Ablauf zum erstellen von Serienbriefen aus der Vereins- und Verbandsadministration (VVA)

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1 Ablauf zum erstellen von Serienbriefen aus der Vereins- und Verbandsadministration (VVA) Inhaltsverzeichnis 1 ÜBERSICHT ERSTELLEN DER DATENQUELLE EXCEL STEUERDATEI TEXT STEUERDATEI ERSTELLEN DES HAUPTDOKUMENTS (WORD 2000) VORARBEITEN Felder innerhalb des Hauptdokumentes ändern DAS TESTEN EINER SERIENDRUCKOPERATION Prüfen der Steuerdatei Seriendruck-Vorschau DAS DRUCKEN VON VORBEREITETEN SERIENBRIEFEN Drucken von Serienbriefen Das Drucken von Serienbriefen mit ausgewählten Datensätzen ANLEGEN DER DATENQUELLE IM SERIENDRUCKMANAGER S IM SERIENDRUCK ERSTELLEN DES HAUPTDOKUMENTS (WORD 2002) VORARBEITEN WÄHLEN SIE EINEN DOKUMENTTYP STARTDOKUMENT WÄHLEN EMPFÄNGER WÄHLEN SCHREIBEN SIE IHREN BRIEF VORSCHAU AUF IHRE BRIEFE SERIENDRUCK BEENDEN Felder innerhalb des Hauptdokumentes ändern S IM SERIENDRUCK WÄHLEN SIE EINEN DOKUMENTTYP SERIENDRUCK BEENDEN Nachrichtenoptionen Maxi-User / Ch. Kleger Seite 1 von 31

2 1 Übersicht Oft will man einen Brief mit gleich lautendem Inhalt an verschiedene Personen verschicken. Es ist sehr mühsam, jeden Brief einzeln zu tippen, wenn sich z. B. nur die Adresse von Brief zu Brief ändert. Textverarbeitungsprogramme wie Word bieten die Möglichkeit, auf bequeme Art so genannten Serienbriefe zu erstellen. Dazu schreibt man einmal den Brief, den man verschicken möchte, und in eine andere Datei gibt man die Daten ein, die von Brief zu Brief unterschiedlich sind. Das Textverarbeitungsprogramm verbindet diese Daten mit dem eigentlichen Text und man kann anschliessend diese Briefe ausdrucken. Das Erstellen von Serienbriefen erfolgt in zwei Schritten. Wichtig dabei ist, dass man auf jeden Fall 2 unterschiedliche Dokumente erstellen muss!!! Man braucht: a) eine Tabelle mit Adressen aus der VVA in diesem fall eine Excel Tabelle (im folgenden als Datenquelle oder Steuerdatei bezeichnet) b) einen Brief mit Platzhaltern (wobei diese Platzhalter die Überschriften der vorher erstellten Tabelle sind. Dieser Brief wird im Folgenden als Hauptdokument bezeichnet.) Hier das Beispiel eines Freizeitgestressten: Maxi-User / Ch. Kleger Seite 2 von 31

3 2 Erstellen der Datenquelle Es ist sinnvoll, die Datenquelle zuerst zu erstellen in Form einer Excel Datei. Der Fachausdruck für diese Tabellendatei in Serienbriefen ist Steuerdatei. 2.1 Excel Steuerdatei In diesem Beispiel geht es darum alle Leiterinnen MUKI des Vereins 1.00.SG.053 MUKI Wil mit einem Brief anzuschreiben. 1. Starten des Internet Explorers 2. Starten der VVA 3. Eingabe User-ID und Passwort 4. Auf der Willkommenseite in der Rechten Navigation die Schaltfläche Adressdaten betätigen 5. In der Menu liste das Symbol Select wählen Maxi-User / Ch. Kleger Seite 3 von 31

4 6. Auf der Seite Auswertungen für Mitglieder die folgenden eingaben vornehmen: Von Vereinsnummer 1.00.SG.053 Bis Vereinsnummer 1.00.SG.053 Funktion Leiterin MUKI Nur Adressdaten, ohne Mitgliedschaften (Haken setzen) 7. Anschliessend in der rechten Navigation Verzeichnis auswählen und dann aus der Box Excel anwählen 8. Es öffnet sich ein Excel Fenster mit den Adressdaten Maxi-User / Ch. Kleger Seite 4 von 31

5 Auf diesem Schirm die Datenqualität überprüfen - Ist überall eine Anrede enthalten? - Gibt es doppelte Einträge - 9. Speichern der Daten über das Menu im Excel Datei Speichern unter z.b: C:\VVA\Leiterinn.xls Wichtig ist der Datei Typ: Microsoft Excel Arbeitsmappe (*.xls) Anschliessend mit Speichern die Datei speichern. Mit der Schaltfläche Zurück im Internet Explorer in die VVA zurückkehren Maxi-User / Ch. Kleger Seite 5 von 31

6 2.2 Text Steuerdatei In diesem Beispiel geht es darum alle Leiterinnen MUKI des Vereins 1.00.SG.053 MUKI Wil mit einem Brief anzuschreiben. 10. Starten des Internet Explorers 11. Starten der VVA 12. Eingabe User-ID und Passwort 13. Auf der Willkommenseite in der Rechten Navigation die Schaltfläche Adressdaten betätigen 14. In der Menu liste das Symbol Select wählen 15. Auf der Seite Auswertungen für Mitglieder die folgenden eingaben vornehmen: Von Vereinsnummer 1.00.SG.053 Bis Vereinsnummer 1.00.SG.053 Funktion Leiterin MUKI Nur Adressdaten, ohne Mitgliedschaften (Haken setzen) Maxi-User / Ch. Kleger Seite 6 von 31

7 16. Anschliessend in der rechten Navigation Verzeichnis auswählen und dann aus der Box Excel anwählen 17. Es öffnet sich ein Excel Fenster mit den Adressdaten Auf diesem Schirm die Datenqualität überprüfen - Ist überall eine Anrede enthalten? - Gibt es doppelte Einträge Maxi-User / Ch. Kleger Seite 7 von 31

8 18. Speichern der Daten über das Menu im Excel Datei Speichern unter z.b: C:\VVA\Leiterinnen.xls Wichtig ist der Datei Typ: Microsoft Excel-Arbeitsmappe (*.xls) Anschliessend mit Speichern die Datei speichern. Mit der Schaltfläche Zurück im Internet Explorer in die VVA zurückkehren Maxi-User / Ch. Kleger Seite 8 von 31

9 3 Erstellen des Hauptdokuments (Word 2000) 3.1 Vorarbeiten Ein Hauptdokument enthält den unveränderlichen Text des Briefes und die Platzhalter für die variablen Teile. Um ein solches zu erstellen, führt man die folgenden Schritte aus: 1. Man wählt den Befehl Neu aus dem Menü Datei (ALT, D, N) und dann die Schaltfläche "OK", um ein leeres Dokument anzuzeigen. 2. Als nächstes wählt man den Befehl Seriendruck aus dem Menü Extras (ALT, X, D) 3. Zuletzt wird die Schaltfläche "Erstellen" angeklickt. Dialogbox Seriendruck-Manager 4. Es erscheint ein kleines Menü, aus dem die Option "Serienbriefe" gewählt wird Maxi-User / Ch. Kleger Seite 9 von 31

10 Menü zu Hauptdokument erstellen 5. Man wird gefragt, in welchem Fenster man den Serienbrief erstellen möchte. Auswahl des Fensters für das Hauptdokument Die Schaltfläche Aktives Fenster wird gewählt, wenn man als Serienbrief das Dokument in dem Fenster benutzen will, aus dem heraus man die Seriendruckfunktion aufgerufen hat. Hat man vorher extra ein leeres Blatt für diesen Zweck erstellt, ist das der Button der Wahl. Wählt man Neues Hauptdokument für ein neues Dokument, erstellt Word ein neues Dokument mit der laufenden Dokumentennummer. Nach diesen Schritten hat sich das aktuelle Dokument in ein Hauptdokument für den Seriendruck verwandelt. Das erkennt man an der neuen Symbolleiste, die Word dem Dokument spendiert hat. Bevor man jedoch den Serienbrief eingibt, ist es sinnvoll, zunächst die eben angelegte Datenquelle Word bekannt zu geben, sie also mit dem Hauptdokument zu verbinden. Man geht deshalb auf Extras Seriendruck Daten importieren => Datenquelle öffnen Maxi-User / Ch. Kleger Seite 10 von 31

11 Es erscheint nun folgendes Fenster: Die zuvor erstellte Steuerdatei wird ausgewählt. Es erscheint erneut ein Fenster, in dem man gebeten wird zuerst das Hauptdokument zu bearbeiten. Hauptdokument bearbeiten wird angeklickt. Hinweis zur Symbolleiste Seriendruck Ein ganz wichtiges Symbol ist hier. Dadurch gelangt man ohne Umweg über das Menü Extras, in die Dialogbox des Seriendruck-Managers Maxi-User / Ch. Kleger Seite 11 von 31

12 Nun gibt man den Text des Hauptdokumentes wie gewohnt ein. An den Stellen, die sich ändern sollen, müssen so genannte Seriendruckfelder eingefügt werden. Diese Seriendruckfelder sind die Platzhalter für die Überschriften in der Steuerdatei und werden später durch die Daten der Steuerdatei ersetzt, die man erstellt hat. Einfügen von Feldern in den Serienbrief Mit dem Einrichten eines Serienbrief-Dokumentes hat man auch eine neue Symbolleiste erhalten (das wissen Sie aber eigentlich schon...): Symbolleiste Seriendruck Hier findet man eine Schaltfläche Hauptdokument einfügen.. Mit dieser Option kann man Felder in das 2. Man geht an die Stelle in dem Hauptdokument, an der man ein Feld einfügen will. 3. Die Schaltfläche wird angeklickt. 4. Es erscheint ein Menü in dem die Feldnamen aufgeführt sind, die man für den Datensatz bestimmt hat. 5. Man wählt den gewünschten Feldnamen aus, indem man ihn anklickt. Er wird automatisch an die Stelle im Dokument eingefügt, an der sich die Einfügemarke innerhalb des Hauptdokumentes befindet. 6. An der Position der Einfügemarke befindet sich nun der ausgewählte Feldname in doppelten Spitzklammern, z.b.: <<Vorname>>. An dieser Stelle werden später die verschiedenen Vornamen der erstellten Datensätze eingetragen. Falls man dort auf den Ausdruck {MERGEFIELD Vorname} trifft, drückt man die Tastenkombination Alt + F9. Dann ist alles wieder in Ordnung. Hinweis: Einfügen von Seriendruckfeldern in einen bestehenden Text Bevor man beginnt, die Seriendruckfelder einzufügen, sollte man die Absatzmarkierung einschalten, damit man sich besser in seinem Dokument orientieren kann. Die Inhalte von Feldern, die innerhalb des Hauptdokumentes aufeinander folgen, werden auch direkt hintereinander geschrieben. Man fügt daher zwischen diese Felder ein Leerzeichen in das Hauptdokument. Bsp.: <<Vorname>> <<Nachname>> Gleiches gilt auch für den Text vor bzw. hinter den eingefügten Feldern. Wünscht man nicht, dass die Inhalte der Felder direkt an den Text gefügt werden, so ergänzt man auch hier ein Leerzeichen Maxi-User / Ch. Kleger Seite 12 von 31

13 Ihr Name Wil, Ihre Strasse Ihr Ort <<TITEL >> <<NACHNAME>> <<VORNAME>> <<STRASSE>> <<PLZ>> <<ORT>> Einladung zum MUKI Treff Liebe <<VORNAME>>, wir treffen uns zur jährlichen Sitzung.. Alles Liebe Felder innerhalb des Hauptdokumentes ändern Wenn man ein Feld innerhalb des Hauptdokumentes löschen möchte 1. Markiert man das ganze Feld mit der Maus. 2. Man drückt dann die Taste ENTF (Delete). Wenn man ein Feld durch ein anderes Feld ersetzen möchte 1. Markiert man das ganze zu ersetzende Feld mit der Maus. 2. Klickt man die Schaltfläche an. Es erscheint eine Liste mit den erstellten Feldnamen Maxi-User / Ch. Kleger Seite 13 von 31

14 3.2 Das Testen einer Seriendruckoperation Prüfen der Steuerdatei Bevor man mit dem Druck der Serienbriefe beginnt, ist es ratsam, zunächst einen Probedurchlauf zu starten. Wenn man die Schaltfläche Prüfen anklickt, startet Word einen internen Durchlauf, ob Hauptdokument und Datenquelle zusammenpassen. Word überprüft alle Seriendruckfelder, ob Sie im Hauptdokument z. B. unter einem anderen Namen verwendet wurden. Sind dabei keine Fehler aufgetreten, so kann man mit dem eigentlichen Drucken beginnen. 1. Man klickt in der Seriendruck-Symbolleiste die Schaltfläche Prüfen an. 2. Es erscheint eine kleine Dialogbox, in der man die Art der Fehlersuche festlegen kann. Ratsam ist zu wählen. Hierbei testet Word eine mögliche Verbindung zwischen Hauptdokument und Datenquelle aus. Treten dabei Fehler auf, so werden diese Fehler in einem neuen Dokument dokumentiert. Wählt man dann werden auftretende Fehler sofort angezeigt, und der Verbindungsaufbau daraufhin unterbrochen. Sollten bei dieser Option jedoch zuviel Fehler auftreten, dann sollte man, wählen. Das Hauptdokument wird mit der Datenquelle verbunden und die Fehler in das neue Dokument übertragen. Bei der zweiten und dritten Möglichkeit wird das Hauptdokument sofort in den eigentlichen Serienbrief umgewandelt. Man kommt zurück zu dem Hauptdokument, indem man den angezeigten Serienbrief mit Hilfe des Kreuzes oben rechts einfach schliesst Maxi-User / Ch. Kleger Seite 14 von 31

15 3.2.2 Seriendruck-Vorschau Bevor man die Serienbriefe druckt, kann man sich das fertige Resultat mit dieser Schaltfläche für die Serienbrief-Vorschau einmal ansehen: Wenn man diese Schaltfläche anklickt, trägt Word nun die Daten des ersten Datensatzes in das Hauptdokument ein. In der Symbolleiste für den Seriendruck findet man weiter folgende Schaltflächen, um zwischen den einzelnen Datensätzen hin- und her zu klicken.. Man sollte sich mit Hilfe dieser Schaltflächen alle eingesetzten Datensätze einmal ansehen. Wenn man nun wieder anklickt, kehrt man wieder in das reine Hauptdokument zurück. Hinweis zur Seriendruck-Vorschau Auch bei dieser Funktion wird natürlich auf mögliche Fehler bei der Verbindung der Datenquelle und des Serienbriefes überprüft Maxi-User / Ch. Kleger Seite 15 von 31

16 3.3 Das Drucken von vorbereiteten Serienbriefen Drucken von Serienbriefen Wenn man alle Datensätze der Datenquelle für die Serienbriefe verwenden will, dann sollte man bitte folgende Schritte befolgen: 1. Als erstes stellt man sicher, dass das Hauptdokument im aktuellen Fenster steht. Tut es das nicht, so lädt man es dort über das Menü Fenster hinein. 2. Mit dieser Schaltfläche aus der Symbolleiste für den Seriendruck verbindet man das Hauptdokument mit der Datenquelle und erzeugt dabei ein neues Dokument mit dem Namen Serienbriefe1. Dieses Dokument kann man später normal ausdrucken. 3. Klickt man diese Schaltfläche an, dann werden die beiden Dateien in einem Schritt gemischt und ausgedruckt. Das sollte man jedoch nur machen, wenn man ganz sicher ist, dass alles seine Richtigkeit hat. Ansonsten empfiehlt sich der Punkt Das Drucken von Serienbriefen mit ausgewählten Datensätzen Wenn man einmal nach dem Zusammenführen des Hauptdokuments und der Datenquelle nicht alle aufgeführten Seiten in dem Serienbrief drucken will, sondern z. B nur die Seiten 2 und 5, muss man unter Datei drucken folgendes beachten. Der Computer erkennt die einzelnen Datensätze nicht als verschiedene Seiten an, sondern als Abschnitte (sections). Wenn man jetzt nur ausgewählte Datensätze drucken will, muss man anders als bei Dokumenten die Seitenzahlen mit einem kleinen s (section) versehen, damit der Computer erkennt, welche der Datensätze er drucken soll und welche nicht Maxi-User / Ch. Kleger Seite 16 von 31

17 3.4 Anlegen der Datenquelle im Seriendruckmanager Es gibt noch eine weitere Möglichkeit wie man eine Datenquelle anlegen kann. Genauso wie man den Serienbrief über Extras Seriendruck erstellt hat, kann man auch die Datenquelle über diesen Befehl anlegen. Dies ist im Prinzip nichts anderes als die oben erstellte Tabelle, wird aber von Word angeboten und kann, muss aber nicht genutzt werden! Ausserdem gibt es verschiedene Möglichkeiten die Datenquelle noch im Nachhinein zu verändern oder sogar verschiedene Bedingungen einzufügen. All dies wird im folgenden Kapitel beschrieben s im Seriendruck Wenn man irgendwann mal einen Serienbrief als verschicken möchte (was in der heutigen Zeit ja nichts ungewöhnliches mehr ist), dann ist das natürlich auch möglich. Der Serienbrief an sich ändert sich nicht, aber er wird nicht ausgedruckt, sondern verschickt. Dazu muss man natürlich auch die E- Mailadresse der anzuschreibenden Personen kennen und dem Computer dieses mitteilen. Ausserdem muss ein MAPI-fähiges Programm vorhanden sein, z. B. das zum Officepaket gehörende Outlook. Um den Serienbrief als zu verschicken, sollte man in seiner Steuerdatei eine weitere Spalte mit der Bezeichnung einrichten und in diese die verschiedenen Adressen eintragen. Wenn dieses geschehen ist, geht man auf Extras Seriendruck Ausführen und gibt in dem Feld oben rechts ein, dass das Dokument als verschickt werden soll. Als nächsten Schritt klickt man auf den Button Einrichten und gibt dort das Feld an, auf das man für das Verschicken von s zugreifen möchte. Ist alles in Ordnung kann man den Button Zusammenführen anklicken und das Seriendruck-Ergebnis wird in Microsoft Mail ausgegeben Maxi-User / Ch. Kleger Seite 17 von 31

18 4 Erstellen des Hauptdokuments (Word 2002) 4.1 Vorarbeiten Ein Hauptdokument enthält den unveränderlichen Text des Briefes und die Platzhalter für die variablen Teile. Um ein solches zu erstellen, führt man die folgenden Schritte aus: Man wählt den Befehl Neu aus dem Menü Datei (ALT, D, N) und dann die Schaltfläche "OK", um ein leeres Dokument anzuzeigen. Als nächstes startet man den Serienbrief-Assistenten aus dem Menü Extras Briefe und Sendungen Seriendruck-Assistent (ALT, X, B, S) Es erscheint rechts im Aufgabenbereich dieser Assistent: 4.2 Wählen Sie einen Dokumenttyp Maxi-User / Ch. Kleger Seite 18 von 31

19 Der ganze Ablauf zur Erstellung eines Serienbriefs ist in 6 Schritte aufgeteilt! Im unteren Teil des Assistenten sehen Sie den aktuellen Schritt im Gesamtablauf Mit Weiter oder Zurück könne sie sich von Schritt zu Schritt vorwärts oder zurück bewegen. Im oberen Teil des Assistenten wählen sie Briefe und klicken auf Weiter: Dokument wird gestartet. 4.3 Startdokument wählen Wählen sie Aktuelles Dokument verwenden und klicken auf Weiter: Empfänger wählen Maxi-User / Ch. Kleger Seite 19 von 31

20 4.4 Empfänger wählen Wählen sie Vorhandene Liste verwenden das heisst wir wollen eine Datenquelle verwenden die sie mittels Export aus der VVA erstellt haben (1. Erstellen der Datenquelle) Durch betätigen der Schaltfläche bzw. könne sie die zuvor erstellte Datei auswählen Maxi-User / Ch. Kleger Seite 20 von 31

21 z.b: C:\VVA\Leiterinnen.xls Es erscheint dann der folgende Dialog zur Auswahl der Tabelle Bestätigen sie mit OK Im folgenden Dialog können sie die Seriendruckempfänger Liste sehen. Einzelne Person könnten hier durch entfernen des Hakens in der ersten Kolonne vom Versand ausgeschlossen werden. Es ist möglich die einzelnen Kolonnen zu sortieren oder in der Liste nach einer bestimmten Person zu suchen Maxi-User / Ch. Kleger Seite 21 von 31

22 Bestätigen sie mit OK Über werden. Oder über werden. könnte falls nötig jetzt auch eine andere Datenquelle selektiert eine Datenquelle verändert bzw. angepasst Klicken sie auf Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief Maxi-User / Ch. Kleger Seite 22 von 31

23 4.5 Schreiben Sie Ihren Brief Hier findet man eine Schaltfläche das Hauptdokument einfügen.. Mit dieser Option kann man Felder in Man geht an die Stelle in dem Hauptdokument, an der man ein Feld einfügen will. Die Schaltfläche wird angeklickt. Es erscheint ein Menü in dem die Feldnamen aufgeführt sind, die man für den Datensatz bestimmt hat. Man wählt den gewünschten Feldnamen aus, indem man ihn anklickt. Er wird nach anklicken der Schaltfläche an die Stelle im Dokument eingefügt, an der sich die Einfügemarke innerhalb des Hauptdokumentes befindet Maxi-User / Ch. Kleger Seite 23 von 31

24 An der Position der Einfügemarke befindet sich nun der ausgewählte Feldname in doppelten Spitzklammern, z.b.: <<Vorname>>. An dieser Stelle werden später die verschiedenen Vornamen der erstellten Datensätze eingetragen. Falls man dort auf den Ausdruck {MERGEFIELD Vorname} trifft, drückt man die Tastenkombination Alt + F9. Dann ist alles wieder in Ordnung. Hinweis: Einfügen von Seriendruckfeldern in einen bestehenden Text Bevor man beginnt, die Seriendruckfelder einzufügen, sollte man die Absatzmarkierung einschalten, damit man sich besser in seinem Dokument orientieren kann. Die Inhalte von Feldern, die innerhalb des Hauptdokumentes aufeinander folgen, werden auch direkt hintereinander geschrieben. Man fügt daher zwischen diese Felder ein Leerzeichen in das Hauptdokument. Bsp.: <<Vorname>> <<Nachname>> Gleiches gilt auch für den Text vor bzw. hinter den eingefügten Feldern. Wünscht man nicht, dass die Inhalte der Felder direkt an den Text gefügt werden, so ergänzt man auch hier ein Leerzeichen Maxi-User / Ch. Kleger Seite 24 von 31

25 Schreiben Sie nun Ihren Brief z.b. Ihr Name Wil, Ihre Strasse Ihr Ort <<TITEL >> <<NACHNAME>> <<VORNAME>> <<STRASSE>> <<PLZ>> <<ORT>> Einladung zum MUKI Treff Liebe <<VORNAME>>, wir treffen uns zur jährlichen Sitzung.. Alles Liebe Klicken sie auf Weiter: Vorschau auf Ihren Brief Maxi-User / Ch. Kleger Seite 25 von 31

26 4.6 Vorschau auf Ihre Briefe Es werden nun die Platzhalter (<<NAME>>) durch die Werte in der Datenquelle ersetzt. Im oberen Teil des Assistenten können Sie nun Ihre Arbeit überprüfen in dem Sie durch betätigen der Schaltflächen oder sich Brief für Brief anschauen. Es ist auch möglich mittels einen Brief mit bestimmter Adresse zu suchen. Wenn Sie die Briefvorschau abgeschlossen haben klicken Sie auf Weiter: Seriendruck beenden Maxi-User / Ch. Kleger Seite 26 von 31

27 4.7 Seriendruck beenden Jetzt können Sie durch betätigen senden. die Serienbriefe erstellen und an den Drucker Maxi-User / Ch. Kleger Seite 27 von 31

28 4.7.1 Felder innerhalb des Hauptdokumentes ändern Wenn man ein Feld innerhalb des Hauptdokumentes löschen möchte Markiert man das ganze Feld mit der Maus. Man drückt dann die Taste ENTF (Delete). Wenn man ein Feld durch ein anderes Feld ersetzen möchte Markiert man das ganze zu ersetzende Feld mit der Maus. Klickt man die Schaltfläche erstellten Feldnamen. an. Es erscheint eine Liste mit den Maxi-User / Ch. Kleger Seite 28 von 31

29 4.8 s im Seriendruck Wenn man irgendwann mal einen Serienbrief als verschicken möchte (was in der heutigen Zeit ja nichts ungewöhnliches mehr ist), dann ist das natürlich auch möglich. Der Serienbrief an sich ändert sich nicht, aber er wird nicht ausgedruckt, sondern verschickt. Dazu muss man natürlich auch die E- Mailadresse der anzuschreibenden Personen kennen und dem Computer dieses mitteilen. Ausserdem muss ein MAPI-fähiges Programm vorhanden sein, z. B. das zum Officepaket gehörende Outlook. Um den Serienbrief als zu verschicken, sollte man in seiner Steuerdatei eine weitere Spalte mit der Bezeichnung einrichten und in diese die verschiedenen Adressen eintragen. Die Adresse ist im Export von der VVA bereits enthalten unter dem Feldnamen P ( privat) Der Ablauf unterscheidet sich nur im Schritt 1 und im Schritt 6. Im oberen Teil des Assistenten wählen sie -Nachrichten und klicken auf Weiter: Dokument wird gestartet. 4.9 Wählen Sie einen Dokumenttyp Die Schritte 2 5 sind analog dem Serienbrief durchzuführen Maxi-User / Ch. Kleger Seite 29 von 31

30 4.10 Seriendruck beenden Jetzt können Sie durch betätigen Zweck erscheint der Dialog Seriendruck in die s erstellen lassen. Zu diesem Maxi-User / Ch. Kleger Seite 30 von 31

31 Nachrichtenoptionen Die Felder unter Nachrichtenoptionen müssen wie folgt gefüllt werden: An: Wählen Sie durch klicken auf Empfängers enthält. das Feld aus das die Adresse des (Beim Extrakt aus der VVA ist dies P) Betreffzeile: Nachrichtenformat: Geben Sie den Betreff ein! (In unserm Beispiel könnte dies z.b. Einladung zum MUKI Treff sein) HTML für alle moderneren Programme Nur Text für ältere Programme Nach betätigen der Schaltfläche OK wird das Programm (Outlook) gestartet das dann die Briefe an die Empfänger versendet Maxi-User / Ch. Kleger Seite 31 von 31

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