Flexible Prozesse. Modulare Gestaltungskonzepte und Umsetzungsbeispiele aus der öffentlichen Verwaltung. BAT, Juni 2006.

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1 BAT, Juni 2006 Flexible Prozesse Modulare Gestaltungskonzepte und Umsetzungsbeispiele aus der öffentlichen Verwaltung Marc Schaffroth Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération Organo strategia informatica della Confederazione Organ da strategia informatica da la confederaziun

2 Prozessverständnis im klassischen BPM BPM zielt auf automatisierbare, hoch strukturierte, vorentschiedene Prozesse BPM wurde für industrielle Fertigungsprozesse entwickelt Prozesslogik wird detailliert analysiert, modelliert und in eine Anwendung implementiert Prozesskompetenz wird an Anwendung delegiert einfaches Input-Output-Modell alle wesentlichen Prozess-Parameter sind im voraus bekannt / definierbar 2

3 Sind Verwaltungsprozesse anders? Typenvielfalt Entscheidfindungsprozesse ( Kernkompetenz ) individualisierte Fallbearbeitung ( Dienstleistungsprozesse ) Produktionsprozesse (Infrastrukturen, Sachgüter) Eigenschaften Vorgänge mit oft nicht planbarem, d.h. ergebnisoffenem Ausgang interaktionsintensive, multilaterale Abstimmungsund Aushandlungsprozesse seltener: gleichförmige Massengeschäfte 3

4 Grenzen des Workflow-Paradigmas Geschlossener, proprietärer Ansatz (eine Anwendung für einen Prozess) Prozessverläufe können nicht situationsgerecht vom Anwender beeinflusst werden ( unflexibel ) statisches Prozessdesign WF-Systeme hinken der Geschäftsdynamik hinter her ( innovationsresistent ) Entwicklung und Unterhalt von WF-Systemen ist aufwändig und teuer. Erfolg/Nutzen oft fraglich 4

5 Büroautomation als Alternative? Bei vielen Verwaltungsprozessen ist die Büroautomation das führende Instrument: + Flexibel einsetzbar; wird von unterschiedlichsten Geschäften genutzt Standard-Funktionalität und Standard-Oberfläche (Monopolstatus von Microsoft!) Individuelle Arbeitsproduktivität - rudimentäre Prozessfunktionalität Mangelhafte Informationsqualität in BA-Umgebung (kein Records Management = Geschäftsrisiko!) 5

6 Anforderungen an ein flexibles Prozessmodell kann von einer Vielzahl unterschiedlicher Prozesse genutzt werden (wieder verwendbar) Standardfunktionalität erlaubt situationsgerechte und ad hoc-veränderbare Abläufe (flexibel) unterstützt Geschäftskontrolle (Termine, Status, Beteiligte: auch Externe etc.) integriert Informationsmanagement (ISO 15489) heute umgesetzt in der elektronischen Vorgangsbearbeitung (GEVER-ELAK-DOMEA)! 6

7 Der methodische Angelpunkt.. Wie können wir die Vielgestaltigkeit von Geschäftsprozessen auf einen gemeinsamen Nenner bringen? Hypothesen: Geschäftsprozesse haben einen gemeinsamen operativen Kern Trotz der Verschiedenartigkeit beruht deren operative Abwicklung auf gleichartigen, generischen Tätigkeiten oder Verfahrenselementen 7

8 generische Verfahrenslemente und Prozessmodell Prozesselemente Vorgang (Prozess) Aktivitäten Arbeitsschritte nach ISO 9000:2001 generische Verfahrenselemente = Aktivitäten - Zuteilung Posteingang - zur Bearbeitung A process is a set of interrelated activities - zur Kenntnis that transform input into output" - zur Stellungnahme decken ISO +80% 9001:2002 des - zum Visieren Verwaltungsablaufs ab - zum Versand - zur Genehmigung erweiterbar! - zur externen Bearbeitung 8

9 Umsetzungsbeispiel ( ad hoc Workflow ) Der Ablauf wird ad hoc mit modularen Prozessbausteinen erstellt; Beteiligte können bei Bedarf weitere Prozesselemente einfügen Auftraggeber Termine, Beteiligte, Ablauf festlegen zur Bearbeitung zur Genehmigung Status: abgeschlossen Beteiligter A Beteiligter C zur Stellungnahme zur Kenntnis Externe Stelle zur externen Bearbeitung generische Verfahrenselemente (Aktivitäten) 9

10 Implikationen für betriebliches BPM BPM bleibt. Instrument der Geschäftsprozessoptimierung Bindeglied zwischen Geschäft und Informatik : BPM trägt wesentlich zur organisatorischen, semantischen und technischen Standardisierung und Interoperabilität bei als Konsequenzen des generischen Ansatzes beinhaltet BPM einen einfache und verständliche Modellierungsansatz sinken die Aufwände und Kosten für BPM um Faktoren Kosten multiplizieren sich nicht mehr mit der Anzahl der modellierten Prozesse einmalige Kosten für Entwicklung, Einführung und Betrieb einer Workflow-Anwendung 10

11 Implikationen auf Anwendungsarchitektur: Zielmodell für Business-Anwendungen SIP bis ca. 2005: Anwendungs-Architektur Bund GEVER* ERP Fachanwend. Office, , etc. Personal, Logistik, Finanzen Anwendung 1, Anwendung 2, Anwendung n wenige strategische Produkte 11

12 Architekturmodell basierend auf Geschäftsfunktionen ab 2006: Business-Anforderungen generisch nutzbare Funktionalität Prozessmanagement Records Management externe Kollaboration egov-portale + CMS Office-Anwednungen Ablage / Archiv etc. standardisierbare Geschäftsfunktionen (generisch, stabil ) Fachspezifische Funktionalität wenig standardisierbare Geschäftsfunktionen (spezifisch, flüchtig ) 12

13 egovernment-framework und Prozessmodell übergeordnete Leistungs-Architektur Öffentliche Leistung (Makro-Ebene) Verwaltungskunde kantonale Behörde Bundesamt (ebenenübergreifende) Leistungserstellung unter Mitwirkung des Verwaltungskunden behördeninterne Geschäftsprozesse (Mikro-Ebene) interne Prozessarchitektur 13

14 Zusammenfassung Das modulare Prozessmodell ist generisch nutzbar (und damit rasch und kostengünstiger einsetzbar) erfüllt die Flexibilitätsanforderungen integriert das Informationsmanagement in die operative Geschäftsbearbeitung ist Grundlage einer Service orientierten Organisation Das Prozessmodell bewährt sich in der Praxis (ELAK, DOMEA, GEVER) 14