Eff izientere Planung mit Advanced Budgeting

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1 Whitepaper Eff izientere Planung mit Advanced Budgeting Wie verschlankte Prozesse und die richtige IT-Strategie die größten Probleme bei der Unternehmensplanung beheben Better decisions. Better business.

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3 Inhalt 1. Einleitung 4 2. Management Summary 4 3. Die Autoren 5 4. Status quo: ineffiziente Prozesse und 6 unzureichende IT-Unterstützung der Planung 5. Advanced Budgeting in der Theorie 8 6. Technische Umsetzung 9 7. Fazit Herausgeber 12

4 4 Whitepaper: Effizientere Planung mit Advanced Budgeting Einleitung Planung ist ein zentrales Instrument für die aktive Unternehmenssteuerung. In einer Erhebung von BARC und ICV vom Februar 2014 gaben 63% der Befragten an, dass das Thema in ihrem Unternehmen weiter an Wichtigkeit gewinnen werde. Dieser Etabliertheit zum Trotz zeigen Umfragen regelmäßig, dass eine grundsätzliche Unzufriedenheit mit dem Planungsprozess herrscht. In Anbetracht dessen Wichtigkeit und des dafür veranschlagten Ressourcenaufwandes stellt sich die Frage Was sind die Ursachen dieser Unzufriedenheit und was lässt sich dagegen unternehmen?. Im Folgenden wird untersucht, woher diese Unzufriedenheit rührt. Anschließend wird erklärt, wie das von Horváth & Partners entwickelte Advanced Budgeting -Prinzip die zugrunde liegenden Probleme lösen kann und weshalb das BOARD Toolkit optimale Voraussetzungen für die IT-seitige Umsetzung dieser Methodik bietet. Management Summary Die Planung ist ein wesentliches Instrument für die Gestaltung und Steuerung der künftigen Geschäftsentwicklung. Planungsprozesse sind häufig zeit- und ressourcenintensiv. Die Verbesserung der Effizienz wird durch eine stärkere Top-down-Orientierung mit vorgeschaltetem Zielsetzungsprozess gewährleistet. Der Verzicht auf unnötige Details bewirkt eine Vermeidung von Scheingenauigkeit sowie eine Reduzierung des Aufwands. Spezielle Planungssoftware unterstützt eine moderne Planung. Planungs- und Simulationsfunktionalitäten, ein flexibles Datenmodell, die Anbindung an das Reporting sowie Workflow-Unterstützung bilden dabei einen wesentlichen Vorteil gegenüber auf Excel basierenden Planungsprozessen.

5 Whitepaper: Effizientere Planung mit Advanced Budgeting 5 Die Autoren Bastian Borkenhagen ist Senior Project Manager im Competence Center Controlling und Finanzen von Horváth & Partners und Experte für Planung, Forecasting und Reporting. Er hat in den letzten Jahren eine Vielzahl an Projekten zur Neugestaltung und Umsetzung von Planungsprozessen im Mittelstand und in Großkonzernen begleitet. Daniel Borghs ist Consultant für Business Intelligence- und Corporate Performance Management-Lösungen bei BOARD Deutschland. Er setzt regelmäßig maßgeschneiderte Planungs- und Reporting-Lösungen mit dem BOARD Toolkit in europäischen Unternehmen aller Größen um und arbeitet dabei eng mit Kunden und Unternehmensberatungen wie Horváth & Partners zusammen.

6 6 Whitepaper: Effizientere Planung mit Advanced Budgeting Status quo: ineffiziente Prozesse und unzureichende IT-Unterstützung der Planung In aktuellen, branchenübergreifend durchgeführten Studien wird von einer Vielzahl an Problemen mit der Planung berichtet. So sahen beispielsweise 49% der Befragten in The Planning Survey 14 langwierige Abstimmungsprozesse sowie den hohen Planungsaufwand als bedenklich an mehr als bei jedem anderen Problem (BARC, S. 21). Zum selben Ergebnis kommt auch die Horváth & Partners Planungsstudie 2012: Als Bereich mit dem größten Optimierungsbedarf wurde die Verringerung des Aufwands im Planungsprozess identifiziert. Die Verkürzung der Planungsdauer/schnellere Durchführung der Planung landete knapp dahinter auf dem zweiten Platz. Weitere Punkte, die in beiden Erhebungen genannt werden, sind u.a. das Fehlen von Simulationen/Szenarien sowie mangelnde Datenqualität (Horváth & Partners 2013, S. 5). Die Tatsache, dass beide Erhebungen unabhängig voneinander dieselben Probleme aufdecken, lässt den Schluss zu, dass letztere sehr weit verbreitet sind. Diese Vermutung deckt sich mit den Projekterfahrungen von Horváth & Partners und BOARD Deutschland. Wenn also die Probleme mit der Planung branchenübergreifend dieselben sind, sind dann auch die Gründe dieselben? Ein Blick auf die beiden Studien offenbart folgende typische Planungsgewohnheiten: Ineffizienter Planungsprozess: 1. Bottom-up-Planung bzw. Planung im Gegenstromverfahren mit mehreren Iterationen 2. Unklare bzw. sich überschneidende Verantwortlichkeiten und Unklarheiten in der Steuerungslogik führen zu Parallelplanungen und zeitintensiven Abstimmungen 3. Intensive Verhandlungen ( Budget Gaming ) infolge mangelnder Zielsetzung bei der Planung 4. Unzureichende Fokussierung auf das Wesentliche, hoher Detailgrad in der Planung Unzureichende IT-Unterstützung der Planung: 1. Mangelnde Prozessunterstützung 2. Planungsprozess über mehre Software-Lösungen und/oder Spreadsheets hinweg abgebildet, dadurch manuelle Datenkonsolidierung mit Microsoft Excel 3. Mangelnde Integration von Ist- und Plan-Zahlen 4. Manuelle Plandatengenerierung, unzureichende Verwendung von (Standard-) Planungsfunktionalitäten In diesen Planungsgewohnheiten ist auch die Ursache für die gravierenden Probleme mit der Planung zu suchen. Häufig erfolgt eine sehr detaillierte Planung im Gegenstromverfahren, also iterativ und mit potenziell sehr vielen Abstimmungsrunden. Folglich ist die Planungsdauer entsprechend lang und der damit verbundene Aufwand hoch. Gleichzeitig ist der unzureichende Einsatz geeigneter Software-Unterstützung ein weiteres Problemfeld. Microsoft Excel, als sehr weit verbreitetes Tool, ist ein wesentlicher Komplexitätstreiber in Bezug auf den manuellen Aufwand als auch auf die Fehleranfälligkeit, u.a. durch Zusammenführen von Daten aus verschiedenen Quellen.

7 Whitepaper: Effizientere Planung mit Advanced Budgeting 7 Gegenstrom-Verfahren weiterhin das dominate Planungsverfahren 68% Gegenstrom-Verfahren Eher bottom-up 17% Eher top-down 15% Abb. 1: Bevorzugtes Planungsverfahren (Horváth & Partners Planungsstudie) In den meisten Fällen ist die Planung sehr detailliert 11% Deutlich aggregierter als das Ist-Reporting Etwas aggregierter als das Ist-Reporting 43% Analog zum Ist-Reporting 46% Abb. 2: Detailgrad der operativen Planung (Horváth & Partners Planungsstudie)

8 8 Whitepaper: Effizientere Planung mit Advanced Budgeting Advanced Budgeting in der Theorie Der Advanced Budgeting -Ansatz reduziert den Planungsaufwand nachhaltig. Zugleich wird die Qualität der Steuerungsinformationen verbessert. Eine moderne Planung im Verständnis von Horvath & Partners besteht aus drei Säulen: 1. Frontloading auf Basis von Treibermodellen 2. Effizienzsteigerung v.a. durch IT-Unterstützung 3. Dynamisierung, d.h. Verknüpfung von Planung und Forecast Typischer Planungsprozess Bedingt verbindliche Zielvorgaben Bottom-up- Planung der Einheiten Advanced Budgeting Strategieprozess Benchmarking Forecast Eckwerteplanung/ Zielsetzung Konsolidierung & Review Abb. 3: Frontloading als zentrale Säule einer modernen (Top-Down-) Planung Anpassung, Verringerung Puffer Kurze Ausplanung der Einheiten Frontloading bedeutet ein Verlagern des Planungsfokus: weg von einer arbeitsintensiven Gegenstromplanung mit mehreren Abstimmungsrunden, hin zu einer stärker aggregierten Eckwerteplanung mit Verabschiedung durch das Management und einer anschließenden, verkürzten Ausplanung durch die Fachbereiche (vgl. Abb. 3). Charakteristisch für die Top-Down-Planung sind ambitionierte, jedoch realistische Zielwerte. Diese werden nicht willkürlich gesetzt, sondern sind Ergebnis einer konsistenten Herleitung auf Basis einer treiberbasierten Simulation. So werden anhand eines geschäftsmodellspezifischen Treibermodells die Auswirkungen wesentlicher Treiber des Geschäfts sowie strategischer Maßnahmen simuliert, bevor diese als Management-Vorgabe in die Planung übernommen werden. Grundlage für die Herleitung dieser Faktoren bilden die Unternehmensstrategie, die aktuelle Performance im Sinne eines Forecasts, das Ambitionsniveau seitens der Kapitalgeber sowie unternehmensinterne und -externe Vergleiche der einzelnen Bereiche. Diese Vorgehensweise erfüllt einen doppelten Nutzen: 1. Der Planungsprozess wird verkürzt, da intensive Abstimmungen am Anfang des Prozesses auf Basis aggregierter Daten erfolgen. 2. Die Unternehmensstrategie sowie externe Faktoren werden konsistent in der operativen Planung operationalisiert und verankert. 4 2

9 Whitepaper: Effizientere Planung mit Advanced Budgeting 9 Die Ausplanung der für die operative Steuerung benötigten Details erfolgt anschließend auf Basis der abgestimmten Vorgaben und Prämissen. Bei der Ausplanung dieser Details wiederum bieten sich eine Reihe von Ansätzen zur Aufwandsreduktion an: die aufwandsarme Generierung von Zahlen durch entsprechende Planungsfunktionalitäten des Tools bis hin zum grundsätzlichen Verzicht auf einzelne Details. So ist beispielsweise eine Planung auf spezifischen, verdichteten Plankostenarten oder die aggregierte Planung auf Produktgruppen o.ä. denkbar. Technische Umsetzung Anforderungen Die Beteiligung unterschiedlicher Stellen innerhalb des Unternehmens bedeutet immer unterschiedliche Blickwinkel sowie die Betrachtung der Unternehmensdaten in verschiedenen Detaillierungsgraden. Ebenso wie die Detailstufe unterscheiden sich je nach Rolle des Nutzers die genutzten Datenbereiche. Grundvoraussetzung für eine gewinnbringende und umfassende technische Umsetzung ist also ein flexibles und leistungsstarkes Planungssystem, das eine große Menge von Unternehmensdaten vorhält und im Zuge des Planungsprozesses verwaltet. Diese Daten müssen umfänglich beeinflussbar und bei Bedarf kurzfristig zu aktualisieren sein. Das Planungssystem muss außerdem nicht nur zur Erfassung von Plandaten durch die Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Bereits während des Planungsprozesses müssen Reports, sowohl zur entstehenden Planung als auch zu Vergangenheitsdaten, vorliegen. So kann ein sinnvolles Prozess- und Ergebnismonitoring stattfinden. Lösungen, bei denen Daten in Tabellenkalkulationsprogrammen aufbereitet werden, fehlt es an Flexibilität. Dies führt zu einem hohen manuellen Aufwand in Datenbeschaffung und Aufbereitung. Darüber hinaus ist diese Vorgehensweise sehr fehleranfällig. Um diese Probleme zu umgehen, muss eine Planungslösung über die Möglichkeit verfügen, die benötigten Daten über eine Schnittstelle aus dem Unternehmenssystem zu laden und in der Planungsanwendung bereit zu stellen. Ferner muss die Planungslösung für alle Planer erreichbar sein und im Sinne des Single Point of Truth -Prinzips über eine einzige, zentral von allen Prozessbeteiligten genutzte Datenhaltung verfügen. Da im Advanced Budgeting parallel auf verschiedenen Aggregationsebenen geplant und analysiert wird, eignet sich hierzu eine multidimensionale Datenbank. Aufgrund von Branchenspezifika und Unterschieden in der Kultur und Organisation einzelner Unternehmen gibt es nicht die eine, standardisierte Advanced Budgeting -Applikation. Eine sinnvolle Lösung muss vielmehr passgenau auf ein Unternehmen und dessen Besonderheiten zugeschnitten sein. Dies betrifft sowohl die operative wie auch die strategische Planung, die in einem durchgängigen Gesamtplanungsprozess auch idealerweise in einer einheitlichen Planungslösung abgebildet werden und nahtlos ineinandergreifen. Eine gewisse Flexibilität im Datenmodell der Planung und die Möglichkeit, den Planungsworkflow an die Unternehmensspezifika anzupassen, sind ebenfalls Grundvoraussetzung.

10 10 Whitepaper: Effizientere Planung mit Advanced Budgeting Da BOARD aufgrund seines Toolkit-Prinzips zum einen über eben diese Anpassbarkeit und Flexibilität verfügt und zum anderen auch die technischen Voraussetzungen vollständig abdeckt, eignet es sich sehr gut für die Darstellung integrierter Planungssysteme im All in One -Ansatz. Umsetzung in BOARD Die BOARD-Beispielapplikation für Advanced Budgeting setzt die gestellten Anforderungen wie folgt um: Die Produktivdaten des planenden Unternehmens werden direkt aus dem Unternehmenssystem (z.b. SAP ERP/BW) geladen und können jederzeit ohne manuellen Aufwand erneut repliziert werden. Planungsdaten und -applikation sind zentral im Firmennetzwerk erreichbar und für jeden Planer zugänglich. Durch die zentrale Datenhaltung ergibt sich zu jedem Zeitpunkt im Planungsprozess für alle Beteiligten dieselbe Datenwahrheit. BOARD als programmierfreie Corporate Performance Management-Lösung bietet zudem die Möglichkeit, einmal entwickelte Planungsworkflows im Budgeting-Prozess zu überarbeiten, zu verfeinern oder an Entwicklungen des Unternehmens anzupassen. Eine BOARD- Advanced Budgeting -Lösung bietet in der Standardkonfiguration bereits die Möglichkeit, in einem zweistufigen Planungsprozess zunächst ein treiber- und maßnahmenbasiertes Set von Zielgrößen zu erzeugen und dieses anschließend in die detaillierte Ausplanung zu übernehmen. Dies entspricht der von Horváth & Partners entwickelten Vorgehensweise und setzt diesen konsequent in einer Anwendungsumgebung um. (1) Live-Simulation der Unternehmens-KPIs inkl. Darstellung der Zusammenhänge (2) Anpassung der relevanten Einflussgrößen (Treiber) (3) Einbeziehen/Ausschließen geplanter Maßnahmen im Szenario (4) Plan-EBITDA, dargestellt als Wasserfalldiagramm, bestehend aus Basis-Szenario (1) und geplanten Maßnahmen (3) (5) Speichern/Zurücksetzen der Simulationsanwendung (6) Absprung zur Eingabemaske der Maßnahmenplanung (7) Übergabe des erstellten Szenarios in die Ausplanung durch die Fachbereiche

11 Whitepaper: Effizientere Planung mit Advanced Budgeting 11 Im ersten Schritt werden zunächst Einflüsse (Zusammengefasst unter Maßnahmen ) aus den Bereichen Investitionsplanung, strategische Maßnahmen, Effizienz-Maßnahmen und Chancen/ Risiken definiert. Dies erfolgt durch die Planung der Auswirkungen der jeweiligen Maßnahme pro Planungsposition und Organisationseinheit. Ist die Maßnahmenplanung abgeschlossen, wird BOARD Advanced Budgeting mit Kosten und Erträgen aus einer Vorperiode initialisiert und entlang eines unternehmensspezifischen KPI-Baums (1) dargestellt. In der unteren Hälfte des Anwendungsbildschirmes (2) können nun die Auswirkungen von Einflüssen verschiedener Unternehmenstreiber wie beispielsweise Retourenquote, Materialkosten und Marktvolumen auf den Unternehmenserfolg live simuliert werden. Über die einzelnen Einflussgrößen (Treiber) kann eine Veränderung der jeweiligen Größe vorgenommen werden. Jede Änderung wirkt sich direkt auf die im KPI-Baum dargestellten Größen aus. Im Bereich Maßnahmen (3) können die im ersten Schritt geplanten Maßnahmen einzeln ein- und ausgeschaltet werden, was sich ebenfalls direkt auf die restlichen Elemente des Screens auswirkt. Außerdem können die einzelnen Maßnahmen isoliert von der restlichen Planung ausgewählt und entlang des Treiberbaumes dargestellt werden. Der Bereich (4) stellt die ausgewählten Maßnahmen sowie die Basis-Simulation über den Planungshorizont dar. Über den Button Ausplanung (7) wird das jeweils aktive Szenario in den weiteren Planungsworkflow übergeben. Hier folgen in der Praxis regelmäßig Vertriebsplanungen sowie daran anknüpfend beispielsweise Kapazitäts-, Produktions- und Kostenplanungen. Fazit Die Planung zählt zu einem der Kernprozesse des Controllings. Sie bindet viele Ressourcen, sowohl im Controlling als auch in den Fachbereichen. Zugleich ist die Planung das wesentliche Instrument, um die Strategie und die Vorgaben des Managements zu operationalisieren und dient häufig als Basis für die Unternehmenssteuerung. Mit dem Advanced Budgeting -Ansatz von Horváth & Partners lässt sich die Planung erheblich effizienter gestalten. Die Ausgestaltung von Advanced Budgeting umfasst im Wesentlichen die drei Säulen Frontloading, Effizienzsteigerung und Dynamisierung. Neben der grundlegenden Planungsmethodik steht hier v.a. die adäquate Nutzung von Automatisierungspotenzialen durch IT-Unterstützung im Vordergrund. Die Corporate Performance Management-Lösung von BOARD unterstützt den Advanced Budgeting -Ansatz durchgängig. Dies umfasst sowohl die zu Grunde liegende Methodik des Frontloading, den Planungsprozess als auch die Bereitstellung einer integrierten Lösung zur Datenanalyse und Reporting. Die Kombination aus einem Best-Practice-Planungsansatz und professioneller Tool-Unterstützung machen eine moderne Planung aus.

12 12 Horváth & Partners Management Consultants Horváth & Partners ist eine international tätige, unabhängige Managementberatung mit Sitz in Stuttgart. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 600 hochqualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an Standorten in Deutschland, Österreich, Rumänien, der Schweiz, Saudi- Arabien, Ungarn und den Vereinigten Arabischen Emiraten. Die Mitgliedschaft in der internationalen Beratungsallianz Cordence Worldwide unterstützt die Fähigkeit, Beratungsprojekte in wichtigen Wirtschaftsregionen mit höchster fachlicher Expertise und genauer Kenntnis der lokalen Gegebenheiten durchzuführen. Die Kernkompetenzen von Horváth & Partners sind Unternehmenssteuerung und Performanceoptimierung für das Gesamtunternehmen wie für die Geschäfts- und Funktionsbereiche Strategie, Innovation, Organisation, Vertrieb, Operations, Einkauf, Controlling, Finanzen und IT. Horváth & Partners steht für Projektergebnisse, die nachhaltigen Nutzen schaffen. Deshalb begleitet Horváth & Partners seine Kunden von der betriebswirtschaftlichen Konzeption bis zur Verankerung in Prozessen und Systemen. Kontakt: Horváth & Partner GmbH Phoenixbau Königstr Stuttgart Tel: BOARD International BOARD International ist ein weltweit führender Anbieter von Software zur Verbesserung der Geschäftsergebnisse durch effektivere Entscheidungsfindung. Dank der nahtlosen Verschmelzung von Business Intelligence (BI), Corporate Performance Management (CPM) und Predictive Analytics in einem Produkt ermöglicht BOARDs Management Intelligence-Lösung Unternehmen, eine einheitliche Sicht auf ihre Business Performance und somit eine einzige Version der Wahrheit zu erreichen. Seit 1994 hat BOARD so über Organisationen wie DHL, Fissler, Gigaset Communications oder Puma zu besserer Unternehmensleistung durch bessere Entscheidungen verholfen. BOARD verfügt über ein weltweites Netzwerk an Niederlassungen, Distributoren und lokalen Partnern. Kontakt: BOARD Deutschland GmbH Schaberweg Bad Homburg v. d. Höhe Tel: Amsterdam, Austin, Barcelona, Boston, Buenos Aires, Chiasso, Dubai, Frankfurt, Lima, London, Madrid, Mexico City, Milan, Mumbai, Munich, Singapore, Sydney, Tokyo

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