STATUS QUO IM STAMMDATENMANAGEMENT. Herausgegeben von der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster und der innoscale AG

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1 STATUS QUO IM STAMMDATENMANAGEMENT Eine Studie zur Stammdatenqualität in deutschen Unternehmen. Herausgegeben von der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster und der innoscale AG Obwohl 90% der befragten Unternehmen eine hohe Stammdatenqualität für wichtig halten, setzen nur wenige Unternehmen eine Softwarelösung ein oder verfolgen ein nachhaltiges Vorgehen zur Verbesserung der Stammdatenqualität. HERAUSFORDERUNGEN ORAGANISATORISCHES UND TECHNISCHES STAMMDATENMANAGEMENT SOCIAL MEDIA innoscale

2 Zusammenfassung Die Anzahl der IT-Systeme in Unternehmen nimmt stetig zu, mit ihnen steigt auch die Menge der Daten und die Komplexität der Datenstrukturen. Daraus ergeben sich Herausforderungen für Unternehmen, die aus der Integration der Systeme, der Optimierung von Informationsflüssen und in der Gewährleistung einer hohen Datenqualität bestehen. Insbesondere für Stammdaten ist eine hohe Datenqualität essenziell, da diese häufig systemübergreifend und im Zusammenhang mit einer betrieblichen Anwendungssoftware genutzt werden. Darüber hinaus stellen Stammdaten Grundinformationen über betrieblich relevante Geschäftsobjekte wie beispielsweise Produkte, Lieferanten, Kunden oder Mitarbeiter bereit und bilden die zentrale Datenbasis für den operativen Geschäftsbetrieb vieler Unternehmen. In einer kooperativen Studie der innoscale AG, Technologie- und Lösungsanbieter für Stammdatenmanagement und der Forschungsgruppe für Kommunikations- und Kollaborationsmanagement der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster, wurden 112 Unternehmen mittels einer Online-Umfrage zum befragt. Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass der Stammdatenqualität eine hohe Relevanz zukommt. Die Vorteile wie eine erhöhte Effizienz und reduzierte Kosten, durch eine hohe Datenqualität werden gesehen, bzw. wurden bereits durch erste Maßnamen realisiert. Dennoch verfolgen die befragten Unternehmen nur vereinzelt einen kontinuierlichen und nachhaltigen Verbesserungsprozess. 90% QUALITÄTSKRITERIEN apple- Aktualität - Vertrauen - Zweckmäßigkeit Impressum Westfälische Wilhelms-Universität Münster Institut für Wirtschaftsinformatik Forschungsgruppe für Kommunikations- und Kollaborationsmanagement Leonardo Campus Münster innoscale AG Liselotte-Herrmann-Straße Berlin Redaktionell verantwortlich: Tobias Brockmann, Matthias Czerwonka Gestaltung & Realisation: Robert Heidekrüger hoch-deutsch.de Titelfoto: shutterstock.com Icons: freepik halten die Verbesserung der Stammdatenqualität für wichtig. Hohe Datenqualität ist wichtig in den Bereichen: 45% HERAUSFORDERUNGEN führen kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen durch. Verbesserung von Fehlerfreiheit, Aktualität und Vollständigkeit. Kundendaten 29% Finanzdaten 22% 3

3 Teilnehmer In welcher Abteilung sind Sie beschäftigt? Insgesamt haben 112 Unternehmen an der Online-Umfrage teilgenommen. Die Unternehmen stammen größtenteils (69%) aus Branchen in denen der Umgang mit Informationen (IT, Handel, Finanzen, Bildung und öffentliche Organisationen) zum Tagesgeschäft gehört und diese somit einen vergleichsweise hohen Stellenwert für den operativen Geschäftsbetrieb haben. Das produzierende Gewerbe ist mit 8% der Teilnehmer weniger stark vertreten, ebenso wie die Energiewirtschaft, das Gesundheitswesen oder die Logistik- und Transportbranche, welche unter dem Punkt Sonstige (23%) zusammengefasst wurden. Die befragten Mitarbeiter arbeiten vorrangig in einer Fachabteilung (25%), der IT-Abteilung (23%) und im Marketing/Vertrieb (). Die teilnehmenden Abteilungen charakterisieren sich dadurch, dass die die Durchführung der originären Tätigkeiten Daten, respektive Stammdaten einen hohen Stellenwert haben. Fachabteilung IT-Abteilung Marketing/ Vertrieb Organisation Geschäftsführung 10% 8% 25% 23% Sonstige Produktion Geschäftsfü Organisatio Marketing/ In welcher Branche ist Ihr Unternehmen tätig? 9% Bildung und öffentliche Organisationen 8% 34% Informationstechnologie Produktion Sonstige 4% IT-Abteilung Fachabteilu Produzierendes Gewerbe 11% Finanzen Übergreifende Herausforderungen im Stammdatenmanagement Handel Wie viele Mitarbeiter beschäftigt Ihr Unternehmen? 20 35% % 16% 18% 10% > % Sonstige > Für die Hälfte der Unternehmen (50%) ist eine hohe Stammdatenqualität sehr wichtig und für weitere 40% wichtig. Diese Zahlen untermauern die Relevanz für Stammdatenqualität in Unternehmen. Insbesondere Daten aus Bereichen, die mit einer direkten Umsatzsteigerung für die Unternehmen assoziiert werden, wurden als besonders wichtig erachtet. Hierzu gehören vor allem Kundendaten (29%), Finanzdaten (22%) und Material- und Produktdaten (21%), während Daten, die tendenziell intern genutzt werden eine geringere Relevanz zukommt (z. B. Personaldaten 17%). Wird die Stammdatenqualität nicht nur als ein aggregiertes Konstrukt betrachtet, sondern dimensional unterschieden, so zeigt sich ein differenziertes Bild der Bereiche, in denen die Qualität wichtig ist und verbessert werden sollte. Die Deutsche Gesellschaft für Informations- und Datenqualität e.v. (DGIQ) definiert dazu 15 Dimensionen für Datenqualität. Auf dieser Basis hatten die Teilnehmer die Möglichkeit zu priorisieren, welche Dimensionen für sie von besonderer Relevanz sind, aber auch in welchen Bereichen sie die größten Herausforderungen im Umgang mit Stammdaten in ihrem Unternehmen sehen. Es lässt sich erkennen, dass die Aktualität der Daten sowohl ein sehr wichtiges Kriterium der Qualität, als auch eine große Herausforderung im eigenen Unternehmen darstellt. Des Weiteren sind vor allem die Vollständigkeit und Fehlerfreiheit bedeutende Kriterien. Die Unternehmen sind sich der Konsequenzen (Mehraufwand (25%) und erhöhte Kosten (23%)) einer unzureichenden Stammdatenqualität bewusst. Möglicherweise ist dies auch ein Grund dafür, dass die Relevanz für eine hohe Datenqualität als durchweg sehr hoch eingestuft wurde. 4 5

4 Wie wichtig ist die Stammdatenqualität in Ihrem Unternehmen? 4% Weniger wichtig 6% Neutral Top 5 der wichtigsten Qualitätskriterien für Stammdaten: 1. Aktualität 18% 2. Hohes Vertrauen in die Informationsquelle 11% 3. Zweckmäßigkeit 10% 50% Sehr wichtig 4. Wertschöpfung durch qualitative Daten 9% 5. Fehlerfreiheit, Einheitliche Darstellung, Vollständigkeit je 7% 40% Wichtig In welchem Bereich halten Sie Datenqualität für besonders wichtig? Kundendaten Finanzdaten Material- und Produktdaten Personaldaten 17% 21% 22% 29% Lieferantendaten Personaldaten Material- und Produktdaten Finanzdaten Kundendaten Top 5 der größten Herausforderung für Unternehmen: 1. Zugänglichkeit, Fehlerfreiheit je 13% 2. Vollständigkeit 12% 3. Aktualität 11% 4. Einheitliche Darstellung 9% 5. Verständlichkeit 8% Lieferantendaten 11%

5 Organisatorisches Stammdatenmanagement Existiert ein Vorgehen zur Verbesserung der Stammdatenqualität? Stammdatenmanagement kann grundsätzlich auf zwei Ebenen im Unternehmen erfolgen. Zum einen auf der organisatorischen Ebene, zum anderen auf der technischen Ebene. Dieser Abschnitt beschreibt die organisatorische Ebene, deren zentrale Frage die Verortung (Verantwortlichkeit) für das Stammdatenmanagement ist. Überraschend ist, dass die IT-Abteilung in nur der Fälle verantwortlich ist. Anhand der Antworten wird deutlich, dass gerade die Sicherung der Datenqualität (nicht zu verwechseln mit dem operativen Betrieb der Systeme) auf der fachlichen Ebene liegt und häufig eine Kooperation zwischen IT und Fachabteilung erfolgsversprechend ist. Eine eigene Abteilung, die sich für das Stammdatenmanagement verantwortlich zeichnet existiert tendenziell in großen (>250 Mitarbeiter) Unternehmen. Neben der Verantwortlichkeit sind die durchgeführten Maßnahmen zur Verbesserung der Stammdatenqualität von Interesse. 45% der Unternehmen konnten durch ein kontinuierliches Stammdatenmanagement vor allem die Aktualität der Daten und die Effizienz der Organisation steigern. Ein Viertel der Unternehmen hat bisher kein Vorgehen zur Verbesserung der Stammdatenqualität geplant oder etabliert. In Kombination mit der allgemein als sehr hoch eingeschätzten Wichtigkeit für das Stammdatenmanagement, deutet dies auf großes Verbesserungspotenzial. 25% Kein Vorgehen etabliert 30% Bedarfsgetrieben z.b. in Form von Projekten 45% Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Die Initiative für Maßnahmen und Projekte zur Verbesserung der Stammdatenqualität entspringt vor allem aus direkten Anfragen und aufkommenden Problemen der Fachabteilungen. Nur in wenigen Fällen wurde das Stammdatenmanagement ausreichend nachhaltig instanziiert, um Verbesserungsmaßnahmen aus einem stetigen Kontrollprozess zu identifizieren. Top 5 der Vorteile durch ein kontinuierliches Stammdatenmanagement: 1. Verbesserte Qualität der Stammdaten 42% Welche Abteilung ist für das Stammdatenmanagement verantwortlich? Fachabteilung Kooperation zwischen IT- und Fachabteilung Eigene Stammdatenabteilung 25% 30% 30% IT-Abteilung Eigene Stammdatenabteilung 2. Erhöhtes Vertrauen in die Daten 35% 3. Erhöhte Effizienz 29% 4. Verbesserte Übersicht der Stammdaten 16% 5. Nachhaltig eingesparte Kosten 13% Kooperation zwischen IT- und Fachabteilung Fachabteilung IT-Abteilung

6 Technisches Stammdatenmanagement Welche Art der Softwarelösung wird eingesetzt? Die Mehrheit der befragten Unternehmen setzt keine Softwarelösung zur Verbesserung der Stammdatenqualität ein. Bei den eingesetzten Lösungen zeigt sich ein ausgeglichenes Bild zwischen Eigenentwicklungen und IT-Systemen von Drittanbietern. Insbesondere bei Eigenentwicklungen herrscht eine erhöhte Unzufriedenheit mit der momentanen Lösung, da gerade die Bedienbarkeit gering und kontinuierliche Weiterentwicklung häufig eingeschränkt ist. Eine gute Bedienbarkeit ist dann von Interesse, wenn die Fachabteilungen für die Sicherung der Datenqualität verantwortlich sind. Hier kann ein kompliziertes System die Mitarbeiter überfordern. Kommerzielle Lösungen stiften eine höhere Zufriedenheit und bieten in der Regel schon eine Vielzahl von Schnittstellen zu gängigen IT-Systemen. Eigenentwicklung durch IT-Abteilung Externe Softwarelösung Eigenentwicklung durch externen Dienstleister 20% 35% 40% Nicht b Eigene Externe Eigene Die Betrachtung der Anzahl der IT-Systeme, die Zugriff auf Stammdaten benötigen ist für die meisten Unternehmen relativ gering. So gaben 50% der Unternehmen an, das 1-5 IT-Systeme Zugriff auf die Stammdaten haben. Lediglich bei 10% der Unternehmen ist ein Zugriff auf mehr als 15 IT-Systeme erforderlich. Es zeichnet sich ab, dass für einen Großteil der Unternehmen eine kommerzielle Software, die über Standardschnittstellen verfügt eine adäquate Lösung darstellt. Nicht bekannt 5% Wird eine Softwarelösung zur Verbesserung der Stammdatenqualität eingesetzt? 11% Nicht bekannt Wie zufrieden sind Sie mit der eingesetzten Softwarelösung? 5% Weniger zufrieden 42% 47% Nein Sehr zufrieden 45% Neutral Ja 35% Zufrieden 10 11

7 Wie viele IT-Systeme benötigen Zugriff auf die Stammdaten? % 6% 10% 19% > 15 Nicht bekannt Wie hoch schätzen Sie das Potenzial zur Verbesserung der Stammdatenqualität durch Social Media ein? Nicht bekannt > 15 Sehr gering 33% > Gering Neutral Hoch Sehr hoch 4% 16% 14% 33% Sehr hoch Hoch Neutral Gering Sehr gering Einbindung von Social Media zum Stammdatenmanagement Dieser Abschnitt der Studie konzentriert sich auf die Einbindung von Social Media zur Verbesserung der Stammdatenqualität in Unternehmen. Social Media erfahren eine zunehmende Verbreitung und Individuen stellen freiwillig eine große Anzahl beruflicher und privater Daten in sozialen Netzwerken zur Verfügung. Ein Großteil dieser Daten ist öffentlich zugänglich und kann beispielsweise zur Kundenbindung oder -ansprache genutzt werden. Anbieter von Kundenmanagement-Systemen, bieten daher Funktionen an, die Daten von Facebook-Profilen oder Produkt-Bewertungsportalen verwenden, um existierende Kundeninformationen anzureichern. Einen anderen Ansatz verfolgt das von der Universität Münster entwickelte Produkt SocialCRM. Hier können die sozialen Netzwerke XING und LinkedIn genutzt werden, um gezielt durch die Identifikation von Leads die Akquise zu unterstützen. Darüber hinaus können Kundendaten mit den Informationen in den sozialen Netzwerken abgeglichen werden. So kann beispielsweise die Aktualität der Informationen in den existierenden IT-Systemen überwacht und verbessert werden. Welcher Bereich kann mit Hilfe von Social Media verbessert werden? Kundendaten Lieferantendaten Personaldaten Materialdaten Finanzdaten 51% 19% 19% 11% 0% Finanzdaten Materialdaten Personaldaten Lieferantenda Kundendaten 12 13

8 Fazit Die Studie verdeutlicht, dass Unternehmen der Verbesserung von Stammdatenqualität einen sehr hohen Stellenwert einräumen. Die fünf wichtigsten von den befragten Unternehmen ganannten Qualitätskriterien sind: Aktualität, Vertrauen in die Datenquelle, Zweckmäßigkeit, Wertschöpfung durch Information, sowie gleichplatziert auf dem fünften Rang Fehlerfreiheit, eine einheitliche Darstellung und Vollständigkeit. Einige Unternehmen haben bereits einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess etabliert, andere haben bisher initiale Projekte zur Verbesserung der Stammdatenqualität durchgeführt. Diese Unternehmen erkennen deutlich die Vorteile einer hohen Stammdatenqualität, die vor allem in eingesparten Kosten und einer erhöhten Effizienz innerhalb des Unternehmens bestehen. Unternehmen sind gut beraten, ihre Stammdaten systemübergreifend und kontinuierlich zu überwachen und so einen stetigen Verbesserungsprozess zu etablieren. Dies kann langfristig eine hochwertige Stammdatenbasis schaffen und erhalten und einen reibungslosen operativen Betrieb unterstützen. Wie kann Ihr Unternehmen von den Ergebnissen der Studie profitieren? Bestandsaufnahme: Um die Stammdatenqualität zu verbessern, ist es für Unternehmen wichtig eine Bestandsaufnahme durchzuführen. Diese verschafft Klarheit über die Bereiche, in denen Stammdaten existieren und legt offen, welche IT-Systeme Zugriff auf welche Stammdaten benötigen. Datenanalyse: Die Qualität der vorhandenen Stammdaten soll analysiert werden, um erste Kennzahlen über die existierende Datenqualität zu gewinnen. Die gewonnen Kennzahlen bieten ein differenziertes Bild der Datenqualität und zeigen Handlungsfelder für zukünftige Aktivitäten auf. Verbesserung: Identifizierte Datendefizite sollen durch organisatorische oder technische Maßnahmen verbessert werden. Ziel ist eine messbare Verbesserung der Stammdatenqualität. Monitoring: Die erreichten Verbesserungen sollen durch die Einrichtung eines kontinuierlichen Stammdatenmanagements gesichert werden. Darüber hinaus sollen aufkommende Datendefizite identifiziert und strukturiert behoben werden. Das Team der Forschungsgruppe für Kommunikations- und Kollaborationsmanagement und die Stammdatenexperten der innoscale AG stehen ihnen bei weiteren Fragen gerne mit wissenschaftlicher Expertise, fundiertem Wissen und technischen Lösungen begleitend zur Seite. Ihre Ansprechpartner Prof. Dr. Stefan Stieglitz Westfälische Wilhelms-Universität Münster Institut für Wirtschaftsinformatik Forschungsgruppe für Kommunikations- und Kollaborationsmanagement Leonardo Campus Münster E stefan.stieglitz@uni-muenster.de T Tobias Brockmann Research Assistant Westfälische Wilhelms-Universität Münster Institut für Wirtschaftsinformatik Forschungsgruppe für Kommunikations- und Kollaborationsmanagement Leonardo Campus Münster E tobias.brockmann@uni-muenster.de T M Matthias Czerwonka Vorstand innoscale AG Liselotte-Herrmann-Straße Berlin E czerwonka@innoscale.de T M

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