Elektronisches Friedhofsinformationssystem

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1 Elektronisches Friedhofsinformationssystem Ein Produkt der ekom21 KGRZ Hessen

2 ist ein modernes webbasierendes Verfahren für die Friedhofsverwaltung. Die Bedienung ist unkompliziert und leicht erlernbar. Mit dem e 21 Basismodul bieten wir Ihnen alle Funktionen, die Sie für die tägliche Bearbeitung benötigen, in einem Paket. Bereits auf dem Startbildschirm können Sie alle wichtigen Funktionen ansteuern und werden über anliegende Termine informiert, wie z.b. anstehende Begehungen, ablaufende Nutzungsrechte, anstehende Trauerfeiern/Bestattungen, Termine mit Bestattern oder sonstige Termine. Basismodul Vorgangsassistent Der Vorgangsassistent ist sehr einfach und intuitiv zu bedienen und führt Sie von der Grabauswahl / Grabneuanlage, über die Auswahl des Nutzungsberechtigten, die Daten des Verstorbenen bis hin zum Gebührenbescheid. Sobald es einen neuen Sterbefall gibt, können Sie die bereits vorhandenen Daten in den Vorgangsassistenten eintragen. Schon mit wenigen Angaben wird der Fall automatisch in den offenen Vorgängen gespeichert und kann von Ihnen weiterbearbeitet werden, sobald weitere Informationen vorliegen. Der Vorgangsassistent ist eine Funktion, die wir eng mit den Anwendern der Friedhofsverwaltung entwickelt haben. Die Funktionalität ist auf die Bedürfnisse der Abläufe in einer Friedhofsverwaltung zugeschnitten und somit eine Lösung von Anwendern für Anwender. Grabblatt Das e 21 Grabblatt enthält alle Informationen zum Grab. Sehen Sie auf den ersten Blick z.b. alle Verstorbenen mit Detailinformationen, den aktuellen Nutzungsberechtigten mit Nutzungszeit und die Belegung. Hat ein Nutzungsberechtigter Fragen zu seinem Grab, brauchen Sie nur das Grabblatt aufrufen und können ihm alle Auskünfte erteilen. Auch Fotos und externe Dokumente können an dieser Stelle hinterlegt werden und runden das Grabblatt ab. Bei e 21 haben wir sehr viel Wert auf eine ergonomische Arbeitsweise gelegt, daher können Sie natürlich auch von hier direkt den Vorgangsassistenten aufrufen oder sich das zungsberechtigten somit direkt in der Verwaltung zeigen, wo das Grab liegt. Abgerundet wird das Grabblatt durch die Druckfunktion, bei der Sie optional auswählen können, welche Informationen gedruckt werden sollen. Grabsuche Die e 21-Grabsuche gibt Ihnen neben dem normalen keit, eigene Auswertungen zu erstellen. Kombinieren Sie beliebig alle vorhandenen Suchkriterien, wie z.b. Friedhof, Grabart, Name, Nutzungsrecht, Ort, Sterbedatum, Ruhefrist, Einebnung oder mangelhafter Grabzustand miteinander. Die mit Hilfe Ihrer individuellen Suche ausgegebenen Gräber können Sie in Picklisten abspeichern und so Serienbriefe oder Serienbescheide generieren, z.b. Anschreiben für ablaufende Nutzungsrechte, Anschreiben mangelhafter Grabzustände, Jahresbescheide (FUG). Natürlich können Sie die Suchergebnisse auch -

3 Nutzungsrechte in dem von Ihnen angegebenen Zeitraum anzeigen zu lassen oder alle Gräber, in denen im letzten Jahr jemand bestattet wurde. Die umfangreichen Suchfunktionen bieten ihnen viel Flexibilität und eine einfache Handhabung Reports Für alle Auswertungen, die Sie nicht aus der Grabsuche generieren können, haben wir für Sie Reports hinterlegt. Hier können Sie mit wenigen Klicks die Restwertermittlung starten und somit die Abgrenzungsposten für die wertungen über die Auslastung des Friedhofs, die Anzahl und Art der Bestattungen zu den jeweiligen Grabarten, die Anzahl der Erwerbe & Verlängerungen zu den verschiedenen Grabarten und Gebührenstatistiken. Mit den hier vorliegenden Auswertungen geben wir Ihnen alle Informationen an die Hand, die Sie für die Gebührenkalkulation benötigen. Zusatzmodule Das Basismodul mit seinen umfangreichen Funktionen bietet Ihnen bereits viel Komfort. Mit den nachstehenden Zusatzmodulen können Sie den Leistungsumfang von e 21 noch erweitern. Kassenschnittstelle Wir bieten zu diversen Kassenverfahren eine Schnittstelle an. Mit Hilfe der Schnittstelle können Sie aus e 21 Kassendateien erzeugen, in denen alle Bescheide übergeben werden. Die Kasse liest die Datei ein und die manuelle Eingabe entfällt. Natürlich haben wir für Sie diverse Auswahlmöglichkeiten zur Übergabe der Bescheide geschaffen. Wählen Sie entweder alle nicht übergebenen Bescheide, die Bescheide eines bestimmten Zeitraumes (z.b. um die Kassendatei nochmal neu zu erzeugen) oder einzelne Bescheide, die übergeben werden sollen. Aus dem Übergabedialog sehen Sie direkt, welche Personenkontonummer / Debitorennummer noch fehlt und können diese bequem nachtragen. e 21 an Hilfe der Grabsuche in e 21 suchen Sie sich die Gräber heraus, die sie anzeigen möchten (z.b. ablaufende Nutzungsrechte, freie Grabstätten, Gräber je Grabart, Kriegsgräber, usw.) und übergeben diese durch einen Klick -

4 des Nutzungsberechtigten, Namen des Verstorbenen mit Bestattungsdatum oder farblich hinterlegt die verschiedenen Grabarten angezeigt bekommen. Ebenfalls haben diese zu verknüpfen. e 21 zeigt Ihnen die Grab- lassen oder direkt auf ein bestimmtes Feld zu springen. Natürlich können Sie auch hier mit Hilfe der Grabsuche in e 21 die Gräber heraussuchen, die Sie anzeigen möchten (z.b. ablaufende Nutzungsrechte, freie Grabstätten, Gräber je Grabart, Kriegsgräber, usw.) und Hier haben wir viele neue komfortable Funktionen aktuelle Informationen zum Funktionsumfang nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf! Schnittstelle Einwohnermeldewesen Im Einwohnermeldewesen liegen stetig die aktuellsten Adressen und Informationen zu Personen vor. Machen Sie sich das mit der Schnittstelle zu nutzen. Überall, wo Adressdaten hinterlegt sind (Nutzungsberechtigter, Verstorbener, Bescheidempfänger), können Sie sich die jeweils aktuelle Adresse direkt aus dem Einwohnermeldewesen importieren. So werden Tippfehler vermieden, Sie haben Zeit gespart und garantiert die aktuelle Anschrift. Begehungsmodul Unser Begehungsmodul ist eine Android App und kann somit z.b. auf Tablet PCs genutzt werden. So haben Sie alle Informationen auf dem Friedhof dabei und können während der Begehung bereits mangelhafte Grabzustände, lockere Einfassungen/Grabmale, abgeräumte Gräber, etc. erfassen. Natürlich können Sie hier direkt Fotos aufnehmen, die zum Grab hinterlegt werden, um den Zustand zu dokumentieren. Wenn die Begehung von Ihnen abgeschlossen ist, kann die Verwaltung mit wenigen Klicks ein Serienanschreiben starten, welches die betroffenen Nutzungsberechtigten informiert und auffordert, den ordentlichen Zustand des Grabes wieder herzustellen. FUG-Modul Für alle, die stetig wiederkehrende Gebühren jeglicher Art in einem bestimmten Rhythmus erheben, haben wir das FUG-Modul entwickelt. Gerade bei den Friedhofsun- jährlich oder alle 2 Jahre an alle Nutzungsberechtigten eines Grabes ein Bescheid geschrieben wird. Suchen Sie sich über die Grabsuche alle Gräber, für die Sie einen Bescheid erstellen möchten, und schreiben Sie diese in einem Schwung mit der Serienbescheiderstellung an. Natürlich werden hier die individuellen Gebühren für die verschiedenen Grabarten berücksichtigt.

5 Leistungsmerkmale Reports / Statistiken (Restwertermittlung, Friedhofsauslastung, Grabartkapazitäten, etc.) Flexible Grabsuche / Zusammenstellen eigener Suche Vorgangs- und Grabartzuordnung Integrierte grabbezogene Dokumenten- / Datei- & Fotoverwaltung Ausgefeiltes Rechtesystem mit integrierter Rechteverwaltung Umfangreiche Fallbearbeitung mittels Vorgangsassistent Keine Beschränkung von Friedhöfen und Gräbern Übersicht nicht abgeschlossener Fälle & Erinnerung Service ASP-Betrieb Im ASP-Betrieb müssen Sie sich keine Gedanken mehr um Updates, Installationen, Datensicherungen oder das Anlegen neuer User machen das übernehmen wir für Sie! Ihre Daten liegen bei der ekom21 KGRZ Hessen, in (BSI). Schulungen / Hotline / Consulting Wir bieten Individualschulung vor Ort oder wahlweise Gruppenschulungen in modern eingerichteten Schulungsräumen in einer unserer drei Geschäftsstellen (Kassel, Gießen, Darmstadt) an. Globale Gräber & Personenrecherche Preisänderungsassistent & Gebührenhistorie BegehungsAPP oder Zustandserfassung über Listen Vorlagengestaltung durch Microsoft Word Revisionssichere Bescheiderstellung & Archivierung Datenexport nach Microsoft Excel & XML Historische Grabstättenverwaltung Kalenderfunktion Seriendruckfunktion

6 Agentursoftware / Soziales ekom21 KGRZ Hessen Carlo-Mierendorff-Straße Gießen KGRZ HESSEN Körperschaft des öffentlichen Rechts Sitz Gießen Geschäftsstelle Darmstadt Geschäftsstelle Kassel Carlo-Mierendorff-Straße Gießen Telefon: Telefax: Robert-Bosch-Straße Darmstadt Telefon: Telefax: Knorrstraße Kassel Telefon: Telefax: Stand: Mai 2014