Serienbriefschreibung

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1 Serienbriefschreibung 1. Allgemeines Die Option Serienbriefschreibung in M1 realisiert im Zusammenhang mit Microsoft Word die Verknüpfung von dafür erstellten Dokumentenvorlagen mit einer Auswahl von Empfängern, die derzeit entweder im Patienten-Suchdialog, eine Recall-Liste, in der Textgruppenstatistik oder im Ärzte-Suchdialog erzeugt werden kann. 2. Voraussetzungen Hinweis: Sollten Sie mit der Serienbrieffunktion von Microsoft Word noch nicht vertraut sein, informieren Sie sich bitte vorab ausführlich in den entsprechenden Hilfestellungen von Word. Die folgenden Ausführungen können diese Informationen nicht ersetzen. Im Zuge der Installation des Moduls wird in dem M1-Ordner, in dem die Word-Dokumente abgelegt werden (Standard: \CompuMED\M1\Project\Winword) ein eigenen Unterordner \Serienbriefe und darunter zwei weitere Ordner \Vorlagen und \Daten angelegt. Im Ordner...\Serienbriefe\Vorlagen kreieren Sie bitte die Word-Vorlagen (Dateityp.dot), die für die Serienbriefe verwendet werden sollen. Für verschiedene Zwecke (Grippeschutzimpfung, Diabetes-Patienten etc.) sollten verschiedene Vorlagen angelegt werden. Sollen die Serienbriefe per verschickt werden, muss die entsprechende Vorlage (z. B. Grippe.dot) für diese Anwendung ein weiteres Mal existieren (z. B. Grippe_Mail.dot) und besonders angepasst werden. Hinweis: Die -Adresse der Patienten muss in den Empfängerstammdaten unter TeleMED-Angaben abgelegt sein. CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

2 3. Anlage einer Serienbriefvorlage mit Microsoft Office Vorlage für einen normalen Serienbrief Im ersten Schritt sollte im Ordner...\Serienbrief\Vorlagen entweder eine neue leere Vorlage angelegt werden oder eine bereits angepasste Arztbriefvorlage, z. B. Bericht.dot aus dem Ordner...\Winword\Vorlagen in diesen Ordner kopiert und nach Wunsch benannt werden, z. B. Grippe.dot. Das Kopieren erscheint sinnvoller, da damit die Voreinstellungen, die eingefügten Variablen usw. erhalten bleiben. Die Vorlage muss dabei die Dateiendung.dot behalten. Nach Öffnen der Vorlage mit Microsoft Word muss diese in eine Serienbriefvorlage umgewandelt werden. Dazu ist über Extras/Seriendruck der entsprechende Assistent zu starten: Nach einem Klick auf Erstellen ist in der folgenden Auswahl die Option Serienbrief zu wählen und das aktive Fenster als Vorlage zu deklarieren: CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

3 Im nächsten Schritt muss die Datei bestimmt werden, die die Felder enthält, die dann später während der Serienbriefschreibung mit den jeweiligen Patientendaten gefüllt werden. Dies ist einfach möglich, da bei der Installation des Moduls bereits eine Datei mit den später aus M1 exportierbaren Daten angelegt wird. Im danach angezeigten Windows-üblichen Suchdialog (in dem wie im Beispiel gezeigt die Option Alle Dateien (*.*) eingestellt sein muss) wird über den Pfad Compu- MED\M1\Project\Winword\Serienbrief\Vorlagen die Datei adressen_felder.dat geöffnet: CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

4 Danach weist der Word-Assistent darauf hin, dass die Vorlage noch keine Seriendruckfelder enthält, und man kann diese nun über einen Klick auf Hauptdokument bearbeiten einfügen: Dazu ist der Kursor in der Vorlage auf die Stelle zu positionieren, an der ein Feld eingefügt werden soll, das über die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen auswählbar ist: Nach Fertigstellen und Speichern der Vorlage kann sie für die M1-Serienbriefschreibung verwendet werden. CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

5 3.2. Vorlage für eine Serien- Soll eine Serienbriefvorlage für das Versenden einer Serien- benutzt werden, muss die Vorlage in einem weiteren Schritt noch dafür vorbereitet werden: Über Extras/Seriendruck wird der Word-Assistent erneut aufgerufen und die Schaltfläche Ausführen angeklickt: Im nächsten Fenster wird zuerst bei Seriendruck in die Option ausgewählt und danach die Schaltfläche Einrichten angeklickt: CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

6 Im dann angezeigten Fenster wird das Feld ausgewählt, das in den aus M1 gelieferten Daten die - Adresse enthält, und ein Betreff für die eingetragen: Ein Klick auf OK und in den vorherigen Fenstern auf Schließen beendet die Vorbereitung der Vorlage für den -Versand. CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

7 4. Anlage einer Serienbriefvorlage mit Microsoft Office XP 4.1. Vorlage für einen normalen Serienbrief Im ersten Schritt sollte im Ordner...\Serienbrief\Vorlagen entweder eine neue leere Vorlage angelegt werden oder eine bereits angepasste Arztbriefvorlage, z. B. Bericht.dot aus dem Ordner...\Winword\Vorlagen in diesen Ordner kopiert und nach Wunsch benannt werden, z. B. Grippe.dot. Das Kopieren erscheint sinnvoller, da damit die Voreinstellungen, die eingefügten Variablen usw. erhalten bleiben. Die Vorlage muss dabei die Dateiendung.dot behalten. Nach Öffnen der Vorlage mit Microsoft Word muss diese in eine Serienbriefvorlage umgewandelt werden. Dazu ist über Extras/Briefe und Sendungen/Seriendruck-Assistent der entsprechende Vorgang zu starten: Damit wird auf der rechten Seite des Bildschirms ein Assistent eingeblendet, der alle Optionen für die Erstellung der Serienbriefvorlage anbietet und Schritt für Schritt durchlaufen wird. CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

8 Schritt 1 von 6: Im ersten Schritt muss die Art des Seriendruck-Dokuments ausgewählt werden. Im Regelfall wird hierbei die Option Briefe markiert. Anschließend wird im unteren Teil des Assistenten der nächste Arbeitsschritt aufgerufen: Dokument wird gestartet. Schritt 2 von 6: Da Word bereits mit der gewünschten Vorlage geöffnet wurde, wird im Schritt Startdokument wählen die Option Aktuelles Dokument verwenden selektiert. Danach wird der Schritt Empfänger wählen initiiert. CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

9 Schritt 3 von 6: Im nächsten Schritt muss die Datei bestimmt werden, die die Felder enthält, die dann später während der Serienbriefschreibung mit den jeweiligen Patientendaten gefüllt werden. Dies ist einfach möglich, da bei der Installation des Moduls bereits eine Datei mit einem Gerüst aus den Feldern der später aus M1 exportierbaren Daten angelegt wird. Deshalb wird die Option Vorhandene Liste wählen verwendet. Über einen Klick auf Durchsuchen... CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

10 ... wird im Windows-üblichen Suchdialog über den Pfad \Compu- MED\M1\Project\Winword\Serienbrief\Vorlagen die Datei adressen_felder.dat geöffnet. Dabei muss die Option Alle Dateien (*.*) eingestellt werden. Im danach angezeigten Fenster muss das Häkchen bei Alle anzeigen gesetzt und die Datenquelle Textdateien (*.txt) markiert werden: CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

11 Nun wird der Inhalt der Datenquelle (die Einträge in der Datei adressen_felder.dat) angezeigt; dieses Fenster kann sofort über den Button OK geschlossen werden. Schritt 3 von 6 wird durch einen Klick auf Schreiben Sie Ihren Brief abgeschlossen. Schritt 4 von 6: In diesem Schritt werden über die Option Weitere Elemente zunächst die Seriendruckfelder (Name, Straße, Ort usw.) eingefügt. Dabei sollte der Kursor an die Stelle positioniert werden, wo das erste Feld, z. B. der Vorname, eingesetzt werden soll. CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

12 In der Liste der verfügbaren Felder wird das gewünschte markiert und über die Schaltfläche Einfügen in die Vorlage übernommen. Danach muss das angezeigte Fenster verlassen, der Kursor neu positioniert und das nächste Feld ausgewählt werden, bis alle Felder in die Serienbriefvorlage eingetragen worden sind. Der Arbeitsschritt wird über Vorschau auf Ihre Briefe verlassen. CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

13 Schritt 5 von 6 kann sofort über Seriendruck beenden verlassen werden. Mit Erreichen des Schrittes 6 von 6 ist die Erstellung der Serienbriefvorlage abgeschlossen; der Assistent kann über das schwarze x rechts oben verlassen werden. Nach Speichern der Vorlage kann sie für die M1-Serienbriefschreibung verwendet werden. CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

14 4.2. Vorlage für eine Serien- Soll eine Serienbriefvorlage für das Versenden einer Serien- benutzt werden, muss die Vorlage in einigen Arbeitsschritten des Assistenten anders vorbereitet werden. Im Schritt 1 von 6 muss bereits am Anfang der Vorgangs der Dokumententyp -Nachrichten ausgewählt werden. Bei Erreichen des Schrittes 4 von 6 werden andere Informationen und Optionen eingeblendet. Hier kann aber sofort der nächste Schritt aufgerufen werden. CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

15 Gleiches wie im vorigen gilt auch für Schritt 5 von 6. Im Schritt 6 von 6 erfolgt über die Option die Zuordnung der notwendigen Adressdaten. In der Zeile An: wird das M1-Feld ausgewählt, das die -Adresse liefert (Patient_E_Mail); die Betreffzeile sollte aussagekräftig gefüllt werden. Nach einem Klick auf OK, dem Verlassen des Assistenten und Abspeichern der Serien- -Vorlage kann diese wie im folgenden Abschnitt beschrieben genutzt werden. CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

16 5. Starten der Serienbriefschreibung aus M1 In M1 haben Sie derzeit an folgenden Stellen die Möglichkeit, die Serienbriefschreibung zu starten: a) Patienten-Suchdialog: Wenn im Patientensuchdialog eine Liste der gewünschten Patienten erzeugt wurde, z. B. über den Namen, das Geburtsjahr oder über das Feld Allgemeine Verwendung, wenn im Patientenstammblatt/Patienteninfo ein entsprechender Vermerk eingetragen wurde,... CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

17 ... lässt sich die Serienbriefschreibung über den Button mit dem Diskettensymbol (<Shift>+<F8>) starten. b) Textgruppenstatistik: In der Textgruppenstatistik (Büro/Statistik/Selektive Suche/Textgruppenstatistik) starten Sie die Serienbriefschreibung nach einer entsprechenden Suche (z. B. nach einem verordneten Medikament) über den Word -Button. CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

18 c) Recall-Listen: In den Recall-Listen (Rezeption/Listenaufruf <Strg>+L) ist die Serienbriefsschreibung nach Aufruf der gewünschten Liste über das Diskettensymbol (<Shift>+<F8>) zu aktivieren: d) Ärzte-Suchdialog: Über Praxisdaten/Ärzte lässt sich ein Suchdialog starten, in dessen Ergebnisfenster ebenfalls eine Serienbriefschreibung möglich ist: CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

19 Die nächsten Arbeitsschritte sind nun für alle Ansätze gleich: Serienbriefschreibung Den folgendenden Hinweis Bitte wählen Sie einen Dateinamen zur Speicherung der Adressdaten aus. bestätigen Sie bitte mit einem Klick auf OK. Damit gelangen Sie in den Windows-üblichen Dialog zur Ablage der Patientendaten in eine Datei im Verzeichnis \CompuMED\M1\Project\Winword\Serienbrief\Daten: Für die Datei sollte ein aussagekräftiger Name (unter Dateiname ) vergeben werden, z. B. Grippe.dat (die Dateiendung hat keine Bedeutung, sollte aber immer gleich gewählt werden). Klicken Sie dann bitte auf Speichern. Danach können Sie bei Briefen an Patienten festlegen, mit welchem Vermerk, in welchem Zeilentyp und unter welchem Datum im Behandlungsblatt des Empfängers ein Eintrag generiert werden soll, der auf den geschriebenen Brief hinweist: CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

20 Diese Festlegung wird zur Sicherheit noch einmal zusammengefasst, um sie bestätigen oder ggf. verwerfen zu können: Die nächste Abfrage lässt entscheiden, ob mit den erstellten Daten ein Serienbrief geschrieben werden oder es bei der Erstellung dieser Patientendatei bewendet bleiben soll: Die folgendenden Hinweis Bitte wählen Sie eine Vorlage für Ihren Serienbrief aus. Diese muss speziell für eine Serienbriefschreibung angelegt sein. muss wiederum mit einem Klick auf OK bestätigt werden vorausgesetzt natürlich, dass eine entsprechende Vorlage existiert. CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

21 Damit öffnet sich der Windows-üblichen Dialog zur Auswahl der Serienbriefvorlage im Verzeichnis \CompuMED\M1\Project\Winword\Serienbrief\Vorlagen: Die gewünschte Vorlage wird hier markiert und mit einem Klick auf Öffnen ausgewählt. Im nun folgenden Dialog kann entschieden werden, in welcher Form der Serienbrief erstellte werden soll: CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

22 a) Dokument: Diese Option startet Word, das nun automatisch aus den Patientendaten und der Vorlage für jeden Patienten ein entsprechendes Word-Dokument zum Drucken erzeugt. Hier kann nun eine beliebige Nachbearbeitung (Speichern, Drucken etc.) erfolgen. Hinweis: Auch bei Auswahl der folgenden Optionen wird Microsoft Word mit dem erstellten Serienbriefdokument geöffnet, bleibt in der Taskleiste aktiv und muss manuell ggf. nach Speichern des erstellten Serienbriefs beendet werden. b) Drucker: Mit dieser Auswahl wird der weg zum gedruckten Dokument verkürzt, indem Word sofort mit dem Dialog zum Drucken geöffnet wird. Hierüber lässt sich der gewünschte Drucker auswählen und die Ausgabe sofort starten. c) Fax: Diese Option ist für die recht seltene Verwendung eines speziellen Fax-Servers vorgesehen. In kleinen und mittleren Netzen wird aber üblicherweise ein Faxversand vom PC aus so realisiert, dass das fax-fähige Gerät (ISDN-Karte oder Modem) als zusätzlicher Fax- Drucker eingebunden wird, der dann im Druckdialog ausgewählt werden kann. CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

23 d) Wurde auf dem Rechner, auf dem die Serienbriefschreibung durchgeführt wird, auch ein -Programm installiert, das die so genannte MAPI-Schnittstelle unterstützt (z. B. Microsoft Outlook), können die Serienbriefe an dieses übergeben werden. Dazu muss eine spezielle Variante der Erstellung der Serienbriefvorlage durchgeführt werden, die im vorhergehenden Abschnitt beschrieben wurde. Für jede -Adresse wird nun abgefragt, ob der Versand durchgeführt werden soll: Diese Abfrage mag vielleicht lästig erscheinen, aber zur Absicherung und nicht zuletzt angesichts der täglichen Gefahr durch Viren und anderen Schädlingen sollte diese Arbeitsweise des Programms akzeptiert werden. CompuMED GmbH & Co KG Koblenz Stand

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