PROJEKTMANAGEMENT TOOLS

Größe: px

Ab Seite anzeigen:

Download "PROJEKTMANAGEMENT TOOLS"

Samuel Baumhauer
vor 8 Jahren
Abrufe

1 PROJEKTMANAGEMENT TOOLS 1. ALLGEMEINE INFORMATIONEN Unter Digitalen Projektmanagement Tools (PMT) versteht man in erster Linie "Projektmanagement-Informationssysteme", die die Planung und Kontrolle des Projektfortschritts unterstützen. Im Prozess organisieren, strukturieren und begleiten PMT alle Schritte und Maßnahmen von der Meilensteinplanung, über die Fokussierung auf Arbeitspakete bis hin zur Projektrealisierung. Mithilfe serverbasierter Anwendungssysteme können allen Projektmitarbeiter/-innen gezielt relevante Informationen zur Verfügung gestellt und Feedback über den aktuellen Arbeitsstand gegeben werden. Zusätzlich wird durch PMT auch die Dokumentation von Projekten und daraus folgende Prozessoptimierungen ermöglicht. Es werden zwei Methoden des Projektmanagements durch agile Software-Systeme abgebildet. Hierbei handelt es sich um die Scrum- und die Kanban-Software, wobei Scrum den Lehrenden ein Rahmengerüst mit festen Rollen vorgibt und Kanban durch seine offene Vorlagenstruktur eher der Prozesssteuerung in kleineren Projekten dient. Scrum (engl. Gedränge) Merkmale stringentes Regelwerk für Ablauf: ü feste Rollen im Team (Product Owner, Team, Scrum Master) ü routinierte Abläufe ü stabile Teamstruktur kontinuierliche Verfeinerung des Projektplans hohe Transparenz im Projekt Feedbackschleifen sind in laufenden Prozess integriert Kanban (jap. Karte, Tafel) modularisierter Ablauf: ü Entlastung der Teammitglieder durch übersichtliche Kanban-Boards ü zügiger Prozessablauf ü hohes Anpassungspotential Klarheit über Arbeitsstau & Notwendigkeit von Unterstützung es gibt keinen Kanban-Master: Förderung der Eigenverantwortlichkeit der Projektbeteiligten Herausforderungen Unübersichtlichkeit bei Großprojekten durch große Anzahl an Prozesselementen Praxiseignung Fehleinschätzung des Arbeitspensums der Arbeitsabläufe möglich zeitintensive Meetings/ Absprache besonders für komplexe, umfangreiche Projekte geeignet besonders für kleinere, überschaubare Projekte geeignet Tabelle: nach Strambowski und Mehner Universität Leipzig E- Teaching Ritterstraße Leipzig leipzig.de Telefon Telefax e- leipzig.de

2 Beispiel für ein Kanban-Board: Abbildung: Kanban-Board Nachfolgend sind wesentliche Elemente des Projektmanagements aufgelistet. Diese bestehen in der Regel aus vier Instrumenten. (1) Der Projektstrukturplan (PSP) ist eine vollständige, hierarchische Darstellung aller Elemente (Teilprojekte, Arbeitspakete) der Projektstruktur als Diagramm oder Liste. Alle nachfolgenden Planungen, wie beispielsweise Zeit, Kosten und Ressourcen basieren auf dem PSP. (2) Im Unterschied dazu bezeichnet der Projektablaufplan (PAP) die Auflistung aller Vorgänge in der logischen Reihenfolge der Erledigung von Projektstart bis Projektende. (3) Gantt-Diagramme bieten den Nutzer/-innen eine grafische Darstellung der terminbezogenen Abläufe eines Projektes. Hierbei handelt es sich um chronologischhierarchische Listen, die sukzessive eine genaue Zeitplanung innerhalb des Projektes ermöglichen. Dabei beschreiben Balken auf einer Zeitachse den Prozess der Bearbeitung.

3 Abbildung: Gantt-Diagramm (4) Die SWOT-Analyse (aus dem Englischen: Stärken-Schwächen-Chancen-RisikenAnalyse) wiegt die wichtigsten Elemente des Projektes gegeneinander ab und zeigt somit dessen Position auf. Anwendung findet die SWOT-Analyse zu Beginn eines Projektes und nach signifikanten Änderungen im Prozessverlauf. Abbildung: SWOT-Analyse 2. VORTEILE UND NACHTEILE 2.1 Vorteile zahlreiche Freeware verfügbar meist mobile App-Lösungen für ios und Android vorhanden Angebot von Desktop Anwendungen & Cloud Versionen verfügbar

4 Kooperation und Kollaboration werden gefördert durch z.b. Team-Chat, Videokonferenzen, Kalender, Dokumenten-Management, Meilensteinplanung, Zeiterfassung, Filesharing, Wikis und Foren hohe Individualisierbarkeit und Flexibilität der Arbeitsumgebung möglich 2.2 Nachteile Vollversionen meist kostenpflichtig Light-Versionen mit limitierter Funktionalität weniger partizipierende Mitarbeiter/-innen, weniger Speicherplatz, komplexe Projekte nicht realisierbar niedrigschwellige Kommunikation Gefahr von Datenflut besteht Archivierung abgeschlossener Projekte fehlt meist zum Teil keine Integration von Postfächern in die Projekte möglich 3. FÜNF REGELN FÜR DEN EINSATZ 1) Nutzen Sie PMT, um ein Projekt in strukturierte Arbeitspakete zu überführen. Anhand der Tools werden Ziele übersichtlich geplant und können später überprüft werden. 2) Führen Sie das PMT möglichst zu Projektbeginn ein, da es im späteren Projektverlauf zu Irritationen kommen kann. 3) Es ist wichtig, verschiedene Anbieter von PMT auszuprobieren, um ein individuell passendes und bedarfsorientiertes System zu finden. Einführungskurse und Tutorials können das Erlernen unterstützen und sind gerade bei der Ersteinführung der Tools ratsam. 4) Legen Sie sich nach der Probier-Phase auf ein System fest. 5) Formulieren Sie im Team Handlungsempfehlungen nach erster Nutzung der Tools für kommende Projekte. 4. TOOLS Bitrix24: Costumer-Relationship-Management System OpenProject: Opensource-Software auf Scrum-Basis Feedcamp: kostenloser Ableger von Basecamp Backups kostenpflichtig LibrePlan: moderne, teamorientierte Opensource-Software

5 Podio: online PM-Software mit integriertem Business Social-Network Redbooth: Online-Lösung für PM mit Kollaborationfokus Wrike: flexible Online-Lösung mit großem Zusatzbaukasten Trello: niedrigschwellige Kanban-Software GanttProject: etablierte Desktop-Software für Gantt-Charts 5. WEITERFÜHRENDE LINKS UND LITERATUR Kanban vs. Scrum - how to make the best of both von H. Kniberg ausführlicher Vergleich beider Softwareangebote Bonset, Sébastien (2014): Von agil bis klassisch: 10 kostenlose Projektmanagement-Lösungen Vorstellung von PMT / Vorlesungsskripte von Prof. Harald Wehnes, Universität Würzburg Grundlagen zu Projektmanagement und zugehörigen Instrumenten Eine Übersicht: Von agil bis klassisch: 10 kostenlose Projektmanagement- Lösungen GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.v. Grundlegende und aktuelle Informationen zu Projektmanagement und zugehörigen Instrumenten GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement / Michael Gessler (Hrsg.)(2014): Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3). Handbuch für die Projektarbeit, Qualifizierung und Zertifizierung auf Basis der IPMA Competence Baseline Version 3.0, 6. Aufl., Nürnberg. Litke, H., Kunow, I., & Schulz-Wimmer, H. (2012). Projektmanagement (2. Auflage.). München: Haufe-Lexware GmbH & Co. KG.

6 6. QUELLEN Bonset, Sébastien (2014): Von agil bis klassisch: 10 kostenlose Projektmanagement-Lösungen. Online unter: Kiel, Christopher (2015): Scrum vs. Kanban: Managementmethoden im Vergleich. Online unter: Project Management Institute (2013). A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 5th edition, PMI Inc., Newton Square, PA.

Ähnliche Dokumente

Übersicht Projektmanagementsoftware. Stand 15. April 2015

Übersicht Projektmanagementsoftware Stand 15. April 2015 Basecamp Herausgeber: Bascamp Internetseite: www.basecamp.com Testversion: ja, 2 Monate kostenlos zum testen Gratis Version: nein Preis: ca. 19