Factoring als Finanzierungsinstrument

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1 Factoring als Finanzierungsinstrument Factoring ist eine Finanz- und Servicedienstleistung, die zur Finanzierung der laufenden Ausgaben eingesetzt wird. Sie dient der Umsatzvorfinanzierung und wird deshalb auch als Umsatzfinanzierung bezeichnet. In der Praxis verkauft ein Unternehmen seine offenen Forderungen an ein Factoringinstitut. Der Kaufpreis entspricht dem Betrag der bestehenden Forderung abzüglich einer Gebühr, die sich an den Leistungen (Vorfinanzierung, Rechnungsversand, Mahnwesen, Debitorenverwaltung, Ausfallrisiko) des Factoringinstituts orientiert. Welche Arten und Gestaltungsformen des Factorings in den letzten Jahren in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft an Bedeutung gewonnen haben und welche Vor- und Nachteile sich aus den unterschiedlichen Formen ergeben, erläutert dieser Beitrag. Factoring und seine Grundfunktionen Factoring in seiner klassischen Form beinhaltet drei grundlegende Funktionen. Sie werden in der Fachliteratur als Finanzierungs-, Dienstleistungs- und Versicherungsfunktion umschrieben. Was versteht man darunter versteht und welche Relevanz haben diese Grundfunktionen für Unternehmen aus der Gesundheits- und Sozialwirtschaft haben? Finanzierungsfunktion Der Factoring-Kunde erhält durch den Verkauf seiner offenen Forderungen sofort Liquidität. Diese richtet sich nach der Umsatzhöhe und der Auszahlungsvereinbarung. In der Regel sehen die Vereinbarungen eine Sofortauszahlung und eine Auszahlungsquote zwischen 80 % und 90 % der verkauften Forderungen vor. Die restlichen 10 % bis 20 % (Sicherheitseinbehalt) werden frei, sobald der Abnehmer des Kunden gezahlt hat. Der Factoring-Kunde wird damit so gestellt, als würden nahezu alle seine Kunden am gleichen Tag den Rechnungsbetrag überweisen. Ein Vorteil, den ein Kreditinstitut nicht bietet: Ein Kreditinstitut wird wegen der unkalkulierbaren Risiken im Rahmen eines Kontokorrentkredites eine so hohe Kreditlinie nicht zulassen. Die Obergrenzen für einen Kontokorrentkredit (Zessionskredit, Sicherungsabtretung) liegen bei vielen Kreditinstituten bei rund 40 % des monatlichen Umsatzes. Insofern kann über Factoring zusätzliche Liquidität ins Unternehmen fließen, um weiteres Wachstum zu finanzieren. Die Finanzierung entwickelt sich parallel zum Umsatz (umsatzkongruente Finanzierung) und ist somit von bestehenden Kreditlinien unabhängig. Die Gründe für die unterschiedliche Bewertung zwischen dem Zessionskredit eines Kreditinstituts (ca. 40 % des Umsatzes) und einer Finanzierung über Factoring (ca. 90 % des Umsatzes) sind mannigfaltig: Das Factoringinstitut hat einen guten Einblick in die Forderungsbuchhaltung des Kunden und ist über den werthaltigen Forderungsbestand laufend informiert. Gutschriften oder Stornierungen (Forderungsabzüge) werden bemerkt und führen zu einer automatischen Anpassung bei der nächsten Auszahlung. Die Leistungserbringung und deren Qualität sind für das Factoringinstitut transparent und nachvollziehbar. Das Kreditinstitut ist dagegen auf die Darstellung des Kunden angewiesen, welche in zeitlichen Abständen erfolgt. Zeitnahe und aktuelle Informationen liegen in der Regel nicht vor, da die Kreditinstitute ihre Bonitätsprüfung in zeitlichen Abständen auf betriebswirtschaftliche Auswertungen, Summen- und Saldenlisten, Kreditoren- und Debitorenlisten und Bilanzen (Rating) beschränken. Das Factoringinstitut erkennt dagegen sehr schnell die Werthaltigkeit der Rechnungen und die Zahlungsfähigkeit der Abnehmer. Der Forderungsankauf über ein Factoringinstitut ist

2 gegenüber dem Zessionskredit weniger risikobehaftet. Im Falle einer Insolvenz hat das Factoringinstitut Vorrang vor einer allgemeinen Forderung eines Kreditinstituts aus einem Zessionskredit, da das Factoringinstitut die Einzelforderung und den Ankauf dieser Einzelforderung nachweisen kann (Bargeschäft). Ein Kreditinstitut mit einer Globalzession kann die Einzelforderung nicht nachweisen, und es handelt sich auch nicht um ein Bargeschäft, weil Leistung und Gegenleistung zeitlich und in der Höhe nicht übereinstimmen. Insofern muss sich das Kreditinstitut im Falle einer Insolvenz mit der Insolvenzquote aus der Insolvenzmasse zufrieden geben. Die Leistungsträger (Kranken-, Pflegekassen, Sozialämter) lassen sich angesichts knapper Kassen Zeit beim Bezahlen der Forderungen. Die Leistungserbringer der Sozial- und Gesundheitswirtschaft müssen teilweise bis zu 70 Tage auf ihr Geld warten. Alternativen zum klassischen Kontokorrentkredit, wie Factoring, gewinnen daher an Bedeutung. Dienstleistungsfunktion Die Dienstleistungsfunktion beinhaltet die Bonitätsprüfung und Überwachung der Debitoren, die Debitorenbuchhaltung und das Mahnwesen für den Kunden. Insbesondere in Zeiten hoher Insolvenzraten ist größte Sorgfalt und Durchsetzungskraft geboten. Außerdem werden oftmals Sonderleistungen wie beispielsweise Umsatzstatistiken und Datenträgeraustauschdateien für den Kunden erstellt. Der Kunde reduziert durch dieses Dienstleistungspaket seinen Verwaltungsaufwand und kann sich auf seine Kernkompetenz konzentrieren, so die werbewirksamen Argumente vieler Factoringinstitute. Bei genauer Betrachtung ist es fraglich, ob die versprochenen Einspareffekte in der Verwaltung eintreten. Um dies zu beurteilen, ist zunächst eine kurze Beschreibung des Ablaufes notwendig, wie man ihn in der Praxis häufig vorfindet: Die Grundinformationen für die Rechnungsstellung sind oftmals schon beim Kunden als Datensatz in seiner EDV im Rahmen der Angebotserstellung oder Kalkulation vorhanden. Bei der Rechnungserstellung werden diese Informationen automatisch übernommen. Die Rechnung wird anschließend mit ergänzenden Unterlagen zum Factoringinstitut versandt. Dieses schreibt entweder die Rechnung erneut oder heftet ein Deckblatt mit einem Abtretungsvermerk auf die schon vorhandene Rechnung des Kunden. Anschließend erfolgt der Versand zum Abnehmer des Kunden. Weiterhin überwacht das Factoringinstitut den Zahlungseingang und mahnt die Abnehmer der Leistung bei Zahlungsverzug an. Nach Zahlungseingang wird der offene Posten ausgebucht. Falls trotz Mahnverfahren kein Zahlungseingang festgestellt wird, weil die Leistung bzw. Rechnung fehlerbehaftet ist, erfolgt die Rückgabe der Rechnung an den Kunden. Bei der oben beschriebenen Vorgehensweise sind folgende Punkte zu beachten: Das Factoringinstitut kann nicht inhaltlich mahnen. Es kann nur formal Mahnschreiben erstellen und diese dem Abnehmer der Leistung zustellen. Mit Reklamationen und Korrekturen muss sich der Factoringkunde nach wie vor auseinandersetzen. Der inhaltliche Widerspruch des Abnehmers wird dem Factoringinstitut zugestellt. Um diesen Widerspruch zu klären, leitet das Factoringinstitut diesen, mit der Bitte um inhaltliche Klärung, an den Kunden weiter. Durch dieses Dreiecksverhältnis (Kunde Factoringinstitut Abnehmer) entstehen bei einem Widerspruch durch den Abnehmer zeitliche Verzögerungen. Wer kontrolliert das Factoringinstitut? Das Factoringinstitut muss wie ein Debitor vom Factoringkunden geführt und kontrolliert werden. Konkret bedeutet dies, dass jede verkaufte Leistung in der Leistungsabrechnung und in der Buchhaltung geführt werden muss. Außer-

3 dem muss auch der Zahlungseingang für die verkauften Leistungen und die entsprechenden Abzüge (Rückläufer, Widerspruch) kontrolliert werden. Die Sonderleistungen wie z. B. die Umsatzstatistik, die oft von den Factoringinstituten als Zusatzleistung verkauft werden, kann der Kunde in der Regel mit seiner eigenen Software per Knopfdruck erstellen, da die relevanten Daten in der EDV des Kunden gespeichert sind. Somit stehen ihm diverse Statistiken zeitnäher zur Verfügung. Bei näherer Betrachtung verliert die oftmals werbewirksam angeführte Dienstleistungsfunktion an Schlagkraft als Argument für den Einsatz von Factoring. In der Regel erstellen die klassischen Abrechnungszentren in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft die Rechnungen für ihre Kunden und finanzieren diese vor. Dabei sind sie auf die Weitergabe der Leistungsnachweise und Verordnungen angewiesen. Damit werden Details der Leistungserbringung und unter Umständen auch die Dokumentation an einen externen Dienstleister weitergegeben. In diesen Fällen ist die Einwilligung der Patienten bzw. Pflegebedürftigen in schriftlicher Form für die Weitergabe einzuholen. Anderenfalls kann nach 203 Abs. 1 StGB der unbefugte Verrat eines zum persönlichen Bereich gehörenden Geheimnisses vorliegen (siehe auch OLG Hamm, Urteil vom , Az.: 19 U 81/06). Es ist also dringend zu empfehlen, die Zustimmung der Patienten und Pflegebedürftigen einzuholen. Versicherungsfunktion Factoring bietet mit der Übernahme des Delkredere (Ausfallrisiko) einen Schutz, den eine normale Finanzierung nicht bietet. Mit dem Forderungsankauf hat das Factoringinstitut das volle Ausfallrisiko übernommen, sofern es sich um echtes Factoring handelt. Diese Versicherungsfunktion tritt nur für den Fall der Zahlungsunfähigkeit des Abnehmers ein. Das Factoringinstitut muss die Forderung gerichtlich geltend machen, sofern sie rechtlich Bestand hat. Für den rechtlichen Bestand der Forderung steht der Factoringkunde gerade. In der Praxis bedeutet dies: Nur wenn die Leistung vertragsgerecht (einwandfrei, zeitgerecht und auftragsgemäß) vom Factoringkunden erbracht worden ist, trägt das Factoringinstitut das Ausfallrisiko. Ein Insolvenzrisiko für die Leistungsträger in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft (Krankenkassen, Pflegekassen, Rentenversicherungsträger, Sozialämter) ist sehr gering bzw. kann nahezu ausgeschlossen werden. Insofern spielt die Versicherungsfunktion beim Factoring für die Leistungserbringer eine untergeordnete Rolle. Im Falle der Rechnungen an Privatpersonen und Zuzahlungen für Leistungen kann eine Insolvenz (Privatinsolvenz) eher vorkommen. Der Ankauf dieser Rechnungen wird aber oftmals von den Factoringinstituten ausgeschlossen bzw. ist mit höheren Gebühren verbunden. Formen und Gestaltungsoptionen Factoring ist nicht gleich Factoring: Unter diesem Begriff werden unterschiedliche Varianten angeboten. Hier die hauptsächlichen Formen, die man in der Praxis antrifft. Inhouse-Factoring: Der Factoringkunde nutzt ausschließlich Vorfinanzierung durch den Factor und verzichtet auf weitere Dienstleistungen. Die Debitorenbuchhaltung führt er treuhänderisch für das Factoringinstitut im eigenen Hause durch. Fälligkeitsfactoring: Der Factoringkunde nutzt die Risikoabsicherung und die Entlastung im Rahmen der Debitorenbuchhaltung. Die Gutschrift des Kaufpreises erfolgt sobald der Abnehmer zahlt. Er verzichtet auf die Vorfinanzierung seiner Rechnungen.

4 Offenes Factoring: Die Abnehmer (Debitoren) werden über die Abtretung informiert und dass die Begleichung der Rechnungen direkt an das Factoringinstitut zu erfolgen hat. Beim stillen Factoring wird die Abtretung nicht offen gelegt. Diese Variante wird allerdings nur dann angeboten, wenn eine gute Bonität vorliegt. Echtes und unechtes Factoring: Beim echten Factoring übernimmt das Factoringinstitut das Ausfallrisiko (Delkredereschutz), beim unechten Factoring verbleibt dieses beim Kunden. Online-Factoring: Über den elektronischen Datenaustausch via Internet und definierten EDV-Schnittstellen wird das Factoring-Verfahren kostengünstig und sicher gestaltet. Die vom Kunden erstellten Rechnungen werden auf elektronischem Weg zum Factoringinstitut weitergeleitet und dort verarbeitet. Ebenfalls werden die vom Factoringinstitut erstellten Abrechnungen (Buchungen) in elektronischer Form zur Verfügung gestellt. Diese können anschließend automatisch in der Kundensoftware gebucht werden. Unter Online-Factoring versteht man den elektronischen Datenaustausch in beide Richtungen. In der Regel greifen die Factoringkunden auf ein Internetportal zu, in dem sie sämtliche Abläufe nachvollziehen und steuern können. Es handelt sich um ein modernes Verfahren, das zunehmend an Bedeutung und Akzeptanz gewinnt. Wirtschaftlichkeitsanalyse Vor Abschluss eines Factoring-Rahmenvertrages sollten Kosten und Nutzen sorgfältig verglichen werden. Zunächst sind alle drei Grundfunktionen des Factorings (Finanzierungs-, Dienstleistungs- und Versicherungsfunktion) in die Überlegungen mit einzubeziehen. Welche Grundfunktionen sind vorteilhaft und in welcher Ausgestaltung? Diese Überlegungen und Berechnungen sind individuell und insbesondere von der Unternehmensgröße, den Organisationsstrukturen des Unternehmens und von der jeweiligen Abnehmerstruktur (Branche) abhängig. Grundsätzlich eignet sich Factoring besonders für schnell wachsende Unternehmen, die einen erhöhten Liquiditätsbedarf haben. Angebots-Checkliste Die Zusammenarbeit zwischen dem Factoringinstitut und dem Kunden regelt ein Rahmenvertrag. Vor Vertragsabschluss sind mindestens folgende Punkte zu prüfen bzw. sollten mit anderen Anbietern verglichen werden: Erfahrung und Seriosität des Factoringinstituts Branchenkenntnis und Spezialisierungsgrad Laufzeit bzw. Kündigungsfrist (Mindestvertragslaufzeit) Auszahlung der Ankaufssumme zu 80 %, 90 % oder 100 % Konditionen (Vorsicht: viele erheben Nebengebühren) Vertragsart (echtes oder unechtes Factoring) Mindestumsatz, der monatlich einzureichen ist Höchstobligo für den Ankauf technische Umsetzung des laufenden Geschäfts (Internetportal) Software-Schnittstellen ergänzende Serviceleistungen (Rechnungsversand, Mahnwesen) Insbesondere bei der Konditionsgestaltung sind einige Factoringinstitute phantasievoll. Oftmals sind vom Kunden Zusatzgebühren wie beispielsweise Auswertungs-, Kontoführungs-, Debitorenprüfgebühren und diverse Pauschalgebühren zu tragen. Nur wenige Institute bieten eine Factoringgebühr an, die alle Kosten für den Kunden beinhaltet, und sind damit direkt vergleichbar.

5 Bonitätsprüfung der Factoring-Interessenten Factoringinstitute führen im Vorfeld des Vertragsabschlusses eine Bonitätsanalyse durch, um die Risiken des Factoringkunden beurteilen zu können. In der Regel werden dabei folgende Unterlagen angefordert: Beschreibung des Geschäftsfeldes (Produkt- und Firmenprospekte) aktueller Handelsregisterauszug (Gewerbeanmeldung) aktueller Gesellschaftsvertrag Bilanzen der letzten zwei Jahre (soweit vorhanden, Prüfungsberichte) aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung (Summen- und Saldenliste) Unterlagen über alle Kontokorrentverträge bzw. rahmen Erfolgsplanung für das kommende Jahr (inkl. Liquiditätsplan) Offene Postenliste Debitoren / Kreditoren Zahlungsausfallstatistiken Besondere Verträge: Versorgungsverträge Die Bonitätsprüfung durch ein Factoringinstitut läuft in der Regel genauso ab wie bei einer Bank. Insofern werden die gleichen Unterlagen angefordert, die auch eine Bank bei einer Betriebsmittelkreditanfrage benötigt. Die Bonitätsprüfung basiert hauptsächlich auf der Analyse der Jahresabschlüsse. Eignung des Factoring-Interessenten Die Factoring-Dienstleistung ist nicht für alle Unternehmen gleichermaßen geeignet. Es müssen neben einer positiven Bonitätsprüfung weitere Kriterien erfüllt werden, damit für beide Seiten ein sinnvolles Factoringgeschäft gestaltet werden kann: der monatliche Umsatz sollte mindestens bei ,- liegen hoher Anteil an Stammkunden Forderungslaufzeiten zwischen 15 und 90 Tagen die durchschnittliche Rechnungshöhe sollte über 250,- liegen hoher Anteil an standardisierten Dienstleistungen Der Verkauf von Forderungen gegenüber privaten Personen ist in der Regel nicht möglich. Ebenfalls werden Umsätze gegenüber verbundenen Unternehmen ausgeschlossen. Bei vorschüssiger Zahlung wie beispielsweise bei Mietzahlungen ist der Verkauf der Forderung ebenfalls schwierig. In der Gesundheits- und Sozialwirtschaft haben sich einige Factoringinstitute darauf spezialisiert, kleinere Rechnungsbeträge, die im Rahmen von ärztlichen Verordnungen entstehen, anzukaufen. Ferner gibt es einige wenige Factoringinstitute, die auch bei einem geringen monatlichen Umsatz Forderungen ankaufen. Factoring-Rahmenvertrag Der Factoring-Rahmenvertrag stellt die Grundlage für eine auf Dauer angelegte Geschäftsbeziehung dar und regelt die gegenseitigen Rechte und Pflichten. Die Vertragsparteien verpflichten sich zu einem gegenseitigen Treueverhältnis, welches auf einem zeitnahen und engen Informationsaustausch fußt. Neben dem eigentlichen Haupt- bzw. Rahmenvertrag sind oftmals noch ergänzende Verträge abzuschließen. Hierzu zählen ein Konditionsblatt und eine Garantieerklärung der Geschäftsführung bzw. des Vorstandes, über den

6 rechtlichen Bestand der verkauften Forderungen und deren Abtretbarkeit (Freiheit von Einwänden). Der Rahmenvertrag lässt sich oftmals in folgende Hauptgliederungspunkte einteilen: A. Der eigentliche Forderungsankauf Verpflichtung des Kunden, seine künftig entstehenden Forderungen aus Leistungen fortlaufend seinem Factoringinstitut anzubieten. Dabei dürfen nur Forderungen angeboten werden, die im Vertrag vereinbart worden sind. Sie müssen rechtlich Bestand haben und von den Abnehmern akzeptiert sein. Der eigentliche Kauf kommt dadurch zustande, dass der Kunde die Rechnungsdaten (online oder in Papierform) dem Factoringinstitut übermittelt und dieses durch Gutschrift des Kaufpreises akzeptiert. Eine Verpflichtung zum Ankauf durch das Factoringinstitut ist ausgeschlossen, wenn das Limit überschritten wird, ein Abtretungsverbot besteht und die Leistung nicht korrekt bzw. Einreden des Abnehmers (Mängleinreden) zu erwarten sind. B. Abtretung und Garantie für den rechtlichen Bestand der Forderung Der Kunde tritt im Voraus alle künftigen Forderungen aus Leistungen an das Factoringinstitut ab, sofern diese Forderungen vom Factoringinstitut angekauft werden. Inhaber der Leistung ist somit das Factoringinstitut. Misslingt eine Forderungsabtretung aus rechtlichen Gründen, ist das Factoringinstitut zum Einzug der Forderung ermächtigt. Falls der Kunde Zahlungen für Leistungen direkt vom Abnehmer erhält, die dem Factoringinstitut zustehen, sind diese unmittelbar an das Factoringinstitut weiterzuleiten. Die Forderungen müssen einschließlich aller Nebenrechte bestehen, abtretbar und nicht mit Einreden oder Rechte Dritter belastet sein. Dies muss der Kunde dem Factoringinstitut garantieren. C. Sonstige Regelungen Hier sind die Regelungen zur Informationspflicht (wechselseitige Information, Einrichtungen von betriebswirtschaftlichen Unterlagen, Jahresabschlüsse), Regelungen zum Verfahren (Kontoführung, Verrechnungen, Offenlegung der Abtretung, technische Abwicklung) und die Bestimmung von zusätzlichen Sicherheiten zu nennen. Fazit Die bestehende und sich teilweise verschlechternde Zahlungspraxis der Kranken- und Pflegekassen, Kommunen und anderer öffentlicher Leistungsträger führt in der Regel dazu, dass es immer wieder bei den Leistungserbringern zu Liquiditätsschwierigkeiten kommt bzw. weiteres Wachstum nicht zu finanzieren ist. Auch die Kreditvergabepraxis der Banken führt bei vielen Einrichtungen zu Finanzierungsengpässen. Insbesondere viele kleine und mittlere Einrichtungen, die nicht über eine ausgezeichnete Bonität verfügen, sind von dieser Entwicklung betroffen. Wer sich für Factoring entscheidet, sollte bei der Auswahl des Partners sehr sorgfältig vorgehen. Nicht alle Angebote passen zu Unternehmen aus dem Bereich der Gesundheitsund Sozialwirtschaft. Oftmals müssen Leistungen im Paket abgenommen werden, die in der Praxis nicht notwendig bzw. überflüssig sind. Seit vielen Jahren aber gibt es spezialisierte Factoring-Anbieter, die über passende und

7 kostengünstige Angebote für Unternehmen aus der Gesundheits- und Sozialwirtschaft verfügen. Vor diesem Hintergrund gewinnt Factoring als Umsatzfinanzierung zunehmend an Bedeutung und stellt eine interessante Alternative zur klassischen Bankenfinanzierung dar. Autor: Edward Poniewaz, Geschäftsführer der BFS Service GmbH, Köln, Dieser Beitrag wurde veröffentlicht in den BFS-Informationen 11/2009 und 12/2009.

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