer Zelle und der auf die Zelle angewendeten Formeln umzuschalten. Um eine Formel zu erstellen, beginnen Sie mit der Eingabe in der Formelleiste. Das System schlägt Treffer aus dem Raster vor, die Sie auswählen können, um die Formel zu vervollständigen. Sie können für Ihre Berechnung Referenzen auf andere Konten verwenden. Wählen Sie Anwenden, um die Formel anzuwenden. Hinweis: Wenn Sie durch ein Konto dividieren, kann sich der Wert Null ergeben, was zu einem undefinierten Ergebnis führt. Um solche Probleme zu vermeiden, können Sie erweiterte Funktionen wie die bedingte Berechnung verwenden; wählen Sie Bearbeiten, um das Fenster Erweiterte Formel zu öffnen, in dem Sie der Formel komplexere Operatoren, Funktionen und Bedingungen hinzufügen können. Berichte vorbehalten. 63

64 Weitere Informationen Erweiterte Formeln [Seite 64] Erweiterte Formeln Das Fenster Erweiterte Formel enthält eine Reihe von Operatoren, Funktionen und Bedingungen, mit denen Sie komplexe Formeln aufbauen können Berichtsformeln Die Anwendung stellt eine Reihe von Formeln bereit, die speziell für Berichte vorgesehen sind, darunter variance, timevariance und YTD (Year To Date). Sie können die folgenden Formeln in den Rastern von Berichtsansichten verwenden: Variance Mit der Formel variance können Sie den Unterschied zwischen zwei Wertemengen für ein Konto berechnen, z. B. den Unterschied zwischen den online und den per Telefon verkauften Waren oder den Unterschied zwischen Ist- und Prognosekosten. Timevariance Mit der Formel timevariance berechnen Sie den Unterschied zwischen denselben Konten für verschiedene Perioden, z. B. den Unterschied beim Gewinn für das Vorjahr und das laufende Jahr. Hinweis Die variance-formeln können nicht visualisiert werden; die Visualisierungs- und die KPI-Funktion sind für Ansichten nicht verfügbar, sobald Sie die Formel implementieren. YTD (Year To Date) Mit YTD berechnen Sie eine laufende Summe über aufeinanderfolgende Perioden, z. B. kumulative Kosten von Monat zu Monat über ein Jahr. Wenn Sie in einer Übersicht arbeiten, können Sie die Rundungsformel (round) verwenden. Damit runden Sie einen Wert auf eine von Ihnen festgelegte Stellenanzahl auf oder ab. Die Syntax ist = round (value, precision), wobei <value> ein Text oder eine Zellenreferenz sein kann und <precision> die Anzahl der Nachkommastellen angibt, auf die der Wert gerundet werden soll Die variance-formel Mit der variance-formel können Sie im Raster eines Berichts für ein Konto die Abweichung zwischen zwei Elementen einer Perspektive berechnen. Sie können z. B. die Abweichung beim Gewinn zwischen der Prognose- und der Istversion berechnen oder die Abweichung beim Wert für die über zwei verschiedene Vertriebswege verkauften Waren. Die Syntax der Formel lautet: variance([perspective.member1],[perspective.member2]) 64 vorbehalten. Berichte

65 Um die variance-formel zu verwenden, richten Sie ein Raster ein, bei dem sich die Perspektive, für die Sie Abweichungen ermitteln möchten, in der ersten Spalte befindet. Betrachten Sie z. B. das Raster, in dem die Gewinn- und Verlustrechnung für die Ist- und die Prognoseversion verglichen wird: Stellen Sie den Cursor in die nächste leere Zelle der Zeile, in der sich die Perspektive befindet, für die Sie die Abweichung berechnen möchten. In dem Beispiel möchten wir den Unterschied zwischen Versionen berechnen, daher markieren wir die Zelle D2. Vergewissern Sie sich, dass die Leiste für die Rasterformel aktiv ist; das Formelsymbol sollte sichtbar sein: Beginnen Sie, in der Formelleiste den Formelnamen (variance) einzugeben; das System schlägt Werte vor, wählen Sie in der Liste der vorgeschlagenen Werte variance aus. Nun müssen Sie Parameter für die Formel Berichte vorbehalten. 65

66 angeben. Beginnen Sie, den Namen des ersten Perspektivelements einzugeben, und wählen Sie das Element aus der Liste der vorgeschlagenen Werte aus: Um die Formel zu vervollständigen, fügen Sie ein Komma ein und geben den zweiten Parameter an. In dem Beispiel vergleichen wir Versionen, daher lautet die Formel: variance([public.actual], [public.forecast]): Wenn Sie die Formel vervollständigt haben, drücken Sie Enter, um die Ergebnisse anzuzeigen. Das System fügt dem Raster eine neue Spalte mit den berechneten Abweichungsbeträgen hinzu. Die neue Spalte wird immer 66 vorbehalten. Berichte

67 folgendermaßen benannt: variance (Parameter 1, Parameter 2); in dem Beispiel lautet der Name der Spalte mit den Abweichungswerten daher variance(actuals, Forecast): Um die Formel und ihre Ergebnisse zu löschen, stellen Sie den Cursor in eine beliebige Zelle, für die Abweichung in der Formelleiste angezeigt wird und löschen dann Abweichung Die timevariance-formel Mit der timevariance-formel können Sie im Raster eines Berichts für ein Konto den Unterschied zwischen Daten für dasselbe Konto für unterschiedliche Perioden berechnen. Mit timevariance können Sie z. B. den Gewinn des Vorjahres mit dem des laufenden Jahres vergleichen. Die Syntax der Formel lautet: timevariance([time Perspective.Member1],[Time Perspective.Member2]) Um timevariance in einem Raster zu verwenden, vergewissern Sie sich, dass Sie die Zeitperspektive in der ersten Spalte des Rasters positioniert haben. Erweitern Sie dann die Zeitperspektive, bis die Perioden angezeigt werden, die Sie vergleichen möchten. Sie müssen die Zeitperspektive erweitern, bis diese Perioden angezeigt werden, weil darüber festgelegt wird, welche Parameter Sie für die Formel auswählen können. Betrachten Sie z. B. ein Raster, in dem allgemeine und Verwaltungsaufwendungen für angezeigt werden. Um die Abweichung zwischen den Aufwendungen von 2013 und 2015 zu finden, müssen Sie die Zeitperspektive erweitern, bis alle Jahre angezeigt werden. Danach markieren Sie die nächste leere Zelle in der Zeile der Zeitperspektive. Vergewissern Sie sich, dass die Leiste für die Rasterformel aktiv ist; das Formelsymbol muss sichtbar sein. Beginnen Sie, in der Berichte vorbehalten. 67

68 Formelleiste den Formelnamen (timevariance) einzugeben; das System schlägt automatisch Werte vor, wählen Sie in der Liste der vorgeschlagenen Werte timevariance aus: Nachdem Sie timevariance ausgewählt haben, geben Sie eine öffnende Klammer ein und beginnen, Ihre Parameter einzugeben; bei diesen handelt es sich um Elemente der Zeitperspektive. Wie bei der Eingabe des Formelnamens macht das System nun Vorschläge, und Sie wählen aus der Liste dieser Vorschläge die Perioden aus, die Sie benötigen: In diesem Fall wird die Zeitperspektive bis auf die Ebene von Jahren aufgeklappt, sodass nur Jahre als Parameter für die Formel ausgewählt werden können. In der Parameterliste werden Jahre lediglich durch das vierstellige Standardformat dargestellt, z. B In Abhängigkeit von der Granularität Ihres Modells möchten Sie möglicherweise die Abweichung zwischen Quartalen, Monaten oder sogar Tagen berechnen. In der Parameterliste werden diese Perioden ebenfalls in einem numerischen Format dargestellt: Die ersten vier Ziffern repräsentieren immer das entsprechende Jahr, die darauf folgenden Ziffern repräsentieren die Perioden wie folgt: 5 Ziffern: Die fünfte Ziffer repräsentiert ein Quartal, [20132] bedeutet also 2013, 2. Quartal. 6 Ziffern: In diesem Fall repräsentieren die Ziffern 5 und 6 einen Monat des Jahres, [201502] bedeutet also Februar 2015 und [201411] November Ziffern repräsentieren eine Woche in einem Jahr. 68 vorbehalten. Berichte

69 8 Ziffern repräsentieren einen Tag in einem Jahr. Hinweis Wenn Sie keinen zweiten Parameter auswählen, geht das System immer davon aus, dass der zweite Parameter die Periode derselben Granularität ist, die dem ersten Parameter unmittelbar vorausgeht. Wenn Sie also z. B auswählen, berechnet das System die Abweichung zwischen 2015 und In dem Beispiel möchten wir die Abweichung bei den Aufwendungen zwischen den Jahren 2013 und 2014 berechnen, also wählen Sie diese Jahre aus. Die vollständige Formel lautet: timevariance([2013],[2014]): Wenn die Formel vollständig ist, wählen Sie Enter, um die Ergebnisse anzuzeigen. Das System fügt dem Raster eine neue Spalte mit den berechneten Ergebnissen hinzu. Die neue Spalte wird immer folgendermaßen benannt: Variance (Time Perspective Member 1, Time Perspective Member 2)Time Perspective Member1/Time Perspective Member 2, in dem Beispiel lautet der Name der Spalte mit den timevariance-werten daher Variance(2013, 2014) 2013/2014: Um die Formel und ihre Ergebnisse zu löschen, stellen Sie den Cursor in eine beliebige Zelle, für die Abweichung in der Formelleiste angezeigt wird und löschen dann Abweichung. Berichte vorbehalten. 69

70 Die Formel YTD Mit der Formel YTD (Year To Date) können Sie eine kumulative Summe für aufeinanderfolgende Perioden berechnen. Sie können mit YTD z. B. die laufende Summe der monatlichen Aufwendungen berechnen. Die Syntax der Formel lautet: ytd(measure). Der Parameter gibt an, welche Kennzahl (Signed Data) für die Berechnung der YTD-Werte verwendet werden soll. Um die Formel ytd in einem Raster zu verwenden, vergewissern Sie sich, dass sich die Zeitperspektive auf einer der Achsen befindet, und klappen Sie sie soweit auf, dass aufeinanderfolgende Perioden angezeigt werden. Markieren Sie die nächste leere Zelle für die Kennzahlen. Vergewissern Sie sich, dass die Leiste für die Rasterformel aktiv ist; das Formelsymbol sollte sichtbar sein: Beginnen Sie dann mit der Eingabe des Formelnamens (ytd) in der Formelleiste. Das System schlägt automatisch Werte vor, und Sie können ytd aus der Liste auswählen. 70 vorbehalten. Berichte

71 Geben Sie danach eine öffnende Klammer ein, und beginnen Sie mit der Eingabe des Namens der Kennzahl, die verwendet werden soll, z. B. Signed Data. Wie bei der Eingabe des Formelnamens macht das System nun Vorschläge, und Sie wählen aus der Liste dieser Vorschläge den Parameter aus: Berichte vorbehalten. 71

72 Fügen Sie eine schließende Klammer hinzu, um die Formel zu vervollständigen, z. B. ytd (SignedData): 72 vorbehalten. Berichte

73 Wenn die Formel vollständig ist, wählen Sie Enter, um die Ergebnisse anzuzeigen. Das System fügt eine weitere Spalte oder Zeile mit den YTD-Werten hinzu. Der Kopf für die Werte lautet immer YTD (Measure), z. B. YTD(Signed Data): Um die Formel und ihre Ergebnisse zu entfernen, stellen Sie den Cursor in den Kopf der Werte. YTD wird in der Formelleiste angezeigt. Löschen Sie YTD, um die Formel und die YTD-Werte aus dem Raster zu löschen Verknüpfen von Modellen Verknüpfen Sie Modelle in Berichten, indem Sie ein übereinstimmendes Modell wählen und die Perspektiven abgleichen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie in der Symbolleiste einer Berichtsansicht das Symbol Übereinstimmende Perspektiven verschiedener Modelle verknüpfen (Büroklammer). 2. Wählen Sie im Popup-Fenster für die Verknüpfungserstellung das Übereinst. Modell aus der Liste. Sie können mehr als ein übereinstimmendes Modell hinzufügen, indem Sie das Pluszeichen (+) wählen. Sobald Sie das Modell ausgewählt haben, gleicht das System automatisch die Zeit, das Konto sowie die Kategorieperspektiven ab und zeigt sie unter Übereinstimmende Perspektiven an. Die noch nicht Berichte vorbehalten. 73

74 übereinstimmenden Perspektiven für das Basismodell und das Übereinst. Modell werden unter den jeweiligen Modellnamen aufgeführt. 3. Um weitere Perspektiven abzugleichen, ziehen Sie die übereinstimmenden Perspektiven aus jedem Modell per Drag-and-Drop in die entsprechende Spalte Zuordnung unter Übereinstimmende Perspektiven. Wenn Sie Ihre manuellen Übereinstimmungen entfernen wollen, wählen Sie die Option Übereinstimmende Perspektiven löschen. 4. Wählen Sie Verknüpfen. Ergebnisse Die zusammengesetzten Daten werden im Ansichtsraster angezeigt. Im Designer-Bereich sind zusammengesetzte Perspektiven durch das Büroklammersymbol gekennzeichnet. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol, um ein Popup-Fenster anzuzeigen, das die Perspektiven aus allen verknüpften Modellen aufführt. Um die Modellverknüpfung zu bearbeiten, wählen Sie erneut das Symbol Übereinstimmende Perspektiven verschiedener Modelle verknüpfen und nehmen Ihre Änderungen im Popup-Fenster für die Verknüpfungserstellung vor Die Kopierfunktion Mit der Kopierfunktion für Berichte können Sie Zellenreferenzen kopieren und einfügen sowie Werte für Teile des Berichts erstellen, die bislang noch nicht über Werte verfügen Die Versionsverwaltung Mit der Versionsverwaltung für Berichte können Sie verschiedene Versionen von Daten erstellen und kopieren, und Sie können steuern, wer diese Versionen sieht. In Berichten ist eine Kategorie ein Datentyp, der sich auf einen bestimmten Reporting-Prozess bezieht. Folgende Kategorien werden ausgeliefert: Ist Budget Plan Prognose Rollierende Prognose Eine Version ist ein Datensatz, der von einer oder mehreren Annahmen innerhalb einer Kategorie impliziert wird. Eine Kategorie kann mehrere Versionen enthalten, die auf unterschiedlichen Annahmen beruhen. Die Kategorie Budget kann beispielsweise eine optimistische Version, eine Baseline-Version usw. umfassen. Mit der Versionsverwaltung können Sie Versionen innerhalb der vorhandenen Kategorien erstellen. Hinweis Die Ist-Kategorie kann nur eine Version enthalten, nämlich die Istdaten. 74 vorbehalten. Berichte

75 Um zu steuern, wer auf eine Version zugreifen kann, legen Sie diese als privat, öffentlich oder freigegeben fest: Öffentliche Versionen werden im Cube gespeichert (den Modellrohdaten in der Datenbank). Der Zugriff auf diese Daten wird über Cube- und Datenberechtigungen gesteuert, aber abgesehen davon sind die Daten für alle Benutzer sichtbar. Private Versionen sind nur für den Ersteller oder Eigentümer des Modells sichtbar. Anhand dieser Versionen können Sie Planwerte ändern oder simulieren, ohne dass dies jemand anders sehen kann. Wenn Sie eine private Version veröffentlichen, wird aus ihr eine öffentliche Version, und die private Version wird verworfen. Sie können Versionen für Kollegen freigeben. Freigegebene Versionen sind private Versionen des Eigentümers, der diese explizit für einen oder mehrere Kollegen freigibt. Öffentliche, private und freigegebene Versionen werden in einem Modell in einer Datenansicht kombiniert. Sie können einen Filter anwenden, um nur eine Teilmenge dieser Versionen anzuzeigen. Weitere Informationen Erstellen von Versionen [Seite 75] Veröffentlichen von Versionen [Seite 76] Freigabe von Versionen [Seite 76] Erstellen von Versionen Um eine neue Version zu erstellen, kopieren Sie eine vorhandene Version als private Version. Sie können alle erforderlichen Änderungen an der privaten Version vornehmen und diese dann veröffentlichen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Versionsverwaltung. Im Menü sind die Kategorien und die Versionen aufgelistet, die innerhalb der Kategorien für diesen Bericht verfügbar sind. 2. Navigieren Sie zu der Version, die Sie kopieren möchten, z. B. Istdaten, und wählen Sie Kopieren. 3. Geben Sie im Popup-Fenster Als private Version kopieren einen Namen für die Version ein, und wählen Sie OK. Die neue Version wird dem Raster hinzugefügt. Sie ist außerdem im Menü Versionsverwaltung unter der Option Privat verfügbar. Sie können die Version nun nach Bedarf anpassen. Um die Version zu veröffentlichen, führen Sie die Schritte in Veröffentlichen einer Version aus. Tipp Um zu steuern, welche Versionen im Raster angezeigt werden, filtern Sie die Option Kategorie im Designer- Bereich. Wenn Sie im Filter-Popup-Fenster ausgewählt haben, Versionen nach ID und Beschreibung anzuzeigen, können Sie leicht zwischen öffentlichen und privaten Versionen unterscheiden und deren Kategorie feststellen. Berichte vorbehalten. 75

76 Weitere Informationen Veröffentlichen von Versionen [Seite 76] Freigabe von Versionen [Seite 76] Veröffentlichen von Versionen Sobald Sie eine private Version erstellt haben, können Sie sie veröffentlichen. Dazu wählen Sie eine Kategorie für die Version. Kontext Vorgehensweise 1. Wählen Sie Versionsverwaltung. 2. Suchen Sie im Menü die private Version, die Sie veröffentlichen möchten, und wählen Sie Veröffentlichen. 3. Im Popup-Fenster Version veröffentlichen haben Sie zwei Wahlmöglichkeiten: Wählen Sie Als neue Version veröffentlichen, entscheiden Sie sich für eine Kategorie (z. B. Prognose), geben Sie einen Namen für die neue Version ein, und klicken Sie auf OK. Wählen Sie Vorhandene Version aktualisieren, wählen Sie eine Version aus, und klicken Sie auf OK. Wenn Sie die Veröffentlichung als neue Version gewählt haben, ist diese Version nun im Menü Versionsverwaltung unter der angegebenen Kategorie verfügbar. Wenn Sie die Aktualisierung einer vorhandenen Version gewählt haben, ist diese nun aktualisiert. Im Menü Versionsverwaltung ist die private Version nicht mehr verfügbar Freigabe von Versionen Sie können eine private Version von Berichtsdaten freigeben, indem Sie sie einer Diskussion über einen Bericht hinzufügen. Sie können wahlweise einen Schreibschutz für die Version definieren oder dem Teilnehmer ihre Bearbeitung erlauben. Kontext Im Bereich Collaboration eröffnen Sie eine Diskussion über den aktuellen Bericht. Sie wollen der Diskussion eine Version hinzufügen. 76 vorbehalten. Berichte

77 Vorgehensweise 1. Klicken Sie auf das Symbol Neu (Pluszeichen) neben dem Textfeld am unteren Rand des Bereichs und wählen Berichtsversion freigeben. Wenn keine privaten Versionen verfügbar sind, zeigt das System die Meldung Keine Versionen freizugeben an. 2. Aktivieren Sie im Popup-Fenster Versionen freigeben das Kontrollkästchen für die Version, die Sie freigeben möchten, und wählen in der Begleitliste entweder Schreibgeschützt oder Bearbeiten. 3. Wählen Sie OK. Die Version wird der Diskussion hinzugefügt Collaboration bei Berichten Sie können Berichte und Versionen zu Diskussionen hinzufügen, und Sie können mit dem Symbol Anheften einen Bericht an ein Dashboard anheften. Sie können dann das Dashboard für andere freigeben. Sie haben folgende Möglichkeiten, einen Bericht zu einer Diskussion hinzuzufügen: Tabelle 15: Option/Aktion Wählen Sie in einem Bericht das +-Symbol (Pluszeichen) im Bereich Collaboration. Öffnen Sie in einem Dashboard im Bereich Collaboration eine vorhandene Diskussion, und wählen Sie das Symbol Verknüpfen (Büroklammer). Ergebnis Eine neue Diskussion wird erstellt. Der Titel und die Beschreibung werden automatisch anhand des Berichtsnamens erstellt. Wählen Sie Teilnehmer aus, und wählen Sie OK, um die Diskussion zu erstellen. Das Dashboard wird der vorhandenen Diskussion hinzugefügt. Wenn bereits eine Diskussion zu einem Bericht vorhanden ist, können Sie der Diskussion eine private Version hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Freigabe von Versionen. Sie können einen Bericht an Folgendes anheften: Ihre Start-Seite Ihre vorhandenen Dashboards ein neues Dashboard, das Sie direkt erstellen Weitere Informationen Freigabe von Versionen [Seite 76] Neues Dashboard erstellen [Seite 13] Berichte vorbehalten. 77

78 Informationen zur Eingabeaufforderung Anhand von Berichten können Sie eine Bearbeitungsaufgabe erstellen, mit der ein Eingabeformular erstellt wird, in das Kollegen über die Aufgabenfunktion Daten eingeben sollen. Voraussetzungen: Das Modell muss über eine Perspektive vom Typ Organisation verfügen, die mit Regionen/Abteilungen und den jeweils dafür verantwortlichen Personen eingerichtet ist. Sie müssen eine private Version der Berichtsdaten erstellen, für die Sie die Bearbeitungsaufgabe erstellen. In der privaten Version müssen Sie eine Ansicht erstellen, aus der Sie eine Übersicht erstellen. Die Übersicht wird in ein Eingabeformular konvertiert, wenn Sie die Bearbeitungsaufgabe erstellen. Das folgende Diagramm veranschaulicht den Workflow für den Eingabeaufforderungsprozess. Die Versionsverwaltung [Seite 74] Konvertieren einer Ansicht in eine Übersicht [Seite 79] Formatieren im Designer-Bereich [Seite 53] Die Funktion Bearbeitungsaufgabe erstellen [Seite 79] Erstellen einer Bearbeitungsaufgabe [Seite 80] Akzeptieren einer Bearbeitungsaufgabe [Seite 81] Abschließen einer Bearbeitungsaufgabe (Bearbeiter) [Seite 82] Abschließen einer Bearbeitungsaufgabe (Genehmigender) [Seite 82] Abschließen einer Bearbeitungsaufgabe (Genehmigender) [Seite 82] 78 vorbehalten. Berichte

79 Konvertieren einer Ansicht in eine Übersicht Verwenden Sie den Befehl Übersicht aus Ansicht erstellen, um eine Ansicht in eine Übersicht zu konvertieren. Die Übersichten lassen sich in Eingabeformulare konvertieren, um Daten von Kollegen in einer Bearbeitungsaufgabe zu sammeln, sofern sie die geforderten Kriterien erfüllen. Voraussetzungen Sie haben unter Berichte eine Ansicht erstellt. Wenn Sie die Übersicht verwenden wollen, um eine Bearbeitungsaufgabe zu erstellen, stellen Sie sicher, dass folgende Bedingungen erfüllt sind: Das Modell hat eine Perspektive vom Typ Organisation. Die Perspektive Organisation ist frei, d. h. keiner Achse zugeordnet. Die Ansicht enthält nur eine Version: eine private Version, die Sie zu diesem Zweck erstellt haben. Vorgehensweise 1. Wählen Sie in der Ansicht den Befehl Übersicht aus Ansicht erstellen. 2. Geben Sie im Popup-Fenster Übersicht aus Ansicht erstellen einen Übersichtsnamen ein und wählen OK. Ergebnisse Die neue Übersicht wird geöffnet Die Funktion Bearbeitungsaufgabe erstellen Mit der Funktion Bearbeitungsaufgabe erstellen können Sie in Berichten eine Aufgabe erstellen, für die der Bearbeiter Daten in ein Eingabeformular eingeben muss, das aus der aktuellen Übersicht erstellt wird. Wenn Sie eine Übersicht öffnen und Bearbeitungsaufgabe erstellen wählen, geschieht Folgendes: Die aktuelle Übersicht wird in ein Eingabeformular konvertiert, der Name ändert sich nicht. Sobald das Formular erstellt wurde, ist die Übersicht im Bericht nicht mehr verfügbar. Das Eingabeformular ist unter Dateien verfügbar (gekennzeichnet durch das Eingabeformularsymbol Ihnen erstellten Bearbeitungsaufgabe verknüpft. ) und mit der von Die Aufgabenfunktion wird gestartet, und Sie werden aufgefordert, eine Bearbeitungsaufgabe zu erstellen. Sie können die Aufgabe den für die verschiedenen organisatorischen Regionen oder Abteilungen verantwortlichen Personen zuweisen, wie in der organisatorischen Perspektive eingerichtet. Das neue Eingabeformular ist mit der Aufgabe verknüpft, und Genehmiger sowie Bearbeiter können über den Bereich Berichte vorbehalten. 79

80 Aufgabe darauf zugreifen. Sie können weitere Inhalte mit der Bearbeitungsaufgabe verknüpfen, und Sie können Aufgabenerinnerungen einrichten wie für jede andere Aufgabe Erstellen einer Bearbeitungsaufgabe Durch das Erstellen einer Bearbeitungsaufgabe können Sie Daten von Kollegen sammeln. Verwenden Sie hierzu eine Berichtszusammenfassung als Vorlage für das Eingabeformular. Kontext Sie haben eine Zusammenfassung aus einer Ansicht in Berichte erstellt. Nun möchten Sie eine Bearbeitungsaufgabe erstellen und die Zusammenfassung in ein Eingabeformular umwandeln. Vorgehensweise 1. Wählen Sie im Zusammenfassungsfenster die Option Bearbeitungsaufgabe erstellen. Daraufhin öffnet sich das Popup-Fenster Bearbeitungsaufgabe erstellen. Der Link-Bereich des Popup- Fensters enthält bereits einen Link zu einem Eingabeformular mit dem Namen der Zusammenfassung. 2. Geben Sie im Popup-Fenster einen Namen für die Aufgabe und eine Beschreibung (optional) ein. 3. Wählen Sie das Kalendersymbol, um ein Fälligkeitsdatum auszuwählen. 4. Um die Aufgabe zuzuweisen, wählen Sie Bearbeiter auswählen. Im Popup-Fenster Bearbeiter aus Organisationsperspektive auswählen sind die verfügbaren Organisationsbereiche sowie die jeweiligen Verantwortlichen aufgelistet. 5. Wählen Sie im Popup-Auswahlfenster die Bereiche aus, für die Sie Daten sammeln möchten. Den Benutzern, die für die ausgewählten Bereiche als Verantwortlicher aufgelistet sind, wird die Informationsaufgabe zugewiesen. 6. Wählen Sie Erstellen, um die Zuweisungen vorzunehmen und zum Aufgaben-Popupfenster zurückzukehren. 7. Führen Sie im Abschnitt Links die folgenden Schritte aus, wenn Sie zusätzlichem Business Content Links hinzufügen möchten: a. Wählen Sie das Symbol Link hinzufügen (das Pluszeichen). b. Geben Sie im Suchfeld einen Suchbegriff ein, und wählen Sie aus den vorgeschlagenen Treffern Content aus. 8. So erstellen Sie eine Erinnerung für die Aufgabe: a. Wählen Sie Erinnerung hinzufügen (das Pluszeichen). b. Geben Sie im Popup-Fenster zum Einstellen der Erinnerung an, auf wie viele Tage vor dem Fälligkeitsdatum die Erinnerung eingestellt werden soll. c. Legen Sie fest, ob der Vorgesetzte des Bearbeiters die Erinnerung ebenfalls erhalten soll. d. Geben Sie an, ob zusätzlich zu der Benachrichtigung in der Anwendung eine Erinnerung per gesendet werden soll. 80 vorbehalten. Berichte

81 e. Wählen Sie Festlegen, um die Erinnerungseinstellung zu bestätigen. 9. Wählen Sie Erstellen, um die Bearbeitungsaufgabe zu erstellen. Ergebnisse Daraufhin öffnet sich das neu erstellte Eingabeformular. Der linke Fensterbereich enthält die Aufgabendetails. Dort sehen Sie, dass Sie als Genehmigender für die Aufgabe festgelegt sind, und Sie können Verantwortliche und Status erweitern, um den Status der Aufgabe einzusehen Akzeptieren einer Bearbeitungsaufgabe Wenn Ihnen eine Bearbeitungsaufgabe zugewiesen wird, müssen Sie diese akzeptieren, um Daten in das Eingabeformular eingeben zu können. Kontext Ihnen wurde eine Bearbeitungsaufgabe zugewiesen. Sie haben eine Benachrichtigung erhalten und sehen die Aufgabe in Ihrem Ereigniskalender. Vorgehensweise 1. Sie haben folgende Möglichkeiten, auf den Aufgabenbereich zuzugreifen: Öffnen Sie die Benachrichtigungen, und wählen Sie die Aufgabe aus. Wählen Sie Hauptmenü Ereignisse, und wählen Sie die Aufgabe in Ihrem Kalender Ereignisse aus. Rechts im Fenster Ereignisse wird der Bereich für die Bearbeitungsaufgabe angezeigt. Sie können das Eingabeformular über den Link im Bereich Links öffnen, zu diesem Zeitpunkt können Sie jedoch keine Daten eingeben. 2. Wählen Sie im Aufgabenbereich Akzeptieren. Ergebnisse In das Eingabeformular können nun Daten eingegeben werden. In der Aufgabe sehen Sie auch den Abschnitt Quelldaten, in dem Sie die ursprünglichen Quelldaten ein- oder ausblenden können. Berichte vorbehalten. 81

82 Abschließen einer Bearbeitungsaufgabe (Bearbeiter) Nachdem Sie ein Ihnen zugewiesenes Eingabeformular ausgefüllt haben, wählen Sie im Aufgabenbereich Erledigt, um die Aufgabe abzuschließen und Ihre Eingaben zur Genehmigung zu übermitteln Abschließen einer Bearbeitungsaufgabe (Genehmigender) Nachdem die Bearbeiter ihre Eingabeformulare ausgefüllt haben, müssen Sie diese prüfen und genehmigen, um die Aufgabe abzuschließen. Kontext Ein Bearbeiter hat seine Bearbeitungsaufgabe abgeschlossen. Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass Sie die Eingaben genehmigen müssen. Vorgehensweise 1. Sie haben folgende Möglichkeiten, auf den Bearbeitungsaufgabenbereich zuzugreifen: Öffnen Sie die Benachrichtigungen, und wählen Sie die Benachrichtigung mit der Genehmigungsanforderung. Öffnen Sie den Aufgabenbereich aus dem Kalender Ereignisse, und schauen Sie unter Bearbeiter und Status nach, welche Bearbeitungsaufgabe genehmigt werden muss. 2. Öffnen Sie im Aufgabenbereich das Eingabeformular über den Bereich Links. 3. So zeigen Sie die Eingaben von einem Bearbeiter an: a. Erweitern Sie Bearbeiter und Status, und suchen Sie den Verantwortlichen. b. Überprüfen Sie, ob die Daten angezeigt werden. c. Wählen Sie die Optionen Bearbeiter bzw. Ersteller, um zwischen den Eingaben des Bearbeiters und Ihren Originaldaten zu wählen. 4. Der Status für den Bearbeiter wechselt auf Fertig. 5. Nachdem Sie die Eingaben aller Bearbeiter genehmigt haben, wählen Sie Fertig, um die Aufgabe abzuschließen. Ergebnisse Daraufhin gelangen Sie zurück zum Fenster Berichte, wo das fertiggestellte Eingabeformular nun als Zusammenfassung verfügbar ist. 82 vorbehalten. Berichte

83 Verknüpfung von Modellen Sie können Modelle in einem Bericht kombinieren, in dem Sie in einem Modell auf Werte in einem anderen Modell verweisen. Eine Modellverknüpfung ist ein einzelnes potenziell aggregiertes Konto in dem verknüpften Modell mit optionalen Filterbedingungen für andere Perspektiven. Sie wird in dem Modell, von dem die Verknüpfung ausgeht, als berechnetes Konto angegeben. Weitere Informationen Verknüpfen von Modellen [Seite 73] Verknüpfen von Modellen Verknüpfen Sie Modelle in Berichten, indem Sie ein übereinstimmendes Modell wählen und die Perspektiven abgleichen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie in der Symbolleiste einer Berichtsansicht das Symbol Übereinstimmende Perspektiven verschiedener Modelle verknüpfen (Büroklammer). 2. Wählen Sie im Popup-Fenster für die Verknüpfungserstellung das Übereinst. Modell aus der Liste. Sie können mehr als ein übereinstimmendes Modell hinzufügen, indem Sie das Pluszeichen (+) wählen. Sobald Sie das Modell ausgewählt haben, gleicht das System automatisch die Zeit, das Konto sowie die Kategorieperspektiven ab und zeigt sie unter Übereinstimmende Perspektiven an. Die noch nicht übereinstimmenden Perspektiven für das Basismodell und das Übereinst. Modell werden unter den jeweiligen Modellnamen aufgeführt. 3. Um weitere Perspektiven abzugleichen, ziehen Sie die übereinstimmenden Perspektiven aus jedem Modell per Drag-and-Drop in die entsprechende Spalte Zuordnung unter Übereinstimmende Perspektiven. Wenn Sie Ihre manuellen Übereinstimmungen entfernen wollen, wählen Sie die Option Übereinstimmende Perspektiven löschen. 4. Wählen Sie Verknüpfen. Ergebnisse Die zusammengesetzten Daten werden im Ansichtsraster angezeigt. Im Designer-Bereich sind zusammengesetzte Perspektiven durch das Büroklammersymbol gekennzeichnet. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol, um ein Popup-Fenster anzuzeigen, das die Perspektiven aus allen verknüpften Modellen Berichte vorbehalten. 83

84 aufführt. Um die Modellverknüpfung zu bearbeiten, wählen Sie erneut das Symbol Übereinstimmende Perspektiven verschiedener Modelle verknüpfen und nehmen Ihre Änderungen im Popup-Fenster für die Verknüpfungserstellung vor Visualisieren Über das Symbol Visualisieren können Sie Diagramme aus Modelldaten erstellen. Um Ihre Daten zu visualisieren, markieren Sie die relevanten Zellen und wählen Visualisieren. Damit öffnen Sie unterhalb des Rasters einen Visualisierungsbereich, in dem ein Diagramm ausgegeben wird. In Abhängigkeit von der Datenauswahl wird ein bestimmter Diagrammtyp verwendet. Das Diagramm erhält auf Grundlage der ausgewählten Konto- und Perspektivenelemente sowie der Einheiten und der Größe der Kontoelemente einen Titel und einen Untertitel. Sie können den Titel und den Untertitel bearbeiten. Für Abweichungsdiagramme und nicht zeitgebundene Abweichungsdiagramme können Sie auch die Basislinie und die Referenz bearbeiten. Weitere Informationen erhalten Sie unter Bearbeiten von Visualisierungen. Hinweis Hinweis: Solange Sie das Diagramm nicht anheften (und damit nicht dauerhaft speichern), kann sich der bearbeitete Titel in Abhängigkeit von Änderungen im Bericht ändern. Um den Diagrammtyp zu ändern, können Sie im Visualisierungsbereich auf Visualisierung ändern klicken, um eine Liste der Diagrammtypen aufzurufen. In Abhängigkeit von der Datenauswahl stehen bestimmte Diagrammtypen zur Verfügung. Weitere Informationen zu Diagrammtypen finden Sie unter Visualisierungen. Für einige Diagrammtypen können Sie verschiedene Werte (Versionen oder Kontoelemente) durchblättern, indem Sie die Pfeile wählen, die angezeigt werden, wenn Sie die Maus über den oberen/unteren oder linken/rechten Teil des Diagramms bewegen. Für einige Diagrammtypen sind Key Performance Indicators (KPIs) erforderlich, um die zugrunde liegenden Zellen zu definieren. Dies wird durch KPIs erforderlich hinter dem Namen des Diagrammtyps in der Liste angegeben. Wenn Sie ein solches Diagramm für Zellen ohne KPIs auswählen, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die einen Link zum Erstellen eines KPI für Ihre Datenauswahl enthält. Sie können ein Diagramm an die Start-Seite oder ein vorhandenes Dashboard anheften oder an ein Dashboard, das Sie direkt neu erstellen. Weitere Informationen erhalten Sie unter Diagramme, Storys und Dashboards. Sie können ein Diagramm auch an die Galerie anheften oder das Diagramm in eine vorhandene Story kopieren bzw. in eine Story, die Sie direkt neu erstellen. Weitere Informationen Visualisierungen [Seite 85] Bearbeiten von Visualisierungen [Seite 86] Bearbeiten von Visualisierungen [Seite 86] Visualisierungen, Dashboards und Storys [Seite 88] Die Galerie [Seite 89] Die Storys [Seite 106] 84 vorbehalten. Berichte

85 Visualisierungen Mit der Funktion Visualisieren können Sie aus Berichtsdaten verschiedene Diagrammtypen erstellen. Welcher Diagrammtyp als erste Visualisierung verwendet wird hängt davon ab, welche Daten Sie auswählen. Wenn Ihre Auswahl kein oder ein Element der Zeitperspektive enthält und genau ein Element der Versionsperspektive, wird ein Balkendiagramm (mit Drill-Funktion) ausgewählt. Außerdem gilt Folgendes: Wenn Sie keine weiteren Perspektiven ausgewählt haben, erhalten Sie ein Balkendiagramm (mit Drill- Funktion) mit mehreren Balken für die verschiedenen Kontoelemente. Wenn Sie genau ein weiteres Perspektivenelement ausgewählt haben, erhalten Sie ein Balkendiagramm (mit Drill-Funktion), in dem Sie die verschiedenen Kontoelemente durchblättern können. Wenn Sie genau zwei weitere Perspektivenelemente ausgewählt haben, erhalten Sie ein gestapeltes Balkendiagramm (mit Drill-Funktion). Hinweis Die Auswahl von mehr als zwei weiteren Perspektivenelementen wird derzeit nicht unterstützt. Wenn Ihre Auswahl kein oder ein Element der Zeitperspektive, aber mehrere Elemente der Versionsperspektive enthält, erhalten Sie ein Abweichungsdiagramm (nicht zeitbezogen). Hinweis Die Auswahl von mehr als einem weiteren Perspektivenelement wird derzeit nicht unterstützt. Wenn Ihre Auswahl mehrere Elemente der Zeitperspektive sowie mehrere Versionselemente enthält, erhalten Sie ein Abweichungsdiagramm. Hinweis Die Auswahl eines weiteren Perspektivenelements wird derzeit nicht unterstützt. Wenn Ihre Auswahl mehrere Elemente der Zeitperspektive, aber nur ein Element der Versionsperspektive enthält, sieht die erste Visualisierung folgendermaßen aus: ein Säulendiagramm (mit Drill-Funktion), wenn Sie keine andere Perspektive und nur ein Kontoelement ausgewählt haben ein Liniendiagramm, wenn Sie keine andere Perspektive und mehrere Kontoelemente ausgewählt haben ein gestapeltes Säulendiagramm (mit Drill-Funktion), wenn Sie genau ein anderes Perspektivenelement ausgewählt haben Hinweis Die Auswahl von mehr als einem weiteren Perspektivenelement wird derzeit nicht unterstützt. Für einige Diagrammtypen sind Key Performance Indicators (KPIs) erforderlich, um die zugrunde liegenden Zellen zu definieren. Dies wird durch KPIs erforderlich hinter dem Namen des Diagrammtyps in der Liste angegeben. Wenn Sie ein solches Diagramm für Zellen ohne KPIs auswählen, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die einen Link zum Erstellen eines KPI für Ihre Datenauswahl enthält. Berichte vorbehalten. 85

86 Weitere Informationen Bearbeiten von Visualisierungen [Seite 86] Hinzufügen von Referenzlinien [Seite 86] Tabellenvisualisierungen [Seite 87] Bearbeiten von Visualisierungen Je nach Diagrammtyp können Sie den Titel und den Untertitel sowie (bei Abweichungsdiagrammen) Abweichungsart, Baseline und Referenz eines Diagramms ändern. Vorgehensweise 1. Um ein Diagramm im Visualisierungsbereich zu bearbeiten, wählen Sie das Bearbeitungssymbol für Visualisierungen (das Bleistiftsymbol) und im daraufhin angezeigten Menü Visualisierung bearbeiten. 2. Geben Sie im Popup-Fenster Visualisierung bearbeiten Ihre Änderungen wie folgt ein: Geben Sie für andere Diagramme als Abweichungsdiagramme einen neuen Titel, Untertitel oder beides ein, und wählen Sie OK Für Abweichungsdiagramme können Sie einen neuen Titel, Untertitel oder beides eingeben, als AbweichungsartAbsolut oder Relativ festlegen und eine Version für Baseline oder Referenz auswählen. Wählen Sie OK, um die Einstellungen zu speichern Hinzufügen von Referenzlinien Durch Hinzufügen einer Referenzlinie an einem Fixwert und mit der Option, den Bereich unter- oder oberhalb der Linie einzufärben, können Sie einem Diagramm mehr Aussagekraft und einen Kontext geben. Voraussetzungen Referenzlinien können nur in den folgenden Diagrammen hinzugefügt werden: Liniendiagramm Balken-/Säulendiagramm Gestapeltes Balken-/Säulendiagramm Balken-/Säulendiagramm mit Drill-Funktion Bullet-Diagramm 86 vorbehalten. Berichte

87 Kontext Sie haben eine Visualisierung des gewünschten Typs erstellt und möchten nun eine Referenzlinie für einen Fixwert hinzufügen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie im Visualisierungsbereich das Symbol Visualisierung bearbeiten (den Bleistift), und wählen Sie dann den Menüeintrag Referenzlinie hinzufügen. 2. Geben Sie im Popup-Fenster Referenzlinie einen Wert für Festen Wert festlegen ein. 3. Wenn Sie die Farbe ober- oder unterhalb der Referenzlinie einfärben möchten, wählen Sie Bereich mit Farbe füllen. 4. Wählen Sie entweder Oberhalb oder Unterhalb, und wählen Sie dann im Dropdown-Menü eine Farbe aus. 5. Wählen Sie OK. Ergebnisse An dem von Ihnen eingegebenen Wert wird eine gepunktete Linie in die Visualisierung eingefügt. Wenn Sie gewählt haben, dass das Diagramm eingefärbt werden soll, wird der ausgewählte Bereich mit der gewählten Farbe ausgefüllt. Entfernen von Referenzlinien Vorgehensweise 1. Um alle Referenzlinien aus einer Visualisierung zu entfernen, wählen Sie das Symbol Visualisierung bearbeiten (den Bleistift), und wählen Sie den Menüeintrag Alle Referenzlinien löschen. 2. Wählen Sie im Bestätigungsdialogfeld die Option OK. Ergebnisse Alle Referenzlinien werden aus der Visualisierung entfernt Tabellenvisualisierungen Aus den in einem Berichtsraster ausgewählten Daten können Sie eine Tabellenvisualisierung erstellen. Berichte vorbehalten. 87

88 Wenn Sie in einem Raster Zeilen und Spalten auswählen, oder sogar eine einzelne Rasterzelle, können Sie die Visualisierung der ausgewählten Daten in einem Tabellenformat anzeigen, indem Sie in der Liste Visualisierung ändern die Option Tabelle auswählen. Unabhängig davon, ob Sie eine einzelne Zelle, mehrere Zeilen und Spalten oder nicht zusammenhängende Zeilen und Spalten auswählen, werden die Daten schwarz-weiß angezeigt mit dem Zeilenkopf auf der linken Seite und den Spaltenköpfen oben. Wenn Sie Zellen auswählen, die eine nicht aufgeklappte Hierarchie enthalten, wird die Hierarchie in der Tabelle nicht aufgeklappt. Wenn Sie eine erweiterte Hierarchie auswählen, die eine Aggregation enthält, wird diese Hierarchie im Raster von oben nach unten angezeigt. In der Tabelle wird diese Reihenfolge umgekehrt, so dass das übergeordnete Element, das die Aggregaten enthält, unten in der Hierarchie angezeigt wird, was dem Standardtabellenformat entspricht. Wenn die von Ihnen ausgewählten Zellen eine Formel enthalten, wird die Formel nicht in die Tabellenvisualisierung eingeschlossen. Wenn Sie über den Design-Bereich oder den Fokus Filter anwenden und die Option Automatische Synchronisierung ausgewählt ist, wird die Tabelle aktualisiert wie jede andere Visualisierung. Sie können Tabellenvisualisierungen an Dashboards und an die Galerie anheften und sie zu Storys hinzufügen, genau wie jede andere Visualisierung Visualisierungen, Dashboards und Storys Mit dem Symbol Anheften im Visualisierungsbereich können Sie Visualisierungen an Dashboards anheften, die Sie für andere freigeben können. Sie können mit dem Menü auch Visualisierungen kopieren. Sie können eine Visualisierung an Folgendes anheften: Ihre Start-Seite ein vorhandenes Dashboard die Galerie ein Dashboard, das Sie direkt erstellen Sie können eine Visualisierung in Folgendes hinein kopieren: eine vorhandene Story eine Story, die Sie direkt erstellen Weitere Informationen Dashboards [Seite 12] Die Galerie [Seite 89] Die Storys [Seite 106] 88 vorbehalten. Berichte

89 Die Galerie In Berichten können Sie für Visualisierungen wie Diagramme und Tabellen Lesezeichen setzen, indem Sie sie an eine Galerie anheften, die für das jeweilige Modell spezifisch ist. Lesezeichen für Visualisierungen setzen Sie im Bereich Visualisieren im Menü Anheften mit der Option An Galerie anheften. Sobald Sie dies getan haben, wird die Visualisierung der Galerie des Modells hinzugefügt, auf dem die aktuelle Ansicht basiert. Die mit einem Lesezeichen versehene Visualisierung ist nun immer verfügbar, wenn Sie die Galerie für dieses Modell öffnen, selbst wenn sie sich in einem anderen Bericht oder einer anderen Ansicht befindet. Um auf die Galerie zuzugreifen, wählen Sie in der Registerkartenleiste Berichte das Symbol Galerie. Damit öffnen Sie den gleitenden Galerie-Bereich, in dem alle mit einem Lesezeichen versehenen Visualisierungen für ein Modell angezeigt werden, nicht nur diejenigen für den aktuellen Bericht bzw. die aktuelle Ansicht. Um in der Galerie mit einer Visualisierung zu arbeiten, markieren Sie diese. Ein grünes Häkchen zeigt an, dass die Visualisierung markiert ist. Nun können Sie sie: bearbeiten anheften löschen Auf der Registerkarte Galerie haben Sie folgende Möglichkeiten: Bearbeiten in der Galerie Wählen Sie das Symbol für Bearbeiten (den Bleistift), um die mit einem Lesezeichen versehene Visualisierung in einer neuen Ansicht zu öffnen, in der Sie sie bearbeiten können. Die erste neue Ansicht heißt standardmäßig Chart1. Nachfolgende Bearbeitungsansichten, die in demselben Bericht geöffnet werden, heißen Chart2, Chart3 usw. Wenn Sie die Datenwerte oder die Datenauswahl für die Visualisierung in der neuen Ansicht ändern, wird die mit einem Lesezeichen versehene Visualisierung aktualisiert, wenn Sie das Symbol Visualisierung synchronisieren wählen. Wenn Sie den Visualisierungstyp ändern, z. B. von einem Balkendiagramm in ein Liniendiagramm, wird die Visualisierung in der Galerie beim Regenerieren nicht aktualisiert. Sie müssen für den neuen Visualisierungstyp ein Lesezeichen setzen, wenn er in der Galerie enthalten sein soll. Anheften in der Galerie Genau wie im Bereich Visualisieren können Sie im Bereich Galerie die Anheften-Optionen verwenden, um mit einem Lesezeichen versehene Visualisierungen an Folgendes anzuheften: die Start-Seite ein vorhandenes Dashboard ein neues Dashboard, das Sie direkt erstellen Berichte vorbehalten. 89

90 Löschen in der Galerie Um mit einem Lesezeichen versehene Visualisierungen zu löschen, wählen Sie im Bereich Galerie das Symbol für Löschen (die Mülltonne). Die Visualisierung wird aus der Galerie entfernt, aber nicht aus der Ansicht, in der sie sich befindet. Hinweis Wenn Sie die Ansicht löschen, auf der eine Visualisierung basiert, oder auch nur den Bericht, zu dem die Ansicht gehörte, wird die Visualisierung nicht aus der Galerie für das betreffende Modell entfernt. Sie können die Visualisierung immer noch bearbeiten und anheften KPIs Ein Key Performance Indicator oder KPI ist eine Art Erfolgsmessung. Für Kennzahlen, insbesondere für Elemente der Kontoperspektive, werden bestimmte Schwellenwerte definiert, z. B. Nettoerlös in einem Gewinn-und-Verlust- Modell. Sie definieren Key Performance Indicators (KPIs) für Konten im Fenster Berichte. Um zu beginnen, wählen Sie im Raster eine Kennzahl aus und wählen dann KPIs konfigurieren. Die von Ihnen erstellten KPIs werden regelmäßig ausgewertet. Für jede Zelle, deren Status sich verschlechtert, erhalten Sie in der Benachrichtigungszentrale eine Warnmeldung. Sie können eine Warnmeldung anklicken, um die entsprechende Dashboard- oder Berichtsansicht zu öffnen. Außerdem wird bei Berichtsansichten die relevante Zelle markiert. Hinweis Die Zellenmarkierung funktioniert nur, wenn sich alle für die KPI-Definition verwendeten Perspektiven noch in der Ansicht befinden. Sie können alle KPIs der aktuellen Ansicht eines Berichts im Bereich KPI-Vorschau anzeigen und verwalten, den Sie aufrufen, indem Sie KPI-Vorschau wählen. Weitere Informationen Workflow zum Definieren eines KPI-Schwellenwerts [Seite 91] Der Bereich Details für KPIs [Seite 91] Bearbeitungsoptionen für KPIs [Seite 93] Ändern des KPI-Umfangs [Seite 93] 90 vorbehalten. Berichte

91 Workflow zum Definieren eines KPI-Schwellenwerts Sie definieren einen Key Performance Indicator oder KPI im Popup-Fenster KPI-Definition, nachdem Sie im Raster einer Ansicht eine Kennzahl ausgewählt haben. Sobald Sie das Popup-Fenster aufgerufen haben, führen Sie die folgenden Schritte aus, um KPI-Intervalle und - Schwellenwerte zu definieren. Hinweis KPIs über mehrere Kontoelemente und verschiedene Hierarchieebenen werden derzeit nicht unterstützt. 1. Wählen Sie im Raster die Kennzahl aus, für die Sie einen KPI definieren möchten. 2. Rufen Sie das Popup-Fenster KPI-Definition auf. 3. Erstellen Sie das erste KPI-Intervall wie folgt: 1. Wählen Sie eine Ebene aus OK, Warnung oder Kritisch. 2. Geben Sie die Schwellenwerte ein. Sie können einen oberen und einen unteren Schwellenwert oder nur einen Schwellenwert eingeben. 3. Wählen Sie einen geeigneten Operator aus kleiner als, größer als oder gleich. 4. Optional können Sie einen Namen eingeben. 4. Wiederholen Sie Schritt 3, um die erforderlichen KPI-Intervalle zu erstellen. 5. Speichern Sie den KPI, und wenden Sie ihn an Der Bereich Details für KPIs Mit dem Symbol Details können Sie den Bereich Details ein- oder ausblenden. In diesem Bereich können Sie vorhandene Key Performance Indicators (KPIs) für einen Bericht auf der Registerkarte KPIs anzeigen. Die KPIs sind nach Namen aufgeführt. Wählen Sie einen KPI, um diesen aufzuklappen und die relevante Kennzahl sowie die Verwaltungsoptionen anzuzeigen. Bei Auswahl eines KPI werden am unteren Rand des Bereichs auch die zugehörigen KPI-Schwellenwerte angezeigt. Für KPIs stehen Ihnen folgende Verwaltungsoptionen zur Verfügung: Verwaltungsoption KPI bearbeiten (Schraubenschlüsselsymbol) KPI löschen (Mülltonnensymbol) Weitere Informationen Das Popup-Fenster KPI bearbeiten wird geöffnet. Folgen Sie dem Workflow, um KPI-Schwellenwerte festzulegen und den KPI zu bearbeiten. Der KPI wird gelöscht. Weitere Informationen Workflow zum Definieren eines KPI-Schwellenwerts [Seite 91] Berichte vorbehalten. 91

92 Der KPI Visualizer Der KPI Visualizer ermöglicht eine interaktive Visualisierung, mit der Sie die Faktorkonten für Key Performance Indicators (KPIs) ändern und die entsprechenden Änderungen auf Konten mit abhängigen oder zugehörigen KPIs sehen können. In der Regel bearbeiten Planer eine Reihe von KPIs for Geschäftskonten. Diese Konten werden oft als komplexe Hierarchien und Formeln definiert. Es kann daher eine zeitraubende und schwierige Aufgabe sein, herauszufinden, wie Wertänderungen auf einem Konto sich auf andere Konten und deren zugehörige KPIs auswirken. Wenn Sie jedoch den KPI Visualizer verwenden, sehen Sie die Auswirkungen sofort. So greifen Sie auf den KPI Visualizer zu: 1. Wählen Sie in einem Raster eine Zelle aus, für die ein KPI definiert ist. 2. Wählen Sie in der Registerkartenleiste Visualisieren. 3. Öffnen Sie im Visualisierungsbereich das Menü Visualisierung ändern, und wählen Sie KPI-Faktor aus. In der daraus resultierenden Visualisierung repräsentieren die linksbündigen grauen Knoten die Faktoren, die sich auf die ausgewählte KPI-Zelle auswirken. Die farbigen Knoten auf der rechten Seite repräsentieren die KPIs. Neben dem KPI der ausgewählten Zelle werden auch andere KPIs angezeigt, auf die sich die Änderungen an den Faktoren der ausgewählten Zellen ebenfalls auswirken. Der folgende Screenshot zeigt eine typische Visualisierung von KPI-Faktoren: Wenn Sie die Maus über die KPI-Knoten bewegen, werden die Pfade markiert, die zu den von diesem Knoten gesteuerten KPIs führen. Damit sollen unnötige oder potenziell störende Änderungen an Werten anderer Konten verhindert werden, weil Änderungen an den Faktoren des ausgewählten KPI in allen anderen relevanten KPIs reflektiert werden. Um einen Pfad zu persistieren, klicken Sie auf den entsprechenden Knoten. Das ist dann hilfreich, wenn die Visualisierung sehr umfangreich ist und Sie scrollen müssen, um einem markierten Pfad zu folgen. Wenn die ausgewählte Zelle editierbar ist, können Sie die Werte für Faktor ändern, indem Sie den Faktorknoten auswählen und einen neuen Wert eingeben, oder indem Sie die Nach-oben-/Nach-unten-Pfeile im Knoten verwenden. Um die Faktorwerte zu speichern, können Sie im Visualisierungsbereich das Symbol KPI-Zustand speichern wählen. 92 vorbehalten. Berichte

93 Ändern des KPI-Umfangs Sie können den Umfang eines KPI ändern, indem Sie eine Auswahl treffen, die sich mit der eines vorhandenen KPI überschneidet. Kontext Vorgehensweise 1. Treffen Sie in einem Ansichtsraster Ihre Auswahl für den neuen Umfang des KPI. Stellen Sie sicher, dass alle Zellen enthalten sind, die zur Definition des bestehenden KPI verwendet wurden. 2. Wählen Sie KPI konfigurieren. Daraufhin öffnet sich das Popup-Fenster Überschneidung der Auswahl. Dieses enthält die Warnung, dass sich Ihre Auswahl mit einem bestehenden KPI überschneidet. 3. Sie können zwischen der Bearbeitung des bestehenden KPI oder der Änderung des KPI-Umfangs wählen: Wenn Sie den KPI bearbeiten möchten, wählen Sie Vorhandenen KPI bearbeiten und anschließend OK. Wählen Sie Umfang des vorhandenen KPI ändern und anschließend OK. Bestätigen Sie Ihre Auswahl. Wenn Sie gewählt haben, den Umfang zu ändern, wird der neue Umfang für den KPI übernommen. Daraufhin öffnet sich das Popup-Fenster KPI bearbeiten. 4. Nehmen Sie alle weiteren erforderlichen Änderungen vor, und schließen Sie das Popup-Fenster Bearbeitungsoptionen für KPIs Sie bearbeiten einen KPI im Popup-Fenster KPI bearbeiten. Zum Aufrufen dieses Fensters haben Sie mehrere Möglichkeiten. Tabelle 16: So rufen Sie KPI bearbeiten auf Lokalisieren Sie im Bereich KPI-Vorschau den KPI, und wählen Sie Bearbeiten (Schraubenschlüsselsymbol). Wählen Sie in einem Raster eine Zelle aus, für die ein KPI definiert ist, und wählen Sie KPI konfigurieren. Treffen Sie in einem Raster eine Auswahl, die sich mit der eines vorhandenen KPI überschneidet, und wählen Sie KPI konfigurieren. Weitere Informationen Workflow zum Definieren eines KPI-Schwellenwerts [Seite 91] Der Bereich Details für KPIs [Seite 91] Workflow zum Definieren eines KPI-Schwellenwerts [Seite 91] Workflow zum Definieren eines KPI-Schwellenwerts [Seite 91] Ändern des KPI-Umfangs [Seite 93] Berichte vorbehalten. 93

94 6 Allokationen 6.1 Allokationen 6.2 Allokationen erkunden Allokation bezeichnet den Prozess des Aufteilens von Werten, die aus Quelldaten abgeleitet sind, in mehrere Werte, die als Zieldaten gespeichert werden. Mit Allokationsberechnungen erhalten Sie bei der Planung und der Datenauswertung Zugriff auf Informationen wie beispielsweise folgende: Simulation von Kosten, Erlösen und Profitabilität Informationen zu wirtschaftlichen Entscheidungen, z. B. zum Produktmix, zur Entscheidung, ob ein Produkt selbst hergestellt oder eingekauft wird, oder zum Festlegen des Verkaufspreises Motivation von Managern und Mitarbeitern, um beispielsweise einfachere Fertigungsverfahren oder den Verkauf von Produkten mit hohen Gewinnmargen voranzutreiben Rechtfertigung für Kosten, z. B. um einen angemessenen Preis für ein Produkt festzulegen Berechnung von Erstattungsbeträgen Bewertung von Einnahmen und Aktiva, z. B. Bestandspreise In der Anwendung können Sie Allokationsschritte zu Planungsmodellen hinzufügen, um dann strukturierte Allokationen durchzuführen. Sie können außerdem Ad-hoc-Allokationen ausführen, indem Sie die Funktion Aufteilung verwenden. Die Werte werden aus der Quellperspektive, die den jeweiligen zuzuweisenden Wert enthält, an eine oder mehrere Zielperspektiven verteilt, die jeweils einen Anteil des verteilten Werts erhält/erhalten. Je nach verwendeter Allokationsmethode können Sie Allokationsberechnungen verfeinern, indem Sie Übersteuerungen und Gewichtungen in unterschiedlichen Granularitäten hinzufügen. Nach Durchführung der Allokation und Anzeige der Ergebnisse in einem Bericht können Sie die Ergebnisse auch in einem geeigneten Diagrammtyp darstellen, z. B.: gestapeltes Balkendiagramm gestapeltes Spaltendiagramm Eiszapfendiagramm Linien-, Balken- oder Säulendiagramm Weitere Informationen Allokationsmodelle [Seite 95] Rollen und Berechtigungen für Allokationen [Seite 95] Verteilung erkunden [Seite 96] 94 vorbehalten. Allokationen

95 Modelle erstellen [Seite 21] Perspektiven erstellen [Seite 26] Allokationsmodelle Ein Allokationsmodell ist ein für die Planung geeignetes Modell mit bestimmten Eigenschaften. Um ein Allokationsmodell zu erstellen, müssen Sie ein für die Planung geeignetes Modell erstellen, das Folgendes umfasst: eine Konto-Perspektive eine Kategorie-Perspektive Alle Allokationen müssen in privater Version erfolgen, d. h. das Modell muss eine Kategorie-Perspektive haben, damit die Funktionen zur Versionsverwaltung verwendet werden können. eine Zeit-Perspektive Für Allokationen ist zwar keine Zeit-Perspektive erforderlich, da Allokationsmodelle jedoch auf Planungsmodellen basieren, die eine Zeit-Perspektive erfordern, muss diese Teil Ihres Modells sein. Allokationsmodelle können außerdem eine Pool-Perspektive haben, deren Elemente Pools sind. Bei einer Allokation ist ein Pool eine Gruppe von Konten, die die Kosten von Waren und Leistungen darstellt, die innerhalb eines Betriebs oder eines Fertigungsunternehmens allokierbar sind. Kosten werden üblicherweise nach Abteilung oder Service-Center gruppiert. So werden beispielsweise die Kosten der Instandhaltungsabteilung in einem Kosten-Pool versammelt und dann den Abteilungen zugewiesen, die die Instandhaltungsdienste nutzen. Weitere Informationen zum Erstellen von Planungsmodellen und Pool-Perspektiven finden Sie in den zugehörigen Themen. Weitere Informationen Pools erkunden [Seite 100] Planungsmodelle [Seite 20] Modelle erstellen [Seite 21] Perspektiven erstellen [Seite 26] Rollen und Berechtigungen für Allokationen Anwendungsrollen mit Berechtigungen für Allokationen sind die Rollen Modeler und Viewer. Die für Allokationen erforderlichen Berechtigungen sind: Erstellen: Erstellen von Allokationsschritten Lesen: Voraussetzung zum Arbeiten mit Allokationen sowie zur Anzeige von Allokationsregeln auf der Benutzungsoberfläche Aktualisieren: Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Allokationsregeln Löschen: Löschen von Allokationsschritten Ausführen: Ausführen von Allokationsschritten Allokationen vorbehalten. 95

96 Die für Pool-Zuordnungen erforderlichen Berechtigungen sind: Erstellen: Erstellen einer Perspektive des Typs Pool Lesen: Voraussetzung zum Ausführen von Pool-Zuordnungen sowie für den Zugriff auf das Layout Pool- Zuordnung unter Berichte Aktualisieren: Zum Bearbeiten von Zuordnungen im Layout Pool-Zuordnung Anders als bei Modellen sind die Berechtigungen für Allokationen nicht an Rollen, sondern an Modelle gebunden. Das bedeutet, dass eine Berechtigung für alle Allokationsschritte gilt. Um Allokationsschritte und -regeln zu erstellen und Pool-Zuordnungen vorzunehmen, müssen Sie über die Rolle Modeler verfügen. Die relevanten Berechtigungen dieser Rolle sind: Tabelle 17: Allokations-Berechtigungen für Modeler Berechtigung Erstellen Lesen Aktualisieren Löschen Ausführen Freigeben Zuordnen Allokationsschritt Pool-Zuordnung Nicht zutreffend Nicht zutreffend Nicht zutreffend Nicht zutreffend Mit der Rolle Viewer können Sie Allokationsschritte anzeigen und ausführen, jedoch nicht erstellen und keine Pool- Zuordnungen durchführen. Tabelle 18: Allokations-Berechtigungen für Viewer Berechtigung Erstellen Lesen Aktualisieren Freigeben Zuordnen Allokationsschritt Pool-Zuordnung Keine Keine Nicht zutreffend Nicht zutreffend Keine Keine Keine Nicht zutreffend Nicht zutreffend 6.3 Verteilung erkunden Eine Verteilung ist eine Ad-hoc-Allokation, die im Fenster Berichte ausgeführt wird, wobei Werte für die Quellperspektive in einer Sicht erfasst werden. Verteilungen müssen in privater Version erfolgen und können automatisch oder manuell durchgeführt werden. Bei Verteilungen ist die Quellperspektive ein Element, das kein Blatt ist, und die Zielperspektiven müssen sich in einer Perspektive mindestens eine Hierarchiestufe unter der ausgewählten Quelle befinden. Sie können beispielsweise die Vertriebskosten für ein Produkt ab 2016 auf alle Monate des Jahres oder die Zinsen für eine Kostenstelle auf alle Abteilungen verteilen. Automatische Verteilung Eine automatische Verteilung geschieht bei der Eingabe von neuen Werten in eine Quellzelle einer Sicht. Anschließend wird der Wert automatisch an die Blattelemente dieser Zelle verteilt. Die Quellzelle und alle betroffenen Zellen der Sicht werden gelb hervorgehoben, und es erscheint eine Systemmeldung zur Anzeige, wie 96 vorbehalten. Allokationen

97 viele neue Werte erstellt worden sind. Der Quellwert wird entsprechend dem für die Konto-Perspektive beim Erstellen des Modells eingerichteten Aggregationstyp verteilt. Dieser kann folgende Werte haben: SUM AVERAGE LAST Weitere Informationen zu den Aggregationstypen finden Sie im Thema Attribute einer Konto-Perspektive. Um die automatische Verteilung über Gewichtungen zu beeinflussen, können Sie Gewichtungen manuell im Bereich Verteilung des Fensters Berichte eingeben. Manuelle Verteilung Wählen Sie in einer Sicht den Wert aus, den Sie verteilen wollen, und geben Sie im Bereich Verteilung ( ) manuell Gewichtungen für die Verteilung an. Der Bereich ist in folgende Abschnitte gegliedert: Zu verteilender Betrag: In diesem Bereich wird der Wert in der markierten Zelle angezeigt. In der Sicht wird die Zelle blau hervorgehoben. Verteilungsziel: In diesem Bereich werden die vorgeschlagene Zielperspektive und die vorgeschlagenen Perspektivenelemente angezeigt. Die Zielzellen werden im Raster in einem helleren Blau als die Quellzelle hervorgehoben. Das Ziel wird anhand folgender Kriterien vorgeschlagen: Die Zielperspektive befindet sich in der ersten Zeile. Die Zielperspektive befindet sich in einer Zeile bzw. Spalte, die den Datenzellen am nächsten ist. Die Zielperspektive ist aufgeklappt, um geeignete Blattelemente anzuzeigen, auf die verteilt werden kann. All diese Kriterien oder eine Kombination davon. Sie können das vorgeschlagene Ziel ändern, indem Sie in der Sicht alternative Zielzellen markieren und Setze ( ) wählen. Gewichtungen: In diesem Bereich werden die Elemente der Zielperspektive in der Spalte Elemente angezeigt. Falls die Zielzellen Werte haben, werden diese in der Spalte Gewichtungen angezeigt. Sie können diese Werte überschreiben, indem Sie neue Werte eingeben, oder indem Sie die Zellen im Raster mit den zu verwendenden Gewichtungen markieren und Setze ( ) wählen. In der Spalte Vorschau werden die Verteilungswerte für alle Elemente mitsamt dem jeweiligen prozentualen Anteil am gesamten Quellwert angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Beispiel: Verteilung in Berichten. Weitere Informationen Attribute einer Konto-Perspektive [Seite 30] Beispiel: Verteilung in Berichten [Seite 98] Allokationen vorbehalten. 97

98 6.3.1 Beispiel: Verteilung in Berichten Die folgende Aufgabe ist ein einfaches Beispiel für die Verwendung automatischer und manueller Verteilungen in Berichten. Voraussetzungen Sie haben eine private Version erstellt und zur einfacheren Handhabung einen Filter auf die Dimension Kategorie gesetzt, so dass nur die private Version der Daten in der Berichtssicht sichtbar ist. Kontext Ihr Unternehmen bringt Fußballschuhe als neues Produkt auf den Markt. Für diese Schuhe erstellen Sie einen Bericht mit den prognostizierten Absatzzahlen und möchten diesen Wert auf die beiden Kostenstellen in der Region Nordamerika verteilen. Die Verteilung der Werte möchten Sie gewichten, und zwar entsprechend den bekannten Verkaufszahlen für Laufschuhe. Sie erstellen eine Berichtssicht, deren Raster durch folgende Tabelle dargestellt wird: Tabelle 19: A B C D E F 1 Kennzahlen 2 Kategorie 3 Version 4 Kostenstelle Nordamerika > USA Kalifornien Europa > 5 6 Konten Verkaufte Einheiten Produkte Schuhe Tennisschuhe Laufschuhe Fußballschuhe Vorgehensweise 1. Um die prognostizierte Menge an verkauften Einheiten zu erfassen, markieren Sie die entsprechende Zelle für das Produkt Fußballschuhe (Zelle C9 in der Tabelle), und geben Sie einen Wert ein (in diesem Fall ). Die Zelle, in die Sie den Wert eingeben, wird gelb hervorgehoben. Der Wert wird gleichmäßig auf die Kostenstellen USA und Kanada verteilt. Die Zellen für die Kostenstellen (D9 und E9) werden gelb 98 vorbehalten. Allokationen

99 hervorgehoben und haben beide den Wert Der Wert für Verkaufte Einheiten für Schuhe in den USA und Kanada wird ebenfalls aktualisiert, und die entsprechenden Zellen werden hervorgehoben (C6, D6 und E6). 2. Nun ändern Sie die Verteilung des Werts Verkaufte Einheiten für Fußballschuhe entsprechend den Absatzzahlen für Laufschuhe. Dazu markieren Sie den Wert Verkaufte Einheiten ( in Zelle C9) und wählen Verteilung ( ). Der Bereich Verteilung wird geöffnet. Das vorgeschlagene Verteilungsziel sind die beiden Kostenstellen USA und Kanada. 3. Sie wollen die Verteilung des Werts Verkaufte Einheiten entsprechend den Absatzzahlen für Laufschuhe gewichten. Dazu markieren Sie die Zellen, die diese Werte enthalten (D8 und E8 in der Tabelle), und wählen Setze ( ) im Bereich Gewichtungen. Die Werte aus den Zellen werden in die Spalte Gewichtungen kopiert. In der Spalte Vorschau werden die geänderten Werte für Verkaufte Einheiten mitsamt dem jeweiligen prozentualen Anteil am Gesamtwert angezeigt. 4. Um die neue Verteilung zu übernehmen, wählen Sie Verteilung anwenden. In den Zellen für USA und Kanada (D9 und E9) werden die neuen Werte für Verkaufte Einheiten und angezeigt. 6.4 Strukturierte Allokationen erkunden In strukturierten Allokationen können Sie Allokationsschritte und Allokationsregeln zur Verteilung von Werten von Quellperspektiven zu Zielperspektiven über Faktoren oder direkte Zuordnungen erstellen. Der Workflow für strukturierte Allokationen ist folgendermaßen: Tabelle 20: Aufgabe Wo erledige ich dies? Wie erledige ich dies? Allokationsmodell erstellen, optional mit einer Pool-Perspektive Modeler Allokationsmodelle [Seite 95] Perspektiven erstellen [Seite 26] (Optional) Pool-Zuordnung durchführen Berichte Pools erkunden [Seite 100] Pools und Perspektiven zuordnen [Seite 101] Allokationsschritt(e) und -regel(n) erstellen Allokationen Allokationsprozesse, -schritte und - regeln [Seite 101] Allokationsschritte erstellen [Seite 103] Allokationsregeln erstellen [Seite 103] Allokationen vorbehalten. 99

100 Aufgabe Wo erledige ich dies? Wie erledige ich dies? Allokationen ausführen Berichte Allokationsschritte ausführen [Seite 104] Pools erkunden In Allokationsmodellen können Sie optional Pools erstellen, um Kosten zu gruppieren. Pools sind Elemente einer Pool-Perspektive, d. h. sie werden Quellperspektiven, deren Werte Zielperspektiven zugeordnet werden können. Beim Erstellen einer Pool-Perspektive erstellen Sie Elemente der Perspektive, die die Gruppen von zuzuordnenden Kosten oder Werten repräsentieren, z. B. Dienstleistungen, Human Resources oder Logistik. Sie können mehr als eine Pool-Perspektive pro Modell erstellen, jedoch keine Pool-Perspektiven über Modelle hinweg verwenden, da Pools modellgebunden sind. Um Kosten in einem Pool zu gruppieren, müssen Sie die Perspektiven und Perspektivenelemente für diese Kosten dem jeweiligen Pool zuordnen. Wenn Sie beispielsweise einen Pool für die Kosten von IT-Services erstellen, ordnen Sie diesen Pool den Perspektiven zu, die die Lohnkosten der IT-Mitarbeiter oder die Kosten für Ersatzteile repräsentieren. Die den Pools zuzuordnenden Perspektiven können Sie beim Erstellen einer Pool-Perspektive festlegen. Die Konto-Perspektive ist standardmäßig immer eine zugeordnete Perspektive. Um im Bereich Berichte Perspektiven Pools zuzuordnen, verwenden Sie ein spezielles Layout: die Pool- Zuordnung. Im Layout Pool-Zuordnung werden automatisch alle Perspektiven, die Sie als zugeordnete Perspektiven ausgewählt haben, sowie die Pool-Perspektive auf der Zeilenachse angezeigt. So können Sie ganz nach gewünschter Granularität Perspektiven aufklappen und Kosten Pools zuordnen. Wählen Sie beispielsweise beim Erstellen Ihrer Pool-Perspektive die Perspektiven Kostenstelle und Produkt als zugeordnete Perspektiven aus. Nun befinden sich im Layout Pool-Zuordnung die Perspektiven Konto (Standard), Kostenstelle und Produkt auf der Zeilenachse des Rasters. Sie könnten nun das Konto Umsatzkosten für alle Kostenstellen und für alle Produkte einem einzigen Pool zuordnen. Alternativ könnten Sie auch eine feinere Zuordnung vornehmen, indem Sie die Umsatzkosten für ein einzelnes Lager einem Kosten-Pool zuordnen. Nicht alle Perspektiven-Elemente müssen einem Pool zugeordnet werden. Elementen, die Sie keinem Pool zuordnen wollen, können Sie das Standard-Pool-Perspektiven-Element NICHT ZUGEORDNET zuordnen. Im Layout Pool-Zuordnung können Sie auch neue Pools direkt erstellen. Nicht vergessen Pools sind in Allokationsmodellen optional. Sie können Allokationsschritte mit Quellperspektiven erstellen, die keine Pool-Perspektiven sind. Weitere Informationen Pools und Perspektiven zuordnen [Seite 101] 100 vorbehalten. Allokationen

101 Pools und Perspektiven zuordnen Um im Fenster Berichte eine Pool-Zuordnung vorzunehmen, verwenden Sie ein spezielles Layout: die Pool- Zuordnung. Kontext Sie haben ein Modell mit einer Pool-Perspektive erstellt, die mehrere Elemente enthält. Beim Erstellen der Pool- Perspektive haben Sie neben der Standard-Perspektive (Konto) weitere zugeordnete Perspektiven ausgewählt. Jetzt wollen Sie den einzelnen Pools Konten und Perspektiven zuordnen. Vorgehensweise 1. Öffnen Sie im Bereich Berichte je nach Modell, für das Sie Pools zuordnen wollen, eine Sicht. 2. Wählen Sie im Bereich Designer die Registerkarte Layouts. 3. Wählen Sie auf der Registerkarte Layouts die Option Pool-Zuordnung aus. 4. Falls das Modell über mehrere Pool-Perspektiven verfügt, wählen Sie die Perspektive für die Zuordnung im Dialogfenster Pool-Perspektive auswählen aus, und bestätigen Sie mit OK. Im Layout wird nun die Konto-Perspektive zuerst auf der Zeilenachse angezeigt, gefolgt von den anderen zugeordneten Perspektiven und der Pool-Perspektive. Auf der Spaltenachse wird ausschließlich die Kategorie-Perspektive angezeigt. 5. Klappen Sie gegebenenfalls die Hierarchieebenen der zugeordneten Konten und Perspektiven auf, um das Element zu finden, das Sie einem Pool zuordnen wollen. Doppelklicken Sie anschließend in die Pool-Zelle für dieses Element. Es wird ein Dropdown-Menü mit dem Namen des Pools angezeigt. 6. Um einen Pool aus dem Menü auszuwählen, tippen Sie die ersten Buchstaben des Pool-Namens ein, und wählen Sie aus der Vorschlagsliste aus. Alternativ können Sie den Namen des aktuellen Pools löschen. Dadurch werden alle Pools zur Auswahl im Menü angezeigt. 7. Um einen neuen Pool zu erstellen, doppelklicken Sie auf die Pool-Zelle, geben den Namen des neuen Pools ein, und bestätigen mit Enter. Es erscheint ein Dialogfenster zur Bestätigung, dass der neue Pool mit diesem Namen erstellt wird. 8. Wählen Sie Erstellen, um den neuen Pool zu erstellen. 9. Wiederholen Sie die Schritte 5 und 6 sowie gegebenenfalls die Schritte 6-8, bis Sie die Pool-Zuordnung abgeschlossen haben, und speichern Sie Ihre Änderungen Allokationsprozesse, -schritte und -regeln Für jedes für die Planung geeignete Modell, das Sie erstellen, wird ein zugehöriger Allokationsprozess mit demselben Namen erstellt. Die Allokationsprozesse finden Sie im Fenster Allokationen. Hier können Sie Allokationsschritte und -regeln für das Modell erstellen. Allokationen vorbehalten. 101

102 Ein Allokationsschritt bestimmt, wie Werte von einer Quellperspektive, z. B. einem Pool von Kosten, auf Elemente von Zielperspektiven verteilt werden (dabei sind mehrere Zielperspektiven möglich). Ein Allokationsschritt kann aus einer oder mehreren Allokationsregeln bestehen. In einer Allokationsregel wird festgelegt, dass die Werte von Elementen der Quellperspektive den Elementen der Zielperspektive(n) über Faktoren zugeordnet werden. Bei einem Faktor handelt es sich um eine Variable, die sich über eine gewisse Zeitspanne auf die Kosten auswirkt, z. B. den Aktivitätsgrad oder die Menge. Das heißt, es gibt eine Ursache- Wirkung-Beziehung zwischen Änderungen am Aktivitätsgrad oder an der Menge und Änderungen am Gesamtkostenniveau. So wirken sich beispielsweise Änderungen beim Faktor Personalbestand auf die Gehälter und Änderungen bei der Verkaufsflächengröße auf die Miete aus. Sie haben auch die Möglichkeit, die Option Direkte Zuordnung zu wählen. Um einen Allokationsschritt zu erstellen, müssen Sie eine Quellperspektive angeben, die die zu verteilenden Werte enthält. Anschließend geben Sie eine Zielperspektive für die verteilten Werte an. Sie können außerdem eine Überschreibungsperspektive angeben, um Überschreibungen für Allokationsregeln zu erstellen. Überschreibungen sind spezifischere Allokationsregeln, die Vorrang vor den allgemeinen Regeln haben. So könnten Sie beispielsweise eine Allokationsregel erstellen, mit der die Fahrtkosten für alle Kostenstellen allen Produkten über den Faktor Erlöse zugeordnet werden, mit der Ausnahme (Überschreibung), dass für die Kostenstelle USA die Fahrtkosten direkt dem einzelnen Produkt Laptop zugeordnet werden. Hinweis Es werden immer zuerst die spezifischsten Allokationsregeln ausgeführt, nicht die zuerst oder zuletzt erstellten. Darüber hinaus können Sie eine Referenzperspektive für einen Allokationsschritt angeben. Mit Referenzperspektiven können Allokationen feiner gewichtet werden, indem nur Gewichtungen berücksichtigt werden, die einem in allen Referenz-Perspektiven zuzuordnenden Faktor entsprechen. Betrachten Sie z. B. die Zeit-Perspektive, die standardmäßig eine Referenzperspektive ist, d. h. die Allokationen verwenden Referenzwerte, die nach Zeit aufgeschlüsselt sind. Wenn beispielsweise alle Gehälter allen Kostenstellen mit dem Faktor Personalbestand zugeordnet sind, und Zeit mit monatlicher Granularität eingerichtet ist, werden die Gehaltskosten detaillierter (monatlich) entsprechend dem Personalbestand pro Monat aufgeschlüsselt. Wenn Sie einen Allokationsschritt erstellt haben, können Sie ihm Allokationsregeln hinzufügen. Die erste Allokationsregel wird standardmäßig vom System erstellt. Sie dient zur Zuordnung aller Elemente der Quellperspektive zur Option NICHT ZUGEORDNET der Zieldimension. Um eine Allokationsregel zu erstellen, markieren Sie ein Element der Quellperspektive, wählen einen Faktor (oder die direkte Zuordnung) aus, und wählen ein oder mehrere Elemente der Zielperspektive aus. Falls Sie eine Überschreibungsperspektive hinzugefügt haben, können Sie auch Überschreibungen erstellen. Vorhandene Allokationsregeln können über die Standardsymbole im Fenster Schritt gelöscht, kopiert und bearbeitet werden. Wenn alle Allokationsschritte vollständig und gespeichert sind, stehen Sie im Fenster Berichte zur Ausführung bereit. Weitere Informationen Allokationsschritte erstellen [Seite 103] Allokationsregeln erstellen [Seite 103] 102 vorbehalten. Allokationen

103 Allokationsschritte erstellen Sie erstellen einen Allokationsschritt, um Werte von einer Quellperspektive an eine oder mehrere Zielperspektive(n) zu verteilen. Kontext Sie haben ein für die Planung geeignetes Modell erstellt, für das Sie nun Allokationsschritte erstellen wollen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie im Navigationsmenü Allokationen. Alle Allokationsprozesse für Modelle, die für die Planung geeignet sind, werden im Fenster Allokationsprozesse angezeigt. 2. Wählen Sie den Allokationsprozess für das Modell aus, für das Sie Allokationen erstellen wollen. Auf der Registerkarte Übersicht wird das Fenster für den Allokationsprozess geöffnet. 3. Um einen Allokationsschritt zu erstellen, wählen Sie das Symbol Neuen Schritt anlegen (das Pluszeichen), das sich auf der Registerkartenleiste sowie im Hilfetext auf der Registerkarte Übersicht befindet. 4. Geben Sie im Dialogfenster Schritt anlegen einen Namen und gegebenenfalls eine Beschreibung für den Schritt ein. 5. Wählen Sie im Abschnitt Quelle eine Quellperspektive aus der Liste aus. 6. Um eine Überschreibungsperspektive hinzuzufügen, wählen Sie das Symbol für Hinzufügen (das Pluszeichen), und wählen Sie dann eine Perspektive aus der Liste Überschreibungsperspektive aus. 7. Wählen Sie im Abschnitt Ziel eine Zielperspektive aus der Liste aus. 8. Um mehrere Zielperspektiven hinzuzufügen, wählen Sie das Symbol für Hinzufügen (das Pluszeichen), und wählen Sie dann eine Perspektive aus der zusätzlichen Liste Zielperspektive aus. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis Sie alle gewünschten Ziele hinzugefügt haben. 9. Um eine Referenzperspektive hinzuzufügen, wählen Sie im Bereich Referenzen das Symbol für Hinzufügen (das Pluszeichen), und wählen Sie dann eine Perspektive aus der Liste Referenzperspektive aus. Wiederholen Sie diesen Schritt, wenn Sie noch mehr Referenzperspektiven hinzufügen wollen. 10. Wählen Sie Erstellen. Der neue Schritt wurde erstellt und wird im Fenster für den Allokationsprozess auf einer separaten Registerkarte geöffnet. Diese Registerkarte besteht aus Spalten für Quelle, Faktor, Überschreibung, Ziele und Referenzen zu den Regeln. Die Standard-Allokationsregel wurde durch das System erstellt und befindet sich in der ersten Spalte oben auf der Registerkarte Allokationsregeln erstellen Sie erstellen Allokationsregeln, indem Sie die Elemente und Faktoren der Quellperspektive sowie die Elemente der Zielperspektive(n) angeben. Allokationen vorbehalten. 103

104 Kontext Sie haben einen Allokationsschritt erstellt und wollen ihm nun Allokationsregeln hinzufügen. Sie haben unter Allokationen den Allokationsprozess für ein Modell geöffnet. Vorgehensweise 1. Wählen Sie im Fenster Allokationsprozess in der Registerkartenleiste den Allokationsschritt aus, für den Sie Allokationsregeln erstellen wollen. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Allokationsschritt oben rechts das Symbol für Neue Allokationsregel anlegen (das Pluszeichen). 3. Wählen Sie im Dialogfenster Allokationsregel erstellen eine Quelle, einen Faktor und Zielgruppen aus. Ihre Auswahl wird im Bereich Ausgewählte Allokationsregeln angezeigt. 4. Wenn Sie eine Überschreibung erstellen wollen und Sie für den Schritt eine Überschreibungsperspektive erstellt haben, klappen Sie Überschreiben in der Spalte Quelle auf, und wählen Sie für die Überschreibungsregel eine Quelle, einen Faktor und Zielgruppen aus. 5. Wählen Sie Erstellen. Die neue Regel wird auf der Registerkarte für den Allokationsschritt angezeigt. 6. Speichern Sie die neue Regel Allokationsschritte ausführen Allokationsschritte werden in einer Sicht unter Berichte ausgeführt. Voraussetzungen Die Allokation muss in einer privaten Version erfolgen. Wenn Sie versuchen, Allokationsschritte ohne private Version auszuführen, werden Sie zum Erstellen einer privaten Version aufgefordert. Kontext Sie haben Allokationsschritte für ein Modell erstellt und wollen diese nun ausführen. Vorgehensweise 1. Öffnen Sie im Bereich Berichte je nach Modell, für das Sie Allokationen durchführen wollen, eine Sicht. Wählen Sie Allokation durchführen ( ). 104 vorbehalten. Allokationen

105 2. Wählen Sie im Dialogfenster Allokationsschritt-Auswahl aus der Liste Version die private Version aus, in der die Allokation durchgeführt werden soll. 3. Wählen Sie aus der Liste Allokationsschritt den gewünschten Schritt aus, und wählen Sie Ausführen. Im Layout werden nun die Ergebnisse der Allokation angezeigt. Allokationen vorbehalten. 105

106 7 Storys 7.1 Die Storys Bei einer Story handelt es sich um ein Dokument, das einer Präsentation ähnelt und in dem zur Beschreibung von Daten Diagramme, Textblöcke, Bilder und Piktogramme verwendet werden. Eine Story kann mehrere Seiten umfassen. Weitere Informationen Story-Verwaltung [Seite 106] Arbeiten mit einer Story [Seite 109] Story-Verwaltung Sie können Storys über die erste Seite des Bereichs Storys verwalten. Hier können Sie Storys öffnen, erstellen, bearbeiten und löschen. Aufgabe Weitere Informationen Neue Story erstellen. Neue Story erstellen [Seite 107] Vorhandene Story bearbeiten. Story bearbeiten [Seite 108] Story löschen. Aktivieren Sie im Fenster für die Story-Verwaltung das Kontrollkästchen für die entsprechende Story, und wählen Sie das Symbol Löschen (Papierkorb). Story kopieren. Story kopieren [Seite 108] Story freigeben. Story freigeben [Seite 109] Weitere Informationen Meine Storys und Freigegebene Storys [Seite 107] Auswählen einer zur verwaltenden Story [Seite 107] 106 vorbehalten. Storys

107 Meine Storys und Freigegebene Storys Über diese Liste können Sie zwischen der Liste Ihrer eigenen Storys und der Liste der Storys wechseln, die Sie freigegeben wurden Auswählen einer zur verwaltenden Story Wenn Sie den Namen oder die Beschreibung einer Story ändern, ihre Inhalte kopieren oder löschen oder die Story freigeben möchten, aktivieren Sie zunächst das entsprechende Kontrollkästchen im Fenster für die Story- Verwaltung, und wählen Sie anschließend das entsprechende Symbol oben rechts im Fenster. Wenn Sie eine Story öffnen möchten, klicken Sie auf ihren Namen Neue Story erstellen Sie können eine neue Story erstellen, indem Sie einige einfache Schritte im Fenster Neue Story erstellen ausführen. Kontext In dem Fenster werden auch Ihre anderen Storys angezeigt. Sie können Ihre Favoriten kennzeichnen, indem Sie das entsprechende Symbol für Zu Favoriten hinzufügen (Stern) auswählen. Vorgehensweise 1. Öffnen Sie das Fenster Neue Story erstellen. 2. Legen Sie fest, ob die Story öffentlich oder privat ist. Hinweis Eine öffentliche Story wird allen Benutzern angezeigt. Eine private Story wird dem Ersteller und den Benutzern angezeigt, für die der Ersteller die Story freigibt. 3. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Story an. Hinweis Als gültige Zeichen für den Namen gelten alphanumerische Zeichen sowie Unterstriche. Die Verwendung von Leerzeichen ist möglich, jedoch nicht am Anfang oder Ende eines Namens. 4. Geben sie eine optionale Beschreibung ein. Storys vorbehalten. 107

108 5. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen Story bearbeiten Kontext Sie können den Namen oder die Beschreibung einer Story über das Popup-Fenster Story bearbeiten ändern. Vorgehensweise 1. Führen Sie einen der folgenden Schritte durch: Aktivieren Sie im Fenster für die Story-Verwaltung das Kontrollkästchen für die entsprechende Story, und öffnen Sie das Bearbeitungsfenster. Wählen Sie in der betreffenden Story im Menü Einstellungen die Option Bearbeiten aus. 2. Geben Sie die Änderungen für den Namen oder die Beschreibung oder für beide ein. 3. Bestätigen Sie die Änderungen Story kopieren Kontext Sie können eine vollständige Story (d. h. ihren gesamten Inhalt) über den Befehl In Story kopieren in eine neue Story kopieren. Vorgehensweise 1. Aktivieren Sie im Fenster für die Story-Verwaltung das Kontrollkästchen für die Story, die Sie kopieren möchten, und wählen Sie das Symbol Ausgewählte Storys kopieren. 2. Legen Sie im Popup-Fenster In Story kopieren fest, ob die neue Story Öffentlich oder Privat sein soll. 3. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Story an. 108 vorbehalten. Storys

109 Hinweis Als gültige Zeichen für den Namen gelten alphanumerische Zeichen sowie Unterstriche. Die Verwendung von Leerzeichen ist möglich, jedoch nicht am Anfang oder Ende eines Namens. 4. Geben sie eine optionale Beschreibung ein. 5. Speichern Sie Ihre Einstellungen Story freigeben Kontext Klicken Sie auf das Popup-Fenster Freigabeeinstellungen ändern, um anzugeben, für welche Benutzer Sie Ihre Story freigeben möchten. Vorgehensweise 1. Hierfür haben Sie folgende Möglichkeiten: Aktivieren Sie im Fenster für die Story-Verwaltung das Kontrollkästchen für die Story, die Sie freigeben möchten, und wählen Sie das Symbol Ausgewählte Storys freigeben. Wählen Sie im oberen Navigationsbereich der betreffenden Story die Option Freigeben aus. 2. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Optionen im Popup-Fenster, um festzulegen, ob Sie die Inhalte für alle Benutzer freigeben möchten. Alternativ können Sie die Benutzerliste aufrufen, um die Freigabe für bestimmte Personen zu aktivieren oder zu deaktivieren. 3. Speichern Sie nach der Auswahl Ihre Einstellungen Arbeiten mit einer Story Nach dem Öffnen einer Story können Sie die Seiten, Abschnitte und Elemente beliebig ändern. Eine Story kann mehrere Seiten umfassen. Sie können u. a. die folgenden Aufgaben ausführen: Aufgabe Weitere Informationen Diagramm, Bild oder Piktogramm hinzufügen. Seitenelemente [Seite 110] Seitenfilter anwenden. Seitenfilter anwenden [Seite 111] Story formatieren. Story formatieren [Seite 113] Storys vorbehalten. 109

110 Aufgabe Filter auf Kennzahlen und Dimensionen in einem Diagramm anwenden. Weitere Informationen Filter auf Kennzahlen und Dimensionen anwenden [Seite 115] Diagrammeigenschaften ändern. Ändern von Diagrammeigenschaften [Seite 117] Kennzahlen und Dimensionen in einem Diagramm sortieren. Kennzahlen und Dimensionen sortieren [Seite 118] Datenpunkte in einem Diagramm filtern oder ausschließen. Drill-Through für hierarchische Daten in einem Diagramm durchführen. Datenpunkte in einem Diagramm filtern oder ausschließen [Seite 119] Drill-Through für Hierarchiedaten durchführen [Seite 119] Einer Diskussion eine Story hinzufügen. Zusammenarbeit bei Storys [Seite 120] Story-Einstellungen Über das Menü Einstellungen können Sie die folgenden Aufgaben ausführen. Tabelle 21: Einstellungsoption Seiten pflegen Bearbeiten Freigeben Neue Diskussion Löschen Beschreibung Über diese Option können Sie Seiten in Ihrer Story erstellen, löschen und umbenennen. Hier können Sie den Titel oder die Beschreibung Ihrer Story bearbeiten. Über diese Option können Sie Ihre Freigabeeinstellungen für die Story ändern. Fügen Sie Ihrer Story über diese Option eine neue Diskussion hinzu. Über diese Option löschen Sie die Story Seitenelemente Sie haben die Möglichkeit, Diagramme, Texte, Bilder und Piktogramme zu Seiten hinzuzufügen. Tabelle 22: Seitenelement Beschreibung Hinzufügen von Seitenelementen zu Ihrer Story Diagramme Unter Berichte oder Storys erstellte Diagramme Wählen Sie im oberen Navigationsbereich Diagramme aus, um auf der Grundlage eines Modells ein neues Diagramm zu erstellen, ein für die Story gespeichertes Diagramm auszuwählen oder der Story ein Diagramm aus der Galerie hinzuzufügen. 110 vorbehalten. Storys

111 Seitenelement Beschreibung Hinzufügen von Seitenelementen zu Ihrer Story Text Text, der ein Diagramm beschreibt oder ergänzt Wählen Sie im oberen Navigationsbereich Text aus, und geben Sie den gewünschten Text ein. Bilder Bilder, die ein Diagramm beschreiben oder ergänzen Wählen Sie im oberen Navigationsbereich Bilder aus, um alle verfügbaren Bilder anzuzeigen oder ein neues Bild von Ihrem Computer hochzuladen. Wählen Sie das Symbol Bilder hochladen aus, um folgende Dateiformate hochzuladen:.jpg,.jpeg,.png oder.gif. Piktogramme Symbole, die reale Objekte repräsentieren (z. B. Menschen, elektronische Geräte, Tiere und Pflanzen, Transportfahrzeuge usw.) Wählen Sie im oberen Navigationsbereich Piktogramme aus, um Symbole in Themenkategorien anzuzeigen oder ein neues Piktogramm von Ihrem Computer hochzuladen Benutzerdefinierte Piktogramme hochladen Bevor Sie Storys Ihre eigenen Vektorgrafiken hinzufügen können, müssen Sie die Grafiken hochladen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie im oberen Navigationsbereich Piktogramme aus. 2. Wählen Sie das Symbol Piktogramm hochladen. 3. Wählen Sie die Vektorgrafik-Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie Öffnen aus. Bei der Datei muss es sich um eine SVG-Datei mit gültiger XML-Codierung handeln Der Seitenfilter Über die Option Seitenfilter können Sie Filter für alle Diagramme auf einer Seite anwenden, die auf demselben Datensatz basieren. Der Seitenfilter wird erst aktiviert, nachdem Sie der Seite das letzte Diagramm hinzugefügt haben Seitenfilter anwenden Storys vorbehalten. 111

112 Voraussetzungen Der Seitenfilter wird erst aktiviert, nachdem Sie der Seite das letzte Diagramm hinzugefügt haben. Vorgehensweise 1. Wählen Sie im oberen Navigationsbereich Seitenfilter aus. 2. Wählen Sie im nächsten Navigationsbereich das Symbol Seitenfilter hinzufügen aus. 3. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Kennzahl oder Dimension aus, auf deren Grundlage Sie die Filterung vornehmen möchten. Um einen Filter auf der Grundlage einer Kennzahl oder Dimension aus einem anderen Datensatz zu erstellen, klicken Sie auf den Namen des aktuellen Datensatzes, um die Liste der verfügbaren Datensätze anzuzeigen. Wählen Sie anschließend den Namen des gewünschten Datensatzes aus. 4. Aktivieren Sie im Dialogfeld Filter festlegen im Bereich Verfügbare Elemente das Kontrollkästchen für die Elemente, auf die Sie den Filter anwenden möchten. Sie können die verfügbaren Elemente über das Dropdown-Menü nach Beschreibung, ID und Beschreibung oder ID anzeigen oder über die Funktion Suchen nach dem gewünschten Element suchen. 5. Vergewissern Sie sich, dass die Elemente im Bereich Ausgewählte Elemente korrekt sind. 6. Klicken Sie auf OK, um den Filter zu erstellen. Weitere Informationen Filter auf Kennzahlen und Dimensionen anwenden [Seite 115] Datenpunkte in einem Diagramm filtern oder ausschließen [Seite 119] Der Designer Über den Bereich Designer können Sie Seiten, Bereiche und Elemente formatieren. Tabelle 23: Bereich Seiteneinstellungen Formatierungselement Optionen Größe Wählen Sie Standard (4:3), Breitbild (16:9) oder Fortlaufendes Scrollen aus. Hintergrundfarbe Raster anzeigen Wählen Sie eine Hintergrundfarbe für die Seite aus. Wählen Sie EIN, um Rasterlinien auf der Seite anzuzeigen, oder AUS, um Rasterlinien auszublenden. 112 vorbehalten. Storys

113 Tabelle 24: Bereich Abschnittsfarbe Formatierungselement Optionen Hintergrundfarbe Wählen Sie eine Hintergrundfarbe für den betreffenden Abschnitt der Seite aus. Tabelle 25: Bereich Elementeigenschaften Seitenelement Text Formatierungselement Texteigenschaften Schriftart: Wählen Sie die Schriftart, die Schriftgröße und die Schriftfarbe für den Text aus. Ausrichtung: Legen Sie die Absatzausrichtung für den Text fest. Listen: Fügen Sie dem Text Listen mit Aufzählungszeichen oder nummerierte Listen hinzu. Bilder Bildeigenschaften Anzeigemodus: Wählen Sie die Bildskalierung aus. Begrenzen: Das vollständige Bild befindet sich im Rahmen. Das Seitenverhältnis des Bildes wird beibehalten. Überdecken: Die Größe des Bildes wird dahingehend angepasst, dass es den Rahmen unter Beibehaltung des Seitenverhältnisses überdeckt. Gegebenenfalls werden Teile des Bildes zugeschnitten. Gestreckt: Das gesamte Bild wird so gestreckt, dass es den vollständigen Rahmen ausfüllt. Verschieben: Die Größe des Bildes wird dahingehend angepasst, dass es die horizontale Dimension des Rahmens ausfüllt. Der untere Bildbereich wird ggf. zugeschnitten. Hintergrundfarbe: Wählen Sie eine Hintergrundfarbe für das Bild aus. Bildaktionen: Über diese Option können Sie einen Hyperlink hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Piktogramme Piktogramm-Eigenschaften Füllfarbe: Über diese Option wählen Sie die Füllfarbe für das Piktogramm aus. Linienfarbe: Über diese Option wählen Sie die Linienfarbe für das Piktogramm aus. Piktogramm-Aktionen: Über diese Option können Sie einen Hyperlink hinzufügen, bearbeiten oder entfernen Story formatieren Eine Story umfasst eine oder mehrere Seiten, und jede Seite kann einen oder mehrere Abschnitte enthalten. Kontext Sie haben die Möglichkeit, das allgemeine Erscheinungsbild der einzelnen Seiten, Abschnitte und der auf den Seiten verwendeten Elemente zu formatieren. Storys vorbehalten. 113

114 Vorgehensweise 1. Öffnen Sie die Seite zur Story, die Sie formatieren möchten, und wählen Sie im oberen Navigationsbereich den Designer-Bereich. Im Bereich Designer werden die verfügbaren Optionen angezeigt. 2. Wählen Sie die gewünschten Formatierungsoptionen aus. 3. Wählen Sie ein Element auf der Seite aus. Im Bereich Designer werden die für den Abschnitt und das Element verfügbaren Optionen angezeigt. 4. Wählen Sie die gewünschten Formatierungsoptionen für den Abschnitt und das Element aus. 5. Speichern Sie die Story Links zu einer externen URL erstellen Sie können dem Hyperlink zu einer URL einer externen Webseite Bilder und Piktogramme hinzufügen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie das Bild oder Piktogramm, für das Sie den Link erstellen möchten, und anschließend das Symbol Hyperlink hinzufügen oder bearbeiten aus. 2. Geben Sie in das Feld URL die URL der externen Webseite ein. 3. Wenn Sie möchten, dass der Link in einem neuen Fenster geöffnet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen In neuem Fenster öffnen. 4. Wählen Sie OK Die Diagrammauswahl Eine Story kann ein oder mehrere Diagramme enthalten, und Sie haben die Möglichkeit, über die Diagrammauswahl Diagramme zu erstellen. Die Diagrammauswahl ist in die Objektauswahl und den Feeder-Bereich unterteilt. Über die Objektauswahl können Sie die Perspektiven für Ihr Diagramm auswählen, während über den Feeder-Bereich die Eigenschaften des Diagramms, z. B. der Diagrammtyp, bearbeitet werden können. Der Feeder-Bereich wird erst aktiviert, nachdem Sie mindestens eine Perspektive in der Objektauswahl ausgewählt haben. Wählen Sie ein Diagramm in Ihrer Story aus, und klicken Sie anschließend auf die Diagrammauswahl, um die Objektauswahl und den Feeder-Bereich aufzurufen. 114 vorbehalten. Storys

115 Objektauswahl Über die Objektauswahl können Sie die Kennzahlen und Dimensionen für Ihr Diagramm auf der Grundlage des Modells auswählen, das Sie bei der Erstellung des Diagramms ausgewählt haben. Sie können mehrere Kennzahlen und Dimensionen auswählen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Filter auf Ihre Kennzahlen und Dimensionen anzuwenden. Das Diagramm wird aktualisiert, während Sie Ihre Auswahl über die Objektauswahl vornehmen Filter auf Kennzahlen und Dimensionen anwenden Kontext Beim Filtern von Daten in einem Diagramm werden die Filter nur auf die im betreffenden Diagramm angezeigten Daten angewendet. Um einen Filter auf alle Diagramme auf einer Seite anzuwenden, verwenden Sie den Seitenfilter. Das Symbol Filter verwalten kann für Kennzahlen und Dimensionen ausgewählt werden, für die ein Filter verfügbar ist. Vorgehensweise 1. Wählen Sie das Symbol Filter verwalten neben der Kennzahl oder Dimension, auf die Sie einen Filter anwenden möchten. 2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Filter auswählen im Bereich Verfügbare Elemente das Kontrollkästchen für die Elemente, auf die Sie den Filter anwenden möchten. Sie können die verfügbaren Elemente über das Dropdown-Menü nach Beschreibung, ID und Beschreibung oder ID anzeigen oder über die Funktion Suchen nach dem gewünschten Element suchen. 3. Vergewissern Sie sich, dass die Elemente im Bereich Ausgewählte Elemente korrekt sind. 4. Klicken Sie auf OK, um den Filter zu erstellen. Weitere Informationen Seitenfilter anwenden [Seite 111] Datenpunkte in einem Diagramm filtern oder ausschließen [Seite 119] Feeder-Bereich Über den Feeder-Bereich können Sie die Diagrammeigenschaften, einschließlich des Diagrammtyps, ändern. Storys vorbehalten. 115

116 Der Feeder-Bereich wird erst aktiviert, nachdem Sie mindestens eine Kennzahl oder Dimension für Ihr Diagramm in der Objektauswahl ausgewählt haben Diagrammtypen Der Feeder-Bereich wählt abhängig von der Anzahl der Kennzahlen und Dimensionen, die Sie in der Objektauswahl ausgewählt haben, automatisch den Diagrammtyp für Ihr Diagramm aus. Sie können im Dropdown-Menü einen anderen Diagrammtyp auswählen. Abhängig vom jeweiligen Diagrammtyp müssen Sie ggf. weitere Kennzahlen oder Dimensionen über die Objektauswahl hinzufügen. Bestimmte Datentypen eignen sich besonders gut für einen speziellen Diagrammtyp. Folgende Diagrammtypen sind verfügbar: Kombiniertes Säulen- und Liniendiagramm, Kreisdiagramm, Ringdiagramm, Heatmap, numerischer Punkt, gestapeltes Balken-/Säulendiagramm, Bullet-Diagramm, Abweichungsdiagramm und Übersicht. Tabelle 26: Diagramme für verschiedene Analysetypen Analysetyp Beschreibung Verfügbare Diagramme Vergleich Vergleicht Unterschiede zwischen Werten oder zeigt einen einfachen Vergleich der Kategoriebereiche von Kennzahlen an. Heatmap Balken-/Säulendiagramm Bullet-Diagramm Verwenden Sie beispielsweise ein Balkendiagramm, um den Umsatzerlös in verschiedenen Ländern zu vergleichen. Prozentsatz Zeigt die prozentualen Anteile an der Gesamtheit bzw. Werte im Verhältnis zur Gesamtheit an. In der Legende werden der prozentuale Anteil sowie die Gesamtwerte angezeigt. Kreisdiagramm Ringdiagramm Gestapeltes Balken-/ Säulendiagramm Anhand eines Kreisdiagramms können Sie beispielsweise auf der Grundlage des Gesamtumsatzes direkt feststellen, wer den höchsten Umsatz erzielt hat: Gesamtumsatz: 200 USD; Paul: 10 % (20 USD), David: 65 % (130 USD), Susanne: 25 % (50 USD). Korrelation Zeigt die Beziehung zwischen Werten an oder vergleicht mehrere Kennzahlenwerte miteinander. Numerischer Punkt Sie haben beispielsweise die Möglichkeit, die Korrelation zweier Kennzahlen abzubilden und den Effekt der ersten Kennzahl auf die zweite Kennzahl nachzuvollziehen. 116 vorbehalten. Storys

117 Analysetyp Beschreibung Verfügbare Diagramme Trend Zeigt einen Trend in den Datenwerten (insbesondere für zeitbasierte Dimensionen, z. B. Jahr) oder die Entwicklung Ihrer Daten sowie mögliche Muster an. Kombiniertes Säulen- und Liniendiagramm Linie So können Sie zum Beispiel ein Liniendiagramm verwenden, um Trends hinsichtlich des Umsatzerlöses für ein bestimmtes Produkt über einen Zeitraum von mehreren Jahren anzuzeigen. Geografisch Zeigt eine Karte des in der Analyse verwendeten Länderobjekts an und kann optional Daten für Dimensionen (nach Land auf der Karte sortiert) oder die geografische Verteilung von Daten für ein Land anzeigen. Die von ihnen verwendete Datenmenge muss geografische Daten enthalten. Karte Ändern von Diagrammeigenschaften Um eine Kennzahl oder Dimension von einer Eigenschaft in die nächste zu verschieben, klicken Sie auf den Namen der entsprechenden Kennzahl bzw. Dimension, und ziehen Sie sie zur gewünschten Eigenschaft. Wenn Sie die Kennzahl oder Dimension an eine Stelle ziehen, an der Sie abgelegt werden kann, wird ein blau gestricheltes Rechteck angezeigt. Andernfalls wird ein rot gestricheltes Rechteck angezeigt. Wenn für eine Eigenschaft mehrere Kennzahlen oder Dimensionen vorliegen, haben Sie die Möglichkeit, ihre Reihenfolge durch Ziehen und Ablegen zu ändern. Das Diagramm wird automatisch auf der Grundlage Ihrer Änderungen aktualisiert. Tabelle 27: Diagrammtyp Verfügbare Eigenschaften Kombiniertes Säulen- und Liniendiagramm Kategorien Linienfarbe Werte Kreisdiagramm Werte Segmentfarbe Ringdiagramm Werte Segmentfarbe Heatmap Kategorie Kategorie 2 Farbe Storys vorbehalten. 117

118 Diagrammtyp Verfügbare Eigenschaften Numerischer Punkt Wert Gestapeltes Balken-/Säulendiagramm Kategorien Segmentfarbe Werte Liniendiagramm Zeit Linienfarbe Werte Balken-/Säulendiagramm Kategorien Balkenfarbe Werte Bullet-Diagramm Kategorieachse Version Intervalle Werteachse Abweichung (nicht zeitlich) Kategorieachse Version Werteachse Abweichung Kategorie Version Zeitachse Werteachse Karte X-Achse Bereichsfarbe Y-Achse Wert Kennzahlen und Dimensionen sortieren Sie können die Kennzahlen und Dimensionen in Diagrammen in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren. Vorgehensweise 1. Wählen Sie das Symbol Maximieren für das Diagramm aus. 118 vorbehalten. Storys

119 2. Wählen Sie in der maximierten Ansicht die Kennzahl oder Dimension aus, für die Sie die Sortierung vornehmen möchten. 3. Wählen Sie Aufsteigend sortieren, Absteigend sortieren oder Sortieroptionen aus Datenpunkte in einem Diagramm filtern oder ausschließen Sie haben die Möglichkeit, nicht relevante Datenpunkte auszuschließen oder Datenpunkte zu filtern, um ein Diagramm auf einen bestimmten Satz von Daten einzuschränken. Vorgehensweise 1. Wählen Sie das Symbol Maximieren für das Diagramm aus. 2. Wählen Sie die Datenpunkte aus, die Sie ausschließen oder auf die Sie einen Filter anwenden möchten. Tipp Sie können ein Rechteck um eine Gruppe von Datenpunkten ziehen, um diese auszuwählen. 3. Wählen Sie im QuickInfo, das anschließend angezeigt wird, die Option Ausgewählte Datenpunkte filtern oder Ausgewählte Datenpunkte ausschließen aus. Weitere Informationen Seitenfilter anwenden [Seite 111] Filter auf Kennzahlen und Dimensionen anwenden [Seite 115] Drill-Through für Hierarchiedaten durchführen Wenn hierarchische Dimensionen in einem Diagramm enthalten sind, können Sie einen Drillup oder Drilldown durch Dimensionen durchführen, um die Daten auf verschiedenen Ebenen anzuzeigen. Kontext Wenn das Diagramm mehr als eine hierarchische Dimension umfasst, können Sie die Dimension auswählen, die Sie anzeigen möchten. Storys vorbehalten. 119

120 Vorgehensweise 1. Wählen Sie das Symbol Maximieren für das Diagramm aus. 2. Wählen Sie einen Bereich im Diagramm oder einen Bezeichner auf der Achse aus. Sie können beispielsweise einen oder mehrere Balken in einem Balkendiagramm auswählen. Der ausgewählte Bereich des Diagramms wird hervorgehoben. 3. Wählen Sie das Symbol Drilldown auf ausgewählte Datenpunkte oder Drillup, wenn das QuickInfo angezeigt wird. Wenn der ausgewählte Bereich mehr als eine hierarchische Dimension umfasst, können Sie die Dimension auswählen, die Sie anzeigen möchten Daten nach Rangfolge filtern Beim Filtern von Daten nach Rangfolge werden die in einem Diagramm angezeigten Daten auf eine Reihe von Datenpunkten mit den höchsten Werten eingeschränkt. Vorgehensweise 1. Wählen Sie das Symbol Maximieren für das Diagramm aus. 2. Wählen Sie einen Bereich im Diagramm oder einen Bezeichner auf der Achse aus. Sie können beispielsweise einen oder mehrere Balken in einem Balkendiagramm auswählen. Der ausgewählte Bereich des Diagramms wird hervorgehoben. 3. Wählen Sie in dem QuickInfo, das nun angezeigt wird, das Symbol Rangfolge Top 5. Standardmäßig werden nun 5 Ergebnisse angezeigt. Wenn Sie stattdessen 10 Ergebnisse anzeigen möchten, klicken Sie auf den Pfeil neben Rangfolge Top 5, und wählen Sie Rangfolge Top Zusammenarbeit bei Storys Sie können mit Kollegen an Storys zusammenarbeiten, indem Sie eine Diskussion für die betreffende Story erstellen oder die Story an ein Dashboard anheften und dieses anschließend für die anderen Benutzer freigeben. Sie können eine Diskussion zu einer Story erstellen, indem Sie das Symbol Neue Diskussion im oberen Navigationsbereich auswählen. Der Titel und die Beschreibung für die Diskussion werden automatisch anhand des Story-Namens erzeugt. Wählen Sie Teilnehmer aus, und wählen Sie OK, um die Diskussion zu erstellen. Wählen Sie das Symbol Anheften an im oberen Navigationsbereich aus, um Ihre Story an Ihre Start-Seite oder ein Dashboard anzuheften. Sie können eine Story an Folgendes anheften: Ihre Start-Seite Ihre vorhandenen Dashboards ein neues Dashboard, das Sie direkt erstellen 120 vorbehalten. Storys

121 Anschließend können Sie das Dashboard freigeben, um Ihre Story gemeinsam mit anderen Benutzern zu bearbeiten. Wenn eine Story an Ihre Start-Seite oder ein Dashboard angeheftet ist, wird nur die erste Visualisierung in der Story-Kachel angezeigt. Wählen Sie Kachel-Einstellungen und anschließend Story aufrufen, um die Story zu bearbeiten. Hinweis Sie können Storys an Ihre Start-Seite anheften. Die Freigabe Ihrer Start-Seite für andere Benutzer ist jedoch nicht möglich. Weitere Informationen Freigabe eines Dashboards [Seite 15] Storys vorbehalten. 121

122 8 Dateien 8.1 Dateien Alle Objekte, die im Rahmen eines Plans, wie Berichte, Storys, Dashboards, Eingabeformulare usw., erstellt wurden, werden in einem Dateirepository gespeichert. Alle innerhalb von SAP Cloud for Planning erstellten Objekte werden automatisch dem Planrepository hinzugefügt. Außerdem können externe Dateien, wie Grafiken und Office-Dokumente manuell hochgeladen werden. Sie können die Dateien im Repository veröffentlichen, indem Sie Kollegen, die am gleichen Plan arbeiten, Zugriffsrechte darauf gewähren. Es stehen folgende Dateiverwaltungsvorgänge zur Verfügung: Dateien verschieben, kopieren, löschen, umbenennen und in Ordnern organisieren. Sie finden diese Funktionen auf der Symbolleiste unter <uicontrol>dateien</uicontrol> sowie im Dropdown-Menü <uicontrol>verwalten</ uicontrol>. Ob Sie Dateien verwalten und freigeben können, hängt von Ihrem Sicherheitsprofil und den Zugriffsberechtigungen ab, die für die einzelnen Elemente gewährt wurden. Wenn Sie die entsprechenden Rechte haben, können Sie Elemente für ausgewählte Teams oder eine bestimmte Gruppe namentlich genannter Personen freigeben oder allgemein veröffentlichen (öffentlich machen), sodass diese allen Kollegen zur Verfügung stehen, die gemeinsam an einem Plan arbeiten. Auf detaillierterer Ebene können Sie bestimmte Berechtigungen für eine Datei in der Bibliothek festlegen (Vollzugriff, Lesen, Aktualisieren, Löschen) und diese Rechte ausgewählten Personen oder Teams zuweisen. Dateien in der Bibliothek werden in einer der folgenden Ansichtskategorien als Listen angezeigt: Öffentlich, Freigegeben, Teams, Privat, Favoriten (als Favoriten ausgewählte Elemente werden sowohl in der Favoritenliste als auch der Quellliste angezeigt). Zur leichteren Erkennung des Dateityps (Bericht, Story, Dashboard usw.) wird neben der betreffenden Datei in der Dateiliste das entsprechende Symbol angezeigt. Für die folgenden besonderen Dateitypen sind außerdem separate Ansichtskategorien verfügbar: Initiale Berichte Eingabeformulare Muster 8.2 Hochladen und Veröffentlichen von Dateien Sie können Dateien von Ihrem eigenen Computer in Cloud for Planning hochladen und Zugriffsberechtigungen festlegen. 122 vorbehalten. Dateien

123 Kontext Zum Hochladen einer Datei müssen Sie entweder die öffentliche Ansicht des Dateibildschirms oder die private Ansicht auswählen. Verwenden Sie zum Hochladen einer Datei das Symbol <uicontrol>datei hochladen</ uicontrol> auf der Symbolleiste. Vorgehensweise 1. Wählen Sie auf der Symbolleiste <uicontrol>datei hochladen</uicontrol>. 2. Durchsuchen Sie Ihr Dateisystem mithilfe der Schaltfläche <uicontrol>quelldatei auswählen</uicontrol> nach der gewünschten Datei, und wählen Sie anschließend <uicontrol>datei hochladen</uicontrol>. Nachdem die Datei erfolgreich hochgeladen wurde, wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt, und die neue Datei wird in der Liste sichtbar Freigeben einer Datei Dateien können als öffentliche oder private Elemente hochgeladen werden. Sie können diese für bestimmte Personen oder Teams freigeben, indem Sie im Menü <uicontrol>verwalten</uicontrol> die Option <uicontrol>freigeben</uicontrol> wählen. Vorgehensweise 1. Um eine Datei freizugeben, suchen Sie die betreffende Datei in der Liste und wählen diese aus, indem Sie das Kontrollkästchen am linken Rand der Zeile aktivieren. 2. Wählen Sie im Dropdown-Menü <uicontrol>verwalten</uicontrol> die Option <uicontrol>freigeben</ uicontrol>. 3. Wählen Sie aus, für wen Sie die Datei freigeben möchten: entweder für alle Benutzer oder eine Auswahl bestimmter Benutzer und Teams, die Sie über die Funktion <uicontrol>benutzer auswählen</uicontrol> festlegen können. Das Element wird dann in der Liste <uicontrol>freigegeben</uicontrol> angezeigt Zuweisen von Berechtigungen Sie können bestimmte Berechtigungen für eine Datei in der Bibliothek festlegen (Vollzugriff, Lesen, Aktualisieren, Löschen) und diese Rechte ausgewählten Personen oder Teams zuweisen. Dateien vorbehalten. 123

124 Kontext Der öffentliche Zugriff auf eine Datei ist anfänglich auf Lesezugriff festgelegt. Nur der Eigentümer kann Änderungen an einer Datei vornehmen, bis die Zugriffsberechtigungen entsprechend geändert wurden. Vorgehensweise 1. Um die Zugriffberechtigungen für eine Datei zu ändern, suchen Sie die betreffende Datei in der Liste und wählen diese aus, indem Sie das Kontrollkästchen am linken Rand der Zeile aktivieren. 2. Wählen Sie im Dropdown-Menü <uicontrol>verwalten</uicontrol> die Option <uicontrol>berechtigungen zuordnen</uicontrol>. 3. Legen Sie im Dialogfeld <uicontrol>berechtigungen zuordnen</uicontrol> die Zugriffsberechtigungen fest, die Sie für diese Datei entweder allen Benutzern oder mithilfe der Schaltfläche <uicontrol>benutzer auswählen</uicontrol> ausgewählten Benutzern und Teams gewähren möchten. 8.3 Verwalten von Dateien Im Verlauf eines Planungsprojekts kann es sein, dass viele Dateien in den Planarbeitsbereich hochgeladen werden, zu deren Verwaltung eine Reihe von Optionen zur Verfügung stehen. Folgende Dateiverwaltungsfunktionen stehen (auf der Symbolleiste und im Menü <uicontrol>verwalten</ uicontrol>) zur Verfügung: Erstellen von Ordnern zum Organisieren von Dateien Verschieben, Kopieren, Löschen und Umbenennen von Dateien Pflegen einer Favoritenliste Verwenden von Ordnern zum Organisieren Ihrer Dateien Sie können Ordner in öffentlichen oder privaten Bereichen erstellen, indem Sie auf der Symbolleiste das Symbol für Neue Ordner wählen. Für Ordner können auf die gleiche Weise wie für Dateien Berechtigungen zugewiesen werden. Für Ordner können Sie ebenfalls bestimmen, ob die ausgewählten Benutzer neue Dokumente und neue Unterordner in dem Ordner erstellen dürfen. Es steht ein Kontrollkästchen zur Verfügung, über das die Einstellungen für die Inhalte des Ordners angewendet werden können (Auf Unterordner und Dokumente anwenden). Dateien in Ordner verschieben oder kopieren Sie können Ordnern entweder durch Kopieren (Symbolleistensymbol) oder Verschieben (Option im Menü <uicontrol>verwalten</uicontrol>) Dateien hinzufügen. 124 vorbehalten. Dateien

125 Die Vorgehensweise ist beim Kopieren und Verschieben von Dateien die gleiche: im Dialogfeld <uicontrol>kopieren nach</uicontrol> bzw. <uicontrol>verschieben nach</uicontrol> werden alle in der Hierarchie verfügbaren Ordner angezeigt. Wählen Sie in der Hierarchie den Zielordner aus, und wählen Sie dann <uicontrol>kopieren</uicontrol>. Der Unterschied zwischen den beiden Vorgängen besteht darin, dass beim Kopieren eine zusätzliche Kopie der Quelldatei erstellt und beim Verschieben die Quelldatei am ursprünglichen Speicherort entfernt wird. Beachten Sie, dass eine Warnmeldung ausgegeben wird, wenn im Zielverzeichnis bereits eine Datei mit dem gleichen Namen vorhanden ist. In diesem Fall können Sie wählen, ob die Zieldatei überschrieben werden soll, oder ob Sie den Vorgang abbrechen möchten und eine der Dateien mithilfe der Option <uicontrol>umbenennen</ uicontrol> im Menü <uicontrol>verwalten</uicontrol> umbenennen möchten. Favoriten Sie können eine Datei direkt in der Favoritenliste hinzufügen (oder daraus entfernen), indem Sie den Stern in der Favoritenspalte auswählen. Wenn der Stern neben einer Datei ausgewählt ist (schwarz), wird diese auch in der Favoritenliste angezeigt Alternativ hierzu können Sie eine Datei über das Kontrollkästchen auswählen und im Dropdown-Menü <uicontrol>verwalten</uicontrol> die Option <uicontrol>zu Favoriten hinzufügen</uicontrol> bzw. <uicontrol>aus den Favoriten entfernen</uicontrol> wählen. Dateien löschen Je nach den für eine Datei festgelegten Zugriffsberechtigungen ist eventuell die Symbolleistenoption <uicontrol>löschen</uicontrol> aktiv, wenn Sie eine oder mehrere Dateien in der Dateiliste auswählen. Um eine Datei oder einen Ordner zu löschen, wählen Sie einfach eines oder mehrere Elemente in der Liste aus, und klicken Sie auf der Symbolleiste auf das Symbol <uicontrol>löschen</uicontrol>. Nachdem Sie <uicontrol>löschen</uicontrol> gewählt haben, wird eine Warnmeldung mit der Aufforderung zur Bestätigung der Aktion angezeigt. Dateien vorbehalten. 125

126 9 Zusammenarbeit 9.1 Collaboration Um die Prozesse zur Entscheidungsfindung in Gruppen zu optimieren und zukünftige Verantwortlichkeiten sicherzustellen, können Sie kontextbasierte Funktionen für die Zusammenarbeit in Teams nutzen. Sie können zum Beispiel eine bestimmte Berichtsversion mit Ihren Kollegen diskutieren. Einen Bericht oder ein Ereignis in der Anwendung diskutieren Sämtliche Funktionen zur Zusammenarbeit sind vollständig in die Anwendung eingebettet. Um Diskussionen, Kommentare und Aktionen in dem rechten Bereich anzuzeigen, wählen Sie das Symbol Collaboration in der oberen rechten Ecke des Fensters. Da sich eine Diskussion gewöhnlich auf Business Content bezieht (z. B. auf einen Bericht), können sämtliche Kommentare ganz einfach zusammen mit dem Thema der Diskussion angezeigt werden. Es werden nicht nur sämtliche Kommentare, sondern auch weitere Aktionen wie das Erstellen von neuen Aufgaben im Diskussionsstrang als Beiträge erfasst. Ein Hyperlink in dem entsprechenden Beitrag führt Sie direkt zum dazugehörigen Inhalt. Die Bearbeitung des Inhalts selbst kann mit nur einem Klick vorgenommen werden. Diskussionen mit Bezug zu Business Content erstellen Wenn Sie ein Ereignis erstellen, wird automatisch eine Diskussion erstellt. Der Ereignisname wird standardmäßig als Diskussionsname verwendet. Sie können das zugehörige Ereignis leicht aus dem Diskussionsstrang heraus öffnen. Wenn Sie einen Bericht oder ein Dashboard anzeigen und eine Diskussion zu diesem Thema beginnen möchten, wird Ihr Bericht bzw. Dashboard automatisch mit der neuen Diskussion verknüpft. Hinweis Sie haben außerdem die Möglichkeit, eine Diskussion zu erstellen, die nicht mit Business Content verknüpft ist. Sie können einen Bericht bei Bedarf jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt an eine Diskussion anheften oder die entsprechende Datei anhängen, über die Sie diskutieren möchten. Beispiel Wenn der Bericht MyReport_01 angezeigt wird und Sie eine neue Diskussion erstellen, wird Ihr Bericht automatisch an die neue Diskussion angeheftet. Der Berichtsname wird standardmäßig als Diskussionsname verwendet, und die Beschreibung lautet Discussion for report MyReport_ vorbehalten. Zusammenarbeit

127 Mit bestimmten Personen diskutieren Der Inhalt einer Diskussion ist nur für die eingeladenen Teilnehmer einsehbar. Wenn Sie eine neue Diskussion erstellen, können Sie beliebig viele Teilnehmer zur Diskussion einladen. Falls Sie ein vertrauliches Thema mit nur einem bestimmten Kollegen diskutieren möchten, können Sie eine Einzeldiskussion beginnen, die für keinen anderen Benutzer sichtbar ist. Nachdem Sie einen Benutzer zu einer Diskussion eingeladen haben, wird automatisch eine - Benachrichtigung an den Benutzer gesendet. Hinweis Für den Fall, dass Sie für eine bestimmte Diskussion nicht der richtige Teilnehmer sind, können Sie die Diskussion verlassen. Sie werden aus der Teilnehmerliste entfernt und haben ab sofort keinen Zugang mehr zur Diskussion. Ihre Arbeit durch Aufgaben anstelle des Versands von Mails verwalten Sobald Sie eine Diskussion erstellt haben, können Sie leicht zugehörige Aufgaben erstellen,benutzer zuweisen und Erinnerungen einrichten. Sämtliche Aufgaben, die über das Menü der Diskussion erstellt werden, werden automatisch zum Diskussionsstrang hinzugefügt und können direkt aus dem Strang heraus geöffnet werden. Der Diskussion folgen und auf dem neuesten Stand bleiben Benachrichtigungen sind eine sehr bequeme Möglichkeit, bezüglich des Inhalts einer Diskussion auf dem neuesten Stand zu bleiben. Die Benachrichtigungen werden je nach Typ farbcodiert und sind so leicht zu identifizieren. Das System kann die folgenden farbcodierten Aktionen im Diskussionsstrang einstellen: hellblau: eingestellter Text blau: ein an eine Diskussion angehefteter Bericht, eine hinzugefügte Anlage, eine erstellte Aufgabe grau: versandte Einladung, aus der Diskussion entfernter Bericht pfirsichfarben: Berichtszellen diskutieren Anlagen zu einer Diskussion hinzufügen und weitere Informationen bereitstellen Sie können jede Datei, die bereits in der Bibliothek gespeichert ist, zu einer Diskussion hinzufügen (z. B. eine Excel-Tabelle). Sie haben des Weiteren die Möglichkeit, eine Datei von Ihrem Computer hochzuladen. Eine Diskussion abschließen und neue Beiträge blockieren Sobald ein Sachverhalt durch eine Diskussion geklärt werden konnte, kann es zu einem gewissen Zeitpunkt sinnvoll sein, weitere Beiträge oder Antworten von Teilnehmern zu blockieren, während die bereits Zusammenarbeit vorbehalten. 127

128 veröffentlichten Beiträge weiterhin gelesen werden können. In diesem Fall können Sie Ihre Diskussion schließen. Die Diskussion kann weiterhin aufgerufen werden, aber den Teilnehmern ist nur noch der Lesezugriff gestattet. Der Abschluss einer Diskussion bedeutet, dass Sie keine weiteren Nachrichten einstellen, Ressourcen hinzufügen, Teilnehmer einladen oder Aufgaben erstellen können. Wenn eine Diskussion geschlossen wurde, sind sämtliche Funktionen zur Zusammenarbeit für die Diskussion deaktiviert. Sie können in der Auflistung der Diskussionen anhand eines ausgegrauten Symbols leicht erkennen, welche Diskussion geschlossen wurde. Hinweis Sie können auch Diskussionen nach ihrem Status filtern. In der Standardeinstellung werden nur aktive Diskussionen in der Auflistung angezeigt. Eine Diskussion einschließlich aller Beiträge löschen Falls Sie eine Diskussion nicht mehr benötigen sollten, kann diese gelöscht werden. Die Diskussion sowie der gesamte dazugehörige Inhalt werden technisch gelöscht und sind für keinen Benutzer mehr einsehbar. Weitere Informationen Der Collaboration-Prozess [Seite 128] Berichte [Seite 50] Ereignisse [Seite 131] 9.2 Der Collaboration-Prozess Es folgt ein Beispiel, wie Sie einen Bericht diskutieren können. 1. Diskussion erstellen 2. Teilnehmer einladen 3. Versehentlich eingeladener Teilnehmer verlässt die Diskussion 4. Bericht an Diskussion anheften oder private Version eines Berichts freigeben 5. Kommentar einstellen 6. Automatisch veröffentlichte Informationen zu sämtlichen Aktionen in der Diskussion lesen (Beispiel: neuer Beitrag von Benutzer SYSTEM, 1 Stunde alt) 7. Berichtszellen diskutieren 8. Anlage hinzufügen 9. Aufgabe erstellen 1. Teilnehmern eine Aufgabe zuweisen 2. Inhalt mit Aufgabe verknüpfen 128 vorbehalten. Zusammenarbeit

129 3. Erinnerung einrichten 4. Aufgabe ausführen 5. Aufgabe überprüfen 6. Aufgabenstatus von Offen in Beendet ändern 10. Diskussion schließen 11. Diskussion löschen Weitere Informationen Collaboration [Seite 126] 9.3 Themen und Inhalte einer Diskussion Sie können einem Diskussionsstrang unabhängig davon, ob ein Ereignis oder Bericht diskutiert wird viel mehr Informationen entnehmen als nur die aktuell eingestellten Kommentare. Sämtliche Aktionen, die ein Benutzer in einer Diskussion vorgenommen hat, werden automatisch aufgezeichnet und der gesamte Business Content wird verknüpft. Diese Option erleichtert Ihnen das Verfolgen der Aktionen anderer Benutzer. Zusätzlich können Sie mit nur einem Klick zu jedem beliebigen Business Content wechseln, der zu einer Diskussion hinzugefügt wurde, indem Sie dem Link folgen, der im Diskussionsstrang eingestellt wurde. Jede Aktion wird mit einem Zeitstempel versehen, sodass Sie den Zeitpunkt von Ereignissen nachvollziehen können. Tabelle 28: In einem Diskussionsstrang dokumentierte Aktionen Aktion Farbe Symbol Beschreibung Beispiel Kommentar einstellen hellblau Sprechblase Zeigt den eingestellten Text eines Benutzers. Hi Carol, könntest Du bitte meine Annahmen überprüfen? Vielen Dank! Bericht freigeben blau Papierrolle Zeigt den Namen des Berichts an, der mit einer Diskussion verknüpft ist, sowie den Namen des Benutzers, der ihn hinzugefügt hat. Teilnehmer einladen grau Rechteck Zeigt den Namen des Benutzers an, der zu einer Diskussion eingeladen wird, sowie den Namen des Benutzers, der ihn eingeladen hat. Bericht: Budget Q Hinzugefügt durch SYSTEM SYSTEM hat Betty Blue eingeladen. Zusammenarbeit vorbehalten. 129

130 Aktion Farbe Symbol Beschreibung Beispiel Anlage hinzufügen blau Büroklammer Zeigt den Dateinamen an, der mit einer Anlage verknüpft ist, sowie den Namen des Benutzers, der sie hinzugefügt hat. Datei: Reporter.png Hinzugefügt durch SYSTEM Aufgabe erstellen blau Zwischenablage Zeigt den Namen der Aufgabe an, die mit einer Anlage verknüpft ist, sowie den Namen des Benutzers, der sie hinzugefügt hat. Ereignis erstellen blau Zwischenablage Zeigt den Namen des Ereignisses an, das mit der Diskussion verknüpft ist, sowie den Namen des Benutzers, der es hinzugefügt hat. Eine neue Aufgabe wurde für Matt Hooper erstellt. Hinzugefügt durch SYSTEM Diese Diskussion wird auf Grundlage des Ereignisses Review geführt. Hinzugefügt durch SYSTEM Zelle diskutieren pfirsichfarben Blase mit Bleistift und Papier Zeigt eine Verknüpfung zu den hervorgehobenen Zellen zur Diskussion an sowie den eingestellten Kommentar. Zelle(n) diskutieren: Bitte diese Werte prüfen. Diskussion schließen grau Rechteck Zeigt den Benutzernamen des Benutzers an, der die Diskussion geschlossen hat. SYSTEM hat diese Diskussion geschlossen. 130 vorbehalten. Zusammenarbeit

131 10 Ereignisse 10.1 Ereignisse Um Ihre Planungsprojekte verwalten zu können, müssen Sie im Planungskalender Ereignisse und Aufgaben erstellen. Jeder Aufgabe müssen Sie Personen zuordnen, die sie erledigen sollen. Die Zuordnung von Personen, die die abgeschlossene Aufgabe überprüfen, ist optional. Die Planung umfasst in der Regel folgende Aktivitäten: Erstellen von Ereignissen auf der Grundlage von Prozessen und Ereigniskategorien Erstellen von Aufgaben, ihre Zuordnung zu Benutzern und Festlegen von Fälligkeitsdaten Erörtern von Ereignissen und Aufgaben mit Ihren Kollegen unter Verwendung der Funktionen des Bereichs Collaboration Überwachen des Fortschritts des Plans anhand der Zeitleistenansicht Bei Bedarf können Sie Ihre Planungsdaten mit anderen Anwendungen synchronisieren, indem Sie einen Plan exportieren oder entsprechende Importe aus der Anwendung SAP Business Planning and Consolidation (BPC) vornehmen. Organisieren mithilfe von Kategorien und Prozessen Auf einem hohen Niveau können Sie Ereignisse auf der Basis von benutzerdefinierten Prozessen organisieren und farbcodierte Kategorien verwenden, um Ihre Pläne zu organisieren, zu verwalten und in einer visuell ansprechenden Weise anzuzeigen. Organisiert auf der Grundlage ihrer Prozesse und Kategorien, werden Ereignisse im Kalender und auf der Zeitleiste angezeigt. Sobald der Plan ausgeführt wird, können Sie wichtige Ereignisse wie Projektmeilensteine besonders sichtbar platzieren, indem Sie sie auf einem Dashboard oder auf der Startseite anheften. Erstellen von Ereignissen Beim detaillierten Planungsprozess beginnen Sie mit der Analyse des Projekts und dessen Aufschlüsselung in eine Folge von Ereignissen. Anschließend müssen Sie für jedes Ereignis Personen auswählen, die einzelnen detaillierten Aufgaben erstellen und jeder Aufgabe Personen zuordnen. Fälligkeitsdaten und Erinnerungen Sie müssen für jedes Ereignis und jede Aufgabe ein Fälligkeitsdatum bestimmen. Ferner können Sie einen Prüfungszyklus einrichten, um sicherzustellen, dass sich alle Phasen des Plans nach einem Prüfungsprozess Ereignisse vorbehalten. 131

132 richten. Wenn Sie für die Aufgaben und Ereignisse des Plans Erinnerungen einrichten, werden die den Aufgaben zugeordneten Personen per Bildschirm- oder -Benachrichtigung über bevorstehende Fälligkeitsdaten informiert Erstellen von Ereignissen Erstellen Sie Ereignisse im Planungskalender und wählen Sie die Benutzer aus, die an den zugehörigen Aktivitäten arbeiten werden. Kontext Hinweis Für Ereignisse aus dem Menü Ereignisse - Aktionen können Sie zusätzliche farbcodierte Kategorien und Prozesse definieren. Innerhalb jeder Kategorie können benutzerdefinierte Prozesse in beliebiger Zahl erstellt werden. Vorgehensweise 1. Wählen Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche Neu... (Symbol + ) und anschließend die Option Neues Ereignis. 2. Wählen Sie die Kategorie und optional einen Prozess für das Ereignis aus. 3. Wählen Sie über die Funktion Benutzer auswählen alle Bearbeiter aus, die für das gesamte Ereignis benötigt werden. Anschließend können Sie Personen aus dieser Benutzergruppe einzelnen Aufgaben zuordnen, wenn Sie die Aufgaben erstellen. 4. Der Eigentümer des Ereignisses ist standardmäßig der Benutzer, der es erstellt. Dies können Sie später ändern, um sicherzustellen, dass Benachrichtigungen an die richtige Person gesendet werden, d. h. an den eigentlichen Aufgabeneigentümer und nicht an den Ersteller. 5. Es lassen sich Links vom Ereignis zu jedem vorhandenen Objekt (z.b. einem Bericht oder einer Datei) in der Anwendung hinzufügen. 6. Sie können für das Ereignis Erinnerungen in Abhängigkeit vom festgelegten Fälligkeitsdatums einrichten, um Benachrichtigungen an alle Benutzer auszulösen, die noch unerledigten Aufgaben zugeordnet sind Erstellen von Aufgaben Erstellen Sie für jedes Ereignis Aufgaben und ordnen Sie den Aufgaben Benutzer zu. 132 vorbehalten. Ereignisse

133 Kontext Sie können einem Ereignis eine Aufgabe direkt zuordnen, indem Sie entweder Zugehörige Aufgaben (Symbol + ) oder in der Symbolleiste die Schaltfläche Neu... sowie die Option Neue Aufgabe wählen. Vorgehensweise 1. Ordnen Sie der Aufgabe einen oder mehrere Benutzer zu. Dabei ordnen Sie einer Aufgabe zuerst die Bearbeiter zu (die für das Abschließen der Aufgabe verantwortlich sind) und danach bei Bedarf die Prüfer und Endprüfer.. 2. Wie auch bei Ereignissen können Sie Links zu vorhandenen Objekten hinzufügen und Erinnerungen für die Aufgabe einrichten Überwachungspläne Sobald der Plan eingerichtet wurde, wird der Status durch den automatisierten Workflow des Plans laufend aktualisiert. Sie können den Fortschritt des Plans im Kalender überwachen oder den Plan als Zeitleiste anzeigen, die alle Ereignisse für einen einzelnen ausgewählten Prozess darstellt. Workflow Die Workflowfunktion ist interaktiv: 1. Der Aufgabeneigentümer ordnet dem Bearbeiter eine Aufgabe zu, der darauf eine Benachrichtigung erhält. 2. Der Bearbeiter muss die Aufgabe akzeptieren (oder ablehnen). 3. Nach Abschluss der Arbeit klickt der Bearbeiter auf Erledigt. Dadurch wird der Status der Aufgabe aktualisiert und die Versendung weiterer Benachrichtigungen ausgelöst, entweder an die als Prüfer zugeordneten Benutzer oder ggf. an den Ereigniseigentümer. Überwachung Zum Anzeigen des Plans haben Sie die Wahl zwischen zwei Formaten: Kalenderansicht (tabellarisch) Lineare Vorschau (Zeitleiste) für alle Ereignisse und Aufgaben, die zu einem einzelnen Prozess gehören. Der Aufgabenstatus ist einfach zu erkennen: In Bearbeitung befindliche Aufgaben werden auf dem Bildschirm als leere Kreise angezeigt. Abgeschlossene Aufgaben werden als ausgefüllte Kreise angezeigt. Ereignisse vorbehalten. 133

134 Verwenden von Filtern Mit der Funktion Filter können Sie die Menge der angezeigten Informationen verringern. Filter sind verfügbar für: Ereignisse Aufgaben Rollen (Ersteller, Bearbeiter, Prüfer, Genehmigender) Kategorien und Prozesse Der Filter lässt sich sowohl auf die Kalenderansicht als auch auf die Zeitleistenansicht anwenden. Konfigurieren der Zeitleiste Auf folgende Weise können Sie konfigurieren, wie viele Informationen auf der Zeitleiste angezeigt werden: 1. Wählen Sie zunächst Zeitleiste, um die Zeitleiste anzuzeigen, und anschließend Zeitleiste bearbeiten. 2. Legen Sie fest, wie viele Tage und welche Kategorien angezeigt werden sollen Erinnerungen Sie können Erinnerungsmeldungen erstellen, die automatisch an Personen gesendet werden, die Aufgaben zugeordnet sind. Die Erinnerung wird entweder als Meldung innerhalb der Anwendung oder als an die E- Mail-Adresse des Benutzers gesendet. Erinnerungstypen: Ereigniserinnerung Aufgabenerinnerung On-The-Fly-Erinnerung Erinnerungsmeldungen werden die festgelegte Anzahl von Tagen vor dem Fälligkeitsdatum gesendet, und zwar entweder als Bildschirmbenachrichtigung, als (dazu muss die -Adresse des Benutzers unter Benutzerverwaltung angegeben sein) oder auf beide Arten Zusammenarbeit bei Ereignissen und Aufgaben Es gibt viele Möglichkeiten, mit Kollegen am Plan zusammenzuarbeiten: Sie können den Plan innerhalb der Gruppe der Beteiligten diskutieren, mit Kollegen chatten und Ressourcen hochladen, um sie mit der Gruppe zu teilen. Diskussion Beim erstmaligen Verwenden der Funktionen zur Zusammenarbeit im Rahmen von Ereignissen wählen Sie im Ereignis die Schaltfläche Mit Gruppe diskutieren. Um einen Beitrag zu einer bereits laufenden Diskussion zu 134 vorbehalten. Ereignisse

135 leisten, wählen Sie die Schaltfläche Collaboration, wodurch der Bereich Collaboration entweder eingeblendet oder, wenn er dies bereits ist, ausgeblendet wird. Chat Wenn der Bereich Collaboration geöffnet ist, können Sie einen Drilldown in eine der laufenden Diskussionen ausführen und sich per Chat an ihr beteiligen. Der Verlauf der Chatbeiträge wird zusammen mit dem Ereignis gepflegt. Freigabe angefügter Dateien Zusätzlich zu Chatbeiträgen können Sie die im Menü Neu verfügbaren Optionen nutzen, um der Diskussion Dateien anzufügen (bereits hochgeladene oder lokal gesicherte Dateien) oder die Diskussion auf bestimmte Details eines vorhandenen Berichts zu lenken (Optionen Berichtsversion freigeben und Zelle diskutieren ). Zusammenarbeit verwalten Innerhalb des Bereichs Collaboration können Sie auch die Optionen des Menüs Collaboration verwalten nutzen. Über dieses Menü können Sie direkt (per Chat) mit einzelnen Diskussionsteilnehmern kommunizieren und erhalten außerdem Zugang zu zugehörigen Inhalten, die der Diskussion angefügt wurden Exportieren und Importieren von Kalenderereignissen Sie können Planungsdaten mit anderen Anwendungen austauschen. Sie können Ereignisse in das Kalenderaustauschformat (icalendar) exportieren und Business-Process-Flow- Daten aus SAP Planning and Consolidation for Microsoft importieren Exportieren von Ereignissen Führen Sie folgende Schritte aus, um Ereignisse zu exportieren. Kontext Sie können Ereignisse in das Kalenderaustauschformat (icalendar) exportieren. Ereignisse vorbehalten. 135

136 Vorgehensweise Wählen Sie das Ereignis aus und klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Exportieren. Ergebnisse Dadurch wird das Ereignis heruntergeladen und als Datei in Ihrem lokalen Downloadverzeichnis abgelegt. Es wird im icalender-format (*.ics) gespeichert, das sich per Mail (z. B. an Kollegen) senden und in anderen Kalenderanwendungen wiederverwenden lässt Importieren von Ereignissen Sie können Business-Process-Flow-Ereignisse (Schritte) aus der Anwendung SAP Business Planning and Consolidation (BPC) importieren. Voraussetzungen Dazu benötigen Sie Zugriffsrechte für das BPC-Quellsystem und müssen sich zu Beginn des Importvorgangs bei dieser Anwendung anmelden. Vorgehensweise 1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche BPF importieren, wählen Sie das BPC-System aus und melden Sie sich bei der Anwendung an. 2. Wählen Sie die Umgebung, das Modell und die BPF-Informationen aus, die Sie benötigen, und starten Sie den Importvorgang über die Funktion Importieren. 136 vorbehalten. Ereignisse

137 11 Benutzer 11.1 Die Benutzerverwaltung Zur Verwaltung von Benutzern, Rollen und Kennwörtern in der Anwendung bietet SAP Cloud for Planning eine eigene Benutzungsoberfläche. Die Benutzerverwaltung von SAP Cloud for Planning ist mit der Benutzerverwaltung und den Authentifizierungsmechanismen der SAP-HANA-Plattform verbunden. Beispielsweise werden Benutzertypen und Kennwortrichtlinien aus SAP HANA verwendet. Hinweis Ein in SAP Cloud for Planning erstellter Benutzer ist gleichzeitig auch ein SAP-HANA-Standardbenutzer, nicht aber umgekehrt. Deshalb gelten die im SAP HANA Security Guide beschriebenen Sicherheitsempfehlungen für die Benutzerverwaltung und -authentifizierung auch für SAP Cloud for Planning. Neben diesen Richtlinien finden Sie in diesem Kapitel Informationen zur Benutzerverwaltung und - authentifizierung, die insbesondere für SAP Cloud for Planning gelten. Weitere Informationen Informationen zu Berechtigungen [Seite 137] Erstellen von Geschäftsbenutzern [Seite 143] Erstellen von Rollen [Seite 146] Anfordern von Rollen [Seite 148] Infos zum Benutzerprofil [Seite 149] Erstellen eines neuen Kennworts [Seite 150] 11.2 Informationen zu Berechtigungen Die folgenden Informationen helfen Systemadministratoren dabei nachzuvollziehen, wie das Berechtigungskonzept von SAP Cloud for Planning mit dem SAP-HANA-Backendsystem verbunden ist. In SAP Cloud for Planning wird ein eigenes Berechtigungskonzept und Tool zum Definieren und Verwalten der Berechtigungen in der Anwendung genutzt, da jedoch jeglicher SAP-HANA-Backendzugriff mit dem aktuellen Endbenutzer durchgeführt wird, müssen diesem Benutzer einige erforderliche SAP-HANA-Berechtigungen und - Rollen entsprechend zugeordnet werden. Dies geschieht in SAP Cloud for Planning bei der Rollenzuordnung Benutzer vorbehalten. 137

138 automatisch. Deshalb gelten die Richtlinien für Berechtigungen wie im SAP HANA Security Guide beschrieben auch teilweise für SAP Cloud for Planning Abhängigkeiten zwischen Rollen, Benutzern und Berechtigungen Im Folgenden wird erläutert, wie Rollen, Benutzer und Berechtigungen in SAP Cloud for Planning und in SAP HANA zusammenhängen. Im folgenden Diagramm wird die Verbindung zwischen Rollen und Berechtigungen veranschaulicht: Die Anwendungsrolle umfasst die Berechtigungen und kann in der Benutzerverwaltung von SAP Cloud for Planning einem Endbenutzer zugeordnet werden. Wenn der Systemadministrator eine neue Anwendungsrolle erstellt, wird eine entsprechende SAP-HANA-Rolle generiert, die über die erforderlichen SAP-HANA- Berechtigungen zur Durchführung aller in der Anwendungsrolle definierten Aufgaben verfügt. Wenn einem Endbenutzer eine Anwendungsrolle zugeordnet wird, wird diesem Benutzer gleichzeitig die zugehörige SAP- HANA-Rolle automatisch zugeordnet. Hinweis In SAP Cloud for Planning können die Benutzer die Anwendungsrolle außerdem mit einer Self-Service-Funktion anfordern. Alle Berechtigungsstufen, die einem Benutzer durch Rollen direkt oder indirekt gewährt werden, werden zusammengefasst: Immer wenn ein Benutzer auf ein Objekt zugreift, führt das System eine Berechtigungsprüfung für den Benutzer, die Rollen dieses Benutzers und die direkt gewährten Berechtigungen durch. Hinweis Der Eigentümer eines Objekts oder einer Ressource hat stets sämtliche Berechtigungen für das jeweilige Objekt bzw. die jeweilige Ressource inne. 138 vorbehalten. Benutzer

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