Kurze EndNote-Anleitung

Transkript

1 Kurze EndNote-Anleitung Endnote? Das Programm Endnote dient dazu, Literaturverzeichnisse für Fachartikel, Doktorarbeiten usw. zu erstellen und zu verwalten. Die vorliegende Anleitung war ursprünglich als Merkblatt für Doktoranden der AG Klein gedacht. Sie ist deshalb alles andere als umfassend und kann natürlich die eigene Beschäftigung und die Erklärung durch jemanden, der sich damit auskennt, nicht völlig ersetzen. Deshalb: Im Zweifel fragen! EndNote vorbereiten (nur einmalig notwendig) Vor einiger Zeit hat die amerikanische Staatsbibliothek ihr PubMed-Datenformat gerändert, so daß es bei manchen Versionen von EndNote zu Problemen beim Importieren aus PubMed kommt. Wenn man ein frisch installiertes EndNote benutzt (bis einschl. Version 7), sollte zunächst ein aktualisierter PubMed-Filter namens PubMed (NLM).enf eingespielt werden, den man sich auf oder über die u.a. Mailadresse besorgen kann. Dieser Filter muß im EndNote-Programmverzeichnis unter filters\ gespeichert werden, im Regelfall ist dies c:\programme\endnote\filters. In EndNote muß der PubMed-Filter einmal aktiviert werden: Dazu im Menü Edit unter Import Filters den Punkt Open Filter Manager wählen; in der dann erscheinenden Liste den Eintrag PubMed (NLM) aufsuchen und mit einem Häkchen markieren; dann das Fenster einfach durch Klick auf das X o- ben rechts schließen. In Microsoft Word sollte nach der Installation von EndNote irgendwo eine EndNote-Symbolleiste sichtbar sein (s. Abb.). Falls nicht, mit der rechten Maustaste mitten in eine der anderen Symbolleisten klicken und im dann erscheinenden Menü nach EndNote suchen. Wenn dieser Eintrag nicht vorhanden ist, bitte jemanden fragen, der sich damit auskennt (Adresse siehe unten). Literatur suchen In PubMed ( oder wie gewohnt nach Literatur suchen. Gefundene Artikel können mit einem Häkchen versehen (!) und in die Zwischenablage geschickt werden, indem aus der Liste neben dem Send to-knopf der Eintrag Clipboard ausgewählt und mit einem Mausklick auf besagten Send to-knopf bestätigt wird (s. Abb.). Wenn die Literatursuche (vorerst) beendet ist, auf den Clipboard-Link klicken, der sich ziemlich genau unter dem GO-Knopf der PubMed-Suche befindet. Es sollten nun alle erwünschten Artikel aufgelistet werden. 1

2 Nun aus der Liste neben dem Display-Knopf den Eintrag MEDLINE (s. Abb.) sowie aus der bereits erwähnten Send to-liste den Eintrag File auswählen. Nach Mausklick auf Send to erhält der PC eine Datei namens pubmed-result.txt zugeschickt, die man an einem Ort abspeichern sollte, an dem man sie später (nämlich im nächsten Schritt, s.u.) wiederfindet. Falls die Datei bereits existiert (was bei mehrfachen Literatursuchen der Fall sein wird), kann sie einfach überschrieben werden, vorausgesetzt, man hat die Daten aus der alten Datei schon nach EndNote importiert. Eine EndNote-Bibliothek erstellen EndNote sammelt alle Arten von Literatur Artikel, Bücher, Buchkapitel etc. in sogenannten Libraries. Es ist sinnvoll, sich für jeden Text, den man schreiben möchte, eine eigene Library anzulegen. Da es möglich ist, Referenzen einfach (z.b. mit der Maus) zwischen EndNote-Bibliotheken hin- und herzukopieren, kann man eine Master-Bibliothek anlegen, aus der man bei Bedarf Artikel in eine eigene, für ein bestimmtes Dokument verwendete EndNote- Bibliothek kopiert. Es sollte nämlich für ein Textdokument nur je genau eine Bibliothek geben, die sich zudem in demselben Ordner auf der Festplatte befindet wie das Dokument. Beide Dateien sollten auch immer zusammen weitergegeben oder auf Diskette oder CD kopiert werden, da es u.u. zu merkwürdigen Ergebnissen kommen kann, wenn man dies nicht tut (das ist die Erfahrung!). Wenn man natürlich ohnehin nur eine einzige Bibliothek z.b. nur für die Doktorarbeit benötigt, braucht man keine Master-Bibliothek. Zum Erstellen einer Library wird man möglicherweise schon beim Start von EndNote aufgefordert. Ansonsten erstellt man sie selbst über das Menü File und den Befehl New. Zunächst ist die Library natürlich ganz leer. Die PubMed-Daten nach EndNote importieren Im Menü File findet man den Befehl Import. Alternativ kann man mit der Maus auf das Import-Symbol klicken (s. Abb.). Es erscheint das Import-Fenster (s. Abb.). Hier sollte mit Choose file die vorhin von PubMed empfangene und abgespeicherte Datei ausgewählt werden. Wo war sie noch gleich?! Bevor man auf den Import-Knopf drückt, ist es wichtig, unter Import Option den PubMed-Filter auszuwählen (s. Abb.). Falls er nicht in der Liste erscheint, kann man an dieser Stelle mit Other filters den Filter-Manager aufrufen und wie oben unter EndNote vorbereiten beschrieben weiterverfahren. Es ist außerdem sinnvoll, unter Duplicates den Punkt Discard Duplicates zu wählen, damit man Artikel nicht versehentlich mehrfach importiert. Nun auf Import klicken. Die PubMed-Daten werden nach EndNote importiert und erscheinen im Fenster der Library. Cave! Falls man ursprünglich mehrere Artikel in der PubMed-Ablage 2

3 hatte und nun nur ein einziger Eintrag in der EndNote-Bibliothek erscheint, kann das zwei Gründe haben: Entweder die übrigen Artikel befanden sich bereits in der Bibliothek und wurden als Duplikate verworfen; das ist harmlos und erwünscht! Oder aber es wurde versäumt, das Update für den PubMed-Filter aufzuspielen. In diesem Fall sollte die importierte Referenz sofort gelöscht werden (STRG+D), da sie bunt zusammengewürfelt auch sämtliche Angaben der übrigen Referenzen enthält (das ist eben der Fehler!). Zum Aufspielen des Updates siehe oben, EndNote vorbereiten. Wenn die Artikel erfolgreich importiert wurden, wird man im Library-Fenster nur diese sehen. Andere Artikel, die sich bereits in der Library befanden, sind scheinbar verschwunden. Tatsächlich sind sie noch vorhanden, werden jedoch nicht angezeigt. Das ist praktisch, falls man z.b. eine Liste der frisch importierten Artikel drucken möchte, da EndNote immer nur die Referenzen druckt, die gerade angezeigt werden. Im Menü References finden sich mehrere Befehle, mit denen man die Anzeige der Artikel steuern kann. Show All References bzw. die Tastenkombinationen STRG+H (EndNote 5) oder STRG+M (EndNote 7) lassen wieder die komplette Liste der Artikel erscheinen. Artikel zitieren Artikel aus einer EndNote-Bibliothek in einem Word-Text zu zitieren, ist ganz leicht. Man drückt in Word auf den Find Citation(s)-Knopf der EndNote- Symbolleiste. Falls EndNote zu diesem Zeitpunkt noch nicht gestartet worden war, erledigt Word dies auto- matisch. Man sollte nun allerdings zunächst zu Fuß in das EndNote-Programm wechseln, das nämlich direkt nach dem Start darauf wartet, daß man eine Library öffnet, und vorher nichts anderes zu tun bereit ist. Falls EndNote bereits läuft und eine Bibliothek geöffnet ist, erscheint direkt nach dem Klick auf den Find Citation(s)-Knopf das Suchfenster (s. nächste Seite). Es ist hilfreich, unter Find: einfach a einzugeben und danach suchen zu lassen. Da dieser Buchstabe überall vorkommt, wird in den Suchergebnissen die komplette EndNote-Bibliothek angezeigt. Man kann nun bequem in der Liste die Referenz suchen, die man benötigt. Sie läßt sich schneller finden, wenn man die Anfangsbuchstaben des Nachnamens eintippt (dazu muß allerdings die Liste den sogenannten Eingabefokus haben, sonst empfängt sie keine Tastaturbefehle; evtl. zweimal die Tabulator-Taste drücken oder einmal mit der Maus in die Liste klicken): der Markierungsbalken springt automatisch zur am besten passenden Referenz. Man kann auch mehrere Referenzen gleichzeitig markieren, indem man die STRG-Taste gleichzeitig mit dem Mausklick drückt. Durch Insert werden die markierten Referenzen eingefügt. Unten im Suchfenster wird die Library angegeben, aus der der aktuell markierte Artikel stammt (in dieser Abbildung: daniels-sammlung.enl ). Das ist praktisch, um sich zu vergewissern, daß man nicht versehentlich Artikel aus mehreren EndNote-Bibliotheken verwendet, da es dann u.u. zu unerwünschten Ergebnissen kommen kann (s.o. und s.u.). Falls noch keine Bibliographie im Dokument vorhanden war, erzeugt EndNote sie automatisch. Sie befindet sich ganz am Ende des Dokuments, kann aber ohne weiteres an eine andere Stelle verschoben werden. 3

4 Natürlich können zu einem Zitat nachträglich weitere Referenzen hinzugefügt werden. Dazu einfach den Eingabebalken (Cursor) in oder direkt vor bzw. hinter die Referenz setzen und wie oben beschrieben weitere Referenzen auswählen. Alternativ kann man auch mit der rechten Maustaste in eine Referenz klicken und aus dem Menü den Punkt Edit citation(s) wählen. In diesem Fall erscheint dann ein Fenster (s. Abb.), in dem man weitere Zitate hinzufügen (Insert), Zitate löschen (Remove) oder ergänzenden Text (Prefix, Suffix) eingeben kann. Das ist etwa praktisch, wenn man so zitieren möchte: bla bla (für einen Überblick siehe Klein et al., 2002), oder wenn man beispielsweise einmal den Autor weglassen möchte, wenn er schon im vorangehenden Satz erwähnt wird: Wie Klein et al. ausgeführt haben (2002),. Zitate und Bibliographie formatieren EndNote übernimmt automatisch das Formatieren von Zitaten und Bibliographie (dazu ist es ja da!). Sämtliche Formatangaben werden dabei in sogenannten Output styles zusammengefaßt. Mit dem Programm wird eine große Zahl von fertigen Formaten für viele Zeitschriften 4

5 mitgeliefert. Es ist darüber hinaus möglich, eigene Styles zu programmieren, etwa für die eigene Doktorarbeit. Das zu erklären, geht allerdings über den Rahmen dieser kurzen Anleitung hinaus. (Ein fertiger, gültiger Style für Dissertationen an der Uni Lübeck kann über die unten angegebene -Adresse erbeten werden.) Welcher Style verwendet werden soll, kann auf zwei Wegen angegeben werden. In EndNote im Menü Edit erscheint unter dem Punkt Output Styles eine Liste, aus der man einen Style auswählen kann. Hier sind allerdings nur bestimmte Styles überhaupt aufgelistet; welche, kann man selbst steuern, indem man den Befehl Open Style Manager wählt. Der Style Manager ähnelt dem oben erwähnten Filter Manager; auch hier kann man vor den gewünschten Eintrag in der Liste ein Häkchen setzen und das Fenster einfach schließen (also ohne auf einen OK-Knopf zu drücken, den es hier ohnehin nicht gibt). Die zweite Möglichkeit, die zu benutzende Formatierung zu bestimmen, verwendet wieder die EndNote-Symbolleiste in Word (s. Abb.), und zwar den Format Bibliography-Knopf. Diesen Knopf sollte man auch drücken, falls einmal die schön formatierten Referenzen verschwunden sind und sich stattdessen häßliche Steuerbefehle auf dem Bildschirm breitmachen. Es erscheint ein Fenster (s. Abb.), in dem unter dem Punkt With output style: eine Liste erscheint, aus der man die gewünschte Formatierung auswählen kann. Ist sie nicht in der Liste enthalten, kann man über Browse weitere verfügbare Styles aufrufen. Nach Klick auf OK werden sämtliche Zitate und das Literaturverzeichnis komplett umformatiert! Im Format-Fenster gibt es des weiteren noch die Möglichkeit, über Layout Schriftart und Absätze des Literaturverzeichnisses zu bestimmen. Leider läßt sich nicht einstellen, daß das Literaturverzeichnis mit Blocksatz formatiert werden soll. Wenn man das in Word selbst macht, geht der Blocksatz bei der nächsten Neuformatierung (die EndNote manchmal auch spontan vornehmen kann) wieder verloren. Deshalb ist es ratsam, das Literaturverzeichnis, falls erforderlich, erst direkt vor dem Ausdrucken der Dissertation oder vor dem Erstellen einer PDF-Datei für ein Journal mit Blocksatz zu formatieren. Was man nicht tun sollte 1. Mehrere Bibliotheken gleichzeitig geöffnet halten, wenn man Referenzen in Word einfügt, weil dann einzelne Referenzen aus unterschiedlichen Bibliotheken stammen und es durch obskure, unverstandene Mechanismen zu unerwünschten Ergebnissen kommen kann, wenn man nicht alle verwendeten Bibliotheken mit dem Dokument zusammenhält (siehe oben, Eine EndNote-Bibliothek erstellen ). 2. Selbständig Korrekturen an der Literaturliste im Dokument vornehmen. Diese Liste wird automatisch generiert, so daß die manuellen Änderungen schnell wieder verlorengehen! Sollte irgendwo ein Tippfehler in einer Referenz vorkommen, kann man ihn direkt in End- Note korrigieren. 3. Selbständig Korrekturen an den Zitaten vornehmen, denn auch diese werden automatisch generiert. Lieber mit der rechten Maustaste in ein Zitat klicken und Edit citations wählen. 5

6 Was man tun sollte Regelmäßig Sicherheitskopien von allen wichtigen Dateien erstellen, am besten auf CD (besser DVD, ist länger haltbar) oder auf einem Zweitrechner. Sehr ratsam ist es, die CD oder besser die Dateien selbst so zu beschriften, daß man auch nach einiger Zeit noch nachvollziehen kann, von wann die Sicherheitskopie stammt. Alles bricht z sammen! Wenn alles z sammenbricht: Keine Panik. Wenn doch Panik: Buch lesen 1. Wenn Buch gelesen: Jemanden fragen, der sich auskennt (Adresse siehe unten). J. Daniel S. Kraus AG PD Dr. J. Klein, Klin.-Exp. Forschung, Med. Klinik I Universität zu Lübeck Ratzeburger Allee Lübeck Tel. (04 51) d.kraus@innere1.uni-luebeck.de Fassungen: Erste Stilistische Änd., Korekt Einleitender Absatz Kleinere Korrekturen Druck/PDF: :57 1 Douglas Adams, The Hitchhiker s Guide to the Galaxy: Auf gehen und nach suchen lassen! 6