Reisekosten ab

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1 Dr. Weirich & Istel1 W I R T S C H A F T S P R Ü F U N G. S T E U E R B E R A T U N G SONDERRUNDSCHREIBEN ++ wichtige Hinweise +++ wichtige Hinweise +++ wichtige Hinweise +++ Reisekosten ab I. Definition Reisekosten sind Aufwendungen, die beim Steuerpflichtigen aus geschäftlichen oder beruflichen Gründen anfallen. Eine Dienstreise (im steuerrechtlichen Sprachgebrauch; beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit ) liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und nicht an der sog. ersten Tätigkeitsstätte auf Weisung des Arbeitgebers beruflich tätig wird. Eine betrieblich veranlasste Geschäftsreise liegt vor, wenn der Unternehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner Betriebsstätte tätig wird. II. Inhalt des Rundschreibens Dieses Sonderrundschreiben soll nur einen Kurzüberblick über die folgenden Änderungen im Reisekostenrecht vermitteln: Neudefinition des Begriffes der Arbeitsstätte (nunmehr ist die Entfernungspauschale nur für die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte anzusetzen). Die Dreiteilung bei den Verpflegungsmehraufwendungen ist aufgegeben und durch einen Abzugsbetrag von bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden sowie einen Betrag von 24 bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden ersetzt worden. Bitte beachten Sie hier unser aktualisiertes Reisekostenformular in der Anlage sowie das Merkblatt für Auslandspauschbeträge auf unserer Homepage! Beruflich veranlasste Übernachtungskosten sind in tatsächlicher Höhe für einen Zeitraum bis zu 48 Monaten als Werbungskosten zu berücksichtigen. Danach sind die Regelungen zur doppelten Haushaltsführung anzuwenden. Ausführliche Informationen stellen wir Ihnen auf unserer Homepage in einem Merkblatt zur Verfügung. Gerne leiten wir Ihnen dieses auch auf Anfrage postalisch oder per zu. 1

2 III. erste Tätigkeitsstätte beim Arbeitnehmer 3.1 Bedeutung des Begriffes: Die erste Tätigkeitsstätte wird durch den Schwerpunkt der Tätigkeit des Arbeitnehmers bestimmt. Da es im Rahmen eines Dienstverhältnisses höchstens einen einzigen Tätigkeitsschwerpunkt gibt, kann ein Arbeitnehmer in jedem Dienstverhältnis maximal eine erste Tätigkeitsstätte, ggf. aber auch keine erste, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben. Für die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig anhand der arbeits- oder dienstrechtlichen Festlegungen. Ist der Arbeitnehmer einem bestimmten Arbeitsort arbeits- oder dienstrechtlich dauerhaft zugeordnet, ist es unerheblich, in welchem Umfang er seine berufliche Tätigkeit an dieser oder auch anderen Tätigkeitsstätten ausübt. Eine dauerhafte Zuordnung liegt vor, wenn sie unbefristet ist, die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses umfasst oder der Arbeitnehmer dort über 48 Monate hinaus tätig werden soll. Sind solche nicht vorhanden oder sind die getroffenen Festlegungen nicht eindeutig, werden hilfsweise quantitative Kriterien herangezogen. 3.2 Definition erste Tätigkeitsstätte Die erste Tätigkeitsstätte ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines dem Arbeitgeber verbundenen Unternehmens ( 15 AktG), eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (z.b. Kunden), der der Arbeitnehmer dauerhaft (d.h. unbefristet und für die gesamte Dauer des befristeten oder unbefristeten Dienstverhältnisses bzw. mehr als 48 Monate) zugeordnet ist. Fehlt die Zuordnung des Arbeitgebers, ist von einer ersten Tätigkeitsstätte an der betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers auszugehen, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Tage oder mindesten 1/3 seiner regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig wird. Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen sind keine Tätigkeitsstätten. Das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers ist - wie bisher - keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten und kann daher auch zukünftig keine erste Tätigkeitsstätte sein. 3.3 Auswärtige Tätigkeitsstätte Jede vorübergehende beruflich veranlasste Tätigkeit außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte ist eine Auswärtstätigkeit. Somit können dem Arbeitnehmer Reisekosten erstattet werden. 2

3 IV. Abzugsfähige Mehraufwendungen für Verpflegung Bei Dienstreisen / Auswärtstätigkeiten und Geschäftsreisen im Inland sind die Verpflegungsmehraufwendungen für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer von seiner Wohnung und von seiner ersten Tätigkeitsstätte bzw. der Unternehmer von seiner Wohnung und von seiner Betriebsstätte abwesend ist, folgende Pauschbeträgen anzusetzen (auch beim Einzelnachweis sind Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe folgender Pauschbeträge abziehbar): 4.1 Eintägige Auswärtstätigkeiten im Inland Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte / Betriebsstätte Eintägige auswärtige Tätigkeit ohne Übernachtung ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden Pauschbetrag ab 2014 in Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer / Unternehmer seine auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht (also an zwei Kalendertagen) ausübt - somit nicht übernachtet - und dadurch ebenfalls insgesamt mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte / Betriebsstätte abwesend ist. Ist der Arbeitnehmer / Unternehmer an einem Kalendertag mehrfach oder über Nacht (an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) auswärts tätig, sind die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeiten zusammenzurechnen. 4.2 Mehrtägige Auswärtstätigkeiten im Inland Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte / Betriebsstätte Anreisetag, bei einer mehrtägigen Dienstreise und Übernachtung außerhalb der Wohnung, ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit Mehrtägige auswärtige Tätigkeit (der Arbeitnehmer / Unternehmer ist 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend sog. Zwischentag ) Abreisetag, bei einer mehrtägigen Dienstreise und vorhergehender Übernachtung außerhalb der Wohnung, ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit Pauschbetrag ab 2014 in 24 Der Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die ersten drei Monate einer Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Bei einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen an derselben Tätigkeitsstätte beginnt die Frist neu zu laufen. 4.3 Auswärtstätigkeiten im Ausland Für Tätigkeiten im Ausland gibt es ebenfalls nur noch zwei Pauschalen unter den gleichen Voraussetzungen wie bei den inländischen Pauschalen, hier siehe Merkblatt Auslandspauschbeträge auf unserer Homepage. Bei Reisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für eintägige Reisen in das Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. 4.4 Erstattungen durch den Arbeitgeber Eine steuerfreie Erstattung der tatsächlich entstandenen Verpflegungsmehraufwendungen ist, soweit sie die Pauschbeträge übersteigen, nicht möglich. Der Arbeitgeber hat jedoch die Möglichkeit, die zu 100 v.h. über die Pauschbeträge hinausgehenden Erstattungsleistungen mit 25 v.h. pauschal zu besteuern. 3

4 V. Übernachtungskosten Als Werbungskosten / Betriebsausgaben abzugsfähig sind Unterkunftskosten bei einer Auswärtstätigkeit / doppelten Haushaltsführung / Geschäftsreise. Hierbei muss es sich um notwendige Mehraufwendungen eines Arbeitnehmers für beruflich veranlasste Übernachtungen an einer Tätigkeitsstätte handeln, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist. Unternehmers für beruflich veranlasste Übernachtungen handeln. 5.1 Unterkunftskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung Eine doppelte Haushaltsführung liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes seiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Haushalt (unter finanzieller Beteiligung an den Kosten der Lebensführung) unterhält und auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnt. a) Berufliche Veranlassung Das Beziehen einer Zweitwohnung oder -unterkunft muss aus beruflichen Gründen erforderlich sein. b) Höhe der Unterkunftskosten Als Unterkunftskosten im Inland werden die dem Arbeitnehmer tatsächlich entstandenen Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft höchstens bis zu einem nachgewiesenen Betrag von im Monat anerkannt. c) Steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber und Werbungskostenabzug Für den steuerfreien Arbeitgeberersatz kann der Arbeitgeber bei Arbeitnehmern mit den Steuerklassen III, IV oder V weiterhin ohne Weiteres unterstellen, dass sie einen eigenen Hausstand haben, an dem sie sich auch finanziell beteiligen. Bei anderen Arbeitnehmern darf der Arbeitgeber einen eigenen Hausstand nur dann anerkennen, wenn sie schriftlich erklären, dass sie neben einer Zweitwohnung oder -unterkunft am Beschäftigungsort außerhalb des Beschäftigungsortes einen eigenen Hausstand unterhalten, an dem sie sich auch finanziell beteiligen. Beim Werbungskostenabzug im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung hat der Arbeitnehmer das Vorliegen einer doppelten Haushaltsführung und die finanzielle Beteiligung an der Haushaltsführung am Ort des eigenen Hausstands, sowie die Kosten der Zweitwohnung darzulegen. 5.2 Unterkunftskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit a) Berufliche Veranlassung bei Arbeitnehmern Die berufliche Veranlassung ist gegeben, wenn der Arbeitnehmer auf Weisung des Arbeitgebers so gut wie ausschließlich betrieblich bzw. dienstlich unterwegs ist. b) Unterkunftskosten Unterkunfts- bzw. Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung. Hierzu zählen zum Beispiel Kosten für die Nutzung eines Hotelzimmers, Mietaufwendungen für die Nutzung eines (ggf. möblierten) Zimmers oder einer Wohnung sowie Nebenleistungen (z. B. Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe/Fremdenverkehrsabgabe, bei Auslandsübernachtungen die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlungen in Fremdwährungen). 4

5 Die anlässlich einer Auswärtstätigkeit entstehenden Übernachtungskosten sind als Reisekosten zu berücksichtigen. für einen Zeitraum von maximal 48 Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte in tatsächlicher Höhe und nach einem Zeitraum von 48 Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte bis zu einem Betrag von (vergleichbar bei einer doppelten Haushaltsführung) Auch bei Auslandstätigkeiten sind die Kosten grundsätzlich einzeln durch den Arbeitnehmer nachzuweisen; vom Arbeitgeber können sie jedoch pauschal erstattet werden. Ist in einer Rechnung ein Gesamtpreis ausgewiesen, ist dieser zu kürzen inkl. Frühstück um 20 v.h. des maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen inkl. Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 v.h. des maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen c) Erstattungen durch den Arbeitgeber Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber entweder in der tatsächlich entstandenen Höhe (für einen Zeitraum bis zu 48 Monaten in unbeschränkter Höhe, danach bis zu max monatlich) oder bei Übernachtungen im Inland pauschal 20 pro Tag oder bei Übernachtungen im Ausland die vom BMF festgesetzten Pauschbeträge steuerfrei erstatten, soweit er die Unterkunft nicht unentgeltlich oder teilentgeltlich gestellt hat. Dies gilt auch, wenn ein Dritter die Unterkunft aufgrund des Dienst- oder Arbeitsverhältnisses stellt. Hat der Arbeitgeber das Frühstück nicht veranlasst (d.h. er hat die Übernachtung nicht gebucht), ist eine steuerfreie Erstattung dieser Frühstücksleistungen nur im Rahmen der Verpflegungspauschbeträge möglich; darüber hinaus gehende Beträge sind grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn, der ggf. pauschal besteuert werden kann. Hat hingegen der Arbeitgeber das Frühstück veranlasst, kann eine steuerfreie Erstattung des Frühstücks erfolgen und dem Arbeitslohn des Arbeitnehmers wird nur ein geldwerter Vorteil in Höhe des Sachbezugs hinzugerechnet. Soweit der Arbeitgeber neben der Frühstücksgestellung noch einen Verpflegungszuschuss zahlt und von diesem den Sachbezugswert einbehält, gilt die Kürzung des Zuschusses als Zahlung durch den Arbeitnehmer. Diese Zahlung wiederum ist auf den geldwerten Vorteil anzurechnen, so dass unter Umständen kein zu versteuernder geldwerter Vorteil verbleibt. Beispiel Der Arbeitnehmer A übernachtet während einer zweitägigen Auswärtstätigkeit im Hotel. Die Rechnung ist auf den Namen des Arbeitgebers ausgestellt. Das Hotel rechnet eine Übernachtung mit Frühstück wie folgt ab: Übernachtung 60 Euro Frühstück 10 Euro Die ausgewiesenen Übernachtungskosten von 60 Euro können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Für den An- und Abreisetag stünden dem Arbeitnehmer zusätzlich auch noch Verpflegungspauschalen von 24 Euro (je Euro für den An- und Abreisetag) zu. Die Verpflegungspauschale für den Abreisetag ist nicht zu kürzen, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer lediglich die 60 Euro Übernachtungskosten erstattet. Erstattet der Arbeitgeber hingegen auch den Betrag von 10 Euro für das Frühstück, ist die Verpflegungspauschale für den Abreisetag um 4,80 Euro wegen des vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Frühstücks zu kürzen. Der Arbeitgeber kann dann zusätzlich einen Betrag von 19,20 Euro für Verpflegung steuerfrei erstatten. Abwandlung Die Rechnung des Hotels ist auf den Namen des Arbeitnehmers ausgestellt. In diesem Fall kann der Arbeitgeber insgesamt höchstens 84 Euro steuerfrei erstatten (60 Euro Unterkunft plus 24 Euro Verpflegung). Werden keine steuerfreien Erstattungen seitens des Arbeitgebers gezahlt, ist der Betrag von 84 Euro als Werbungskosten berücksichtigungsfähig. 5