Draexlmaier Group. Schulungsunterlage für Lieferanten DRÄXLMAIER Supplier Portal

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1 Draexlmaier Group Schulungsunterlage für Lieferanten DRÄXLMAIER Supplier Portal Version Juli 2015

2 Inhalt Registrierung als neuer Lieferant... 3 Lieferantenregistrierung... 3 Benutzerregistrierung... 4 Bedeutung der Rollen... 6 Anmeldung am DRÄXLMAIER Supplier Portal... 7 Mitarbeiter aktivieren... 8 Passwort ändern... 9 Mitarbeiter anlegen Mitarbeiter suchen Unternehmensdaten Anlagen Zertifikate Eigene Daten Zugriff auf System esourcing Zugriff auf System Demand Viewer Seite 2 von 18

3 Registrierung als neuer Lieferant Um auf das Supplier Portal der Draexlmaier Group zugreifen zu können, ist einmalig ein zweistufiger Registrierungsprozess zu durchlaufen. Diese zwei Schritte sind die Lieferantenregistrierung und die Benutzerregistrierung Lieferantenregistrierung Bitte registrieren Sie sich im ersten Schritt als Lieferant über folgenden Link: Es erscheint die Seite Bitte geben Sie auf dieser Seite Ihre Daten an, Pflichtfelder sind mit einem roten * gekennzeichnet. Seite 3 von 18

4 Beachten Sie, dass die Adresse eingetragen werden muss, unter der das Unternehmen beim zuständigen Finanzamt geführt ist. Damit Ihre Lieferantenregistrierung auf schnellstem Weg zum zuständigen Einkäufer der Draexlmaier Group gelangt, wählen Sie bitte eine oder mehrere Produktkategorien aus, die Sie liefern können. Abschließend müssen Sie nur noch unsere Nutzungsbedingungen akzeptieren und können dann Ihre Lieferantenregistrierung senden. Es erscheint die Meldung Der zuständige Einkäufer bei Draexlmaier erhält nun Ihre Lieferantenregistrierung zur Bearbeitung, dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Er entscheidet nach sorgfältiger Prüfung über die Genehmigung bzw. Ablehnung Ihrer Lieferantenregistrierung. Bei Genehmigung Ihrer Lieferantenregistrierung: Sie werden per über die Genehmigung Ihrer Lieferantenregistrierung informiert und erhalten Ihre Zugangsdaten zur Benutzerregistrierung. Aus Sicherheitsgründen erhalten Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort in zwei separaten s. Außerdem werden Sie dazu aufgefordert, Ihre Daten in der Benutzerregistrierung zu vervollständigen, sowie unsere Geheimhaltungsvereinbarung auszufüllen, zu unterschreiben und an uns zu senden. Bei Ablehnung Ihrer Lieferantenregistrierung: Wird Ihre Lieferantenregistrierung durch den für Sie zuständigen Einkäufer abgelehnt, werden Sie darüber ebenfalls per informiert. Benutzerregistrierung Um auf das Supplier Portal zugreifen zu können, müssen Sie sich zuerst einmalig als Benutzer registrieren. Dazu benötigen Sie Ihren Benutzernamen, den Sie in der Info- erhalten haben, sowie das vom System generierte Kennwort aus der separaten . So rufen Sie die Benutzerregistrierung zum Supplier Portal auf: 1. Starten Sie den Browser, z.b. den Microsoft Internet Explorer. 2. Geben Sie folgende Adresse zur Benutzerregistrierung in die Adressleiste des Browsers ein. Sie können auch auf den Link der Benutzerregistrierung klicken, den Sie in der erhalten haben. Der Browser wird gestartet, und diese Seite wird angezeigt. Seite 4 von 18

5 So melden Sie sich an: 1. Geben Sie Ihren Benutzernamen ein. 2. Geben Sie Ihr Kennwort ein. Es wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. 3. Wählen Sie Ihre Sprache aus. 4. Klicken Sie auf Anmelden Sie werden zur Seite der Benutzerregistrierung weitergeleitet und dazu aufgefordert selbst ein neues Passwort zu vergeben 1. Geben Sie im Feld Kennwort ein neues, selbst gewähltes Kennwort (mindestens 8 Stellen) ein und wiederholen Sie dieses im Feld Kennwort bestätigen. 2. Wählen Sie unter Formate und Einstellungen Datumsformat, Dezimalformat sowie Ihre Zeitzone. 3. Akzeptieren Sie unsere Nutzungsbedingungen und klicken Sie auf Anlegen. Seite 5 von 18

6 Es wird Ihnen folgende Meldung angezeigt. Bitte beachten Sie, dass - nach abgeschlossener Benutzerregistrierung die Anmeldung erst nach 10 Minuten erfolgen kann. Sollten Sie sich vorher anmelden, erscheint die Fehlermeldung Es sind noch keine Portalrollen zugewiesen. - die Benutzerregistrierung wirklich nur einmalig notwendig ist, um Ihren Account aktiv zu schalten. Sobald Sie die Benutzerregistrierung durchgeführt haben, ist der Link für Sie nicht mehr relevant. Bedeutung der Rollen Lieferantenadministrator (Verwalter von Lieferantenstammdaten und Mitarbeitern): Der Hauptansprechpartner in Ihrem Unternehmen für die Dräxlmaier Group besitzt zunächst die Rolle des Lieferantenadministrators. Dies beinhaltet unter anderem: - Bearbeitung der Unternehmensdaten, sowie der eigenen Daten - Anlage weiterer Mitarbeiter (Lieferantenuser) - Bearbeitung bestehender Mitarbeiter - Zuweisung für die Berechtigung von Systemen (z.b. esourcing) Sollte sich der Hauptansprechpartner in Ihrem Hause geändert haben, können Sie die Rolle des Lieferantenadministrators auch an den zuständigen Kollegen übertragen. Gehen Sie dabei wie folgt vor 1. Wählen Sie unter Mitarbeiterliste die entsprechende Person und gehen auf Bearbeiten. 2. Weisen Sie Ihr die Rolle Lieferantenseite: Verwalter von Lieferantenstammdaten und Mitarbeitern zu. 3. Klicken Sie auf Sichern Es können mehrere Mitarbeiter die Rolle Verwalter von Lieferantenstammdaten und Mitarbeitern besitzen. Screenshots zu den Schritten 1-3: 1. Wählen Sie unter Mitarbeiterliste die entsprechende Person und gehen auf Bearbeiten. Seite 6 von 18

7 2./ 3. Weisen Sie Ihr die Rolle Lieferantenseite: Verwalter von Lieferantenstammdaten und Mitarbeitern zu. Klicken Sie auf Sichern Folgende Meldung erscheint: Lieferantenuser (Mitarbeiter): Der Lieferantenuser ist lediglich berechtigt seine eigenen Daten zu bearbeiten. Sobald dem Lieferantenuser durch den Lieferantenadministrator ein System zugewiesen wurde, erhält er dadurch selbstverständlich die Berechtigung, auf das ihm zugewiesene System zuzugreifen. esourcing Zugriff: Um Zugriff auf das System esourcing zu bekommen, muss beim Mitarbeiter / Administrator der Haken bei der Rolle esourcing gesetzt werden. Nach ca. 15 Minuten kann dann nach erneutem Log-In auf esourcing zugegriffen werden. esourcing steht dann als separater Reiter im DRÄXLMAIER Supplier Portal zur Verfügung. Anmeldung am DRÄXLMAIER Supplier Portal Nach diesem einmaligen Registrierungsprozess haben Sie zukünftig über die Möglichkeit sich im Supplier Portal mit Ihrer -Adresse und Ihrem geänderten Passwort anzumelden. Wenn Sie nach ca. 15 Minuten auf Anmelden klicken, gelangen Sie auf die Startseite des Supplier Portals: Seite 7 von 18

8 Bitte beachten Sie, dass Sie sich immer mit der -Adresse anmelden, die im Menüpunkt "Mitarbeiter suchen" hinterlegt ist. Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob Ihre -Adresse die richtige ist, dann wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. Dieser kann nachsehen. Sollte Ihre adresse falsch hinterlegt sein, lassen Sie diese bitte vom Administrator ändern. Mitarbeiter aktivieren Beim Start unseres neuen Supplier Portals muss der Lieferantenadministrator Ihres Unternehmens die bereits angelegten Mitarbeiter (siehe Menüpunkt "Mitarbeiter suchen" - Mitarbeiterliste) aktivieren. Hierzu setzt er im Menüpunkt Mitarbeiterliste bei den Mitarbeitern ein neues Passwort, siehe auch den nächsten Punkt Passwort ändern. Bitte wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter in der Mitarbeiterliste aus. Noch nicht aktivierte Mitarbeiter erkennen Sie daran, dass noch kein Benutzername (LIEF ) vergeben ist. Klicken Sie auf Bearbeiten: Seite 8 von 18

9 Geben Sie die notwendigen Daten ein, Pflichtfelder sind mit einem roten * gekennzeichnet und klicken Sie anschließend auf Speichern. Passwort ändern a) So ändern Sie Ihr Passwort als Lieferantenadministrator: Lieferantenadministrator(en) beim Lieferanten können direkt unter Eigene Daten Ihr Passwort ändern. Sollten Sie als Lieferantenadministrator Ihr Passwort vergessen haben, so kontaktieren Sie bitte unseren Support ( 1. Gehen Sie im Menü auf Eigene Daten 2. Geben Sie rechts ein neues Passwort ein und bestätigen Sie das Kennwort indem Sie es ein zweites Mal eingeben. 3. Gehen Sie auf Sichern. Seite 9 von 18

10 b) So fordern Sie als Lieferantenuser ein neues Passwort an: Mitarbeiter des Unternehmens können direkt bei Ihrem Lieferantenadministrator ein neues Passwort anfordern, falls das Passwort zurückgesetzt oder neu vergeben werden soll. Bitte wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter in der Mitarbeiterliste aus. Klicken Sie auf Bearbeiten: Geben Sie ein neues Passwort ein und bestätigen Sie das Kennwort indem Sie es ein zweites Mal eingeben. Gehen Sie auf Sichern. Seite 10 von 18

11 Mitarbeiter anlegen Der Lieferantenadministrator ist dazu berechtigt, neue Mitarbeiter im Supplier Portal anzulegen. 1. Wählen Sie im Menü Mitarbeiter anlegen und tragen Sie alle notwendigen Ansprechpartnerdetails ein. Die Pflichtfelder sind mit einem roten * gekennzeichnet. 2. Akzeptieren Sie (im Namen des neuen Ansprechpartners) die Nutzungsbedingungen und gehen Sie auf Anlegen. 3. Der neu angelegten Mitarbeiter ist nun in der Mitarbeiterliste zu finden. Screenshot zu den Punkten 1-3: Die Anlage des neuen Mitarbeiters muss nun auf Seiten DRÄXLMAIER genehmigt werden. Der Lieferantenadministrator wird per über die Genehmigung oder Ablehnung informiert. Nach Genehmigung der Anlage muss der Account des neuen Mitarbeiters aktiviert werden (siehe Punkt Mitarbeiter aktivieren in der Schulungsunterlage). Dazu müssen sie für diesen Mitarbeiter ein Kennwort vergeben und die benötigten Rollen zuweisen. Sobald Sie auf Sichern gehen, erhält der neue Mitarbeiter einen Benutzernamen. Der Mitarbeiter kann sich jetzt im DRÄXLMAIER Supplier Portal selbst anmelden. Die Anmeldung erfolgt mit der -Adresse des jeweiligen Mitarbeiters und dem von Ihnen vergebenen Passwort. Ihr zuständiger Einkäufer der Dräxlmaier Group kann in Ausnahmefällen ebenfalls einen neuen Mitarbeiter für Sie anlegen. Ihr Lieferantenadministrator erhält dann eine Benachrichtigung darüber. Auch hier müssen Sie den Account erst wie oben beschrieben, freischalten. Seite 11 von 18

12 Mitarbeiter suchen Alle eingetragenen Ansprechpartner Ihres Unternehmens sind hier aufgelistet. Der Lieferantenadministrator kann die Daten der Mitarbeiter folgendermaßen bearbeiten: 1. Wählen Sie die entsprechende Person und gehen auf Bearbeiten. 2. Sie können sämtliche Ansprechpartnerdetails des Mitarbeiters verändern, seine Berechtigungen durch Abänderung der Rollen erweitern bzw. einschränken, sowie den Benachrichtigungsservice aktivieren bzw. deaktivieren. 3. Über das Feld Anzeigen können Sie wieder in den Anzeigemodus wechseln, ohne Änderungen vorzunehmen. 4. Um die Änderungen zu speichern, bestätigen Sie diese abschließend durch Angabe Ihres Kennworts und klicken auf Sichern. Folgende Meldung erscheint: Seite 12 von 18

13 Unternehmensdaten Je nach zugewiesener Rolle können Sie hier die Daten zu Ihrem Unternehmen lesen, bearbeiten und ergänzen. Nach Ihrer Registrierung werden Sie per dazu aufgefordert Ihre Daten zu vervollständigen. Bitte tragen Sie unter anderem auch Ihre Bank- und Steuerdaten wie folgt nach und senden uns die vollständig ausgefüllte und unterschriebene Geheimhaltungsvereinbarung zurück. 1. Klicken Sie auf Bearbeiten. 2. Gehen Sie unter Bank- und Steuerdaten jeweils auf Neue Zeile. 3. Vervollständigen Sie Ihre Bank- und Steuerdaten. 4. Bearbeiten / vervollständigen Sie gegebenenfalls noch andere Daten. 5. Über das Feld Anzeigen können Sie wieder in den Anzeigemodus wechseln, ohne Änderungen vorzunehmen. 6. Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Sichern. Folgende Meldung erscheint: Seite 13 von 18

14 Hinweise: Bitte beachten Sie bei der Eingabe der IBAN-Nummer und Steuernummer, dass Sie keine Leerzeichen eingeben. Sollten Sie Ihre Bank nicht eingeben können, dann wenden Sie sich bitte an den Support (mailto:drx- Ggf. ist Ihre Bank noch nicht bei uns im System im Bankenstamm hinterlegt. Anlagen Unter diesem Menüpunkt können Sie Unterlagen ins Portal hochladen. 1. Geben Sie eine Beschreibung zur Anlage an. 2. Klicken Sie auf Durchsuchen. 3. Wählen Sie ein Dokument per Doppelklick aus, das Sie hochladen möchten. 4. Bitte beachten Sie, dass die Größe der Anhänge auf maximal 5 MB begrenzt ist. 5. Klicken Sie auf Anlage hinzufügen. Folgende Meldung erscheint: Dokumente können auch wieder gelöscht werden. Seite 14 von 18

15 Zertifikate Hier können Sie die Zertifikate, die Ihr Unternehmen bereitgestellt hat, überprüfen und anzeigen. Sie haben folgende Möglichkeiten: Sie können neue Zertifikate, die vom einkaufenden Unternehmen angefordert werden, hochladen. Sie können Zertifikate, die bereits abgelaufen sind oder bald ablaufen, aktualisieren. Der Status für das Ablaufdatum von Zertifikaten wird nach dem Ampelschema angezeigt. Die Farben haben die folgende Bedeutung: Rot: Ein obligatorisches Zertifikat (Pflichtzertifikat) ist abgelaufen oder fehlt. Gelb: Der zuständige Einkäufer hat das Zertifikat noch nicht genehmigt, oder das Zertifikat läuft in weniger als 30 Tagen ab. Grün: Das Zertifikat ist noch länger als 30 Tage gültig. Grau: Ein optionales Zertifikat fehlt. Zertifikate, die der zuständige Einkäufer noch nicht genehmigt hat, haben den Status In Genehmigung. Erforderliche Zertifikatstypen werden angezeigt: Hinweis: Optionales Zertifikat: wenn vorliegend, bitte einpflegen Obligatorisches Zertifikat: ist ein Pflichtzertifikat, das hochgeladen werden muss Seite 15 von 18

16 Zertifikat hochladen (*-Felder sind Pflichtfelder): 1. Geben Sie einen Zertifikatsnamen, Ausgestellt von und Gültig bis ein. 2. Optional können Sie einen Kommentar eingeben. 3. Geben Sie eine Beschreibung zur Datei an. 4. Klicken Sie auf Durchsuchen. 5. Wählen Sie ein Dokument per Doppelklick aus, das Sie hochladen möchten. 6. Bitte beachten Sie, dass die Größe der Anhänge auf maximal 5 MB begrenzt ist. 7. Klicken Sie auf Zertifikat hochladen. Folgende Meldung erscheint: Seite 16 von 18

17 Eigene Daten Hier kann der Lieferantenadministrator seine eigenen Daten einsehen und folgendermaßen bearbeiten. 1. Sie können sämtliche Ansprechpartnerdetails verändern, sowie den Benachrichtigungsservice aktivieren bzw. deaktivieren. 2. Die Berechtigung zur Erweiterung bzw. Einschränkung von Rollen ist nur dem Lieferantenadministrator gegeben. 3. Über das Feld Anzeigen können Sie wieder in den Anzeigemodus wechseln, ohne Änderungen vorzunehmen. 4. Um die Änderungen zu speichern, bestätigen Sie diese abschließend durch Angabe Ihres Kennworts und klicken auf Sichern. Folgende Meldung erscheint: Seite 17 von 18

18 Zugriff auf System esourcing Das esourcing-system können Sie über den Reiter esourcing aufrufen, falls Sie dazu berechtigt sind. Der bisherige Login für esourcing funktioniert nicht mehr. Sie müssen sich ab sofort immer über das DRÄXLMAIER Supplier Portal anmelden, um auf esourcing zugreifen zu können. Das gilt auch für Ihre Mitarbeiter. Sollte der Zugriff nicht funtkionieren, wenden Sie sich bitte an den Support (mailto:drx- Ggf. muss auf Seiten DRÄXLMAIER im esourcing noch der neue Benutzername hinterlegt werden (bisheriger Benutzername: Kobler4613 / neuer Benutzername: LIEF ). Zugriff auf System Demand Viewer Sollten Sie Zugriff auf den Demand Viewer benötigen, wenden Sie sich bitte an den Support (mailto:drx- Den Demand Viewer können Sie über den Reiter Demand Viewer aufrufen, falls Sie dazu berechtigt sind. Bitte beachten Sie: der bisherige Login für Demand Viewer funktioniert nicht mehr. Seite 18 von 18

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