Kurzanleitung Gutscheine

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1 Kurzanleitung Gutscheine Seite 1 / 13

2 Inhalt 1. Gutscheine einrichten 3 Voraussetzungen 3 Gutschein-Layout im Ticketeditor erstellen 3 Gutschein im System anlegen 4 Gutscheine verkaufen 6 2. Umtauschgutscheine 7 Umtauschgutschein-Layout im Ticketeditor erstellen 7 Umtauschgutschein im System anlegen 7 Umtauschgutschein für Einzelstorno 8 3. Gutscheinauswertung 9 Filterung und Export in Reservix 9 Gutscheinübersicht 10 Ausgestellte Gutscheine 10 Eingelöste Gutscheine 11 Umtauschgutscheine Gutscheinhistorie Häufige Fragen / FAQ 13 Seite 2 / 13

3 1. Gutscheine einrichten Voraussetzungen Gutschein- und Umtauschgutschein-Artikel können erst dann angelegt werden, wenn im Reservix-Veranstaltermaster das Modul Shopsystem / Gutscheine freigeschaltet wurde (kostenpflichtig). Ist diese Funktionen noch nicht freigeschaltet, senden Sie bitte eine Anfrage per mit Ihrer ID an Bitte beachten: Änderungen am Gutscheinartikel-Profil sind erst nach einer Sperrung des Gutscheines in der vorgelagerten Artikelübersicht möglich! Gutschein-Layout im Ticketeditor erstellen Das Gutscheinticket wird wie gewohnt im Ticketeditor bearbeitet. Dort wird das Ticketprofil Standard kopiert und entsprechend als Gutschein umbenannt. Seite 3 / 13

4 Bitte beachten: Ticketcode und Betrag sollten immer an exponierter Stelle sichtbar aufgedruckt werden und alle Veranstaltungsdaten auf dem ursprünglichen Musterticket sind zwingend zu entfernen. {ARTNAME}, {ARTBETRAG}, {TICKETCODE} sind Variablen, die im Menüpunkt Textelemente eingeben zu finden sind. Alle Variablen sind dort aufgelistet und müssen jeweils als einzelne Textelemente angelegt und gespeichert werden. Gutschein im System anlegen Der Gutschein wird wie ein normaler Shop-Artikel im Reservix-System unter Einstellungen Shop Artikel angelegt. Als Artikelart wird Gutschein ausgewählt. Artikelgruppe: Wenn Sie Untergruppen angelegt haben, können Sie hier den Artikel zuweisen. Name des Artikels: Wählen Sie einen einmaligen Namen und vermeiden Sie interne Hilfsnamen wie Gutschein neu, Gutschein neuneu, Gutschein final, denn die Kunden sehen diesen. Beschreibung des Artikels: Bewerben und erklären Sie den Artikel. Artikelbild: Laden Sie hier ein Artikelbild hoch (jpg / gif, max. 500kb). Artikelart: Wählen Sie für einen Gutschein die gleichnamige Artikelart. Alternativ können Sie hier einen Einzelartikel (z.b. ein Konzertplakat) oder ein Bundle (Artikel bestehend aus mehreren Einzelartikeln) auswählen Artikelpreis: Der Artikelpreis kann fest (z.b. immer 20,- ) oder variabel sein. Variabel mit positivem Vorzeichen einstellbar bedeutet, dass das Verkaufspersonal einen vom Kunden gewünschten positiven Betrag eintragen kann. Sinnvoll ist hier eine Vorauswahl von z.b. 20,-, damit nicht aus Versehen 0,- Gutscheine ausgedruckt werden. Der vom Kunden gewünschte Betrag kann dann im Verkaufsvorgang nochmal eingestellt bzw. angepasst werden. Variabel mit negativem Vorzeichen einstellbar bedeutet, dass der Kunde einen Altgutschein einlösen kann. Das Verkaufspersonal kann nun den Wert eintragen, der auf dem alten Gutschein angegebenen ist. Das System gibt daraufhin einen neuen Reservix- Gutschein aus - interpretiert diesen Gutschein statistisch mit einem Minus, da ja keine Einnahme stattfand. Seite 4 / 13

5 Ausdruck des Artikels als Ticket: Um Gutscheine ausdrucken zu können, wählen Sie ja, Einzeldruck und drücken Sie Speichern. Nun erscheint ein Dropdown mit den zur Verfügung stehenden Ticketlayouts. Wählen Sie das von Ihnen erstellte Gutscheinlayout (siehe 1.2). Buchungszeichen etc.: Fügen Sie hier die buchhalterischen Datensätze ein. Mehrwertsteuer des Artikels: Bei Gutscheinen immer 0% eintragen. Zusätzliche Vertriebswege: Internet: Der Gutschein wird zusätzlich über die Reservix-Webeinbindung vertrieben. Extern: Der Gutschein wird zusätzlich über das Reservix-Verkaufsnetz vertrieben. Seite 5 / 13

6 Gutscheine verkaufen Unter Einstellungen Grundeinstellungen Verkauf kann beim Punkt Einlösung von Gutscheinen ausgewählt werden, ob Gutscheine nur intern eingelöst werden dürfen oder ob das auch über das Internet durch den Kunden selbst erfolgen darf (empfohlen): Der Direktlink für den Shop und die darin enthaltenen Gutscheine ist unter Einstellungen Benutzerdaten Webeinbindung hinterlegt (Grundlink + der Zusatz &shop=1 ): Beispiel für einen solchen Shop mit hinterlegtem Gutschein: Seite 6 / 13

7 2. Umtauschgutscheine Umtauschgutschein-Layout im Ticketeditor erstellen Auch der Umtauschgutschein wird wie gewohnt im Ticketeditor bearbeitet. Dort wird das Musterticket kopiert, entsprechend als Umtauschgutschein umbenannt und eingerichtet. Bitte beachten: Ticketcode und Betrag sollten immer an exponierter Stelle sichtbar aufgedruckt werden und alle Veranstaltungsdaten auf dem ursprünglichen Musterticket sind zwingend zu entfernen. Umtauschgutschein im System anlegen Ein Umtauschgutschein wird mit der Artikelart Umtauschgutschein erstellt. Die Besonderheit gegenüber dem Gutschein besteht darin, dass die Artikelart Umtauschgutschein aus Sicherheitsgründen nicht mehr veränderbar ist, nachdem der erste Umtauschgutschein erstellt wurde. Um Umtauschgutscheine ausdrucken zu können, wählen Sie ja, Einzeldruck und drücken Sie Speichern. Nun erscheint ein Dropdown mit den zur Verfügung stehenden Ticketlayouts. Wählen Sie das von Ihnen erstellte Umtauschgutscheinlayout. Auch hier gilt: Viele Änderungen sind nur erlaubt, wenn der Umtauschgutschein zuvor in der vorgelagerten Artikelübersicht gesperrt wurde! Seite 7 / 13

8 Umtauschgutschein für Einzelstorno Um für ein normales Einzelstorno einen Umtauschgutschein bzw. die Checkbox als Umtauschgutschein zu erhalten, muss vom Veranstalter ein Artikel mit der Artikelart Umtauschgutschein erstellt werden. Gutschein- und Umtauschgutschein-Artikel können jedoch erst dann angelegt werden, wenn im Reservix-Veranstaltermaster das Modul Shopsystem / Gutscheine freigeschaltet wurde. Falls diese Funktionen noch nicht freigeschaltet ist, senden Sie bitte eine Anfrage per mit Ihrer ID an Nach dem Einrichten des Umtauschgutscheines und dessen Freigabe, wird nun beim Ausführen eines Einzelstornos abgefragt, ob ein Umtauschgutschein erstellen werden soll. Seite 8 / 13

9 3. Gutscheinauswertung Filterung und Export in Reservix In der Gutscheinauswertung kann nach den Vertriebswegen, den Verkaufsstellen, dem Zeitraum und nach nur bezahlten Gutscheinen gefiltert werden. Nach der Filterung wird durch Prüfen eine Systemabfrage gestartet, ob Gutscheine vorhanden sind. Wenn ja, erscheint eine HTML-Gutscheinübersicht. Bitte beachten: Nach einer Filterung z.b. des Zeitraumes passen die Summen häufig nicht mehr zusammen: So kann ein ausgestellter Gutschein im gefilterten Zeitraum nur teileingelöst worden sein. Die Gutscheinauswertung kann als Excel exportiert werden. Dieses Excel hat vier Tabellenreiter mit allen zugehörigen Details, die im Folgenden dargestellt werden. Seite 9 / 13

10 Gutscheinübersicht Diese Übersicht im ersten Tabellenblatt entspricht der HTML-Ansicht in Reservix. Ausgestellte Gutscheine Seite 10 / 13

11 Wenn ein Gutschein als Umtauschgutschein für ein Abo und oder einen Einzeltermin erstellt wurde, erscheint in der Spalte L ein ja. Es ist dann dargestellt, aus welchem Abonnement und welchem Einzeltermin der Umtauschgutschein entstammt. Eingelöste Gutscheine Eingelöste Gutscheine auch Teileinlösungen sind hier detailliert erfasst. Umtauschgutscheine Seite 11 / 13

12 Die Anzahl der Umtauschgutscheine ist für viele Theater und Häuser ein wichtiges Statistikinstrument: Durch die Sortierung nach der Anzahl der Umtauschgutscheine kann sofort erkannt werden, welche Einzeltermine am häufigsten aus den Abos herausgetauscht werden, da diese bei der Stammkundschaft unbeliebt sind. 4. Gutscheinhistorie Mit der Gutscheinhistorie können Sie auf einen Blick alle historisierten Details und Aktionen eines Gutscheines und Umtauschgutscheines erkennen sowie ausdrucken. Sie müssen dazu lediglich den Gutschein- bzw. Ticketcode eingeben. Die Bestellnummern und angezeigten Codes sind wiederum verlinkt und ermöglichen eine detaillierte Recherche in alle Richtungen. Zudem wird im Logbuch einer Buchung (unter Verwaltung ) beim Anklicken eines Gutschein- Ticketcodes sofort in die Gutscheinhistorie gesprungen. Es gibt in der Gutscheinhistorie 4 Aktionsarten: Erstellung eines Gutscheines Stornierung der Erstellung (die Erstellung wird rückgängig gemacht) Einlösung des Gutscheines (z.b. für eine Veranstaltung) Stornierung der Einlösung (die Einlösung wird rückgängig gemacht und der Gutschein wieder aufgeladen) Seite 12 / 13

13 5. Häufige Fragen / FAQ Gutschein ist in der Gutscheinhistorie nicht auffindbar Bitte prüfen Sie, ob der Gutschein auch wirklich als Artikelart Gutschein oder wie früher üblich in der Artikelart Einzelartikel angelegt wurde. In diesem Fall wird der Gutschein als normaler Einzelartikel (meist mit der gleichen Bezeichnung Gutschein ) geführt und taucht nicht in der Gutscheinhistorie auf. Bitte stellen Sie Ihre Gutscheine um und kontaktieren Sie uns bei Fragen. Was passiert, wenn ich ein Ticket, das mit einem Umtauschgutschein bezahlt wurde, storniere? In diesem Fall findet eine Wiederaufladung des Umtauschgutscheines statt, die sog. Stornierung der Einlösung An wen wende ich mich, wenn meine Frage hier nicht auftaucht? Bei weiteren Fragen erreichen Sie uns während unserer Büroöffnungszeiten unter sowie per unter Seite 13 / 13

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