Thema Stichwort Programm Letzte Anpassung Serienbrief erstellen Ablauf

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1 1 Fragen und Antworten zur Computerbedienung Thema : Serienbrief 01 Serienbrief 01 Thema Stichwort Programm Letzte Anpassung Serienbrief erstellen Ablauf Kurzbeschreibung: Hier wird erklärt wie man einen Serienbrief erstellt. Weitere Themen in diesem Zusammenhang sind ergänzend beschrieben sie heissen: Daten einbinden Beschreibung: Wann ist ein Serienbrief praktisch? Immer dann, wenn man mehrere Personen mit einem mehrheitlich gleichlautendem Text anschreiben will, zum Beispiel eine Einladung zu einem Anlass oder eine Mitteilung an Vereinsmitglieder ist der Serienbrief die geeignet Form. Man hat Erstens einen Brieftext den man als Textdatei z.b. Word erstellt. Man hat zweitens eine Liste von Personen die man anschreiben möchte z.b. Excel Tabelle, Word Tabelle. Beim Serienbrief nennt man die Datei die den Brieftext enthält Hauptdokument und die Liste die die Daten enthält Datenbank. Im Hauptdokument schreibt man nun den gewünschten Text in der geeignet Darstellung. Dort wo man einen variablen Text (ein Datenbankfeld) einfügen will (z.b. die Anrede) schreibt man vorerst einen allgemeinen Begriff oder nur eine Sternchen oder sonst ein Merkzeichen. Als nächstes muss man die Datenbank (oder die Personenliste) so komplettieren, dass alle Felder die man einsetzen will vorhanden und ausgefüllt sind. Zur Erklärung; die Spalten enthalten Datenfelder und die Zeilen enthalten Datensätze.

2 2 Fragen und Antworten zur Computerbedienung Thema : Serienbrief 01 Erstellen des Hauptdokumentes Als Beispiel erstelle ich nun eine Einladung zu meinen Geburtstag mit dem Word. Dabei ist es mir wichtig, dass ich meine Gäste individuell ansprechen kann, also ein Serienbrief ist hier genau das Richtige. Bei der Formatierung möchte ich erreichen, dass die Adresse passend zu einem Fenstercouvert platziert ist. Der Text wird im Beispiel nur angedeutet, den können Sie natürlich frei und künstlerisch gestalten, es geht hier nur darum Ihnen den Ablauf zu zeigen. Die gelb markieren Felder sind variabel d.h. diese müssen im Minimum in unserer Datenliste vorkommen. Name Vorname Strasse Postleitzahl Ort Anrede Damit ist das Hauptdokument erstellt und wir wenden uns der Datenbank zu. Word bietet die Möglichkeit direkt eine Datenbank anzulegen und das möchte ich in diesem Beispiel anwenden. Alternativ dazu könnte die Datenbank auch aus einem andern Programm (z.b. Excel oder Outlook-Kontakte) eingelesen werden. Erstellen der Datenbank Wahlen Sie der Reihe nach. Register Sendungen / Empfänger auswählen / Neue Liste eingeben Word öffnet nun eine Datenbank die bereits für Adressen zugeschnitten ist.

3 3 Fragen und Antworten zur Computerbedienung Thema : Serienbrief 01 Wir passen nun diese Vorlagen unseren Bedürfnissen an, dazu klicken wir den Befehl Spalten Anpassen an Es erscheint nun die Maske für die Anpassung der Datenfelder (Spalten). Mit den Funktionen Löschen und Umbenennen passen wir die Spalten so an, dass sie genau den variablen Feldern die wir im Brief einsetzen möchten entsprechen. Ist das gemacht die Taste OK betätigen und die Tabelle entspricht nun unseren Bedürfnissen. Der Nächste Schritt ist die Personen einzutragen denen wir diesen Brief zukommen lassen wollen. Mit [Neuer Eintrag] wird immer eine neue Zeile vorbereitet und wir können die Daten eintragen. Mit der Taste [OK] werden Sie aufgefordert dieser Datenbank einen Namen und den Speicherort einzugeben. Diese Angaben müssen Sie sich merken damit Sie später wieder darauf zugreifen können. Deshalb ist es sinnvoll die Datenbank am selben Ort wie das Hauptdokument zu Speichern. Seriendruckfelder einfügen Nun haben wir die Daten erstellt und müssen diese als Datenfelder in das Hauptdokument einfügen. Das erledigen wir in dem wir unsere allgemeinen Begriffe mit den korrespondierenden Datenfelder ersetzten.

4 4 Fragen und Antworten zur Computerbedienung Thema : Serienbrief Selektieren des Textes der ersetzt werden soll 2. Seriendruckfeld einfügen Liste aufklappen (kleiner Pfeil anklicken) 3. Gewünschtes Feld in der Liste anwählen. Das Feld wird eingefügt und wird mit den Doppelpfeilklammern als Seriendruckfeld gekennzeichnet. Wie Sie sehen kann ein Seriendruckfeld mehrmals im Text vorkommen (hier z.b. Vorname). Vorschau Ergebnisse Nun schauen wir uns das Ergebnis an. Wenn wir damit zufrieden sind kann der Brief gedruckt werden. Drucke prüfen Bevor Sie nun drauflos Drucken empfehle ich folgendes. Prüfen ob der Drucker bereit ist und ob genügend Papier eingelegt ist. Vorab nur einen Brief drucken und das Ganze als gedrucktes Endprodukt kontrollieren.

5 5 Fragen und Antworten zur Computerbedienung Thema : Serienbrief 01 Um nur den aktuell gewählten Datensatz zu drucken verwenden Sie den normalen Druckbefehl via Menü Datei. Tipp: Wählen Sie für den Musterdruck möglichst einen Datensatz der Extrema enthält z.b. längster Ortsname, damit können Sie auch prüfen ob nicht ungewollte Formatierungsänderungen den Brief beeinflussen. Wenn auch das in Ordnung ist und keinerlei Korrekturen bedarf wird gedruckt. Drucken Das Drucken der Einladungen erfolgt über die Taste Fertig stellen und zusammen führen. Weitere Funktionen Abschliessend sei erwähnt das Word noch weitere Funktionen im Zusammenhang mit Sendungen anbietet. Mit der Taste Seriendruck starten können Sie auch noch andere Dokumente erstellen als nur Briefe. Mit der Taste Empfängerliste bearbeiten wird Ihnen die Möglichkeit angeboten nur eine Auswahl an Dantesätzen in den Seriendruck einzubeziehen.

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