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1 1.2 TUTORIALS Vorbemerkung: Um Ihnen den Einstieg in die Arbeit mit GEFOS zu erleichtern, haben wir an dieser Stelle einige immer wiederkehrende Anwendungen beispielhaft vorgeführt. THEMEN: - Wie erstelle ich eine Person / Unternehmen - Wie erstelle ich ein Projekt / Akte / Ordner - Wie erstelle ich einen Brief - Wie arbeite ich mit der Zeiterfassung (gilt analog für Auslagen) - Wie erstelle ich eine Abrechnung WEITERE THEMEN: - Einführung Allgemein - Menü Allgemein - gefosforum Wie erstelle ich eine Person / Unternehmen Klicken Sie in der linken Navigation unter "Person" bzw. "Unternehmen" auf "Neu anlegen" und es öffnet sich eine Eingabemaske, in der Sie aufgefordert werden, neue Personen bzw. Unternehmensdaten einzutragen. Page 1 of 7

2 In den entsprechenden Eingabemasken sind immer diejenigen Felder farblich unterlegt, in denen Sie Eintragungen vornehmen müssen (obligatorisch). In der Maske Personen ist es der Nachname der Person, in der Maske für Unternehmen ist es der Unternehmensname sowie der Ort (Sitz) des Unternehmens. Nach erfolgter Eingabe klicken Sie im unteren rechten Fensterrand den Button "Übernehmen". Anschliessend können die Personen- bzw. Unternehmensdaten weiter bearbeitet werden. Personen Unternehmen Wie erstelle ich ein Projekt / Akte / Ordner Vorbemerkung: Das Modul ORDNER / AKTEN / PROJEKTE wechselt seine Bezeichnungen in den unterschiedlichen Anwender- Versionen. Vereinfachend wird im Folgenden immer der Name AKTE gewählt. Klicken Sie in der linken Navigation unter "Akten" auf "Neu anlegen" und es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie neue Akten anlegen können. Alternativ lassen sich neue Akten aus dem Modul Akte über den Menüpunkt "Akte" erstellen. Page 2 of 7

3 Geben Sie nun eine Bezeichnung für die Akte in das entsprechende Feld ein. Nach erfolgter Eingabe klicken Sie nun im unteren rechten Fensterrand den Button "Übernehmen". Schritt 3 In der Ansicht "Beteiligte" können Sie nun über den Button beliebig viele Personen oder Unternehmen mit der Akte verknüpfen. Projekte / Akten / Ordner Wie erstelle ich einen Brief Um einen Brief an einen Beteiligten einer Akte zu erstellen, wählen Sie aus dem Menüpunkt "Aktion" eine Brief-Vorlage (zb GefosBrief.doc, Brief.htm etc.). Achten Sie darauf, einen Beteiligten ausgewählt zu haben - in unserem Beispiel ist es Herr Ernst Apfel. Page 3 of 7

4 Überprüfen Sie im Fenster "Neues Dokument" Ihre Einstellungen und drücken Sie anschliessend im unteren rechten Fensterrand den Button "Übernehmen". Schritt 3 Sollte die von Ihnen gewählte Vorlage sich auf ein externes Anwenderprogramm wie zb MS Word beziehen, dann achten Sie bitte darauf, dass die Funktion "Makros" aktiviert ist. Drücken Sie dann die Schaltfläche "GefosDaten laden". Die ausgewählten Daten werden nun in die Vorlage eingefügt und Sie können beginnen, den Brief zu verfassen. Nach Fertigstellung finden Sie Ihren Brief unter der Akten-Ansicht "Dokumente". Briefe / Dokumente Wie arbeite ich mit der Zeiterfassung (gilt analog für Auslagen) Sie gelangen zum Fenster "Zeiterfassung" über den Button in der Kopfzeile des Moduls "Akten" oder über den Punkt Akten in der linken Navigation. Meine Page 4 of 7

5 Überprüfen Sie nun die Einstellungen für Bearbeiter, Datum und Dauer, und geben Sie eine Bezeichnung für die Tätigkeit ein (obligatorisch). Sie können auch einen Vorschlag aus der darüberliegenden Combobox wählen. Bestätigen Sie anschliessend Ihre Eingabe über den Button "Übernehmen". Hinweis Die Anwendung "Auslagen" funktioniert analog der Anwendung "Zeiterfassung". Sie gelangen zu "Auslagen" über den Button in der Kopfzeile des Moduls "Akten". Zeiterfassung Auslagen Wie erstelle ich eine Abrechnung Page 5 of 7

6 Achtung: Um erfolgreich Abrechnungen erstellen zu können, müssen Sie dazu berechtigt sein! Kennzeichnen Sie unter der Ansicht "Beteiligte" einen Beteiligten und wählen Sie anschliessend unter dem Menüpunkt "Akten" den Eintrag "Abrechnung an Beteiligten". Legen Sie nun den Zeitraum für die Abrechnung fest. Beachten Sie, dass nur noch nicht abgerechnete Stundeneinträge und Auslagen berücksichtigt werden und dies nur, wenn es sich auch um eine abrechenbare Akte handelt. Weiter können Sie hier über eine Checkbox festlegen, ob auch untergeordnete Akten in die Abrechnung mit eingeschlossen werden sollen. Bestätigen Sie anschliessend Ihre Eingabe über den Button "Übernehmen". Nun wird aus den Daten der Akte eine neue Abrechnung erstellt - dies kann einen kleinen Augenblick dauern. Anschliessend erhalten Sie das Fenster "Abrechnung- Details". Schritt 3 Nun können Sie unter der Ansicht Rechnung die aufgelaufenen Rechnungspositionen einsehen und modifizieren. Wenn Sie Ihre Einstellungen abgeschlossen haben, drücken Sie den Button "Status ändern" in der unteren Zeile des Fensters. Achtung: Sie benötigen die Berechtigung den Status einer Rechnung zu ändern! Weitere Informationen zu den Ansichten Stundeneinträge Auslagen Rechnung Statuswechsel Page 6 of 7

7 Schritt 4 Im Fenster Statuswechsel können Sie den Abrechnugsstatus der Rechnung verändern. Beachten Sie, dass Sie, sobald der Status "Entwurf" verlassen wird, keine weiteren Änderungen an der Rechnung vornehmen können. Weitere Informationen finden sie hier. Zurückgekehrt in das Fenster "Abrechnung- Details" können Sie nun über die Combobox "Aktion" in der unteren Zeile des Fensters weitere Vorgänge über die entsprechenden Vorlagen starten (wie zb rechnung.doc oder rechnung.htm). Abrechnung Zum Anfang Page 7 of 7

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