2.1 Die neue Bestimmung der regelmäßigen Arbeitsstätte

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1 2 Die neue Auswärtstätigkeit Sollen einem Arbeitnehmer anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit also einer Reisetätigkeit, einer Tätigkeit auf auswärtigen Einsatzstellen oder eines sonstigen Einsatzes, der von seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte entfernt liegt steuerfreie Erstattungen, Spesen oder Auslösungen gezahlt werden, wurde bisher unterschieden, ob es sich bei dieser Auswärtstätigkeit um eine Dienstreise, eine Einsatzwechseltätigkeit, eine Fahrtätigkeit oder eine doppelte Haushaltsführung handelte. Die steuerliche Differenzierung zwischen Dienstreise, Fahrtätigkeit, Einsatzwechseltätigkeit wird ab aufgegeben. Künftig sollen unter dem Begriff "Auswärtstätigkeit" die bisher unterschiedlichen Arten einer auswärtigen Tätigkeit vereinheitlicht werden. Künftig wird nur noch unterschieden zwischen -> der Auswärtstätigkeit -> und der doppelten Haushaltsführung. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer - an keiner seiner ortsgebundenen, regelmäßigen Arbeitsstätten - außerhalb seiner Wohnung - beruflich - vorübergehend tätig wird. Eine Auswärtstätigkeit liegt auch vor, wenn der Arbeitnehmer - auf ständig wechselnden Arbeitsstätten - oder auf einem Fahrzeug tätig wird. 2.1 Die neue Bestimmung der regelmäßigen Arbeitsstätte Bedeutung der regelmäßigen Arbeitsstätte Eine der Voraussetzungen für eine Auswärtstätigkeit ist, dass ein Arbeitnehmer außerhalb einer seiner regelmäßigen Arbeitsstätten tätig wird. Bei der Prüfung, ob eine Arbeitnehmer eine regelmäßige Arbeitsstätte hat, kann das Ergebnis sein: - der Arbeitnehmer hat eine - und nur eine - regelmäßige Arbeitsstätte, - der Arbeitnehmer hat zwei (oder auch mehrere) regelmäßige Arbeitsstätten - vgl. zu den daraus entstehenden Fragen bei der Abrechnung Kapitel 5 - der Arbeitnehmer hat keine regelmäßige Arbeitsstätte, - vgl. zu den daraus entstehenden Fragen Kapitel 6 Besonderheiten der 2

2 Auswärtstätigkeit auf ständig wechselnden Arbeitstätte - vgl. zu den daraus entstehenden Fragen Kapitel 7 Besonderheiten der Auswärtstätigkeit auf einem Fahrzeug. R 9.4 Abs. 3 LStR 2008 führt aus: a) Regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers, unabhängig davon, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. b) Regelmäßige Arbeitsstätte ist insbesondere jede ortsfeste, dauerhafte, betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer zugeordnet ist und die er mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht. Nicht maßgebend sind Art, Umfang und Inhalt der Tätigkeit. c) Von einer regelmäßigen Arbeitsstätte ist auszugehen, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird. d) Bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit (z. B. befristete Abordnung) an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens wird diese nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte. Regelmäßige Arbeitsstätte bei Kunden oder beim Arbeitgeber Nach R 9.4 Abs. 3 LStR 2008 kann eine regelmäßige Arbeitsstätte - sowohl außerhalb von Einrichtung des Arbeitgebers liegen - insbesondere kann aber jede ortsfeste, dauerhafte, betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers eine regelmäßige Arbeitsstätte sein. Bedeutung bei der Dienstwagenbesteuerung Die neue Definition der regelmäßigen Arbeitsstätte hat neben der Bedeutung für die Auswärtstätigkeiten insbesondere auch Bedeutung für die Ermittlung des geldwerten Vorteils bei der Dienstwagengestellung, die aber nicht Gegenstand dieses Handbuches ist Die regelmäßige Arbeitsstätte beim Arbeitgeber Merkmal 1: jede dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers Eine regelmäßige Arbeitsstätte beim Arbeitgeber kann nur eine - ortsfeste - dauerhafte - betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers sein. Die "regelmäßige Arbeitsstätte" im Sinne der Auswärtstätigkeit ist nach der Rechtsprechung gleichzusetzen mit der "regelmäßigen Arbeitsstätte" im Sinne der 3

3 Anwendung der Entfernungspauschale bei Fahrten zwischen Wohnung und "regelmäßiger Arbeitsstätte". Bezüglich der Anwendung der Entfernungspauschale ist die regelmäßige Arbeitsstätte ein Ort, in dessen Nähe ein Arbeitnehmer auch hinziehen könnte, um die Fahrten zwischen regelmäßiger Arbeitsstätte und Wohnung zu minimieren. Das kann in aller Regel nur eine Einsatzort sein, der dauerhaft und ortsfest ist. Der Bundesfinanzhof geht mit dem Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" konsequent um. So hat er ein Schiff des Arbeitgebers - einer Rederei - nicht als regelmäßige Arbeitsstätte eines Seemanns anerkannt, da das Schiff keine "ortsfeste" Einrichtung des Arbeitgebers ist (Anh. 25 R 9). Ein Bohrturm für Explorationsbohrungen, der nach ca. 3 Monaten weiterzieht, ist keine ortsfeste regelmäßige Arbeitsstätte. Eine Bohrinsel ist eine regelmäßige ortsfeste Einrichtung. Eine Baustelle mit Baucontainern des Arbeitgebers ist keine ortsfeste, dauerhafte Einrichtung des Arbeitgebers. Ein von einem Kunden auf seinem Betriebsgelände ohne dauerhafte Bindung (Vertrag) zur Nutzung überlassener Büroraum ist keine ortsfeste dauerhafte Einrichtung des Arbeitgebers. Merkmal 2: der der Arbeitnehmer zugeordnet ist Das Merkmal bedeutet, dass aus den Gesamtumständen ersichtlich sein muss, dass der Arbeitnehmer an dieser Einrichtung des Arbeitgebers seine Arbeit in der Organisation des Arbeitgebers zu verrichten hat. Eine - wenn auch schriftliche - Festlegung der Zuordnung, die den tatsächlichen Arbeitsabläufen nicht entspricht, würde nicht anerkannt werden. Das Steuerrecht soll das besteuern, was ist, nicht das, was auf dem Papier steht. Dem Merkmal kommt daher wohl nur wenig Bedeutung zu. Ein Techniker mit Wohnsitz und Büro in Düsseldorf, der als Techniker der Zentralabteilung in Düsseldorf organisatorisch zugeordnet ist, hat im Werk Köln für sechs Monate befristet ein Projekt zu steuern und fährt mehrmals in der Woche dorthin. Er hat in Köln keine regelmäßige Arbeitsstätte, da er (zutreffender Weise) der Zentrale in Düsseldorf zugeordnet ist und in Köln nur befristet eingesetzt wird. Er ist in der ganzen Zeit auf Auswärtstätigkeit. 4

4 Merkmal 3: und die er nachhaltig, fortdauernd und immer wieder aufsucht. Das Merkmal bedeutet, dass der Arbeitnehmer mit einer gewissen Häufigkeit und Regelmäßigkeit und über einen gewissen Zeitraum diese Einrichtung aufsuchen muss. Die LStR 2008 konkretisieren, dass die Finanzverwaltung von einer regelmäßigen Arbeitsstätte ausgeht, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird. Es kommt nicht darauf an, wie lange er an dieser "Arbeitsstätte" gearbeitet hat, sondern darauf, dass er sie "aufgesucht" hat. Das wird sich als das entscheidende Kriterium herausstellen, da es objektiv (wenn auch u.u. nicht einfach) überprüfbar ist, wie oft ein Arbeitnehmer eine bestimmte Einrichtung seines Arbeitgebers aufgesucht hat. Da die Finanzverwaltung von einer regelmäßigen Arbeitsstätte ausgeht, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer "durchschnittlich im Kalenderjahr" an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird, ist es nicht entscheidend, ob der Arbeitnehmer in jeder Woche zu dieser Arbeitsstätte fährt. Es kommt darauf an, ob er an 46 Tagen diese Arbeitsstätte aufsucht. Dann wird die "Arbeitsstätte", die derart häufig aufgesucht wird, zu einer "regelmäßigen Arbeitsstätte". Auch zusammenhängende Tätigkeiten an einer Arbeitsstätte von mehr als 46 Tagen im Kalenderjahr können u.u. diese Arbeitsstätte zu einer "regelmäßigen Arbeitsstätte" machen. Die Zahl 46 (52 Kalenderwochen abzüglich sechs Wochen Urlaub) ist nirgends festgelegt, wird aber von der Finanzverwaltung praktisch angewendet. Den Beteiligten werden durch diese Regelung erhebliche Aufzeichnungs- und Überprüfungspflichten auferlegt. Die Außendienstmitarbeiter der X GmbH, Düsseldorf, kommen jeden Freitagnachmittag Uhr bis Uhr zu einer Besprechung in den Betrieb. So auch Herr D aus Duisburg, dessen Verkaufsbezirk das westliche Ruhrgebiet ist. Er fährt am Freitag 8.00 Uhr zuerst nach Essen, dann nach Düsseldorf und ist um Uhr wieder zu Hause. Die Außendienstmitarbeiter auch Herr D - haben im Betrieb des Arbeitgebers eine regelmäßige Arbeitsstätte, da sie diesen durchschnittlich mindestens einmal in der Woche aufsuchen. Unerheblich ist, wie lange die Besprechung dauert. Ein Personalleiter des Werkes in Köln wird zum ebenfalls zum Personalleiter des Werkes in Duisburg bestimmt, da der dortige Personalleiter ausgeschieden ist. Er fährt daher im Durchschnitt jede Woche an einem Tag nach Duisburg zu einer 5

5 Sprechstunde. Der Personalleiter hat in Duisburg eine zweite regelmäßige Arbeitsstätte. Vertriebsbeauftragte der X AG München, die im Vertriebsgebiet München und Umgebung tätig sind, müssen ihre Ware oder Warenproben usw. mindestens einmal in der Woche in einem Zentrallager der X AG in Augsburg abholen. Sie haben eine regelmäßige Arbeitsstätte in Augsburg Vorübergehende, befristete Tätigkeit Bei einer vorübergehenden befristeten Tätigkeit das kann auch ein Lehrgang oder eine Projektarbeit usw. sein - an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens wird diese andere betriebliche Einrichtung aber nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte (R 9.4 Abs. 3 Satz 5 LStR), auch wenn der Arbeitnehmer dort wöchentlich an einem Tag oder auch 46 Tage zusammenhängend arbeitet. Eine Auswärtstätigkeit ist vorübergehend, wenn der Arbeitnehmer voraussichtlich an diesem Arbeitsort nicht auf Dauer verbleiben wird. Es ist zu empfehlen, in solchen Fällen die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor Beginn schriftlich zeitlich zu befristen. Ein Arbeitnehmer der B GmbH, Sitz Düsseldorf, muss gelegentlich ca. 1-2 mal im Monat eine Niederlassung der B GmbH in München besuchen. Auf diese Weise besucht er 10-mal München. Im September und Oktober muss er an einem Projekt in München mitarbeiten und ist daher arbeitsrechtlich befristet zwei volle Monate in München eingesetzt. Er hat in München keine regelmäßige Arbeitsstätte, da die 10 Tage dazu nicht ausreichen und die zwei Monate befristet waren. Vorausschauende Beurteilung Eine Regelung zu der Frage, wie zu verfahren ist, wenn die Anwesenheitszeiten des Arbeitnehmers im Betrieb stark schwanken und letztlich erst am Jahresende feststeht, ob der Betrieb als regelmäßige Arbeitsstätte des Arbeitnehmers angesehen werden kann, ist in den Verwaltungsanweisungen nicht enthalten. Die Finanzverwaltung legt aber die Feststellung der regelmäßigen Arbeitsstätte zukunftsbezogen aus, mit der Folge, dass die bei Beginn jeder einzelnen Auswärtstätigkeit voraussehbaren Verhältnisse zugrunde gelegt werden müssen. Für diese zukunftsbezogene Betrachtung kann auf das Tätigkeitsbild abgestellt werden, das sich aus dem Arbeitsvertrag ergibt, wo möglich aus dem bisherigen Tätigkeitsverlauf. 6

6 Ändert sich die Tätigkeit eines Arbeitnehmers substanziell, so ist auch eine neue Beurteilung nötig, ob seine reisekostenrechtliche Situation sich ändert. Die reisekostenrechtliche Situation kann sich im Laufe des Jahres auch mehrfach ändern. Strukturabhängige Relevanz des Begriffes der regelmäßigen Arbeitsstätte Insbesondere bei Unternehmen, die mit einer Reihe von Standorten dezentral organisiert sind, ist zu prüfen, ob bei Mitarbeitern eventuell mehrere regelmäßige Arbeitsstätten vorliegen. Standortübergreifende Arbeitsfunktionen Zuständigkeit für gleiche Ausgaben an verschiedenen Standorten können zu sehr überraschenden Folgen führen. Zwei oder mehrere regelmäßige Arbeitsstätten sind auf jeder Arbeitsebene möglich. Besucht ein Mitarbeiter mit zwei regelmäßigen Arbeitsstätten eine seiner regelmäßigen Arbeitsstätten, liegt keine Auswärtstätigkeit vor. Steuerfreie Erstattungen sind nicht möglich (siehe dazu Kapitel 5.1.1). Ein leitender Arbeitnehmer der X AG mit Sitz in München hat bei der Mutterfirma regelmäßig einer Bürotätigkeit nachzukommen. Gleichzeitig ist er zum Leiter der Niederlassung in Berlin bestellt worden. Dort hält er sich regelmäßig an einem Tag in der Woche auf. Er hat ein Arbeitsverhältnis, innerhalb dieses Arbeitsverhältnisses hat er zwei regelmäßige Arbeitsstätten. An einem Tag in der Woche fährt er direkt von seiner Wohnung mit seinem Pkw 20 km zum Flughafen und fliegt jeweils um 6.00 Uhr von München nach Berlin. Dort benutzt er ein Taxi vom Flughafen zur B GmbH (22 km) und abends von der B GmbH zur Flughafen. Er fliegt am Abend um Uhr zurück, fährt mit seinem Pkw zurück und ist um Uhr in seiner Wohnung. Steuerfreie Erstattungen sind nicht möglich. Steuerfreie Erstattungen sind nur möglich, wenn eine solche Tätigkeit den Begriff der doppelten Haushaltsführung erfüllt (siehe Kapitel 5.1.2) Einzelheiten zum Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte Großräumiges Arbeitsgebiet Eine regelmäßige Arbeitsstätte eines Arbeitnehmers kann im Betrieb seines Arbeitgebers (auch in einem Zweigbetrieb, Filiale usw.) liegen. Auch ein größeres Gelände kann eine einzige regelmäßige Arbeitsstätte sein, auch wenn der Arbeitnehmer in dem Gelände an verschiedenen Orten eingesetzt wird. Als eine einheitliche, gleichbleibende Arbeitsstätte kann ein größeres räumliches Gebiet aber nur dann beurteilt werden, wenn es sich um ein zusammenhängendes Ge- 7

7 lände des Arbeitgebers handelt, wie es z.b. bei einem größeren Werksgelände der Fall ist. Arbeitnehmer, die auf einer großräumigen Arbeitsstätte - beispielsweise an verschiedenen Stellen eines Werksgeländes des Arbeitgebers - arbeiten, haben daher eine ortsgebundene regelmäßige Arbeitsstätte. Sie machen insoweit keine Dienstreisen und sind auch nicht an ständig wechselnden Arbeitsstätten beschäftigt. Ein gesamter Stadtbereich oder ein Ballungsgebiet fällt nicht unter den Begriff der einheitlichen großräumigen Arbeitsstätte. Arbeitnehmer, die an unterschiedlichen (nicht zusammenhängenden) Arbeitsgeländen ihres Arbeitgebers (z.b. Springer, die in verschiedenen Geschäftsstellen eingesetzt werden; Verkäufer im Einsatz in verschiedenen Filialen oder Arbeitnehmer, die an Arbeitsplätzen innerhalb eines größeren Einzugsgebiets tätig sind (z.b. als Müllwerker, Stauer im Gebiet eines Hafens, Politessen), üben eine Auswärtstätigkeit in Form einer Tätigkeit an immer wechselnden Tätigkeitsstätten (Einsatzwechseltätigkeit) aus. Sie haben keine ortsgebundene regelmäßige Arbeitsstätte, wenn sie nicht eine der ortsfesten, dauerhaften Einrichtungen des Arbeitgebers mindestens 46-mal im Kalenderjahr aufsuchen.. Ein größerer aber überschaubarer Bezirk der kein Werksgelände ist - kann auch dann nicht als einheitliche regelmäßige Arbeitsstätte beurteilt werden, wenn auf diesem Gebiet regelmäßig die gleichen Tätigkeitsstellen besucht werden, wie z.b. ein Gebiet eines Zeitungszustellers, ein Kehrbezirk eines Kaminkehrers (Bundesfinanzhof, Urteil vom , Anhang 22 R 121). Ein Arbeitnehmer ist bei einem Malerbetrieb in einer Großstadt beschäftigt. Er wird so gut wie ausschließlich in dem Großstadtgebiet tätig. Für den Arbeitnehmer ist das Großstadtgebiet keine weiträumige regelmäßige Arbeitsstätte. Kundendienstmonteure Haben Kundendienstmonteure keine regelmäßige Arbeitsstätte, weder im Betrieb, Werkstatt usw., so gehen sie einer Einsatzwechseltätigkeit nach. Ihre Tätigkeit ist dann ab ohne Unterschied zu anderen Auswärtstätigkeiten abzuwickeln (vgl. insbesondere Kapitel 6.2). Betriebsratstätigkeit Nach Hartz/Meeßen/Wolf; ABC Führer Lohnsteuer, TZ 20 zu Einsatzwechseltätigkeit soll eine regelmäßige Arbeitsstätte auch dadurch begründet werden wenn nur wegen eine Betriebsratstätigkeit eine bestimmte Einrichtung des Arbeitgebers aufgesucht werden muss. Das ist m.e. nicht zutreffend. Denn der Betriebsrat hat in diesen Fällen nicht den Betrieb, sondern die Räume des Betriebsrates aufgesucht. Das sind von den Betriebsräumen zu unterscheidende Räume ( 40 8

8 Abs. 2 BetrVerfG). Liegt ein Betrieb in einem gemieteten Büro in einem Hochhaus in der 3. Etage und eine Arbeitnehmer besucht wöchentlich einen Kunden in der 4. Etage, so hat er den Betrieb auch nicht aufgesucht. Muss der Betriebsrat in dieser Eigenschaft eine bestimmte Einrichtung des Arbeitgebers immer wieder aufsuchen, so begründet er m.e. auch dort keine regelmäßige Arbeitsstätte, da er die Einrichtung nicht als Arbeitnehmer aufsucht. Das Aufsuchen des Betriebs durch ein Betriebsratsmitglied hat mit dem Inhalt seines eigentlichen Arbeitsverhältnisses nichts zu tun. "Private" Besuche einer Einrichtung des Arbeitgebers machen diese nicht zu einer regelmäßigen Arbeitsstätte. Regelmäßige Arbeitsstätte am Beginn des Arbeitsverhältnisses Ein Arbeitnehmer kann sein Arbeitsverhältnis auch mit einer Auswärtstätigkeit beginnen, wenn er eine regelmäßige Arbeitsstätte an einem Tätigkeitsort hat (haben wird) und sofort für einen begrenzten Zeitraum an einem anderen Tätigkeitsort eingesetzt wird. Auszubildende oder Trainees, die während ihrer Ausbildung planmäßig Ausbildungsstationen an verschiedenen Orten durchlaufen, haben an jeder ortsfesten dauerhaften Ausbildungsstätte des Arbeitgebers, die sie an 46 Tagen des Kalenderjahres aufsuchen, eine regelmäßige Arbeitsstätte. Auszubildende, die einem Ausbildungsbetrieb zugeordnet sind, haben ihre regelmäßige Arbeitsstätte in ihrem Ausbildungsbetrieb, auch wenn sie zeitweilig befristet an andere Ausbildungsstellen abgeordnet werden. Diese Mitarbeiter richten sich darauf ein, auf Dauer an dem arbeitsrechtlich vereinbarten Ort arbeiten zu müssen. Daher können sie die Mehrkosten für einen befristeten Einsatz an einem anderen Ort als Werbungskosten geltend machen oder der Arbeitgeber kann ihnen die Kosten steuerfrei ersetzen. Ein Arbeitnehmer wird für eine Tätigkeit im Werk A eingestellt. Nach seiner Einstellung wird er zur Einarbeitung sofort für sechs Monate im Werk B eingesetzt, wo ihm ein Hotelzimmer zur Verfügung gestellt wird. Es liegt eine Auswärtstätigkeit nach B vor, wegen der Befristung der Einarbeitung wird B nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte Regelmäßige Arbeitsstätte außerhalb von Einrichtungen des Arbeitgebers Die LStR 2008 führen aus: Regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers, unabhängig davon, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Eine regelmäßige Arbeitsstätte liegt insbesondere beim Arbeitgeber. Daraus 9

9 folgt, dass nur in Ausnahmefällen die Möglichkeit besteht, dass die regelmäßige Arbeitsstätte bei Kunden, Geschäftspartnern, Konzernunternehmen usw. liegen kann. Die Hinweise 9.4 zu den LStR führen aus: Als regelmäßige Arbeitsstätten kommen auch außerbetriebliche Einrichtungen in Betracht (z. B. der Betrieb des Entleihers / Kunden), wenn die Tätigkeit dort auf Dauer angelegt ist. Ein Einsatz bei Kunden oder die Tätigkeit auf Baustellen ohne feste dauerhafte Einrichtungen des Arbeitgebers selbst oder die Tätigkeit in Unternehmen des Konzerns (Mütter, Töchter, Schwestern) wird daher nur dann zu einer regelmäßigen Arbeitsstelle, - wenn der Einsatz auf Dauer des überschaubaren Ablaufs des Arbeitsverhältnisses geplant ist und - dort der ortsgebunde Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers liegt, was m.e. bedeutet, dass er keinen anderen "Mittelpunkt" seiner Tätigkeit in Einrichtungen seines Arbeitgebers hat also keine regelmäßige Arbeitstätte beim Arbeitgeber hat - und - der Arbeitnehmer in der Regel an mindestens drei Kalendertagen in der Woche dort anwesend ist. Ist der Arbeitnehmer dort regelmäßig an nur zwei Wochentagen tätig, geht die Finanzverwaltung nicht von einer dauerhaften Tätigkeit aus, sondern beurteilt jeden Einsatz gesondert auch jahrelang - als Auswärtstätigkeit (vgl. Kapitel 3.1.1). Ein Wirtschaftsprüfer mit Wohnsitz und Büro in der Praxis in Düsseldorf, prüft sechs Monate sozusagen täglich bei einem Unternehmen in Köln (am gleichen Platz/Ort) und hat deswegen beim Kunden auch einen Büroraum belegt. Er hat in Köln keine weitere regelmäßige Arbeitsstätte, da er nicht in einer Einrichtung des Arbeitgebers tätig ist und in Köln nicht dauerhaft tätig ist. Er ist in der ganzen Zeit auf Auswärtstätigkeit. Ein Mitarbeiter der Konzernmutter A AG Deutschland ist für sechs Monate in ein Projekt der A AG Österreich eingebunden und ist in der ganzen Zeit dort tätig. Er hat in Österreich keine regelmäßige Arbeitsstätte, da die A AG Österreich keine Betriebsstätte der A AG Deutschland ist und er dort nicht dauerhaft tätig ist. Er ist in der ganzen Zeit auf Auswärtstätigkeit. : Die IT Abteilung der X AG wird als "X IT Services GmbH & Co KG" ausgelagert. Alle Mitarbeiter arbeiten weiter auf Dauer an ihrem bisherigen Arbeitsplatz, sie haben dort weiter ihre regelmäßige Arbeitsstätte ohne Rücksicht darauf, ob die Räume der X AG oder der X IT Services GmbH & CO KG zuzurechnen sind. 10

10 : Herr A wird als "Leiharbeitnehmer" bei der Automobilfirma B AG eingesetzt. Sein Arbeitgeber ist eine von der B AG gegründete Zeitarbeitsfirma B GmbH. Sein Vertrag mit der B GmbH sieht ausschließlich eine Tätigkeit bei der B AG vor. Der Arbeitnehmer hat in dem Betrieb der B AG seine regelmäßige Arbeitsstätte, da seine Tätigkeit dort auf Dauer angelegt ist, obwohl der Betrieb der B AG nicht eine Einrichtung seines Arbeitgebers ist. Die B GmbH aus Dortmund ist auf IT-Lösungen bei Banken spezialisiert. Sie hat drei Großbanken in Düsseldorf als Kunden und dort je zwei Arbeitnehmer beschäftigt. Ein bei der A-Bank eingesetzter Arbeitnehmer kündigt und für ihn wird der Arbeitnehmer C aus Wuppertal eingesetzt. Er fährt täglich zu seiner Arbeit in Düsseldorf. Da er dort weder arbeitsrechtlich, noch tatsächlich, noch durch eine zeitliche Begrenzung der Arbeitsaufgabe befristet eingesetzt ist, sondern dort auf Dauer der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit liegt, ist er nicht auf einer Auswärtstätigkeit tätig. Daher ist die A-Bank seine regelmäßige Arbeitsstätte, obwohl sie keine Einrichtung des Arbeitgebers ist. Regelmäßige Arbeitsstätte bei Kunden Die Regel, dass von einer regelmäßigen Arbeitsstätte auszugehen ist, wenn ein Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag der Woche eine bestimmte Arbeitsstätte aufsucht, gilt nicht bei dem Besuch von Kunden. Sie gilt nur bezüglich betrieblicher Einrichtung des Arbeitgebers. Regelmäßige Arbeitsstätte bei Konzernfirmen Die Regel, dass von einer regelmäßigen Arbeitsstätte auszugehen ist, wenn ein Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag der Woche eine bestimmte Arbeitsstätte aufsucht, gilt nicht bei dem Besuch von Gesellschaften innerhalb eines Konzerns. Sie gilt nur bezüglich betrieblicher Einrichtung des Arbeitgebers. 2.2 Berufliche Veranlassung Eine Auswärtstätigkeit liegt nur vor, wenn sie zum Zwecke einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit durchgeführt wird. Berufliche Gründe liegen vor, wenn der Reise ein unmittelbarer, konkreter, beruflicher Anlass zugrunde liegt. Das ist in der Regel dann der Fall, wenn die Auswärtstätigkeit auf einer Weisung des Arbeitgebers beruht. Aber nicht jede 11

11 auf Weisung des Arbeitgebers unternommene Reise muss unbedingt ausschließlich beruflich veranlasst sein. Gegen eine berufliche Veranlassung können im Einzelfall die Art der Reise und das Reiseziel sprechen (vgl. dazu Kapitel 9.2). Es können bei einer unmittelbar zusammenhängenden auswärtigen Tätigkeit auch unterschiedliche berufliche Anlässe gegeben sein, dennoch liegt nur eine einheitlich zu beurteilende Auswärtstätigkeit vor. Ein in Düsseldorf tätiger Außendienstmitarbeiter einer in Frankfurt ansässigen Firma fährt am 1.4., 6.00 Uhr, zu einer Tagung der Außendienstmitarbeiter nach Frankfurt. Ab Uhr findet eine Betriebsveranstaltung statt, die bis 2.4., 3.00 Uhr, dauert. Der Mitarbeiter fährt morgens wieder nach Düsseldorf und ist um Uhr wieder im Betrieb in Düsseldorf. Es handelt sich um eine einheitliche Auswärtstätigkeit von 1.4., 6.00 Uhr, bis 2.4., Uhr. Verpflegungspauschalen: 12 und Arbeit außerhalb der Wohnung Eine Auswärtstätigkeit liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung tätig ist. Besonderheiten können hier nur auftreten, wenn der Arbeitnehmer mehrere Wohnungen hat und eine Wohnung an dem Ort liegt, an dem er eine Auswärtstätigkeit durchführt. Die Auswärtstätigkeit endet dann, wenn er seine am Auswärtstätigkeitsort gelegene Wohnung aufsucht. Solche Konstellationen können insbesondere im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung auftreten. Übernachtungspauschalen bei der Übernachtung in der eigenen Wohnung sind nicht erstattungsfähig. Ein Arbeitnehmer mit regelmäßiger Arbeitsstätte und Zweitwohnung in Frankfurt hat seit drei Jahren eine doppelte Haushaltsführung, da seine Familie in Düsseldorf wohnt. Er macht eine Dienstreise von Frankfurt nach Düsseldorf. Verpflegungspauschalen sind bis zu dem Zeitpunkt zu berechnen, an dem er die Wohnung in Düsseldorf aufsucht. Mietet der Arbeitgeber z.b. aus Gründen der Kostenersparnis eine Wohnung an, die er dem Arbeitnehmer überlässt, so ist dies nicht die Wohnung des Mitarbeiters. Der Besuch der Wohnung unterbricht die Auswärtstätigkeit nicht. Übernachtungspauschalen können nicht gezahlt werden. 12

12 2.3.1 Das Home Office Es gibt Arbeitnehmer, die zwar keine regelmäßige Arbeitsstätte am Betriebssitz haben, weil sie diesen nur unregelmäßig und selten aufsuchen. Wenn sie in der Wohnung ein eigenes Büro unterhalten und darin Aufgaben erledigen, die mit der Berufstätigkeit in Zusammenhang stehen, haben sie aber m.e. auch dort keine regelmäßige Arbeitsstätte, da das Büro keine ortsfeste Einrichtung ihres Arbeitgebers ist. Faxgerät, Computerarbeitsplatz, Telefon und Büromöbel, die der Arbeitgeber zur Verfügung gestellt hat, stellen noch keine ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers dar. Der Bundesfinanzhof geht mit dem Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" konsequent um, so ist ein Schiff keine regelmäßige Arbeitsstätte eines Seemanns, da das Schiff keine "ortsfeste" Einrichtung des Arbeitgebers ist (Anh. 25 R 9).Wie viel weniger kann dann ein Büro, das überhaupt keine Einrichtung des Arbeitgebers ist, regelmäßige Arbeitsstätte sein. Diese Arbeitnehmer gehen dann einer Auswärtstätigkeit in Form einer Tätigkeit an ständig wechselnden Arbeitsstätten nach (Einsatzwechseltätigkeit). Ein Außendienstmitarbeiter X ist für den Raum Niedersachsen zuständig. Der Betriebssitz seines Arbeitgebers ist Köln. Er wohnt in Hannover und hat in seiner Wohnung ein Büro, von dem aus er seine Tätigkeit vorbereitet. Er ist arbeitstäglich etwa 1 Stunde und samstags 3 Stunden in seinem häuslichen Büro tätig. Obwohl X 8 Stunden wöchentlich in seinem Büro arbeitet, kann das Büro in der Wohnung nicht als regelmäßige Arbeitsstätte anerkannt werden. Besucht der Außendienstmitarbeiter gelegentlich den Betriebssitz in Köln, so liegt eine Auswärtstätigkeit vor, die in Hannover beim Verlassen der Wohnung beginnt und ihn nach Köln führt. Sie endet dann später wieder an seiner Wohnung. Der Arbeitgeber könnte aber auch das Büro des Arbeitnehmers in seiner Wohnung anmieten (Mietvertrag). Es ist dann ein Büro des Arbeitgebers und damit könnte es eine regelmäßige Arbeitsstätte des Arbeitgebers sein. Bedeutung des Home Offices für die Abrechnung von Auswärtstätigkeiten Für die Abrechnung von Auswärtstätigkeiten macht es keinen Unterschied, ob der Arbeitnehmer eine regelmäßige Arbeitsstätte im Home Office hat oder nicht, da alle Auswärtstätigkeiten gleich behandelt werden. Ein Außendienstmitarbeiter X ist für den Raum Niedersachsen zuständig. Der Betriebssitz seines Arbeitgebers ist Köln. Er wohnt in Hannover und hat in seiner Wohnung seinem Arbeitgeber ein Büro vermietet. Er ist arbeitstäglich etwa 1 Stunde in dem vom Arbeitgeber angemieteten Büro tätig und hat demnach dort eine regelmäßige Arbeitsstätte. 13

13 Besucht der Außendienstmitarbeiter gelegentlich den Betriebssitz in Köln, so liegt eine Auswärtstätigkeit vor, die in Hannover beim Verlassen des Büros beginnt und ihn nach Köln führt. Sie endet dann später wieder an dem Büro. Suchen Arbeitnehmer mit Home Office aber auch regelmäßig, nachhaltig (durchschnittlich einmal pro Arbeitswoche) den Firmensitz - eine Werk oder Ähnliches - auf, so können sie dort einen regelmäßigen Arbeitsplatz haben. Dagegen hilft ihnen das Home Office nicht. Entstehen auf diese Art zwei regelmäßige Arbeitsstätte (oder auch mehrere), so ist eine Fahrt zwischen dem in der Wohnung gelegenem Büro des Arbeitgebers und einer anderen regelmäßigen Arbeitsstätte als Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu behandeln, so als ob das home-office nicht existent wäre. Die Fahrtkosten zwischen Wohnung/Büro und einer regelmäßigen Arbeitsstätte sind der Rechtsprechung nach (BFH, Urteil Anh. 25 R 19) wie Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu behandeln, ein Weg zur Arbeit. Ein Außendienstmitarbeiter X ist für den Raum Schleswig Holstein/Hamburg zuständig. Er wohnt in Hamburg und hat in seiner Wohnung seinem Arbeitgeber ein Büro vermietet. Der Betriebssitz seines Arbeitgebers ist Hannover. Er ist arbeitstäglich etwa 1 Stunde in dem vom Arbeitgeber angemieteten Büro tätig und hat demnach dort eine regelmäßige Arbeitsstätte. Jeden Freitag fährt der Außendienstmitarbeiter zum Betriebssitz und nimmt dort an einer Außendienstbesprechung teil. Dadurch hat er eine zweite regelmäßige Arbeitsstätte in Hannover. Fährt er direkt von seiner Wohnung zum Betrieb, liegt eine Fahrt zur regelmäßigen Arbeitsstätte vor. Es können, bei Nutzung des Privatwagens keine steuerfreien Erstattungen vorgenommen werden. 2.4 Entfernungsvoraussetzungen für eine Auswärtstätigkeit Eine der Voraussetzungen für eine Auswärtstätigkeit ist, dass der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätten tätig wird. Auf eine bestimmte Mindestentfernung der auswärtigen Tätigkeitsstätte von der Wohnung oder der regelmäßigen Arbeitsstätten kommt es nicht an. Der Arbeitnehmer A wohnt in Düsseldorf-Nord. Am 4.7. besucht er mit einem Firmenwagen einen Kunden in Düsseldorf-Süd, dessen Betrieb 4 km vom Betrieb seines Arbeitgebers in Düsseldorf-Mitte und 12 km von seiner Wohnung entfernt liegt. Er 14

14 verlässt den Betrieb des Arbeitgebers um 8.00 Uhr und kommt um Uhr wieder zum Betrieb zurück. Es liegt eine Auswärtstätigkeit vor. Verpflegungskosten: Dauer der Auswärtstätigkeit von 8.00 Uhr bis Uhr. Abwesenheit von Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte 8.30 Stunden. Daher Verpflegungspauschale 6. Betriebliche Regelungen Wenn auch nach den Lohnsteuerrichtlinien Auswärtstätigkeiten ohne Einhaltung einer bestimmten Mindestentfernung des Einsatzortes vom Betrieb und von der Wohnung vorliegen, so kann in betrieblichen Reisekostenordnungen festgesetzt werden, dass Verpflegungsmehraufwendungen nur ersetzt werden, wenn das Ziel einer Auswärtstätigkeit in einer bestimmten Entfernung vom Betrieb liegt oder eine bestimmte Region verlassen wird. Die Lohnsteuerrichtlinien bestimmen lediglich, wie viel der Arbeitgeber steuerfrei zahlen kann, nicht aber, ob oder wie viel oder unter welchen Bedingungen er zahlen muss. Ein in Düsseldorf ansässiger Betrieb könnte z.b. in der betrieblichen Reisekostenordnung festsetzen: Verpflegungsmehraufwendungen werden nur erstattet, wenn das Gebiet der Stadt Düsseldorf verlassen wird. Frühere 30-km-Grenze bei Auswärtstätigkeit aus ständig wechselnden Arbeitsstätten Bei Arbeitnehmern mit ständig wechselnden Tätigkeitsstätten wurde bisher ein steuerfreier Ersatz der Fahrtkosten nur anerkannt, wenn mindestens eine der aufgesuchten Einsatzstellen mehr als 30 km von der Wohnung entfernt lag. Die "30-km-Grenze" wird ab 2008 aufgehoben. Bei Arbeitnehmern mit ständig wechselnden Tätigkeitsstätten können die Fahrtkosten bei ihren Auswärtstätigkeiten 2008 zeitlich unbegrenzt und ohne Berücksichtigung der bisherigen "30- km-grenze" vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Ein Maurer, der auf ständig wechselnden Einsatzstellen arbeitet, fährt am 4.5. mit eigenem Pkw von seiner Wohnung in Düsseldorf-Mitte zu einer Einsatzstelle in Düsseldorf-Süd (15 km entfernt). Dort arbeitet er einige Stunden und fährt dann von dieser Einsatzstelle zu einer Einsatzstelle in Düsseldorf-Nord, Entfernung Düsseldorf- Süd nach Düsseldorf-Nord 30 km, Entfernung Düsseldorf-Nord zu seiner Wohnung 15 km. Nachdem er dort gearbeitet hat, fährt er am Abend zu seiner Wohnung zurück. 15

15 Lösung 2007: Fahrtkostenersatz von der Wohnung zur Einsatzstelle Düsseldorf-Süd ist steuerpflichtig. Fahrt von Düsseldorf-Süd nach Düsseldorf-Nord 30 x 0,30 = 9 steuerfrei. Fahrtkostenersatz von Düsseldorf-Nord zur Wohnung ist steuerpflichtig. Lösung 2008: Alle Kilometer können mit 0,30 Kilometerpauschale steuerfrei ersetzt werden. 2.5 Dauer einer Auswärtstätigkeit Amtliche Materialien: Anhang 3: Verfügung der Oberfinanzdirektion Frankfurt vom Vorübergehende Tätigkeit Eine Auswärtstätigkeit liegt nur vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten tätig wird. Eine vorübergehende auswärtige Tätigkeit kann nur dann angenommen werden, wenn der Arbeitnehmer nach Beendigung des auswärtigen Einsatzes voraussichtlich an eine regelmäßige Arbeitsstätte zurückkehren wird. Eine vorübergehende auswärtige Tätigkeit liegt nicht vor, wenn nach dem Gesamtbild der Verhältnisse anzunehmen ist, dass die auswärtige Tätigkeitsstätte vom ersten Tag an eine regelmäßige Arbeitsstätte geworden ist, wie das z.b. bei einer Versetzung der Fall ist. Wie ein "vorübergehender" Einsatz zeitlich zu bestimmen ist, ist von der Finanzverwaltung nicht näher bestimmt worden. Ein Zeitraum von einem Jahr ist von der Finanzverwaltung schon seit Langem als "vorübergehend" akzeptiert worden. Bei besonderen, später eintretenden Umständen kann auch eine Verlängerung über ein Jahr hinaus noch als vorübergehend angehen werden. Ein IT-Mitarbeiter mit Wohnort und Tätigkeit bei der A AG in Frankfurt wird vom bis bei der Niederlassung der A AG in München eingesetzt. Es ist für die gesamten zwölf Monate von einer vorübergehenden beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auszugehen. : Ein IT-Mitarbeiter mit Wohnort und Tätigkeit bei der A AG in Frankfurt wird vom bis als Mitarbeiter in einem zentralen Projekt bei der Niederlassung der A AG in München eingesetzt. Auf Grund nicht vorhersehbarer Projektprobleme nimmt das Projekt statt der ursprünglich geplanten zwölf Monate vierzehn Monate in Anspruch. Es ist für die gesamten vierzehn Monate von einer vorübergehenden beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auszugehen. 16

16 Zu Besonderheiten bei der Beurteilung der "vorübergehenden" Tätigkeit bei Arbeitnehmern mit ständig wechselnden Arbeitsstätten siehe Kapitel Zu Besonderheiten bei der Beurteilung der "vorübergehenden" Tätigkeit bei Arbeitnehmern, die auf einem Fahrzeug tätig sind, siehe Kapitel Folgen einer fehlenden Befristung Ist eine auswärtige Tätigkeit nicht "vorübergehend", so liegt keine "Auswärtstätigkeit" vor. Steuerfreie Erstattungen wegen einer Auswärtstätigkeit können dann nicht vorgenommen werden. Wird erst im Zeitverlauf erkennbar, dass der Einsatz nicht vorübergehend ist, endet von dann ab die Auswärtstätigkeit. Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist der Einsatz an der Tätigkeitsstätte von Beginn an nicht vorübergehend, wenn der Arbeitnehmer zwar voraussichtlich zurückkehren wird, aber von vornherein für einen längeren Zeitraum als ein Jahr abgeordnet wird. Hier liegt nach Ansicht der Finanzverwaltung keine "vorübergehende" Auswärtstätigkeit vor. Ist der Einsatz in diesem Sinne nicht "vorübergehend", so kann dann bei Übernachtung am neuen Einsatzort eine doppelte Haushaltsführung vorliegen Der Wegfall der Dreimonatsfrist R 37 Abs. 3 LStR 2007 bestimmte: Bei einer längerfristigen vorübergehenden Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ist nur für die ersten drei Monate eine Auswärtstätigkeit anzuerkennen; nach Ablauf der Dreimonatsfrist ist die auswärtige Tätigkeitsstätte als neue regelmäßige Arbeitsstätte anzusehen. Das bedeutete, dass Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten nur in den ersten drei Monaten nach Auswärtstätigkeitsgrundsätzen erstattet werden können. Nach drei Monaten können die Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten nur noch nach den Grundsätzen der doppelten Haushaltsführung ersetzt werden. Diese Richtlinie ist ab ersatzlos aufgehoben worden. Diese Dreimonatsfrist gilt daher ab 2008 nicht mehr. Das gilt auch für Auswärtstätigkeiten, die vor dem begonnen haben. Der Ingenieur A, der in Düsseldorf wohnt, ist von seinem Arbeitgeber in Düsseldorf, wo er eine regelmäßige Arbeitsstätte hat, ab 1.4. bis in Duisburg eingesetzt, um in dieser Zeit dort ein Projekt zu überwachen. Er fährt wochentäglich nach Duisburg 17

17 6.00 Uhr bis Uhr). Entfernung 50 km. Bisherige Abrechnung in 2007 Abrechnung vom 1.4. bis als Dienstreise: Verpflegung: wochentäglich 6 Fahrtkosten: wochentäglich 10 km x 0,30 = 30 Abrechnung ab 1.7. bis 30.9: Verpflegung: steuerfreie Erstattungen sind nicht möglich, da der Arbeitnehmer lediglich seine regelmäßige Arbeitsstätte aufsucht. Abrechnung in 2008 Abrechnung vom 1.4. bis für die gesamte Zeit als Auswärtstätigkeit: Verpflegung: wochentäglich 6 Diese Verpflegungsabrechnung ist aber nur drei Monate lang bis zum 30.6 möglich. In R 9.6 Abs. 4 LStR ordnet die Finanzverwaltung an: Bei derselben Auswärtstätigkeit beschränkt sich der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate (siehe Kapitel 3.1.1) Fahrtkosten: wochentäglich 10 km x 0,30 = 30 Zur Frage, welche Auswirkungen die Neuregelung hat, wenn bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten auch die Voraussetzungen einer doppelten Haushaltsführung gegeben sind, vgl. Kapitel Rückwirkungen auf Vorjahre Schon in der Vergangenheit hatten Rechtsprechung und Schrifttum ausgeführt: Bisher geht die Finanzverwaltung (R 37 Abs. 3 LStR) davon aus, dass nach einer Tätigkeit von drei Monaten auf derselben Einsatzstelle diese zur regelmäßigen Einsatzstelle wird. Diese Auffassung ist durch das Gesetz nicht gedeckt und ist irrig: Wenn nun die Richtlinien auf diese Kritik durch Streichung der Dreimonatsfrist reagieren, ohne dass sich im Gesetzt insoweit auch nur ein Wort verändert hat, dann steht fest, dass die Dreimonatsfrist auch 2007 nicht galt. Arbeitnehmer, die dadurch Nachteile erlitten haben, sollten bei der Einkommensteuererklärung gegebenenfalls Werbungskosten geltend machen, wie sie bei Abrechungen ohne die Dreimonatsfrist entstanden wären. 18

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