Team. Mag. Otto ATZWANGER Dr. Markus MITTERDORFER Mag. Renate ATZWANGER Aljoscha Richter Mag. Ruth MITTERDORFER Mag. Iris GESSER-ATZWANGER

Transkript

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2 Team Mag. Otto ATZWANGER Dr. Markus MITTERDORFER Mag. Renate ATZWANGER Aljoscha Richter Mag. Ruth MITTERDORFER Mag. Iris GESSER-ATZWANGER

3 Timeline BLOCK 1 Erstkontakt, Ankunft, Aufenthalt und Abreise Adressenimport Gästekartei Zimmerplan Gästeabrechnung BLOCK 2 Kontakthalten Serienversand allg. CRM-Mails Geburtstagswünsche Kurzvorstellung: rapidmail.de BLOCK 3 Ihr Haus im www Kontingentwartung Online Buchen 13:00 14:30 Uhr 14:40 16:10 Uhr 16:20 17:50 Uhr

4 Pro Block (1, 2 u. 3) Präsentation Fallbeispiele & Diskussion Pause

5 BLOCK 1 Erstkontakt, Ankunft, Aufenthalt und Abreise (Phasen 1 4 der GÄSTEKETTE) Adressenimport Gästekartei Zimmerplan Gästeabrechnung

6 1.Erstkontakt Angebot Buchung Eine -Anfrage mit der Bitte um Angebotslegung wird an das Hotel gestellt.

7 WERKZEUGE Outlook Adressenkartei Word Korrespondenzverwaltung

8 Das Hotel erhält eine anfrage über den Kanal eigene Homepage :

9 Quicksteps Angebot erstellen und versenden 1. Adressenimport (STRG A, STRG C, STRG S) 2. Angebotsbutton klicken 3. Angebotsdetails eingeben 4. Briefvorlage auswählen 5. An Empfänger senden Funktion in WORD aufrufen 6. Betreff und Empfänger mit Drag&Drop eingeben 7. Versenden

10 Extratipp: ADRESSENHAMSTER (Schnittstelle mit Jahresgebühr) Ein Klick (STRG+S) zum schnellen Import aller Anfragenformate Spezialanfertigungen möglich Quelle wird unter KATEGORIE vermerkt

11 STRG + A STRG + C STRG + V Schritt 1: Der Adressblock im wird markiert (STRG A), kopiert (STRG C) und dann mit Klick auf Adressenimport ins WinHotel eingefügt (STRG S).

12 Schritt 2: Markieren Sie die Adresse in der WinHotel-Gästekartei und klicken Sie dann auf Angebot.

13 Schritt 3: Es öffnet sich das Fenster zum Eingeben der Angebots- Details:

14 Schritt 4: Wählen Sie die gewünschte Briefvorlage aus. Extratipp: Unter STICHWORT kann ein griffiger Betreff zum leichten Wiederfinden in der Korrespondenzverwaltung eingegeben werden. Durch Klick auf ÖFFNEN öffnet sich WORD.

15 Extratipp: PLATZHALTER [PLATZHALTER] füllen sich automatisch

16 Schritt 5: Klicken Sie nun im WORD auf den Schnellbutton An Empfänger senden. Schritt 6: Ziehen Sie - Adresse und Betreff mit Drag&Drop in die passenden Felder. Schritt 7: Ein Klick auf An E- Mail Empfänger senden verschickt das automatisch über Outlook.

17 Extratipp: KORRESPONDENZVERWALTUNG Die gesamte über WinHotel ausgehende Korrespondenz, die Sie mit einem Gast tätigen, wird in der WinHotel Korrespondenz-Verwaltung gespeichert.

18 Extratipp: ÜBERNAHME IN TERMINVERWALTUNG

19 Extratipp: -IMPORT Die Rückmeldung des Gastes kann mit Drag&Drop in die Korrespondenzverwaltung gezogen werden. So haben Sie die komplette Korrespondenz mit dem Gast an einem Ort gespeichert. Ordner im Explorer oder im Outlook werden überflüssig.

20 1.Erstkontakt Angebot Buchung Der Gast bucht und bittet um eine Buchungsbestätigung.

21 WERKZEUGE Zimmerplan Outlook Word

22 Das Hotel erhält folgende Liebes Team vom Demohotel ALPIN. Vielen Dank für euer Angebot. Wir möchten gerne von Samstag, bis Samstag, ein Doppelzimmer (mit Frühstück) reservieren. Viele freundliche Grüße, Familie Eberling

23 Quicksteps Buchung eingeben und bestätigen 1. Buchung in den Zimmerplan eintragen 2. Namen des Gaste zuweisen 3. Status auswählen 4. Details für Listen eingeben 5. Artikel aufbuchen 6. Buchungsbestätigung auswählen 7. Versenden

24 Schritt 1: Die Buchung wird in den WinHotel Zimmerplan eingetragen. Einfach die Maus an den Anreisetag setzen, gedrückt halten und bis zum Abreisetag ziehen.

25 Extratipp: VERLÄNGERN und VERSCHIEBEN mit Drag&Drop Verlängern: Klick rechts außen - Ziehen mit gedrückter linker Maustaste Verschieben: Klick mit gedrückter STRG-Taste und Verschieben der Buchung

26 Schritt 2: Klicken Sie nun doppelt in die neu eingetragene Buchung und wählen Sie im Detailfenster den Befehl Name ändern

27 Extratipp: VOLLTEXTSUCHE (hier mit Shortcut ALT V) erleichtert oftmals die Suche. Beginnen Sie einfach, die ersten Buchstaben des Nachnamens (in unserem Beispiel: Eberling) zu tippen. Klicken Sie wenn der richtige Name ausgewählt ist auf OK.

28 Schritt 3: Weisen Sie eine Statusfarbe zu, um im Zimmerplan auf den ersten Blick erkennen zu können, ob es sich um eine Fixbuchung, eine Option, o.ä. handelt.

29 Extratipp: PLANFARBEN anlegen In den WinHotel- Einstellungen können die Planfarben und die Beschriftungen (z.b. Reisebüro, ) an die betrieblichen Erfordernisse angepasst werden.

30 !!! Keine Informationen verlieren Schritt 4: Tragen Sie auch die Anzahl der Erwachsenen, Frühstücke, usw. ein. Diese Informationen dienen Ihnen später zum Erstellen ausdrucksstarker Managerlisten.

31 Extratipp: VERRECHNETE MENGE Die VERRECHNETE MENGE wird automatisch als Mengenvorschlag beim Hinzufügen von Artikeln angeführt.

32 Extratipp: ANZAHLUNG und DATUM: Option Im Zimmerplan können die gewünschte ANZAHLUNG und das DATUM eingetragen werden. Diese Informationen werden mit auf die BUCHUNGSBESTÄTIGUNG übernommen und sind über die LISTE OPTIONEN auswertbar.

33 Schritt 5: Unter dem Karteireiter LEISTUNGEN werden dem Gast die Artikel zugebucht, die er bereits bestellt hat.

34 Schritt 6: Unter dem Karteireiter KORRESPONDENZ wird die Buchungsbestätigung erstellt. Die Buchungsbestätigung enthält eine Tabelle mit den vorher eingetragenen Artikeln. So sieht der Gast auf einen Blick, mit welchen Urlaubskosten er voraussichtlich zu rechnen hat.

35 Durch Klick auf OK haben Sie die Buchung erfolgreich gespeichert:

36 2. Ankunft Check-In Der Gast checkt ein, die Konsumationen werden seinem Gastkonto zugebucht.

37 WERKZEUGE Zimmerplan Check-In

38 Der Gast kommt an Familie Klaus Eberling Samstag, bis Samstag, Unterkunft: Doppelzimmer (mit Frühstück) Zimmernummer: 101

39 Quicksteps Gast einchecken 1. Buchung über Zimmerplan einchecken 2. Öffnen der Check-In Liste 3. Artikel zubuchen, ändern oder löschen

40 Schritt 1: Klicken Sie auf die Buchung im Zimmerplan und dann auf Check- IN.

41 Extratipp: QUICK-NAVI über die kleinen Icons beschleunigt das Arbeiten.

42 Schritt 2: Öffnen Sie den Programmteil ZIMMERRECHNUNG. Der Gast ist jetzt in der CHECK-IN LISTE gespeichert. Es können Konsumationen auf sein Gastkonto gebucht werden.

43 Extratipp: Die Große Plustaste ist das Shortcut für die Funktion NEU. Schritt 3: Klicken Sie doppelt auf die Zeile in der CHECK-IN Liste, um das Gastkonto zu öffnen. Dort können Sie durch Klick auf NEU Artikel zubuchen.

44 3. Urlaubsaufenthalt Marketinginfos Listenfunktionen Während der Gast im Haus ist, können Marketing- Infos (z.b. Skifahrer, Hundeführer, ) gesammelt werden, die für die spätere Bewerbung der Gäste sehr wichtig sind.

45 WERKZEUGE Adressenkartei

46 Extratipp: Die Marketing-Merkmale sind im Setup frei definierbar. Um Marketing-Infos einzutragen, klicken Sie doppelt auf den Gast in der Gästekartei und schalten Sie auf den Karteireiter Marketing. Dort können an entsprechenden Stellen Haken gesetzt werden.

47 INFO Gewinnung, Pflege und Analyse von qualitativ hochwertige Gästedaten und Informationen oft mühevoll und zeitintensiv. VORTEILE: Wert für das Hotel maßgeschneiderte Angebote Wissen über den Kunden

48 3. Urlaubsaufenthalt Marketinginfos Listenfunktionen Es müssen auch täglich Küchenlisten, Zimmermädchenlisten, usw. ausgedruckt werden.

49 WERKZEUGE Zimmerplan Listen

50 Die Ankunftslite, Zimmermädchenlisten, usw. können im Programmteil PLANLISTEN ausgedruckt werden.

51 Extratipp: Informationen im Vorfeld sorgfältig eintragen 1. Anzahl der Frühstücke, Halbpensionen, 2. Vermerke für SERVICE und ZIMMERMÄDCHEN aus dem Zimmerplan (bei Buchung nicht bei Adresse gespeichert) 3. BEMERKUNGEN aus der Gästekartei (immer wieder abrufbar)

52 Listenfunktionen: Liste Optionen Liefert eine Übersicht aller Buchungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums, die den Status OPTION haben

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54 Listenfunktionen: Vorschau Saalservice Frühstücke = Bleibende + Abreisen Halbpensionen = Bleibende + Anreisen

55 4. Abreise Rechnungslegung Zahlung verbuchen Der Gast bezahlt seine Rechnung und die Zahlung wird verbucht.

56 WERKZEUGE Planlisten Check-In Chefzahlen

57 Quicksteps Rechnung erstellen 1. Drucken der Abreiseliste (evtl. am Vortag) 2. Öffnen des Gastkontos in der Check-In Liste 3. Rechnung drucken (auf Papier oder als PDF)

58 Schritt 1: Die ABREISELISTE in den PLANLISTEN bietet eine praktische Übersicht der Abreisen zu einem bestimmten Stichtag.

59 Schritt 2: Klicken Sie das Gastkonto in der CHECK-IN Liste auf.

60 Klicken Sie im Gastkonto auf DRUCK, um die Rechnung auszudrucken.

61 Extratipp: Rechnungsvorlage nach Art des Hauses Anpassbar: Hotel-Logo Adresskopf (z.b. mit www- und -Adresse) Schriftart Rechnungsendtext (flexibel wählbar) Vermerk mit Bankdaten

62 Extratipp: Rechnung oder Vorschau auch als PDF Die RECHNUNG bzw. die VORSCHAU können sowohl auf Papier als auch als PDF (z.b. zum Versenden per ) gedruckt werden. Die KOPIE für die Buchhaltung wird gedruckt, sobald die Zahlung verbucht wird.

63 4. Abreise Rechnungslegung Zahlung verbuchen Der Gast bezahlt seine Rechnung und die Zahlung wird verbucht.

64 Schritt 3: Unter ZAHLUNG EINGEBEN wird die Zahlungsart eingegeben und die RECHNUNGSKOPIE für die Buchhaltung gedruckt.

65 Extratipp: RECHNUNGSKOPIE IM JOURNAL AUSDRUCKEN Über die CHEFZAHLEN gelangt man zum JOURNAL ZIMMER-RG.

66 Funktionen: Druck Rechnungs-Kopie Storno-Rechnung Zahlungsart ändern

67 Ende BLOCK 1 Durchführen der Praxisbeispiele Anschließend 10 Minuten Pause.

68 BLOCK 2 Kontakt halten (Phase 5 der GÄSTEKETTE) Serienversand allg. (Wem? Was? Wie?) CRM-Mails Geburtstagswünsche Kurzvorstellung: rapidmail

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71 1. Wem? Erstellen der EMPFÄNGERLISTE WERKZEUGE über Reportgenerator Geburtstagsliste Betreuungs s (CRM-Mails) Selektion Begriffe Gäste von - bis

72 Adressen Adressen Adressenmasse in der Gästekartei Adressen Begrenzte Marketingmittel Welche Kundenansprache macht Sinn? Welches Spezialangebot ist passend? Welche Zeit möchte ich füllen?

73 Extratipp: Analysetools Altersstruktur der Gäste, um Abzuschätzen welche Themen interessant sein könnten.

74 Extratipp: Analysetools /Adressen, um herauszufiltern, wie viele Adressen in der Kartei schon eine adresse vermerkt haben.

75 Extratipp: Analysetools Abfrage nach Gäste von bis, um herauszufinden, wer zur gewünschten Zeit schon einmal im Haus Gast war.

76 Extratipp: Analysetools Gästekartei mit Buchungshistory, um sich einen Überblick über die Bindung der Gäste zum Haus zu verschaffen.

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78 Serienbrief allgemein Geburtstagsmail CRM-Mail (Nachfassen Gute-Anreise Danke) Weihnachtsgrüße an die Stammgäste

79 1. Was? GESTALTUNG des Serienbriefes / -mails mit schönen Bildern Incentive-Angeboten Verlinkung auf die Homepage Kontaktdaten

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81 1. Wie? VERSENDEN des Serien s /-briefs WERKZEUGE über als WORD-Serien (bei Empfängerliste < 50) als WORD-Serienbrief als WORD-Adressetiketten als Newsletter z.b. über RAPIDMAIL (bei Empfängerliste > 50)

82 Quicksteps Serien versenden 1. Abfrage im Reportgenerator nach (1-Z) 2. Erstellen der Marketingliste mit 3. Erstellen einer Serienbriefvorlage 4. Öffnen der Marketingliste 5. Serienbriefvorlage wählen 6. Fertigstellen und Zusammenführen im WORD

83 1. Abfrage im Reportgenerator nach (1-Z)

84 1. Abfrage im Reportgenerator nach (1-Z)

85 2. Erstellen der Marketingliste mit

86 2. Erstellen der Marketingliste mit

87 2. Erstellen der Marketingliste mit Option: Ziehen Sie Adressen mit Drag&Drop in die Marketinggruppe hinein. Während dem Ziehen muss die linke Maustaste gedrückt bleiben.

88 Extratipp: MARKETINGGRUPPEN Die MARKETINGGRUPPEN funktionieren nach dem selben Prinzip wie Playlisten in Musikprogramme. Es werden Gästegruppen zusammengefasst, die thematisch zusammengehören. Die MARKETINGGRUPPEN können gelöscht werden, ohne dass die Daten in der Gästekartei davon betroffen sind. Innerhalb der MARKETINGGRUPPE können s schnell und effizient versendet werden.

89 3. Erstellen einer Serienbriefvorlage Öffnen Sie unter HILFSPROGRAMME das SETUP BRIEFE und klicken Sie auf SERIENBRIEFE.

90 3. Erstellen einer Serienbriefvorlage Geben Sie der Vorlage einen Namen. VORSICHT: keine Abstände erlaubt!

91 Extratipp: WinHotel speichert den Pfad zur Datenquelle (z.b. C:\xwinhotel\tempword\empfaenger.txt) mit der man den Serienbrief im WORD verknüpfen muss, im Clipboard (STRG V).

92 3. Erstellen einer Serienbriefvorlage Es öffnet sich die Serienbriefvorlage im WORD. Der SQL-Befehl von WORD muss mit JA bestätigt werden.

93 Extratipp: Kontrollieren, ob Verknüpfung mit Datenquelle vorhanden ist Verknüpfung vorhanden die Funktionen für den Seriendruck sind aktiv (farbig) Keine Verknüpfung vorhanden die Funktionen für den Seriendruck sind inaktiv (grau)

94 Die Verknüpfung zur Datenquelle wird über EMPFÄNGERLISTE BEARBEITEN VORHANDENE LISTE VERWENDEN eingetragen.

95 Die Datenquelle befindet sich im Clipboard und wird über STRG V bzw. EINFÜGEN eingefügt.

96 3. Erstellen einer Serienbriefvorlage Extratipp: TAUGLICHE BRIEFVORLAGEN ERSTELLEN 1. Tabellenbegrenzung 2. Banner (ev. mit Hausfoto und Logo) 3. Adresszeile 4. Begrüßung 5. Details und Fotoleiste (2-spaltig) 6. Abschied 7. Adresszeile

97 1. Tabellenbegrenzung Vergleich: Mit Tabellenbegrenzung (links) Nur Fließtext (unten)

98 3. Erstellen einer Serienbriefvorlage Im WORD muss die Ansicht WEBLAYOUT eingestellt sein. Unter dem Karteireiter EINFÜGEN kann eine Tabelle mit beliebig vielen Zeilen und einer Rahmenfarbe nach Wahl (auch farblos) eingefügt werden.

99 3. Erstellen einer Serienbriefvorlage Die Serienbrief-Platzhalter müssen direkt über den WORD-Befehl SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN in den Text übernommen werden.

100 4. Öffnen der Marketingliste

101 5. Serienbriefvorlage wählen

102 6. Fertigstellen und Zusammenführen im WORD Schritt 6: Über FERTIGSTELLEN UND ZUSAMMENFÜHREN wird der Serienbrief versendet.

103 6. Fertigstellen und Zusammenführen im WORD Geben Sie in der Betreffzeile einen Betreff ein und klicken Sie dann zum Starten des Sendevorganges auf OK

104 Extratipp: In der Korrespondenzverwaltung kann man vermerken, dass der Gast die Weihnachtspost bekommen hat.

105 KONTAKT HALTEN über die CRM-Mails (Nachfassen Gute Anreise - Danke)

106 1. Wem? Interessenten (nach Angebot), Anreisenden, Abgereisten 2. Was? Nachfassen, Gute Anreise, Danke 3. Wie? , Brief,

107 Quicksteps Nachfassen nach Angebotslegung 1. CRM-Mails Option Nachfassen 2. Angebot vor: 3 Tagen 3. Empfängerliste wählen 4. Briefvorlage wählen 5. In Word den Karteireiter Sendungen öffnen 6. Fertigstellen und Zusammenführen

108 Schritt 1: Zum Nachfassen klicken Sie auf die Funktion CRM-MAILS und wählen die Option Nachfassen aus.

109 Extratipp: CRM-MAILS Empfängerliste Mit einbezogen werden nur Adressen, die im ANGEBOT die Option Nachfassen angehakt haben, bzw. für GUTE REISE und DANKE: die Adressen, die bei der BUCHUNG Gute Anreise bzw. Dank angehakt haben.

110 Schritt 2: Wählen Sie aus, welchen Zeitabstand Sie nachfassen möchten. Z.B. Angebot vor 3 Tagen, um alle nachzufassen, denen Sie vor 3 Tagen ein Angebot geschickt haben und klicken Sie auf Abfrage starten.

111 Extratipp: Gäste, die nach dem Angebot bereits gebucht haben, können aus der Nachfassliste ausgenommen werden.

112 Extratipp: Die Trefferliste wird nach DU und SIE und der im System dazu gespeicherten Sprache gruppiert.

113 Schritt 3: Wählen Sie den Block mit dem Sie beginnen möchten aus (z.b. Deutsch + Sie) und klicken Sie auf ABSCHICKEN.

114 Schritt 4: Wählen Sie mit Doppelklick eine passende Briefvorlage aus.

115 Schritt 5: WORD öffnet die ausgewählte Vorlage. Zum Versenden muss der Karteireiter SENDUNGEN gewählt werden.

116 Extratipp: Empfängerliste bearbeiten Unter EMPFÄNGERLISTE BEARBEITEN können Sie die Empfängerliste noch einmal durchgehen und entscheiden, wer das Mail erhalten soll. Zusätzlich können Sie die Liste auf Duplikate überprüfen.

117 Schritt 6: Über FERTIGSTELLEN UND ZUSAMMENFÜHREN wird der Serienbrief versendet. Optionen: Dokumente drucken -Nachrichten senden

118 Geben Sie in der Betreffzeile einen Betreff ein und klicken Sie dann zum Starten des Sendevorganges auf OK

119 Extratipp: In der Korrespondenzverwaltung wird automatisch vermerkt, dass der Gast ein Nachfass- bekommen hat.

120 Extratipp: GUTE ANREISE und DANKE Einfügen von Lageplänen in die Gute-Anreise Mails erleichtert dem Gast das Finden Ihres Hotels Fordern Sie Ihre Gäste auf, Sie auf den Portalen im Internet zu bewerten. PS: Das Schicken von GUTE ANREISE und DANK s vorläuft gleich wie der Versand der NACHFASS -Briefe.

121 KONTAKT HALTEN über die GEBURTSTAGSWÜNSCHE

122 1. Wem? Geburtstagskindern innerhalb eines definierten Zeitraumes 2. Was? Geburtstagswünsche 3. Wie? , Brief,

123 Quicksteps Geburtstagsmail versenden 1. Abfragezeitraum wählen 2. Daten für Serienbrief übernehmen 3. Briefvorlage auswählen und öffnen 4. In Word den Karteireiter Sendungen öffnen und Fertigstellen und Zusammenführen

124 Extratipp: GEBURTSTAGSBRIEFVORLAGEN Die Briefvorlagen für die Geburtstagsbriefe werden unter HILFSPROGRAMME im SETUP BRIEFE erstellt und werden mit einer Serienbrieffunktion im WORD versehen.

125 Schritt 1: Über die Funktion GEBURTSTAGSLISTE werden die Gäste herausgefiltert, die in einem bestimmten Zeitraum Geburtstag haben.

126 Geben Sie in den Feldern von und bis den Zeitraum der gewünschten Abfrage ein. Es kann auch nur eine Abfrage über einen Tag gemacht werden. Klicken Sie dann auf SUCHEN. Sobald der Suchlauf fertig ist, klicken Sie auf Druck.

127 Schritt 2: Die Daten können über den Button DATEN FÜR SERIENBRIEF ÜBERNEHMEN für den Geburtstagsbrief übernommen werden.

128 Schritt 3: Wählen Sie eine passende Briefvorlage aus und klicken Sie auf ÖFFNEN.

129 Schritt 4: Der ausgewählte Geburtstagsbrief öffnet sich als WORD- Serienbrief und kann unter SENDUNGEN gedruckt oder g t werden.

130 KONTAKT HALTEN über einen NEWSLETTER

131 1. Wem? Einer großen Empfängergruppe mit adresse 2. Was? Themenmail 3. Wie? über Newslettertool

132 INFO Kleine Empfängerlisten OUTLOOK-Account Größere Versendungen Newsletter-Tool VORTEILE: So vermeiden Sie, dass Ihre Post im Spam landet und Ihre -Adresse auf diverse Blacklists kommt.

133 Extratipp: VERSAND ÜBER RAPIDMAIL.DE

134 Schritt 6: Auf rapidmail.de werden die Empfängerliste und die Briefvorlage importiert.

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136 Schritt 7: Absender Name, Absender und Betreff werden eingegeben und der Versand gestartet.