Personalrecht Auflage Taschenbuch. 176 S. Paperback ISBN

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3 AR Reisekosten und Arbeitsrecht Aktuelle Entwicklungen im Personalrecht Arbeitsrecht 1 Reisekosten und Arbeitsrecht Das Gesetz zur ¾nderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom weist bedeutende Schnittstellen zum Arbeitsrecht auf. Dabei verfolgen arbeitsrechtliches und steuerrechtliches Reisekostenrecht verschiedene Regelungszwecke: Arbeitsrecht klärt, ob und in welchem Umfang der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Erstattung von Reisekosten hat, (Lohn-)Steuerrecht regelt demgegenüber die steuerliche Behandlung bestehender Ansprüche. Im ersten Schritt ist zu klären, ob und in welchem Umfang der Arbeitnehmer einen Erstattungsanspruch hat, danach folgt die Frage nach der steuerlichen Behandlung. Darüber hinaus gibt es aber auch durch die ¾nderungen des steuerlichen Reisekostenrechts insbesondere hinsichtlich des neu eingeführten Begriffs der ¹ersten Tätigkeitsstätteª auch neue ¹Schnittstellenª. 1.1 Rechtsanspruch auf Erstattung von Reisekosten Ein Anspruch auf Reisekostenerstattung ist im Arbeitsrecht nicht gesondert geregelt, ergibt sich aber aus einer entsprechenden Anwendung von 670 BGB. Der Beauftragte, der zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen macht, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, hat gegen den Auftraggeber einen Ersatzanspruch. Ein Arbeitnehmer kann danach Aufwendungen (bspw. Kosten für Kraftstoffe, Übernachtungskosten oder der Kauf einer Fahrkarte) vom Arbeitgeber ersetzt verlangen, wenn er die Aufwendungen in Bezug auf die Arbeitsausführung gemacht hat, die Aufwendungen als Folge einer Weisung des Arbeitgebers entstanden sind oder weil der Arbeitnehmer sie vernünftigerweise für notwendig halten durfte und er keine besondere Abgeltung für sie vom Arbeitgeber erhält. Weitere Rechtsgrundlage für einen Reisekostenerstattungsanspruch können tarifvertragliche Regelungen, die in der Praxis häufiger anzutreffen sind (insbesondere 8

4 Reisekosten und Arbeitsrecht AR im Baugewerbe oder Montagetarifvertrag der Metallindustrie sowie die Tarifverträge des öffentlichen Dienstes) sowie Betriebsvereinbarungen sein. Auch eine betriebliche Übung oder eine Gesamtzusage des Arbeitgebers, z. B. durch eine betriebliche Reisekostenregelung stellen eine Rechtsgrundlage für den Reisekostenerstattungsanspruch dar. Gesetzliche Detailregelungen für den öffentlichen Dienst finden sich im Bundesgesetz bzw. den Landesreisekostengesetzen. 1.2 Höhe des Reisekostenersatzes Zulässigkeit von Pauschalierung und Verzicht Grundsätzlich hat ein Arbeitnehmer einen Anspruch auf Erstattung der ihm tatsächlich entstandenen Kosten, sofern er diese vernünftigerweise für notwendig halten durfte. Ein Aufwendungsersatz kann durch Vereinbarung einvernehmlich oder mittels einer Betriebsvereinbarung pauschaliert werden (BAG, Urteil v , 5 AZR 978/94). Eine Regelung im Arbeitsvertrag, nach der ein Anspruch auf Auslagenerstattung für Reisekosten nicht besteht, ist unwirksam ( 307 Abs. 1 BGB unangemessene Benachteiligung, LAG Düsseldorf, Urteil v , 15 Sa 268/09). Wirksam ist hingegen eine Orientierung der Aufwendungserstattung an den steuerrechtlichen Regelungen. Ein Verzicht ist ± auch vor Antritt einer Dienstreise ± möglich. Wortlaut entscheidet über Auswirkung steuerlicher Gesetzesänderungen Ob sich Gesetzesänderungen auf Reisekostenregelungen oder eine Betriebsvereinbarung, die auf die steuerlichen Pauschalen Bezug nimmt, auswirken ist davon abhängig, ob die Reisekostenregelung auf die jeweils gültigen steuerlichen Regelungen verweist (sog. dynamische Verweisung) oder ob sie diese Beträge lediglich übernommen hat. Wenn sich die Reisekostenerstattung grundsätzlich nach den steuerfreien Erstattungsbeträgen richtet, so handelt es sich dabei um eine dynamische Verweisung, die dazu führt, dass nach der Gesetzesänderung die neuen steuerfreien Erstattungsbeträge dem Arbeitnehmer zu zahlen sind. Wird hingegen die bisherige steuerrechtliche Regelung lediglich ¹abgeschriebenª, ist durch Auslegung zu ermitteln, was die Parteien gewollt haben. Im Fall vom Arbeitgeber vorgegebener Reisekostenregelungen gilt nach der dann anzuwendenden Unklarheitenregelung des 305c BGB das für den Arbeitnehmer günstigere ± also die dynamische Verweisung auf die jeweils gültige Regelung. Ist die Reisekostenerstattung in einer Betriebsvereinbarung geregelt, gilt diese Auslegungsregel nicht. Im Zweifelsfall ist der Wortlaut maûgeblich; dann bleibt es bei den ursprünglich steuerfrei erstattungsfähigen Beträgen auch nach der Gesetzesänderung. 9

5 AR Reisekosten und Arbeitsrecht 1.3 Arbeitsrecht und ¹erste Tätigkeitsstätteª Dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers entscheidend Durch die Neuregelung des steuerlichen Reisekostenrechts erlangt der Begriff der ¹ersten Tätigkeitsstätteª nach 9 Abs. 4 EStG zentrale Bedeutung. Dabei handelt es sich um einen lohnsteuerrechtlichen Begriff, der aber in den meisten Fällen an die tatsächlichen Gegebenheiten des Arbeitsverhältnisses anknüpft. Nach der gesetzlichen Grundregelung des 106 GewO unterliegt die Bestimmung des Arbeitsortes dem Weisungsrecht des Arbeitgebers, wenn arbeitsvertraglich nichts anderes vereinbart ist. Da der Begriff der ersten Tätigkeitsstätte jedoch an die dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers anknüpft und diese sich wiederum nach den arbeitsvertraglichen Festlegungen richtet, wird die erste Tätigkeitsstätte nach 9 Abs. 4 Satz 2 EStG regelmäûig identisch mit dem Ort sein, an dem der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung zu erbringen hat. Für die Mehrzahl der Arbeitsverhältnisse dürfte es keine Unterscheidungen oder Besonderheiten zwischen Arbeitsrecht und Steuerrecht geben. Es ergibt sich keine arbeitsvertragliche Verpflichtung, nunmehr eine erste Tätigkeitsstätte festzulegen. Unzulässig ist eine sog. Negativdefinition wie z. B. ¹Der Arbeitnehmer hat keine erste Tätigkeitsstätteª. Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber Bestimmt der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte, so sollte er damit nicht sein Weisungsrecht nach 106 GewO einschränken. Wird im Arbeitsvertrag festgelegt, dass der Ort an dem der Arbeitnehmer derzeit arbeitet, die erste Tätigkeitsstätte ist, so kann das dahingehend verstanden werden, dass der Arbeitnehmer nicht verpflichtet ist, an anderen Arbeitsorten seine Leistung zu erbringen. Beispiel Formulierung der ersten Tätigkeitsstätte im Arbeitsvertrag Der Ort der Erbringung der Arbeitsleistung richtet sich nach dem Weisungsrecht des Arbeitgebers. Als erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers im Sinne von 9 Abs. 4 EStGwird derzeit der Betrieb in Frankfurt festgelegt. Der Arbeitgeber ist berechtigt, die erste Tätigkeitsstätte anders zu bestimmen. 10

6 Reisekosten und Arbeitsrecht AR Bei der Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte kann der Arbeitgeber verpflichtet sein, nach 241 Abs. 2 BGB auf berechtigte Belange des Arbeitnehmers, insbesondere hinsichtlich der steuerlichen Behandlung seiner Reisekosten Rücksicht zu nehmen. Dabei darf die erste Tätigkeitsstätte jedenfalls nicht aus sachfremden Erwägungen, z. B. um das Arbeitsverhältnis für den Arbeitnehmer unattraktiv zu machen oder um Reisekosten zu sparen vom tatsächlichen Schwerpunkt der Tätigkeit abweichen. Ordnet der Arbeitgeber dem Arbeitsnehmer eine erste Tätigkeitsstätte zu, die nicht seinem eigentlichen Hauptarbeitsplatz entspricht, ist eine einvernehmliche Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer notwendig. Beispiel Wahl der ersten Tätigkeitsstätte bei mehreren Arbeitsstätten Der Arbeitnehmer ist arbeitsvertraglich verpflichtet, je 2,5 Tage pro Woche im Betrieb in Frankfurt und im Betrieb in Berlin zu arbeiten. Er wohnt in Mainz. In diesem Fall würde der Arbeitgeber gegen seine arbeitsvertraglichen Rücksichtnahmepflichten aus 241 Abs. 2 BGB handeln, wenn er den Betrieb in Berlin als erste Tätigkeitsstätte bestimmt, denn dann wären die wesentlich längeren und kostenintensiveren Fahrten des Arbeitnehmers nach Berlin Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte für die grds. kein Anspruch auf Aufwendungsersatz besteht ( 670 BGB). Bestimmt er die erste Tätigkeitsstätte in Berlin, muss er dem Arbeitnehmer gleichwohl die Reisekosten dorthin ± und nicht nach Frankfurt erstatten, da dieser Anspruch dem Arbeitnehmer nicht einseitig genommen werden kann. Entsteht dem Arbeitnehmer durch die sachfremde Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte ein steuerlicher Schaden, hat der Arbeitgeber den zu ersetzen. Umgekehrt ist es dem Arbeitgeber aber unbenommen, auch eine entferntere Arbeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte festzulegen, wenn er dafür nachvollziehbare betriebliche Gründe hat. Ebenso wird ein Recht des Arbeitgebers, eine bestimmte Anwesenheitszeit des Arbeitnehmers in einem Betrieb anzuordnen, durch die steuerlichen Regelungen nicht begrenzt, auch wenn durch diese Anordnung für den Arbeitnehmer hinsichtlich der Bewertung der Reisekosten steuerliche Nachteile entstehen. 11

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