Abschlussvortrag zur Diplomarbeit

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1 Fachhochschule Lausitz University of Applied Sciences Abschlussvortrag zur Diplomarbeit Dokumentenverwaltung für das integrierte Informationsmanagement Carsten Sickora 05. Oktober 2006 Institut für Medizinische Informatik, Statistik und Epidemiologie

2 Inhalt 1 Gegenstand der Arbeit 2 Überblick Bereich 1 des UKL 3 Ist-Analyse Durchführung Ergebnisse 4 Konzept Aufbau Unterstützung von Mechanismen 2-Stufen Umsetzung 5 Ausblick Mechanismen als Bausteine DM für das integrierte IM Carsten Sickora

3 1 Gegenstand der Arbeit Informationsmanagement (IM) im Universitätsklinikum Leipzig (UKL) Ziel: Ausbau und Pflege des Informationssystems des UKL Bereich 1 UKL Verantwortung über: - strategisches IM - taktisches IM - operatives IM Bezug zu den Rahmenkonzepten IMISE Forschungskompetenz IM im Gesundheitswesen Unterstützung des strategischen IM im Bereich 1 Erstellung d. Rahmenkonzepte Differenzen Rahmenkonzept <> Umsetzung wichtig für Folgekonzepte ABER: Sammeln dieser Informationen ist langwierig und schwierig Anstoß zu IMISE Projekt: Werkzeug für das integrierte Informationsmanagement DM für das integrierte IM Carsten Sickora

4 1 Gegenstand der Arbeit Werkzeug für integriertes Informationsmanagement (IWZ) Funktionen des Projektmanagements im Großen Überblick über Projekte & relevante Informationen Dokumentenmanagement Ziel: Konzept zur Unterstützung des DM im Rahmen des IWZ DM für das integrierte IM Carsten Sickora

5 2 Überblick Bereich 1 UKL (B1) Verantwortung: Aufteilung in 4 (+1) Arbeitsgruppen Projektteams für takt. Projekte = Arbeitsgruppenmitarbeiter Projektleiter = AG Leiter Zusätzlich IMISE Mitarbeiter Unterstützung strat. IM DM für das integrierte IM Carsten Sickora

6 3.1 IST-Analyse Erhebung der Daten mittels qualitativer Methoden Leitfadeninterview Auswahl der Interviewpartner und deren Rollen Bereichsleiter Projektleiter Projektmitarbeiter IMISE Mitarbeiter Operativer Vorgesetzter - Operativer Mitarbeiter Unterstützung Durchführung, Aufzeichnung und Transkription der Interviews 11 Interviews, ~30 min, 118 Seiten Abschrift Auswertung mittels Software maxqda2 DM für das integrierte IM Carsten Sickora

7 3.2 Ergebnisse der IST-Analyse Aufstellung der Dokumente gleiche Dokumente an verschiedenen Orten kein zentraler Überblick aller Projektdokumente DM für das integrierte IM Carsten Sickora

8 3.2 Ergebnisse der Ist-Analyse Zugriffe auf Dokumente (CRUD Matrix) mehrere Rollen Zugriff auf Dokumente Warum? Wie? Motivation Abläufe zu prüfen Mechanismen DM für das integrierte IM Carsten Sickora

9 3.2 Ergebnisse der IST-Analyse kaum verbindlichen Festlegungen bzgl. DM im Bereich 1 Namenskonventionen, Ablageregelungen, Formatvorlagen kein existierendes Modell der Geschäftsprozesse hoher Anteil unstrukturierter Arbeiten im strat. & takt. IM wenig Hinweise auf klassische Probleme des DM in Interviews einiger Probleme nicht bewusst (Redundanzen, unklare Ablagen) zentrale Position der Bereichsassistenz ABER: eingebürgerte Mechanismen im Umgang mit Dokumenten best practice DM für das integrierte IM Carsten Sickora

10 3.2 Auswirkungen auf Konzept kein Geschäftsprozessmodell keine feststehenden Regelungen für DM hohe Anzahl von Werkzeugen Schaffung bzw. Anschaffung neuer zusätzlicher Werkzeuge unangebracht Fokus auf vorhandener Werkzeuge Unterstützung identifizierter Mechanismen Anwendung organisatorischer Mittel zum DM DM für das integrierte IM Carsten Sickora

11 4.1 Entstehung des Konzepts Folgende Mechanismen wurden im B1 identifiziert: Strategisches- / taktisches IM Anlegen Projektverzeichnisse Erstellen Protokoll Eingang Dokument von Extern Ausgang Dokument aus B1 Veröffentlichung Systemdokumentation Operatives IM / Arbeit Großteil über FAMOS abgewickelt keine gesonderte Betrachtung administrativer Dokumente Dokumentation Verschrottung Kostendokumentation begleiten Informationsmanagement im Bereich 1 Grundlage für Konzept, Fokus auf strat. / takt. IM DM für das integrierte IM Carsten Sickora

12 4.1 Konzept Aufbau auf identifizierten Mechanismen Identifikation von Unterstützungspotenzialen (UPs) Maßnahmen zur Ausnutzung der UPs organisatorische Maßnahmen technische Maßnahmen mit vorhandenen Mitteln Nutzungsansätze für weitere UPs Mitarbeiterwünsche und weitere Unterstützungspotenziale DM für das integrierte IM Carsten Sickora

13 4.2 Mechanismen kein Geschäftsprozessmodell im B1 aber relativ feste Abläufe Benennung als Mechanismen keine Verwechslung mit Prozessen begleiten Dokumente über alle Eckpunkte des strat. & takt. IM Nutzung um Konzept daran auszurichten Darstellung: UML 2.0 Aktivitätendiagramme inkl. Partitionen ( Schwimmbahnen ) Verlauf von Aktionen Dokument als Objekt darstellbar Darstellung der beteiligten Rollen Beispiel Aktivitätendiagramm zum: Eingang Dokument von Extern DM für das integrierte IM Carsten Sickora

14 4.2 Mechanismen Eingang Dokument von Extern Unklarer Beschreibt Übertragungsweg den zentralen Eingang Verlust analoger v. Dokumentenin den UP Bereich 1: Schaffen 1 bei der eindeutiger Bereichsassistenz Übertragungswege Redundante Auslöser: analoges Ablage Dokument von bei Dokumenten Bereichsassistenz Inkonsistenzen UP 2: Verzicht auf redundante Ablage Abschluß: Dokument in zentraler Projektakte und elektronischem Projektordner DM für das integrierte IM Carsten Sickora

15 4.2 Mechanismen Eingang Dokument von Extern Zentrales unterstützter Digitalisieren Mechanismus, durch Bereichsassistenz Nutzung der UPs: Weiterleitung an Projektleiter immer in digitaler Form Elektronischer Projektordner als Microsoft Sharepoint Seite Ablage nur noch in elektronischer Projektakte Analoges Chronologisch Archivieren sortiertes nur Archiv zu für Belegzwecken Originaldokumente Weiteres Potenzial: digitale Signatur keine Papierarchive DM für das integrierte IM Carsten Sickora

16 4.3 2-Stufen Umsetzung des Konzeptes Stufe 1 Stufe 2 verbindliche Regeln zur Benennung und Ablage v. Dokumenten eine Projektakte elektronisch! Originaldokumente zu Belegzwecken in chronologisches Dokumentenarchiv Umsetzung mittels Microsoft Sharepoint Services Seiten Bereits Vorhanden und teilweise genutzt Bietet Möglichkeiten des Dokumentenmanagements im engeren Sinn + nötige Vorarbeiten für späteres DMS-Projekt identifiziert Lösungsansätze für weitere UP Motivation für DMS Projekt DM für das integrierte IM Carsten Sickora

17 5 Ausblick doppelter Nutzen des Konzeptes sofortiger Nutzen des Konzepts: höhere Datensicherheit transparentere Ablage zentraler Startpunkt zur Information (IWZ) Vorarbeiten für späteres DMS Identifikation von Vorbedingungen für DMS Auswirkungen auf Entwicklung: Motivation für DMS Projekt Mechanismen als Bausteine für Prozessmodell vereinfachte Modellierung Prozess A Mechanismus 1 Mechanismus 2 DM für das integrierte IM Carsten Sickora

18 Fachhochschule Lausitz University of Applied Sciences Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Carsten Sickora Institut für Medizinische Informatik, Statistik und Epidemiologie

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