Machen Sie kurzen Prozess! Vertragsmanagement mit

Transkript

1 Machen Sie kurzen Prozess! Vertragsmanagement mit

2 Die Ausgangslage & Anforderungen Pflege und Verwaltung von Verträgen ist Zeit- und kostenintensiv. Die Bereitstellung und Zugriffe auf notwendige Verträge zählen zu den Routinetätigkeiten jedes Unternehmens. Die zeitnahe Abrufbarkeit von wichtigen Vereinbarungen, Kundendaten, Vorgängen und zugehörigen Anlagen ist nicht gewährleistet. Inhalte und Wissen über Verträge sind nur unzureichend transparent und verständlich. Eigene Möglichkeiten oder auch Vertragsverpflichtungen oft nicht ausreichend bekannt. Verträge, Vereinbarungen und Vorgänge sind über die Jahre in unterschiedlichen Systemen gesammelt worden. Die notwendigen Informationen liegen in unterschiedlichen Datenquellen und müssen zusammengesucht werden. Datenmigrationen sind teuer und aufwändig. Klassische Vertragsmanagement Lösungen bilden oft Insellösungen und beziehen andere Prozesse nicht ein. Unterschiedliche Anforderungen der Bereiche und Abteilungen lassen sich heute nicht in einem System abbilden. Viele unterschiedliche Abteilungen sind mit Verträgen beschäftigt bzw. benötigen Informationen daraus z.b. Management, juristische Abteilung, Personalwesen, Einkauf, Produktion, Controlling, Finanzen, Kundenbetreuung, Support etc. Vorgänge müssen in mehren Stufen von verschiedenen Ansprechpartnern bearbeitet und genehmigt werden. Vertragsgestaltung, Verwaltung und Betreuung liegen in unterschiedlichen Verantwortungsbereichen. Mitarbeiter müssen in Gruppen und IT Strukturen eingebunden werden (Profile, Rechte, Hierarchien). Sicherstellung von Rechtssicherheit, Compliance, Betriebsrats- und Berechtigungsanforderungen Nachvollziehbarkeit von gemeinsamen Absprachen, Telefonaten oder Anfragen per Mail oder Fax (Alle Kanäle!).. Rechtzeitige Bearbeitung einiger Vorgänge kann durch unklare Vertreterregelungen nicht gewährleistet werden. Gerade für kritische Vorgänge ist die Transparenz über den Status nicht gewährleistet. Seite 2

3 Operativer Prozesskreislauf Dokumentenscan Daten erfassen/pflegen: Vertragsstammdaten Vertragsbeendigung Bearbeitung, gegebenenfalls Eskalation! Freigabe/Ablehnung Vier-Augen-Prinzip Automatische Wiedervorlage Archivierung nach Freigabe Seite 3

4 Ganzheitliche Lösung Vereinfachen & Automatisieren Sie die komplette Vertragserstellung & Verwaltung in Ihrem Unternehmen. Überblick über den Status aller Verträge Übersicht zeigt Verbindung zu zugehörigen Dokumenten und Vorgängen. Aktives Erinnerungs- und Eskalationsmanagement über Fristen, Eskalationen, Verpflichtungen und Vorgänge. Klare Transparenz und Monitoring offener Aufgaben. Kurze Kommunikationswege und direkte Verfügbarkeit führen zu schnellen Bearbeitungszeiten. Verkürzte Bearbeitungszeiten durch zentrale Bearbeitung, Vorgangsregelung und Versionierung. Die Automatische Dokumentenerstellung erstellt Verträge in Word, pdf, html aus Ihren Stichwörtern und Vorlagen Eine Vergleichsfunktion stellt Unterschiede in mehreren Verträgen heraus. Klare Zugriffs- und Berechtigungskonzepte gewährleisten die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien. Klassifizierung von Verträgen und Vertragspartnern zur schnellen Übersicht der im Unternehmen befindlichen Risiken Einfache Hinterlegung von Vertragsvorlagen und individuelle Vertragstypen. Zentraler Zugriff auf alle zugehörigen Dokumente & Vorgänge egal aus welchem System ohne Datenmigration. Seite 4

5 Ganzheitliche Lösung Unterstützung aller Eingangskanäle (Telefon, , Fax, Papier etc.). Vorgänge und Verpflichtungen aus Verträgen (z.b. Zahlungsziele, Zeitgrenzen, Rahmenvereinbarungen, Kündigungsfristen etc.) können überwacht und mit Aktionen z.b. Eskalationen, Vertreterregelung, Wiedervorlage und Ausführung weiterer Prozesse ergänzt werden. Einbindung und Integration weiterer Prozesse z.b. CRM Anwendung, Rechnungsverarbeitung, Beschwerdemanagement, Posteingangsverarbeitung, HR Management, Travelmanagement etc. Systemübergreifende Anbindung verschiedener Standorte und Systeme (ERP, ECM, CRM etc.). Standort unabhängiger, weltweiter und auch mobiler Zugriff möglich. Statusverfolgung und ständige Transparenz sowie automatisierte Reports. Protokolle, Dokumentation und Prozessverläufe verhindern Manipulationen. Vertreterregelungen und systemgestützte Eskalationen sichern klare Zuständigkeiten. Nachweisbare Vorgänge und klare Berechtigungsstrukturen stellen Compliance & Betriebsratsanforderungen sicher. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Regelungen z.b. HGB, KonTraG, Basel II, SOX Individuelle Auswertungsmöglichkeiten über offene Verträge, Verpflichtungen, Bewertungen & Chancen Oberflächen, Felder, Eskalationen, Zugriffe, Datenquellen lassen sich individuell anpassen. Systematische Schwachstellenanalyse und Berichte. Ein modulares System wobei der Start und Umfang der Lösung frei wählbar ist. Seite 5

6 Modellierter Prozess Seite 6

7 Einfacher Zugang & klare Berechtigungen Seite 7

8 Basisdaten Seite 8

9 Verantwortlich Seite 9

10 Vertragsinhalt Seite 10

11 Vertragspartner Seite 11

12 Vertragstermine Seite 12

13 Vertragstermine Seite 13

14 Vertragsbearbeitung Seite 14

15 Vertragsbuch Seite 15

16 Vertragsbuch Seite 16

17 Vertragsbuch Seite 17

18 Vertragsbuch Seite 18

19 Protokollierung & Transparenz Seite 19

20 Individuelle Auswertungen und Reports Seite 20

21 Einfache Anpassungen & Integration weiterer Prozesse Seite 21

22 BPM inspire Lösungsvorlagen Template Bibliothek Einsatzmöglichkeiten Reklamationsmanagement Bewerbermanagement Vertragsmanagement Lizenzmanagement Purchase Order Seminar-Verwaltung HR Management Travelmanagement Ressource Management CRM Anwendung Rechnungsverarbeitung Posteingangsverarbeitung Fuhrparkoptimierung Investitionsmanagement Seite 22

23 Zusammenfassung Ihre Vorteile Kostenreduktion Ihrer Vertragserstellung & Verwaltung bei gleichzeitiger Qualitätsverbesserung. Schneller Return on Investment durch vollständige Prozessautomatisierung. Optimierung und Beschleunigung der gesamten Bearbeitung. Integration aller Eingangskanäle und Datenquellen. Hohe Individualität mit vordefinierten Template. Schnelle, ortsunabhängige Verfügbarkeit von Informationen. Optimale Auskunftsmöglichkeiten & Transparenz. Schnelles und einfaches Auffinden von Daten und Dokumenten bei kritischen Vorgängen. Aktive Aufgabenzuteilung, Eskalationen und Automatisierung Schnelle Anpassungen und Optimierung von sich ändernden Prozessen und Verfahren. Skalierbare modulare Lösung. Keine Insellösung! Einfacher Ausbau und Einbindung anderer Prozesse und Systeme. Transparenz und Nachvollziehbarkeit für gesetzliche Vorschriften und Richtlinien. Zukunftssicherheit durch vollständige Integration bestehender IT Landschaften. Investitionsschutz für bestehende Systeme durch Integrationsschnittstellen. Intuitive Bedienung für die Anwender. Seite 23

24 Zusammenfassung Ihre Vorteile Vollständige BPM Suite (Modellierung, Prozessautomatisierung und Monitoring) über 15 Jahre innovative Entwicklung und namhafte Referenzen ganzheitliche Sicht von Prozessen und Lösungen Integrierte Anwendungsentwicklung (von der Modellierung bis zur Anwendung) Toolgestützte Gestaltung und Optimierung der GUIs (durch IT- und Fachabteilung) umfangreiche Schnittstellen & SOA Ready Hohe nachgewiesene Skalierbarkeit Dokumentation und Reports auf Knopfdruck (in pdf, MS Word oder HTML) Effiziente und einfache Erstellung von Prototypen Branchenspezifische Beratung und Lösungen durch umfangreiches Partnernetzwerk Schnelle und kostengünstige Projekteinführungen durch erprobtes Vorgehensmodell und Templates Modularer Aufbau bei Software und Lizenzen Klare Produktlinien und einfache Preisgestaltung Seite 24

25 Wir freuen uns auf Sie! Inspire Technologies GmbH Leopoldstraße 1 D St. Georgen T F kontakt@bpm-inspire.com Geschäftsführer: Dr. Michael Otte, Andreas Mucke Registergericht: Amtsgericht Freiburg i.br., HRB Sitz der Gesellschaft: St. Georgen Seite 25