Infoblatt: Erste Tätigkeitsstätte

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1 Infoblatt: Erste Tätigkeitsstätte Drei Schritte zur ersten Tätigkeitsstätte: 1. Ortsfeste betriebliche Einrichtung Eine erste Tätigkeitsstätte kann nur eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers eines verbundenen Unternehmens eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (z. B. Kunde) welche dem Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist, sein. Hinweis: z.b. Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder das häusliche Arbeitszimmer sind keine erste Tätigkeitsstätte. 2. Dauerhafte Zuordnung Vorrangig entscheidend für die erste Tätigkeitsstätte ist die dauerhafte Zuordnung des Arbeitgebers durch dienst- und arbeitsrechtliche Festlegung. Von einer dauerhaften Zuordnung ist auszugehen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet für die Dauer des -befristeten oder unbefristeten- Dienstverhältnisses über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll. Für die Beurteilung ist die auf die Zukunft gerichtete prognostische Betrachtung maßgebend. 3. Quantitative Zuordnungskriterien Fehlt eine solche dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung oder ist sie nicht eindeutig, ist die erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich je Arbeitswoche mindestens zwei volle Arbeitstage mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll. Hinweis: Durch das tägliche Aufsuchen des Arbeitsortes um Material, Fahrzeuge usw. abzuholen, wird keine erste Tätigkeitsstätte begründet.

2 Infoblatt: Erste Tätigkeitsstätte Je Dienstverhältnis hat der Arbeitnehmer höchstens eine erste Tätigkeitsstätte. Liegen die Voraussetzungen für mehrere Tätigkeitsstätten vor, kann der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte bestimmen. Fehlt es an dieser Bestimmung oder ist sie nicht eindeutig, gilt diejenige Arbeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt. Sammelpunkte Wenn Arbeitnehmer nach den vorgenannten Kriterien keine erste Tätigkeitsstätte haben, bedeutet dies noch nicht, dass sie stets sämtliche beruflichen Fahrten nach Reisekostengrundsätzen abrechnen dürfen. Muss der Arbeitnehmer auf Weisung seines Arbeitsgebers dauerhaft arbeitstäglich einen festgelegten Ort (Busdepot, Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport) aufsuchen, um von dort seine Tätigkeit aufzunehmen, so dürfen die Fahrten von der Wohnung des Arbeitnehmers zu diesem Ort nur mit der Entfernungspauschale abgerechnet werden, obwohl keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt. Hinweis: Kein steuerlich nachteiliger Sammelpunkt liegt vor, wenn sich Arbeitnehmer an einem privat organisierten Ort treffen, um dort eine Fahrgemeinschaft zu bilden. Die Fahrten dorthin können nach Reisekostengrundsätzen abgerechnet werden. Beispiel: Ein Busfahrer muss arbeitstäglich 30 km von seiner Wohnung zu seinem Busdepot fahren, um dort seinen Bus entgegenzunehmen. Er verlässt morgens um 6 Uhr die Wohnung und kehrt um 16 Uhr zurück. Lösung: Die Fahrten zum Depot dürfen nur mit der Entfernungspauschale von 0,30 pro Entfernungskilometer, somit mit 9 täglich als Werbungskosten abgerechnet werden. Gleichwohl darf der Arbeitnehmer pro Tag einen Verpflegungsmehraufwand von 12 geltend machen, da er sich ganztägig außerhalb einer ersten Tätigkeitsstätte aufhält.

3 Reisekosten sind alle Kosten, die durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Bei der Miterledigung von privaten Angelegenheiten sind diese zu trennen (ggf. durch Schätzung). Ist dies nicht möglich, so sind die gesamten Aufwendungen nicht abziehbar. Die berufliche Veranlassung, die Reisedauer und der Reiseweg sind aufzuzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen nachzuweisen (z. B. Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr). Auswärtstätigkeit: eine vorübergehende berufliche Auswärtstätigkeit findet außerhalb der Wohnung und nicht an der ersten Tätigkeitsstätte statt. Erste Tätigkeitsstätte: Ist insbesondere die ortsfeste, betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eine vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer zugeordnet ist. Die Zuordnung erfolgt durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie durch ausfüllende Absprachen und Weisungen. Die dauerhafte Zuordnung liegt insbesondere vor, wenn der Arbeitnehmer unbefristet für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll. Fehlt es an der arbeitsrechtlichen Zuordnung oder kann diese nicht eindeutig festgestellt werden, so greift ein gesetzlicher Ersatz. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer: typischerweise arbeitstäglich vor Ort tätig werden soll oder je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder mindestens 1/3 seiner vereinbarten Arbeitszeit dort tätig werden soll. Ein Arbeitnehmer kann maximal einer ersten Tätigkeitsstätte zugeordnet sein. Arbeitnehmer, die aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit keine erste Tätigkeitsstätte haben, führen arbeitstäglich eine steuerliche Dienstreise durch. (Bei gleichbleibendem Zielort gilt eine Sonderregelung) Siehe Infoblatt erste Tätigkeitsstätte

4 Reisekosten werden in 4 Gruppen untergliedert: 1. Fahrtkosten 2. Verpflegungsmehraufwendungen 3. Übernachtungskosten 4. Reisenebenkosten 1. Fahrtkosten Tatsächliche Aufwendungen, die durch die persönliche Nutzung des Beförderungsmittels entstehen (durch Belege nachzuweisen). Ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Gesamtkosten können die Fahrtkosten mit pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden: Fahrzeug Kilometersatz je Fahrkilometer Kraftwagen 0,30 Motorrad/Motorroller 0,20 Moped/Mofa 0,20 Die bisherigen durch Verwaltungsanweisung festgesetzten Kilometersätze für Fahrräder (0,05 /km) sowie die Pauschsätze für die Mitnahme von Fahrgästen (0,02 /km) dürfen nach heutigem Rechtstand nicht mehr angewendet werden. Ob diese Sätze wieder aufgenommen werden, ist derzeit noch offen. Neben den Kilometersätzen können außergewöhnliche Kosten (z. B. Reparaturen) angesetzt werden, wenn diese bei betrieblichen Fahrten entstanden sind. 2. Verpflegungsmehraufwendungen sind mit Pauschbeträgen anzusetzen. Ein Einzelnachweis berechtigt nicht zum Abzug Siehe Infoblatt Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen/Übernachtungskosten höherer Beträge. Dauer der Abwesenheit Mehr als 8 Stunden an-/abreise 24 Stunden Pauschbetrag Verpflegungsaufwand 12,00 24,00 Zusätzlich zu den Verpflegungsmehraufwendungen können dem Arbeitnehmer noch einmal die Pauschbeträge pro Kalendertag in gleicher Höhe ausbezahlt werden. Diese sind allerdings vom Arbeitgeber mit 25 % pauschal zu versteuern und gehören nicht zum sozialversicherungspflichtigen Entgelt.

5 3. Übernachtungskosten Tatsächliche Aufwendungen für eine Unterkunft. Oder Pauschalbetrag i. H. v. 20,00. Siehe Infoblatt Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen/Übernachtungskosten Besonderheit besteht, wenn Mahlzeiten (z. B. Frühstück) vom Arbeitgeber getragen werden. Siehe Infoblatt Arbeitgeberveranlasste Mahlzeiten 4. Reisenebenkosten Alle weiteren tatsächlich entstandenen Aufwendungen können angesetzt bzw. steuerfrei an den Arbeitnehmer erstattet werden (z. B. Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Parkgebühren, Messeeintritt).