Modernes Forderungsmanagement für Steuerkanzleien

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1 September 2008 PraxisRatgeber Eine Sonderveröffentlichung von SteuerConsultant und Deutsche genossenschaftliche Verrechnungsstelle für Steuerberater e.g. Modernes Forderungsmanagement für Steuerkanzleien

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3 PRAXISRATGEBER Editorial Honorare managen lassen INHALT Steuerberater sind Macher und genießen ein ganz besonderes Vertrauen ihrer Mandanten. Verständlich, dass für Steuerberater die Vorstellung, ausgerechnet das sensible Honorarmanagement einem externen Factoring-Dienstleister anzuvertrauen, auf den ersten Blick befremdlich ist. Zu sehr geistert das Bild vom Verkauf der Mandantenbeziehung zu Gunsten einer kurzfristigen Liquiditätssteigerung noch durch die Köpfe. Doch es lohnt sich, genauer hinzusehen. Vorurteilsfrei betrachtet zeigt sich, dass die Mandantenbeziehung bei einem guten externen Forderungsmanagement nicht be- sondern vielmehr entlastet wird. Nicht nur, weil der böse Mahnende nicht mehr der Freiberufler, sondern ein neutraler Dritter ist. Das seit Jahrzehnten bewährte Modell der privatärztlichen Verrechnungsstellen illustriert diesen Umstand anschaulich. Hinzu kommt, dass sich durch die Auslagerung der Honorarverwaltung der Steuerberater und sein Personal besser um das Kerngeschäft kümmern können. Steuerkanzleien, die bereits mit einem externen Forderungsmanagement arbeiten, berichten von einer hohen Akzeptanz bei den Mandanten und einer Verbesserung der Mandantenbeziehung. Dies belegt eindrucksvoll der Erfahrungsbericht zweier Steuerkanzleien, den Sie auf Seite 12 finden. Dieser Praxisratgeber möchte Sie einladen zu prüfen, ob ein externes Forderungsmanagement eine Bereicherung für Sie und Ihre Kanzlei sein kann. Eine ausführliche Checkliste (ab Seite 13) hilft Ihnen, alle Aspekte zu bedenken. Ihre Anke Kolb-Leistner RAin/FAStR 04 Hintergrund Fakten zum Forderungsmanagement Die verschiedenen Formen des Forderungsmanagements sollten Steuerberater kennen, um für sich das optimale Modell zu finden. 06 Steuerberater im Fokus Modernes Forderungsmanagement in Steuerkanzleien Steuerberater haben andere Bedürfnisse und Anforderungen an ein Forderungsmanagement als mittelständische Unternehmen. RA Hans-Günther Gilgan 11 Die wichtigsten Fragen Ein externes Forderungsmanagament bietet zahlreiche Vorteile. Die Degev steht Rede und Antwort. IMPRESSUM Redaktionsanschrift: Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co. KG Hindenburgstraße 64, Freiburg Tel.: 07 61/ Redaktion: RAin/FAStR Anke Kolb-Leistner (Chefredakteurin), Tel.: -213, Fax: , Rüdiger Frisch, Tel.: -214, Fax: , Cecilia Hardenberg, Tel.: -950, Fax: , Haufe Fachmedia GmbH & Co. KG Im Kreuz 9, Würzburg Geschäftsführer: Reiner Straub Herstellung: Grafik/Layout: Maria Nefzger, Hanjo Tews Druck: Echter Druck, Würzburg Anzeigen: Anzeigenverkaufsleiter: Bernd Junker, Tel.: 09 31/ , verantwortlich für Anzeigen, Fax: -477, Anzeigendisposition: Yvonne Göbel, Tel.: 09 31/ , Fax: -477, 12 Erfahrungsbericht Mehr Zeit für Mandaten Einige Steuerkanzleien lassen sich bereits durch einen externen Dienstleister bei der Honorareintreibung unterstützen. Zwei Steuerberater berichten über ihre Erfahrungen und die Reaktionen ihrer Mandanten. 13 Checkliste: Auswahl eines Factoring-Dienstleisters Wichtige Aspekte, auf die Steuerberater achten sollten, bevor sie sich für die Auslagerung ihres Honorarmanagements entscheiden. 9 _ 08 PraxisRatgeber 3

4 PRAXISRATGEBER Modernes Forderungsmanagement Hintergrund Fakten zum Forderungsmanagement Als alternative Finanzierungsform ist Factoring im Mittelstand längst bewährt. Es zielt darauf ab, Forderungsausfälle so gering wie möglich zu halten und die Liquidität zu verbessern. Weniger bekannt ist, dass ein externes Forderungsmanagement (Full-Service-Factoring) bei Steuerberatern eine erhebliche Zeitentlastung und Verbesserung der Mandantenbeziehung bewirken kann. Verrechnung und Full-Service-Factoring kombinieren Um alle Vorteile optimal zu nutzen, ist eine Kombination von reiner Verrechnung und Full-Service-Factoring sinnvoll. Leistung Reines Factoring Reines Forderungsmanagement Full- Service- Factoring Reduzierung der Außenstände X X Höhe der Auszahlung von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich Zinsersparnis X X Höhe der Auszahlung von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich Opportunitätsertrag X X Höhe der Auszahlung von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich Ausfallschutz durch X X Delkredereschutz sollte 100 Prozent der Forderung betragen Kreditversicherung Zeitersparnis und Entlastung X X Konzentration auf Kernkompetenz Produktivitätsgewinn X X Konzentration auf Kernkompetenz Liquiditätssicherheit X X Zahlungsströme sind planbar Bonitätstransparenz des Mandantenportfolios Entspannung des Mandantenverhältnisses Info X X Objektive Ableitung von Handlungsweisen und Argumentation gegenüber Mandanten X X durch die Trennung zwischen dem Mandantenverhältnis und dem Forderungsmanagement Ohne Mandanteneinwilligung X Durchgängigkeit in Kanzleiorganisation Bearbeitung und Abwicklung X Durchgängigkeit in Kanzleiorganisation von Vorschüssen Zertifizierungsvorteil X X X Dokumentation vorhanden Ratingvorteile (Basel II) X X Höhere EK-Quote durch Bilanzverkürzung 4 PraxisRatgeber 9 _ 08

5 Man unterscheidet in Deutschland das im Markt angebotene echte Factoring (Kauf der Forderung und Übernahme des kompletten Ausfallrisikos durch den Factor) vom unechten Factoring (Beleihung der Forderung, wobei der Ausfall, das Delkredererisiko, beim Factoring-Nehmer (Steuerberater) verbleiben würde). Ein Forderungskauf des echten Factoring bedeutet, dass der Factoring-Nehmer (Steuerberater) dem Factor eine (Honorar-) Forderung andient. Daraufhin prüft der Factor die Bonität des Mandanten und informiert den Steuerberater über das Ergebnis. Falls die Bonitätsauskunft negativ ist, ist dies für den Steuerberater ein wichtiger Hinweis und gibt ihm eine Argumentationsgrundlage, für diesen Mandanten eventuell nur noch gegen Vorschuss tätig zu werden. Bei positiver Bonität wird der Factor die Forderung kaufen und sie dem Steuerberater auszahlen, grundsätzlich abzüglich eines Sicherungseinbehalts. Hier lohnt sich ein Vergleich der Factoringanbieter, da nicht jeder einen solchen Sicherungseinbehalt verlangt und die Schnelligkeit der Zahlung durch den Factor und die Gebühren für das Factoring erheblich schwanken. Der Factor übernimmt dann das Mahnwesen. Erst wenn der Mandant an den Factor gezahlt hat oder die Kreditversicherung einspringt, erhält der Steuerberater die Restzahlung. Forderungsmanagement: mehr als nur Forderungsverkauf Ein externes Forderungsmanagement kann mehr bedeuten als ein bloßer Forderungsverkauf. Es gibt verschiedene Ausprägungen. So können lediglich einzelne Forderungen an einen Factor abgetreten werden, die dieser dann einzieht. Es kann aber auch die komplette Honorarabrechnung und -verwaltung an ein externes Forderungsmanagement delegiert werden. Unterschieden wird beim echten Factoring zwischen dem Full-Service-Factoring und dem Inhouse-Factoring. Beim Inhouse-Factoring, auch Eigen-Service oder Bulk-Factoring genannt, verbleibt die Debitorenbuchhaltung bei der Steuerkanzlei.» Vorteile des Full-Service-Factorings Wer das gesamte Honorarmanagement durch einen externen Dienstleister organisieren lässt, erzielt viele positive Effekte. Reduzierung der Außenstände Reduzierung der durchschnittlichen Forderungslaufzeit Zinsersparnis von Kontokorrentzinsen Opportunitätsertrag aus möglichen Investitionen Wegfall von Forderungausfällen Zeitersparnis und Nervenschonung für Inhaber und Angestellte Steigerung der Honorarumsätze, da sich Inhaber und Personal auf das Kerngeschäft konzentrieren können Verbesserung des Ratingergebnisses Wertsteigerung der Kanzlei durch transparente und gesicherte Zahlungsströme Wertsteigerung der Kanzlei durch nachweisbare Bonität der Mandanten Erreicht wird so in erster Linie eine Verbesserung der Liquidität. Denn der Factor zahlt sofort nach dem Kauf der Rechnung und nicht erst Wochen später, wenn der Mandant das Geld überweist. Beim Full-Service-Factoring übernimmt das externe Forderungsmanagement zusätzlich den Druck und Versand der Rechnungen, prüft Zahlungseingänge und führt das komplette Mahnwesen durch. Dies gilt bei eini- Entspannung des Mandantenverhältnisses, da bei Zahlungsverzögerung der Factor der Mahnende ist und nicht der Steuerberater. Wird die Bonität eines Mandanten durch den Factor verneint, so hat der Steuerberater ein objektives Argument, um einen Vorschuss zu fordern Qualitätssiegel: Eine feste Zusammenarbeit mit einem Factor dokumentiert nach außen, dass die Kanzlei über eine gute Bonität verfügt Professionelles Auftreten dem Mandanten gegenüber durch genaue Zahlungsziele und akkurates Mahnwesen Zertifizierungsmerkmal: Wird eine Zertifizierung der Kanzlei angestrebt, so ist beim Full-Service-Factoring der Bereich Forderungsmanagement bereits optimal aufgestellt. gen Anbietern auch für Forderungen, die der Factor nicht ankauft, etwa aus Gründen fehlender Bonität. Dies führt zusätzlich, neben einer Verbesserung der Liquidität, auch zu einer erheblichen Zeitersparnis. Einen derartigen Service, wie auch den Rechnungsdruck und Versand bieten nicht alle Factoring-Unternehmen an auch hier lohnt ein Vergleich (Siehe Checkliste S. 13).» InternetTipp: Dass ein externes Forderungsmanagement jeder Kanzlei Zeit und Geld sparen kann, liegt auf der Hand. Eine Kanzleiexpertise, die dokumentiert, wie hoch die Effizienzvorteile für Ihre Kanzlei sind, können Sie unter anfordern. 9 _ 08 PraxisRatgeber 5

6 PRAXISRATGEBER Modernes Forderungsmanagement in Steuerkanzleien Hintergrund Honorare effizient einziehen Gerade in Zeiten sinkender Zahlungsmoral ist ein gutes Forderungsmanagement besonders wichtig. In einer Steuerkanzlei stellt es sicher, dass die Honorare möglichst effizient, schnell und sicher eingetrieben werden. Die Neufassung des 64 Abs. 2 StBerG ermöglicht es Steuerberatern, sich für das Honorarmanagement eines professionellen Forderungsmanagement-Dienstleisters zu bedienen. Ein modernes Forderungsmanagement erspart dem Steuerberater Kosten, die durch Mahnungen oder Zahlungsausfälle entstehen können. 6 PraxisRatgeber 9 _ 08

7 Das Zahlungsverhalten der Auftraggeber von Steuerberatern verschlechtert sich zunehmend. Zahlungsfristen zwischen 30 und 60 Tagen sind in Deutschland die Regel, im europäischen Ausland gar bis zu 100 Tagen. Die Position Forderung aus Lieferung und Leistung macht in mehr als 30 Prozent den größten Posten der Bilanzsumme aus. Das EU-Parlament schätzt, dass gut 25 Prozent aller Insolvenzen auf verspätete Zahlungen zurückzuführen sind. Die EU plant daher, die Zahlungsfristen im privaten Handel künftig auf 21 Tage zu beschränken. Die Gründe für die abnehmende Zahlungsmoral, auch gegenüber dem Steuerberater, sind vielfältig. Ein wesentlicher Grund, neben der angespannten wirtschaftlichen Situation des Auftraggebers, ist vor allem die Scheu des Steuerberaters, seine berechtigten Forderungen und Verzugszinsen einzutreiben aus Angst, er könnte den Auftraggeber verlieren. Vielfach sind es aber auch die Skrupel des Steuerberaters, einem Auftraggeber, den man seit Jahren kennt und betreut hat, durch konsequentes Eintreiben der Rückstände schlimmstenfalls den Rest zu geben. Gleichwohl gerät der Steuerberater zunehmend unter Handlungsdruck, will er nicht in Hinblick auf sein ausstehendes Honorar selbst in eine Krisensituation schlittern. Davor kann jedoch ein konsequent betriebenes Forderungsmanagement schützen. Ziel eines modernen Forderungsmanagements ist es, das Risiko von Forderungs- und damit Liquiditätsausfällen bereits von vornherein zu minimieren. Dabei sind folgende Phasen zu unterscheiden: 1. Auftrag nachweisbar dokumentieren Grundlage des Honoraranspruchs ist nicht die Berechnung, sondern der Steuerberatungsvertrag. Er ist zwar an keine besondere Form gebunden, jedoch empfiehlt es sich dringend, den Vertrag schriftlich zu dokumentieren, damit auch nach längerer Zeitspanne noch klar nachvollziehbar ist, worin die gegenseitigen Verpflichtungen und Rechte der Vertragsparteien bestehen. Der BGH hat geurteilt, dass der Abschluss mündlicher Verträge angesichts der Bedeutung und des Vertrauens, das durch den Vertrag begründet wird absolut unüblich ist. Neben der vertraglich zu erbringenden Dienstleistung ist zugleich nach Möglichkeit auch das Honorar zu regeln. So lassen sich unliebsame Überraschungen nach längerer Bearbeitungsdauer von vornherein vermeiden. Nach 8 StBGebV kann der Steuerberater für seine Dienstleistung jederzeit bis zur Erledigung oder Beendigung der Angelegenheit einen Vorschuss (Abschlag nach Bearbeitungsfortschritt, monatliche Abschlagszahlung) fordern. Hiervon sollte unbedingt Gebrauch gemacht werden (zu den Besonderheiten siehe Punkt 10, Seite 10). Zur Erleichterung des Zahlungsvorgangs ist die Erteilung einer Einzugsermächtigung durch den Mandanten ratsam. 2. Planung von Einnahmen und Ausgaben im Rahmen eines Finanzplans Es empfiehlt sich, die zu erwartenden Einnahmenzuflüsse in realistischer Einschätzung in der Finanzplanung für die Kanzlei zu berücksichtigen. Forderungsausfälle können die wirtschaftliche Existenz des Steuerberaters gefährden. Die zunehmende Anzahl der Verfahren auf Widerruf der Bestellung wegen Vermögensverfalls belegen dies eindrucksvoll. Davor kann eine fundierte Bonitätsprüfung der Mandanten schützen (siehe unten, Punkt 3). Steuerberater, die diese Arbeit nicht selbst übernehmen möchten, sollten über die Zusammenarbeit mit einem Factorer nachdenken. Denn dann prüft der Factorer automatisch die Bonität. Auch bieten einige Factorer eine Kreditausfallversicherung an. 3. Bonität der Auftraggeber prüfen Bereits vor Annahme eines Auftrags sollte der Steuerberater die Bonität des Auftraggebers prüfen. In dieser Phase kann er dabei im Wesentlichen nur auf externe Informationsquellen wie z.b. Auskünfte von Wirtschaftsauskunfteien, Banken und der Schufa zurückgreifen oder Einsicht in veröffentlichte Jahresabschlüsse nehmen, soweit es sich beim Auftraggeber um eine Kapitalgesellschaft handelt. Für Kanzleien, die mit einem Factorer zusammenarbeiten, übernimmt dieser die Bonitätsprüfung. Im Rahmen eines bereits bestehenden Mandats stehen dem Steuerberater darüber hinaus auch interne Informationsquellen zur Verfügung. Insbesondere aus dem Rechnungswesen des Auftraggebers lassen sich Gründe für dessen Liquiditätsprobleme ableiten. Dabei handelt es sich insbesondere um die Zahlungsfähigkeit und das Zahlungs-... von Steuerberatern für Steuerberater Auszahlung 36 h nach Rechnungstellung 100 % Auszahlung 100 % Ausfallschutz Forderungsmanagement auch für nicht angekaufte Rechnungen Abwicklung von Vorschüssen Rechnungsdruck und Versand Ankauf Altforderungen bis 180 Tage Reine Verrechnung inkl. Rechnungsdruck, Versand und komplettem Forderungsmanagement auch ohne Mandanteneinwilligung Sensibles Forderungsmanagement mit mündlichen Mahnstufen Digitale Abwicklung mehr? Infoveranstaltungen auf

8 PRAXISRATGEBER Modernes Forderungsmanagement in Steuerkanzleien Blick in die Praxis Wie oft im Jahr werden Honorarsenkungen angesprochen? Einzelkanzlei Sozietät Partnerschaft StB-Gesellschaft verhalten der Kunden des Auftraggebers: Welches vereinbarte Zahlungsziel nehmen sie in Anspruch? Wird das Zahlungsziel überschritten und wenn ja, wie oft? Beantragt der Kunde Zahlungsaufschub? Waren oder sind Inkasso-Maßnahmen notwendig? Hinzu kommen Erkenntnisse aus dem Unternehmen selbst, etwa Auftragsrückgang (Frühindikator) Umsatzrückgang (daraus folgend) Ertragsrückgang (z.b. Kostenanstieg) Liquiditätsengpass (Zahlungsstockung, Zahlungsunfähigkeit) Quelle: Autor Honorarpolitik Einwand Entgegnung Zu teuer Gegenfragen: Warum? Welche Leistungen? Grund der Unzufriedenheit erforschen Nutzen der Dienstleistung für Mandant verdeutlichen Ratenzahlung anbieten Auftrag neu bestimmen Entwicklung und Darstellung eines Leistungskatalogs Woanders ist es billiger Leistungspaket erläutern Leistungsvergleich Qualitätsvergleich Qualifikationsvergleich Haftung Das ist doch Service Fremdvergleich mit anderen Branchen Hinweis auf Beratungsvertrag Bonbons Das macht alles der PC Leistung aktiv darstellen Hinweis, dass PC nur Routinearbeiten übernimmt und Freiräume für wichtige Arbeiten schafft Honorar höher als Steuererstattung Klarstellen, dass die Dienstleistungen und nicht der Erfolg honoriert werden Eigenerstellung anbieten Mandat kündigen Es ist also ratsam, die Entwicklung in den vorgenannten Bereichen kontinuierlich zu beobachten. Als Frühindikator für die Bonitätssituation könnte eine eigene Analyse im Rahmen der Finanzbuchhaltung durch die Mitarbeiter dienen. Zum Beispiel bietet es sich an, nicht nur die vergangenheitsbezogenen Status der Buchhaltung zu analysieren, sondern auf Entwicklungen und Trends zu achten. Hier sind insbesondere Änderungen im Zahlungsverhalten des Mandanten gegenüber dessen Lieferanten interessant (Ausweitung von Zahlungszielen, Anstieg der Verbindlichkeiten etc.). Auch ist die Liquiditätsentwicklung des Mandanten zu beobachten. Dies und weiteres kann z.b. einer Auswertung des Controlling-Reports (Datev) turnusmäßig entnommen werden. 4. Leistung strukturiert erfassen Als eine Voraussetzung für die ordnungsgemäße Abrechnung einerseits und die Kalkulation des Auftrages andererseits ist eine strukturierte Leistungserfassung durchzuführen. Zur evtl. erforderlichen Begründung von Ein-Zehntel-Sätzen im Rechtsstreit ist dies unerlässlich. Es bietet sich daher an, eine Zeiterfassung für alle Aufträge und von allen Mitarbeitern (möglicherweise beschränkt auf die Leistungsersteller excl. Sekretariat o. Ä.) durchzuführen. Eine Strukturierung könnte sich an den gemäß StBGebV abzurechnenden Gebührenpositionen orientieren. Weiterhin könnte eine Aufteilung in Hauptleistungen, Vorarbeiten etc. und ggf. nicht abrechenbare Zeiten vorgenommen werden. Je nach Art und Umfang des Auftrages einerseits sowie der Anzahl der mit dem einzelnen Auftrag befassten Mitarbeiter andererseits, bieten sich rein handschriftlich erfasste Daten-, Mandatsblätter oder EDV-gestützte 8 PraxisRatgeber 9 _ 08

9 Systeme an. Diese wiederum haben den Vorteil, dass eine spätere Auswertung ebenfalls per EDV erfolgen kann (Kalkulation, Faktura, Zeitnachweis zur Rechnung etc.). 5. Rechnung zeitnah und ordnungsgemäß erstellen Sobald die vertraglich geschuldete Leistung erbracht ist, sollte sie in Rechnung gestellt werden. Dabei ist insbesondere auf die Einhaltung der Formvorschriften der StBGebV und des UStG zu achten. Jede Ungenauigkeit, jeder formale Fehler kann vom Mandanten dazu genutzt werden, die Zahlung hinauszuzögern oder zu verweigern. Dies gilt vor allem, wenn der Mandant im Rahmen eines Beitreibungsverfahrens anwaltlich vertreten wird. Letztlich können solche Verzögerungen sogar die Gefahr der Verjährung heraufbeschwören. Folgende Angaben gehören in eine Rechnung: a) Pflichtangaben nach 14 Abs. 4 UStG sind: Name und Anschrift von Kanzlei und Auftraggeber, Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Kanzlei, Ausstellungsdatum, fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer, Art der erbrachten Leistungen, Zeitpunkt der Leistung, Honorar, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen, Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung. b) Pflichtangaben nach 9 StBGebV: Berechnung und Spezifikation der Leistung, insbesondere Beträge der einzelnen Gebühren, Auslagen und Vorschüsse Bezeichnung des jeweiligen Gebührentatbestandes, der Auslagen sowie der angewendeten Vorschriften der StBGebV Bei Wertgebühren die Angabe des Gegenstandswertes Angabe des (Gesamt-) Betrags der Entgelte für Post- und Telekommunikationsleistungen Unterschrift des Steuerberaters c) Zweckmäßige Angaben Bezug zu Auftrag vom... Das Wort Rechnung in der Betreffzeile Rechnungsbetrag (Brutto) Angabe eines konkreten Zahlungsziels Angabe der Bankverbindung 6. Vereinbarung kurzer Zahlungsziele Bei der Bestimmung des Zahlungsziels sollte sich der Steuerberater an die gesetzlichen Vorgaben halten. Die Honorarforderung des Steuerberaters ist eine Entgeltforderung i.s.d. 286 Abs. 3 BGB. Dies hat zur Folge, dass der Auftraggeber u. a. dann ohne Mahnung in Verzug gerät, wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist oder der Auftraggeber nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung leistet. Ist der Auftraggeber Verbraucher i.s.d. 13 BGB, gilt dies nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung bzw. Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist. Deshalb ist es ratsam, die Zahlung zu einem bestimmten Termin zu verlangen oder den Zugang der Rechnung nachweisbar zu gestalten. In jedem Fall ist die Fälligkeit der Rechnung Voraussetzung, d.h. der Auftrag muss erledigt oder die Angelegenheit beendigt sein, 7 StBGebV. Das Zahlungsziel sollte 30 Tage nicht überschreiten. 7. Zahlungseingänge kontrollieren Der Steuerberater muss sicherstellen, dass Zahlungstermine und Zahlungsbeträge im Rechnungswesen genauestens überwacht werden. Der Auftraggeber erwartet von seinem Berater zu Recht pünktliche und einwandfreie Dienstleistung. Im Gegenzug darf der Berater die Einhaltung der vereinbarten Zahlungsziele erwarten. Deshalb sollte er den Zahlungseingang regelmäßig anhand der Kontoauszüge kontrollieren. 8. Organisation des Mahnwesens Steuerberater scheuen sich vielfach, ihre Honorare beizutreiben. Dahinter steht die Angst, Mandanten zu verlieren. Umgekehrt gilt aber: Fehlt ein effektives Mahnwesen oder werden die Zahlungsaufforderungen sehr zurückhaltend gehandhabt, geht das Honorar leicht endgültig verloren. Es sollte in den Verträgen eindeutig geregelt werden, wann

10 PRAXISRATGEBER Modernes Forderungsmanagement in Steuerkanzleien die Zahlungen fällig sind (siehe Punkt 6, Seite 9) und welche Folgen die Nichtzahlung bei Fälligkeit hat (Verzugszinsen). Die Rechnungen sollten auf Wiedervorlage gelegt werden, um rechtzeitig reagieren zu können. Folgender Ablauf empfiehlt sich: Zahlungserinnerung Erste, zweite und dritte Mahnung Gerichtlicher Mahnbescheid Vollstreckungsbescheid Dem Steuerberater wird empfohlen, sein Vorgehen danach zu differenzieren, ob der Auftraggeber zahlungsunfähig oder -unwillig ist. Im Falle der Zahlungsunfähigkeit kann es angebracht sein, das Honorar zu stunden oder Ratenzahlung zu vereinbaren, notfalls aber auch schriftlich auf die insolvenzrechtliche Rechtslage hinzuweisen. Ist der Auftraggeber dagegen zahlungsfähig, aber zahlungsunwillig, ist für ein Entgegenkommen durch den Steuerberater kein Raum. Er sollte sein Honorar notfalls auf dem Rechtsweg geltend machen und durchsetzen. 9. Abtretung / Factoring 64 Abs. 2 StBerG erlaubt dem Steuerberater unter Beachtung der Schweigepflicht die Abtretung von Forderungen an die in 3 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 StBerG genannten Personen, also vor allem an andere Steuerberater und Rechtsanwälte, ohne dass der Mandant zustimmen muss (s. auch BGH, Urteil v , IX ZR 189/05). Soweit der Steuerberater aber seine Honorare über eine Verrechnungsstelle einziehen lassen möchte, die nicht zu den in 3 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 StBerG genannten Personen gehört, muss die Forderung entweder tituliert sein (Urteil oder Vollstreckungsbescheid) oder der Mandant hat der Abtretung vorher ausdrücklich zugestimmt. Bisher konnten Steuerberater ihre Honorarforderungen nur dann an Dritte abtreten, wenn die Forderung rechtskräftig festgestellt war und der Mandant der Abtretung zugestimmt hatte. Durch eine Neuregelung des 64 Abs. 2 Satz 1 im Rahmen des 8. StBÄndG ist seit April dieses Jahres die Abtretung und die Übertragung der Einziehung von Honorarforderungen möglich. In Kenntnis dieser durch das 8. StBÄndG geplanten Anpassung hat sich am 24. Mai 2006 die Deutsche Genossenschaftliche Empfehlungen 1. Abrechnungsgrundlagen klären (StBGeBV oder Vereinbarung) 2. Honorar vorkalkulieren, ggf. Vorschuss vereinbaren 3. Honorarfrage vor Aufnahme der Tätigkeit besprechen 4. Leistung erfassen und Fakturierungsprogramm einsetzen 5. Eintritt der Fälligkeit sicherstellen 6. Zeitnah und ordnungsgemäß abrechnen 7. Zahlungseingang überwachen 8. Klären, ob Mandant zahlungsunwillig oder zahlungsunfähig ist 9. Stundung/Ratenzahlung prüfen 10. Schuldanerkenntnis einholen (Verjährungsunterbrechung) 11. Mandatskündigung prüfen 12. In Krisensituationen Bargeschäfte vereinbaren 13. Bei Insolvenz Kontakt mit Insolvenzverwalter aufnehmen Alternative: Auslagerung an einen professionellen Dienstleister Verrechnungsstelle für Steuerberater (Degev eg) gegründet (vergl. BBKM 7/2006, S. 184 ff ). Damit besteht für die Berufsangehörigen jetzt die Möglichkeit, ihre Honorare über die Degev abzuwickeln. Angesichts von Erhebungen über Honorarrückstände im Berufsstand und der nicht unbeträchtlichen Inanspruchnahme von Arbeitszeiten in der Kanzlei für das Betreiben eines effektiven Forderungsmanagements stellt diese Neuregelung einerseits eine wesentliche zeitliche Entlastung dar. Andererseits handelt es sich um ein interessantes Finanzierungsinstrument für die Berufsangehörigen, auch wenn es zunächst ein ungewohnter Gedanke sein mag. 10. Forderungsbesicherung Der Steuerberater sollte seine Forderungen mit den ihm zur Verfügung stehenden Mitteln sichern. Hier kommt insbesondere der Vorschuss in Betracht. Steuerberater, die ihr Forderungsmanagement auslagern möchten, sollten beachten, dass im Rahmen des Factorings nur Rechnungen gefactort werden können, bei denen die Leistung erbracht und abgerechnet wurde. Somit sind Vorschüsse grundsätzlich bei Factoringgesellschaften von der Bearbeitung ausgeschlossen. In manchen Fällen, etwa bei Buchführungsvorschüssen, kann im Rahmen einer monatlichen Pauschalgebühr die erbrachte Leistung abgerechnet und somit factorbar gemacht werden. Dies ist jedoch nicht immer möglich, etwa bei Vorschüssen für die Bilanzerstellung. Bei einem reinen Factoring verbleibt deswegen der Aufwand für die Überwachung der Vorschüsse in der Kanzlei. Nur Anbieter, die über das Factoring hinaus auch reine Verrechnungsleistungen erbringen, etwa die Degev, entlasten die Kanzlei auch in diesen Fällen und erstellen die Vorschussrechnungen, überwachen sie und mahnen sie, soweit erforderlich. Damit liegen dem Steuerberater alle notwendigen Daten auf Abruf zur Erstellung seiner Rechnung vor, deren Restbetrag zum Factorn angedient werden kann. Hans-Günther Gilgan Der Autor ist Rechtsanwalt und Geschäftsführer des Steuerberaterverbands Westfalen-Lippe. 10 PraxisRatgeber 9 _ 08

11 Externes Forderungsmanagement Die wichtigsten Fragen Auch wenn steuerliche Berater durch ihre Mandanten mit dem externen Forderungsmanagement vertraut sind, ist vielen Beratern unklar, wie ein Forderungsmanagement aussehen kann, das auf die speziellen Bedürfnisse von Steuerkanzleien zugeschnitten ist. Exemplarisch beantwortet die Deutsche genossenschaftliche Verrechnungsstelle für Steuerberater e. G. (Degev) die häufigsten Fragen. 1. Wie werden die Rechnungsdaten übertragen? Mithilfe einer Schnittstelle werden die Rechnungsdaten digital übermittelt. Alternativ lassen sich über unser Web-Portal und das Rechnungsschreibungsprogramm die Rechnungsdaten direkt eingeben. Da dort eine Gebührentabelle hinterlegt ist, ist eine Kanzleisoftware nicht zwingend notwendig. 2. Wie wird durch das Factoring die Kanzleiliquidität optimiert? Modernste Software und Technik ermöglichen eine rasche Auszahlung. Grundsätzlich wird der Gegenwert 36 Stunden nach Eingang der Rechnungsdaten in voller Höhe dem Kanzleikonto gutgeschrieben. Die Degev verzichtet auf den sonst marktüblichen Sicherheitsabschlag von bis zu 30 Prozent, somit verbleiben keine Außenstände. Das erspart den Abstimmungsprozess in der eigenen Finanzbuchhaltung und Opportunitätskosten in Form entgangener Zinsen auf den Sicherungseinbehalt. Gleichzeitig ist die Forderung zu 100 Prozent vor dem Ausfall geschützt. Hierzu wird die Bonität der Mandanten geprüft. Das Ergebnis wird dem Steuerberater mitgeteilt: Ist die Bonitätsprüfung negativ, kann er noch rechtzeitig Maßnahmen ergreifen. 3. Was ist, wenn die Forderung nicht angekauft wird, weil die Bonitätsprüfung eines Mandanten negativ ist? Selbst dann übernimmt die Degev das gesamte Forderungsmanagement und zahlt nach Geldeingang sofort an den Steuerberater. Das ist im Wert der Degev-Dienstleistung bereits enthalten. 4. Wie kommt die Rechnung zu meinem Mandanten? Er erhält sie von der Degev auf deren Briefpapier, inklusive aller Angaben wie in der Ursprungsrechnung. Auf Wunsch kann die Steuerkanzlei Einfluss auf die Gestaltung des Rechnungsformulars nehmen. Sie kann aber auch die Rechnungen weiterhin selbst stellen, dann bleibt das Forderungsmanagement in der Kanzlei (Inhouse-Factoring). 5. Was ist am Forderungsmanagement der Degev das Besondere? Das von der Degev entwickelte Sensible Forderungsmanagement schützt das Vertrauensverhältnis zum Mandanten. Deshalb kontaktiert die Degev während des außergerichtlichen Mahnverfahrens telefonisch den Mandanten im Rahmen der zweiten Mahnstufe. Ziel ist es, herauszufinden, warum die Zahlung nicht erfolgt ist und eventuell eine gestaffelte Ratenzahlung zu vereinbaren. Sollte ein Einwand vorliegen (z.b. Rechnungshöhe), erfährt der Steuerberater sofort davon. Nach dem Rechnungsankauf kann dieser noch bestimmen, was passiert und bis zum Schluss eingreifen. Der Stand des Forderungsmanagements kann jederzeit online eingesehen werden, der Steuerberater hat Zugang zu allen relevanten Informationen. 6. Müssen die Mandanten dem Factoring zustimmen? Ja, das regelt der neue 64 (2) StBerG. Unabhängig von der Kanzleigröße und der Region beträgt die Mandantenakzeptanz über 90 Prozent. Die Degev unterstützt die Einholung der Mandanteneinwilligung, etwa durch Musterschreiben und Leitfäden. 7. Müssen die Mandanten der reinen Verrechnungsleistung zustimmen? Nein, die Degev hat dies rechtskonform gelöst. Das Forderungsmanagement ohne Ankauf unterscheidet sich vom Full-Service-Factoring dahingehend, dass zwar kein Ankauf erfolgt und die Rechnung nicht kreditversichert ist, doch dafür können auch Vorschüsse abgewickelt werden. Der Mandant muss nicht zustimmen, die Kosten sind geringer. 8. Ist das Full-Service-Factoring mit der Verrechnungsleistung kombinierbar? Ja, nur bei Degev. 9. Erwirbt Degev Altforderungen? Ja, bis zu einem Alter von 180 Tagen. Für ältere Forderungen kann das Forderungsmanagement übernommen werden. Zudem werden auf Wunsch auch titulierte Bestandsforderungen sowie Forderungen gegen Mandanten im Ausland abgewickelt. 10. Muss eine Kanzlei einen Jahresmindestumsatz oder eine Mindestrechnungsgröße haben, um von der Degev akzeptiert zu werden? Gründungsgedanke der Degev war es, jedem Steuerberater-Kollegen Zugang zum Factoring und Forderungsmanagement zu gewähren. Allen Steuerkanzleien steht das Angebot der Degev zur Verfügung, unabhängig vom Jahresumsatzes und der Rechnungshöhe. Erfahrungsgemäß ist es aus gebühren- und liquiditätstaktischen Gründen sinnvoller, mehrere Rechnungen mit geringeren Beträgen als eine mit einem hohen Betrag zu stellen. 11. Worin unterscheidet sich Ihre Leistung von denen anderer Anbieter? Sensibles Forderungsmanagement Übernahme von Altforderungen bis zu einem Alter von 180 Tagen Verrechnungsstelle mit Forderungsmanagement, nicht nur Factoring Flexibilität und Produktkombinationsmöglichkeiten Digitale Übermittlung, unabhängig von der Kanzleisoftware 100 Prozent Auszahlung Kein Mindestjahresumsatz und keine Mindestrechnungshöhe 9 _ 08 PraxisRatgeber 11

12 PRAXISRATGEBER Erfahrungsbericht Forderungsmanagement Mehr Zeit für Mandanten Nicht bezahlte Rechnungen gehören zum Alltag vieler Steuerberatungskanzleien. Die Gründe dafür sind vielfältig, doch eines ist gewiss: Werden die Rechnungen nicht bezahlt, muss gehandelt werden, wobei auch viel Arbeitszeit für die entsprechenden Mahnungen auf der Strecke bleibt. Zeit, die auch gut in die Beratung der Mandanten investiert werden könnte. Durch eine entsprechende Auslagerung ersparen sich Steuerberater Stress und die Mandanten begleichen ihre Rechnungen schneller. Für Steuerberaterin Ulrike Gruszecki aus dem nordrhein-westfälischen Herford gehörte bis 2007 die Erstellung, der Versand und die Kontrolle von Rechnungen zum Alltagsgeschäft. Doch einige Mandanten ignorierten die Rechnung ihrer Steuerberaterin. Zahlungsverzögerungen waren alltäglich mit allen Konsequenzen. Hier musste Gruszecki nachhaken und schickte schriftliche Mahnungen an ihre Mandanten, teilweise hat sie mit ihnen auch telefoniert. Wenn ich sie angerufen habe, war ihnen das peinlich, so Gruszecki. Zwar zahlten einige der Mandanten nach der ersten Mahnung, doch oft sei das Geld erst nach sieben bis neun Monaten auf dem Geschäftskonto der Kanzlei eingetroffen. Aber das ist vorbei. Seitdem ist die Steuerberaterin Mitglied der Degev und hat das Komplettprogramm gebucht: Druck, Versand und Kontrolle der Rechnungen, die Abtretung der Altforderungen und die Übernahme des Risikos im Falle eines Totalausfalls. Versprochen hat sich Gruszecki von dem Degev-Beitritt eine Reduzierung der Forderungsausfälle. Ebenso wollte sie den Aufwand verringern, der mit der Rechnungserstellung und den Mahnungen einhergeht. Zudem beabsichtigte sie, sich verstärkt auf die Beratung der Mandanten zu konzentrieren. hat sich dies für die Kanzlei gerechnet. Zwar sei seit dem Beitritt die Wochenarbeitszeit nicht gesunken, allerdings haben Ulrike Grusicki und ihre Mitarbeiter mehr Zeit für die Mandanten. Auch Steuerberater Klaus Beyer aus Düren in Nordrhein-Westfalen wollte dem Forderungsmanagement seiner Kanzlei weniger Zeit opfern: Pro Monat habe ich zwischen fünf und sechs Stunden in das Forderungsmanagement investiert, heute sind es monatlich rund 30 Minuten, erklärt Beyer. Seit Mai 2008 nutzt er die Degev-Dienste Druck, Versand und die Kontrolle der Rechnungen sowie das Honorarmanagement. Die erwünschte Entlastung im Bereich der Verwaltung sei eingetreten, Beyer und seine Mitarbeiter können sich noch stärker um die Mandanten kümmern. Auch das Verhältnis zu seinen Mandanten habe sich seitdem positiv entwickelt. Beyer führt dies darauf zurück, dass seine Kanzlei den Mandantenservice verbessert habe. Früher waren Mahnungen Teil des Alltagsgeschäfts. Hier haben wir unsere Mandanten in die Kategorien A, B und C eingeteilt, erklärt Beyer. Meist war er auch erfolgreich, denn nach der ersten Mahnung überwiesen rund 60 bis 70 Prozent das Geld. Bei einigen Mandanten sei auch eine dritte Mahnung notwendig gewesen. Im Schnitt, so der Steuerberater, habe es zwischen 45 bis 60 Tage gedauert, bis das Geld auf dem Konto war. Manchmal musste Beyer Forderungsausfälle verkraften, die jährlich bei rund zwei Prozent lagen. Mit der Übernahme durch die Degev bewegen sie sich gegen Null, so der Steuerberater. Die Kollegen von Gruszecki und Beyer beobachten beide und warten ab. Doch eines sei klar, so Steuerberater Beyer: Unbezahlte Rechnungen sind ein Problem in der Branche. Keiner der Mandanten ist abgesprungen Nach ihrem Beitritt zur Degev hat Gruszecki ihre Mandanten darüber informiert. Mit ihrer Unterschrift erklärten sich die Klienten damit einverstanden, dass sie künftig die Kanzleirechnungen und Mahnungen von der Degev erhalten. Keiner ihrer Mandanten ist wegen ihres Beitritts zur Degev abgesprungen. Heute liegt der Anteil der Mandanten, die die Rechnungen von der Genossenschaft erhalten, bei 80 Prozent. Die restlichen 20 Prozent haben der Steuerberaterin eine Einzugsermächtigung erteilt. Obwohl nicht alle Klienten der Degev-Variante zugestimmt haben, Durch Auslagerung des Forderungsmanagements bleibt dem Steuerberater mehr Zeit für den Mandanten. 12 PraxisRatgeber 9 _ 08

13 Checkliste PRAXISRATGEBER Checkliste: Welche Punkte bei der Auslagerung des Honorarmanagements Ihrer Kanzlei zu beachten sind Steuerberater, die durch Einschaltung eines externen Dienstleisters ihre Produktivität und ihre Liquidität erhöhen wollen, sollten sorgfältig prüfen, welcher der Factoring-Anbieter ihren individuellen Bedürfnissen am besten gerecht wird. Diese Checkliste steht Ihnen in erweiterter Form zum Download als Arbeitshilfe unter zur Verfügung. Dort ist sie um Felder zur Eintragung der Leistungsmerkmale ergänzt, so dass Sie sie als Gesprächsgrundlage für Ihre Verhandlungen mit den Factoring-Anbietern nutzen können. 1. Zeitvorteil durch externes Forderungsmanagement In welchem Ausmaß möchten Sie durch den Dienstleister entlastet werden? Echtes Factoring / unechtes Factoring / Fälligkeitsfactoring Verrechnungsleistungen mit oder ohne Zustimmung des Mandanten Individuelle Kombination aus echtem Factoring und Verrechnungsdienstleistung Forderungsmanagement auch für nicht angekaufte Forderungen 2. Praktikabilität Wie lässt sich das externe Forderungsmanagement in die bestehenden, individuellen Kanzleiprozesse integrieren? Wird in Ihrer Kanzlei eine Leistungserfassungssoftware verwendet? Falls ja: Existiert beim Factoring-Partner eine Schnittstelle? Falls nein: Gibt es eine Möglichkeit, die Daten mittels einfacher Erfassung an den Factoring-Partner zu übermitteln? Wie erfolgt die Rechnungsübertragung (digital oder per Fax)? 3. Sensibles Forderungsmanagement Sind Sie nach wie vor Herr des Verfahrens und können in das Mahnverfahren eingreifen? Wie werden Sie über das Zahlungsverhalten Ihrer Mandanten informiert? Welche Maßnahmen zum sensiblen Forderungsmanagement werden eingesetzt (mündliche Mahnstufe usw.)? Ist ein Rückkauf der Forderung möglich? Falls ja: Ist der Rückkauf gebührenpflichtig? 9 _ 08 PraxisRatgeber 13

14 PRAXISRATGEBER Checkliste 4. Kostentransparenz Sind alle anfallenden Kosten vorab klar kalkulierbar? Ist die Grundgebühr fix oder variabel, z.b. abhängig von der Risikoeinschätzung des Anbieters? Was kostet die Bonitätsprüfung pro Mandant? Wann und wie oft fällt sie an? Nach welcher Methode und zu welchem Zinssatz werden zusätzlich Zinsen berechnet? Existiert eine Pauschale, die alle genannten Kosten beinhaltet, oder entstehen Zusatzkosten für A. die Prüfung der Limits, wenn das pauschal für den Mandanten vorgegebene Limit nicht reicht, da z.b. ein höheres Honorar abgerechnet werden soll. B. eine Kreditversicherung. C. den Rückkauf von Honorarrechnungen, weil z.b. ein gerichtliches Mahnverfahren vermieden werden soll. D. die laufende Bonitätsprüfung der Mandanten. Welche zusätzlichen Kosten entstehen für den Rechnungsversand und das Mahnwesen? 5. Verbesserung der Liquidität Inwieweit eine Verbesserung der Liquidität Ihrer Kanzlei erreicht wird, hängt davon ab, welche Auszahlungsmodalitäten Ihr Factoring-Partner anbietet, welche Zahlungsziele Ihren Mandanten gesetzt werden und ob Altforderungen akzeptiert werden. Auszahlungsmodalitäten Zu welchem Termin wird Ihnen die Auszahlung zugesichert? Erfolgt die Auszahlung unter Abzug eines Sicherheitseinbehalts oder erhalten Sie eine 100-prozentige Auszahlung? Zahlungsziele Erhalten die Mandanten ein Zahlungsziel, das über die gesetzliche Regelung hinausgeht? Verkauf von Altforderungen Besteht grundsätzlich die Möglichkeit, Altforderungen anzudienen? Bis zu welchem Alter können Altforderungen angedient werden? Sind auch Altforderungen gegen einen Kreditausfall versichert? Kreditausfallrisiko Wer trägt das Kreditausfallrisiko der verkauften Rechnungen? Wie hoch ist der durch eine Kreditausfallversicherung gedeckte Anteil? 6. Passt der Factoring-Partner zu meiner Kanzleistruktur? Viele Factoring-Gesellschaften machen die Zusammenarbeit vom Erreichen bestimmter Mindestumsätze abhängig. Gibt es Restriktionen beim Mindestumsatz? Gibt es Restriktionen bei der Rechnungshöhe (Mindestrechnungshöhe)? Gibt es Restriktionen in der Mandantenstruktur (gewerblich / privat)? 14 PraxisRatgeber 9 _ 08

15

16 Es gibt 2 Möglichkeiten, bei Finanzfragen das richtige Urteil zu fällen. 1. Sie bauen auf Fachliteratur. 2. Sie konsultieren Ihren MLP-Berater. MLP setzt seit über 35 Jahren Maßstäbe bei individuellen Finanz lösungen für Akademiker und andere anspruchsvolle Kunden: Als unabhängiger Makler handeln wir ausschließlich in ihrem Auftrag und überzeugen durch hohe Beratungsqualität sowie ein ganzheitliches Vorsorge- und Finanzmanagement. Stellen Sie uns auf die Probe: o18o3 5544oo* oder *9 ct/min. bei Anrufen aus dem Festnetz der DTAG/Mobilfunkpreise ggf. abweichend.

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