GEVER. elektronische Geschäfts- und Dokumentenverwaltung. Kultur- und Kongresshaus Aarau,

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1 GEVER elektronische Geschäfts- und Dokumentenverwaltung Kultur- und Kongresshaus Aarau,

2 GEVER elektronische Geschäfts- und Dokumentenverwaltung Agenda E-Government & GEVER Trends & Marktanforderungen Ruf GEVER

3 E-Government & GEVER E-Government Organisationsform des Staates, welche die Interaktionen und Wechselbeziehungen zwischen dem Staat und den Bürgern, privaten Unternehmungen, Kunden und öffentlichen Institutionen sowie innerhalb öffentlicher Institutionen durch den Einsatz von modernen Informations- und Kommunikationstechnologien integriert. (Quelle: ISB) Die Wirtschaft wickelt den Schriftverkehr mit den Behörden elektronisch ab. Die Behörden haben ihre Geschäftsprozesse modernisiert und verkehren untereinander elektronisch. Die Bevölkerung kann die wichtigen, häufigen oder mit großem Aufwand verbundenen Geschäfte mit den Behörden elektronisch abwickeln. Bürokratieabbau, Abbau von Medienbrüchen, Transparenz & Nachvollziehbarkeit

4 E-Government & GEVER GEVER - GEschäftsVERwaltung Unter der GEVER versteht man eine vorgangsgesteuerte, elektronische Geschäftsabwicklung. Die GEVER unterstützt die Geschäftstätigkeit mit den Instrumenten der Geschäftskontrolle, Ablaufsteuerung (Prozessführung) und Aktenführung (Records Management). (Quelle: ISB) Verbessertes Verwaltungsmanagement durch optimierte Geschäftsverwaltung Interoperabilität (Standardschnittstelle) zwischen den GEVER-Systemen verschiedener Ämter Effizienzsteigerung durch wirtschaftliche und kostenreduzierte Aktenführung

5 E-Government & GEVER Zusammenhang E-Government & GEVER Elektronische Prozesse & Informationen als Grundlage für übergreifende Zusammenarbeit Elektronische Prozesse & Informationen als Grundlage für Interaktion zwischen den Akteuren des E-Government GEVER ist damit ein Baustein von E-Government und unterstützt behördenübergreifenden Geschäftsverkehr medienbruchfreie Interaktionen Effizienzsteigerungen

6 GEVER Trends & Marktanforderungen GEVER heutige Situation in den Gemeinden ÖV bewirtschaftet Geschäfte, Dossiers, Dokumente, etc. in zwei «Ablagewelten» Frage nach dem Umgang mit physischen- und elektronischen Dokumenten (von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung) Anforderungen zur Bereitstellung der Unterlagen an bestimmte Zielgruppen bestehen und sind grösstenteils nicht realisiert (Bsp.: Aktenauflage, Budget/ Rechnung Finanzkommission) Keine Medienbruchfreie Abwicklung von Geschäften und Prozessen Ortsunabhängige Verfügbarkeit kaum gegeben

7 GEVER Trends & Marktanforderungen GEVER - Marktanforderungen 2014 Quelle: Computerwoche

8 GEVER Trends & Marktanforderungen GEVER erwarteter Nutzen Quelle: Trendreport

9 Ruf GEVER Ruf GEVER nur noch eine Ablagewelt Registraturablage Aufgabenverwaltung Office-Integration Adressdossier Branchen- Lösungen -archivierung Sitzungsmanagement Bauaktenverwaltung Posteingang Webclient / App Finanzbeleg Vertragsverwaltung Personaldossier

10 Ruf GEVER Ruf GEVER Ablagestruktur Ein Ordner kann aus mehreren Registern (bzw. Vorgängen) bestehen, die (z.b. Weiterbildungen, Mitarbeiterbeurteilung, Vertrag etc.) unterschiedlichste Dokumente enthalten. (Formulare, Schreiben, s, Faxe, Gesprächsnotizen etc.)

11 Ruf GEVER Ruf GEVER Integration

12 Ruf GEVER Ruf GEVER Beispiel Finanzbelegverwaltung Einfacher Scanvorgang Einbindung von Workflow (Visums- und Freigabeprozesse) Anhänge (Lieferscheine, etc.) Übergabe an Finanzbranchenlösung Verbindung zur Buchung

13 Ruf GEVER Ruf GEVER Beispiel Personaldossier Ergänzung zur Lohnverwaltung Ablagestrukturen für Verträge, Zeugnisse, Ferienguthaben etc. Schnittstelle zur Branchenlösung Integrierte Aufgabenverwaltung

14 Ruf GEVER Ruf GEVER Beispiel Vertragsverwaltung Überblick der Verträge Zuständigkeit (Rolle) Aufbewahrungsort Laufzeiten- und Fristenkontrolle Erinnerungsfunktionen

15 Ruf GEVER Ruf GEVER erfüllt den erwarteten Nutzen Quelle: Trendreport

16 Ruf GEVER Ruf GEVER - Zusammenfassung Ruf egovweb Konzept auf egov-strategie CH ausgelegtes Gesamtkonzept auf Basis ech-standard aufgebaut einfache und modulare Einführung bei den Gemeinden und Behörden flexible, auf Ressourcen abgestimmte Einführung (mehrere Projektphasen) Einbindung der Exekutive und anderen Behörden in elektronische Prozessabläufe volle Integration in die Ruf-Branchenlösungen Gesamtheitliche Modulintegration (Verzahnung der Bereiche) Integration und Funktionalität einfachste Office-Integration ( -Archiv / Serienbriefe / Vorlagen etc.) externer Zugriff via Web-Client Abonnemente / Erinnerungen und Pendenzen Versionierung / Notizen / Bearbeitungshistorie Volltextsuche über das ganze System Freigabeszenarien / Workflow Umfangreiche Rechte-, Benutzer- und Rollenverwaltung revisionssichere Langzeitarchivierung (PDF/A) Protokollierung aller Geschäftsvorgänge ausbaufähige Gesamt-Lösung

17 Ende der Präsentation Jörg H. Filzinger Head of Application Management