Magic Workbooks Business Survival Manual REISEKOSTEN- ABRECHNUNG 2014 ODER. M ein Staat sucht eine Mahlzeit

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1 Magic Workbooks Business Survival Manual REISEKOSTEN- ABRECHNUNG 2014 ODER M ein Staat sucht eine Mahlzeit 1

2 In Zeiten von Big Data, Cloud-Computing und der Bürgerbespitzelung durch finstere ausländische Geheimdienste im Verbund mit global agierenden Internet-Multis vom Klimawandel gar nicht erst zu reden - sollte man gelegentlich den Blick mal auf die kleinen Dinge des täglichen deutschen Lebens lenken, wo sich auch Änderungen anbahnen, die zu unangenehmen Überraschungen führen können. Vielleicht haben Sie schon von den Neuregelungen bei der Abrechnung von Reisekosten gehört, die mit Jahresbeginn 2014 in Deutschland in Kraft treten werden. Schöne neue Welt, alles wird einfacher: statt drei Pauschalen gibt es künftig nur noch zwei Pauschalen und damit im Zweifelsfall ein bißchen mehr Erstattung als bisher. Und den Rest erledigt dann die Personalabteilung. So weit, so gut. Aber: wenn man sich, wie gesagt in Zeiten von Big Data, mal eingehend mit dem neuen Gesetz und der sehr detaillierten Durchführungsverordnung des Bundesfinanzministeriums dazu befaßt, dann stellt man fest, daß die Änderungen und die Dokumentation, die dazu von den Firmen verlangt wird, eine ganz entscheidende Nebenwirkung haben: Sie führen nämlich dazu, daß auf elektronischem Wege die Verbuchung der Reisekostenabrechnungen in der Firma und deren Niederschlag in den Lohnsteuermeldungen sehr viel einfacher als je zuvor mit den entsprechenden Positionen der Arbeitnehmer-Steuererklärungen abgeglichen werden können. 2

3 Ein leicht verständliches Beispiel dazu: Teil 1: Der Arbeitnehmer A fährt zu einer dreitägigen Konferenz, was Pi mal Daumen zu einem Anspruch von 3 Tagespauschalen des berühmten Verpflegungsmehraufwands führt. Der Arbeitgeber zahlt diese Pauschalen nicht aus, der Arbeitnehmer setzt sie in seiner Steuererklärung als Werbungskosten an. Teil 2: Und auf der Konferenz wird der Arbeitnehmer mit drei Mahlzeiten am Tag verköstigt (im Konferenzpreis inbegriffen). Bisher lag zwischen Teil 1 und Teil 2 der Geschichte eine kleine, feine Informationslücke für die Finanzbehörden. Und genau diese Informationslücke wird nun geschlossen. Denn ab 2014 ist der Arbeitgeber gehalten, durch die Kürzung der Verpflegungspauschalen in seiner Lohnbuchhaltung um jede gestellte Mahlzeit die Finanzverwaltung darüber in Kenntnis zu setzen, ob dem Arbeitnehmer noch etwas von seiner Pauschale für Verpflegungsmehraufwand zur Verfügung steht oder nicht. Korrekt angewendet führt die neue Reisekostenverordnung also dazu, daß ein genauer Abgleich gefahren wird zwischen den Pauschalen und den (durch den Arbeitgeber oder ein anderes Unternehmen) gestellten Mahlzeiten. Das heißt: drei Mahlzeiten auf der Konferenz erhalten = eine Tagespauschale futsch! M ein Staat sucht eine Mahlzeit 3

4 Und damit das Abgleichverfahren nicht so mühselig ist, soll künftig das Lohnkonto und die elektronisch zu übermittelnde Lohnsteuerbescheinigung jedes Mitarbeiters mit einem M gekennzeichnet werden, sobald er oder sie auch nur eine einzige übliche Mahlzeit, also eine Mahlzeit unter der amtlichen Obergrenze von 60 EUR (die per se versteuert wird), im Rahmen einer Dienstreise erhalten hat. Fazit für den Business Survivalist: Wer also in seiner privaten Steuererklärung gerne ein bißchen großzügig im Ansatz von Verpflegungsmehraufwand oder sonstigen Kosten für dienstliche Reisen ist, muß künftig damit rechnen, in akute Erklärungsnot zu geraten, wenn seine Angaben nicht mit den gemeldeten Informationen seines Arbeitgebers übereinstimmen. Das ist, muß man fairerweise konstatieren, nicht mehr als recht und billig, denn schließlich darf ein Arbeitnehmer in seiner Steuererklärung genauso wenig mogeln wie man es einer Firma zugestehen würde. Steuerhinterziehung ist eben Steuerhinterziehung, unabhängig von der Höhe des Betrages. Aber so transparent war die deutsche Steuerwelt eben noch nie. Und daran muß der noch nicht völlig durchsichtige Bürger sich vermutlich erst gewöhnen. Nun wird es sicherlich eine Weile dauern, bis die meisten Firmen diese neue Verordnung sauber umzusetzen in der Lage sind, gleichwohl raten wir dazu, sich vor der Erstellung der eigenen Steuererklärung seine eigenen Lohn- und Gehaltsabrechnungen genau anzusehen und alle dort aufgeführten Daten zu Reisekostenabrechnungen und Pauschalen- Erstattungen und Pauschalen-Kürzungen mit gebührendem Ernst zu behandeln. Und nur mal so zum krönenden Abschluss ein kleines Rechenbeispiel: wenn von knapp dreißig Millionen Beschäftigten auch nur die Hälfte sich 70 EUR weniger Steuerlast erschummeln, wofür der Ausdruck peanuts ausnahmsweise mal passt, dann macht das in Summe pro Jahr schon mehr als eine Milliarde EUR potentielle Steuereinnahmen aus. Interessant, oder? 4

5 Die Menge macht s. Und dagegen verblasst dann beinahe der Ankauf von ein paar lumpigen Daten-CDs mit Schwarzgeld-Kunden schweizerischer und luxemburgischer Banken oder ein Uli Hoeneß. Also: Immer schön wachsam bleiben! Big Brother is watching you. Unser neues Magic Workbook dazu gibt es als MS Excel-Tool: Reisekostenabrechnung 2014 Damit können Reisekostenabrechnungen nach neuem Recht automatisch und korrekt erstellt werden sowohl aus Firmensicht, als auch aus Sicht des einzelnen Arbeitnehmers. Das Tool ermittelt aus den jeweiligen individuellen Reisedaten auch die lohnsteuerlich relevanten Informationen der angefallenen Dienstreisen und natürlich die für die Steuererklärung des Arbeitnehmers noch ansetzbaren Pauschbeträge. Besuchen Sie uns im Web, wenn Sie an weiteren Informationen und einer grossen Sammlung von Tools und Berichtsvorlagen für Ihr Business Survival interessiert sind: Turning Data into Information Copyright: K! Business Solutions GmbH, Erkrath, Germany 5