Auswertungen aus dem Reisemanagement für die Arbeitnehmerveranlagung (Stand: )

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1 Auswertungen aus dem Reisemanagement für die Arbeitnehmerveranlagung (Stand: ) A) Nachweis über nicht ausgeschöpfte steuerfreie Beträge Transaktion ZP_REI_STFRB - Nachw. über n. ausgeschöpfte stfr. B Aufruf über direkte Eingabe der Transaktion Oder über Menüpfad: Personal OIS Operatives Informationssystem RM-Berichte Es erscheint folgender Startbildschirm: Der voreingestellte Zeitraum kann auch überschrieben werden Eine sofortige Ausführung für alle Personen einer Schule wäre möglich, dauert aber sehr lange! Daher bitte folgende weitere Einschränkungen vornehmen! A) Einschränkung auf gesamte Schule: (sinnvoll, wenn alle Reiserechnungen aller Personen schon abgerechnet sind) Die dargestellte Einschränkung auf gesamte Schule wirkt bei vielen anderen, bereits auf das neue layout umgestellten, Auswertungen gleich. Wird Klick3 nicht ausgeführt, werden nur Daten des Leiters der Organisationseinheit ausgewertet. Klick1 auf Org.Struktur

2 Klick2 auf Kästchen vor der eigenen Schule Klick3 auf Teilbaum markieren! Dadurch werden erst alle Personen aller darunter liegenden Ordner berücksichtigt! Nach erfolgter Auswahl Klick auf grünen Haken (links unten) Start der Auswertung durch Klick auf Ausführen B) Einschränkung auf eine Person: Bei Selektion einer Einzelperson ist Einschränkung über Org.Struktur nicht notwendig. Klick auf Reiter Person und Eingabe einer Personalnummer oder Auswahl über Namenssuche Start der Auswertung durch Klick auf Ausführen

3 Ergebnis: Ausdruck pro Person über die Höhe der aufgrund der RGV nicht ausgeschöpften steuerfreien Beträge: Beispiel: Als Werbungskosten beim FA anmeldbar: Reisen, die nach dem ausgewerteten Jahr abgerechnet wurden, sind unter der Rubrik Folgende Reisen wurden ausbezahlt nach xxxx ausgewiesen. Es handelt sich dabei um Reisen die erst nach dem Auslaufzeitraum ab Mitte Jänner des Folgejahres abgerechnet wurden. Da der Auszahlungszeitpunkt aber irrelevant ist, können auch diese Reisen beim FA als Werbungskosten angesprochen werden können. ZUSÄTZLICH können jene Reisen, für die lt. RGV das amtliche km-geld NICHT angewiesen wurde, soferne der eigene PKW tatsächlich verwendet wurde, als Werbungskosten beim Finanzamt angemeldet werden.

4 Mit folgenden Transaktionen können Sie auswerten, für welche Reisen das amtliche km-geld vom LSR verrechnet bzw. NICHT verrechnet wurde bzw. welche Kosten für öffentliche Verkehrsmittel ersetzt wurden. B1) Auswertung aller Reisen Transaktion Z_REI_KOPF - PMSAP: Reisedaten und Reisesummen Aufruf über direkte Eingabe der Transaktion Oder über Menüpfad: Personal OIS Operatives Informationssystem RM-Berichte Der Einfachheit halber wurden Varianten und layouts erstellt. * Klick auf Variante holen Sobald wieder mehrere Personen Varianten angelegt haben, wird vermutlich die Eingabe der Ersteller-PersNr. notwendig sein. * Eingabe von Pers- Nr * Auswahl der Variante Mit dieser Variante werden Voreinstellungen getroffen (Jahr, Datenauswahl für Abfrage und Export) die jederzeit abgeändert werden können, um z.b. ein anderes Kalenderjahr auszuwerten.

5 Durch Klick auf das markierte Symbol kann aus der danach erscheinenden Auswahlliste ein gewünschtes Layout ausgewählt werden. kann auch später noch bei der Ergebnisliste aufgerufen werden Anschließend Klick auf Reiter Person und Eingabe einer Personalnummer Bei Selektion einer Einzelperson ist Einschränkung über Org.Struktur nicht notwendig. oder Auswahl über Namenssuche Nach Eingabe aller Daten: Klick auf Ausführen Sollten Sie bei der Vorauswahl noch kein layout ausgewählt haben, können Sie dieses nun in der Trefferliste wie folgt auswählen: * Klick auf den button layout auswählen * Auswahl aus der aufscheinenden Liste.

6 Ergebnis: Liste aller abgerechneten Reisen für das Jahr 2011! Spalte weitere Fahrzeuge : keine Eintragung kein km-geld abgerechnet -> Werbungskosten geltend zu machen! Dazu steht eine weitere Auswertung zur Verfügung, die die Höhe der ersetzten Kosten für das öffentliche Verkehrsmittel ausgibt. P km-geld für PKW abgerechnet keine Werbungskosten beim FA geltend zu machen N km-feld für Motorrad abgerechnet keine Werbungskosten geltend zu machen

7 B2) Auswertung der Reisekostenersätze (öffentliche Verkehrsmittel) Transaktion Z_REI_BELEG - PMSAP: Reisekosten - Belegdetails Aufruf über direkte Eingabe der Transaktion Oder über Menüpfad: Personal OIS Operatives Informationssystem RM-Berichte Der Einfachheit halber wurden Varianten und layouts erstellt. * Klick auf Variante holen Sobald wieder mehrere Personen Varianten angelegt haben, wird vermutlich die Eingabe der Ersteller-PersNr. notwendig sein. * Eingabe von Pers- Nr * Auswahl der Variante Mit dieser Variante werden Voreinstellungen getroffen (Jahr, Datenauswahl für Abfrage und Export) die jederzeit abgeändert werden können, um z.b. ein anderes Kalenderjahr auszuwerten. Durch Klick auf das markierte Symbol kann aus der danach erscheinenden Auswahlliste ein gewünschtes Layout ausgewählt werden. kann auch später noch bei der Ergebnisliste aufgerufen werden

8 Anschließend Klick auf Reiter Person und Eingabe einer Personalnummer Bei Selektion einer Einzelperson ist Einschränkung über Org.Struktur nicht notwendig. oder Auswahl über Namenssuche Nach Eingabe aller Daten: Klick auf Ausführen Sollten Sie bei der Vorauswahl noch kein layout ausgewählt haben, können Sie dieses nun in der Trefferliste wie folgt auswählen: * Klick auf den button layout auswählen * Klick auf das gewünschte Layout Ergebnis: Liste der für die abgerechneten Reisen des Jahres 2011 ersetzten öffentlichen Verkehrsmittel!

9 FAZIT: Bei der Arbeitsnehmerveranlagung sind grundsätzlich nur jene Reisen zu berücksichtigen, die in der Auswertung Reisedaten und Reisesummen KEINE km- Gelder ausweisen, d.h. bei denen in der Spalte KM kumuliert eine 0 aufscheint. Von diesen Reisen können jedoch jene nicht angemeldet werden, für die nicht das eigene Kraftfahrzeug verwendet wurde. Die Spesenart BABZ - Bahn bezahlt weist darauf hin, dass eine Bahnkontokarte Verwendung fand, eine steuerliche Absetzbarkeit daher auch nicht in Frage kommt. Bei der Arbeitnehmerveranlagung angemeldet werden können Dienstreisen, für die das eigene Kraftfahrzeug verwendet wurde, in folgendem Ausmaß: zurückgelegte km mal amtlichem Kilometergeld vermindert um die vom Dienstgeber ausbezahlten Ersätze für öffentliche Verkehrsmittel (Reisepesenart BA2H, ÖFFI, etc.) Amtliches Kilometergeld: (Das amtliche Kilometer Geld hat sich seit nicht mehr verändert.) PKW: 0,42 für jede dienstlich mit beförderte Person: 0,05 Motorrad: bis 250cm³: 0,14 über 250 cm³: 0,24 Fahrrad: Km: 0,24 ab 6. Km: 0,47 Tipps zur Arbeitnehmerveranlagung finden Sie im STEUERBUCH 2010 des Bundesministeriums für Finanzen unter folgendem link: WebLink_22.1.pdf

10 Erstellung von Ausdrucken: Ausdrucke der Auswertungen erstellen Sie im Normalfall durch Klick auf das Drucksymbol oder über das Menü Liste Drucken Sollte der gewünschte Ausdruck nicht erstellt werden, können Sie das Problem insofern umgehen, als Sie in eine Datei drucken : Auswahl des empfohlenen Formates: bei textorientierten Auswertungen wie Nachweis der nicht ausgeschöpften steuerfreien Beträge durch Klick auf Liste Sichern/Senden Datei Bei Tabellen wie Auswertungen von Reisedaten und Reisesummen durch Kick auf Liste Exportieren Lokale Datei Danach sind noch der Ablageort und der Dateiname zu bestimmen. Anschließend kann die so erstellte Datei mit MS-Word oder MS-Excel geöffnet und ausgedruckt werden.

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