Das muss bei der Einführung von Arbeitszeitkonten beachtet werden

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1 Flexible Arbeitszeitregelungen Das muss bei der Einführung von Arbeitszeitkonten beachtet werden Im Rahmen von Arbeitszeitmodellen erbringen die Arbeitnehmer in einem bestimmten Zeitraum keine Arbeitsleistung, erhalten aber ein Arbeitsentgelt, das sie durch Arbeitsleistung vor oder nach der Freistellungsphase erzielen. Damit werden Unterbrechungen des Arbeitslebens (zum Beispiel durch ein Sabbatjahr) und Freistellungsphasen für Teilzeitarbeit oder für Zeiten, in denen im Betrieb keine ausreichende Beschäftigung geboten wird, sozialversicherungsrechtlich abgesichert. Im Folgenden erfahren Sie, was sozialversicherungsrechtlich beim Einsatz von Arbeitszeitmodellen zu beachten ist. Beschäftigung an Auftragslage anpassen Unser Service: Die steuerrechtliche Seite haben wir in der Ausgabe 5/ 2004 (Seite 77-82) dargestellt. Neuabonnenten erhalten den Beitrag im Online-Service ( unter der Abruf-Nr Wertguthaben Um an flexiblen Arbeitszeitregelungen teilnehmen zu können, muss sich der Arbeitnehmer im Allgemeinen erst ein Wertguthaben erarbeiten. Als Wertguthaben gilt angespartes Arbeitsentgelt oder Arbeitszeiten aus einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung. Es kann sich um Anteile des laufenden Arbeitsentgelts, Überstundenvergütungen, freiwillige zusätzliche Leistungen des Arbeitgebers, Einmalzahlungen oder nicht in Anspruch genommene Urlaubstage handeln. Darüber hinaus gehören auch die mit dem Wertguthaben zu Gunsten des Arbeitnehmers erwirtschafteten Erträge (zum Beispiel Zinserträge) dazu. Zeit- oder Geldguthaben Beachten Sie: Die Verwendung von Arbeitsentgelt oder -zeit ist nicht möglich, wenn dem ein Tarifvertrag entgegensteht. Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt Wertguthaben kann nur aus beitragspflichtigem Arbeitsentgelt angespart werden. Es sind jedoch auch Entgelte oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze zu berücksichtigen. Steuerfreies Arbeitsentgelt, das nicht sozialversicherungspflichtig ist, kann nicht als sozialversicherungsrechtlich relevantes Wertguthaben verwendet werden. Es kann aber als besonderes Wertguthaben zur Erhöhung des Nettoarbeitsentgelts in der Freistellungsphase verwendet werden. So verwendete steuerfreie Entgeltbestandteile bleiben steuerfrei (BMF, Schreiben vom , Az: IV C 5 S /00, DB 2000, 1000). Sonderfall steuerund sozialversicherungsfreies Entgelt Beachten Sie: Die mit dem steuerfreien Wertguthaben erzielten Wertsteigerungen (zum Beispiel Zinserträge) sind aber steuer- und sozialversicherungspflichtig und zählen damit auch zum Wertguthaben. 103

2 Sonderfall Fondsanlage Werden Wertguthaben zu Gunsten des Arbeitnehmers in Fonds geführt, stellt der Wert des Fonds den des Wertguthabens dar, so dass sich Kurssteigerungen/-senkungen auf das Wertguthaben auswirken. Vom Arbeitnehmer getragene Kosten der Fondsführung mindern das Wertguthaben. Wert des Fonds ist maßgeblich Beachten Sie: Werden Wertguthaben nur zu Gunsten des Arbeitgebers in Fonds geführt, so dass sich Kursschwankungen nur für den Arbeitgeber auswirken, haben diese keine Auswirkung auf das Wertguthaben. Werden aber die Kosten der Fondsführung aus dem Wertguthaben des Arbeitnehmers finanziert, liegt ein Störfall (Definition auf Seite 108) vor. Darstellung des Wertguthabens in den Lohnunterlagen Das Wertguthaben des Arbeitnehmers ist einschließlich der Zu- und Abgänge in den Lohnunterlagen darzustellen ( 2 Abs. 1 Nr. 4b Beitragsüberwachungsverordnung [BÜV]). Dabei muss der Abrechnungsmonat angegeben werden, in dem die erste Gutschrift erfolgt, sowie alle weiteren Abrechnungsmonate, in denen sich das Wertguthaben ändert. Zeitund Geldwertguthaben müssen getrennt dargestellt werden. Das Gleiche gilt für Guthaben, die zum Teil aus Arbeitsleistungen im Rechtskreis West und Ost erzielt wurden ( 7 Abs. 1a Satz 6 SGB IV). Zu- und Abgänge müssen dargestellt werden Alternativ kann der Arbeitgeber das Wertguthaben auch zum 31. Dezember jeden Jahres und bei jeder Änderung der Beitragsgruppen (Wegfall/Hinzutritt von Versicherungspflicht) bewerten und mit der für dieses Kalenderjahr festgestellten Differenz zwischen der Beitragsbemessungsgrenze des jeweiligen Versicherungszweigs und dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt vergleichen. Hintergrund: Für den Fall, dass das Wertguthaben nicht für die Freistellungsphase verwendet wird ( Störfall ), muss das mögliche beitragspflichtige Entgelt festgehalten werden. Daher muss jedes Jahr die Differenz zwischen der Beitragsbemessungsgrenze des jeweiligen Versicherungszweigs und dem verbeitragten Arbeitsentgelt ermittelt werden. Diese Differenz wird auch Sozialversicherungs-Luft ( SV-Luft ) genannt und muss jedes Jahr fortgeschrieben werden. Die Fortschreibung kann rückwirkend am Ende des Jahres durchgeführt werden. Die SV-Luft ist für jeden Versicherungszweig getrennt über die Jahre ab der erstmaligen Bildung des Wertguthabens aufzusummieren. Beitragspflichtiges Entgelt für Störfall festzuhalten Beispiel Für einen Arbeitnehmer gilt seit dem 1. März 2003 eine flexible Arbeitszeitvereinbarung. Das monatliche Arbeitsentgelt beträgt Euro, davon sollen 300 Euro für die flexible Arbeitszeit angesammelt werden. Monatliches Bruttoentgelt 2003 Monatlich werden als Wertguthaben verwendet Monatliches beitragspflichtiges Arbeitsentgelt Euro 300 Euro Euro 104

3 Ermittlung der SV-Luft für 2003 Anteilige Beitragsbemessungsgrenze Kranken- und Pflegeversicherung 1.3. bis (= 10 x 3.450) Abzüglich beitragspflichtiges Entgelt (= 10 x 2.700) "SV-Luft" der Kranken-/Pflegeversicherung für 2003 Anteilige Beitragsbemessungsgrenze Renten-/Arbeitslosenversicherung 1.3. bis (=10 x 5.100) Euro Euro Euro Euro./. Beitragspflichtiges Entgelt (= 10 x 2.700) Euro "SV-Luft" der Renten-/Arbeitslosenversicherung für Euro Das Wertguthaben in Höhe von Euro (= 10 x 300 Euro) wäre voll beitragspflichtig, weil es die SV-Luft nicht überschreitet. Die SV-Luft 2003 ist in Höhe von bzw Euro darzustellen. Das beitragspflichtige Gesamtwertguthaben 2003 in Höhe von Euro. Vergleich mit dem Wertguthaben Nach Ablauf des Jahres 2004 ist die für das Jahr 2004 festgestellte SV- Luft sowie das in diesem Kalenderjahr erzielte Wertguthaben den Daten des Jahres 2003 hinzuzurechnen. Fortführung des Beispiels für 2004 Das Bruttoentgelt soll bis zum 30. Juni 2004 weiterhin Euro, ab 1. Juli Euro betragen. Ab Juli 2004 sollen 400 Euro als Wertguthaben verwendet werden. Beitragspflichtiges Entgelt 2004 Monatliches Bruttoentgelt bis Monatlich als Wertguthaben verwendet Monatliches beitragspflichtiges Arbeitsentgelt Monatliches Bruttoentgelt ab Monatlich als Wertguthaben verwendet Monatliches beitragspflichtiges Arbeitsentgelt Euro 300 Euro Euro Euro 400 Euro Euro Darstellung der SV-Luft 2004 Anteilige Beitragsbemessungsgrenze Kranken- und Pflegeversicherung 2004 (= 12 x 3.487,50) Euro./. Beitragspflichtiges Entgelt bis (= 6 x 2.700) Euro./. Beitragspflichtiges Entgelt ab 1.7. (= 6 x 2.800) Euro "SV-Luft" der Kranken-/Pflegeversicherung für 2004 Anteilige Beitragsbemessungsgrenze Renten- und Arbeitslosenversicherung 2004 (= 12 x 5.150) Euro Euro./. Beitragspflichtiges Entgelt bis (= 6 x 2.700) Euro./. Beitragspflichtiges Entgelt ab 1.7. (= 6 x Euro) Euro "SV-Luft" der Renten-/Arbeitslosenversicherung für Euro 105

4 Die Wertguthaben wären in voller Höhe beitragspflichtig, weil sie die SV-Luft nicht überschreiten. Daher ist das beitragspflichtige Wertguthaben für 2004 zusammen mit dem aus 2003 wie folgt darzustellen: Darstellung des beitragspflichtigen Gesamtwertguthabens 2004 Beitragspflichtiges Wertguthaben aus Euro + Beitragspflichtiges Wertguthaben bis (= 6 x 300) Euro + Beitragspflichtiges Wertguthaben ab 1.7. (= 6 x 400) Euro Beitragspflichtiges Gesamtwertguthaben Euro Überschreiten der Beitragsbemessungsgrenzen Werden die Beitragsbemessungsgrenzen der einzelnen Versicherungszweige überschritten, sind die Wertguthaben nicht in voller Höhe beitragspflichtig. Das zeigt folgendes Beispiel: Darstellung der SV-Luft SV-Luft bei Überschreiten der Beitragsbemessungsgrenzen Das Arbeitsentgelt beträgt 2003/2004 monatlich Euro. Ab 1. März 2003 werden laut Vereinbarung 200 Euro dem Arbeitszeitkonto zugeführt. Die SV-Luft müsste wie folgt dargestellt werden: Das Wertguthaben aus 2003 (2.000 Euro) ist in der KV/PV nur in Höhe von Euro beitragspflichtig. In der RV/AV ist es in voller Höhe beitragspflichtig. Das Wertguthaben aus 2004 (2.400 Euro) ist in der KV/PV nur in Höhe von Euro und in der RV/AV in voller Höhe beitragspflichtig. Wichtig: Wurden Wertguthaben zum Teil aus Arbeitsleistungen im Rechtskreis West und zum Teil im Rechtskreis Ost erzielt, ist die sich ergebende SV-Luft in der Entgeltabrechnung getrennt darzustellen gesamt 2004 Beitragsbemessungsgrenze Kranken- und Pflegeversicherung (= 10 x bzw. 12 x 3.487,50) Euro Euro./. Beitragspflichtiges Entgelt [= 10 bzw. 12 x (3.500./. 200)] Euro Euro "SV-Luft" der Kranken- und Pflegeversicherung Euro Euro Euro Beitragsbemessungsgrenze Renten- und Arbeitslosenversicherung (=10 x bzw. 12 x 5.150) Euro Euro./. Beitragspflichtiges Entgelt Euro Euro "SV-Luft" der Renten- und Arbeitslosenversicherung Euro Euro Euro Gleitzeitvereinbarungen bis zu 250 Stunden Eine besondere Regelung gilt für Gleitzeitvereinbarungen, die von vorne herein eine Freistellung für längstens 250 Stunden ermöglichen. Wertguthaben aus solchen Vereinbarungen müssen zu den Lohnunterlagen genommen werden ( 2 Abs. 1 Nr. 4b BÜV). Besondere Aufzeichnungen sind nicht erforderlich, weil für diese Wertguthaben im Störfall die Beiträge nach 23a SGB IV als Einmalzahlung berechnet werden. Erleichterungen bei den Aufzeichnungspflichten 106

5 Beachten Sie: Nimmt der Arbeitnehmer neben der Gleitzeitvereinbarung an weiteren Arbeitszeitmodellen teil (zum Beispiel Langzeitkonten), werden die in den anderen Modellen erzielten Wertguthaben nicht bei der Feststellung der 250 Stundengrenze für das Gleitzeit-Modell berücksichtigt. Versicherungsbeiträge bei flexibler Arbeitszeit Bei der Berechnung der Versicherungsbeiträge ist zu unterscheiden zwischen Beiträgen während der Arbeits- und der Freistellungsphase. Beitragsberechnung während der Arbeitsphase Für die im Rahmen einer Vereinbarung nach 7 Abs. 1a SGB IV gebildeten Wertguthaben wird die Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge auf die Freistellungszeiträume verschoben. Grundlage für die Beitragsberechnung ist das in dem jeweiligen Abrechnungszeitraum erzielte Arbeitsentgelt, das um den auf Grund der Vereinbarung nach 7 Abs. 1a SGB IV als Wertguthaben verwendeten Teil zu vermindern ist. Fälligkeit auf Freistellungsphase verschoben Beispiel Ein Arbeitnehmer mit einem regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelt von Euro legt monatlich 300 Euro für eine spätere Freistellung zurück (Wertguthaben). Die Beiträge zur KV, PV, RV und AV bemessen sich während der Arbeitsphase nach dem um das zurückgelegte Entgelt verminderten Arbeitsentgelt (2.700 Euro). An die Krankenkasse abzuführen sind nur die Beiträge für das verminderte Arbeitsentgelt (2.700 Euro). Beitragsberechnung während der Freistellungsphase Während der Freistellungsphase erhält der Arbeitnehmer Zahlungen aus seinem Wertguthaben. Dabei darf das Arbeitsentgelt bei flexibler Arbeitszeit nicht unangemessen von dem Arbeitsentgelt abweichen, das für die vorangehenden zwölf Kalendermonate mit Arbeitsleistung bezahlt wurde. Damit soll verhindert werden, dass der Sozialversicherungsschutz mit geringen Beiträgen begründet werden kann. Als angemessen gilt ein Arbeitsentgelt, dass im Monat mindestens 70 Prozent des durchschnittlichen Arbeitsentgelts der unmittelbar vorangegangenen zwölf Kalendermonate der Arbeitsphase beträgt. Angemessenheitsgrenze Wird unterstellt, dass der Arbeitnehmer im Beispiel auf den Seiten 104 und 105 vom 1. Januar 2005 in eine flexible Arbeitszeit eintritt, ermittelt sich das durchschnittliche Entgelt der letzten zwölf Kalendermonate wie folgt: In den ersten sechs Monaten des Jahres 2004 wurden jeweils 300 Euro zurückgestellt, so im Monat jeweils Euro beitragspflichtiges Entgelt verblieben, also Euro (= 6 x Euro). In den weiteren sechs Monaten wurden von dem monatlichen Arbeitsentgelt (3.200 Euro) jeweils 400 Euro zurückgestellt, so im Monat Euro beitragspflichtiges Arbeitsentgelt verblieben, also Euro (= 6 x Euro). Das Jahresentgelt beträgt Euro. Das durchschnittliche monatliche Arbeitsentgelt beträgt somit Euro (= Euro : 12). Durchschnitt aus den letzten zwölf Monaten 107

6 Das durchschnittliche Entgelt während der Freistellung muss damit monatlich mindestens Euro (= 70 % x Euro) betragen. Wenn dieser Betrag während der Freistellung gezahlt wird, sind nach diesem Betrag auch die Sozialversicherungsbeiträge zu ermitteln. Störfälle Wenn im Rahmen einer flexiblen Arbeitszeitregelung gebildete Wertguthaben nicht entsprechend der Vereinbarung für eine Freistellung verwendet wird, liegt ein so genannter Störfall vor. Störfälle sind der Tod des Arbeitnehmers, die Zubilligung einer Rente wegen Erwerbsminderung, die Verwendung des Wertguthabens für betriebliche Altersversorgung, die vollständige oder teilweise Auszahlung des Wertguthabens zu anderen Zwecken als der Zahlung für flexible Arbeitszeit, die Übertragung des Wertguthabens auf andere Personen, die Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder die Insolvenz des Arbeitgebers. Der Störfall tritt an dem Tag ein, an dem das Guthaben nicht vereinbarungsgemäß verwendet wird bzw. an dem bei Zahlungsunfähigkeit die Beiträge zur Sozialversicherung aus dem Wertguthaben gezahlt werden. Das entsprechende Guthaben gilt beitragsrechtlich nicht als Einmalzahlung. Es wird nicht rückwirkend der Zeit zugeordnet, in der es erarbeitet worden ist. Keine Verwendung des Guthabens für Freistellungsphase Eintritt des Störfalls Für Störfälle ist ein besonderes Verfahren zur Berechnung und Zuordnung der Versicherungsbeiträge vorgesehen. Die Beiträge werden auf Grundlage der festgehaltenen beitragspflichtigen Wertguthaben berechnet ( 23b Abs. 2 Satz 1 SGB IV oder 23b Abs. 2a SGB IV). Die im Beispiel auf Seite 106 ermittelten Werte sind folglich die Basis für die Feststellung des im Störfall beitragspflichtigen Wertguthabens. Beitragspflichtiges Wertguthaben im Störfall Der Arbeitnehmer, der das im Beispiel auf Seite 106 angeführte Wertguthaben angespart hat, verlangt Ende Dezember die Auszahlung. Der Störfall tritt somit am 31. Dezember 2004 ein. Für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge ist das gesamte Wertguthaben von Euro heranzuziehen, da die SV-Luft unterschritten wurde. Würden wie im zweiten Beispiel auf Seite 106 die Beitragsbemessungsgrenzen überschritten, wäre für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge in KV/PV nur die Summe der SV-Luft anzusetzen. Maßgebend sind die im Zeitpunkt der Fälligkeit der Beiträge geltenden Beitragssätze ( 23b Abs. 2 Satz 4 SGB IV). Die Beiträge sind vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer zur Hälfte zu tragen. Die KV-Beiträge bemessen sich nach dem Beitragssatz der Krankenkasse, der der Arbeitnehmer im Zeitpunkt des Störfalls angehört. Gehört der Arbeitnehmer keiner Krankenkasse an, ist der Beitragssatz der Krankenkasse anzuwenden, die im Zeitpunkt des Störfalls als Einzugsstelle die Beiträge zur RV und AV annimmt. Beitragssatz bei Fälligkeit maßgeblich 108